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NASUA iDM GESTOR DOCUMENTAL INTELIGENTE

¿Qué es un gestor documental? Es un programa creado para la gestión de grandes cantidades de documentos de todo tipo en una organización, estos pueden buscar, almacenar y compartir documentos electrónicos o imágenes.Permiten la sencilla recuperación de información desde ellos, automatiza la determinacióndel tiempo en que los documentos deben permanecer guardados, elimina lo que ya no sirve y almacena información indefinida de los documentos más valiosos.

¿Por quéNasua iDMes un gestor documental inteligente? Interpreta la información de los documentos. Encuentra documentos relacionados de forma automática. Ejecuta procesos de forma automática en base a la información de los documentos.

¿Qué es Nasua iDM? DevCore ha implementado un software de Gestión Documental “Nasua iDM” que se encarga de la gestión de contenidos empresariales, el más idóneo del mercado en términos de eficiencia, seguridad y movilidad. Nasua iDM ayuda a organizar y ahorrar tiempo procesosadministrativos documentales de una empresa.

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¿Qué hace Nasua iDM en detalle? Clasificación y Separación Automática. NASUA iDM tiene la habilidad de clasificar y ordenar documentos. Al subir una carpeta de documentos, separará el contenido en ficheros distintos y determinará las diferencias entre un tipo de documento y otro (por ejemplo, facturas vs contratos) de una manera más eficiente, permitiendo a los trabajadores centrarse sólo en las excepciones. Extracción de Datos Automático. Nasua iDM está diseñado para extraer palabras clave de los documentos en distintos formatos, para ayudar en la clasificación y para reducir tiempo en tareas como la extracción y entrada de datos a otros sistemas.

¿Está Nasua iDM diseñado para mí? Nasua iDM ha sido diseñado para empresas que quieran mejorar su gestión de documentos utilizando la tecnologías más avanzadas y mayor ahorro de tiempo. Nasua iDM logra resumir una gran cantidad de papeles que ocasionan más que un cúmulo innecesario, amenazas en pérdidas de información importante y por ende pérdidas económicas a gran escala. Nasua iDM tiene un retorno de inversión (ROI) muy rápido, muy superior a los gestores documentales clásicos, ya que es capaz de ahorrar costes de hasta el 90%.

¿Cuánto tiempo toma la implantación de la plataforma Nasua iDM? La implantación de la plataforma se gestiona siguiendo metodologías ágiles de desarrollo e implantación. Esto garantiza que en cortos periodos de tiempo (desde 4-6 semanas) se pueda tener en marcha funcionando y produciendo la aplicación de gestión documental. La metodología de trabajo de DevCore, basada en metodologías ágiles como SCRUM, permite ejecutar las adaptaciones al funcionamiento de la organización conforme ellas lo necesiten, y conforme se puedan ir ajustando al presupuesto en cada momento. Esto garantiza una perfecta comunión entre la organización y su gestor documental. DevCore proporciona además a su organización estrategias de medición y evaluación del estado actual de su sistema de gestión documental, de forma que se puedan realizar objetivas evaluaciones periódicas sobre la mejora que está obteniendo con respecto a anteriores mediciones, en aspectos tan críticos como la realización de un flujo de trabajo documental, la búsqueda de información interna o la firma electrónica de expedientes compuestos por documentos.

PROBLEMAS, NECESIDADES Y VALORES Actualmente existen en el mercado nuevas tecnologías cuyo objetivo principal es dar soluciones de gestión documental a precios asequibles como es el caso de Alfresco y Nuxeo. Pero estos gestores necesitan de la participación de personas con nociones de programación para actividades primarias como la clasificación o el inicio de procedimientos de tratamiento de la documentación, los cuales están automatizados con Nasua IDM. El 60% de las organizaciones que deciden implantar un sistema de gestión documental lohacen, principalmente, como solución al caos en la gestión de la información, muy porencima de otras razones de peso, como puede ser la reducción de costes. Esto es debido a que,hoy día, la sobrecarga informativa existente en las organizaciones es uno de los mayoresproblemas detectados en la sociedad de la información. El exceso de información entrante en una entidad, como consecuencia del incremento masivo defuentes, entre otros aspectos, hace que el crecimiento del volumen informativo esté muy porencima de la capacidad de desarrollo con la que suelen contar los recursos humanos de cualquierorganización. Aunque muchas organizaciones utilizan ya algún tipo de solución de gestión desde la que poder compartir y organizar la documentación, más de un 40% de ellas piensan que su información electrónica (excluyendo los e-mails) no es completamente accesible, correcta o confiable. Hasta tal punto esto es así, que el 60% de las organizaciones asegura que es más fácil localizar información útil en Internet que en sus propios sistemas. Nasua iDM es una solución de gestión documental que se construye a partir de la experienciade las soluciones de gestión clásicas, y que añade un factor de éxito fundamental: unsistema de gestión inteligente. Dicho sistema nos permite disponer de una clasificación ydistribución automática de la documentación. Y ¿qué significa esto? pues que tareas como elinicio de procedimientos o la clasificación de los mismos no necesitarían intervención humana.

Cuatro pasos para liberar a tu empresa del papel

1. COMPRENDE LOS VERDADEROS BENEFICIOS Y COMPÁRTELOS No se trata sólo de proteger el medio ambiente al minimizar el uso de papel. Difícilmente podrás vender esta idea a todo el equipo directivo de la empresa. Setrata de dinero y es necesario que el resto de los ejecutivos lo entiendan. Encontrar la justificación de un proyecto en el que habrá que invertir dinero, requiere demostrar que es una “inversión” no un “gasto” y para ello, hay que mirar hacia adentro. Convierte en cifras esa falta de eficiencia que puedes adivinar cuando ves a tus empleados perdidos entre montañas de papeles. Averigua cuánto le está costando a la empresa al año seguir trabajando con papel. No es complicado. De media, en las empresas que trabajan con documentos en papel, el 7,5% de los documentos se pierde y de los que no se pierden, un 3% son archivados de manera incorrecta (Inc. Magazine) y eso no es otra cosa que dinero tirado a la basura. En este proceso de hacer números descubrirás, gratamente, que tus intenciones de emprender este proyecto se han vuelto aún más firmes.

2. ELIMINA LOS MIEDOS Uno de los elementos claves a la hora de implantar un sistema de captura es conseguir que la organización en conjunto se implique en ello, empezando por la directiva. En el trayecto de convencer a quienes tienen el poder de decisión en la empresa sobre la necesidad de adoptar un nuevo sistema de digitalización te encontrarás con muchísimos peros; tendrás entonces que saber demostrar a los socios o equipo directivo que sus dudas son infundadas. ¿Qué tipo de peros me esperan? Sobre todo los de tipo “un documento digital no tiene la misma validez que uno en papel”, “aún si digitalizamos un documento no podremos destruir el original por un buen número de años”, etc.

Es necesario demostrar con la Ley en la mano que en tu país (como en la mayoría de países industrializados o incluso ya en economías en desarrollo) el documento digital no sólo tiene validez jurídica sino que además su uso está siendo impulsado por las Administraciones Públicas cada vez con más frecuencia. Por otro lado, las copias digitales de documentos suelen ser admitidas a juicio sin importar si el documento original existe o no. Prueba de todo esto es que en países como España proliferan empresas dedicadas a la destrucción certificada de documentación.

3. DEFINE REGLAS DE JUEGO CLARAS Es preciso que se defina primero una base de conocimiento o información sobre la cual el sistema trabajará. Se requiere pues que alguien se siente a pensar cosas como: volúmenes de documentación, velocidad a la que trabajará el sistema, dónde se van a guardar los documentos escaneados, etc. Una vez que estén claros los anteriores puntos, cada uno de los siguientes pasos será más sencillo de abordar y el proyecto será más consistente.

4. INTEGRA A TU PERSONAL EN EL PROCESO

Como dijimos en párrafos anteriores, es necesario que toda la organización se implique para alcanzar el éxito del proyecto de digitalización. Es preciso alcanzar la cooperación de todos en la empresa y el segundo grupo determinante, además de la dirección, serán aquellos encargados de trabajar con el nuevo sistema. Preocúpate de que comprendan cómo el nuevo sistema mejorará su trabajo. La cantidad de personas implicadas directamente dependerá de las reglas de juego que haya definido y también de la potencia del software de captura (a más potencia de la herramienta de captura menos trabajo humano requerido). Sea cual sea el número de personas implicadas, es importante que se preocupe por la facilidad de uso de todas las herramientas del sistema y por enseñarles cómo usarlas. Por otro lado, es preferible tener a varias personas que se ocupen de escanear y no sólo a una persona dedicada a esta labor tremendamente tediosa. Después de unos 500 documentos escaneados por la misma persona, el cansancio puede empezar a provocar errores de todo tipo

A continuación detallamos algunas especificaciones técnicas del sistema y según ello, manejamos dos propuestas económicas según las necesidades de cada Empresa.

COTIZACIÓN: Configuraciones

Standard

Profesional

Sistema de Gestión Documental Base

Nuxeo

Estadísticas basadas en datos de documentos

Sí

0-50

50-200

Soporte (Servicio profesional)

Sí

OCR (convertidor de imágenes a texto)

Sí

Repositorios Gestionados (carpetas matrices por empresa)

1-2

Herramientas de workflow (cada movimiento de sistema)

Básica

Firma Digital de Documentos

Sí

Administración de red (Panel de administración)

Sí

Windows – SQL Server Express

Ubuntu- PostgreSQL

Sí

Usuarios/Administradores

5.000,00 $

7.000,00 $

Rango de Usuarios Recomendados

Arquitectura Básica

Arquitectura Recomendada Configuraciones avanzadas en alta disponibilidad Formación*

PRECIO **

* El programa de formación para las versiones Standard y Professional es presencial, pero no se incluyen los costes de alojamiento y/o desplazamiento. No incluyen IGV.

Nasua de DevCore es Gestión Documental Inteligente DevCore es una empresa dedicada al desarrollo e implantación desoftware, marketing digital, gestión documental (Nasua iDM) y desarrollo web. Como consultora independiente, sigue creciendo desde sunacimiento, tanto en número de clientes como en facturación. Situada en Lima (Av. 2 de Octubre, Mz. D2 Lt. 22 – Urb. Santa Ana, Los Olivos). Hasta la fecha, los desarrolladores e ingenieros de DevCore han trabajadoconcienzudamente en la aportación de valor e innovación a las plataformas de gestión documentalcon las que ha trabajado desde 2011.

Esperamos haber sido de ayuda, pero recuerda que siempre puedes contactarnos en: consultas@devcore.com.pe