13. Verslag Raad van Toezicht

Wie zitten er in de Raad van Toezicht eind 2020?

Naam Functie

De heer H.S.M. (Holke) Wierema Mevrouw C.A. (Stans) Goudsmit De heer S.J.W. (Stefan) de Bruijn Mevrouw A.J.M. (Janet) van Bavel Mevrouw J.A. (Janneke) van Eijk Voorzitter en lid remuneratiecommissie

Plaatsvervangend voorzitter Voorzitter auditcommissie

Voorzitter remuneratiecommissie

Lid auditcommissie

Met welke onderwerpen houdt de Raad van Toezicht zich bezig in 2020? De Raad van Toezicht vergadert viermaal in 2020. Tussentijds is er regelmatig contact tussen de bestuurder en de voorzitter en tussen de voorzitter van de auditcommissie en de bestuurder. Daarbij wordt de voortgang van de organisatie op inhoudelijk, organisatorisch en financieel gebied doorgenomen. De Raad van Toezicht besteedt aandacht aan de beleidsontwikkeling en aan de actuele ontwikkelingen waarmee de organisatie te maken heeft. Evaluatie van het gevoerde beleid vindt plaats aan de hand van beleidsnotities van de bestuurder, die in het teken staan van beleidsverantwoording. Wijzigingen en focus van het toekomstig beleid worden eveneens besproken. De financiële ontwikkeling van de organisatie komt regelmatig in de vergaderingen aan de orde. Een vast onderdeel van het werk van de Raad betreft het goedkeuren en vaststellen van het jaarverslag en het jaarplan. Daarbij wordt als leidraad de meerjarenstrategie en meerjarenraming 2020 − 2022 gehanteerd.

De Raad van Toezicht bespreekt ook verschillende inhoudelijke onderwerpen waarover in dit jaarverslag wordt gerapporteerd, zoals de problemen rond de jeugdzorg. Belangrijke onderwerpen op de agenda van de Raad in het verslagjaar zijn verder de coronapandemie en de invloed daarvan op de doelgroep, de werkzaamheden en de organisatie van Defence for Children. De jonge doelgroep van de organisatie is in meerdere opzichten door de pandemie geraakt, zoals in dit verslag aan de orde komt. Als organisatie slaagt Defence for Children er tot tevredenheid van de Raad van Toezicht goed in het werk zodanig te organiseren, dat haar activiteiten grotendeels doorgang vinden. Ook lukt het een solide financieel beleid te voeren, dat leidt tot het afsluiten van het boekjaar met een batig saldo, hetgeen bijdraagt aan de noodzakelijke versterking van de continuïteitsreserve. Tot slot stelt de organisatie enkele substantiële programmafinancieringen voor de komende periode veilig. Wat doet de auditcommissie? In 2020 komt de auditcommissie vijfmaal bijeen met de bestuurder en het (nieuwe) hoofd financiën. Er wordt veel aandacht besteed aan (de gevolgen van) corona en het structureel financieel gezond houden van Defence for Children. Tijdens de bespreking van een ‘Financieel totaalplan’ staat de commissie stil bij de verschillende huidige inkomsten- en uitgavensoorten. De auditcommissie, bestuurder en hoofd financiën spreken diverse malen over mogelijke nieuwe inkomstenbronnen en de rol die particuliere giften en nieuwe fondsen kunnen spelen. Daarbij wordt ook ingegaan op de steeds grotere rol die digitalisering en social media spelen en welke kansen (en risico’s) dit voor de organisatie met zich meebrengt. Ook met de externe accountant bespreekt de auditcommissie de financiële ontwikkeling. Vanzelfsprekend komen de risicoanalyse en -matrix en functiescheiding hierbij ook aan de orde. Van haar bevindingen en aanbevelingen doet de auditcommissie uitgebreid verslag aan de voltallige Raad van Toezicht.

Wat doet de remuneratiecommissie? De remuneratiecommissie overlegt zoals ieder jaar met de Personeelsvertegenwoordiging en de bestuurder over het reilen en zeilen van de organisatie. Daarnaast overlegt de remuneratiecommissie tweemaal per jaar kort met de Personeelsvertegenwoordiging om input op te halen voor het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek met de bestuurder. Daarvoor wordt ook aan de overige leden van de Raad van Toezicht om input gevraagd. Van de twee gesprekken met de bestuurder maakt de remuneratiecommissie een verslag voor de bestuurder en de commissie. Er wordt kort mondeling teruggekoppeld naar de Personeelsvertegenwoordiging en de Raad van Toezicht. Ook adviseert de remuneratiecommissie de voltallige Raad over de honorering van de bestuurder op basis van het functioneren van de bestuurder en de geldende regelgeving.

Hoe kijkt de Raad van Toezicht terug op 2020? De Raad van Toezicht constateert dat de organisatie zich snel en goed heeft kunnen aanpassen aan de door corona gewijzigde omstandigheden. De Raad van Toezicht stelt vast dat de samenwerking met de bestuurder en de rest van de organisatie ‘op afstand’ (via Teams en Zoom) ook goed en positief kritisch is verlopen. De Raad van Toezicht constateert met genoegen dat een situatie met dreigende financiële tekorten de afgelopen jaren door daadkrachtig ingrijpen van de directeur-bestuurder is omgebogen naar een financieel gezondere situatie. Daarbij constateert de Raad wel dat er voor de komende jaren nog steeds volop uitdagingen (en kansen) liggen.

Al met al is er in het verslagjaar veel en uitstekend werk verricht. De Raad van Toezicht kijkt met tevredenheid terug op de prestaties die de directeur-bestuurder en de organisatie in 2020 hebben neergezet.

De Raad van Toezicht constateert dat de organisatie zich snel en goed heeft kunnen aanpassen aan de door corona gewijzigde omstandigheden en dat de samenwerking goed en positief kritisch is verlopen.