“La factura electrónica como mecanismo para la competitividad del sector empresarial colombiano” Erick Rincón Cárdenas CERTICÁMARA S.A. ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN DIGITAL ABIERTA
VIGILADA Y AUTORIZADA POR LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
Antecedentes y Análisis de la Ley Aplicable
Marco Jurídico • Decreto 1094 de 1996 emitido por la DIAN N° 85922 de 1998, la factura electrónica como documento equivalente a la factura tenia las siguientes características: – Es un documento computacional que soporta transacciones de venta de bienes o la prestación de servicios. – Debe ser transmitido entre las partes a través de la utilización del lenguaje estándar EDIFACT. – Debe ser transmitido a través de una red de valor agregado, las cuales deben ser administradas por entidades autorizadas por el Ministerio de Comunicaciones y registrarse ante la DIAN para la intermediación en la transmisión de facturas.
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Antecedentes y Análisis de la Ley Aplicable
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Ley 527 de 1999 por medio de la cual se definió y reglamentó el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, tenido incidencia respecto de la aplicación y validez de la factura electrónica como soporte documentario de las operaciones comerciales.
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Ley 962 de 2005 Artículo 26.- Factura Electrónica. Para todos los efectos legales, la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos lo requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.
•DECRETO Numero 1929 de 2007 por el cual se reglamenta el articulo 616-1 del estatuto tributario y el artículo 26 de la ley 962 de 2005 – LA FACTURA ELECTRONICA YA ES UNA REALIDAD EN COLOMBIA mayo de 2009
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Conclusiones de la Normativa •
Se habilita en Colombia, tanto la factura de venta como la factura cambiaria de compraventa;
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Aspectos Importantes: – Mantiene como requisito para la emisión de la factura electrónica los principios de autenticidad e integridad contenidos en la ley 527 de 1999. Estos atributos son provistos por la certificación digital; – Se posibilita masificación de la factura electrónica al eliminar la obligación de contabilidad al que no la tiene y dar alcance a las empresas de servicios públicos.
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Las condiciones para emitir, transmitir y recibir facturas electrónicas son asequibles, claras y mas estructuradas;
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El plazo para que la DIAN expida la reglamentación de los componentes técnicos de la factura electrónica es de 6 meses a partir de Mayo de 2007.
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Ventajas de la factura electrónica
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Mejora del control financiero de la organización. La capacidad de disponer de información precisa sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas incrementa el control sobre los flujos financieros dentro de la organización.
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Reducción de costes. Se estima que el coste asociado al proceso de creación y gestión de una factura en papel asciende, en promedio, a un total de Veintiún mil pesos. El mismo proceso realizado mediante medios electrónicos permite un ahorro aproximado del 60% de dichos costes.
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Optimización de los procesos de cobro mediante la integración con los medios de pago/entidades financieras, reduciendo tiempos y automatizando las acciones de validación.
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Establecimiento de servicios de valor añadido (líneas personalizadas de financiación, programas de fidelización, enlaces con canales de reclamaciones, etc.) que permitan mejorar el posicionamiento de las empresas que llevan a cabo la iniciativa.
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Las firmas digitales como mecanismo idoneo
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La normatividad vigente, exige que la facturación electrónica debe contemplar la aplicación de mecanismos que permitan garantizar principios básicos: (i) La autenticidad del origen de las facturas; (ii) la integridad de su contenido; y (iii) su adecuada conservación.
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El ordenamiento jurídico colombiano, posibilita que los anteriores principios puedan ser satisfechos a través de la incorporación de la firma digital a la respectiva factura, obteniendo los siguientes atributos jurídicos de: – Autenticidad nos permite garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el origen del mismo, y tener la plena seguridad que quien remite el mensaje es realmente quien dice ser. – Integridad garantiza que un mensaje de datos no pueda ser alterado ni modificado. – No repudio el emisor no podra negar el conocimiento de un mensaje de datos y de los compromisos adquiridos a partir de éste.
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En lo que se refiere a la conservación de las facturas emitidas y recibidas, se requeriría: (i) Asegurar la consulta en el formato original en que se hayan transmitidos; (ii) conservar los datos asociados; y (iii) conservar los mecanismos de verificación de firmas. mayo de 2009
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Factura Electrónica: al Servicio de la Competitividad •
Efectos sobre la Competitividad (estimativos 2004);
Disminución de 7 días hábiles en cada ciclo (mensual) de facturación y pago de comunicaciones móviles (Orbitel, 2004) Ahorro anual Sector Comunicación Celular de 3.8% del ingreso total (1er año) (Cavelier, 2003). Ahorro de $235,41 pesos por factura física que pasa a factura electrónica para las empresas (Cavelier, 2003). Ganancias en crecimiento económico (PIB).
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Conectividad y Globalización;
TLC Colombia-Estados Unidos, Capítulo 15 – “Comercio Electrónico:
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Principios de Nación más Favorecida y Trato Nacional; Valor aduanero: costo del medio portador; Protección al Consumidor (cooperación); Autenticación: determinación mutua de medios; Equivalencia documental.
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Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE) – Complemento necesario.
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Pasos Implementación Grandes Empresas 1. Evaluación
Pequeñas Empresas 1. Evaluación
2. Equipo de Trabajo 3. Establecer Procesos 4. Plan de Comunicaciones 5. Selección Tecnológica
2. Selección Tecnológica
6. Implantación Tecnológica
3. Implantación Tecnológica
7. Equipo de Operación 8. Obtención de Certificados
4. Obtención de Certificados
9. Acreditación ante la DIAN
5. Acreditación ante la DIAN
10.Utilizar Nuevo Modelo
6. Utilizar Nuevo Modelo
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Evaluación
• Costo Unitario de Emisión Actual • Costo Unitario de Recepción • Costo de Almacenamiento y conservación
AHORROS = 40% a 80%
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Equipo de Trabajo
• Gerente del Proceso • Encargado del Proceso • Auditor Interno • Gerente de Tecnología • Ingeniero de Sistemas • Responsable de Comunicaciones
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Establecer Procesos
• Establecer “Nuevo” Procedimiento: – Emisión y Recepción • Definir Controles • Establecer Planes de Contingencia • Adecuar los Procesos Complementarios
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Plan de Comunicaciones
• Personal Empresa, Clientes y Proveedores – Previo a la Puesta en Marcha – Transcurso del Proyecto – Presentación ante la DIAN
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Selección Tecnológica
• Software – In In--House – Office – Software comercial • Hardware – Servidor – Impresoras • Conectividad con Clientes, SII y Proveedores • Adecuación Aplicaciones Existente
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Implantación Tecnológica
• Puntos de Emisión y Recepción – Centralizada – Distribuida (Móvil) • Respaldo de la Información • Elementos para Plan de Contingencia • Plan Piloto y Marcha Blanca
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Equipo de Operación
• Representante Legal • Administrador de Códigos de Autorización de Folios • Responsables de la Firma de DTE • Usuario Administrador frente al SII • Administrador del Proceso – Centralizado – Distribuido • Ingeniero de Mantención de Sistemas
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Obtención Certificados
• Ingresar a www.certicamara.com • Solicitud de Certificados Digital de Persona Juridica (Entidad – Empresa) • Generación de Certificados
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Acreditación ante la DIAN
• Registrar ante la DIAN • Solicitar Numeración • Demostrar el cumplimiento de los requisitos tecnicos
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Utilizar el Nuevo Modelo
Empezar a utilizarlo, y ser mรกs eficiente
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Conclusión
Finalmente y a manera de conclusión es importante destacar que la factura electrónica es el documento equivalente a la factura tradicional y por lo tanto su aplicación será determinante para mejorar las condiciones de competitividad de nuestros empresarios.
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CONCEPTOS BÁSICOS DE CERTIFICACIÓN DIGITAL
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