Libro de Capacitaci贸n
cap铆tulo 9 CONTROL DE CAJA
LIBRO DE CAPACITACIÓN Gerencia PyMEs Manual de Capacitación
Es una publicación de: Nueva Empresa PyMEs www.rednuevaempresa.com Mayo, 2011 La Paz | Bolivia Derechos Reservados
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capítulo 9 CONTROL DE CAJA
Introducción Subtítulo: 1. Importancia y definición del control de caja Subtítulo: 2. ¿Por qué es necesario tener un control de caja? Subtítulo 3. ¿Para qué sirve el control de caja? 3.1 Los peligros de no hacer un control de caja 3.2 Los períodos óptimos para realizar el control de caja 3.3 Ejemplo Subtítulo: 4. ¿Cómo se hace un control de caja? 4.1 La determinación del horizonte temporal y periodos de tiempo 4.2 El cálculo de ingresos y egresos 4.3 La asignación de valores 4.4Tabla de ejemplo 4.5 Ejercicio 1 4.6 ¿Cómo mejorar el control de caja? 4.7 Ejercicio 2 Subtítulo: 5. Otro ejemplo de control de caja 5.1 Ejercicio 3 Subtítulo: 6. Repasemos 6.1 Recuerda 6.2 Lo que debes seguir por la web Subtítulo: 7. Evaluación
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Introducción Por más pequeña que sea una empresa, necesita llevar registros sobre sus operaciones para garantizar el “orden en el manejo del dinero”. Esto es posible gracias al control de caja, también conocido como “flujo de caja”.
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1. Importancia y definición del control de caja Aún cuando un negocio sea rentable, puede tener problemas si no maneja su efectivo con el debido cuidado y controla sus ingresos, gastos y utilidades. Ocurre muchas veces que cuando parece que está entrando más dinero del que está saliendo, no se le da mucha importancia a la administración de la caja. Sin embargo, el control de la caja es muy importante para garantizar la solvencia, que es diferente a las utilidades. La solvencia permite el buen funcionamiento diario de la empresa. Existen negocios que fracasan más por falta de efectivo que por falta de utilidades.
“El control de caja es una bola de cristal para el empresario” Definición de control de caja: El control de caja es el registro que refleja las entradas y salidas de dinero actuales y proyectadas, producto del funcionamiento normal de un negocio.
Si quieres complementar los consejos que te ofrece este texto, consulta en la web www.rednuevaempresa.com. Accederás a varios vínculos que te permitirán hacer el seguimiento de cada uno de los capítulos y temas de este curso de capacitación no presencial. 155
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2. ¿Por qué es necesario tener un control de caja? Es necesario tener un control de caja porque: Te permite manejar óptimamente el dinero diario de tu negocio y hace posible que sepas si te faltará o te sobrará en determinados momentos. Si sabes que en un futuro te sobrará dinero, puedes pensar en reinvertirlo en el mismo negocio o utilizarlo en otra cosa; por el contrario, si sabes que te faltará, debes buscar oportunamente dónde conseguirlo (bancos, cooperativas de crédito, crédito de proveedores, préstamos de amigos o familiares, etc.). Te indica de dónde vendrán los ingresos de tu negocio y te permite planificar cómo los vas a usar en el futuro. Te muestra si tu negocio genera suficiente dinero como para cumplir con todas las obligaciones en efectivo. Como puedes ver, el control de caja es una herramienta muy importante y no se refiere sólo a controlar si te falta o no dinero en la caja.
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3. ¿Para qué sirve el control de caja?
“El control de caja es un indicador de la liquidez de un negocio”.
El control de caja sirve para: Poder pagar oportunamente a tus proveedores. Cumplir con los compromisos con las instituciones que te prestaron dinero (bancos, mutuales, fondos de inversión, etc.) . Hacer seguimiento al dinero que te deben tus clientes y al dinero que te han pagado. Saber en que momento necesitas sacar un crédito, subir tus ventas, bajar tus costos o pagar tus deudas. Saber en qué momento puedes hacer nuevas inversiones. 3.1 Los peligros de no hacer un control de caja Si no haces el control de caja de tu negocio, corres el riesgo permanente de que las obligaciones que tienes te sorprendan sin el suficiente dinero para poder cumplirlas. También puede ocurrir que tengas que prestarte dinero de prestamistas que se aprovechen de ti por tu apuro, cobrándote tasas de interés más altas que las del mercado. Por último, y lo más grave, la falta de un control de caja puede ocasionar la quiebra de tu negocio.
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3.2 Los períodos óptimos para realizar el control de caja No hay una regla fija ni única que establezca la periodicidad del control de caja. Dependiendo del tipo de negocio, se puede realizar de manera semanal, mensual, trimestral, semestral o anual. Eso depende de la necesidad de información y, sobre todo, de tu propia decisión. Ten en cuenta que mientras más corto es el período, más exacta será la información que obtengas. Por eso es importante definir, antes que nada, qué uso y utilidad le vas a dar a la información que vayas a obtener de tu control de caja. 3.3 Ejemplo El dueño de un negocio de pollos a la broaster seguramente querrá elegir un periodo más corto y proyectar las entradas y salidas de dinero esperadas semanal o quincenalmente. En cambio, el dueño de una tienda de artesanías para turistas preferirá proyectar sus cifras trimestral o semestralmente, considerando que su negocio está sujeto a las fluctuaciones consecuencia de las temporadas en que hay más o menos turismo.
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4. ¿Cómo se hace un control de caja? 4.2 El cálculo de ingresos y egresos
“Controlar el flujo del dinero en una empresa ayuda a mantener la salud de tu negocio”. 4.1 La determinación del horizonte temporal y períodos de tiempos Lo primero que debes hacer para realizar el control de caja, es definir el horizonte de tiempo para el cual lo elaborarás (trimestral, semestral, anual) y los periodos de tiempo de agrupamiento (diario, semanal, mensual). Por ejemplo, si eliges un horizonte de tiempo semestral, quiere decir que tendrás que proyectar la información para seis meses. En este caso, los periodos de tiempo en los que puedes agrupar la información pueden ser días, semanas o meses. Si, por ejemplo, decides agrupar la información por meses, significará que endrás que proyectar tus datos para cada mes.
Luego, tendrás que calcular todos los ingresos y egresos que esperas tener durante ese tiempo, es decir, durante los próximos 6 meses. En los ingresos tienes que incluir todas las transacciones que generen entradas de dinero. En los egresos debes incluir todas las transacciones que generen salidas de dinero. 4.3 La asignación de valores En un capítulo anterior has aprendido cómo hacer un presupuesto. De acuerdo con los datos del mismo, tú ya sabes qué cosas tienes que producir mes a mes y en que cantidades. Esto también te permite saber de antemano las cantidades de materiales que tienes que utilizar y su precio aproximado. Si tu presupuesto está bien elaborado también te indicará cuántos operarios necesitarás para producir, cuánto tendrás que pagar por concepto de sueldos y a cuánto ascenderán tus gastos de administración. Con toda esa información estás preparado para hacer un programa de egresos de dinero para un tiempo determinado. Tu mismo presupuesto te dará la información necesaria respecto a tus ventas esperadas y a tus ingresos proyectados. Haciendo esto, en realidad ya estás elaborando tu control de caja, que no es otra cosa que un programa de ingresos y egresos de dinero. 159
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4.4 Tabla de ejemplo Esta tabla puede modificarse de acuerdo a las necesidades particulares. Concepto INGRESOS Saldo inicial de caja Ventas Otros ingresos Todo otro tipo de ingreso que consideres necesario detallar. Total de ingresos EGRESOS Costos fijos Todo tipo de egreso que consideres necesario detallar. Costos variables Otros egresos que no estĂŠn incluidos en los costos fijos ni en los costos variables de la empresa. Total de egresos Flujo neto de efectivo (Total ingresos - total egresos)
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4.5 Ejercicio 1 Piensa y escribe. Siguiendo el formato del cuadro anterior elabora un cuadro de ingresos y egresos con la información de tu negocio, considerando un período de tres meses.
Si no recuerdas cómo calcular tus costos fijos y variables repasa el capítulo 4, donde vimos esos conceptos en detalle.
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4.6 ¿Cómo mejorar el control de caja? Cuando hablamos de mejorar el control de caja, a lo que nos referimos es a mejorar el resultado final de las operaciones de la empresa. Algunas de las formas de hacer esto pueden ser: Reducir los egresos, es decir, los costos y gastos. Si se tiene una deuda, Intentar reducirla o refinanciar el interés con el banco, tomando en cuenta las tasas de interés que cobran bancos de la competencia. Incrementar los ingresos, aumentando las ventas
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4.7 Ejercicio 2
Reflexiona y escribe qué costos fijos y variables podrías reducir en tu negocio, para lograr una mejora de tu control de caja.
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5. Otro ejemplo de control de caja Empresa: ABC Control de caja proyectado por quincenas Detalle Entradas de efectivo 1º
2º
Quincenas 3º 4º
5º
6º
Dinero líquido disponible al inicio de la quincena Valor de ventas al contado Desembolsos de préstamo bancario Subtotal de entradas de efectivo en la quincena Salidas de efectivo Pago sueldos Pago a proveedores Pago de servicios Pago de alquiler del local Pago de obligaciones financieras Pago de impuestos Subtotal de salidas de efectivo en la quincena Otros egresos Dinero líquido disponible al final de cada quincena
5.1 Ejercicio 2 Piensa y escribe. Siguiendo el formato anterior, elabora un cuadro con la información de tu negocio por quincenas.
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6. Repasemos 6.1 Recuerda Los dos objetivos principales del control de caja son: Mostrarte de dónde vendrán tus ingresos y cómo los vas a usar en el futuro. Indicarte si tu negocio genera suficiente dinero para hacer frente a todas las necesidades de efectivo que vas a tener en un determinado periodo. El control de caja te permite: Contar con una herramienta muy útil para tomar las mejores decisiones para tu negocio. Cumplir puntualmente con tus obligaciones y deudas. Reaccionar rápidamente cuando tienes problemas o las cosas no salen como las tenías previstas. 6.2 Lo que debes seguir por la WEB www.rednuevaempresa.com es la dirección de la plataforma de Nueva Empresa que está disponible para tí las 24 horas del día. Allí podrás: Hacer un seguimiento sistemático del curso descargando los capítulos del texto y las pruebas correspondientes a cada capítulo. 164
Acceder a los programas de televisión que no pudiste ver y que te permitirán encontrar historias de emprendimiento extraidas de la vida real. Y tambien encontrarás la mejor manera de: Promociónarte, llenando un formulario que te permite dar a conocer tu negocio y que es una vitrina comercial con la que podrás hacer más y mejores negocios. Contactarte con quienes estás buscando para hacer más y mejores negocios. Capacitarte en atención al cliente, finanzas y otros temas de tu interés. Asesorarte con las respuestas que de manera sencilla brindan los profesionales de Nueva Empresa a tus preguntas. Actualizarte con nuestra biblioteca y videoteca.
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con el control de caja tienes un mejor manejo de LAS entradas y salidas de TU dinero.
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Evaluación del Capítulo 9 CONTROL DE CAJA 1. ¿Por qué crees que es importante mantener un control de caja en tu negocio?
2. ¿Cada cuánto tiempo crees que es bueno realizar el control de caja y por qué?
3. ¿Cuáles son los principales problemas de no hacer un control de caja?
4. Por qué crees que aún teniendo ganancias, un negocio que no tiene suficiente efectivo para cubrir sus deudas y compromisos puede llegar a ser un mal negocio?
5. ¿Cuáles serían las acciones que tomarías para mejorar el control de caja de tu negocio?
Nueva Empresa te sugiere llenar tu evaluación en internet en la página www.rednuevaempresa.com/capitulo9
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