En dag på Nav Molde

Tekst/Foto: Janette Rishaug, avdelingsleder ved Nav Molde

Det er tirsdag morgen og klokken er 07.45. Solen skinner, men det er kaldt ute, høsten har kommet. Jeg står i gangen min og skal ta på ytterjakken når telefonen ringer, «Hei, det er Janette, Nav Molde» svarer jeg.

Det er flisleggeren som ringer, han står utenfor Nav Molde og lurer på hvordan han kan komme seg inn. Flisleggeren? Du stusser kanskje nå, men det stemmer, flisleggeren. Vi holder nemlig på med ombygging av publikumsmottak. Det er kun få år siden vi flyttet inn i nye flotte lokaler. Vi erfarte fort at området for publikum ikke fungerte tilfredsstillende hverken med tanke på sikkerhet eller personvern. «Du kommer ikke inn uten adgangskort, kan du vente? Jeg kommer om 10 minutter».

Arbeidsdagen er i gang.

Våre lokaler er en del av Amfi Roseby i Molde. Lokalene er nye, ombygd for å passe aktivitetsbasert løsning. Fargene gir hjemmefølelse og trivselsfaktoren er høy. Vi har ulike soner vi kan velge å sitte i ut fra hvilke arbeidsoppgaver vi skal utføre. Hvor mange kan rekke opp hånden og si de har billiardbord og trimrom på jobb?

Vi kan!

Med nye lokaler er det mange barnesykdommer og mye som skal følges opp. Rapporteringer til utleier med tanke på brannvern og sikkerhet, reklamasjon på kjøkkenskapfronter, justering på luft og lys, justering av låsesystem på samtalerommene, lekkasje i garasjeanlegget med påfølgende skade på tjenestebiler, ytterdører med humørsvingninger, vaglete pulter og kaffeflekker på teppeflisene. Har forresten renholderne vært her? Har vi husket å bestille mer tørkepapir, huff, det er snart tomt! Ansvaret for drift av kontoret ligger hos meg og min avdeling; Avdeling Stab og økonomi, hjertet i Nav Molde.

Tuslende inn i normalsonen sier jeg «god morgen» og får «god morgen» i kor tilbake fra mine fine ansatte og kollegaer som allerede er på plass. Den beste starten på arbeidsdagen. Flisleggeren har allerede fått sin veiledning på jobben han skal utføre.

JEG SETTER MEG ved dagens utvalgte pult og begynner å lese eposter. Den første er en påminnelse fra utleier. Det er tid for å minne om brannvernkurset som utleier krever vi skal gjennomføre en gang per år. Det må jeg huske å minne alle ansatte om.  Den neste omhandler utkastelse av kommunal bolig. Noen har ikke maktet å betale sin husleie og står i fare for å bli bostedsløs. Her har vi måttet snu oss rundt fort, hva kan vi hjelpe med?

I min avdeling håndterer vi søknader etter Lov om sosiale tjenester i Nav. Jeg har nå ni dyktige ansatte i et økonomiteam som jobber med dette. De har rollen veileder økonomi. Nav Molde er et stort kontor med ca. 80 ansatte, vi har derfor muligheten til å spesialisere oss på noen områder. Vi er fem avdelinger. En avdeling følger opp de over 30 år, og en under 30 år, samt en avdeling som følger opp flyktninger, en avdeling består av jobbspesialister (IPS og Arbeid med støtte) og så er det min avdeling, som du får bli litt bedre kjent med nå.

Veileder økonomi til brukeren som står i fare for å bli bostedsløs var fraværende i går. En telefonsamtale senere og det er avklart at det blir fravær i dag også. Jeg kjenner til saken og veileder økonomi har tidligere kartlagt situasjonen til bruker. Det var forståelige årsaker til at husleien ikke var betalt. Bruker har selv iverksatt tiltak for å endre situasjonen. Jeg sjekker i Socio (saksbehandlingsprogrammet) hvordan det ligger an i saken og bekrefter at vi skal dekke husleierestansen. Boligen er sikret. Molde kommune er forresten i startfasen med boligkontor, et tverrsektorielt samarbeid for boligsosialt arbeid. Helt å tråd med den nye boligsosialloven. Jeg var med i arbeidsgruppen. Neste epost omhandler dette. Jeg får stikkord for hva som skal være på programmet for boligforum i slutten av oktober. Jeg har fått tildelt 30 minutter i programmet. 30 minutter til å snakke om brukerreisen med tanke på bolig, hvordan lykkes med samarbeidet? Alt for lite tid til å snakke om et så viktig tema som jeg brenner så inderlig for. Jeg må huske å forberede meg til dette.

Men vent litt, fristen for å melde inn ønsker om avvikling av ferie og avspasering fremover inkludert julen er i dag. Ansatte venter på svar, det er jo høstferie neste uke allerede. Kabaler må legges med tanke på turnus. Turnusarbeidet er viktig. Det er mange oppgaver i min avdeling som skal løses hver dag. Hvem kan ta postvakten? Kan du ta alarmtelefonen? Hvem står i publikumsmottak og hvem er bakvakt?

Du logger på vakttelefonen. Hva med «benkene»? (Joda, Robben jobber på, men Gobben er ikke i sving enda). Kan du ta remittering? Jeg kan signere fila. Vi la kabalen for høstferieuken sammen i går, jeg og mine fem flotte ansatte i «adminteamet». Det er den delen av avdelingen min som håndterer blant annet administrative oppgaver som statlig og kommunal post både på papir og digitalt, som journalfører og fordeler videre oppgaver og henvendelser vi mottar i de ulike «benkene» Gosys, Modia og Arena, som bemanner publikumsmottak og telefoner, som betaler ut sosialhjelp og KVP-lønn, (kvalifiseringsprogrammet), og så mye mer enn dette.  Følelsen jeg fikk fredagen forrige uke sitter i kroppen fortsatt. Den dagen var det jeg som skulle «signere filen», det vil si godkjenne utbetalingen av sosialhjelp. Jeg sa ja til oppgaven slik at en ansatt kunne få benytte seg av hjemmekontor. Fristen for banken er innen kl. 14.00. Jeg hadde samtaler med veiledere økonomi på løpende bånd i forhold til endringer av datofordelingslisten rett i forkant av filsigneringen. Vi fordeler søknader om sosialhjelp etter fødselsdato. En veileder økonomi er ute i permisjon i fire måneder, vi har ikke lykkes å få inn vikar. Endringer i fordelingen måtte gjøres. Tiden løp fra meg. Klokken 14:15 får jeg nesten hjertestans, jeg hadde glemt å signere fila! Jeg logget inn i banken raskere enn lynet, signerte og holdt pusten. Det hadde nemlig lugget litt med bankens nettside denne dagen. Signeringen gikk gjennom, så ventet vi. Sjekket nettbanken igjen, hadde pengene blitt utbetalt? 45 minutter senere kunne jeg finne hvilepulsen igjen, utbetalingene var kjørt, alt ok. Den oppgaven kommer jeg aldri til å glemme innen fristen igjen.

De som ønsket seg fri i høstferien fikk det, kabalen gikk opp. Men vi er for få til å løse oppgavene våre. Jeg har meldt fra om dette i lederteamet. I fjor var vi gjennom tøffe tiltak for å spare penger. Vi hadde mange millioner i overforbruk på stat, vi måtte ta grep. Jeg meldte da at vi kunne forsøke å holde en stilling vakant etter at en ansatt sluttet. Nå har vi forsøkt det, og det går ikke lengre. Arbeidsmengden har økt siden den gang og vi er for sårbare. Bosetting av flyktninger har økt i kommunen, det merker vi godt i avdelingen. Ressurskabalen må legges på nytt av lederteamet. Vi avdelingslederne kjemper for våre avdelinger, men parallelt må vi se på hvilke løsninger som er best for hele kontoret, og ikke minst hva som er best for brukerne. Den berømte «mellom barken og veden».

Setningen «vi må gjøre mer for mindre» er for lengst begravet, men vi må se på hva vi kan gjøre for å jobbe smartere, og mer effektivt. Hva kan jeg gjøre for at din arbeidshverdag skal bli lettere? Det er spørsmålet jeg ofte stiller.

Turnusen for julen må knas mer, nesten alle vil ha fri, jeg skulle så gjerne gitt alle det, men vi må holde hjula i gang. Noen må på jobb i romjulen også.

På andre siden av den lille mobile veggen mellom to pulter hører jeg så «er du klar for møtet i dag?» «Jeg er klar», svarer jeg. Jeg har invitert meg selv med i et ansvarsgruppemøte for å få forklare nærmere hva tvungen forvaltning er. I min avdeling har vi nemlig også oppgavene frivillig og tvungen forvaltning.

Sistnevnte er et inngripende tiltak som er viktig å håndtere godt. Dette er vedtak for brukere som er i svært vanskelige og tøffe livssituasjoner, og det er en krevende oppgave å utføre for mine ansatte. Vi forvalter tross alt pengene til brukeren. Det er ikke lett for andre enheter å vite hva oppgaven inneholder. Vi kan ikke opptre som verger, det har vi ikke myndighet til gjennom disse vedtakene. Det skal vi forklare til ansvarsgruppen i dag.

» Vi er få ansatte som skal løse mange forskjellige oppgaver.

Før jeg rekker å lese neste epost kommer en annen ansatt bort med en søknad om permisjon. Han har fått tilbud om en prosjektstilling i kommunen, en veldig fin mulighet til å være med å utvikle en ny tjeneste, og for å utvikle seg selv. Vi har hatt et par samtaler om det de siste dagene, lønnen kan vi ikke konkurrere med. Jeg er alltid ambivalent i slike situasjoner. Jeg vil jo beholde mine dyktige ansatte, men samtidig vil jeg ikke stå i veien for deres egen utvikling. Kompetansen og kunnskapen han vil få i prosjektet vil kunne komme oss til nytte på sikt. Vi innvilger permisjon. Han er prosjektleder i et prosjekt vi har på Nav Molde i dag, hvem skal ta over dette? Vi må ta det med i ressurskabalen.

Lønn ja, det har vært lokale lønnsforhandlinger i kommunen. Protokollen skal signeres i dag, resultatet er rett rundt hjørnet. Noen vil bli glade andre vil bli skuffet. Vi er alle spente på resultatet.  Jeg tar en rask titt på kalenderen min, jeg skal snart ha statusmøte nå med Jobbspesialist i Helt Med og han som er i arbeidspraksis hos oss. Stiftelsen Helt Med bidrar til mangfold og inkludering ved at det opprettes arbeidsplasser for mennesker med utviklingshemming, utviklingsforstyrrelser og lærevansker. De rekrutterer målgruppen inn i disse jobbene og gir god oppfølging underveis. Servicevertstillingen vi har på Nav Molde ligger i min avdeling. Vi er heldige vi, som er Helt Med!

«KAN DU PASSE ALARMTELEFONEN LITT?"

spør en ansatt. Det er det klart jeg kan. Jeg leser neste epost. Den kommer opprinnelig fra en journalist, via kommunalsjefen og fungerende Nav leder. Molde kommune står i en krevende økonomisk situasjon. Tøffe tiltak foreslås og legges frem. Vi må også komme med tiltak. Jeg har foreslått tiltak for innsparinger, men å redusere antall ansatte er ikke aktuelt. Foreslåtte tiltak er grep for å jobbe mer effektivt, og endringer til det beste for både brukeren og kommunen. Utfordringen med det kommunale budsjettet er at alt ligger i samme pengesekk, både sosialhjelp og lønnskostnader.

Det skrives daglige artikler i lokalavisen om kommunens økonomiske situasjon. Fokuset i denne eposten er flyktninger. Nav Molde har rapportert et overforbruk på rundt seks millioner på sosialhjelp til flyktninger bosatt for under fem år siden i 2024. Jeg videresender eposten til en av mine ansatte og ber om tall på hva sosialhjelpen til denne gruppen har gått til så langt i år. Samtidig hører jeg fra andre siden av den lille mobile veggen, «Huff, det er mye på digisos (hvor søknader om sosialhjelp legges inn i Socio) i dag. Jeg er enda ikke ferdig å journalføre alt som er kommet inn. Det er mange søknader om sosialhjelp, og mye legges til samme økonomiske veileder».

ARBEIDSMENGDEN ER STOR. Justeringen av datofordelingen blant veilederne i økonomiteamet er straks ferdig og kan iverksettes. Det er krevende. Arbeidsmoralen og innsatsen deres er fantastisk, jeg vet at jeg ikke sier det ofte nok til dem.

Drop-in tiden i publikumsmottak er over for i dag. Publikumsvert kommer inn med noen papirer. En bruker hadde levert noen dokumenter, men ønsket ikke samtale med gjeldsrådgiver. Det er krevende å stå i en vanskelig økonomisk situasjon, og ikke lett å ta imot hjelp. Gjeldsrådgiver er i min avdeling, sakene hun bistår i er stadig mer komplekse. Hun kommer ikke videre om bruker selv ikke ønsker hjelp.

Før jeg kan kaste meg over eposter og teams igjen skal vi møte eiendomssjefen utenfor bygget, jeg og to fungerende Nav-ledere. Vi møtes utenfor bygget og står sammen og reflekterer over skilt på veggen. Den runde røde Nav-logoen skal opp på en ny vegg. Vi har flyttet hovedinngangen til Nav Molde, da må vi ha nytt skilt. På veg inn igjen ringer snekkeren, jeg må komme for en avklaring i publikumsmottak. Da kommer jeg på at jeg må purre på bestillingen av nedvask også.

» Arbeidsmoralen og innsatsen deres er fantastisk, jeg vet at jeg ikke sier det ofte nok til dem.

Jeg sitter og leser over et sosialhjelpsvedtak som ligger til godkjenning når en annen kollega kommer bort. Det sitter en bruker utenfor døren vår sier hun. Han huket henne når hun skulle hente avtalen sin. Han har spørsmål rundt utbetaling av sosialhjelp. Veileder økonomi til bruker er opptatt. Jeg tar derfor med meg telefonen og alarmen og går ut. Jeg rekker en kort prat med han før vi må kjøre ut på møte. Han er registrert bostedsløs, har ingen folkeregistrert adresse, har ingen inntekt. Har fått nødhjelp fra oss. Vi blir enige om at han kommer tilbake i morgen for en lengre samtale om sin situasjon.

Etter møtet ute av kontoret er jeg tilbake bak dagens utvalgte pult. Jeg minner en ansatt i avdelingen min på å melde seg på førstehjelpskurset vi får delta på i høst samtidig som jeg svarer ut en epost fra en av mine ansatte angående en faktura. Hun kombinerer administrative oppgaver med ansvaret for driftsøkonomien til kontoret. Hun er også HMS-koordinator. Da kommer jeg på: i morgen arrangerer Nav Møre og Romsdal samling for tillitsvalgte og verneombud, samt ledere. Opplæring for MBA. Hele fire stykker fra min avdeling skal delta, skulle vara deltatt ville ytterligere to fra avdelingen min vært med. Vi er engasjerte vi, i hjertet av Nav Molde. Det er jeg glad for. Jeg var tillitsvalgt for AVYO på Nav Molde i mange år selv før jeg ble avdelingsleder. Jeg vet hvor viktige rollene tillitsvalgte og verneombud er. Jeg tilrettela for deltakelse på opplæringen når turnuskabalen skulle legges for onsdagen. Vi fikk det til den dagen også, med hjelp fra andre avdelinger, fordi vi sammen er gode. Fordi vi sammen finner løsninger.

» Jeg vet hvor viktige rollene tillitsvalgte og verneombud er.

I DET JEG SKAL LOGGE UT for dagen kommer en annen av mine ansatte gående forbi. «Ha det bra» sier hun, «vi snakkes på torsdag, da kan vi snakkes nærmere om neste uke». Den ansatte er for tiden gradert sykmeldt. Vi må se på oppgavene, og muligheten for videre tilrettelegging. Vi skal finne gode grep slik at hun kan komme raskest mulig tilbake i full jobb.

VAR DETTE ALT jeg gjorde denne tirsdagen? Langt ifra, dette var en liten sniktitt i min arbeidsdag. Det er mange vanskelige valg og krevende øvelser som må gjøres som avdelingsleder. Det er så mye jeg ønsker å tilpasse, legge til rette for og si ja til etter ønsker fra ansatte. Samtidig må jeg være med å sikre driften av kontoret og imøtekomme kravene fra styringslinjene. Lykkes jeg i alt? Nei. Trives jeg? Ja! Jeg er heldig jeg, som får jobbe sammen med så mange fine folk på en så flott arbeidsplass.

VI ER KLARE, VI, for en ny dag, nok en høstdag, en onsdag på Nav Molde.

Det er tirsdag morgen og klokken er 07.45. Solen skinner, men det er kaldt ute, høsten har kommet. Jeg står i gangen min og skal ta på ytterjakken når telefonen ringer, «Hei, det er Janette, Nav Molde» svarer jeg.