9 minute read
Min arbeidshverdag: Helfo pasientformidling
Hva er pasientformidling tenker du? Denne avdelingen har ansvaret for å forvalte fristbruddordningen. Dette er en ordning som skal sikre at pasienter som har rett til nødvendig helsehjelp får dette hos en privat tjenesteyter hvis sykehuset ikke klarer dette innen pasientens rettighetsdato.
ØYSTEIN LINDBERG, seniorrådgiver Helfo
Hei! Jeg har vært ansatt i Helfo siden 2012, og har hele tiden arbeidet i avdeling Helfo pasientformidling. Min bakgrunn er tidligere arbeid med innkjøp og anskaffelser ved Folkehelseinstituttet, Rikskonsertene og Halden kommune.
Kort om avdelingen og fristbruddordningen
Avdelingen har som nevnt ansvaret for å forvalte fristbruddordningen som skal sikre nødvendig helsehjelp innen rettighetsdato. Denne datoen er en bindende frist for når pasient senest skal få helsehjelpen. Fristen sier noe om hvor lenge det er medisinsk forsvarlig å vente. Hvis pasienten ikke får helsehjelpen innen denne fristen, er dette et fristbrudd.
Hvis spesialisthelsetjenesten (sykehuset) ikke kan gi et tilbud om helsehjelp innen fristen, skal de varsle Helfo. Når spesialisthelsetjenesten har varslet Helfo om fristbrudd, mottar pasient en SMS fra Helsenorge med informasjon om fristbruddet. Hvis pasient ønsker tilbud ved et annet behandlingssted, tar vedkommende kontakt med oss i Helfo. Vi skaffer da et tilbud hos en av våre private behandlingsleverandører som vi har rammeavtaler med.
Avdelingen hadde tidligere også ansvaret for ordningen fritt behandlingsvalg (hvor private aktører kunne godkjennes av Helfo for å yte spesialisthelsetjenester mot betaling fra staten), men denne ordningen ble avviklet i 2022.
En lovendring i 2015 gjorde at sykehuset ble ansvarlig for å varsle fristbrudd til Helfo, og det har hele tiden etter dette vært en øking i varslede saker.
Frem til 2015 måtte pasienter selv ta kontakt med Helfo for å varsle fristbrudd, og det var få som gjorde dette. En lovendring i 2015 gjorde at sykehuset ble ansvarlig for å varsle fristbrudd til Helfo, og det har hele tiden etter dette vært en øking i varslede saker. I 2016 ble det varslet 4.396 fristbrudd, og i 2023 var tallet 42.810. Det er i snitt ca. 35 % av pasientene som blir varslet til Helfo som takker ja til å få helsehjelp hos en av de private behandlingsstedene som vi har avtale med.
Mine arbeidsoppgaver
Jeg har rollen som faglig rådgiver anskaffelser og kontraktsforvaltning av spesialisthelsetjenester. Den rollen innebærer blant annet ansvar for anskaffelsesprosessene vi gjennomfører for å inngå avtalene med de private behandlingstedene. Avtalene inngås etter regelverket om anskaffelser, noe som gjør at det gjennomføres anbudskonkurranser som kunngjøres på Doffin som er den norske databasen for offentlige innkjøp.
Varslede fristbrudd til Helfo
Stor økning i antall saker varslet til Helfo etter lovendring i 2015:
2016: 4 396
2017: 8 992
2018: 10 263
2019: 11 783
2020: 4 536*
2021: 14 403
2022: 26 669
2023: 42 810
* (ordning suspendert april–okt. pga. pandemi) offentlige
Anskaffelsesprosessen
Det har skjedd mye i det private helsemarkedet de siste årene. Helsekøene ved de offentlige sykehusene øker, og kombinasjonen av helseforsikringer (privat/ arbeidsgiver) og en stadig økende andel pasienter som selv betaler for behandling gjør dette til et voksende marked. Dette merker vi godt på interessen når vi kunngjør våre konkurranser. Denne utviklingen gjenspeiles godt i våre tre siste konkurranser innen fagområdet somatikk, hvor Helfo fikk inn 5 tilbud i 2013, 12 tilbud i 2018 og hele 24 tilbud i 2021. Økningen i antall fristbrudd har også gjort at flere er nysgjerrige på ordningen og ønsker en avtale.
To team i avdelingen
Vi er to team i avdelingen. Det ene teamet jobber med saksbehandling av fristbruddsakene som kommer inn til avdelingen. De har kontakt med pasientene, og formidler de over til våre behandlingsleverandører. Det teamet jeg jobber i er ansvarlig for anskaffelsene og for leverandøroppfølgingen. Vi er seks medarbeidere, som i tillegg til meg består av to jurister og tre helsefaglige rådgivere.
I en anskaffelsesprosess er det jeg som er ansvarlig for å koordinere og lede prosessen, som blant annet innebærer å utarbeide tidsplaner og følge opp i disse. Videre er det ansvaret for å ferdigstille og kvalitetssikre konkurransedokumentene før kunngjøring. Det er krav om at alle offentlige anskaffelser skal kunngjøres via et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Vi benytter Mercell til dette, og det sikrer at konkurransen automatisk blir sendt for kunngjøring til Doffin og den europeiske kunngjøringsdatabasen (TED). Samtidig får også leverandørmarkedet et varsel om kunngjort konkurranse.
All kommunikasjon med tilbyderne i tilbudsfasen foregår i Mercell, og det er mitt ansvar å følge opp dette og svare opp alle henvendelser og spørsmål før tilbudsfrist. Kravet til likebehandling gjør at spørsmål fra en leverandør, og vårt svar, må kunngjøres/legges ut i Mercell slik at alle ser det og får lik informasjon.
I siste konkurranse kom det inn totalt 35 spørsmål, og det gjør at perioden mellom kunngjøring og tilbudsfrist kan være hektisk. Det hender vi også ser at vi har vært uklare i konkurransedokumentene, noe som gjør at vi må revidere disse og legge ut på nytt. Tilbudene leveres inn digitalt i Mercell. Jeg koordinerer og kvalitet sikrer tilbudsevalueringen, og er selv aktiv med i evaluering og vurdering av tilbudene. Når evalueringen er ferdig så utarbeides det meddelelsesbrev som sendes til alle som er med i konkurransen. Det gis da en karensperiode.
«Karensperioden er en «fredningstid» mellom meddelelsen av kontraktstildelingen og det tidspunktet oppdragsgiveren tidligst kan inngå kontrakt».
I denne perioden kan leverandørene stille spørsmål om evaluering og kontraktstildeling, og spesialt de som ikke får kontrakt har ofte spørsmål. Det er også flere som ber om innsyn i et eller flere av de andre tilbudene.
Når karensperioden er over så er min jobb videre å ferdigstille avtaler med bilag og få disse signert av min leder og leverandør. Alt dette foregår digitalt i Mercell. Avslutningsvis har jeg også ansvaret for ferdigstillelse av anskaffelsesprotokoll.
Før oppstart av kontrakt gjennomføres det oppstartsmøter med leverandørene. Da er vi over i neste fase og en annen viktig del av temaet sitt ansvar, og det er leverandøroppfølging. Dette kan være alt fra daglig kontakt, status- og oppfølgingsmøter og fast rapportering per tertial. Nye leverandører krever tett oppfølging i startsfasen når de begynner å ta inn fristbruddpasienter.
Nye konkurranser
Vi jobber nå med nye konkurranser. Planen er å kunngjøre en konkurranse til høsten innen psykisk helsevern poliklinikk, barne- og ungdomspsykiatri (BUP) og voksenpsykiatri (VOP), og en stor konkurranse innen somatikk (fysiske sykdommer) til neste vår. Det blir alltid endringer i hver konkurranse. Vi bruker erfaringer fra sist konkurranse, hva fungerte og hva fungerte ikke. Videre tar vi med oss erfaringer i dagens avtaleperiode, medisinsk utvikling, organisering av tjenestene sykehusene og så videre. Inn mot kommende anskaffelser har vi nå blant annet søkelys på en mer geografisk inndeling av avtalene, slik at pasient kan få et tilbud nærmere sitt bosted. I dag har vi innen enkelte fagområder tilbud kun ett sted i landet, slik at pasienter må reise langt for å få helsehjelp.
Skal anskaffe et helt sykehus
Når sykehusene eller de regionale helseforetakene (RHF) skal inngå avtaler med private så kjøper de konkrete tjenester og et bestemt volum av disse. For eksempel kan det være 2500 koloskopier, 1800 hjerteutredninger og så videre. Vi vet aldri hva slags helsehjelp fristbruddpasientene skal ha, så Helfo anskaffer i realiteten et helt sykehus – unntatt fødsler og øyeblikkelig hjelp. Når vi sender over en fristbruddpasient til en av våre leverandører så har Helfo kun en formidlerrolle, det vil si at det er leverandøren som vurderer henvisingen og som bestemmer hva slags helsehjelp pasienten kan få. Vi bestiller ikke en konkret tjeneste.
Vi vet ikke hvor mange fristbruddpasienter som blir formidlet over avtalene våre, og det gjør det derfor vanskelig å beregne verdien på anskaffelsene/avtalene, noe regelverket krever vi oppgir når vi kunngjør en konkurranse. Det har vært en stor økning i bruken av avtalene de par siste årene, og i 2023 ble det fakturert for litt i overkant av en halv milliard totalt innen alle fagområdene.
Økt oppmerksom om fristbruddordningen
Med den økte mengden av fristbrudd så merker vi at flere aktører tar kontakt.
Det foregår også en politisk gjennomgang av ordningen.
Mye av min arbeidshverdag går til å svare opp spørsmål fra sykehus, leverandørmarkedet, media og lignende. Videre så har vi tett samarbeid med bl.a. Statsforvalter herunder Helsetilsynet, pasient- og brukerombudene, Norsk pasientregister (NPR), RHF og pasientrådgiverne.
Det foregår også en politisk gjennomgang av ordningen. Helsedirektoratet utarbeidet en rapport i høst, og vi vet at Helse- og omsorgsdepartementet nå jobber med denne. Vi er spent på hva som blir resultatet av gjennomgangen.
Det skjer masse om dagen, og det gjør at ingen dag blir lik, og heller ikke kjedelig. Engasjerte og dyktige kollegaer gjør det morsomt og inspirerende å gå på jobb. Verdt å nevne er også at vi har nye, fantastiske lokaler, med sjøutsikt over innseilingen til Fredrikstad sentrum.
Digitalisering
Det jobbes fortløpende med digitalisering av formidlingsprosess av pasienter. Innenfor anbudsprosessen er det heldigvis skjedd mye de siste årene. Vi har lokaler i Fredrikstad, og for noen år tilbake var Helfo sitt hovedkontor i Tønsberg. Jeg husker fortsatt godt da vi gjennomførte en stor konkurranse, og jeg måtte hente alle tilbudene ved hovedkontoret i Tønsberg. Jeg hadde bilen stappfull av permer på vei hjem!
Viktigheten av fagforeningsarbeid
Jeg kom tidlig med i fagforeningsarbeidet da jeg startet å jobbe i Folkehelseinstituttet for 26 år siden. Det var YS og Parat som var et naturlig valg for meg. Jeg kom med i styret, og i en periode var jeg også leder/hovedtillitsvalgt for Parat. Det gav meg nyttig innsikt i fagforeningens rolle iblant annet personalsaker, og jeg så også den viktigheten av de faste møtearenaene med ledelsen. Når jeg kom til Helfo var det naturlig å bli medlem i AVYO i Delta. Min hovedtillitsvalgt og hennes team gjør en flott jobb, de er synlige, og flinke til å dele det som skjer i Helfo. Helt til slutt så vil jeg sende en hilsen til alle i NAV og si at jeg er medlem i AVYO i Delta fordi foreningen er politisk uavhengig, og det er gode forsikringsordninger.
