MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL DEFENSA CIVIL DE CHILE Direccion General
CARTILLA DE ALMACENAJE, MANTENCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL CARGO DE VESTUARIO Y EQUIPO
AÑO – 2017
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL DEFENSA CIVIL DE CHILE Direccion General
CARTILLA DE ALMACENAJE, MANTENCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL CARGO DE VESTUARIO Y EQUIPO
I.
GENERALIDADES A.
MATERIAS A CONSIDERAR 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
B.
Demanda Adquisición Recepción Distribución y entrega Almacenamiento Control Devolución y/o cambio Preservación y mantenimiento Pérdidas Bajas Documentación
ENCARGADO DE LA INSTRUCCIÓN La instrucción la debe realizar preferentemente la persona que tenga la responsabilidad del almacenaje y administración de los cargos de la sede local.
II.
OBJETIVO DE LA CARTILLA Esta cartilla tiene por finalidad proporcionar un conocimiento básico sobre el almacenaje, mantención y administración del cargo de vestuario y equipo de las sedes locales, con el objeto de desarrollar conciencia en el cuidado de los elementos y a su vez prolongar la vida útil de cada uno de ellos. Por lo tanto la presente cartilla pretende entregar una herramienta de consulta, en relación al cuidado, mantención y administración de las diferentes especies del vestuario y equipo.
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A.
MEDIDAS DE SEGURIDAD Para la presente instrucción se debe considerar realizarla en un lugar amplio, ventilado y donde los instruidos puedan observar en forma expedita lo expuesto por el instructor.
B.
NIVEL DE CONOCIMIENTOS ALCANZADOS Al término de la instrucción, el personal de voluntarios deberá quedar con los conocimientos básicos en cuanto al cuidado, orden, mantención y procedimientos con el cargo entregado bajo su responsabilidad.
III.
DESARROLLO A.
DEMANDA La demanda del vestuario y equipo será determinada por las necesidades de cada sede local, tomando en consideración factores como cantidad de personal (femenino y masculino), actividades que cumple, recursos asignados etc.
B.
ADQUISICIÓN Este proceso es dirigido y se realiza en la Dirección General de la DCCH, mediante la sección adquisiciones, a fin de privilegiar la uniformidad quedando prohibida la adquisición de vestuario y equipo por otros conductos.
C.
RECEPCIÓN En una primera etapa, los elementos adquiridos de vestuario y equipo son recepcionados en forma centralizada por la Dirección General de la DCCH, salvo casos puntuales y específicos que tienen que ver con la ubicación geográfica de algunas sedes locales; por lo tanto, es la DG la encargada de hacer llegar a su destino los elementos adquiridos. El comandante local, será el encargado de recepcionar personalmente las especies de vestuario y equipo, no pudiendo delegar esta función en otra persona. Recepcionadas las especies se deberá informar a la DG dentro de las 48 horas siguientes, por medio del asesor regional o comunal según corresponda.
D.
DISTRIBUCIÓN La entrega y distribución de los elementos de vestuario y equipo, en la sede local deberá ser acorde con la actividad a realizar.
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Todo elemento a utilizar para el cumplimiento de alguna actividad de la sede local, debe ser entregado previa firma del “Recibo” individual respectivo (Modelo en anexo N° 1). El uniforme tipo del voluntariado que se encuentre realizando alguna actividad es: E.
Gorro institucional tipo kepí (con o sin cubre nuca según zona y/o clima). Polera azul institucional tipo piqué. Pantalón Rip Stop color azul institucional con franja reflectante. Cinturón de lino color negro con chapa plateada. Bota de marcha tipo militar con liga en el segundo ojal. Chaleco porta equipo institucional con franja reflectante. Parka azul nuevo modelo color azul con logo.
ALMACENAMIENTO La sede local, deberá contar en lo posible con una dependencia con estantería para un adecuado almacenamiento del vestuario y equipo (Modelo en anexo N° 2) La dependencia asignada para el almacenamiento del vestuario y equipo, debe reunir las condiciones de seguridad que eviten robos, como también siniestros por malas instalaciones eléctricas, así mismo, constatar las techumbres para evitar filtraciones de goteras, acción de roedores, insectos etc. El almacén deberá estar subdividido de acuerdo a la clasificación de las especies, almacenado por paquetes de 5 o 10 elementos, doblados en forma uniforme, de manera de contabilizar y controlar en forma visual el cargo existente. En cada estantería deberá colocarse una tarjeta (plastificada), en la que se registrará el nombre de la especie, el cargo, la existencia y lo que falta (Modelo en anexo N° 3)
F.
CONTROL Se deberá efectuar controles periódicos al cargo de vestuario y equipo almacenado y en uso, disponiendo el asoleamiento cuando las condiciones climáticas lo permitan, aplicando insecticida, naftalina, quillay, tanax en polvo, grasa y otros para combatir insectos, ratas etc., de acuerdo al tipo de especie. En la dependencia designada para el almacenaje del vestuario y equipo, deberá existir un “Cuadro de Distribución del Cargo”, el que deberá estar permanentemente actualizado y en un lugar visible (Modelo en anexo N° 4)
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G.
DEVOLUCIÓN Y CAMBIO Cuando algún integrante deje de pertenecer a la institución, deberá hacer devolución de la totalidad del cargo recibido el cual debe estar en óptimas condiciones higiénicas, seco y sin restos de alimentos en los bolsillos; en el caso del calzado debe ser devuelto lustrado y sin restos de polvo o barro. Cada vez que se produzca un deterioro o desgaste debidamente justificado de alguna especie de vestuario y equipo, el usuario podrá solicitar el cambio correspondiente.
H.
PRESERVACIÓN Y MANTENIMIENTO Una vez entregado el cargo a las sedes locales, éstas asumen la responsabilidad directa de su preservación y mantenimiento. La preservación por parte de las sedes locales consiste en tomar las medidas necesarias para garantizar que las especies de vestuario y equipo que se encuentren en sus almacenes, no sean dañadas por deficiencias en su almacenamiento o por acción de agentes extraños tales como: polillas, ratas, incendios, goteras y otros factores. A todo el personal al que se le hace entrega de elementos de vestuario y equipo, tiene la responsabilidad de ejecutar un mantenimiento individual y preventivo, el cual consiste en reparaciones menores tales como: Pegar botones, coser algunas costuras, planchado, desmanchar, lavar, mantener el lustrado del calzado y otras especies.
I.
PÉRDIDAS DE VESTUARIO Y EQUIPO El personal será responsable pecuniariamente por la pérdida, deterioro y/o inutilización de las especies de vestuario y equipo que le proporcione la institución para el cumplimiento de sus actividades, salvo si esto ocurre a consecuencia de un hecho fortuito debidamente comprobado.
J.
BAJAS DE VESTUARIO Y EQUIPO Periódicamente se realizarán controles administrativos al cargo de vestuario y equipo de las sedes locales, para dar de baja las especies que hayan perdido su vida útil o se encuentren inutilizables. Por pérdida de vida útil se entiende que hayan cumplido el tiempo mínimo establecido de duración. Todas las bajas de vestuario y equipo solo serán autorizadas por la DGDCCH. En el caso de personal fallecido, se aceptarán solo aquellas especies indispensables para vestir a la persona, informando a la DG para rebajar ese cargo en el recibo general.
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El cargo a dar de baja en la sede local debe ser presentado físicamente en un lugar amplio, separado y ordenado por tipo de especie, de manera tal que se pueda revisar y contabilizar. Las especies de vestuario y equipo que sean dadas de baja en los controles administrativos, deberán ser marcadas e impregnadas con pintura o alquitrán, cortando las cuatro puntas o bien perforándolas según sea el tipo de especie (Modelo en anexo N° 5). La destrucción de las especies dadas de baja será responsabilidad de la sede local. Finalizada la tarea de marcación y destrucción de las especies dadas de baja, éstas serán rebajadas del cargo de la sede local. K.
DOCUMENTACIÓN El encargado de vestuario y equipo de la sede local deberá llevar la siguiente documentación: 1 (un) Archivador con las siguientes materias: -
Disposiciones de la DGDCCH para administración del cargo de vestuario y equipo. Documentos relacionados con vestuario y equipo llegados. Documentos relacionados con vestuario y equipo salidos. Recibo general del cargo de vestuario y equipo de la sede local (Anexo N° 5). Ordenes logísticas (altas, bajas, traspasos del cargo de la sede local elaboradas por la DG). Otros documentos.
1 Archivador con los recibos de entrega individual de vestuario y equipo, al personal de la sede local. 1 Libro revisor del cargo de vestuario y equipo (Modelo en anexo N° 6).
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ANEXO N° 1 (MODELO RECIBO INDIVIDUAL) MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL DEFENSA CIVIL DE CHILE Sede Local xxxxxxxxxxxxxxxx CIUDAD Y FECHA
RECIBO Recibí del almacén de vestuario y equipo de la Sede Local xxxxxxxxxxxx, los elementos que a continuación se indican, para ser usados en la siguiente actividad: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx N° DE ORDEN 01 02 03 04 05
CANTIDAD 01 (uno)
OBS
ESPECIE xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
RECIBÍ
xxxxxxxxxxx
ENTREGUÉ
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Voluntario :
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX Gda. Alm. de Vestuario y Equipo
V°
B°
XXXXXXXXXXXXXXX Comandante Local
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ANEXO N° 2 (MODELO ALMAC. VEST. Y EQUIPO)
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ANEXO N° 3 (MODELO TARJETERO)
BOTA DE MARCHA TIPO MILITAR CARGO TOTAL
: XXXXXX
BAJO RECIBO
: ________/
PERDIDO Y PAGADO
: ________/
PROPUESTO P/ BAJA
: ________/
OTRAS CAUSAS
: ________/
EN ALMACÉN
:_________/
TOTAL IGUAL AL CARGO
: XXXXXX
MEDIDAS: 10 X 10 CMS PLASTIFICADO
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ANEXO N° 4 (MODELO CUADRO DE DISTRIBUCIÓN CEL CARGO)
SEDE LOCAL: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL CARGO DE VESTUARIO Y EQUIPO
CÓDIGO
2012V4010
2012E4117
ESPECIE VESTUARIO CHALECO PORTA EQUIPO
EQUIPO GENERADOR A GASOLINA MARCA KIPOR
CARGO
B/R
PERD. PAGADO
PROP. P/BAJA
ALMACÉN
TOTAL
50
25
-.-
05
20
50
01
-.-
-.-
-.-
01
01
MEDIDAS MÍNIMAS: 1,10 X 1,20 MTS
10
OBS.
ANEXO N° 5 (MODELO RECIBO GENERAL DEL CARGO)
CARGO LOGÍSTICO DE LA SEDE LOCAL: XXXXXXXXXXXX SANTIAGO,
CODIGO
CARGO
ESPECIE
VESTUARIO 2012V4003
7
BOTA WADER (PARES)
EQUIPO 2012E4117
11
CARPA FAMILIAR DE 3,00 X 3,66 MTS.
INVENTARIO 2012I4378
1
TELEVISOR COLOR MARCA IRT, MOD. TRC-2163, 21” SERIE N°
SANIDAD 2012S4406
4
CAMILLA DE PLEGABLE
COMPUTACIÓN 2012C4502
1
COMPUTADOR HACER BC4300L, INTEL CELERON 430, SERIE N°
TELECOMUNICACIONES 2012C2100 3
TRANSCEPTOR PORTÁTIL MARCA MOTOROLA F3150 VHF, SERIES N°
NOTA: Las especies anteriormente detalladas son de propiedad de la Defensa Civil de Chile. El comandante local es el responsable de su conservación y en caso de pérdida de su reposición.
FIRMA
:
NOMBRE
:
11
GRADO
:
CODTE. LOCAL
:
ANEXO N° 6 (MODELO LIBRO DE EXISTENCIA)
BOTA DE MARCHA TIPO MILITAR (PARES)
D
FECHA M
A
EXPLICACIONES
12
ENTRADAS
SALIDAS
EXISTENCIA
OBSERVACIONES (FIRMA)