Prezado Defensor Público, A partir do desenvolvimento e crescimento da Defensoria Pública do Rio Grande do Sul, a Instituição se tornou uma poderosa fonte de informação. As atuações da Defensoria Pública são pautas diárias também para o noticiário. Portanto, foi necessário criar uma estrutura interna para gerenciar os atendimentos à imprensa, bem como elaborar as notícias da Instituição na intranet, internet, redes sociais e mídia. Todas as publicações enviadas ao público externo ou divulgadas em nossos meios de comunicação são elementos de aproximação com a sociedade e fortalecem positivamente a imagem da Instituição. A Assessoria de Comunicação Social (ASCOM) da Defensoria Pública do Rio Grande do Sul realiza a gestão do fluxo de informações da Instituição, tendo como objetivo a relação benéfica com a mídia, transmitindo a mensagem correta que se deseja passar à sociedade, com ética, profissionalismo e comprometimento. Este manual tem o objetivo de apresentar brevemente como melhor atuar em uma entrevista. Com conhecimento e esclarecimento é possível aproveitar o melhor do espaço no meio midiático. Este guia também dará dicas a todos os Defensores Públicos de como se portar frente a um repórter, entre outras situações. A Assessoria de Comunicação Social da Defensoria Pública se mantém à disposição para auxíliar e apoiar todos os Defensores Públicos quando houver a necessidade de participar de uma entrevista. Assessoria de Comunicação Social Defensoria Pública do Rio Grande do Sul
IMAGEM E REPUTAÇÃO A imagem de uma empresa/instituição/organização é formada a partir das informações que a sociedade recebe a seu respeito. Ela consiste na forma como é percebida pelas pessoas, grupos ou sociedade em geral e está associdada a determinados valores, princípios e fatores. Portanto, pode-se dizer que uma mesma organização pode ter diversas imagens. VISIBILIDADE e CREDIBILIDADE são imprescindíveis para a consolidação de uma organização e para o fortalecimento de uma imagem positiva, mas isso se faz transmitindo uma mensagem para todos os públicos de interesse de forma ágil, transparente e efetiva. Já, a reputação de uma organização é construída ao longo dos anos. O Reputation Institute faz pesquisas de reputação e o modelo considera sete dimensões: (1) governança corporativa, (2) desempenho financeiro, (3) ambientes de trabalho, (4) cidadania e responsabilidade social, (5) liderança, (6) inovação e (7) produtos e serviços. Em cada país, o peso dessas dimensões pode variar de acordo com a percepção daquela população. No Brasil, a responsabilidade social, por exemplo, tem mais peso. A reputação não é um processo de comunicação, embora esta contribua para mostrar aquilo que a empresa está fazendo. A organização precisa ter clareza de sua realidade e de como é percebida. O fato é que uma organização com maior reputação desfruta de credibilidade, confiança, respeito e estima. E a Defensoria Pública está buscando e já vem se consolidando como uma instituição que possui boa imagem e boa reputação perante a sociedade. E ajudar a construir esse órgão também faz parte de cada Defensor Público ao se relacionar com a mídia.
O QUE É NOTÍCIA? A origem da palavra “notícia” provém do Latim, em que “notitia” significa “notoriedade; conhecimento de alguém; noção”. A notícia é um formato de divulgação de um acontecimento por meios jornalísticos. É a matéria-prima do Jornalismo, normalmente reconhecida como algum dado ou evento socialmente relevante que merece publicação em uma mídia. Fatos políticos, sociais, econômicos, culturais, naturais e outros podem ser notícia se afetarem indivíduos ou grupos significativos para um determinado veículo de imprensa. A notícia, de forma específica, possui uma linguagem clara, precisa e objetiva, uma vez que se trata de uma informação e, por isso, tudo que é relatado precisa estar claro, de modo a fazer com que a mensagem seja transmitida de forma adequada.
FATOS QUE INTERESSAM A IMPRENSA
Para ser notícia, o jornalismo se utiliza nos critérios de noticibilidade, ou seja, parâmetros que levam determinados fatos a receber uma valoração jornalística diferenciada no amplo conjunto dos acontecimentos cotidianos. Alguns deles são: proximidade, atualidade, excentricidade, pessoas envolvidas e fatos de interesse público. Outros assuntos importantes que despertam atenção são fatos inusitados, saúde financeira da instituição, negociações entre instituições e órgãos de Poder, mudanças na administração e relacionamento com outros poderes e com a comunidade.
RELACIONAMENTO COM A MÍDIA O caminho para um jornalista entrar em contato com a Instituição e/ou alguma fonte de informação é a Assessoria de Comunicação. É neste setor que são atendidas e administradas as solicitações de imprensa e partem os agendamentos com os Defensores Públicas. Quando um jornalista ligar diretamente para o seu celular, a orientação é que repasse ao profissional o número da assessoria de comunicação. Centralizar em um ponto facilita o controle para o acomapnhamento das matérias e monitoramento das divulgações sobre a Defensoria na mídia. Dado este passo, a equipe da ASCOM entrará em contato com o Defensor Público para agendar a entrevista tendo em mãos o nome do veículo, a pauta (assunto) e a hora da entrevista. Ao conceder a entrevista é importante lembrar que conversa com repórter já é considerado entrevista (mesmo sem ter câmeras ou gravadores no modo ligado). Portanto, evite dizer coisas que você não gostaria que fossem transmitidas ou publicadas, porque há risco de isso acontecer, mesmo que seja ‘em off’. A partir do momento em que a entrevista foi concedida, a informação é uma “propriedade” do veículo para o qual o repórter trabalha.
O repórter/jornalista/comunicador deve ser tratado com respeito e simpatia. Jamais ironize um jornalista, mesmo se uma pergunta for ousada ou atrevida. Evite sair do estado de tranquilidade que o momento exige. Vale ressaltar que o entrevistado não deve pedir para revisar o texto antes que seja publicado. Jornalistas não gostam desse tipo de atitude por considerar uma forma de fiscalizalização, desconfiança ou censura. Para ficar mais confiante ao dar entrevista, procure estudar o tema antes, cogite perguntas delicadas e de respostas difíceis, junte material com informações de apoio.Beba água. Entregar um cartão de visitas ao jornalista facilita para não corrrer o risco de o repórter errar o nome e o cargo. Lembre-se: o bom relacionamento com a imprensa é um canal permanente e de mão dupla e não um instrumento da qual a instituição só lança mão quando precisa. Repórter não é inimigo, apenas alguém fazendo o seu trabalho.
QUEM DEVE DAR ENTREVISTA? Temas que envolvam a imagem institucional, como o desempenho perante a sociedade, realcionamento com Governos, planejamento estratégico ou posição frente a uma determinada demanda são exclusividades do Defensor Público-Geral de conceder entrevista. Assuntos setoriais, como atividades dos núcleos, devem ser atendidos pelos Dirigentes ou Defensores integrantes do grupo em questão. Questões polêmicas da Instituição, o posicionamento deve ser alinhado com o Gabinete do Defensor Público-Geral antes de dar entrevista.
Situações de Crise: Toda a Instituição eventualmente enfrentará algum tipo de crise. Nesses momentos é fundamental tomar algumas precauções para que o problema não fuja do controle. A Assessoria de Cominicação entra em ação para intermediar a situação entre a mídia e o assessorado. Primeiramente, é fundamental informar, sejam notícias positivas ou negativas. Quando damos a informação correta, prevenimos que boatos se tornem verdades, prejudicando a imagem da Instituição. A melhor forma é esclarecer, por mais polêmica que seja a questão. Não falar – seja por meio de entrevista ou nota oficial – será entendido como fuga da imprensa e isso pode significar esconder algo. Para realizar gestão de crise é preciso fazer um completo levantamento da situação, preparando-se com dados, números e informações atualizadas. Evite usar palavras alarmistas ou negativas. Não amplie o efeito negativo da ocorrência com suas palavras.
DICAS DE FIGURINO - Prefira roupas lisas e neutras. Evite o xadrez e estampados, pois acabam embaralhando a imagem a televisão, dando um aspecto estranho e podem aumentar a silhueta. - Cores muito fortes também são desaconselháveis - Evite brincos e colares grandes ou chamativos. - Evite camisas com linhas verticais ou horizontais muito finas quando der entrevistas ao vivo para televisão, pois há risco de criar ondas e cair o sinal. - Para homens que utilizam ternos, sempre observar se a gravata está no lugar. Outra dica é sempre puxar o casaco para baixo, na parte das costas, e sentar em cima da borda, pois a gola do casaco costuma ficar fora do lugar. - Preferencialmente, usar calças, meias e sapatos da mesma cor, para dar ideia de continuidade na linha visual da perna. O ideal é usar meias ¾, para evitar que, ao cruzar as pernas, apareça o tornozelo. - Para as mulheres, evitar saias muito curtas e/ou justas
VEÍCULOS DE COMUNICAÇÃO E SUAS CARACTERÍSTICAS
TELEVISÃO + Deve-se cuidar com a imagem desde o local onde será concedida a entrevista, até a roupa que estamos vestindo. Nosso gabinete ou sala, nossas vestimentas e nossas atitudes podem fornecer muito mais informações do que podemos imaginar. + É preciso ter em mente que as reportagens na televisão costumam ter entre dois e três minutos. Ou seja, apenas alguns segundos serão dados à fala dos entrevistados. Para evitar cortes, fale com objetividade e com frases curtas. + Antes de começar a entrevista gravada, converse com o repórter sobre o assunto e o que é mais importante na matéria. Assim, sua participação será mais efetiva. + Cuidado com as gesticulações. Às vezes, pode transparecer que o entrevistado está nervoso. Ou pode atrapalhar a entrevista e ser desconfortável para quem assiste - Em caso de entrevistas para televisão, procure sempre olhar para o repórter e não para a câmera. - Em entrevistas gravadas de rádio ou TV seja curto, sucinto e objetivo. Do contrário o jornalista precisará editar a fala do entrevistado com risco de uso de frases que, fora do contexto, permitem manipulações e má interpretação do conteúdo.
RÁDIO - Fale normalmente, sem ser rápido demais, nem lento demais. - Seja objetivo e firme em sua comunicação com o repórter. Passe clareza, transparência e convicção em suas respostas. - Apresente dados consistentes, em linguagem clara. Entenda bem as perguntas antes de respondê-las. - Mantenha serenidade, mesmo diante de provocações. - Nunca use a expressão ‘nada a declarar’ para algo que não pode responder. Explique porque não poderá responder. - Em caso de entrevistas pelo celular, busque ser objetivo nas falas e trazer as respostas para as perguntas que o repórter solicitou. Caso haja algum material de apoio é interessante enviar por e-mail. - Em programas de entrevistas, procure olhar para os colegas da mesa e, eventualmente, olhe para a câmera se for usado algum termo ‘população, sociedade’. Caso contrário, continue conversando e olhando para os colegas da mesa. - Ao fim da entrevista, verifique se suas declarações ficaram claras e foram efetivamente entendidas. Caso contrário, converse novamente com o repórter. - Cumpra horários de entrevistas marcados. - Não peça ao repórter para ler o texto antes de ser publicado ou para enviar antes da publicação. Isso será entendido como desrespeito a atuação de jornalista.
Jornal ou Revista – meio impresso + Muitos repórteres de impresso costumam escrever em blocos de papel, portanto, não há problema se o entrevistado falar de forma pausada. Isso facilitará o entendimento do assunto por parte do jornalista e também fará com que a fala do entrevistado saia tal como ele realmente disse, sem correr o risco de distorções. + Não peça para ler a matéria antes de ser publicada, mas se coloque à disposição para, em caso de dúvidas, prestar esclarecimentos necessários mesmo depois da entrevista. + Colunistas trabalham com informações exclusivas, portanto, oferecer a informação para mais de um colunista, sem informá-los, é queimar-se como fonte. + Destaque bem aquelas informações mais relevantes para a matéria. + É preciso atentar para o horário de fechamento das edições, que costuma ocorrer por volta das 19h.
DICAS PRÁTICAS - Prepare-se com antecedência para a entrevista com números e documentos, se necessário. - Fale normalmente, sem ser rápido demais, nem lento demais. - Cumpra horários de entrevistas marcados. - Mantenha serenidade, mesmo diante de provocações. - Não negue a pergunta do repórter. Caso a pergunta esteja equivocada ou se ela não é benéfica para o entrevistado, responda levantando exemplos e argumentos que fundamentem a questão. - Nunca responda com outra pergunta ou questione o repórter. Isso trará a sensação de deboche. - Considere que todas as conversas com jornalistas estão sendo gravadas e/anotadas por eles, mesmo que seja ‘em off’, ou seja, ‘off the record’. Ele poderá utilizar a informação repassada do entrevistado para ele de qualquer forma. - Desperte a atenção do repórter com dados que sejam novidade.
- Procure saber se a reportagem sairá pela manhã, tarde ou noite e evite dizer bom dia, boa tarde ou boa noite se não souber quando sairá a matéria. - Repórteres devem receber informações e não confidências ou segredos, portanto aquilo que você não quer ver divulgado não deve ser dito: o compromisso do repórter é com a notícia. - Tenha cuidado nas palavras e expressões usadas: a memória das coisas não se desfaz rapidamente. - Seja objetivo e direto, evite adjetivos e advérbios. - Se não souber responder, diga claramente que não é uma área de seu conhecimento ou que você não tem autoridade para abordar o assunto. Explique sempre o porquê de sua negativa. - Confira a grafia de seu nome e do seu cargo.
EXPEDIENTE
Jornalista Responsável: Nicole Carvalho Jornalistas: Cristiane Pastorini
Projeto Gráfico Pedro Chein