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INFORME ESPECIAL
EMPRESARIAL
Importancia y formalidades de las actas societarias RESUMEN EJECUTIVO
Oswaldo HUNDSKOPF EXEBIO(*)
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as actas societarias constituyen documentos de suma importancia para la sociedad, pues en ellas se plasman los acuerdos y demás actos trascendentales de las sesiones de los órganos colegiados para el cumplimiento del objeto social. Es por ello que al momento de redactar las actas societarias debe cuidarse de cumplir adecuadamente con cada una de las formalidades previstas en el artículo 135 de la Ley General de Sociedades. En tal sentido, en el presente informe se explicarán los alcances e implicancias de tales formalidades.
INTRODUCCIÓN Toda acta societaria es un documento de suma importancia para la sociedad porque en ella se refleja o se deja constancia de la voluntad social expresada en los acuerdos adoptados por la junta general, por ello debe ser redactada cumpliendo necesariamente con cada una de las formalidades exigidas por la Ley General de Sociedades - Ley N° 26887 (en adelante, LGS), antes de ser adherida o transcrita en el Libro de actas u hojas sueltas correspondiente, a efectos de lograr su inscripción en los Registros Públicos. A diferencia de otros temas societarios, tanto la doctrina y jurisprudencia es pacífica al referirse a las formalidades e importancia de las actas societarias, por lo cual en este caso nos aferramos a la posición doctrinaria que fue el espíritu de nuestros legisladores cuando elaboraron el texto definitivo de la LGS, así como a la jurisprudencia del Tribunal Registral, para explicar a continuación los alcances de las formalidades y contenido de las actas societarias.
I.
FORMALIDADES DE LAS ACTAS SOCIETARIAS
La importancia y formalidades de las actas societarias se encuentran debidamente detalladas en el
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artículo 134 de la LGS, cuyo texto de forma clara dispone lo siguiente: “Artículo Artículo 134.- Actas. Formalidades La junta general y los acuerdos adoptados en ella constan en acta que expresa un resumen de lo acontecido en la reunión. Las actas pueden asentarse en un libro especialmente abierto a dicho efecto, en hojas sueltas o en cualquier otra forma que permita la ley. Cuando consten en libros o documentos, ellos serán legalizados conforme a ley”. Sobre la importancia de las actas societarias Elías Laroza(1) sostiene que el acta constituye un medio de prueba del acuerdo y no propiamente el acuerdo, entendido este como el resultado de la manifestación de la voluntad de los accionistas asistentes a la junta y que, por lo tanto, expresa la voluntad social, y que cualquiera que sea la naturaleza del medio que se utilice, lo importante es que exista prueba fehaciente del acuerdo, y que esté sujeto a las formalidades legales, pues solo así habrá certeza y seguridad sobre su sentido y validez. En nuestra opinión, las actas societarias juegan un rol importante porque son los documentos que constituyen evidencia de los acuerdos y deliberaciones adoptados por los órganos sociales, pues cada una de las actas constituye un instrumento en el que se plasma de manera precisa la marcha
Magíster en Derecho Administrativo y doctor en Derecho. Estudios de especialización en Derecho Mercantil en la Universidad de Salamanca y de posgrado en Comercio Exterior en la Escuela de Administración de Negocios (ESAN). Decano de la Facultad de Derecho, profesor de pregrado y de la maestría en Derecho Empresarial de la Universidad de Lima; así como de la Escuela de Postgrado de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos.
(1) ELÍAS LAROZA, Enrique. Derecho Societario peruano. La Ley General de Sociedades. Tomo I, Normas Legales, Trujillo, 2000, p. 364.
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INFORME ESPECIAL de la sociedad, y en ese sentido, servirán como importante medio de prueba de lo acontecido al interior de la sociedad, y como base para el ejercicio de los derechos de los socios, así como para supervisar y verificar el cumplimiento de los acuerdos que se hayan adoptado. Por ello, resulta imprescindible resaltar el valor probatorio del acta, que constituye prueba de los acuerdos adoptados, no siendo el acuerdo propiamente dicho, sino una transcripción del mismo a través de la cual se demuestra su existencia. Sobre su transcripción y contenido, debemos señalar que antiguamente las actas eran transcritas a mano en el libro y de esa manera se anotaba su contenido en las hojas empastadas de un libro, pero en la actualidad y con el desarrollo tecnológico esta técnica ya no es usual, y es práctica común que las actas sean redactadas en forma mecánica e impresa en hojas que posteriormente se adhieren al libro empastado. Como podemos apreciar en el artículo antes citado, la norma presenta dos supuestos jurídicos: “i) La junta general y los acuerdos adoptados en ella constan en acta que expresa un resumen de lo acontecido en la reunión; y, ii) Las actas pueden asentarse en un libro especialmente abierto a dicho efecto, en hojas sueltas o en cualquier otra forma que permita la ley (…)”. Cabe señalar que el artículo 136 de la LGS, contempla una excepción a la formalidad prevista en el artículo 134 del mismo cuerpo normativo, la cual sostiene que excepcionalmente, cuando por cualquier circunstancia no se pueda asentar el acta en la forma establecida en el artículo 134 de la LGS, ella se extenderá y firmará por todos los accionistas concurrentes en un documento especial, el que se adherirá o transcribirá al libro o a las hojas sueltas ni bien estos se encuentren disponibles, o en cualquier otra forma que permita la ley. De otro lado, cabe mencionar que de acuerdo con el artículo 6 del Reglamento de Registro de Sociedades (en adelante, RRS) de la Sunarp, el cual contiene disposiciones sobre los documentos privados que dan mérito a la inscripción, se establece que la inscripción de actos o acuerdos contenidos en actas que no requieran el otorgamiento de escritura pública, se efectuará en mérito a copias certificadas por notario. Estas serán transcripciones literales de la integridad o de la parte pertinente del acta, mecanografiadas, impresas o fotocopiadas, con indicación de los datos de la legalización del libro u hojas sueltas, folios de los que consta y donde obran los mismos, número de firmas y otras circunstancias que sean
necesarias para dar una idea cabal de su contenido. Asimismo, señala que los actos que constan en documentos especiales, se inscribirán solo después que hayan sido adheridos o transcritos al libro o a las hojas sueltas correspondientes. Sin perjuicio de lo anteriormente dicho, hay una excepción a lo expuesto en el párrafo precedente que permite inscribir el acta en el Registro Público, cuando por razones de imposibilidad manifiesta debidamente acreditadas a criterio del registrador, no resulte posible adherirlos o transcribirlos en el Libro de actas correspondiente. Cabe resaltar que la doctrina nacional y extranjera es pacífica cuando se refieren a la adhesión o transcripción de las actas en el Libro de actas correspondiente. En efecto, en opinión de Beaumont Callirgos(2), los acuerdos ya no van necesariamente en libros sino que las actas que contienen un resumen de ellos se pueden asentar en libros, hojas sueltas o en cualquier otra forma que permita la ley. En el mismo sentido, Elías Laroza(3) señala que “conforme a la LGS anterior el desarrollo de las juntas y las sesiones de los órganos sociales, así como los acuerdos adoptados por estos, debían conservarse en Libros de Actas. Desde el año 1980 la ley ha permitido que con este propósito también se utilicen hojas sueltas numeradas correlativamente y legalizadas por notario, que luego deben ser encuadernadas”. Para Sánchez Calero(4), “el acta de la junta es un documento de singular importancia para la prueba de los hechos que han ocurrido en ella, y que una vez redactada debe transcribirse en el libro de actas correspondiente (…)”. Asimismo, Uría, Menéndez y García de Enterría(5) señalan que las decisiones o acuerdos tomados en la junta deberán ser recogidos por escrito en un acta, que se transcribirá en el correspondiente libro previsto en el artículo 26 del Código de Comercio(6). Sobre la certificación notarial de reproducción, el artículo 95 del Decreto Legislativo Nº 1049, Decreto legislativo que regula la función notarial, describe las diferentes
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clases de certificación notarial, encontrándose entre otras, el literal d) relativo a las certificaciones de reproducciones. Mediante esta clase de certificación, el notario certificará reproducciones de documentos obtenidos por cualquier medio idóneo, autorizando con su firma que la copia que se le presenta guarde absoluta conformidad con el original, lo cual no es, evidentemente, lo mismo que ocurre con la expedición de copias certificadas, en virtud de la cual, el notario expedirá copia certificada que contenga la transcripción literal o parte pertinente de actas y demás documentos, con indicación, en su caso, de la certificación del libro u hojas sueltas, folios de que consta y donde obran los mismos, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su contenido.
II. CONTENIDO DE SOCIETARIAS
LAS
ACTAS
De acuerdo con nuestro ordenamiento jurídico, el contenido de las actas societarias, se encuentra ampliamente desarrollado en el artículo 135 de la LGS, cuyo texto de forma clara dispone lo siguiente: “Artículo Artículo 135.- Contenido, aprobación y validez de las actas En el acta de cada junta debe constar el lugar, fecha y hora en que se realizó; la indicación de si se celebra en primera, segunda o tercera convocatoria; el nombre de los accionistas presentes o de quienes los representen; el número y clase de acciones de las que son titulares; el nombre de quienes actuaron como presidente y secretario; la indicación de las fechas y los periódicos en que se publicaron los avisos de la convocatoria; la forma y resultado de las votaciones y los acuerdos adoptados. Los requisitos anteriormente mencionados que figuren en la lista de asistentes pueden ser obviados si esta forma parte del acta (…)”. Sobre la importancia del artículo antes citado, el Elías Laroza(7) sostiene que el
(2) BEAUMONT CALLIRGOS, Ricardo. Comentarios a la nueva Ley General de Sociedades. Gaceta Jurídica, Lima, 1998, p. 320. (3) ELÍAS LAROZA, Enrique. Ob. cit., p. 363-364. (4) SANCHEZ CALERO, Fernando. Instituciones del Derecho Mercantil. Volumen I, Mc Graw Hill, Madrid, 2004, p. 388. (5) URIA, Rodrigo y MENENDEZ Aurelio. Curso de Derecho Mercantil. Volumen I, Civitas, Madrid, 1999, p. 886. (6) Código de Comercio Artículo 26.- Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas, en las que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones. (7) ELIAS LAROZA, Enrique. Ob. cit., p. 364.
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artículo 135 establece los requisitos formales que debe contener el acta. Sin embargo, nótese que la omisión de cualquiera de esos requisitos no está sancionada con nulidad, por lo que debe concluirse que lo dispuesto por el artículo 135 y el acta misma, no constituyen una formalidad ad solemnitatem para dotar de eficacia jurídica a los acuerdos adoptados por la junta, sino simplemente un medio de prueba de su extensión. Resulta asimismo pertinente referirnos al criterio expuesto en la Resolución N° 115-2013-SUNARP-TR-L del Tribunal Registral con respecto a la conceptualización de las actas, el cual señala que “son los documentos en los cuales se plasman los acuerdos y demás actos trascendentes de las sesiones de los órganos colegiados de las personas jurídicas y en general de cualquier ente colegiado”. Tal criterio revalida y confirma el hecho de que las actas son consideradas medios de prueba y no el acuerdo mismo, siendo importante hacer hincapié en este punto, pues se genera mucha confusión entre el acto jurídico unilateral, que es el acuerdo adoptado, y el documento que lo demuestra, que es el acta. En nuestra opinión, el contenido de las actas reviste significativa importancia porque constituye la expresión escrita de lo acontecido en la junta general de accionistas, y el medio válido para tomar conocimiento de los acuerdos que se adoptaron y las circunstancias en que fueron adoptados. En consecuencia, las actas societarias expresan un resumen de lo acontecido en la junta general de accionistas, sin perjuicio de ello, puede ocurrir que se cometan errores u omisiones de redacción al momento de su elaboración, los cuales pueden ser susceptibles de subsanación. Ahora bien, considerando que no existen formatos oficiales de actas de juntas de accionistas, cada sociedad puede redactarlas en la forma que mejor estime conveniente, siempre y cuando cumpla obligatoriamente con respetar las formalidades contenidas en el artículo 135 de la LGS. En este punto, y tal como lo mencionamos en un artículo precedente(8), resulta pertinente resaltar y reforzar la regulación societaria sobre la lista de asistentes, dado que siendo su objetivo acreditar quienes son los titulares de las acciones que concurrieron a la junta general de accionistas, además de ello dicha lista nos permitirá determinar si se contó con el quorum necesario para su instalación, y con las mayorías legales para la adopción de los acuerdos sociales, en definitiva un tema que aparentemente es simple de solucionar con la revisión del
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libro matrícula de acciones, pero, en las últimas décadas se han presentado diversos casos societarios de actas con asistencias adulteradas que terminaron con la inscripción de acuerdos no deseados por la voluntad social y que han sorprendido a la seguridad jurídica registral. De otro lado, queremos resaltar que el artículo bajo comentario es concordante con lo dispuesto en el artículo 134 de la LGS, antes mencionado, el cual establece que la junta general y los acuerdos adoptados en ella constan en acta que expresa un resumen de lo acontecido en la reunión y, como ya se ha mencionado, las actas pueden asentarse en un libro especialmente abierto a dicho efecto, en hojas sueltas o en cualquier otra forma que permita la ley, y que cuando consten en libros o documentos, ellos serán legalizados conforme a ley. Comentando el referido artículo, Elías Laroza(9) considera que “atendiendo a los avances de la modernidad en él se contempla la posibilidad de que las actas sean llevadas no solo en libros o en hojas sueltas sino en cualquier forma que permita la ley y de esta manera observando las reglas que se dicten en el futuro para asegurar que las deliberaciones, las intervenciones y los acuerdos adoptados por los órganos sociales se mantengan inalterables y a disposición de socios y terceros, con legítimo interés será posible conservar una constancia de las sesiones inclusive a través de medios magnéticos y electrónicos que eliminen la necesidad de un soporte material o documentario”. Ahora bien, a continuación efectuaremos un somero análisis de cada una de las formalidades que deben cumplir las actas societarias y que se encuentran previstas en el artículo 135 de la LGS: Precisión del lugar donde se llevó a cabo la junta. En el acta de cada junta general debe constar el lugar, la fecha y la hora en la que se realizó. En ese sentido, es necesario precisar la dirección donde se llevó a cabo la junta siendo esta la que debe aparecer en el aviso de la convocatoria. En la Resolución Nº 191-2000-ORLC/ TR, 15/06/2000, el Tribunal Registral resolvió disponiendo que si se ha señalado en el acta como lugar de la celebración de la junta general a las oficinas de la sociedad, se cumple con lo dispuesto por el artículo 135
de la LGS, aunque no se señale la dirección de aquellas, siempre que esta se haya consignado en el aviso de convocatoria. Precisión del nombre de los accionistas presentes, así como el número de acciones de las que son titulares titulares. Es necesario identificar el nombre de los accionistas presentes o de quienes los representen; asimismo, dispone la necesidad de precisar el número y la clase de acciones de las que son titulares. Tal disposición debe concordarse con el artículo 120 de la LGS, el que sobre las juntas universales dispone que la junta general se entiende convocada y válidamente constituida para tratar sobre cualquier asunto y tomar los acuerdos correspondientes, siempre que se encuentren presentes accionistas que representen la totalidad de las acciones suscritas con derecho a voto y acepten por unanimidad la celebración de la junta y los asuntos que en ella se proponga tratar. En la Resolución Nº 160-2007-SUNARP-TR-T, que constituye un precedente de observancia obligatoria, publicado el 01/03/2008, el Tribunal Registral señaló que la obligatoriedad de suscripción del acta por todos los accionistas concurrentes, contenida en el sétimo párrafo del artículo 135 de la LGS, solo es aplicable a aquellas juntas generales universales que se conforman espontáneamente, es decir, sin previa convocatoria. Indicación de las personas que actuaron como presidente y secretario secretario. Es necesario precisar el nombre de quienes actuaron como presidente y secretario, encargados de llevar adelante y dirigir la celebración de la junta para la cual fue convocada, y quienes además deberán dejar constancia de su participación como tales, al final de la elaboración del acta societaria, para dar fe de la celebración de la voluntad social. Lo mencionado tiene respaldo en el artículo 129 de la LGS, al señalar que salvo disposición diversa del estatuto, la junta general es presidida por el presidente del directorio. El gerente general de la sociedad actúa como secretario. En ausencia o impedimento de estos, desempeñan tales funciones aquellos de los concurrentes que la propia junta designe.
(8) Artículo del autor denominado“Las actas societarias: Una visión transversal de la normativa legal aplicable y sobre la necesidad de establecer mecanismos de protección y seguridad jurídica”. En: Actualidad Jurídica. Nº 254, Gaceta Jurídica, Lima, enero de 2015. (9) ELÍAS LAROZA, Enrique. Ob. cit., p. 364.
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INFORME ESPECIAL Sobre el particular Elías Laroza(10) sostiene que la ley no específica con detalle las funciones del presidente y del secretario. Es lo correcto, pues no todas las juntas tienen las mismas características, dimensiones o número de asistentes. En tal virtud, es en el estatuto de cada sociedad donde se pueden establecer reglas más precisas, en aquellas que lo necesiten. Precisión del resultado de la votación por accionistas con derecho a voto y la constancia de su aprobación aprobación: La forma y resultado de las votaciones y los acuerdos adoptados deben contemplarse en el acta societaria. Asimismo, cuando el acta es aprobada en la misma junta, ella debe contener constancia de dicha aprobación y ser firmada, cuando menos, por el presidente, el secretario y uno o varios accionistas que así lo deseen, considerando que cobra mayor importancia cuando se trata de accionistas que quieren dejar constancia del sentido de su voto. Sobre el resultado de las votaciones, mediante Resolución Nº 108-2000-ORLC/TR, 19/04/2000, el Tribunal Registral sostiene que se cumple con el requisito de dejar constancia del resultado de la votación establecido en el artículo 135 de la LGS, si en el acta se consigna que el acuerdo se adoptó por mayoría absoluta. En el mencionado artículo se señala que en el acta debe constar el resultado de las votaciones y los acuerdos adoptados, mas no exige que se consigne el número de acciones que votaron a favor o en contra de la propuesta, y puesto que en el presente caso se cumplió con consignar que el acuerdo se adoptó con mayoría absoluta, se cumplió con dejar constancia del resultado de la votación. Asimismo, sobre la adopción de acuerdos de la junta general, el artículo 127 de la LGS señala que los acuerdos se adoptan con el voto favorable de la mayoría absoluta de las acciones suscritas con derecho a voto representadas en la junta. Cuando se trata de los asuntos mencionados en el artículo 126 precedente, se requiere que el acuerdo se adopte por un número de acciones que represente, cuando menos, la mayoría absoluta de las acciones suscritas con derecho a voto. También consideramos pertinente citar la Resolución Nº 1429-2009-SUNARP-TR-L, del 18 de agosto de 2009, mediante la cual el Tribunal Registral se pronunció sobre la adopción de acuerdos y sostuvo que la junta general de accionistas es el órgano máximo deliberante de la sociedad anónima que conforma y expresa
la voluntad social sustentada en el principio mayoritario, es decir, los acuerdos válidamente adoptados por la mayoría obligan a todos los socios; siendo aquella
la materialización de la organización o colectividad, su voluntad se identifica con la propia persona jurídica como sujeto de derecho.
MODELO SUGERIDO DE ACTA SOCIETARIA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS DE XXXX S.A.
En la ciudad de Lima, a los 25 días del mes de agosto de 2016, siendo las 12 del mediodía, se reunieron en el local de la sociedad, sito en Av. La Molina N° 1589, distrito de Ate, los accionistas que representan el 100 % de las acciones suscritas y pagadas y con derecho a voto: -
Don AAAAAAAAAA, con DNI N° 10478943, con 2’185,326 acciones con un valor nominal de S/ 1,00 (un 00/100 sol) debidamente suscrito y pagado; y,
-
Don BBBBBBBBBBB, con DNI N° 78451223, con 22,074 acciones con un valor nominal de S/ 1,00 (un 00/100 sol) debidamente suscrito y pago.
Que, en total las acciones suscritas y pagadas suman 2´207,400 acciones con un valor de S/ 1,00 cada una, que representa un capital de S/ 2’207,400 (Dos millones doscientos siete mil cuatrocientos y 00/100 soles). I.
QUORUM Y APERTURA Los accionistas manifiestan en forma unánime su voluntad de constituirse en Junta General, por lo que al amparo de lo dispuesto por el artículo 120 de la Ley General de Sociedades no se hace necesaria la convocatoria previa, designándose como presidente a don AAAAAAAAA y como secretario a don BBBBBBBBBBB.
II.
AGENDA 1. Revocación de la persona designada como gerente general y nombramiento de un nuevo gerente general. 2. Revocación de la persona designada como subgerente y nombramiento de un nuevo subgerente.
III. DELIBERACIONES Respeto a los puntos de la agenda, el presidente de la Junta, don AAAAAAAAA, señala que por razones comerciales y administrativos, la sociedad requiere realizar una reorganización de las gerencias de la sociedad; en ese sentido, señala que se requiere revocar en el cargo a las personas designadas como gerente general y subgerente; de ese modo, recomienda designar en los citados cargos a CCCCCCCCCCCC y DDDDDDDDDDD, respetivamente. IV.
ACUERDOS Después de la exposición del presidente y una breve deliberación la Junta General de Accionistas, por unanimidad se acordó lo siguiente: Primero.- Revocar del cargo de gerente general a FFFFFFFFFFFFFFF y nombrar para el ejercicio de dicho cargo a don CCCCCCCCCCCCCC, identificado con DNI N° 07845543, quien ostentará las facultades establecidas para el cargo en los Estatutos de la Sociedad. Segundo.- Revocar del cargo de subgerente a doña GGGGGGGGG y nombrar en el citado cargo a DDDDDDDDDDDDD, identificado con DNI N° 45454781, para el ejercicio de dicho cargo, quien ostentará todas las facultades señaladas en los Estatutos para el cargo. Cuarto.- Facultar a don AAAAAAAAAAAAA a que realice todos los trámites necesarios para la inscripción de los presentes acuerdos en el Registro de Personas Jurídicas de Sunarp y que, asimismo, suscriba y presente todos los documentos requeridos para ello.
No habiendo otro asunto que tratar se dio por terminada la presente junta universal, siendo las 2 p.m., siendo redactada, leída y firmada la presente acta en señal de conformidad.
_____________________________ AAAAAAAAAAAAAAAAA
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_____________________________ BBBBBBBBBBBBBBBBBBBBB
(10) ELÍAS LAROZA, Enrique. Ob. cit., 494.
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