Capítulo 8. PRESUPUESTO by Nueva Empresa

Libro de Capacitaci贸n

cap铆tulo 8 PRESUPUESTO

LIBRO DE CAPACITACIÓN Gerencia PyMEs Manual de Capacitación

Investiga Investiga Escribe Escribe Observa Observa

Piensa Piensa Comunica Comunica

Lee Lee

capítulo 8 PRESUPUESTO

Introducción Subtítulo: 1. La importancia del presupuesto y su definición Subtítulo: 2. ¿Por qué y para qué hacer un presupuesto? 2.1 ¿Por qué hacer un presupuesto? 2.2 ¿Para qué hacer un presupuesto? Subtítulo: 3. ¿Cómo hacer un presupuesto? 3.1 Los pasos para hacer un presupuesto 3.2 Ejercicio 1 3.3 El presupuesto de ingresos 3.4 Ejercicio 2 3.5 El presupuesto de gastos 3.6 Ejercicio 3 3.7 Resumen de presupuesto de ingresos y gastos 3.8 Ejercicio 4 Subtítulo: 4. ¿Cómo utilizar un presupuesto? 4.1 El presupuesto como instrumento de trabajo Subtítulo: 5. Repasemos 5.1 Recuerda 5.2 Lo que debes seguir por la web Subtítulo: 6. Evaluación

Libro de Capacitación | Capítulo 8 | Presupuesto

Introducción Un presupuesto es un instrumento de trabajo y de toma de decisiones. Llevar un presupuesto no es difícil y te permitirá controlar tus gastos, tus ingresos y tus deudas.

138

Libro de Capacitación | Capítulo 8 | Presupuesto

1. Importancia y definición del presupuesto Como todas las empresas, la tuya también tiene recursos limitados. El presupuesto te ayudará a dirigir estos recursos hacia tus objetivos y metas. El presupuesto es un tipo de plan, pero expresado en dinero.

“Un presupuesto es el plan financiero preparado con anticipación para un determinado período de tiempo en el futuro.

Definición de presupuesto: El presupuesto es el cálculo anticipado de los ingresos y los gastos de cualquier tipo de actividad económica (personal, familiar, empresarial, de negocios o de oficina), por un periodo que puede ser mensual, trimestral, semestral o anual.

Si quieres complementar los consejos que te da este texto, consulta en la web www. rednuevaempresa.com. Accederás a varios vínculos que te permitirán hacer el seguimiento de cada uno de los capítulos y temas de este curso de capacitación no presencial.

139

Libro de Capacitación | Capítulo 8 | Presupuesto

2. ¿Por qué y para qué hacer un presupuesto? Muchos empresarios creen que porque su negocio es pequeño y porque lo conocen de memoria, no es necesario complicarse la vida haciendo presupuestos. Sin embargo, está demostrado que cualquier negocio, por muy chico que sea, requiere de planificación financiera para un buen funcionamiento. 2.1 ¿Por qué debes hacer un presupuesto? Porque es una buena manera de saber si estás cumpliendo con tus objetivos. Porque es un excelente instrumento de control financiero. Porque a través del control presupuestario, puedes corregir errores y tomar medidas preventivas que te salven de cometer nuevamente los mismos errores.

140

2.2 ¿Para qué hacer un presupuesto? Para bajar al mínimo el riesgo de que pierdas dinero en tu negocio. Para que puedas calcular y estimar de la mejor forma posible cuáles serán tus ingresos futuros. Para que también puedas calcular con exactitud los gastos que tendrás que hacer. Para cumplir con tus deudas de manera puntual, sin pasar malos ratos. Para valorar correctamente el trabajo que haces. Para no malgastar tus recursos, que siempre son escasos. Para saber si estas haciendo bien tu trabajo. Para informar y comunicar mejor a tus empleados tus ideas y tu visión del negocio.

Libro de Capacitación | Capítulo 8 | Presupuesto

3. ¿Cómo hacer un presupuesto? En principio, si no estás acostumbrado a trabajar con base en presupuestos, no vale la pena utilizar métodos complicados y difíciles de manejar. 3.1 Los pasos para hacer un presupuesto:

3.1 Ejercicio 1 Elabora el presupuesto para uno de tus productos. Fíjate en el ejemplo de la página siguiente.

Te recomendamos los siguientes pasos: Estima tus ventas para el periodo que vas a presupuestar. Esto te ayudará a saber cuánto producir o comprar, ya sea de mercadería o de materias primas e insumos. Multiplica lo que esperas vender por los precios y tendrás tus ingresos presupuestados. Si tu negocio fabrica productos, para elaborar tu presupuesto de gastos debes tomar en cuenta: • Mano de obra directa • Materiales directos • Costos indirectos • Otros Si tu negocio es de servicios, para elaborar tu presupuesto de gastos debes tomar en cuenta: • Sueldos y salarios • Transporte • Alquileres • Servicios (agua, luz, teléfono, internet, celular, etc.). • Otros Finalmente, compara tus ingresos esperados con tus gastos esperados. Si vas a gastar más de lo que esperas ganar, es momento de ponerse a pensar qué recortar o dónde economizar. Si por el contrario, tus ingresos superan tus gastos, puedes pensar en ampliar tu negocio o ahorrar.

Ejemplo: Don Lorenzo Pino, propietario de la carpintería “San Lorenzo”, tiene que hacer el presupuesto para un mueble que le tomará 1 mes de trabajo. Esto es lo que está considerando: Costo materia prima (madera). Costo materiales (clavos, barniz, cola,etc.). Costo depreciación maquinaria. Costo mano de obra (costo horas de cada operario). Salario para Don Lorenzo. Imprevistos. Impuestos.

141

Libro de Capacitación | Capítulo 8 | Presupuesto

3.3 El presupuesto de ingresos El presupuesto de ingresos incluye todos los ingresos que tienen origen en tu negocio, ya sea por ventas o por cualquier otro concepto, que esperas recibir en un periodo de tiempo determinado. Debes calcular, mes a mes, el número de unidades de producto que esperas vender y el precio que esperas cobrar por cada una de ellas. También debes anotar cualquier otro ingreso que esperas recibir, como por ejemplo un préstamo, aportes de capital de un socio o el cobro de una deuda pasada. Estos no son ingresos por ventas. Ejemplo: El taller de costura para damas “La aguja fina” se ha propuesto confeccionar un número mínimo de prendas por mes. Para ello utiliza los siguientes precios unitarios y construye la tabla de Presupuesto de Ingresos que aspira obtener en los 3 próximos meses. Tabla de precios unitarios

Artículo

142

Precio unitario (Bs.)

Pantalón

120

Falda

100

Blusa

Vestido

250

Vestido de novia

550

TABLA DE PRESUPUESTO DE INGRESOS ESTIMADOS ENERO-MARZO 2011 “La Aguja Fina”

ARTÍCULO

ENERO

FEBRERO

MARZO

(Bs.)

Total por prenda (3 meses) (Bs.)

Pantalones (5 und/mes)

600

1.800

Faldas (7 und/mes)

700

2.100

Blusas (7 und/mes)

630

1.890

Vestidos (4 und/mes)

1.000

3.000

Vestidos de novia (2 und/mes)

1.100

3.300

TOTAL

4.030

12.090

Libro de Capacitación | Capítulo 8 | Presupuesto

3.4 Ejercicio 2 Según el ejemplo de Presupuesto de Ingresos Estimados del taller “La Aguja Fina”, elabora tu propia tabla para los 3 próximos meses. Si quieres puedes variar las cifras de mes a mes.

Tabla de precios unitarios

Artículo

Precio unitario (Bs.)

TABLA DE PRESUPUESTO DE INGRESOS ESTIMADOS ENERO-MARZO 2011 “La Aguja Fina”

ARTÍCULO

ENERO

FEBRERO

MARZO

(Bs.)

Total por 3 meses (Bs.)

TOTAL

143

Libro de Capacitación | Capítulo 8 | Presupuesto

3.5 El presupuesto de egresos En el presupuesto de egresos debes calcular el total de egresos que tendrá tu negocio durante el mismo período que tomaste como referencia para elaborar tu presupuesto de ingresos.

También debes anotar cualquier otro egreso que esperas realizar, como por ejemplo el pago de capital de un préstamo, pago de dividendos a los socios, o pagos a proveedores que corresponden a gastos de periodos anteriores. Estos egresos no son gastos.

Para ello debes determinar:

Ejemplo

Tipos, cantidades y precios de los materiales a utilizar. Número de operarios y total de salarios y beneficios a pagar mes a mes. Servicios de terceros que vayas a contratar y la cantidad y el precio aproximado de los mismos. Los gastos de administración del negocio: sueldo del administrador, sueldos del personal de oficina, renta del local, consumo de energía, luz, agua, gastos de transporte, papelería, correo, teléfono, mantenimiento de instalaciones y máquinas. Los totales mensuales a cargar por concepto de depreciación (para calcular la depreciación se considera entre 5 a 10 años como la vida útil de máquinas, equpos y muebles, lo que quiere decir que cada año tienes que incluir la parte de la depreciación que corresponda en el costo total de la producción de ese año. Los montos totales de comisiones a pagar a vendedores o comisionistas. Los gastos promocionales tales como folletos, volantes, afiches y la publicidad, que puede realizarse a través de cuñas en radio, avisos en periódicos, etc. 144

TABLA DE PRESUPUESTO DE EGRESOS APROXIMADOS ENERO-MARZO 2011 Gastos

Enero (Bs.)

Febrero (Bs.)

Marzo (Bs.)

Total (Bs.)

(sueldo 1 operario, alquiler del local, electricidad, agua, teléfono, movilidad, mantenimiento, papelería).

1.500

4.500

Depreciación

100

300

Materiales

350

1.050

Mano de obra

550

B550

1.650

Egresos totales

2.500

7.500

Libro de Capacitación | Capítulo 8 | Presupuesto

3.6 Ejercicio 3 Según el ejemplo anterior, intenta hacer tu propia tabla de Presupuesto de Egresos Estimados para los 3 próximos meses. Si quieres puedes variar las cifras de mes a mes. Ejemplo

TABLA DE PRESUPUESTO DE EGRESOS APROXIMADOS ENERO-MARZO 2011 Gastos

Enero (Bs.)

Febrero (Bs.)

Marzo (Bs.)

Total (Bs.)

(sueldo 1 operario, alquiler del local, electricidad, agua, teléfono, movilidad, mantenimiento, papelería). Depreciación

Materiales Mano de obra

Egresos totales

145

Libro de Capacitación | Capítulo 8 | Presupuesto

3.7 El presupuesto de ingresos por ventas y gastos TABLA DE PRESUPUESTO DE INGRESOS POR VENTAS Y GASTOS DEL TALLER DE COSTURA “LA AGUJA FINA” Descripción

Enero (Bs.)

Febrero (Bs.)

Marzo (Bs.)

Total (Bs.)

Ingresos

4.030

12.090

Gastos

2.500

7.500

1.530

4.590

Lo que el taller “La aguja fina” debe tener como utilidad aproximada en cada uno de los 3 siguientes meses es Bs. 1.530 y luego de estos 3 meses, Bs. 4.590. 3.8 Ejercicio 4 Elabora tu propia tabla de de presupuesto de ingresos por ventas y gastos como en el ejemplo anterior. TABLA DE PRESUPUESTO DE INGRESOS POR VENTAS Y GASTOS Descripción

Ingresos Gastos

146

Enero (Bs.)

Febrero (Bs.)

Marzo (Bs.)

Total (Bs.)

Libro de Capacitación | Capítulo 8 | Presupuesto

4. ¿Cómo utilizar el presupuesto? Hacer tu presupuesto es sólo el primer paso, lo realmente útil viene después:

“Cuando se crea un presupuesto, se crea un plan para gastar y ahorrar dinero”.

4.1. El presupuesto como instrumento de trabajo Que no te ocurra lo que le pasa a muchos empresarios, que con frecuencia hacen todo el esfuerzo para elaborar su presupuesto y una vez que lo tienen, se olvidan de él. Sentirás la verdadera utilidad de un presupuesto, cuando comiences a comparar lo que has presupuestado con lo que te está pasando en la realidad. En ese momento el presupuesto se convertirá en tu brújula que te indicará el camino que debes seguir. Utiliza el presupuesto como un consejero permanente y gratuito en todas tus decisiones, como una guía a seguir para lograr tus objetivos.

147

Libro de Capacitación | Capítulo 8 | Presupuesto

5. Repasemos 5.1 Recuerda Hacer un presupuesto te permite: Manejar mejor tus gastos. Controlar tus deudas y pagarlas a tiempo. Saber si estás cumpliendo tus objetivos. Corregir tus errores. Reducir el riesgo de perder dinero. Saber si estás trabajando bien. Llevar tus cuentas de manera ordenada. Separar las cuentas de la casa y el negocio. 5.2 Lo que debes seguir por la WEB www.rednuevaempresa.com es la dirección de la plataforma de Nueva Empresa que está disponible para tí las 24 horas del día. Allí podrás: Hacer un seguimiento sistemático del curso descargando los capítulos del texto y las pruebas correspondientes a cada capítulo. Acceder a los programas de televisión que no pudiste ver y que te permitirán encontrar historias de emprendimiento extraidas de la vida real. Y tambien encontrarás la mejor manera de:

148

Promociónarte, llenando un formulario que te permite dar a conocer tu negocio y que es una vitrina comercial con la que podrás hacer más y mejores negocios. Contactarte con quienes estás buscando para hacer más y mejores negocios. Capacitarte en atención al cliente, finanzas y otros temas de tu interés. Asesorarte con las respuestas que de manera sencilla brindan los profesionales de Nueva Empresa a tus preguntas. Actualizarte con nuestra biblioteca y videoteca.

Libro de Capacitación | Capítulo 8 | Presupuesto

El presupuesto debe estar orientado a lograr los objetivos de la empresa.

El punto de partida para elaborar un presupuesto es fijar los objetivos y metas de la empresa. Estas metas provienen de la planificación. Es decir, se parte de decidir dónde te gustaría que tu empresa esté en el futuro.

149

Libro de Capacitación | Capítulo 8 | Presupuesto

Autoevaluación del Capítulo 8 PRESUPUESTO 1. ¿Cuáles son los objetivos y metas de tu negocio?

2. ¿Cada cuánto tiempo haces el presupuesto de tu negocio y por qué?

3. ¿En qué te ayuda hacer presupuestos y controlar si se aproxima a la realidad?

4. Entre tus presupuestos y la realidad, ¿dónde hay más diferencias y por qué?

5. Imagina y anota abajo qué pasos tendrías que seguir para hacer un presupuesto que permita lograr tus metas y objetivos.

Nueva Empresa te sugiere llenar tu evaluación en internet en la página www.rednuevaempresa.com/capitulo8

150