Cartilla de proveedores IPS Tu Sentir
Definiciones  GLOSARIO PROVEEDOR: Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas
con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta. También es la persona que surte a otras empresas con existencias necesarias para el desarrollo de la actividad.
Evaluación de Proveedores: Método mediante el cual se determina el cumplimiento de aspectos técnicos, administrativos y de calidad de un proveedor. ASESORIA TECNICA: Se refiere a la frecuencia con que los representantes de cada proveedor visitan la institución, con funciones de asesoría y retroalimentación de los servicios de su empresa. RESPUESTA A REQUERIMIENTOS: Facilidad de contacto con el asesor comercial del proveedor, teléfono, celular, fax, beeper, para requerimientos de precios, despachos, novedades en los productos etc. GARANTIAS EN NOVEDADES BAJA ROTACION Y VENCIMIENTOS: Interés mostrados por el proveedor por el movimiento de la mercancía para que no se presenten perdidas en La empresa y para disminuir costos de almacenamiento. Interés y diligencia del proveedor para responder a las novedades relacionadas con el vencimiento de productos y las gestiones de cambio o consumo realizadas para evitar pérdidas por este concepto. PORTUNIDAD EN RESPUESTA A NOVEDADES: Agilidad o rapidez del proveedor en generar notas crédito o débito contable por devoluciones o diferencias presentadas en la facturación o en el momento de la recepción de la mercancía. FACILIDADES DE PAGO, DESCUENTOS COMERCIALES Y FINANCIEROS: Tiempo concedido por el proveedor para la cancelación de las facturas y descuentos financieros otorgados a diferentes escalas de tiempo. Comprensión y tolerancia en estados críticos de la empresa para responder a los compromisos con los proveedores.
CICLO DE LA ORDEN DE COMPRA, TIEMPO DE REPOSICION: Tiempo transcurrido entrega la entrega de la orden de compra al proveedor y el momento de recepción física de la mercancía solicitada. El tiempo se evaluará considerando como aceptable máximo 10 días calendario a la solicitud escrita. POLITICAS DE PROTECCION AL AMBIENTE: Los proveedores entregan insumos que no afecten el ambiente y la naturaleza, utiliza empaques reciclables, elementos biodegradables, y el proveedor demuestra que realiza acciones positivas a favor del ambiente. MANEJO Y suministra pertinente facturación
CONTROL DE INVENTARIOS: El proveedor productos con el código de barras y facilita los procesos de recepción y de la empresa.
CAPACIDAD INSTALADA: Evaluación práctica del proveedor y suministro de los documentos básicos para su inscripción como proveedor de la empresa, según directrices del punto a continuación. RUT: Registro Único Tributario, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta. REFERENCIA BANCARIA: es una carta de un banco donde usted mantiene una cuenta. La carta indica que usted ha sido cliente por un cierto tiempo REFERENCIA COMERCIAL INSCRITA: Una referencia comercial es un documento que empresas o entidades jurídicas utilizan para referirse por lo general a una persona o a una tercera empresa o institución. LICENCIA: La licencia de funcionamiento tiene por objeto constatar que las obras, instalaciones y medidas correctoras (en su caso) se han ejecutado conforme al proyecto.
Políticas y directrices Política de calidad En la IPS TU SENTIR, nos enfocamos en satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros usuarios, para lograrlo contamos con especialistas idóneos y competentes dispuestos a dar y brindar todo lo mejor de sí mismo por nuestros usuarios que son la razón de ser de nuestra institución, orientándonos hacia la acreditación.
Política de proveedores
Nuestra IPS quiere en su objetivo definir los procesos necesarios para la selección, evaluación y seguimiento de los proveedores actuales y futuros, mantener con sus proveedores relaciones leales, transparentes y legales de tal manera que se garantice el desarrollo “socioestrategico”. La IPS exige a todos sus colaboradores una conducta y un trato amable con los proveedores, a quienes considera indispensables para el correcto funcionamiento de nuestra institución.
Alcance Esta política se define con el fin de proporcionar a los proveedores de IPS tu sentir los procedimientos establecidos para llevar a
cabo el proceso de registro de proveedores, radicación de facturas, contabilización y pago de bienes y servicios suscritos con la institución, junto con su selección y evaluación.
Deberes y derechos * Igualdad en condiciones e información.
Deberes *
Cumplir
con
la
reglamentación legal para proveer
producto
o
servicios. *
Cumplir
los
* Seriedad a la hora de pactar la negociación y puntualidad en sus entregas.
requisitos
legales como facturas con NIT, certificado de cámara de comercio, fotocopia de documento
de
identidad
entre otros. * Trato respetuoso, honesto y amable. * Confidencialidad en la información.
Derechos * A recibir capacitación y
documentación proveedor
de
como nuestra
*
A
recibir
respetuoso,
un
trato
honesto
y
institución.
amable.
* A recibir pago justo y
* A ser atendidos a la hora
oportuno por sus servicios
acordada.
y productos vendidos.
Instructivo para la inscripción de proveedores Bienvenido a la IPS Tu sentir, nos complace que esté interesado en prestar sus servicios a la institución. Esta es una herramienta que le permitirá registrar la información de su empresa con los productos y servicios a ofertar, facilitando el proceso de clasificación, búsqueda y selección de proveedores. Si está interesado en inscribirse por primera vez o actualizar sus datos como proveedor siga las siguientes instrucciones: 1. Para registrarse por primera vez ingrese al link registro proveedores. LINK Registro de proveedores 2. Diligencie todos los campos del formulario y recuerde ingresar mínimo dos referencias comerciales. 3. En el momento de guardar el sistema le genera un código único de proveedor que debe conservar para actualizar sus datos ingresando a la opción actualización datos proveedor. 4. Si por algún motivo perdió su código puede ingresar al link recuperar código inscripción Proveedor y digitar el número de NIT o cédula con la cual se inscribió, el sistema enviará al correo electrónico registrado la recordación del
código. Recuperar código
LINK
FORMATO PARA LA CREACIÓN DE PROVEEDORES Y ACREEDORES
Datos Generales
Nombre / Razón Social Numero Documento
T i p o
Dirección Ciudad
Departame nto
Teléfono
Fax
Pagina Web Contacto Ventas
Celular
Contacto Direccion Financiera
Celular
Contacto Catera
Celular
e-mail e-mail e-mail
Datos Comerciales Número de cuenta bancaria Banco Tipo de cuenta
Ahorros
Corriente
Correo electronico para enviar soporte de pago
Tipo de servicio 30 días
90 días
60 días
120 días
Condiciones de pago Descuentos Financieros
30 días
%
90 días
%
Tipo de contribuyente
Datos Tributarios
Gran contribuyente
Régimen
Régimen ComúnAuto retenedor
Simplifcado
Por favor adjuntar: Registro Único Tributario (RUT) Certfcación Bancaria
Requisitos para el ingreso de proveedores Nota: Favor anexar documentación.
en
medio
físico
la
siguiente
1. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio con máximo (3) meses de antigüedad. 2. Formulario de inscripción Registro Único Tributario (RUT). 3. Registro Sanitario, Certificado de Capacidad de Almacenamiento (CCAA) y si es laboratorio fabricante copia del Certificado expedido por el INVIMA de cada uno de los productos, tanto los fabricados a nivel nacional como los importados. Para los productos que no requieren Registro favor especificar. 4. Ficha técnica de cada producto cotizado donde se especifique la clasificación del dispositivo medico según el riesgo, las condiciones de seguridad necesarias para evitar posibles incidentes adversos por el uso de los mismos y las acciones a tomar en caso de presentarse un evento adverso por el uso de estos. 5. Hoja de seguridad de cada producto cotizado. 6. Registro Sanitario expedido por el INVIMA de cada uno de los productos, tanto los fabricados a nivel nacional como los importados. Para los productos que no requieren Registro Sanitario favor anexar el certificado expedido por el INVIMA donde indique que no necesita registro sanitario para su comercialización. 7. Si es Distribuidor, carta que los certifica como Distribuidor Mayorista emitido por la Dirección Seccional de Salud y Protección Social de Antioquia (SSSA) o del ente
territorial respectivo. Además de los correspondientes certificados con las debidas autorizaciones de los fabricantes para distribuir sus productos. 8. Acta con las condiciones de negociación que incluya: plazo, forma de pago, porcentaje de descuentos, bonificaciones, si ofrece productos en consignación, política de devolución; entre otros. 9. Para los medicamentos estudios de Bioequivalencia y Biodisponibilidad o Estudios Clínicos Comparativos de los productos en que apliquen o cuenten con dichos análisis.
RUT
CAMARA COMERCIO
CEDULA CIUDADANIA
REFERENCIA BANCARIA
CARTA REFERENCIA COMERCIAL Medellín, 28 Enero 2018 Señores A QUIEN PUEDA INTERESAR Ciudad
Me permito certfcar que la empresa ---------------------------------------- Identfcado con NIT ---------------------------------lleva prestando desde hace tres años sus servicios de corrección y mantenimiento de aires acondicionados, facturando un promedio mensual de $3.000.000.
Certifico que han prestado excelentes servicios de alta calidad y oportunidad. Atentamente,
Coordinador Tesorera Teléfono: 3222514 ext. 160 E-mail: tesoreria@ipstusentr.com.co
Selección de proveedores Calidad de su producto o servicio Condiciones económicas que ofrece-costo beneficio Oportunidad servicio
para
la
entrega
o
prestación
del
Seriedad y aseguramiento de calidad Que sus productos sean amigables con el Medio Ambiente y fabricados o generados en condiciones socialmente justas y equitativas. Que cuente con sociales y ética.
prácticas
medioambientales,
Evaluación inicial y permanente de proveedores Para la adecuada gestión de compras es muy importante el proceso de evaluación de proveedores, el cual debería tener en cuenta aspectos tales como: Experiencia pertinente Desempeño de competidores
los
proveedores
en
relación
con
los
Requisitos de calidad del producto, precio, entrega y repuesta a los problemas Capacidad potencial para proporcionar requeridos, en las condiciones requeridas
los
productos
Evaluación financiera para asegurar la viabilidad proveedor durante todo el período de suministro Respuesta del proveedor presupuestos y de ofertas
a
consultas,
Cumplimiento de los requisitos legales y pertinentes
del
solicitudes
de
reglamentarios
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA EVALUACION INICIAL Y PERMANENTE DE PROVEEDORES Para diligenciar este formato se debe tener en cuenta lo estipulado en
cada una de las definiciones, posterior a esto de procederá a dar una calificación no máxima al porcentaje establecido en cada casilla, las casillas tienen distintos porcentajes cada porcentaje está determinado dependiendo de la importancia del ítem para la IPS, al final de la evaluación se procederá hacer la sumatoria de las casillas y dependiendo de estos los proveedores serán clasificados de la siguiente forma: 70% no aceptado, entre 71% y 80% aceptable, entre 81% y 90% bueno y entre 91% y 100% sobresaliente. CALIFICACIÓN PORCENTAJE % 1. asesoría técnica 5% 2. respuesta a requerimientos 5% 3. garantías en novedades por baja rotación y vencimientos 5% 4. oportunidad en respuesta a novedades 10% 5. facilidades de pago, descuentos comerciales y financieros. 10% 6. ciclo orden de compra, tiempo de reposición. 20% 7. servicio de transporte y estado de la mercancía 20% 8. políticas de protección al ambiente 5% 9. manejo y control de inventarios 5% 10. capacidad instalada 15% calificación total 100% escala de calificación de desempeño no aceptable puntaje menor de 70 aceptable puntaje entre 70 y 80 bueno puntaje entre 81 y 90 sobresaliente puntaje entre 91 y 100
Formato para la evaluación de proveedores EVALUACIÒN PROVEEDORES
ELABORÒ DIRECTOR DE CALIDAD
REVISÒ COORDINADOR DE COMPRAS
INFORMACIÒN DEL PROVEEDOR PERIODO DE EVALUACIÒN PRODUCTO / SERVICIO
ASPECTO A
CALIDAD DEL PRODUCTO
CRITERIOS DE EVALUACIÓN
% DE PRODUCTOS "DEFECTUOSOS" POR CALIDAD EN LA RECEPCIÓN # DE PRODUCTOS POR CALIDAD DEVUELTOS POR LOS SERVICIOS
CALIDAD DEL SERVICIO
ATENCION DE QUEJAS Y RECLAMOS
CUMPLIMIENTO EN LAS CANTIDADES SOLICITADAS
FACILIDAD DE COMUNICACIÓN CON EL ASESOR, ASESORÍA TÉCNICA, ATENCIÓN DE NECESIDADES URGENTES,
OPORTUNIDAD Y TIEMPO DE RESPUESTA
NÚMERO DE UNIDADES INCUMPLIDAS EN LA COMPRA VS NÚMERO DE UNIDADES SOLICITADAS NÚMERO DE ORDENES DE COMPRA QUE PRESENTARON FALTANTES
OPORTUNIDAD EN LA ENTREGA
CALIDAD DE LA INFORMACIÓN DE
PROMEDIO DE DÍAS DE ENTREGA LUEGO DE EMITIDA LA ORDEN DE COMPRA
COINCIDENCIAS DE LO FACTURADO CON LO RECIBIDO (COSTOS
0% 0% 0%
PONDERAC IÓN
15%
15%
10%
10%
10%
RANGOS
CRITERIOS DE
0% 0,1% - 2,99% 3% 5,99% 6% - 10,99% Más de 11%
5 4 3 2 1
0 1-2 3-4 5-6 Mayor de 7
5 4 3 2 1
Excelen te
5
Normal
4
bueno
3
Resuelve eficaz y oportunamente Resuelve eficaz pero hace falta mas agilidad
5
Medianamente oportuno y eficaz
3
Resuelve pero a muy largo plazo No hay ningun tipo de respuesta 0%
2
4
1 5
0,01% - 3,9%
4
4% 7,9% 8% 14,9% Más del 15%
3 2 1
0% 7%
10%
10%
4
0,01% -10%
3
10% - 19,9%
2
Más del 20%
1
Entrega máximo al día siguiente Entrega promedio en dos (2) días Entrega promedio en tres (3) días Entrega promedio en cinco (5) días
4
No presenta "No conformidades"
4
Presenta entre 1 y 2 "No conformi
3 2 1
d
3
CALIFICAC IÓN
RESULT ADO
OBSERVACIO NES
LA FACTURA (PROBLEMAS EN RECEPCIÓN)
CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES PACTADAS
GESTIÓN DE LA CALIDAD
CANTIDADES Y REFERENCIAS) Y CUMPLIMIENTO EN REQUISITOS LEGALES
CONSERVACIÓN DURANTE EL PERIODO DE PRECIOS, PLAZOS, DESCUENTOS, ETC.
8%
CERTTIFICACIÓN ISO 9001
5%
2
d
Presenta entre 3 y 5 "No conformi Presenta entre 6 y 10 "No conform Mejoró algunas condiciones Conserva las condiciones pactadas durante el periodo
1 4 3
Cambio alguna condición durante No tiene condiciones fijas para el
2
Esta certificado
3
Pendiente visita de certificación
2
No tiene certificación
1
100%
1
CALIFICACIÓN OBTENIDA:
RESULTADO EVALUACIÓN ANTERIOR
CONTRATISTA: ----------------CONTACTO: EVALUACION: SERVICIO: Mantenimiento preventivo y correctivo I T E M 1
1 . 1
1 .
ACTIVIDAD A EVALUAR
CALIDAD DEL MANTENIMIEN TO Confiabilidad del mantenimiento: Una vez efectuado el mantenimiento el equipo no presenta constantes correctivos derivados por dicho mantenimiento, como por ejemplo, repuestos no confiables, rutinas de mantenimiento no seguidas a cabalidad. Planeación del
PONDE RA CIÓN GLOBAL
CALIFIC AC IÓN
28 %
5
15 %
5
FECHA DE ----------------T O T A L 1 . 4 0 0. 7 5
5%
5
0. 2
OBSERVACIONES
2
1 . 3
1 . 4
mantenimiento: Planean el trabajo a realizar teniendo en cuenta el manejo de la seguridad, Herramientas requeridas, Condición de las Herramientas/Equipo, seguimiento de Procedimientos Calidad de la entrega del mantenimiento: Terminado el mantenimiento hacen entrega del mismo garantizando limpieza u organización del área de trabajo y entrega de registros del mantenimiento. Seguimiento de instrucciones del
5
5%
3%
5
5
5
Contratante
OPORTUNIDAD DEL MANTENIMIENT O
30 %
2 . 1
Cumple con el programa de
10 %
2 . 3
mantenimiento establecido: Ejecuta el mantenimiento según las fechas estipuladas en el cronograma establecido. No requieren ser llamados para realizar los mantenimientos programados : Los contratistas tienen presente el programa de mantenimiento sin necesidad de recordarles. Oportunidad de la información suministrada: Al presentarse un daño en el equipo, por iniciativa propia, mantienen informado al Departamento de mantenimiento sobre diagnóstico del daño y por ende tiempos de entrega, repuestos a conseguir, costos
0. 2 5
2
2 . 2
5
0. 1 5 1 . 5 0 0. 5 0
5%
5
0. 2 5
5%
5
0. 2 5
de reparación.
2 . 4
Oportunidad en el mantenimiento correctivo: Responden oportunamente a los llamados antes fallas de los equipos según los tiempos pactados en el contrato.
3
RESPONSABILIDAD Y OPORTUNIDAD ANTE
3 . 1
Respuesta oportuna ante
10 %
5
0. 5 0
10 %
5
0 . 5 0
5%
5
0. 2
RECLAMOS
3 . 2 4
4 . 1 4 . 2 4 . 3
garantías: Brindan soportes inmediatos frente a llamados por Garantías Oportunidad a reclamaciones por
5
5%
5
9 %
5
4%
5
fallas post-mantenimiento
VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN Las rutinas de mantenimiento se diligencian acorde al mantenimiento realizado Existe concordancia entre lo
2%
5
cotizado y lo facturado Cumple con el alcance del
3%
5
contrato y su intención nunca trata de inducir al cambio de las cláusulas de éste.
0. 2 5 0 . 4 5 0. 2 0 0. 1 0 0. 1 5
5
5 . 1 5 . 2
5 . 3
MANEJO DEL PERSONAL
Personal calificado: El personal que realice el mantenimiento está capacitado y calificado para prestar el servicio. Cumplimiento con los requerimientos legales del personal: Contratación, Afiliaciones, Aportes, Seguridad Industrial, Etc. Actitud del personal: El personal que realiza el mantenimiento presta el servicio de manera cordial, respetuosa y que sea proactivo contando siempre con la aprobación de la Coordinación.
9%
5
0 . 4 5 0. 2 5
5%
5
2%
5
0. 1 0
2%
5
0. 1 0
0 . 3 2 0. 1 2
6
SERVICIO AL CLIENTE
8%
4
6 . 1
Asesoría técnica: una vez efectuado el mantenimiento brindan asesoría técnica a los responsables de los equipos y al auxiliar de mantenimiento. Atención a urgencias: Frente a emergencias por fallas en los equipos brindan alternativas oportunas y eficaces, como por ejemplo de disponibilidad de préstamo de equipos. Facilidad de comunicación con el contratista: Cuando se presente un problema se tiene accesibilidad y respuesta oportuna por parte de este, sin necesidad de recurrir a varios llamados y conversar con altos mandos para que sea efectiva y pronta dicha respuesta.
3%
4
3%
4
0. 1 2
2%
4
0. 0 8
GESTIÓN DE CALIDAD
6%
2
0 . 1
6 . 2
6 . 3
7
5 9 . 1 9 . 2 9 . 3
Se cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad certificado según norma NTC - ISO 9001. El sistema de Gestión de Calidad según norma NTC - ISO 9001, se encuentra en proceso.
3%
5
2%
0. 0 0
No se cuenta con un Sistema de
1%
0. 0
Gestión de Calidad según norma NTC - ISO 9001.
Calificación (Sumatoria de ítems generales)
0. 1 5
0
100 %
4
4 . 7 7
Proveedores que satisfacen plenamente las expectativas. Se reevalúan anualmente
FIRMA DEL EVALUADOR
FIRMA DEL EVALUADO
NOTA: El porcentaje de cada ítem es considerado de acuerdo al posible percance o inconveniente que pueda generar traumatismos en el proceso de mantenimiento.
Frecuencia para la evaluación de proveedores En IPS Tu sentir realizamos proveedores cada tres meses.
la
evaluación
a
nuestros
Escala de calificación de desempeño Al momento de establecer un método para la evaluación de proveedores, resulta conveniente que además de considerar los aspectos mencionados anteriormente, se definan determinados criterios que favorezcan una evaluación adecuada del desempeño de los proveedores. Tales criterios son:
Análisis de los Plazos de Entregas: se verifica si el producto o servicio comprado está disponible en el momento acordado, ni antes ni después. Cumplimiento de estándar de especificaciones técnicas: se comprueba si el producto o servicio comprado alcanza el estándar exigido. Calidad del Servicio que presta: se analiza si la gestión del proveedor ocasiona o no inconvenientes, cómo responde a reclamos o solicitudes, etc. Confiabilidad: demostración confiable repetitivamente.
de
que
lo
suministrado
es