71_powerpoint by Carlos Silva

EDIÇÃO 71 | R$ 14,95

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Dê um show no

PowerPoint Capriche nas apresentações, ganhe tempo e mande seu recado para audiências cada vez maiores com a ajuda da internet

Vídeo

Browser

Serviços

Hardware

Do YouTube para o PowerPoint (e vice-versa)

Navegue na web sem sair da apresentação

Como exibir suas produções para o mundo todo

O notebook e o projetor vão com você

CONCORRENTES | GRÁFICOS | CONVERSORES capa_Dicas71.indd 3

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conteúdo

POWERPOINT TUTORIAIS

06 10 14 18 22 26 27 28 31 33 37 39 42 44

As tabelas são dinâmicas Expresso em gráficos Browser no PowerPoint Janela para navegação Sabe qual é a resposta? Apresentação vira screensaver De um trabalho, faça outros Com efeitos e transições Em ritmo multimídia Grave seu recado Show em dois monitores Navegue por hiperlinks Arquivo otimizado Mais rápido e produtivo

VÍDEO

49 51 52 54

Apresentações viram vídeo Plug-in cuida de tudo para você Direto do YouTube O Google Docs dá uma mão

Movie Maker em ação

INTERNET

67 ENTREGA

58 59 60 62 64

Salvo para a web Slides sem fronteiras Áudio e slides juntos Apresentação pelo CD Na tela da TV

Apresentações na era 2.0 Fuja da mesmice

AJUDA PROFISSIONAL

73 76

Trabalho de primeira Não erre na próxima

HARDWARE IMPRESSÃO

Antes de usar o atalho Ctrl + P

Projetores bons para viagem O notebook dá o show

D I C AS I NFO I

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recado da redação

DE FRENTE PARA O PÚBLICO Q

ual é o aplicativo mais popular do pacote Office? De longe, o Word é o mais usado pela abrangência. O Excel, por sua vez, é o mais respeitado pela profundidade e riqueza de recursos. E o PowerPoint? Sinônimo de apresentação, o gerador de slides não é presente no dia a dia de muita gente, mas nas empresas é a solução que todos procuram quando chega a hora de expor projetos, mostrar resultados, divulgar ideias e vender produtos e serviços. Qualquer pessoa que sentar diante do programa consegue produzir uma apresentação, mesmo que muito simples. Eficiência já é outra história. Nas páginas a seguir, você vai deparar com uma série de dicas, truques e tutoriais para usar e abusar de todos os recursos do PowerPoint 2007. Trazemos, por exemplo, instruções detalhadas sobre como mandar vídeos do YouTube para sua apresentação e vice-versa. Mostramos também que é possível aplicar testes em sua audiência e navegar por páginas web sem sair dos limites do slide. Como a elaboração de apresentações exige planejamento, organização de ideias e recursos audiovisuais, nem sempre o resultado é mesmo o melhor possível. Por isso, conversamos com empresas especializadas e preparamos um roteiro do que é preciso levar em conta antes e depois de abrir o programa da Microsoft. Esperamos que, depois de ler tudo isso, suas apresentações ganhem um upgrade e tanto.

MARIA ISABEL MOREIRA EDITORA DA DICAS INFO

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DICAS INFO Uma publicação mensal da Editora Abril Para contatar a redação: contateinfo@abril.com.br Para assinar a Dicas INFO: (11) 3347-2121 — Grande São Paulo 0800-701-2828 — Demais localidades abril.assinaturas@abril.com.br

NOTAS 10,0

IMPECÁVEL

9,0 a 9,9

ÓTIMO

8,0 a 8,9

MUITO BOM

7,0 a 7,9

BOM

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MÉDIO

5,0 a 5,9

REGULAR

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FRACO

3,0 a 3,9

MUITO FRACO

2,0 a 2,9

RUIM

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BOMBA

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LIXO

Veja os critérios de avaliação da INFO em detalhes na web em www.info.abril.com.br/ sobre/infolab.shl. A lista das lojas onde os produtos testados podem ser encontrados está em www.info.abril.com.br/ arquivo/onde.shl.

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VICTOR CIVITA (1907-1990) Editor: Roberto Civita Presidente Executivo: Jairo Mendes Leal Conselho Editorial: Roberto Civita (Presidente), Thomaz Souto Corrêa (Vice-Presidente), Giancarlo Civita, Jairo Mendes Leal e José Roberto Guzzo Diretor de Assinaturas: Fernando Costa Diretora de Mídia Digital: Fabiana Zanni Diretor de Planejamento e Controle: Auro Luís de Iasi Diretora-Geral de Publicidade: Thais Chede Soares Diretor-Geral de Publicidade Adjunto: Rogerio Gabriel Comprido Diretor de RH e Administração: Dimas Mietto Diretor de Serviços Editoriais: Alfredo Ogawa Fundador:

Diretor Superintendente: Alexandre Caldini Diretora de Núcleo: Sandra Carvalho

Diretora de Redação: Débora Fortes Redator-chefe: Maurício Grego Editor Sênior: Carlos Machado Editores: Airton Lopes, Juliano Barreto, Kátia Arima, Maria Isabel Moreira, Maurício Moraes e Renata Leal Estagiários: Leonardo Martins e Talita Abrantes Editor de Arte: Jefferson Barbato Designers: Catia Herreiro, Maurício Medeiros e Wagner Rodrigues Colaboradores da edição: Vinicius Ferreira (editor de arte), Sérgio Vinícius (texto) e Ulysses Borges de Lima (revisão) Infolab: Luiz Cruz (consultor de sistemas), Alberto Pereira, Guilherme Bragatte

e Willian da Silva (estagiários) Gestor de Comunidades: Virgilio Sousa Info Online Editores-assistentes: Fabiano Candido e Felipe Zmoginski Repórteres: James Della Valle, Guilherme Pavarin, Marco Aurélio Zanni e Paula Rotman Webmaster: Renata Verdasca Desenvolvedor Web: Silvio Donegá Webdesigner: Renato Del Rio Produtor Multimidia: Márcio Alexandre Estagiário: Caio Melzer de Oliveira www.info.abril.com.br

SERVIÇOS EDITORIAIS Apoio Editorial: Carlos Grassetti (Arte), Luiz Iria (Infografia) Apoio Técnico e Difusão: Bia Mendes Dedoc e Abril Press: Grace de Souza Treinamento Editorial: Edward Pimenta PUBLICIDADE CENTRALIZADA Diretores: Marcos Peregrina Gomez, Mariane Ortiz, Robson Monte, Sandra Sampaio Executivos de Negócio: Ana Paula Teixeira, Daniela Serafim, Eliane Pinho, Emiliano Hansenn, Karine Thomaz, Luciano Almeida, Marcelo Cavalheiro,

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Distribuidora Nacional de Publicações, São Paulo IMPRESSA NA DIVISÃO GRÁFICA DA EDITORA ABRIL S.A.

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Roberto Civita Giancarlo Civita Vice-Presidentes: Arnaldo Tibyriçá, Douglas Duran, Marcio Ogliara e Sidnei Basile Presidente do Conselho de Administração: Presidente Executivo:

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tutoriais I tabelas dinâmicas

AS TABELAS ESTÃO VIVAS Como usar informações que são atualizadas automaticamente nas apresentações POR CARLOS MACHADO E MARIA ISABEL MOREIRA

ão é necessário abrir o arquivo de apresentação, percorrer os slides e atualizar os dados. Dependendo do tipo de informação, fica mais fácil usar o recurso de tabelas dinâmicas — ou seja, tabelas que incluem dados localizados em outro arquivo e atualizáveis conforme mudanças no original. Com o recurso de

tabelas dinâmicas é possível, por exemplo, incluir na apresentação um número existente numa planilha do Excel. Se o número mudar na planilha, mudará também no arquivo do PowerPoint. Mais interessante ainda: esse número pode estar num site da web e ser alterado automaticamente tanto no Excel quanto no PowerPoint.

Salve sempre antes

DADOS DA FONTE Digamos que você precise incluir numa apresentação um trecho de uma planilha do Excel. Abra a planilha, selecione o trecho e copie-o. No PowerPoint, acione Início > Colar > Colar Especial. Na tela Colar Especial, escolha Colar Vínculo e dê OK. O pedaço da planilha aparece em seu PowerPoint. Por que escolhemos Colar Especial e não simplesmente Colar? Porque dessa maneira o trecho inserido no slide mantém um vínculo com a planilha original. Se esta for alterada, a apresentação será atualizada automaticamente. Salve os dois arquivos e feche a apresentação.

TESTE O VÍNCULO Para ver se o procedimento funcionou, faça um teste. Modifique um número na planilha. Salve e feche o arquivo. Em seguida, reabra a apresentação. Você verá que, durante a abertura, o PowerPoint dá um aviso. Clique em Atualizar Vínculos. Dessa forma, o PowerPoint lê os dados na planilha. Você observará então que também no slide o número foi alterado.

Ao criar um vínculo numa apresentação para uma planilha, tenha o cuidado de salvar o trabalho no Excel antes. O vínculo pode não funcionar corretamente se esse procedimento não for observado.

ATUALIZAÇÃO MANUAL Se você optar por não atualizar os vínculos automaticamente poderá fazer de outra forma. Acione o Botão Office e selecione Preparar > Editar Links Para Arquivos. Escolha o link desejado na lista e clique em Atualizar Agora e em Fechar.

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tutoriais I tabelas dinâmicas

AS TABELAS ESTÃO VIVAS Como usar informações que são atualizadas automaticamente nas apresentações POR CARLOS MACHADO E MARIA ISABEL MOREIRA

Salve sempre antes

Ao criar um vínculo numa apresentação para uma planilha, tenha o cuidado de salvar o trabalho no Excel antes. O vínculo pode não funcionar corretamente se esse procedimento não for observado.

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NOVO LOCAL Para melhor funcionamento da vinculação entre os dois arquivos, é aconselhável que eles estejam na mesma pasta. Mas se você precisar deslocar um dos arquivos, ou os dois, faça o seguinte. Abra o PowerPoint e acione novamente Botão Office > Preparar > Editar Links Para Arquivos. Então, escolha o vínculo e clique em Alterar Origem. Indique a nova localização do arquivo. Antes de fechar a tela, observe um detalhe. Quando o vínculo está selecionado, no rodapé da tela você pode definir se a atualização dos dados ocorre de forma automática ou manual. Clique em Fechar.

DADOS NA WEB Veja agora outro exemplo no qual a informação que atualiza a apresentação se encontra na internet. Vamos usar, mais uma vez, uma planilha do Excel. Abra o programa. Numa planilha em branco, vamos incluir dados de uma fonte localizada na web. Acione a guia Dados e clique na opção Da Web no grupo Obter Dados Externos. O Excel abre um browser interno. Na caixa de endereço, digite a URL do site desejado. Neste exemplo, usamos o site do Banco Central e a tabela com câmbio.

TABELA NO POWERPOINT Agora, você pode copiar esta tabela de preços e inseri-la, com Colar Especial, num slide do PowerPoint. Quando o valor do dólar se alterar no site do Banco Central, a planilha será atualizada e, com ela, a apresentação. Também neste caso, a solução só funciona se a máquina estiver conectada à internet.

NÃO APAGUE NUNCA Para que os vínculos não se percam, você não pode renomear os arquivos de origem e/ou destino nem apagá-los. Se for necessário alterar seus nomes ou movê-los para outra pasta do disco, siga as instruções do passo Novo Local para alterar o endereço da origem no arquivo do PowerPoint. O restabelecimento do vínculo também deve ser feito se a apresentação e o arquivo relacionado forem movidos para outro computador.

LISTA DE PREÇOS Em outra planilha, vamos construir nova tabela. No nosso exemplo, criaremos uma lista de preços de produtos importados, cotados em dólar e em real. A fórmula para o valor em real será o produto do preço em dólar pela taxa de câmbio dólar/real. Como o valor básico escolhido é o dólar flutuante ao longo do dia, essa lista hipotética terá várias posições diferentes no horário comercial, estabilizando-se à noite e nos fins de semana.

IMPORTAÇÃO DA TABELA Vamos pegar a tabela Câmbio — Dólar. Clique na seta para selecionar essa tabela. Em seguida, clique no botão Importar. Dê OK na janela Importar Dados. A tabela que será exibida em seguida no Excel está vinculada àquela localizada no site do Banco Central. Digamos que você queira trabalhar com o valor do dólar para venda conforme as flutuações do dia. Esse valor está na célula C5 da planilha Plan1 no exemplo.

LIMPAR LINK Sempre que arquivos que contêm objetos vinculados a outros são movidos ou renomeados o vínculo se quebra. Mas isso não é suﬁciente para sua remoção. No arquivo de destino permanecerá o link quebrado para o objeto no arquivo de origem. Para fazer uma limpeza total, no arquivo que abriga o objeto disponível no arquivo original, clique no Botão Ofﬁce e selecione Preparar > Editar Links Para Arquivos. Escolha o vínculo e clique em Quebrar Vínculo.

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O formato também muda Nunca se esqueça de que não são somente os dados que são atualizados na apresentação. Mudanças na formatação original, como fonte, cor e tamanho de fonte, cor de preenchimento, linhas de grade etc., também são refletidas no trabalho no PowerPoint e podem entrar em conflito com o layout da apresentação. Portanto, antes de fazer qualquer mudança drástica, é melhor considerar se não é o caso de desfazer o vínculo.

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tutoriais I gráficos

EXPRESSO EM GRÁFICOS Como explorar os recursos gráficos para exibir melhor séries de dados POR CARLOS MACHADO E MARIA ISABEL MOREIRA

o Office 2007, o Excel se tornou a central de gráficos. É com ele que o PowerPoint e o Word trabalham para fazer seus gráficos. Se o Excel não está instalado, funciona o Microsoft Graph, o motor de gráficos das versões anteriores do

Office. A versão mais recente da planilha inclui opções de design, layout e formatação que tornam os gráficos muito mais profissionais e atraentes. Neste tutorial, mostramos como usar o recurso quando o Excel 2007 também está presente no computador.

ESCOLHA DO TIPO O primeiro passo para produzir um gráfico no PowerPoint é escolher um tipo. Na guia Inserir, clique em Gráfico (ou clique no ícone do gráfico no Espaço Reservado). Surge nova tela. Selecione um tipo à esquerda e, depois, uma das opções à direita. Dê OK. Entra em cena uma tela do Excel. Nela, você deve digitar as legendas e os valores do gráfico desejado, substituindo os dados de exemplo. Se precisar aumentar ou reduzir o intervalo de dados no Excel, arraste o ícone situado no canto inferior direito desse intervalo.

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NOVOS TIPOS E NOVOS DADOS Mas você ainda pode melhorar o trabalho. Clique no gráfico para fazer aparecer a guia contextual Design > Ferramentas de Gráfico. No grupo Tipo, clique em Alterar Tipo de Gráfico e faça nova escolha. Se for preciso alterar a planilha de dados, clique em Editar Dados para abrir novamente o Excel e fazer as mudanças.

DE LINHA PARA COLUNA Quer transformar as linhas em colunas, e vice-versa? Clique no botão Selecionar Dados da guia Design e, depois, já no Excel, em Alternar Entre Linha/Coluna e dê OK. Essa opção permite alterações mais precisas na fonte de dados. Outra opção mais rápida é clicar no botão Alternar Linha/Coluna no próprio PowerPoint. Esse botão fica ao lado da opção Selecionar Dados.

GRÁFICO E TABELA PRONTOS Se os dados que você vai usar já estiverem numa planilha do Excel, copie-os e cole-os na área correta. Quando terminar, feche o Excel. Se o gráfico já estiver traçado no Excel, não refaça o trabalho. Simplesmente abra a planilha, copie o gráfico e cole-o no slide. Em linhas gerais, isso é tudo que é preciso para incluir um gráfico no PowerPoint. Detalhe: quando você cola um gráfico do Excel, como padrão ele está vinculado ao gráfico original. Portanto, é um gráfico dinâmico. Se você alterar os dados na planilha-base, o gráfico no Excel se modificará e o do PowerPoint também. Para isso, basta abrir a apresentação, selecionar o gráfico e clicar na opção Atualizar Dados da guia Design. Se você não quiser colar o objeto como um vínculo, logo depois de inseri-lo no slide clique no ícone Opções de Colagem. Entre as opções do menu que surgirá está Colar Como Imagem. Nesse mesmo menu, você poderá definir se quer manter o padrão do gráfico estabelecido anteriormente (Manter Formatação Original) ou adaptar o elemento ao layout do design (Usar Tema de Destino). Por padrão, o PowerPoint escolhe a opção de adaptação.

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DIRETO NO ELEMENTO LAYOUT DO GRÁFICO Para inserir os títulos dos gráficos e dos eixos, é preciso escolher uma estrutura na galeria Layout de Gráfico da guia Design que pressuponha esses itens, como o Layout 8. Digite as informações nos espaços fornecidos pela reestruturação do gráfico. A dica é experimentar várias opções de layout até encontrar aquela que inclui as informações que você deseja mostrar nas posições que julgar mais convenientes.

Há ainda outra maneira de formatar cada componente do gráfico. Tanto na guia Layout quanto na guia Formatar, abra a caixa Elementos do Gráfico e escolha uma opção — digamos, Parede Lateral. Essa caixa é a primeira, à esquerda, das guias mencionadas. O item correspondente é selecionado no gráfico. Clique, então, no botão Formatar Seleção para abrir a caixa de edição. Você também pode selecionar o item com o mouse no próprio gráfico e depois clicar em Formatar Seleção. Com isso, você abre as mesmas caixas de diálogo acionadas pelo item Mais Opções.

LAYOUT EM DETALHES Quaisquer outras alterações nos títulos, legendas, rótulos e tabela de dados podem ser feitas com as ferramentas da guia Layout. Os grupos de ferramentas Eixos e Planos de Fundo têm funções semelhantes às do grupo Rótulo. No primeiro, estão as ferramentas para a edição dos eixos e das linhas de grade horizontais e verticais do gráfico. No caso dos eixos, por exemplo, você pode definir se os valores serão em milhares, milhões, bilhões, escala logarítmica ou padrão. Em Planos de Fundo, ficam os botões Área de Plotagem, Parede do Gráfico e Base do Gráfico. Em Rótulos permite definir em detalhes os títulos, legendas, rótulos e tabelas de dados. Todos abrem um menu para que você faça a escolha. Para cada opção há um texto explicativo.

DE OLHO NA TENDÊNCIA Dependendo do tipo de gráfico escolhido, um elemento a mais pode ser acrescentado para contribuir na análise dos números. Gráficos de área, dispersão e linha, por exemplo, podem ganhar uma linha de tendência. Ou seja, com base nos números anteriores, essa linha permite estimar um resultado futuro. Para acrescentar esse elemento, clique no gráfico, abra a guia Layout e clique em Linha de Tendência no grupo Análise e selecione um dos tipos.

MAIS OPÇÕES O último item do menu das diversas ferramentas dos grupos Rótulos, Eixos e Plano de Fundo da guia Layout é Mais Opções, que abre uma caixa de diálogo onde se pode alterar outros parâmetros de formatação. No caso da parede do gráfico, por exemplo, formata-se o preenchimento, a cor e o estilo da borda, a sombra, o formato 3D e a rotação.

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CORES E FORMAS Quando se trabalha com gráfico e o elemento está selecionado aparece uma guia adicional, chamada Formatar. Nessa guia estão os recursos para que você possa mudar a cor que representa uma série de dados (o preenchimento, o contorno e o efeito da forma), e dar um efeito mais atraente aos títulos. Ou seja, se você quiser descer aos mínimos detalhes, pode passar horas fazendo ajustes em cada elemento do gráfico.

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tutoriais I navegador

BROWSER NO POWERPOINT É possível inserir janelas de navegação em slides para visitar páginas da web sem abandonar a apresentação POR CARLOS MACHADO

possível incluir páginas da web, vivas e ativas, em um ou mais slides do PowerPoint. Em outras palavras, você vai ter um browser dentro de sua apresentação, com condições quase plenas de navegar na web. O que garante essa façanha — um browser embutido no slide — é um objeto chamado Web Browser. Trata-se de um controle ActiveX que contém os princípios ativos do Internet Explorer. Vamos ver como isso funciona.

A JANELA 2 TRACE Use o cursor para traçar a janela do browser no slide. Com isso, surge o controle ActiveX. Inicialmente, tudo que você terá no slide é um retângulo escuro com a janela do Windows. Em seguida, acione Alt + F11 para abrir a janela do Visual Basic. Dê o comando Inserir > Módulo para que surja uma nova janela em branco.

HABILITE A NOVA GUIA A guia Desenvolvedor não vem habilitada por padrão nos aplicativos do Office 2007. Se ela não estiver aparente em seu PowerPoint, habilite-a clicando no Botão Office > Opções do PowerPoint > Mais Usados e marque a opção Mostrar Guia Desenvolvedor na Faixa de Opções.

O COMANDO 3 ESCREVA Nessa janela, escreva o seguinte, substituindo evidentemente as informações por aquelas do seu projeto:

Sub IrParaURL () Slide3.WebBrowser1.Navigate “http://info.abril.com.br” End Sub Esse pequeno trecho de código — uma macro — diz ao browser embutido no slide3 para navegar até a URL indicada.

ATIVE OS CONTROLES 1

Um dos caminhos para embutir uma janela do browser num slide é manual e exige que se dê uma passadinha de leve no mundo da programação. Na guia Desenvolvedor, clique no botão Mais Controles — aquele que tem o desenho de duas ferramentas. Surge a caixa Mais Controles. Selecione a opção Microsoft Web Browser e dê OK.

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O CÓDIGO 4 SALVE Salve o código. O PowerPoint 2007 avisará que uma apresentação que contém macros não pode ser salva como arquivo .pptx. Ela tem de ser salva com a extensão .pptm — o M final indica macro. Portanto, salve o arquivo como Apresentação Habilitada para Macro do PowerPoint, (.pptm). Feche a janela do Visual Basic.

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tutoriais I navegador

BROWSER NO POWERPOINT É possível inserir janelas de navegação em slides para visitar páginas da web sem abandonar a apresentação POR CARLOS MACHADO

O COMANDO 3 ESCREVA Nessa janela, escreva o seguinte, substituindo evidentemente as informações por aquelas do seu projeto:

ATIVE OS CONTROLES 1

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O GATILHO 5 DEFINA Volte para o slide. É o momento de indicar um gatilho para disparar a macro. Desenhe uma caixa de texto e escreva nela algo como um título. Selecione esse título e clique em Ação. Na janela Configurar Ação, clique no botão Executar Macro e, na caixa logo abaixo, escolha o nome da macro já criada. Dê OK.

A JANELA 6 TESTE Esses procedimentos bastam. Para testá-lo, acione F5 para iniciar a apresentação. Clique no link definido pelo título para exibir a página web indicada na macro. Mas lembre-se de que, para que a página seja exibida, o computador precisa estar conectado à web. Na janela do navegador inserida no slide do PowerPoint não existe o campo de endereço para a digitação de novas URLs, mas é possível navegar no site clicando nos links.

JANELAS 7 DUAS Se quiser, você pode exibir duas páginas web no mesmo slide. Basta indicar dois objetos WebBrowser e duas URLs no código da macro. Terminado o trabalho com o browser embutido, clique numa área livre do slide, a fim de continuar a apresentação.

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tutoriais I navegador por plug-in

JANELA PARA NAVEGAÇÃO Veja como inserir uma janela de browser numa apresentação com a ajuda do plug-in LiveWeb POR CARLOS MACHADO

inclusão de objeto WebBrowser com o uso de código Visual Basic, como mostrado em Browser no PowerPoint, não é a única opção para quem quer navegar na web de dentro dos slides do PowerPoint. No tutorial

a seguir, vamos ver uma forma automática de inserir o objeto WebBrowser em apresentações com o plug-in LiveWeb for PowerPoint 2007, que você pode baixar em www.info.abril.com.br/downloads/ liveweb-for-powerpoint-2007.

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O PLUG-IN 1 OINSTALE plug-in LiveWeb vem num pacote .zip. Descompacte o arquivo numa pasta. Abra o PowerPoint e acione Botão Office > Opções do PowerPoint > Suplementos. Na caixa Gerenciar, escolha Suplementos do PowerPoint e clique no botão Ir. Surge nova tela. Clique no botão Adicionar Novo e, na tela de arquivos, navegue até a pasta onde você descompactou o LiveWeb. Clique no arquivo LiveWeb.ppam (o suplemento) e dê OK. Eventualmente, você pode receber o aviso de que o arquivo contém macros que podem ter vírus. Habilite as macros. Pronto. O plug-in está instalado. Na tela Suplementos, o item LiveWeb aparece marcado. Feche a janela. Com o plug-in instalado, você notará que a guia Inserir ganha uma nova divisão, LiveWeb. Surge também uma nova guia, denominada Suplementos.

RÁPIDO E SEM CÓDIGOS A vantagem do suplemento LiveWeb sobre a criação de macro é óbvia: você não precisa escrever nenhuma linha de programação e, além disso, pode criar várias janelas de browser de uma só vez. Além disso, a página é exibida automaticamente, sem a necessidade de um clique como gatilho. A única desvantagem sobre o outro método é que não é possível visualizar duas páginas simultaneamente no mesmo slide.

URLs 2 INSIRA Para usar o LiveWeb para incluir páginas web na apresentação, vá ao slide imediatamente anterior ao que receberá a página web. Na guia Inserir, clique em Web Page. Surge o assistente do LiveWeb. Digite uma URL (atenção: não se esqueça de digitar http://) e clique no botão Add. O endereço passa para a caixa de lista logo abaixo. Se quiser, adicione outras URLs. Se você desistir de um endereço já incluído, selecione-o e clique em Remove. Concluída a digitação de URLs, clique em Next.

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ORDEM CERTA 3 NA Durante a inserção dos endereços, convém ficar atento a um detalhe: o LiveWeb introduz as páginas na ordem inversa à de sua inclusão. Portanto, para forçar uma sequência, insira os endereços na ordem contrária no assistente do plugin — ou seja, o site que tem de aparecer primeiro deve ser o último a ser incluído.

VERSÕES ANTIGAS O LiveWeb usado no tutorial é a versão para PowerPoint 2007. Quem usa uma versão antiga pode visitar a página do fabricante pelo link www. info.abril.com.br/downloads/ liveweb-for-powerpoint-2007 e fazer o download da versão dedicada ao PowerPoint 97-2003. Baixe e instale o plug-in e abra o menu Inserir > Web Page para abrir o assistente.

E POSIÇÃO 4 TAMANHO Na tela #2, você terá de decidir sobre a atualização do site. Por padrão, o assistente já deixa marcada a opção de atualização automática da página toda vez que o slide que contém a janela web é visitado. Aceite essa sugestão e marque também a outra, que elimina um efeito que pode aparecer até que a página seja atualizada. Clique em Next. Na tela seguinte, mantenha a dimensão proposta na primeira caixa: a página web vai cobrir 90% do slide ou digite outra porcentagem que preferir. É bom que sobre espaço no slide. Se for o caso, é nesse espaço que você vai clicar para passar à página seguinte. Logo abaixo, defina a posição da página web no slide. O padrão é o centro, mas há outras opções, como centralizado na parte de baixo, na parte de baixo à direita ou à esquerda, no meio à esquerda etc. Avance e, em seguida, finalize.

OS OBJETOS 5 CONFIRA Como esperado, o LiveWeb insere na apresentação tantos slides com objetos WebBrowser quantas URLs foram adicionadas no assistente. Para ter certeza de qual slide corresponde a qual URL, selecione o objeto WebBrowser no slide e clique em Edit Page Property, no grupo LiveWeb do menu Inserir. Assim, você identifica a página web e também pode alterar propriedades do objeto definidas anteriormente durante sua criação.

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tutorial I questionário

SABE QUAL É A RESPOSTA ? Elabore um teste para saber se as pessoas entenderam o conteúdo da sua apresentação POR MARIA ISABEL MOREIRA

em toda apresentação precisa de um mecanismo de interação com a audiência. Mas se você é um professor ou um instrutor que decidiu entregar conteúdo na forma de uma apresentação pode ser interessante criar um questionário para que seus alunos testem o conhecimento do assunto abordado. Para cada pergunta, você proporá várias

ESCREVA AS LETRAS DAS RESPOSTAS 2 Clique nela com o botão direito do mouse e selecione Editar Texto para escrever a letra ou o número, se preferir. Clique com o botão direito do mouse, ou selecione o texto e use as ferramentas da minibarra de tarefas para formatar a fonte, mudar cor etc. Para facilitar o trabalho, copie e cole a forma quantas vezes for o número de possíveis respostas que incluirá para a questão.

respostas, e os alunos só poderão avançar para a seguinte se derem a resposta correta. Caso contrário, são incentivados a tentar novamente. Para desenvolver um questionário no PowerPoint é necessário fazer um pouco de programação em Visual Basic. Mas isso não é nenhum grande complicador. Neste tutorial, vamos ver como executar esse trabalho.

AS RESPOSTAS 3 FORNEÇA Em seguida, usando a ferramenta de texto (Inserir > Caixa de Texto) trace os espaços para as respostas e inclua os respectivos textos. Com o primeiro slide pronto, ganhe tempo, duplicando-o várias vezes (clique em sua miniatura no painel esquerdo e selecione Duplicar Slide). Nos slides seguintes, sobrescreva as outras questões e suas respostas.

INCLUA OS BOTÕES DE AÇÃO 1 Para começar, selecione um slide que contenha apenas título — se escolher outro, terá de eliminar os espaços reservados. No campo de título, escreva a primeira pergunta. Depois, é hora de dar as opções de resposta. Clique na guia Inserir e selecione Formas. Na galeria que surgirá, selecione a última opção do conjunto Botões de Ação. É a opção Personalizar. Trace a forma no slide. No nosso exemplo, traçamos um pequeno quadrado que vai conter a letra de cada opção.

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ERRADA 4 RESPOSTA É hora da programação. Clique Alt + F11 para abrir o Editor do Visual Basic. No menu Inserir, selecione a opção Módulo. Na janela em branco, escreva o seguinte texto:

Sub Errado() MsgBox ("Esta não é a resposta certa. Tente novamente") End Sub

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SABE QUAL É A RESPOSTA ? Elabore um teste para saber se as pessoas entenderam o conteúdo da sua apresentação POR MARIA ISABEL MOREIRA

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ERRADA 4 RESPOSTA É hora da programação. Clique Alt + F11 para abrir o Editor do Visual Basic. No menu Inserir, selecione a opção Módulo. Na janela em branco, escreva o seguinte texto:

Sub Errado() MsgBox ("Esta não é a resposta certa. Tente novamente") End Sub

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CERTA 5 RESPOSTA Para incluir a mensagem para a resposta correta, posicione o cursor depois de End Sub e pressione Enter. Em seguida, escreva:

Sub Certo() MsgBox ("Parábens! Você acertou") SlideShowWindows(1).View.Next End Sub A segunda parte do código, que o torna diferente do anterior, tem uma explicação. Como, ao dar a resposta certa, a pessoa que está interagindo com a apresentação avançará para a pergunta seguinte, o código precisa ser complementado para que a apresentação continue.

O TESTE 8 FAÇA Antes de prosseguir com o trabalho, que tal testar se funciona mesmo? Tecle F5 para rodar a apresentação, avance até o slide com a primeira pergunta e teste cada uma das respostas erradas. Se tudo correu bem, você verá a caixa de diálogo com o texto Esta não é a resposta certa. Tente novamente a cada um desses cliques. Por fim, clique na resposta certa. Neste caso, deverá ser exibida a mensagem Parabéns! Você acertou. Ao clicar em OK, você será conduzido imediatamente ao slide seguinte. Caso as macros funcionem, acrescente as ações aos botões das outras perguntas, com exceção da última. Na última questão, você não quer que o slide avance. Então, em vez de usar a macro Certo, selecione UltimoCerto na resposta correta.

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DA APRESENTAÇÃO Ã 6 FIM Ao dar a resposta final, no entanto, não haverá slide seguinte. Nesse caso, é preciso escrever um terceiro código para permitir que o PowerPoint encerre a exibição em vez de retornar ao primeiro slide. Então, depois do End Sub que finalizava o código para a resposta certa, tecle Enter e escreva:

Sub UltimoCerto() MsgBox ("Parabéns, você concluiu o teste!") End Sub Quando terminar, salve o código e o arquivo como um documento do PowerPoint 2007 habilitado para macro — com a extensão PPSM.

Para que a audiência saiba que o teste — e, portanto, a apresentação — chegou ao fim, você pode inserir um botão com essa indicação e a ação para interromper o show de slides. Use o mesmo botão de ação e as instruções indicados no primeiro passo e escreva o texto que quiser para o botão — no nosso exemplo, escrevemos FIM. Clique nesse botão com o botão direito do mouse como indicado no passo anterior, selecione Hiperlink, mas, em vez de marcar Executar Macro, marque Hiperlink Para: e, na caixa de combinação, escolha Finalizar Apresentação.

NOS BOTÕES 7 AÇÃO Com a programação pronta, o passo seguinte é incluir ação nos botões. Vamos começar pelas respostas erradas. Para cada pergunta, selecione a primeira resposta errada. Clique na caixa com a letra correspondente com o botão direito do mouse (tome cuidado para selecionar apenas a caixa, não o texto inserido nela), selecione Hiperlink e, na caixa de diálogo que surgirá, marque Executar Macro e, na lista abaixo, escolha a opção para a resposta errada. Repita a operação com as outras respostas erradas. Proceda da mesma forma com a resposta certa, escolhendo, no caso, a macro criada para a resposta correta.

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MODO QUIOSQUE 10 NO Se você reparou, nada impede que as pessoas que estão se submetendo ao teste avancem na apresentação e seu objetivo é que, durante os slides de teste, elas só prossigam se derem as respostas certas. Para evitar que isso aconteça, é necessário fazer uma última configuração. Abra a guia Apresentação de Slides e clique em Configurar Apresentação de Slides. Em Tipo de Apresentação, marque a opção Apresentada Em Um Quiosque (Tela Inteira) e clique em OK. A apresentação está pronta para ser distribuída.

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CERTA 5 RESPOSTA Para incluir a mensagem para a resposta correta, posicione o cursor depois de End Sub e pressione Enter. Em seguida, escreva:

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tutoriais I protetor de tela

APRESENTAÇÃO VIRA SCREENSAVER Arquivos do PowerPoint podem virar proteção de tela para seu Windows POR MARIA ISABEL MOREIRA

s resultados financeiros não merecem passar na tela do seu computador quando ele estiver ocioso, mas se você saiu de férias e criou um álbum no PowerPoint com as fotos da viagem esse material pode virar um belo protetor de tela. O projeto é rápido e simples. Confira o truque para criá-lo.

GERE AS IMAGENS No PowerPoint, abra o arquivo de apresentação ou apresentação de slides que será a base do protetor de tela. Em seguida, clique no Botão Office e selecione Salvar Como > Outros Formatos. Na lista Tipo da janela Salvar Como, escolha a opção Formato JPG e dê o nome desejado (ou mantenha o atual). Na caixa de diálogo seguinte, clique em Todos os Slides para responder à pergunta sobre se pretende exportar toda a apresentação ou apenas o slide atual. Pronto!

MUDE O SCREEN SAVER Agora é só clicar com o botão direito do mouse em um lugar vazio da Área de Trabalho, selecionar Personalizar (Propriedades, no XP) > Proteção de Tela. No menu Proteção de Tela da janela que aparecerá, selecione Windows Live Galeria de Fotos (Apresentação de Slides de “Minhas Imagens”, no XP) e, em seguida, em Configurações. No Windows Vista, marque a opção Usar Imagens e Vídeos De e clique em Procurar. No XP, simplesmente clique nesse botão para localizar a pasta criada e clique em OK. Clique em Salvar (OK, no XP) e, depois, em Aplicar.

AJUSTES NA EXIBIÇÃO Durante a configuração do protetor de tela, o Vista permite a escolha da velocidade da apresentação de slides (média, lenta ou rápida) e a exibição do conteúdo em ordem aleatória. E é só. O XP possibilita um ajuste mais fino. Você pode selecionar a frequência da troca das imagens (de 6 segundos a 3 minutos) e o tamanho dos slides (de 25% a 100% do tamanho da tela). No XP também é possível optar pelo alongamento das imagens quando muito pequenas, a exibição dos nomes, o uso de efeitos de transição e se a rolagem das imagens pode ser feita pelo teclado.

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tutoriais I apresentação personalizada

DE UM TRABALHO, FAÇA OUTROS Crie apresentações personalizadas tendo um trabalho pronto como base POR MARIA ISABEL MOREIRA

uem produz apresentações frequentemente precisa pegar um trabalho pronto e encurtá-lo ou modificá-lo para audiências específicas. Vamos supor que você queira aproveitar os slides sobre o desempenho da fábrica nova que estão numa apresentação sobre os resultados anuais

de toda a empresa. Em vez de copiar os slides para um novo arquivo ou usar o comando Salvar Como e eliminar os quadros desnecessários, use o recurso de apresentações personalizadas que o PowerPoint oferece. Com a ajuda dessa opção é possível criar várias apresentações tendo outra por base.

SELEÇÃO DE SLIDES Abra a apresentação completa, acione a guia Apresentação de Slides, clique em Apresentação de Slides Personalizada e, no pequeno menu que surgirá, selecione Personalizar Apresentações. Na caixa de diálogo que surgirá, clique no botão Nova. Em seguida, selecione os slides desejados no quadro da esquerda e clique em Adicionar. Se quiser dar um nome para a apresentação personalizada (o que é recomendável para facilitar a identificação se você pretende fazer várias customizações), use o campo correspondente. Quando concluir, clique em OK e em Fechar.

EXIBIÇÃO E EDIÇÃO Para exibir a apresentação personalizada, abra novamente a apresentação completa, clique na guia Apresentação de Slides > Apresentação de Slides Personalizadas e, no menu, selecione a apresentação customizada que criou. Se quiser editá-la (para incluir ou excluir slides, por exemplo), abra novamente o menu, selecione Personalizar Apresentações, escolha o trabalho e clique em Editar. É possível também remover uma apresentação personalizada da lista, selecionando-a e clicando no botão correspondente.

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tutoriais I animações

COM EFEITOS E TRANSIÇÕES Uso adequado de animações e efeitos de transição torna as apresentações mais dinâmicas POR CARLOS MACHADO

ma apresentação só com textos e números tem tudo para ser entediante, mesmo que o conteúdo seja relevante. Imagens e gráficos ajudam bastante. As animações e os efeitos de transição são outros elementos

que ajudam o apresentador a ganhar a atenção da plateia. Mas a recomendação é usar esses recursos sem exageros para evitar o risco de obter um resultado inverso — ou seja, cansar demais a audiência.

ESCOLHA O DISPARO Na caixa Início do painel Personalizar Animação, indique a ação ou o evento que dispara a animação. Há três opções. A primeira é Ao Clicar. Essa escolha exige um clique do mouse para que a animação seja iniciada. A opção Com o Anterior executa o efeito junto com outro, definido anteriormente. Por fim, vem Após o Anterior, que define um efeito para suceder outro.

AJUSTES NO EFEITO Depois, você pode definir com maior precisão como será o efeito. Isso varia conforme a ação escolhida. Se você escolheu Entrada > Persianas, por exemplo, é possível indicar a direção (vertical ou horizontal) e a velocidade, que varia de muito lenta a muito rápida nos campos logo abaixo da caixa de combinação Início. Se você clicar sobre um dos efeitos criados poderá alterá-lo, escolhendo um novo ao clicar no botão Alterar.

NOVA ORDEM À medida que vão sendo adicionados, os efeitos aparecem na linha do tempo. As animações são executadas na sequência em que foram criadas, mas é possível alterá-las. Selecione um efeito e use as setas para alterar sua posição na sequência. Confira os efeitos clicando em Executar. Para ver o slide em tela cheia, clique em Apresentação de Slides.

REMOÇÃO E AJUSTE FINO

INCLUA UM EFEITO A melhor forma de aplicar animações a um slide é recorrer ao painel Animação Personalizada. Para isso, na guia Animações, clique em Animação Personalizada para que surja o painel à direita. Selecione o item do slide que vai receber a animação e clique no botão-menu Adicionar Efeito. Há quatro tipos de efeito: Entrada, Saída, Ênfase e Trajetórias. Selecione um deles e escolha um efeito no submenu.

Para eliminar uma animação, selecione-a na linha do tempo e clique no botão Remover (ou clique nela com o botão direito do mouse e selecione a opção correspondente no menu de contexto). O PowerPoint permite ainda que se façam ajustes finos em cada animação. Selecione uma animação na linha do tempo e clique na seta para abrir o menu. Os comandos apresentados dependem do efeito escolhido. No efeito Entrada > Xadrez, por exemplo, é possível estabelecer a direção, a ação que deve ser executada após a animação e se a animação do texto deve ocorrer toda de uma vez, palavra por palavra ou letra por letra.

MAIS OPÇÕES Em qualquer um dos submenus, você pode clicar em Mais Efeitos para ver a galeria completa de efeitos da categoria selecionada. Para facilitar a escolha, marque a caixa Visualizar Efeito. Assim, basta clicar na opção para ver como funciona no slide. O PowerPoint oferece uma boa variedade de efeitos. Use a barra de rolagem para conferir todas elas. Quando escolher, clique em OK.

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tutoriais I animações

COM EFEITOS E TRANSIÇÕES Uso adequado de animações e efeitos de transição torna as apresentações mais dinâmicas POR CARLOS MACHADO

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TRANSIÇÃO DIFERENCIADA A guia Animações também traz ferramentas para incluir efeitos de transição entre slides. Basta clicar no slide no painel esquerdo e, depois, num dos efeitos do grupo Transição Para Este Slide. Clique no botão Mais para ver toda a galeria. Acione Visualizar para assistir ao efeito. Clique em Aplicar a Todos para usar o mesmo efeito em todos os slides.

ELIMINE TRANSIÇÕES Se quiser eliminar um efeito, clique na opção em branco, que é a primeira do painel. O slide com transição exibe uma estrela no painel à esquerda. Para apagar todas as transições, selecione um slide sem transição e clique no botão Aplicar a Todos. A estrela só não desaparece dos slides que têm animações e narrações também.

DETALHES DA MUDANÇA Observe agora a área Avançar Slide. Nela, você define se a mudança para o slide seguinte será determinada pelo clique do mouse (que é o padrão) ou se ocorrerá de forma automática. Nesse caso, é preciso definir um intervalo de tempo. O PowerPoint também permite que se escolha um som para tocar durante a transição e sua velocidade (lenta, média ou rápida).

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tutoriais I som e vídeo

EM RITMO MULTIMÍDIA Sons e vídeos podem dar um toque diferenciado a suas produções POR CARLOS MACHADO

esde que usados de forma comedida, sons e vídeos podem tornar as apresentações mais dinâmicas e envolventes. Em algumas situações, os recursos multimídia podem dar o tom

da produção. Se você produziu um vídeo com uma instrução, por exemplo, é melhor usá-lo do que passar as informações para a plateia ao vivo, sem os recursos de produção.

ESCOLHA UM ARQUIVO Selecione o slide no qual você deseja executar música e acione Inserir > Som. Na caixa de diálogo Inserir Som, indique um arquivo. Depois, escolha Automaticamente. Pronto, o slide já está sonorizado. Mas o som vai parar quando outro slide for exibido.

ENTRE SLIDES Se você quiser tocar música durante toda a apresentação, ou de um slide para diante, depois de inserir o som, clique no ícone do alto-falante e na subguia Ferramentas de Som. Na caixa Tocar Som do grupo Opções de Som, escolha Executar Entre Slides. Se não quiser ver o ícone do alto-falante, marque a caixa Ocultar Durante Apresentação. Clique em Volume da Apresentação de Slides para alterar o volume — as opções são baixo, médio, alto e sem áudio.

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TRECHOS MAIORES Uma dica: como padrão, o tamanho máximo do arquivo de música é 100 KB — apenas um pequeno clipe. Mas você pode aumentar esse limite, por exemplo, para 3 500 KB, 4 000 KB, o tamanho médio de uma música MP3. Quando você faz isso, a música não vai embutida na apresentação. É preciso levar junto o arquivo musical. De preferência, ao montar uma apresentação, junte todos os arquivos numa mesma pasta. Isso facilita as coisas, principalmente quando você inclui arquivos de som extensos, que não serão embutidos na apresentação.

DA GALERIA OU DO CD O PowerPoint não trabalha apenas com arquivos de áudio armazenados no disco. Você pode usar também os clipes de música do Media Gallery, pedir que o programa execute a faixa de um CD ou gravar seu próprio áudio. Basta abrir a guia Inserir, clicar na pequena seta no ícone Som e escolher a opção desejada. No caso de usar áudio de um CD, você terá de levar o disco no notebook. Indique, em Iniciar na Faixa, a música com a qual deseja iniciar a audição e em Terminar na Faixa, a música ﬁnal. Se quiser usar uma música apenas, repita o número da faixa nas duas caixas de seleção. Nas caixas Tempo, escolha o tempo de início da primeira faixa e o de término da última.

FILMINHO PARA A PLATEIA O procedimento para inserir um vídeo é idêntico. Acione Inserir > Filme. Indique o arquivo. Escolha se deseja a execução automática ou provocada por um clique. Pronto, o clipe de vídeo é acrescentado. Clique na subguia Ferramentas de Filme e faça outras conﬁgurações.

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tutoriais I narração

GRAVE SEU RECADO

Vai enviar a apresentação por e-mail ou CD? Registre em áudio o que tem a dizer POR MARIA ISABEL MOREIRA

urante as apresentações, os palestrantes discorrem sobre os tópicos apontados à medida que avançam os slides. Mas quando as apresentações são enviadas por e-mail, publicadas na web ou gravadas num CD, a audiência fica sem esses esclarecimentos, muitas vezes imprescindí-

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veis para a compreensão do conteúdo. Nesses casos, pode ser uma boa acoplar um microfone ao computador (ou usar o microfone embutido, caso seu PC seja equipado com um deles) e gravar uma narração para os slides. Deixando a inibição de lado, narrar a apresentação é simples. Veja como proceder.

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DA GRAVAÇÃO 1 RESUMO Para incluir uma narração, abra a guia Apresentação de Slides e clique em Gravar Narração. O PowerPoint exibe a caixa de diálogo correspondente, que resume detalhes da gravação atual e por meio da qual você poderá fazer algumas escolhas quanto à qualidade do áudio e ao modo como deverá ser usado na apresentação.

DIFERENÇA DE TAMANHO Em nossos testes com áudio ajustado para a qualidade de rádio, o arquivo do PowerPoint com o narração incorporada ficou com 5,3 MB. A mesma apresentação e narração com qualidade de CD saltou para 20 MB. Com qualidade de telefone, o tamanho do arquivo reduziu para 1,8 MB. Sem áudio, a mesma apresentação totalizava 464 KB.

O MICROFONE 2 TESTE Em primeiro lugar, clique em Definir Nível do Microfone e fale no volume que pretende usar na narração. Procure falar de modo pausado, claro e um pouco mais alto do que sua voz normal. Você verá uma sequência de barras se deslocando para a direita e para a esquerda à medida que fala. Se nada aparecer, deslize o controle para a direita e fale novamente. Quando tudo estiver certo, clique em OK.

QUESTÃO DA QUALIDADE 3 AClique em Alterar Qualidade se quiser alterar os padrões. No caixa de combinação Nome, você pode escolher um dos padrões disponíveis. O importante é conseguir a melhor combinação entre tamanho e qualidade. A opção Qualidade de CD é a que produz os melhores resultados, mas o arquivo de áudio fica maior (leia texto à esq.). Se você vai enviar a apresentação por CD, é a melhor saída. A opção Qualidade de Rádio é a que melhor equilibra qualidade e tamanho. Se você preferir sacrificar um pouco a qualidade do áudio para obter um arquivo menor, escolha Qualidade de Telefone. É a opção mais indicada, por exemplo, se a apresentação vai ser enviada por e-mail. Quando fizer sua escolha, clique em OK.

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OU NÃO? 4 VINCULADO Você terá de decidir também como a narração vai integrar a apresentação. Há duas possibilidades. Uma delas é incorporar o áudio à apresentação. A vantagem, neste caso, é que você não precisa se preocupar em carregar o arquivo de áudio e refazer vínculos sempre que quiser executá-la em outro computador. O problema é que o arquivo ficará mais pesado. Se sua apresentação é extensa e está cheia de imagens, isso pode ser um problema. Outra opção é vincular o áudio — ou seja, o arquivo fica guardado em algum lugar em seu computador e, sempre que a apresentação for executada, esse arquivo é chamado. Só que se você mover os arquivos de pasta ou de computador terá de refazer o vínculo. Em compensação, sua apresentação ficará menor. Para vincular a apresentação, marque a caixa Vincular Narrações Em. Para incorporá-la, simplesmente clique em Procurar e escolha a pasta onde quer salvar o áudio.

CADÊ OS OUTROS SONS Embora a ajuda do PowerPoint informe que somente um som pode ser executado de cada vez, e que a narração se sobrepõe a todos os outros sons adicionados à apresentação e conﬁgurados para tocar automaticamente, em nossos testes essa teoria não se concretizou. Durante a apresentação, todos os clipes de áudio foram executados normalmente.

DA GRAVAÇÃO 5 INÍCIO Quando todos os ajustes tiverem sido feitos, clique em OK. Se você estiver no primeiro slide, o PowerPoint vai entrar no modo de apresentação e você poderá começar a narrar. Se estiver em outro slide, ele perguntará se deseja iniciar a gravação do slide atual ou do primeiro slide e, uma vez dada a resposta, ele abrirá a apresentação para o início da gravação. Fale tudo que precisa sobre o slide. Para passar para o seguinte, avance normalmente. Quando concluir a narração do último slide, pressione ESC.

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DA NARRAÇÃO 6 FIM Quando a gravação é interrompida, o PowerPoint pergunta se você quer salvar os intervalos dos slides. Se a resposta for aﬁrmativa, ele mostra os slides no modo Classiﬁcação de Slides com os tempos de intervalo. Em caso negativo, ele volta para o modo de edição. Se quiser, você pode salvar os intervalos posteriormente. Você notará no modo de visualização normal que os slides com narração contêm o ícone de um alto-falante.

CONFIRA SEM EXECUTAR Não é preciso estar no modo de apresentação de slides para ouvir a narração registrada. No modo de visualização normal também dá para conferir como ﬁcou o trabalho. Simplesmente clique no ícone do altofalante para habilitar a subguia Ferramentas de Som. Em seguida, clique no botão Visualizar.

TUDO OU PARTE 7 REGRAVE Agora vamos supor que a gravação de um ou outro slide não tenha ficado boa ou que você tenha decidido acrescentar algo mais à narração. Não é preciso refazer o trabalho todo. Abra a apresentação no slide desejado e use o mesmo procedimento anterior para iniciar a gravação, respondendo que deseja iniciá-la do slide atual quando o PowerPoint perguntar sobre o ponto de partida. Registre novamente sua fala e, quando concluir, clique em ESC. Repita esse procedimento para cada slide que precisa ter a narração alterada. Se eles tiverem na sequência, no entanto, avance normalmente para os slides seguintes e regrave a narração em cada um deles. Tecle ESC ao terminar.

UM COMENTÁRIO Á 8 GRAVAR Se você não quer narrar a apresentação inteira, mas gravar um comentário para um ou outro slide, há uma outra maneira. No slide em questão, clique em Inserir > Som no grupo Clipe de Mídia e selecione Gravar Som. Quando estiver pronto, clique no botão de gravação (aquele com o círculo vermelho). Você pode pausar e retomar a gravação se necessário, clicando nos botões de pausa e de reprodução, respectivamente. Quando terminar, clique em OK.

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tutoriais I apresentação

SHOW EM DOIS MONITORES Enquanto a apresentação rola em tela cheia em um monitor, você comanda em outro o POR MARIA ISABEL MOREIRA

rabalhar com dois monitores é prático para muitos profissionais. Enquanto um programa aparece numa tela, o segundo é visto na outra, sem a necessidade de alternância entre as aplicações. Quem conta com esse recurso também pode explorá-lo na hora de fazer

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apresentações. Com o uso do Modo de Exibição do Apresentador, a audiência audiênc vê os slides em tela cheia em um monitor e você, o apresentador, comanda o show no outro monitor, com a vantagem de visualizar suas s anotações e ter botões de controle maiores. maiores

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CONFIGURE O VÍDEO 1

Cadê o slide Se a imagem do slide que está sendo vista pela audiência não aparecer no destaque da tela de visualização do apresentador, encerre a apresentação e experimente abrir a guia Apresentação de Slides, clicar em Configurar Apresentação de Slides e desmarcar o item Usar Acelerador de Elementos Gráficos do Hardware.

Para usar esse modo, em primeiro lugar é necessário conectar um segundo monitor ao desktop ou notebook. Feito isso, abra as conﬁgurações de vídeo do Windows (no Vista, por exemplo, clique num lugar vazio da Área de Trabalho e selecione Personalizar > Configurações de Vídeo) e clique no segundo monitor. Se tiver dúvidas sobre qual é o primeiro e qual é o segundo, clique em Identificar Monitores. Com o segundo monitor selecionado, marque a opção Estender a Área de Trabalho a Este Monitor. Se achar necessário, aproveite e mude a resolução de ambos os monitores.

O MODO 2 SELECIONE No PowerPoint, abra a guia Apresentação de Slides e no grupo Monitores, marque a opção Usar Modo de Exibição do Apresentador. Por padrão, o PowerPoint define que a apresentação será exibida no monitor principal. Altere essa configuração, selecionando o segundo monitor na caixa de combinação. Essas e outras configurações da apresentação também podem ser definidas ao se clicar em Configurar Apresentação de Slides na mesma guia. O PowerPoint guarda essas configurações. Sempre que um segundo monitor for conectado, elas serão usadas.

A APRESENTAÇÃO 3 DURANTE Feitas as conﬁgurações do monitor, sempre que você executar uma apresentação e tiver um segundo monitor plugado no computador, o PowerPoint vai exibir os slides no monitor secundário e o modo de exibição do apresentador no monitor principal. Nesse modo, é possível avançar e retroceder slides, apresentá-los na ordem desejada, executar efeitos e escolher e usar os diferentes tipos de canetas para fazer anotações na tela, entre outros recursos. Mas o principal benefício é a possibilidade de visualizar as anotações de cada slide para facilitar a exposição. A existência dos botões de zoom mais e zoom menos no painel de anotação facilita a leitura. O modo do apresentador também possibilita o uso de outros programas durante a apresentação.

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tutoriais I links

NAVEGUE POR HIPERLINKS Insira links para slides, programas, páginas da web e outras apresentações nos arquivos do PowerPoint POR MARIA ISABEL MOREIRA

a hora de elaborar uma apresentação, não é preciso reunir todo o conteúdo nos limites dos slides. A informação pode estar num arquivo do processador de textos, num site da internet, em outro slide ou até mesmo em outra apresentação. É necessário apenas incluir links

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para esses conteúdos externos. É o princípio da web aplicado ao PowerPoint. O uso de hiperlinks também dá maior liberdade ao apresentador. Ele pode, por exemplo, incluir um slide numa apresentação e deixá-lo pronto — e a um clique — se um dos ouvintes solicitar detalhes.

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MANDE PARA A WEB Para adicionar link para uma página da web, acione Inserir e escolha Hiperlink do grupo Links. Clique no botão Página da Web ou Arquivo Existente em Vincular a. No campo Endereço, digite o URL exatamente como aparece na página da web, incluindo http:// no início. Clique OK para concluir. Depois disso, o texto aparece sublinhado no slide. A cor do sublinhado varia de acordo com o modelo usado.

EDIÇÃO OU REMOÇÃO Decidiu mudar o hiperlink? Chamou o arquivo errado? Não tem problema. Clique na palavra que serve de âncora para ele com o botão direito do mouse e selecione Remover Hiperlink. A janela que surgirá é idêntica àquela usada para a inserção com uma diferença: ela contém o botão Remover Hiperlink. Clique nesse botão se quiser excluílo ou escolha um novo arquivo, página, slide etc. Para excluir hiperlink, aliás, a opção que aparece quando se clica com o botão direito do mouse é ainda mais prática.

EXIBA OUTRA APRESENTAÇÃO É possível dar o link para outra apresentação usando o mesmo procedimento indicado para chamar outro arquivo, como uma planilha ou um texto. Mas esse não é o melhor método, porque ele vai chamar a apresentação desde o início, e você pode querer conduzir sua audiência para um slide específico. Nesse caso, em vez de clicar em Hiperlink no grupo Link da guia Inserir, selecione Ação. Em Hiperlink Para, escolha Outra Apresentação do PowerPoint, escolha o arquivo da apresentação e, na janela seguinte, o slide desejado e clique em OK. A opção Ação, por sinal, pode ser usada para inserir hiperlinks para páginas da web, arquivos, slides da própria apresentação e apresentações personalizadas.

OFEREÇA DICAS DE TELA CHAME UM ARQUIVO O mesmo recurso pode ser adotado para chamar um texto, uma planilha, um arquivo em PDF etc. Proceda como indicado anteriormente para abrir a janela Inserir Hiperlink (ou use a combinação de teclas Ctrl + K) e localize o arquivo, clicando em OK quando encontrá-lo. Durante a apresentação, quando o link for clicado o PowerPoint acionará o aplicativo com o qual o arquivo é aberto e o exibirá.

CRIE NOVO DOCUMENTO O PowerPoint também pode mandar link para uma apresentação que sequer existe. Em Inserir > Hiperlink, escolha Criar Novo Documento. Digite um nome para o arquivo no campo correspondente e selecione um local para armazená-lo (ou aceite o local sugerido). Como padrão, o PowerPoint vai abrir o arquivo criado (um novo arquivo em branco) para edição imediata, mas você pode marcar a opção Editar o Documento Depois se quiser se ocupar dele posteriormente.

Reparou no botão Dica de Tela na caixa de diálogo Inserir Hiperlink? Clique nele se quiser inserir um texto para ser exibido quando o cursor do mouse passar sobre o link. Assim, fica mais fácil para as pessoas que terão acesso a sua apresentação saber se vale a pena clicar nele ou se podem seguir adiante.

MOSTRE OUTRO SLIDE O recurso de hiperlink para ser usado para chamar outros slides da mesma apresentação, o que pode ser interessante, por exemplo, se você tiver uma informação a acrescentar, mas somente se ela for solicitada. Neste caso, a dica é ocultar o slide explicativo (clique em sua miniatura no painel direito e selecione a opção correspondente) e chamá-lo em outro slide da seguinte forma: na caixa de diálogo Inserir Hiperlink, clique em Colocar Neste Documento e selecione o slide desejado no painel da esquerda. Para facilitar a localização, o painel da direita exibe o slide selecionado. Clique em OK depois de fazer a escolha do slide.

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ENVIE E-MAIL Com o recurso hiperlink, é possível também inserir na apresentação links de e-mail. Se você vai distribuir essa apresentação de alguma forma (web, e-mail ou CD), seu público poderá entrar em contato com você mais facilmente. Bastará clicar no link para que se abra a aplicação cliente de e-mail com uma nova mensagem, já com os campos destinatário e assunto preenchidos. Acione Ctrl + K para abrir a caixa de diálogo Inserir Hiperlink, clique em Endereço de Email, forneça seu endereço no campo indicado e digite o assunto.

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tutoriais I compactação

ARQUIVO OTIMIZADO Truques que tornam as apresentações mais leves para facilitar a distribuição POR MARIA ISABEL MOREIRA

N Ajustes prévios Apesar de o gerador de apresentações da Microsoft oferecer a compactação de imagens, ela não é tão eficiente quanto os recursos de compressão disponíveis nos programas de imagens. Aliás, o ideal é otimizar qualque qualquer arquivo arquivo, incluindo ssons, ilustraçõe ilustrações e vídeos, eem program programas apropriad apropriados antes dde inseri-los no PowerPo PowerPoint.

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ão é preciso grande esforço para que o arquivo de uma apresentação chegue a muitos megabytes. Depois de narrar os slides, rechear o trabalho com fotos e incrementá-lo com efeitos, músicas ou vídeos, o arquivo fica pesadão. Além de

engasgar na hora de ser executada em seu laptop, as apresentações grandes são um problema quando precisam ser enviadas para a web ou distribuídas por e-mail. Confira estas dicas para reduzir o arquivo e contornar, pelo menos em parte, este problema.

QUANTO COMPACTAR Você pode dizer ao PowerPoint quanto ele deve compactar. Para isso, clique em Opções na caixa de diálogo Compactar Imagens. Além de marcar a opção Executar Compactação Básica Automaticamente ao Salvar, assinale também Excluir Áreas Cortadas da Imagem. Essa opção é importante porque ela diz ao PowerPoint que ele não precisa manter no arquivo as partes que você descartou (o programa faz isso para o caso de você mudar de ideia e querer retornar a estágios anteriores da imagem). Nas configurações de compactação também se diz qual é a relação entre compactação e qualidade que se deseja manter. Há três possibilidades e você deve selecionar aquela que atenda a suas necessidades: Impressão, que oferece a melhor qualidade, mas gera os arquivos maiores; Tela, indicado para projeções e visualização em páginas web; e Email, que faz a compactação mais rigorosa para permitir o compartilhamento por e-mail. Clique em OK duas vezes para concluir.

SONS E IMAGENS Acrescente recursos de áudio e fotos somente se forem fundamentais para passar a informação. Caso contrário, evite usar muito esses recursos, que são os grandes vilões das apresentações compactas. Se incluir imagens, gráficos ou outros objetos aos slides, sempre prefira usar a opção Inserir em vez de arrastar e soltar o elemento na apresentação.

NÃO MANDE AS FONTES

COMPACTE IMAGENS As imagens inseridas no PowerPoint também podem ser compactadas. Clique numa imagem que deseja comprimir para que apareça a guia Formatar e clique na opção Compactar Imagens. Na caixa de diálogo que surgirá, marque a opção Aplicar Somente as Imagens Selecionadas se quiser comprimir apenas a imagem ou as imagens destacadas. Caso contrário, se desejar um resultado mais efetivo, mantenha essa opção desmarcada.

As fontes usadas nos textos do PowerPoint não são anexadas ao arquivo. O PowerPoint entende que elas estarão disponíveis nos outros computadores que exibirão a apresentação e, caso ele não encontre as fontes usadas, substitui por outras. Então, não é recomendável embutir as fontes nas apresentações para não deixá-las maiores. Mas quando você usa uma fonte especial ou muito diferente do padrão, pode querer integrá-las para ter controle sobre o que será exibido. Nesse caso, faça de forma inteligente, anexando somente o necessário. Clique no Botão Office > Opções do PowerPoint > Salvar. Na área Preservar Fidelidade Ao Compartilhar Esta Apresentação, marque Incorporar Fontes no Arquivo e, importante, Incorporar Somente os Caracteres Usados na Apresentação (Indicado Para Redução do Tamanho do Arquivo).

APOIO EXTERNO Quem produz e distribui muitas apresentações pode pedir a ajuda externa para manter os arquivos enxutos. O FILEminimizer Office (www-info.abril.

com.br/downloads/ fileminimizer-office), antigo PPTminimizer, por exemplo, é indicado para comprimir não apenas apresentações do PowerPoint como também documentos do Word e planilhas do Excel. Nos testes, o programa da Balesio comprimiu um arquivo de 8,06 MB para 634 KB. Outro, de 19,59 MB, caiu para 9,09 MB. Mas o programa falhou em três tentativas de compressão de um arquivo com narração que totalizava 20,2 MB. Fácil de usar, o programa traz três padrões básicos de compactação: padrão, forte e baixo. Há duas versões de demonstração: uma executa 12 compressões e a outra, cinco.

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tutoriais I compactação

ARQUIVO OTIMIZADO Truques que tornam as apresentações mais leves para facilitar a distribuição POR MARIA ISABEL MOREIRA

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NÃO MANDE AS FONTES

APOIO EXTERNO Quem produz e distribui muitas apresentações pode pedir a ajuda externa para manter os arquivos enxutos. O FILEminimizer Office (www-info.abril.

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tutorias I dicas

MAIS RÁPIDO E PRODUTIVO 15 truques para tirar mais do seu programa de apresentações e não perder tempo POR MARIA ISABEL MOREIRA

TRABALHO EM EQUIPE 3

Se você foi encarregado de pilotar o PowerPoint, mas contou com a colaboração de um grupo de pessoas para reunir as informações, as imagens, os vídeos, os sons etc., nada mais justo do que apontar o trabalho em equipe. O truque para conseguir um efeito semelhante ao do cinema é usar o recurso de animações. No último slide da apresentação, desenhe uma caixa de texto e adicione os créditos. Em seguida, abra a guia Animações > Animação Personalizada. No painel direito que surgirá, clique em Adicionar Efeito > Entrada > Mais Efeitos. Em seguida, use a barra de rolagem para encontrar o conjunto de efeitos Empolgante, escolha a opção Créditos e clique em OK. Na seção Início, escolha a opção Com o Anterior. Dessa forma, os créditos começam a aparecer na tela assim que o slide final é apresentado.

ACESSO RÁPIDO AOS ARQUIVOS 4

PRETA NÃO 1 TELA Sabe aquela tela preta no fim da apresentação, que informa que você tem de dar um clique para sair? Se quiser sumir com ela, clique no Botão Office > Opções do PowerPoint. Na categoria Avançado, localize a área Apresentação de Slides e desmarque a opção Terminar com Slide Preto. Com isso, o PowerPoint retorna para o modo de exibição inicial depois de exibir o último slide sem que você tenha de dar um clique no mouse ou um toque na tecla ESC.

Se você trabalha com frequência na mesma apresentação deve achar tedioso ter de sempre procurar pelo arquivo nas suas pastas. A lista de arquivos recentes ajuda, mas não resolve, já que ela é atualizada toda vez que um novo trabalho é salvo ou aberto. O truque é fixá-lo nessa área. Clique no Botão Office, localize-o na lista de documentos recentes e clique no ícone do alfinete. Quando não precisar mais manter o documento aí, clique novamente no alfinete. Por falar em lista de documentos recentes, você pode controlar o número de itens à mostra. Clique no Botão Office > Opções do PowerPoint > Avançado e, na área Exibição, altere para mais ou para menos o número na caixa de combinação Mostrar Este Número de Documentos Recentes. Essas instruções podem ser adotadas também no Word e no Excel.

POWERPOINT PARA O WORD 5 DO Assim como dá para aproveitar textos escritos no Word em apresentações no PowerPoint é possível fazer o caminho inverso. E não estamos falando aqui de copiar e colar informações de um programa para o outro. No PowerPoint, acione o Botão Office e escolha Salvar Como > Outros Formatos. Na janela Salvar Como, na lista Tipos, escolha Estrutura de Tópicos/RTF. Dê um nome para o arquivo ou, se preferir, deixe o mesmo nome da apresentação e clique em Salvar. Depois, abra o arquivo no Word ou em outro processador de textos de sua preferência e faça os ajustes de formatação necessários. Uma ressalva: informações acrescentadas aos slides em formas, smartarts e caixas de texto não são exportadas para documentos RTF. São considerados apenas os textos inseridos nos espaços reservados do PowerPoint.

SLIDE COMO IMAGEM 2 UmSALVE jeito simples de transformar slides em imagens é acionar o Botão Office > Salvar Como e escolher o formato desejado de imagem na lista Tipo (as opções são PNG, JPG, GIF, TIF, BMP, WMF e EMF). Mas se você precisa obter a imagem de um único slide há um método mais eficiente. Clique no slide que deseja transformar em imagem, abra a guia Exibir e selecione a opção Anotação. Dê um duplo clique com o botão direito do mouse sobre o slide e selecione Salvar Como Imagem. Em seguida, dê um nome ao arquivo e escolha o formato.

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NO TECLADO 6 DIRETO Mesmo que você não seja adepto dos atalhos de teclado, durante a apresentação o uso de combinação de teclas pode ser muito útil. Confira uma lista delas. F5 — Inicia a apresentação em tela cheia Número + Enter — Vai para o slide indicado A ou igual — Mostra ou oculta o ponteiro do mouse E ou ponto final — Exibe slide preto C ou vírgula — Exibe slide branco S — Para ou reinicia apresentação automática ESC ou hífen — Encerra a apresentação Shift + F10 — Exibir o menu de contexto

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tutorias I dicas

MAIS RÁPIDO E PRODUTIVO 15 truques para tirar mais do seu programa de apresentações e não perder tempo POR MARIA ISABEL MOREIRA

TRABALHO EM EQUIPE 3

ACESSO RÁPIDO AOS ARQUIVOS 4

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MARCA D’ÁGUA 9 COM Quer colocar o logotipo da sua empresa ou outra imagem qualquer como uma marca d'água em sua

DO WORD 7 DIRETO Vamos supor que você tenha feito um trabalho no Word e decida depois apresentá-lo usando o PowerPoint. Escrever tudo de novo? Nem pensar. Use esse texto como base para sua apresentação. O único cuidado é que para a importação ser bem-sucedida o documento do Word tem de estar formatado com estrutura de tópicos. Caso contrário, o PowerPoint aplicará essa estrutura baseada nos parágrafos do texto original. No Word, use as opções da guia Início, grupo Estilo e formate como Título 1 o título dos slides, use Título 2 para títulos de listas e Título 3 para itens da lista. Quando o documento estiver ok, salve-o e feche-o. No PowerPoint, clique no Botão Office e escolha Abrir. Na janela seguinte, clique na lista ao lado do campo Nome do Arquivo e escolha a opção Todas as Estruturas de Tópicos, escolha o arquivo do Word salvo e clique em Abrir. Aí é só aprimorar a apresentação como quiser.

apresentação? Abra a guia Exibição e clique em Slide Mestre. Selecione o primeiro slide no painel esquerdo. Em seguida, na guia Inserir, escolha Imagem para usar uma foto ou ilustração armazenada em um disco no seu computador ou Clipart para colocar uma imagem da galeria do próprio PowerPoint. Com a imagem inserida selecionada, use as opções da guia Formatar da subguia Ferramentas de Imagens para ajustar tamanho, alinhamento, aplicar sombra e o que mais quiser. Para dar a transparência necessária, use uma das opções em Brilho (para ter maior controle, escolha Opções de Correção de Imagens e, na categoria Imagem, mude a porcentagem de brilho). Quando a imagem estiver posicionada, formatada e selecionada, clique em Enviar Para Trás no grupo Organizar da guia Formatar. Feche o modo de exibição de slide mestre clicando na opção correspondente.

OUTRO TAMANHO, MESMA PROPORÇÃO 10

Se você tem mais de um elemento num slide, como imagens, gráficos e smartarts, e quer redimensioná-los proporcionalmente, dificilmente terá êxito se alterar os itens um por um. Melhor é selecionar um dos elementos, clicar em Shift (ou em Ctrl) e, com a tecla pressionada, selecionar os outros itens. Depois, é só esticar ou encolher um dos cantos de uma das imagens para ampliar ou reduzir, respectivamente, o tamanho de todas ao mesmo tempo.

FOTOS E SONS 11 APROVEITE Você viu anteriormente como aproveitar textos de QUANTOS SLIDES? 8 SÃO Para informar a audiência sobre quantos slides encontrará pela frente, acrescente em cada slide seu número em relação ao total da apresentação — algo como “10 de 12” ou “Slide 10 de 12”. Isso é feito editando-se o slide mestre. Na guia Exibição, clique em Slide Mestre no grupo Modos de Apresentação. Clique então na miniatura do slide mestre (é a primeira do painel esquerdo). Use a ferramenta Caixa de Texto do menu Inserir para criar um espaço para incluir o número. Com o espaço traçado, escreva Slide, clique em Inserir > Número do Slide e, por fim, digite o número total de slides da sua apresentação. Para voltar ao modo de edição normal, clique em Fechar Modo de Exibição Mestre. Como a informação está no slide mestre, não será possível editá-la no modo normal. Se incluir novos slides, por exemplo, você terá de voltar ao slide mestre para fazer essa mudança.

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apresentações em seu processador de textos e vice-versa. Mas o que dizer das imagens, sons e narrações? O PowerPoint não traz nenhuma ferramenta que permita exportar esses elementos que você incorporou a um arquivo, eventualmente perdeu e quer reavê-los, mas tem um truque para obtê-los. Salve o arquivo como uma página web — Botão Office > Salvar Como > Outros Formatos > Página da Web (*.htm, *.html). Na pasta onde o arquivo HTML foi salvo, localize uma subpasta com o mesmo nome do arquivo. Lá, você encontrará todos os itens presentes na apresentação.

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MARCA D’ÁGUA 9 COM Quer colocar o logotipo da sua empresa ou outra imagem qualquer como uma marca d'água em sua

OUTRO TAMANHO, MESMA PROPORÇÃO 10

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UM TESTE 12 FAÇA Apresentações ao vivo são sempre mais problemáticas. Por que não praticar sozinho ou com alguns companheiros de equipe para ver se tudo se encaixa? Dessa maneira, você pode perceber quais slides gastam mais ou menos tempo de explicação e conferir mais ou menos o tempo total de exposição para ver se não é o caso de encurtar o número de slides. Para usar o recurso, acesse Apresentação de Slides > Testar Intervalos. O PowerPoint mostra a apresentação com uma barra no canto superior esquerdo da tela, que exibe o tempo no slide atual e total até o momento. Caso você erre algo durante a apresentação, clique no botão Repetir para recomeçar o tempo no slide atual. No final, o PowerPoint exibe o tempo gasto em cada slide, além do tempo total de apresentação.

FUNÇÕES AO ALCANCE 13 NOVAS A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido não apenas do PowerPoint, mas de todos os aplicativos do Office, vem com somente três elementos à mostra (Salvar, Desfazer e Refazer), mas pode incluir novas funções e evitar incontáveis cliques ao longo do dia. Para incluir rapidamente novos comandos a ela, clique na seta Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e, em seguida, no comando que pretende acrescentar. Você pode repetir a operação para cada comando que quiser acrescentar ou, uma opção mais prática, clicar em Mais Comandos. A caixa de diálogo que surgirá inclui uma lista bem maior de comandos que podem ser integrados à barra e permite que se faça o ajuste em lote. Basta selecionar as funções no painel à esquerda e clicar em Adicionar para transferir os itens para o painel direito. Se um botão que você julga muito útil não estiver no painel esquerdo, tente escolher outros grupos de comandos no menu Escolher Comandos Em. Quando tiver concluída a seleção, clique em OK.

QUER UM FOLHETO? 14

Um recurso pouco conhecido do PowerPoint, mas útil em muitas situações, é o que permite criar folhetos das apresentações. Imagine, por exemplo, que você vá apresentar um novo plano para sua equipe. Com o folheto, eles terão o conteúdo que está sendo exposto e poderão fazer anotações durante a explanação. Para criar um folheto, depois de terminar a elaboração da apresentação, acesse o Botão Office > Publicar > Criar Folhetos no Microsoft Office Word. Na caixa de diálogo seguinte, escolha um layout — há seis desenhos diferentes. Clique em OK quando concluir para que o Word seja automaticamente aberto, apresentando o folheto no layout selecionado. Você deve ter notado na parte inferior da caixa de diálogo Enviar para o Microsoft Office Word dois botões: Colar e Colar Vínculo. Segundo a ajuda do programa, se você marcar a segunda opção, qualquer alteração na apresentação no PowerPoint é automaticamente refletida no documento do Word. Nos testes que fizemos em dois computadores, no entanto, o vínculo não funcionou.

A SUA IDENTIDADE 15 COM Sua empresa merece um slide personalizado com o logotipo e a produção desse material, no PowerPoint 2007 esta operação não é nada trabalhosa. Primeiro, abra um arquivo novo, selecione o tema ou modelo no qual quer inserir o logo, abra a guia Exibição e selecione Slide Mestre. Localize, no painel de miniaturas, o Slide de Título Layout; normalmente, é o segundo abaixo de Slide Mestre propriamente dito (para descobrir o nome, passe o mouse sobre cada miniatura), clique nele com o botão direito do mouse e escolha Duplicar. Com isso, vai surgir um novo slide com o nome 1_Slide de Título Layout. Abra a guia Inserir, selecione a opção Imagem, localize o

arquivo do logo da empresa e clique em Inserir. Posicione o logo no lugar desejado no slide. Clique na miniatura do slide recém-criado com o botão direito do mouse e selecione Renomear Slide. Dê um novo nome a ele. Clique Ctrl + B para abrir a caixa de diálogo Salvar Como, escolha Modelo do PowerPoint (*.potx) na lista Tipo, dê um nome para o arquivo e clique em Salvar. Para usar o slide novamente, clique no Botão Office, selecione Novo e, na lista Modelos, escolha Meus Modelos. O modelo salvo aparecerá na relação. Clique nele e em OK. Para usar o layout específico que contém o logo, clique em Layout e selecione-o na galeria.

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vídeo I conversão

DE PPTX PARA VÍDEO Programas transformam arquivos do PowerPoint em vídeos e Flash para exibir no YouTube e em outros sites da web POR CAUÃ TABORDA E MARIA ISABEL MOREIRA

s sites de compartilhamento como o Slideshare e o AuthorStream são muito úteis para levar apresentações para a web, mas as produções perdem recursos multimídia, como transições, animações e sons. Muitas vezes, a saída para contornar essa restrição é transformar a apresentação em vídeo ou em Flash. Além de preservar

os efeitos, a conversão permite postar os trabalhos em PowerPoint no YouTube e em outros serviços de compartilhamento semelhantes — sem contar a possibilidade de enviá-las para iPods, iPhones e outros smartphones. Vários programas e serviços fazem a conversão de arquivos PPTX para vídeo e para Flash. Confira alguns deles.

ESCOLHA O FORMATO Versão mais enxuta do PPT2DVD, o PPT to Video, da Wondershare, faz a conversão de arquivos do PowerPoint para os formatos mais populares de vídeo. AVI, WMV, MP4, MOV e FLV estão entre eles. Mais que isso, o programa converte os slides para os formatos do iPod, iPhone, BlackBerry e PSP, entre outros dispositivos. O software também é igualmente flexível na oferta de opções de resolução. O trabalho em passos facilita bastante a vida. Na conversão, o programa preservou narrações, músicas (configuradas para reprodução automática), animações e transições, mas ignorou vídeos do YouTube. O PPT2 to Video custa 49,95 dólares. A cópia de avaliação, válida por 30 dias, estampa uma marca d’água em cada slide. www.info.abril.com.br/downloads/ppt-to-video AVALIAÇÃO TÉCNICA

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JÁ PARA O YOUTUBE! Se o objetivo específico é postar apresentações do Office 2007 no YouTube, não é preciso gastar dinheiro nenhum com ferramenta nem tempo para lidar com muitas configurações. O PPT2YouTube, da Acoolsoft, faz o trabalho gratuitamente e sem exigir do usuário mais do que selecionar o arquivo no disco e definir a pasta de saída. Os arquivos são convertidos para MP4. Quando termina o trabalho, o programa apresenta uma tela com links para o endereço da pasta com o vídeo convertido no computador, para a reprodução do arquivo e para a página de envio de vídeo no YouTube (se não estiver logado, você pode fazer o login e ir direto para essa página do serviço). O PPT2YouTube é muito eficiente nas conversões, preservando praticamente todos os efeitos e sons. www.info.abril.com.br/downloads/ ppt2youtube AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,7

CUSTO/BENEFÍCIO

RAPIDINHO PARA O FLASH Com o PowerPoint to Flash é possível transformar apresentações em SWF de forma bem ágil. Com a conversão, as barreiras de execução dos trabalhos são eliminadas, já que o formato Flash pode ser executado sem o Microsoft PowerPoint e em diversos sistemas operacionais. O programa da DreamingSoft é simples, fácil de usar e leve. Você pode selecionar opções do formato de saída, como tamanho em pixels e cor do plano de fundo, além de definir se os botões de navegação serão ou não exibidos. Outra vantagem do formato SWF, além da compatibilidade, é a possibilidade de publicar a apresentação em sites ou blogs, com resultados eficientes. Um ponto negativo é que, mesmo com a maior qualidade, o formato comprime muito as imagens, deixando pixels visíveis e reduzindo a intensidade das cores. www.info.abril.com.br/downloads/powerpoint-to-ﬂash-2-6 AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,0

CUSTO/BENEFÍCIO

7,0

EM FLASH PELA WEB Se você tem pressa, busque outra solução. Mas se puder esperar um tempo para ter o arquivo convertido, o Zamzar é uma opção gratuita interessante. Além de converter PPTX para PPT, o serviço transforma arquivos nesses dois formatos em HTML, ODP (OpenOfﬁce), PDF, PNG, PS (Postscript) e SWF (Flash). Os trabalhos prontos são enviados ao endereço de e-mail fornecido e ﬁcam disponíveis por 24 horas. Outra limitação é que eles não podem exceder 100 MB. Para não ter restrições, a saída é pagar por um dos planos. O mais barato sai por 7 dólares mensais, e o mais caro, 49 dólares. Só há um probleminha: os arquivos em Flash convertidos perdem efeitos de transição, animações e sons. www.info.abril.com.br/ downloads/webware/zamzar

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vídeo I AuthorStream

PLUG-IN CUIDA DE TUDO PARA VOCÊ AuthorStream Desktop busca e insere vídeos e ainda faz upload do arquivo para serviço na web POR MARIA ISABEL MOREIRA

olocar vídeo do YouTube com a ajuda do plug-in AuthorStream Desktop é uma moleza. Você não precisa nem se preocupar em abrir uma janela do browser para fazer a pesquisa no vasto acervo do serviço de compartilhamento do Google. O suplemento apresenta na própria tela do gerador de apresentações uma janela de busca

de vídeos e imagens. Mas as vantagens não param aí. Do próprio PowerPoint é possível também fazer o upload para o AuthorStream, um serviço da própria empresa dedicado ao compartilhamento de apresentações na web (leia Seu recado na web, na pág. 59). Mais que isso, é possível executar o vídeo na apresentação durante sua exibição na web.

INFORME URL OU PESQUISE Baixe o plug-in (www.info.abril.com.br/downloads/ authorstream-desktop) para uma pasta no seu computador. Localize-o e dê um duplo clique no arquivo executável para instalá-lo. Depois da instalação, aparece uma nova guia (authorSTREAM) no PowerPoint. Clique nela para ver a faixa de opções correspondente. Há duas formas de inserir os vídeos. Você pode obter seu endereço, clicar em Insert By URL e digitá-la. Outra opção é digitar uma palavra ou conjunto de palavras no campo Search e clicar em Videos. O plug-in abre um painel à direita para apresentar os resultados.

CONFIRA O VÍDEO Quando encontrar o vídeo, dê um duplo clique nele. Se quiser conferir antes, clique na seta ao lado do vídeo na página de resultados e, se for o que procura, clique em Insert in Slide. O programa desenha um quadro branco na tela. Se ainda não removeu os espaços reservados de seu slide, faça isso agora. Em seguida, redimensione a janela que será usada na exibição do vídeo para o tamanho desejado. Salve o arquivo. O PowerPoint vai informar que o arquivo contém macros, mas salve-o como um arquivo normal, não como uma apresentação habilitada para macros.

EXECUTE OU FAÇA UPLOAD O vídeo já está pronto para exibição. Se quiser compartilhá-lo na web, clique em Upload PowerPoint. Use sua conta no AuthorStream ou crie uma, caso não tenha. Na tela de upload já é possível acrescentar uma descrição, tags e classificá-lo em uma categoria. É possível também definir se a apresentação será pública ou privada e se outros internautas poderão baixá-la para o PowerPoint. Depois é só esperar um tempo para que o serviço processe o trabalho.

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vídeo I Shockware Flash Object

LOCALIZE O VÍDEO Com a guia Desenvolvedor habilitada, localize o vídeo que quer incluir na página do YouTube. Quando encontrá-lo, execute o vídeo e copie o endereço que aparece na barra de endereços do seu browser durante a reprodução.

CONTROLE EM AÇÃO De volta ao PowerPoint, selecione o slide que vai exibir o vídeo. Na guia Desenvolvedor, clique no botão Mais Controles — para quem não está familiarizado com os recursos dedicados aos desenvolvedores, esse botão é o que tem duas ferramentas cruzadas. Feito isso, você verá a caixa Mais Controles. Use a barra de rolagem até encontrar a opção Shockwave Flash Object, que é o formato dos vídeos armazenados no YouTube. Dê OK.

DIRETO DO YOUTUBE Veja como integrar vídeos do YouTube em sua apresentação sem ter de recorrer ao browser ou engordar seu arquivo POR MARIA ISABEL MOREIRA

YouTube é campeão de audiência na web. Todos os dias, milhões de pessoas acessam suas páginas para ver vídeos e compartilhar novos conteúdos. Empresas também criam seus canais no endereço do Google. O da INFO, por exemplo, é www.youtube.com/info. Com a popularidade do serviço de compartilhamento, logo surgiu a necessidade de incluir vídeos do YouTube nas apresentações. Uma maneira de cumprir essa tarefa é fazer o download do vídeo. Mas isso tem alguns inconvenientes. Além do trabalho de baixar e converter o material para

um formato aceito pelo programa da Microsoft, embutir o vídeo na apresentação vai deixá-la pesada. O jeito mais prático é incluir uma janela para sua exibição com o link para a página da web. Vamos ver isso de três formas. Aqui, vamos usar recursos do próprio PowerPoint. Em Plug-in cuida de tudo para você, na página 51, você viu como proceder com o suplemento AuthorStream Desktop e, em O Google Docs dá uma mão, na página 54, verá como dar cabo da tarefa com a ajuda do Google Docs e do plug-in para PowerPoint LiveWeb.

AJUSTE NA URL Feita essa seleção, desenhe no slide o espaço que será ocupado pelo vídeo. Quando ficar como você deseja, clique nessa tela em branco com o botão direito e selecione a opção Propriedades no menu de contexto. Na janela que surgirá, cole o endereço do YouTube na linha Movie. Mas isso não basta. Para que o trabalho dê certo são necessárias duas alterações nessa URL: remova o trecho watch? E troque o sinal de igual (=) por uma barra (/). Feche a janela Propriedades.

ACESSO À WEB GUIA DESENVOLVEDOR Para integrar um vídeo do YouTube num slide do PowerPoint precisamos usar os recursos abrigados na guia Desenvolvedor do programa. Caso ela não esteja aparente, clique no Botão Office e, na sequência, em Opções do PowerPoint. Na tela correspondente, na seção Mais Usados, marque a caixa Mostrar Guia Desenvolvedor na Faixa de Opções. Dê OK para sair.

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Tecle F5 para executar a apresentação. Quando o slide é exibido, clique no botão Play que aparecerá no centro da janela para reproduzir o vídeo. Mas, para que isso aconteça, seu computador precisa, obviamente, estar conectado à web. Durante a reprodução, você tem acesso aos botões de pause, volume e pode avançar e retroceder no vídeo arrastando a barra. É possível até acessar outros vídeos sem sair do PowerPoint.

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vídeo I Shockware Flash Object

DIRETO DO YOUTUBE Veja como integrar vídeos do YouTube em sua apresentação sem ter de recorrer ao browser ou engordar seu arquivo POR MARIA ISABEL MOREIRA

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vídeo I clipes do Google Docs

O GOOGLE DOCS DÁ UMA MÃO Seu PowerPoint também pode exibir vídeos do YouTube com a ajuda do programa do Google e do LiveWeb POR MARIA ISABEL MOREIRA

ferramenta de apresentação do Google Docs importa e executa vídeos do YouTube com pouquíssimos cliques. Apesar de permitir a exportação do trabalho para o formato do PowerPoint, quando abertas no programa da Microsoft as apresentações criadas no Google

Docs não exibem o vídeo no próprio slide. Ao clicar na imagem na tela, o PowerPoint aciona o navegador padrão, que por sua vez abre a página correspondente no YouTube. Mas há um truque para usar o Google Docs e inserir vídeos em trabalhos no PowerPoint. Confira a seguir.

INSIRA O VÍDEO Abra uma nova apresentação no GoogleDocs (Arquivo > Novo > Apresentação). No slide 1, elimine os espaços reservados. Depois, clique em Inserir > Vídeo. Na janela que surgirá, digite uma palavra-chave ou o título do vídeo e clique em Pesquisar. Depois, marque-o na lista e clique em Selecionar. O Google Docs insere o vídeo no slide. Redimensione o tamanho da janela de exibição de modo que pegue praticamente todo o slide.

HORA DA PUBLICAÇÃO Com a janela do vídeo redimensionada no slide, clique em Compartilhar e, em seguida, em Publicar/Incorporar. O Google vai informar que o trabalho ainda não foi publicado. Clique no botão Publicar Documento para executar a tarefa. Na janela seguinte, ele oferecerá o link para compartilhamento. Copie o link, clicando nele com o botão direito do mouse e selecionando a opção correspondente.

NO POWERPOINT Abra o PowerPoint. Se você não tem o suplemento LiveWeb, baixe o programa (www.info.abril.com.br/downloads/liveweb-forpowerpoint-2007) e instale-o no PowerPoint. Clique em Inserir e, no grupo LiveWeb que o suplemente cria, em Web Page para abrir o assistente de inserção de páginas da web. Clique Next. No passo 1, cole o link copiado no Google Docs, pressione Add e, depois Next. Clique nesse botão de avanço até concluir o assistente. Pronto. É só executar a apresentação.

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vídeo I Movie Maker

MOVIE MAKER EM AÇÃO Um jeito simples para gerar vídeo é transformar slides em imagens e usar o criador de filminhos do Windows POR MARIA ISABEL MOREIRA

ma solução caseira para transformar arquivos do PowerPoint em vídeos é usar o Windows Movie Maker. Como o programa acompanha o Windows, não é preciso instalar nada para fazer a conversão. A desvantagem é que qualquer recurso multimídia que tenha sido acrescentado ao trabalho é perdido. Quem tiver paciência e fizer questão dos efeitos, no entanto, pode acrescentar transições e sons no próprio Movie Maker. Além de salvar o filme no PC, o Movie Maker pode criar um DVD para reprodução em players, gerar um CD gravável, enviar a produção como anexo de e-mail e gravar o trabalho numa fita na câmara de vídeo digital acoplada ao computador.

COMO IMAGEM 1 SALVE O Movie Maker não importa diretamente arquivos do PowerPoint. É necessário, no PowerPoint, transformar todos os slides em imagens. Para fazer isso, abra a apresentação e salve-a como um arquivo PNG ou JPG (PNG é melhor porque degrada menos as imagens). Responda Todos os Slides quando o PowerPoint perguntar quais slides deseja exportar. Em seguida, clique OK. O PowerPoint criará uma pasta com uma imagem para cada slide.

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TAMANHO VERSUS QUALIDADE Por padrão, o Movie Maker grava arquivos em WMV para obter a melhor qualidade para reprodução no computador. Mas na hora de escolher a qualidade de gravação você pode decidir sacrificar um pouco essa qualidade em favor de um arquivo menor. Nesse caso, clique em Compactar Para e escolha no campo ao lado o tamanho máximo do arquivo. Outra opção é clicar em Mais Configurações e escolher na caixa de combinação uma das configurações disponíveis. Entre elas, há o formato DV-AVI, que oferece qualidade superior, mas arquivos muito maiores.

MOVIE MAKER 2 NO Abra o Windows Movie Maker e importe todas as imagens criadas pelo PowerPoint. Em seguida, selecione todas elas e arraste-as para a área Storyboard. Se preferir, insira efeitos (Ferramentas > Efeitos), Transições (Ferramentas > Transições) e narração (Ferramentas > Narração). Se quiser soﬁsticar um pouco mais, inclua também títulos e créditos.

O FILME 3 PRODUZA Clique em Publicar Filme e, na janela seguinte, selecione Este Computador. Avance. Em seguida, dê um nome à produção e escolha a pasta onde quer salvá-la. O passo seguinte refere-se à escolha da qualidade (leia texto ao lado para mais detalhes), clique em Publicar e espere o Movie Maker fazer o trabalho. Se foi escolhida a qualidade recomendável, o programa salva a apresentação como um arquivo de vídeo do Windows Media (WMV), que pode ser aberto no Windows Media Player ou em outros programas de reprodução de vídeo. O YouTube também aceita arquivos no formato WMV.

NA LINHA DO TEMPO Se você inserir na produção itens como narração, música, transição e título será mais fácil trabalhar com todos esses elementos — e ajustá-los adequadamente — se clicar em Storyboard e selecionar a opção Linha do Tempo. Dessa forma, é possível, por exemplo, prolongar a exibição de um slide para que o áudio com a explicação sobre seu conteúdo caiba perfeitamente.

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entrega I HTML

SALVO PARA A WEB

Suas produções em PowerPoint podem ser vistas como páginas da web no browser POR MARIA ISABEL MOREIRA

ão é necessário nenhum conversor externo para salvar apresentações do PowerPoint como páginas da web. Como muitos outros programas, o PowerPoint faz isso nativamente. Quando salva nesse formato, o programa pode criar uma pasta com tudo o que a apresentação contém. Assim, fica mais fácil enviar o conteúdo para seu site na web.

QUAL É O MELHOR FORMATO? Para salvar a apresentação como página web, clique no Botão Office e selecione Salvar Como > Outros Formatos. Há duas possibilidades. Quem escolher Página da Web (*.mht; *.mhtml) vai obter um único arquivo com tudo o que é preciso para que a apresentação seja exibida em um browser. Quando se escolhe Página da Web (*.htm: *.html) é produzido um arquivo html e uma pasta contendo vários arquivos para imagens, efeitos e outros elementos. Apesar do inconveniente, essa opção é a mais indicada para garantir que internautas com qualquer navegador possam ver o trabalho. Dê um novo nome para o arquivo ou mantenha o nome atual e clique em Salvar. O PowerPoint usa o título do primeiro slide como o da página — ou seja, o título que vai aparecer na barra correspondente do browser. Para mudá-lo, clique em Alterar e digite novo nome.

O QUE ENVIAR A caixa de diálogo Publicar Como Página da Web permite algumas configurações. Clique em Publicar. Por padrão, o programa salva a apresentação completa e o faz em um formato suportado pelo IE 4.0 ou posterior. Também por definição exibe anotações do orador. Mas você pode estabelecer quais slides serão apresentados — marque Número do Slide e indique o slide inicial e o final. Altere a configuração do suporte ao navegador. Marque a opção Abrir Página da Web no Navegador para que o browser abra a página tão logo ela seja publicada.

MAIS ESCOLHAS Clique no botão Opções da Web para determinar como a página da web será exibida. Nesse momento, você pode decidir, por exemplo, se as animações serão mostradas, se haverá controles de navegações no slide, qual é a resolução do monitor de destino etc. Percorra as guias Geral, Navegadores, Arquivos, Imagens, Codificação e Fontes para ver se aceita as configurações predefinidas ou se quer fazer outras escolhas. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções da Web e em Publicar.

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entrega I compartilhamento na web

MENSAGEM SEM FRONTEIRAS Serviços colocam suas apresentações em PowerPoint à disposição na web POR MARIA ISABEL MOREIRA

s necessidades de distribuir apresentações e a evolução da web 2.0 casaram-se perfeitamente. Os serviços de compartilhamento reúnem um número crescente de adeptos e ganham recursos cada vez mais interessantes. Empresas,

profissionais liberais, professores e estudantes de todo o mundo armazenam na web apresentações para apreciação de seus colegas, alunos, professores e clientes. Dois dos melhores serviços dessa categoria são o Slideshare e o AuthorStream.

CONVERSÃO É COM ELE

SHOW DE COMPATIBILIDADE

O AuthorStream é mais generoso no tamanho dos arquivos. Seus usuários podem enviar apresentações de até 1 GB e o material pode estar tanto no desktop como na web. Você pode deixá-los privados ou públicos e definir quem pode fazer download de cada conteúdo. Apresentações configuradas para reprodução automática e que tenham até 100 MB podem ser convertidas para vídeo pelo serviço. Outro destaque do AuthorStream é o recurso Present Live, que permite a transmissão ao vivo de apresentações. Tudo que você tem a fazer é passar a URL dessa transmissão para os convidados — eles também precisam ter cadastrado no serviço. Na exibição do arquivo de PowerPoint enviado, o AuthorStream foi até competente, preservando as animações. Só não exibiu som e o vídeo do YouTube integrado num slide. Por falar em vídeo, o serviço oferece um plug-in para o PowerPoint que facilita a inserção de vídeos do YouTube nas apresentações e permite o upload de arquivos sem a necessidade de visita ao site (leia mais na pág. 51 ). Há ainda recurso de conversão para Flash, sincronização de áudio e apresentação.

Bom de compatibilidade, o Slideshare aceita upload de arquivos PPT, PPS, POT, PPTX, POTX e PPSX, além de arquivos do OpenOffice, PDF e KEY. Isso só quando o assunto é apresentação, porque o serviço também compartilha documentos e planilhas. A única restrição é que esses arquivos não podem ter mais de 100 MB. Além de título, descrição e tags, os arquivos podem ser categorizados. Tudo para facilitar a localização e o compartilhamento. Mas você pode tornar sua produção privada apenas para você ou para um grupo de seguidores e ainda autorizar ou não seu download. Infelizmente, as apresentações perdem sons, efeitos e não exibem vídeos integrados. Em compensação, o serviço oferece um recurso de sincronização de slides com áudio (veja tutorial na página seguinte) e inserção de vídeos do YouTube.

www.info.abril.com.br/downloads/webware/authorstream

www.info.abril.com.br/downloads/webware/slideshare

AVALIAÇÃO TÉCNICA

8,2

CUSTO/BENEFÍCIO

AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,9

CUSTO/BENEFÍCIO

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entrega I Slidecast

ÁUDIO E SLIDES JUNTOS

Recurso Slidecast, do Slideshare, une PowerPoint com MP3 POR MARIA ISABEL MOREIRA

m recurso interessante do Slideshare é o Slidecast (www.info.abril.com.br/webware/slideshare). Por meio desse mashup, é possível sincronizar slides de uma apresentação do PowerPoint com um arquivo de áudio. As aplicações podem ser variadas. Exemplos? Um professor pode valer-se

do recurso para reforçar pontos de sua disciplina e empresas podem instruir de forma mais efetiva equipes dispersas em várias partes do país ou do mundo. Dá também para brincar com a criação de slideshows musicais, muito comuns atualmente na web. Veja como produzir um slidecast.

FAÇA UPLOAD DO ÁUDIO Faça o upload de uma apresentação ou use um trabalho já armazenado no serviço. Na seção My Slidespace, clique no link Edit da apresentação escolhida. Na tela seguinte, clique na guia Create Slidecast. Você pode fazer o upload de um arquivo MP3 (só serve neste formato) ou usar o link de um arquivo que já esteja armazenado na web. Neste projeto, usamos um arquivo da web. Clique no botão Link mp3 To Slideshow.

DISTRIBUA O SOM O programa coleta o áudio e a apresentação e coloca ambos na tela. É a hora de fazer a sincronização. Na verdade, uma opção é deixar o trabalho sem sincronização. Outra possibilidade é pressionar Divide Audio Equally e autorizar que o programa faça a distribuição exata do tempo do som entre a exibição do total de slides. No caso dos slideshows de música, por exemplo, é a solução mais indicada.

SINCRONIZAÇÃO Mas é possível casar o conteúdo do áudio com o do slide. Para fazer isso, selecione o primeiro slide na área Slide Selector (ele vai ficar com uma borda azul). Solte o áudio até o ponto desejado. Puxe o marcador azul no Synchronization Workspace para marcar o fim do primeiro slide. Marque o segundo slide no Slide Selector, solte novamente o áudio até o ponto desejado e puxe o marcador mais uma vez. Faça isso até completar a apresentação. Quando concluir, clique em Save. Se quiser conferir como ficou, clique em Preview Saved Work. Para voltar a edição, clique em Edit Presentation e, depois, em Edit Slidecast. O trabalho só será publicado depois que você clicar em Save & Publish. Para remover o áudio de uma apresentação, na janela de edição do slidecast, clique em Remove MP3 File.

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entrega I CD

A ORDEM 2 AsMUDE apresentações aparecem na ordem que foram adicionadas e serão exibidas. Mas você pode alterar essa sequência. Para isso, clique em uma apresentação e use as setas para movê-la para cima ou para baixo na lista. Se você sentiu falta de outro arquivo, clique mais uma vez em Adicionar e localize-o. Se decidir eliminar um item, clique nele e, em seguida, em Remover.

CONFIGURAÇÃO DO PACOTE 3

APRESENTAÇÃO PELO CD Gravar arquivos em disco é opção para distribuir apresentações até para quem não tem o PowerPoint POR MARIA ISABEL MOREIRA

esmo com poucos slides, apresentações com narrações, músicas, vídeos, fotos e efeitos podem ficar grandes demais se esses arquivos multimídia foram embutidos ou difíceis de gerenciar se foram vinculados. Nas duas situações, a gravação em CD é uma boa solução. Quando você prepara uma apresentação para gra-

vação, o PowerPoint pode juntar todos esses arquivos, além da apresentação propriamente dita e de uma cópia de seu visualizador, num único arquivo e cuidar da gravação da mídia. Outra vantagem da gravação em CD é que o show de slides pode ser visto em qualquer computador com drive de CD, mesmo que não haja um PowerPoint instalado.

Clique no botão Opções para alterar as configurações do empacotamento de acordo com suas necessidades. Para garantir que qualquer computador execute a apresentação, por exemplo, assinale o item Pacote do Visualizador (Atualiza Formatos de Arquivos para Execução no Visualizador do PowerPoint). Logo abaixo, defina de que maneira as apresentações devem ser executadas — todas automaticamente, apenas a primeira automaticamente, que o usuário selecione a apresentação a ser exibida ou não executar o CD automaticamente. Marque ou desmarque as opções Arquivos Vinculados e Fontes TrueType Incorporadas se quiser ou não que o pacote inclua esses itens — eles são importantes se você tiver usado sons, filmes ou fontes TrueType em seu trabalho.

4 OSEGURANÇA PowerPoint também oferece opções de controle da execução. Defina uma senha se quiser restringir o acesso às informações armazenadas no CD. A opção Verificar Se Há Informações Inapropriadas na Apresentação deve ser marcada caso queira se assegurar de que nenhum comentário, anotação, informação pessoal ou outro dado que você não quer que fiquem à mostra estejam aparentes. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções.

5 DeCÓPIA volta à caixa de diálogo Pacote Para CD, clique em Copiar Para Pasta antes de queimar o CD se quiser abrir uma pasta para conter todo o conteúdo que será gravado na mídia. Caso não veja necessidade na criação dessa pasta, clique diretamente no botão Copiar no CD. Se você solicitou a inspeção dos arquivos, o PowerPoint verificará os arquivos, pedirá sua ação caso encontre algum problema e iniciará a gravação. Caso queira gravar o mesmo conteúdo em outro disco óptico, basta responder Sim quando o programa oferecer essa possibilidade.

OPÇÃO DE PUBLICAÇÃO 1

Clique no Botão Office e escolha Publicar. Em seguida, selecione a opção Pacote para CD. No campo Nome do CD da caixa de diálogo que surgirá, digite um nome — por padrão, o PowerPoint usa CD Apresentação. O nome da sua apresentação aparece na área Arquivos a Serem Copiados. Se quiser acrescentar outros arquivos no pacote, clique em Adicionar Arquivos, selecione as apresentações na janela seguinte e clique em Adicionar.

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entrega I CD

CONFIGURAÇÃO DO PACOTE 3

APRESENTAÇÃO PELO CD Gravar arquivos em disco é opção para distribuir apresentações até para quem não tem o PowerPoint POR MARIA ISABEL MOREIRA

OPÇÃO DE PUBLICAÇÃO 1

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entrega I DVD

NA TELA DA TV Com estes dois programas sua apresentação toca em qualquer player de DVD POR MARIA ISABEL MOREIRA

ão precisa saber muito de produção de DVDs para gravar apresentações do PowerPoint em um disco que pode ser executado em qualquer player de DVD. O PPT2DVD, da Wondershare, torna essa tarefa bem simples. Você só tem de seguir os passos e decidir sobre poucas configurações. Nos testes, o material produzido

com a ajuda do PPT2DVD manteve efeitos de transição e sons. Vídeos do YouTube e, evidentemente, macros foram ignorados. A versão completa do programa custa 99,95 dólares e a Lite sai por 59,99 dólares. A versão de avaliação, válida por 30 dias, estampa uma marca em todos os slides e pode ser baixada em www.info.abril.com.br/downloads/ppt2dvd.

E ARQUIVOS 1 PROJETO O PPT2DVD produz DVDs e vídeos. Então, a primeira providência para criar um DVD de suas apresentações é escolher a opção Create Standard DVD quando abrir o programa. Em seguida, selecione os trabalhos. Clique em Add e localize os arquivos no disco. O PPT2DVD permite gravar até 12 apresentações em um disco. Você pode excluir arquivos selecionados ou mudar a ordem usando os botões na parte de baixo da tela.

FAÇA OS AJUSTES 2

Arquivos selecionados? Clique em Next para fazer as configurações reunidas em Settings. Em Video Settings, informe o padrão de TV (TV Standard) e a relação entre largura e altura (Aspect Ratio) entre 4:3 (normal) e 16:9 (widescreen). Se não souber o padrão de TV, clique em Select By Country. Defina também o tempo de transição entre slides, se não tiver feito isso no PowerPoint. Essas configurações bastam na maioria dos casos, mas você pode clicar em Advanced Settings para fazer um ajuste mais fino, que inclui qualidade de saída, compatibilidade, idioma e configurações do layout. Na guia Others dessa janela, por exemplo, vale a pena clicar em Use The Sound Recorder to Retain Sounds para que o programa grave eventuais recursos de áudio adicionados às apresentações. Clique em Next ao terminar.

AOS MENUS 3 ATENTO O PPT2DVD oferece um bom conjunto de temas e layouts de interface. Você pode escolher o mais adequado para seu projeto, selecionando uma categoria no menu Template e visualizando suas opções no painel direito. Escolha um modelo para conferir seus detalhes no painel central. Nesse painel é possível também fazer algumas personalizações — trocar títulos e mover elementos. Você também pode escolher uma música de fundo para a abertura. Clique no ícone da pastinha para localizar arquivos de áudio no computador.

DE SAÍDA 4 OPÇÕES Depois, é só escolher as opções de saída. O PPT2DVD pode gravar a produção em disco ou criar uma imagem do DVD — ou fazer as duas coisas ao mesmo tempo. Faça sua escolha e, se quiser, altere a localização das pastas de saída. Coloque o disco de DVD no drive e clique em Next. Aí é só esperar pela gravação. Ao concluir o trabalho, o programa exibe uma tela de resumo.

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impressão I dicas

ANTES DE USAR O ATALHO CTRL + P Configure o PowerPoint para imprimir o que você quer e sem muito desperdício POR MARIA ISABEL MOREIRA

presentação é para ser vista no computador ou no telão. Em algumas situações, no entanto, você pode ter a necessidade de imprimir o trabalho no todo ou em parte. Se isso acontecer, é recomendável ajustar o

programa para trabalhar de acordo com suas necessidades e evitar qualquer tipo de desperdício. O PowerPoint oferece alguns recursos de impressão inteligente e econômica. Veja como explorá-los a seu favor.

PÁGINA CONFIGURADA Para uma impressão correta é recomendável, antes de tudo, configurar a página. Na guia Design, clique em Configurar Página. No menu Slides Dimensionados Para: selecione o formato de saída entre as opções disponíveis. Com a escolha, as medidas de Largura e Altura são definidas automaticamente, mas você pode alterar esses valores. Em Orientação, escolha a direção dos slides e das anotações, folhetos e tópicos — Retrato ou Paisagem. Em Numerar os Slides a Partir De:, escolha o número que deverá receber o primeiro slide — por padrão é 1.

CABEÇALHOS E RODAPÉS Outra medida é definir como será a impressão de cabeçalhos e rodapés em anotações, folhetos e sumários. Abra a guia Inserir e selecione Cabeçalho e Rodapé. Na janela que surge, abra a aba Anotações e Folhetos. Os impressos podem incluir data e hora — e, nesse caso, pode-se definir se serão determinadas ou atualizadas automaticamente e qual o formato —, cabeçalho, rodapé e número da página. O formato da data depende do país selecionado em Idioma.

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DE QUE COR? A cor da impressão está relacionada com a qualidade e também com o custo. O PowerPoint oferece a opção de impressão em cor, tons de cinza e preto e branco puros. A impressão colorida encarece o trabalho, e, dependendo de sua impressora e dos elementos gráﬁcos da apresentação, pode não resultar na qualidade esperada. O modo de impressão em tons de cinza transforma o material em escalas de cinza, permitindo a visualização de nuances dos gráﬁcos. A opção preto e branco puros converte todas as cores para uma dessas duas. É, portanto, o modo que oferece os piores resultados.

VEJA ANTES Convém também conferir a impressão antes de efetuá-la. Para isso, clique no Botão Office, selecione Imprimir > Visualização de Impressão. Essa janela também permite a execução de ajustes. Os principais deles estão escondidos sob o botão Opções. Cabeçalho e Rodapé — Abre a mesma caixa de diálogos comentada anteriormente. Cor/escala de cinza — Abre um submenu com as opções Cor, Escala de Cinza e Preto e Branco Puro. Se a intenção é economizar tinta, o ideal é descartar a primeira opção. Dimensionar para Ajustar Papel — Quando clicado esse item, automaticamente o slide se ajusta para caber na página. Enquadrar Slides — Inclui uma borda em volta do slide. Imprimir Slides Ocultos — Marque caso tenha incluído slides ocultos e queira imprimi-los. Imprimir Comentários e Marcação a Tinta — Idem em relação aos comentários e marcas. Ordem de Impressão — Exibe submenu para que se decida como os slides serão impressos — horizontalmente ou verticalmente. Não confunda essa opção com a orientação de impressão retrato ou paisagem.

MANDE IMPRIMIR Da própria janela Visualização de Impressão, clique no botão Imprimir. É o momento de fazer os últimos ajustes. Além de observar a impressora, escolha o intervalo de impressão — Tudo, Slide Atual ou Seleção. Confira também se as opções de cor, ajustes de tamanho e impressão de itens ocultos estão de acordo com o definido. Se quiser imprimir em alta qualidade, marque a opção correspondente. No menu Imprimir, selecione o que quer ter impresso — Slides, Folhetos, Anotações ou Estrutura de Tópicos. No caso de folheto, é possível alterar nessa caixa de diálogo o número de slides por página. Está tudo em ordem? Então é só pressionar OK e dirigir-se à impressora.

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internet I aplicações online

APRESENTAÇÕES NA ERA 2.0 Os programas online também dão um show na hora da apresentação POR MARIA ISABEL MOREIRA

esde a década de 90, o PowerPoint e programas similares no computador não são as únicas ferramentas à disposição para a elaboração de apresentações. Naquela época, o ThinkFree brigava com as conexões lentas, mas já fazia o trabalho na web. Com o passar dos anos, os geradores de apresentação online só ganharam re-

cursos. Acompanhando a evolução da própria internet, muitas aplicações agora integram vídeos, sons e animações, conversam com diversas redes sociais e serviços online e oferecem recursos de transmissão ao vivo para audiências distribuídas em várias partes do mundo. Nesta seleção, você confere as principais características de oito soluções da categoria.

COM A CHANCELA DO GOOGLE Não é pela pouca oferta de modelos que os usuários do Google Docs não produzem boas apresentações. O serviço traz centenas de gabaritos para uso, de opções para scrapbook a apresentações de negócios, embora vários deles estejam repetidos. Em recursos, o gerador de apresentações do Google também melhora a cada dia. As ferramentas básicas para a criação de apresentações, como a inclusão de gráﬁcos, tabelas, imagens e anotações, estão lá. A inserção de vídeos do YouTube também é automática — os vídeos são

executados diretamente na apresentação. Além de permitir a criação, o Google Docs pode ser usado em conjunto com o PowerPoint para o compartilhamento de apresentações na web. O único problema é que o serviço não faz upload de arquivos PPTX, somente aqueles no formato usado nas versões 97-2003 do programa da Microsoft. É possível fazer download dos arquivos criados no serviço em PDF, PPT e TXT. As apresentações podem ser compartilhadas com um grupo de pessoas e publicadas na internet para apreciação geral.

www.info.abril.com.br/downloads/webware/google-docs AVALIAÇÃO TÉCNICA

8,0

CUSTO/BENEFÍCIO

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IDEAL PARA EMPRESAS

EM DIA COM A WEB 2.0 Afinado com a web 2.0, o Empressr permite que suas apresentações sejam facilmente adicionadas a blogs e microblogs (incluindo o Twitter), redes sociais e serviços de bookmark. A proximidade não se resume a isso. O serviço também faz upload de conteúdos do Flickr, YouTube, Google e Yahoo para uso nas

produções. As apresentações criadas no Empressr podem ter gráficos, tabelas, formas, vídeos, imagens, efeitos de transição e recursos de áudio. É possível também fazer o upload de arquivos do PowerPoint (PPT), mas não dá para salvar as apresentações criadas no Empressr nesse formato.

www.info.abril.com.br/downloads/webware/empressr AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,5

Com foco corporativo, o SlideRocket esbanja recursos. Seus grandes diferenciais estão na distribuição e nos recursos de gerenciamento. É possível, por exemplo, apresentar o trabalho para uma audiência de até 50 pessoas previamente convidadas, obter estatísticas das visualizações e estabelecer restrições de acesso e uso dos trabalhos. Quando o papo é criação, o serviço em Flash também não faz feio. Os recursos de edição de textos, gráﬁcos, tabelas e imagens são muito bons quando comparados aos de outros

serviços. O SlideRocket trabalha com fundos animados, animações em ﬂash e vídeos. As apresentações podem ser baixadas para o desktop num arquivo EXE para execução no Windows ou no formato PowerPoint 2003. Todos esses recursos estão disponíveis na versão Business, que sai por 24 dólares mensais por usuário e pode ser testada gratuitamente por 30 dias. O SlideRocket tem ainda um plano individual (12 dólares por mês) e uma opção gratuita, ambos com restrições de recursos.

www.info.abril.com.br/downloads/webware/sliderocket

CUSTO/BENEFÍCIO

AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,9

CUSTO/BENEFÍCIO

APRESENTAÇÕES AO VIVO Parte do conjunto de aplicativos Zoho, que inclui mais de 20 aplicações online, o pioneiro Zoho Show não tem a integração com serviços web de alguns de seus concorrentes, mas faz o trabalho direito quando o assunto é apresentações ao vivo pela web para uma audiência selecionada. Além de mostrar os slides, é possível conversar por mensagem instantânea com os participantes e até compartilhar o

desktop com eles. Outro destaque do produto é a quantidade de formas, imagens, setas, elementos de ﬂuxogramas, símbolos e clipes de imagem. São centenas de itens que podem ser adicionados aos slides e editados. Mas o Zoho continua devendo o suporte a vídeos, áudio, tabelas e gráﬁcos. As apresentações no Zoho podem ser salvas em PDF e exportadas nesse formato e em HTML, PPT, PPS e ODP.

www.info.abril.com.br/downloads/webware/zoho-show AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,5

CUSTO/BENEFÍCIO

O BÁSICO DA APRESENTAÇÃO O Prezentit é a solução para quem precisa apenas de uma ferramenta básica e não quer perder muito tempo para descobrir como explorar uma série de recursos. Tudo que você pode fazer é escolher um fundo, escrever os textos e adicionar as imagens e os efeitos de transição.

Os trabalhos podem ser publicados na web (o site devolve o link para que seja publicada em sites e blogs) e baixados para o computador no formato HTML. O Prezentit não limita o tamanho das apresentações, mas o espaço para o upload de imagens está restrito a 250 MB.

www.info.abril.com.br/downloads/webware/prezentit AVALIAÇÃO TÉCNICA

6,7

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CUSTO/BENEFÍCIO

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IDEAL PARA EMPRESAS

www.info.abril.com.br/downloads/webware/empressr AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,5

www.info.abril.com.br/downloads/webware/sliderocket

CUSTO/BENEFÍCIO

AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,9

CUSTO/BENEFÍCIO

www.info.abril.com.br/downloads/webware/zoho-show AVALIAÇÃO TÉCNICA

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CUSTO/BENEFÍCIO

www.info.abril.com.br/downloads/webware/prezentit AVALIAÇÃO TÉCNICA

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CUSTO/BENEFÍCIO

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MADE IN BRAZIL A Aprex (www.info.abril.com. br/downloads/webware/aprex) desenvolveu uma versão tupiniquim de um gerador de apresentações na web. O serviço é oferecido em três modalidades. O plano básico, que sai por 19 reais mensais ou 114 reais anuais, permite a criação de cinco apresentações e o armazenamento de 50 imagens no disco. A opção avançada (38 reais mensais ou 228 reais anuais) limita apenas o número de imagens armazenadas a 200. A modalidade gratuita garante a criação de uma apresentação com até cinco slides em cinco gabaritos diferentes, o mesmo número do total de imagens permitido. A criação se dá em três etapas — deﬁnição do slide mestre, inserção de conteúdo e publicação. Mas não há recursos de criação e edição.

COM A CARA DO POWERPOINT Criado em Java, o ThinkFree Show, a aplicação para apresentações do ThinkFree Online é a que mais lembra um programa desenvolvido para desktop. A interface é muito semelhante, por sinal, à do PowerPoint em versões mais antigas, com menus e barras de ferramentas. Em outras palavras, quem se habituou ao programa da Microsoft não vai sentir muito a migração. O que talvez estranhe é a ausência de uma ferramenta para a geração de gráficos, um dos pontos fracos do ThinkFree Show. Sons e vídeos já são permitidos. A plataforma Java facilita muito, oferecendo a possibilidade de trabalhar com atalhos e menus de contexto. Mas trava um pouco em algumas operações. Apesar da interface em inglês, o programa oferece corretor ortográfico no nosso idioma, embora ele ainda não seja compatível com o novo acordo ortográfico. Os arquivos do ThinkFree Show são salvos em PPT ou PDF. Os documentos também podem ser compartilhados com usuários do Google Bookmarks, Yahoo Myweb, Delicious e Digg, entre outros serviços. www.info.abril.com.br/downloads/webware/thinkfree AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,5

CUSTO/BENEFÍCIO

PARA NÃO PERDER TEMPO Você precisa apenas juntar um fundo, textos e imagens para passar seu recado? O Preezo faz tudo isso sem muitas complicações. A aplicação em Ajax é comedida em recursos, mas não oferece dificuldade a quem se dispuser a usá-la. O Preezo oferece alguns layouts de slide, mas nenhum modelo pronto — você tem de criar seus próprios planos de fundo com cores sólidas ou imagens disponíveis em seu computador ou na web. Depois de salvas, as apresentações podem seguir por e-mail ou ser publicadas na web ou anexadas a blogs e páginas web. Você também pode obter a URL para enviar o link para quem desejar. O serviço afirma importar e exportar arquivos no formato PPT, mas as duas operações falharam nos testes. www.info.abril.com.br/downloads/webware/preezo AVALIAÇÃO TÉCNICA

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CUSTO/BENEFÍCIO

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internet I modelos

FUJA DA MESMICE C

om os recursos e os modelos propostos pelo PowerPoint é possível produzir boas apresentações. Mas nem sempre uma boa apresentação basta. Quando o objetivo é causar impacto, vale

Onde encontrar templates para incrementar suas produções POR MARIA ISABEL MOREIRA

investir em designs e layouts diferenciados. Difícil não encontrar nada que interesse entre os modelos pagos e gratuitos à disposição na web. Confira alguns endereços para iniciar sua busca pelo gabarito ideal.

TUDO DE GRAÇA Natureza, negócios, finanças, viagens? Se você tem de produzir uma apresentação com uma dessas temáticas, navegue nas categorias correspondentes do TemplatesWise (www.templateswise.com). Talvez você localize o modelo de que precisa. Se preferir, pode vasculhar também opções abstratas ou de interesse geral. A vantagem é que você não terá de pagar nada por ele. Quando se clica num slide é possível ver sua descrição, o número de slides incluído no modelo e a resolução. A oferta, no entanto, não é notável. Outra desvantagem é que há vários modelos com apenas dois ou três layouts de slides. O TemplatesWise também tem algumas amostras de música em loop que você pode usar em seus trabalhos.

PADRÃO PROFISSIONAL Se você precisasse produzir uma apresentação importante e diferenciada não se importaria de pagar 24 dólares por um gabarito. Esse é o preço que o PoweredTemplates (www.poweredtemplates.com) cobra por seus modelos mais completos, com 17 slides incluindo tabelas e gráficos. Para trabalhos mais modestos o gasto pode cair pela metade. A versão mais simples, com três slides mestres e três fundos, sai por 12 dólares. Você pode escolher o que precisa num acervo de milhares de produções. Para facilitar a vida de seus clientes, o site separa os modelos por categoria — são 29 no total. A qualidade dos designs é outro ponto forte do endereço. Antes de tirar o cartão de crédito da carteira, no entanto, vale vasculhar a seção de modelos gratuitos para ver se não há nada que interesse. Além de modelos para PowerPoint, o PoweredTemplates oferece fundos em vídeo para apresentações, figuras e gabaritos para Word, websites e impressos variados.

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PACOTES DE TEMPLATES Para fazer um ou outro trabalho compensa comprar modelos avulsos, mas se você é produtor contumaz de apresentações um dos pacotes ou assinaturas da CrystalGraphics (www.crystalgraphics.com) pode ficar na medida. O plano anual, com downloads ilimitados, sai por 99 dólares. Segundo o site, há mais de 14 mil modelos disponíveis. É possível assinar pacotes semelhantes para transições, fundos em vídeo, imagens, animações, títulos 3D e músicas. Uma versão Combo, com assinaturas de vários desses recursos, sai por 599 dólares. Além das opções para PowerPoint, a CrystalGraphics oferece modelos para Excel, Outlook e sites e produz apresentações customizadas.

MODELOS DA MICROSOFT Não é preciso vasculhar muito a internet atrás de modelos prontos para o PowerPoint. O site Office Online, da própria Microsoft, traz opções de gabarito para apresentações sobre diferentes temas além daqueles que vêm instalados. Para conferir o que há disponível, clique no Botão Office > Novo. Na janela Nova Apresentação, selecione um item abaixo de Microsoft Office Online na lista à esquerda. Em seguida, escolha um modelo na caixa central (você poderá visualizá-lo melhor à direita) e clique em Baixar.

PACOTES E PACOTÕES Especializada em apresentações, a PresentationPro (www.presentationpro.com) tem uma série de pacotes. Você escolhe de acordo com suas necessidades. O pacote que contém apenas modelos custa 99 dólares por ano — o acervo é de mais de 10 mil gabaritos, segundo a empresa. A opção com modelos, imagens e ícones sai 149 dólares por ano. Por 399 dólares é possível usufruir também de animações, conversor de apresentações para Flash, ferramenta para envio de apresentações por e-mail e gerenciador de apresentações. Para facilitar a seleção de itens e sua aplicação nas apresentações, a PresentationPro oferece um suplemento para Firefox.

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ajuda profissional I criação

SOAP: apresentações desenvolvidas para a FIESP/SESI/SENAI, Bradesco e Ministério da Justiça

TRABALHO DE PRIMEIRA

Quando a situação exige, a saída é recorrer às empresas especializadas POR SÉRGIO VINÍCIUS

ualquer um consegue operar o Powerpoint. Mas produzir uma apresentação profissional é outra coisa. Por isso, algumas companhias não se importam de pagar até 15 mil reais nos serviços de empresas espe-

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cializadas em criar e desenvolver o conteúdo de slides, bem como treinar palestrantes para que as apresentações sejam 100% competentes. Nomes como Rolls Royce, Bradesco e Petrobras estão nessa lista.

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Meu Estúdio: Blue Tree e Rolls Royce na lista de clientes

4 mil 15 mil

R$ a R$ De

é o preço que as empresas cobram para desenvolver apresentações proﬁssionais

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“Não é porque você tem uma filmadora que conseguirá criar um bom filme com ela”, diz Johnny Galvão, da SOAP — State of the Art Presentations. O mesmo pensamento vale para o Powerpoint. “O software é uma ferramenta. Para usá-lo bem, é preciso conhecer conceitos de comunicação, marketing e estrutura de linguagem.” As companhias especializadas em apresentações e em consultoria trabalham de forma semelhante. O primeiro passo é entender o que o cliente ou a empresa deseja. A partir daí, elas criam um roteiro de como serão expostas as ideias. “A cabeça do cliente deve estar organizada. Esse é o ponto principal do processo. Sabendo de suas necessidades, do que ele quer ‘vender’ e de todos os pormenores, come-

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çamos a idealizar a expressão visual”, diz Norman Baumon, da Baumon Marketing Corporativo. Segundo ele, é importante ter sempre em mente também que vivemos em um momento de escassez de tempo e excesso de informação. “Quanto mais dados extrairmos de um menor número de slides, melhor”, afirma Baumon. Depois da entrevista inicial, em que o cliente informa o que deseja divulgar, a empresa especializada cria um roteiro com as informações que pretende incluir na produção. O principal software utilizado nessa fase é o processador de textos. Nele, os redatores trabalham no que devem ser os textos das apresentações. Com a redação concluída, é hora de os diretores de arte entrarem em ação, pilotando o Photoshop para obter as melhores fotos e imagens. Só depois que texto e arte se encontram é que o PowerPoint entra no processo. “Como o software de apresentação é somente um meio de expressão, não um fim, nada que fazemos é em função dele. O programa aparece por último no fluxo de criação e desenvolvimento”, diz Marcelo Vieira, da Meu Estúdio, que cria apresentações profissionais desde 2007. Para ele, um dos erros mais comuns na elaboração de uma apresentação é começar o trabalho abrindo o PowerPoint. “Deve-se fazer exatamente o contrário”, afirma. Depois que a apresentação está pronta é o momento do treinamento do palestrante. As empresas especializadas costumam dar suporte ao apresentador. Em alguns casos podem até designar alguém de suas equipes para assumir o palco, mas isso é exceção. “Recomendamos sempre que o cliente faça a apresentação, mesmo porque damos todo o suporte, treinamos exaustivamente gestos e entonações e repassamos o texto com quem irá conduzi-la”, afirma Galvão, da SOAP. “Neste momento, somos os advogados do diabo, apontando erros, inconveniências e outros itens que podem ser melhorados.”

No primeiro caso, o trabalho começa do zero. No segundo, as empresas de desenvolvimento fazem eventuais ajustes em textos, mas normalmente limitam-se a alterar a parte visual, incluindo imagens e fotos que possam transmitir melhor o que as palavras querem dizer (veja quadro abaixo). Partir do zero para criar apresentações nem sempre é mais complicado do que adequar novas imagens ao conteúdo. “Muitas vezes, temos de eliminar slides ou alterar textos repetitivos para que a apresentação fique redonda”, diz Vieira, da Meu Estúdio. “Como damos suporte desde o pontapé inicial até a apresentação final, tentamos entender a empresa como um todo e contar sua história por meio de slides. Esse é nosso método. Sob esse aspecto, transformar uma apresentação já pronta ou partir do zero pode ter o mesmo grau de dificuldade. Afinal, cada empresa tem sua história”, diz Galvão.

ANTES E DEPOIS COMO ERA O SLIDE E COMO FICOU DEPOIS DA INTERVENÇÃO DA MEU ESTÚDIO

VISUAL RENOVADO Há basicamente dois tipos de cliente que procuram o serviço de desenvolvimento de apresentações profissionais. O primeiro é aquele que nunca trabalhou com apresentações, não sabe por onde começar e precisa de ajuda especializada. O segundo grupo é composto de empresas que já têm uma coleção de apresentação, mas querem melhorar a aparência dos slides.

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ajuda profissional I dicas

ISSO FUNCIONA SAIBA PARA QUEM VAI FALAR Reúna previamente todas as informações possíveis sobre sua audiência. Se o que juntar for insuficiente, informe-se com colegas ou faça pesquisas em veículos de comunicação. Se a diversidade da plateia for ampla, escolha seu público preferencial. Com esse conhecimento anterior, é possível incluir nas apresentações itens que causem empatia com os espectadores. É mais fácil se aproximar de engenheiros ao exibir gráficos do que colocar trechos de Camões.

DIGA O QUE TEM A OFERECER Com a frase “eu tenho algo a oferecer que vai melhorar sua vida” em mente, crie um slogan que combine suas soluções com as necessidades da audiência e o apresente. Essa mensagem criará interesse, o antídoto para o maior inimigo de um apresentador: o devaneio da plateia.

GERE QUESTIONAMENTOS O slogan deverá provocar perguntas — Por quê? Como? Quanto custa? Quanto demora? Essas respostas devem estar na apresentação e ser reveladas aos poucos. Ao mudar de assunto paulatinamente, você mantém o interesse contínuo dos espectadores.

ão exagerar nos textos, mas também evitar poucas palavras para não dar ideia de pobreza de conteúdo. Não distrair com muitas figuras, mas fugir de fundos monótonos e estáticos... Quando o assunto é criar apresentações, até mesmo os conselhos dos especialistas consultados por Dicas Info parecem subjetivos. Mas há de fato um conjunto de recomendações para a criação de apresentações eficientes e que não matem a plateia de sono, tédio ou tristeza. Tudo depende do ponto de partida do projeto, de acordo com os profissionais da área. Se a tarefa começar errada, será errada até o final. Quando há um bom planejamento, é muito provável que o resultado seja competente. “O pior erro é iniciar o desenvolvimento da apresentação diretamente no Powerpoint. A concepção

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COMECE DEVAGAR E ACELERE AOS POUCOS A apresentação deve ser iniciada com pouca relevância. Aﬁnal, tanto plateia como apresentador ainda estão esquentando. Conteúdo relevante logo de cara pode não ser compreendido.

ESCREVA O ROTEIRO O roteiro deve ser dividido em introdução, slogan e partes principais — divida as partes de acordo com as respostas que deverão ser respondidas. Pense também numa conclusão, considerando o que deseja que o público leve na mente para casa. Feito o roteiro, analise quais dados devem ser incluídos no documento. Deixe somente informações úteis aos espectadores. Para saber o que é útil e o que não é, lembre-se de seu slogan. Tudo o que tiver relacionado com ele deve permanecer.

JOGUE O RESULTADO NO POWERPOINT Distribua os textos pelos slides e veja o resultado. Quanto menos informação por slide, melhor. Imprima e analise slide por slide. Leia em voz alta cada item. O ideal é que cada tela não tenha mais que quatro frases.

REÚNA EXEMPLOS E IMAGENS ENFÁTICAS Tenha um estoque de exemplos na apresentação. Eles não precisam ser mostrados, mas você pode acioná-los de acordo com as reações da plateia. Na seleção das imagens, preﬁra aquelas que enfatizem o conteúdo de cada slide.

deve começar bem antes, com a organização das ideias e do que se pretende apresentar”, diz Norman Baumon, da Baumon Marketing Corporativo. “Somente depois das ideias estruturadas é que se inicia o roteiro e, depois disso, se abre o PowerPoint.” Como muita gente ignora essa recomendação, os erros se sucedem em uma espécie de efeito dominó. “Se a pessoa não fez direito o trabalho de concepção, a apresentação ficará no mínimo truncada. No momento de passar as ideias para os espectadores, o discurso parecerá confuso e, no final das contas, o conjunto da obra será um abacaxi indo para o vinagre”, aponta Marcelo Vieira, da empresa Meu Estúdio. Confira, a seguir, o que fazer e o que evitar para se dar bem no trabalho com o PowerPoint.

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ajuda profissional I dicas

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ISSO NÃO FUNCIONA USO DE MUITOS SLIDES Não há um número máximo ou mínimo de slides. Mas o fato é que apresentações muito longas tendem a cansar. Lembre-se de que o PowerPoint é seu apoio, não um item fundamental. Os espectadores devem ser atraídos e entretidos por você, não por frases e imagens projetadas. Use o bom senso.

FRANKENSTEIN EM PPT E PPTX Qualquer apresentação nova — institucional, de produtos ou de conceitos — deve partir do zero. Utilizar a esmo imagens e dados de outros trabalhos pode gerar uma confusão de ordem estética, de valores ou de estilo de discurso. Nessa miscelânea, ninguém entende nada.

FRASES LONGAS EM CORES GRITANTES A máxima “menos é mais” deve ser um lema. Orações curtas e diretas, em fontes de fácil leitura e cores contrastantes resolvem qualquer problema. Estripulias visuais devem ﬁcar de fora.

EXCESSO DE CONTEÚDO A apresentação deve ser curta e girar em torno de um assunto. Se sua companhia tem 100 anos e você quer vender um produto novo, não há motivo para apresentar sua trajetória ano a ano ao longo de uma inﬁnidade de slides.

LEITURA DA TELA As apresentações devem complementar o discurso do orador. Se os slides estiverem bem divididos e organizados, os espectadores perceberão a ideia de imediato. Deve-se citar o que aparece, mas não ler, linha por linha, o que está sendo mostrado.

EFEITOS E DEMAIS RECURSOS VISUAIS Animações servem para conduzir um raciocínio. Usá-las fora desse cenário é desnecessário. Cliparts, imagens fora de foco ou estouradas também devem ser evitadas. Somente recorra a esses motivos gráﬁcos caso sejam extremamente necessários e estejam dentro de um contexto.

ABUSO DE CLICHÊS “Nossa empresa tem paixão, criatividade e foco no cliente.” Em vez de se vender pura e simplesmente, mostre seus predicados por meio de ideias e produtos. Pior do que tentar conquistar a audiência contando suas qualidades é usar para isso termos e expressões desgastadas. as.

NÃO ESCORREGUE NO VISUAL PowerPoint e outros recursos audiovisuais são ferramentas de apoio. Portanto, to, seu conteúdo deve ser visto, entendido e absorvido • Combinações de fundos claros e letras escuras funcionam melhor. pções. • Escolha fontes que facilitem a leitura: Arial e Times são sempre boas opções. edicado. • Os textos devem ser curtos e estar em ordem direta: sujeito, verbo e predicado. teira com • Evite recursos como negrito e itálico e jamais faça uma apresentação inteira textos nesses estilos. • Use e abuse de gráficos e itens visuais que reforcem o que é dito. • Quanto menor a apresentação, melhor. Depois de terminá-la, tente cortar tar 30% das informações. • Entre uma imagem ou um texto para resumir o que é dito, prefira a imagem. agem. Entre número e texto, prefira número, porque eles se fixam mais facilmente ente à mente das pessoas.

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hardware I projetores

BONS PARA VIAGENS

5 modelos de projetor portátil para levar na mochila

ma apresentação convincente pode decidir uma venda milionária ou ser fundamental para a aprovação de um projeto. Para essas ocasiões especiais, pode ser uma boa pedida ter no escritório um projetor que seja leve e pequeno o suficiente para ser levado na mochila na companhia do notebook.

PROJETOR SUPERPORTÁTIL O M109S, da Dell, não é tão compacto e leve como os pico projetores, aqueles equipamentos pouco maiores que um celular. Ainda assim, ele cabe na palma da mão e ganha de goleada dos modelos convencionais em portabilidade. Pena não funcionar com bateria. Nos testes do INFOLAB, o M109S foi ligado a laptops, Blu-ray player e sintonizador de TV digital. A imagem não apresentou distorções significativas e a qualidade observada é boa, especialmente na exibição de vídeos. Dá para ajustar a relação de aspecto da tela para 4:3 e widescreen e existem controles de cor, contraste etc. A durabilidade da lâmpada de LED do M109S (10 mil horas) é bem alta. Porém, não há como trocá-la. 8 DLP

55 LUMENS ANSI

858 X 600 PIXELS CONTRASTE DE 800:1 ENTRADAS: D-SUB, VÍDEO COMPOSTO 9,3 X 3,7 X 10,5 CM 360 G 1 840 REAIS

AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,4

CUSTO/BENEFÍCIO

7,1

PROJETOR DO 007 O microprojetor MPro110, da 3M, é um daqueles gadgets típicos dos filmes de James Bond. Parecido com um celular tijolinho, ele realiza apresentações instantâneas projetando imagens de até 38,4 polegadas e resolução de 640 por 480 pixels numa parede. Nos testes do INFOLAB, ligamos o MPro110 a laptops e ao celular N95, da Nokia. Ele funciona com qualquer aparelho com saída nos padrões VGA ou vídeo composto. Porém, a qualidade da imagem com vídeos, PowerPoint e outros aplicativos deixa a desejar. E não há ajuste que resolva, pois o único possível é o de foco. A bateria durou 55 minutos. LED

7 LUMENS ANSI 640 X 480 PIXELS CONTRASTE DE 80:1 ENTRADAS: P2 (ADAPTADOR PARA VÍDEO COMPOSTO) E VGA PROPRIETÁRIO (ADAPTADOR PARA D-SUB) 11,5 X 1,8 X 5 CM 160 G 1 632 REAIS

AVALIAÇÃO TÉCNICA

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CUSTO/BENEFÍCIO

7,3

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DELL A 1 QUILO Com algum cuidado, dá até para carregar o projetor M209X, da Dell, numa mochila. Além de uma imagem muito boa, com resolução XGA de 1 024 por 768 dpi, ele se destaca pelo tamanho reduzido. Mas as dimensões compactas trazem algumas ponderações. Ele esquenta muito — chegou a até 49 ºC no INFOLAB. Além disso, a distância focal da lente é longa, exigindo que ele necessite ficar longe da tela de projeção. Também faz falta um menu em português do Brasil. DLP

2 000 LUMENS 1 024 X 768 DPI (XGA) CONTRASTE 1 800:1 ENTRADAS: HDMI, S-VIDEO, VÍDEO COMPOSTO E VGA 20,5 X 7 X 17,5 CM 1,2 KG 4 141 REAIS

AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,4

CUSTO/BENEFÍCIO

7,4

LG PESO PENA Portabilidade é o que interessa? O DS325, da LG, pesa apenas 1,42 quilo e tem dimensões reduzidas — 21,8 por 7,4 por 17,7 centímetros — que o credenciam a ocupar qualquer maleta ou mochila sem castigar as costas do usuário. Com resolução de 800 por 600 pixels, exibiu vídeo e imagens com boa nitidez no INFOLAB. Quando o zoom foi alterado manualmente, o equipamento perdeu o foco e foi necessário ajustá-lo de novo. Também faz falta uma correção de distorção trapezoidal automática, que corrige a tela quando a inclinação do projetor é modificada. O projetor esquenta bastante: nas medições do INFOLAB a temperatura chegou a 72 ºC. S-VIDEO DE 2000:1

VÍDEO COMPONENTE VÍDEO COMPOSTO DLP 1 607 REAIS

AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,5

CUSTO/BENEFÍCIO

SUPORTE COM ALTURA REGULÁVEL

2 500 LUMENS ANSI

ALTO-FALANTES DE 1 W

CONTRASTE

7,6

OS 2 QUILOS DA SONY O VPL-CX21, da Sony, tem um design enxuto de 2 quilos e 27,2 por 6,1 por 20,8 centímetros. Com um bom sistema de ventilação, não registrou altas temperaturas. O valor medido pelo INFOLAB na saída de ar foi de 38 ºC. Traz zoom óptico de 1,2x e zoom digital de 4x, que pode ser útil para fazer apresentações em salas muito grandes. RESOLUÇÃO XGA (1 024 X 768)

SAÍDA VGA

S-VIDEO

VÍDEO COMPOSTO CONTRASTE DE 300:1 TECNOLOGIA 3 LCD 4 713 REAIS

AVALIAÇÃO TÉCNICA

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7,9

CUSTO/BENEFÍCIO

7,4

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hardware I notebooks

O NOTEBOOK DÁ O SHOW 5 opções de PC portátil para comandar suas apresentações POR RENATA LEAL

notebook é companheiro inseparável de quem faz apresentações no dia a dia. Na hora da compra do portátil, há quem prefira os equipamentos levinhos e os que não abrem mão de

um computador robusto, mesmo que para isso tenham de carregar um peso maior. Nesta seleção de notebooks, que inclui modelos com sistema operacional Windows 7, há opções para os dois gostos.

A SOFISTICAÇÃO DO VAIO O visual sofisticado do Vaio NW250AF, da Sony, causa boa impressão. E não é só por fora: as boas configurações permitem que ele rode bem o novo Windows 7 Home Premium de 64 bits. A tela de 15,5 polegadas é uma boa para quem quer substituir o desktop sem abdicar muito da área de trabalho. O apoio dos pulsos e o teclado reforçam a ideia. As teclas são espaçadas e confortáveis, mas a cor branca acaba ficando meio encardida depois de algum tempo. Uma placa de vídeo dedicada e um drive Blu-ray seriam itens obrigatórios num notebook com esse preço, e a ausência decepciona. A bateria deveria ter autonomia maior que os 60 minutos aferidos no INFOLAB. INTEL CORE 2 DUO T6600 2,2 GHz 4 GB HD DE 320 GB TELA DE 15,5” 2,58 KG WINDOWS 7 HOME PREMIUM DVD-RW DURAÇÃO DA BATERIA: 60 MIN 3 699 REAIS

AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,9

CUSTO/BENEFÍCIO

7,4

JEITO CORPORATIVO NO VOSTRO O Vostro 1520, da Dell, pode ser usado em casa, mas tem jeitão de notebook corporativo. O visual sisudo é quebrado je eem parte pelo vermelho-escuro da parte externa superior. As configurações da máquina que passou pelo INFOLAB A ssão boas. O teclado é confortável, mas poderia ser maior e dá a impressão de não usar bem a área disponível. Atalhos d multimídia sensíveis ao toque ficam na parte superior. m O touchpad é grande e sensível, mas os botões parecem frágeis. A bateria testada é de nove células, o que justifica o fr gganho de autonomia. Por outro lado, ela é grande demais e fica saliente na área traseira do notebook. fi INTEL CORE 2 DUO T9550 2,6 GHz 3 GB HD DE 250 GB TELA DE 15,4” WINDOWS VISTA ULTIMATE DVD-RW DURAÇÃO DA BATERIA: 157 MIN 3 189 REAIS

AAVALIAÇÃO TÉCNICA

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7,7

CUSTO/BENEFÍCIO

2,8 KG

7,5 D I C AS I NFO I 81

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MSI COM PESO DE NETBOOK Levinho e compacto, o X340, da MSI, é um notebook compacto para quem precisa de configurações melhores que as de um netbook. O processador de baixa voltagem consome menos bateria, o que dá agilidade — mas tem perda considerável em desempenho. A ausência de drive óptico é compensada em parte pela interface HDMI, que permite exibir filmes na TV em alta definição, e é útil em apresentações. A potência dos alto-falantes é satisfatória mesmo em volume alto. O teclado espaçoso parece frágil e o touchpad grande tem um botão único, o que pode ser confuso. INTEL CELERON ULV 723 1,2 GHz 2 GB HD DE 320 GB TELA DE 13,5” 1,33 KG WINDOWS VISTA HOME PREMIUM SEM DRIVE ÓPTICO DURAÇÃO DA BATERIA: 81 MIN 2 599 REAIS

AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,3

CUSTO/BENEFÍCIO

7,2

BELEZA COMPACTA NO POSITIVO Por fora, o tom marrom-claro e os grafismos dão uma aparência sofisticada ao Aureum 4400, da Positivo. Por apa dentro, den o desempenho do processador de baixa voltagem fica devendo um pouco, mesmo com os 4GB de RAM. O Aureum é fino e leve, o que lhe garante mobilidade. Para Aur isso, isso abriu mão do drive óptico. O teclado é grande, mas poderia pod ser mais confortável. O som é bom, com potência de áudio á satisfatória e graves que não roubam a cena. Os 500 5 GB de HD estão acima da média para notebooks compactos. Uma interface HDMI faz falta e, pelas com configurações, con a autonomia da bateria poderia ser melhor. INT INTEL PENTIUM MOBILE U2700 1,3 GHz 4 GB HD DE 500 GB 1,68 KG WINDOWS 7 HOME PREMIUM SEM DRIVE ÓPTICO DURAÇÃO DA BATERIA: 81 MIN 2 399 REAIS DU

AVALIAÇÃO TÉCNICA AVAL

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CUSTO/BENEFÍCIO

TELA DE 13,5”

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MACBOOK ROBUSTO E BONITÃO É difícil encontrar alguém que conteste a elegância e a beleza do MacBook Pro 13,1”, da Apple. O acabamento dee primeira, em alumínio, e o visual todo compacto só reforçam essa impressão. Por dentro, as configurações são muito boas, com processador de 2,53 GHz. A capacidade de vídeo dá um baile nos concorrentes com a NVIDIA GeForce 9400M, com 256 MB dedicados. O teclado em padrão americano é confortável ável e o touchpad, o maior da de e é multitoque. Para facilitar, o categoria, tem ótima sensibilidade ara ligar e desligar o Wi-Fi, sem usar MacBook poderia ter um botão para combinações de teclado. A bateria poderia durar mais. INTEL CORE 2 DUO P8700 2,53 GHz 2 GB HD DE 250 GB MAC OS X DVD-RW DURAÇÃO DA BATERIA: 90 MIN 5 099 REAIS

AVALIAÇÃO TÉCNICA

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CUSTO/BENEFÍCIO

TELA DE 13,1”

2,03 KG

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