Autor: Diana Carrasco C.I 18.870.905
La Planificaci贸n
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Aspectos básicos de la planificación.
I UNI DAD:
ANTECEDENTES La planificación fue diseñada para que el estado orientara las actividades económicas y sociales de un país, El debate aparece después de la segunda guerra mundial, debido a la necesidad de reconstruir Europa. En el caso particular de nuestro país se formaliza de manera institucional en el 1958, con la creación de CORDIPLAN, (Oficina Central de Coordinación y Planificación). El objetivo principal de la planificación, es la resolución de problemas económicos. Sin embargo, hoy en día han incorporado progresivamente, problemas de índole social, cultural, política, educativa, de urbanidad, administrativa, de salud y personal. CONCEPTO La planificación es un proceso científicamente, organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado.... ELEMENTOS El complejo proceso de planificación requiere la existencia de dos elementos: 1. El Sujeto: Es el que planifica 2. El Objeto: es la realidad que será sometida a la acción del sujeto. COMPONENTES: 1. Objetivos: Lo que se quiere lograr. 2. Estrategias metodológicas: Conjunto de acciones, para alcanzar un fin. 3. Los medios adecuados: Los medios incluyen los recursos financieros, materiales y técnicos, órganos del Estado y otras organizaciones e instituciones, ordenamiento jurídico, la administración y el personal necesario. La Planificación
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4. Evaluación: Valoración del proceso. CONCEPTOS BÁSICOS: Racionalidad: Este principio supone que dada la multitud de posibilidades de acción de los hombres, del gobierno, de las empresas y de las familias, es necesario elegir racionalmente, qué alternativas son mejores, para la realización de los valores finales, que sustenten dichos hombres, gobiernos, empresas o familias. Viabilidad: Hay que pensar en relación a la existencia, de los obstáculos que desfavorecen, la ejecución del plan y cómo vencerlos para imprimir viabilidad al mismo. Factibilidad: Significa ser realista, en cuanto al contexto donde se planifica, los medios de producción, la manera como se reparten los beneficios y los costos. Integralidad o Coherencia: Requiere que no exista contradicción, entre los constituyentes del proceso, en vista de que todos los aspectos, deben estar debidamente articulados, de forma tal que se complementen unos con otros. Flexibilidad: señalan que a medida que un plan se ejecuta, se debe realizar un control, revisión y actualización con los nuevos datos y las circunstancias que se presenten. CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN: Se entiende por características, los adjetivos que distinguen o asignan particularidad, a este proceso. Como lo son: 1. Objetividad: Se refiere, al análisis de las causas determinantes, de la realidad considerada 2. Realismo: Se refiere a la realización de propuestas factibles, desde el punto de vista social, político o administrativo, también se refiere al entorno donde se planifica. 3. Participatividad: Este aspecto se relaciona, con el carácter pluralista de la planificación, se debe tomar en cuenta, la opinión de los grupos afectados por la realidad estudiada 4. Continuidad y Flexibilidad: Implica ajustarse permanentemente, a la realidad cambiante, porque existen variables, que deben evaluarse periódicamente, ya que todo plan está sujeto a revisión y enmienda a medida, que se aparecen nuevos hechos.
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La planificación Pública.
La planificación pública, popular y participativa como herramienta fundamental para construcción de la nueva sociedad, se inspira en la doctrina de nuestro Libertador Simón Bolívar, y se rige por los principios y valores socialistas de: democracia participativa y protagónica, interés colectivo, honestidad, legalidad, rendición de cuentas, control social, transparencia, integralidad, perfectibilidad, eficacia, eficiencia y efectividad; equidad, justicia, igualdad social y de género, complementariedad, diversidad cultural, corresponsabilidad, cooperación, responsabilidad, deber social, sustentabilidad, defensa y protección ambiental, garantía de los derechos de la mujer, de los niños, niñas y adolescentes, y toda persona en situación de vulnerabilidad; defensa de la integridad territorial y de la soberanía nacional
FINALIDAD La planificación pública y popular tiene por finalidad: 1. Establecer un Sistema Nacional de Planificación que permita el logro de los objetivos
estratégicos y metas plasmadas en el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación.
2. Garantizar el seguimiento, evaluación y control del desempeño institucional. 3. Ordenar, racionalizar y coordinar la acción pública en los distintos ámbitos y niveles
político-territoriales de gobierno.
4. Fortalecer la capacidad del Estado y del Poder Popular en función de los objetivos
estratégicos y metas plasmadas en el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación. 5. Forjar un Estado transparente, eficaz, eficiente y efectivo. 6. Fortalecer los mecanismos institucionales para mantener la continuidad de los
programas y sus inversiones, así como las demás decisiones públicas relacionadas con el desarrollo sustentable del país.
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7. Fortalecer las capacidades estratégicas y rectoras del Estado y del Poder Popular
para la inversión de los recursos públicos.
8. Garantizar la vinculación entre la formulación y ejecución de los planes y la
programación presupuestaria.
9. Promover espacios para el ejercicio de la democracia, participativa y protagónica,
como base para la consolidación del estado comunal
ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN PÚBLICA La planificación pública se fundamenta en los siguientes elementos: 1. Prospectiva: Identifica el futuro, a través de distintos escenarios, para esclarecer la acción presen- te, en función del futuro posible que pretende alcanzar, según las premisas de sustentabilidad. 2. Integral: Toma en cuenta las distintas dimensiones y variables vinculadas con la situación, tanto en el análisis como en la formulación de los distintos componentes del plan, integrándolos como un conjunto organizado, articulado e interdependiente de elementos necesarios para el alcance de los objetivos y metas. 3. Viabilidad: Constatación de la existencia y disposición de los factores socio-políticos, económico-financieros y técnicos, para el desarrollo de los planes y que los mismos se elaboren, ejecuten y evalúen con el suficiente conocimiento instrumental y la terminología apropiada. 4. Continuidad: Permite, sostiene y potencia procesos de transformación, con el propósito de materializar los objetivos y metas deseadas. 5. Medición: Incorporación de indicadores y fuentes de verificación que permitan constatar el alcance de los objetivos, metas y resultados previstos y evalúa la eficacia, eficiencia, efectividad e impacto del plan. 6. Evaluación: Establecimiento de mecanismos que permita el seguimiento del plan y su evaluación continua y oportuna, con el propósito de introducir los ajustes necesarios para el cumplimiento de los objetivos y metas del plan
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II I UNI DAD: La
Planificación Estratégica.
¿Qué es Planeación Estratégica ? La
Planificación estratégica es un proceso sistemático de desarrollo e implementación de planes para alcanzar propósitos u objetivos. La planificación estratégica, se aplica sobre todo en los asuntos militares (donde se llamaría estrategia militar), y en actividades de negocios. Dentro de los negocios se usa para proporcionar una dirección general a una compañía (llamada Estrategia empresarial) en estrategias financieras, estrategias de desarrollo de recursos humanos u organizativas, en desarrollos de tecnología de la información y crear estrategias de marketing para enumerar tan sólo algunas aplicaciones..
Una buena estrategia debe: • Ser capaz de alcanzar el objetivo deseado. • Realizar una buena conexión entre el entorno y los recursos de una organización y competencia; debe ser factible y apropiada • Ser capaz de proporcionar a la organización una ventaja competitiva; debería ser única y sostenible en el tiempo. • Dinámica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes. • Debe ser medible en términos de su efectividad
Lo que NO es Planificación Estratégica: No trata de tomar decisiones futuras, ya que estas sólo pueden tomarse en el momento. • Exige que se haga la elección entre posibles eventos futuros, pero las decisiones en sí, las cuales se toman en base en estos sucesos, sólo pueden hacerse en el momento. • No pronostica las ventas de un producto para después determinar que medidas tomar con el fin de asegurar la realización de tal pronostico en relación a factores ( compras de insumos, instalaciones, mano de obra etc....) • PE. Va más allá de pronosticar actuales productos y mercados presentes, formula sobre asuntos más fundamentales; negocio adecuado, objetivos básicos, tiempo de obsolescencia de productos actuales, aumento o disminución de mercados, etc.... • No representa una programación del futuro, ni tampoco el desarrollo de una serie de planes que sirvan de molde para usarse diariamente sin cambiarlos en el futuro lejano. • Una empresa de éxito revisa sus PE. En forma periódica, (en general una vez al año) . Debe ser flexible para aprovechar el conocimiento del medio cambiante. o No representa un esfuerzo por sustituir la intuición y criterio de los directores o No es nada más un conjunto de planes funcionales o una extrapolación de los presupuestos actuales. •
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• Es un enfoque de sistemas para guiar una empresa durante un tiempo a través de su medio ambiente, para lograr las metas dictadas.
Necesidades y beneficios de la Planificación Estratégica: • • • • • •
Mantiene a la vez el enfoque en el futuro y en el presente. Refuerza los principios adquiridos en la misión, visión y estrategia. Fomenta la planeación y la comunicación interdisciplinarias. Asigna prioridades en el destino de los recursos. Constituye el puente con el proceso de planeación táctica a corto plazo Obliga a los ejecutivos a ver la planeación desde la macro perspectiva, señalando los objetivos centrales a modo que pueden contribuir a lograrlos.
Características • • • • • •
Proceso continuo, flexible, integral. Responsabilidad de la directiva. Participativo. Pensamiento estratégico—números Entorno—empresa Administración Estratégica Vital, liderado y compartido, aprendizaje organizacional.
Funciones Orientar a la empresa hacia oportunidades económicas atractivas para ella (y para la sociedad) es decir adaptadas a sus recursos y su saber hacer, y que ofrezcan un potencial atrayente de crecimiento y rentabilidad. Para lo cual deberá precisar la misión de la empresa, definir sus objetivos, elaborar sus estrategias de desarrollo y velar por mantener una estructura racional en su cartera de productos /mercados.
Importancia La planificación estratégica es importante para las empresas porque une las fortalezas comerciales con las oportunidades de mercado y brinda una dirección para cumplir con los objetivos. Un plan estratégico es un mapa de ruta para una empresa. Incluye las metas y los objetivos para cada área crítica del negocio, entre los que se encuentran la organización, la administración, la mercadotecnia, las ventas, los clientes, los productos, los servicios y las finanzas. Estas áreas comerciales se distribuyen en un sistema integrado que permite que la organización pueda trazar una ruta de manera exitosa y encaminarse a cumplir sus metas.
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La Formulación Estratégica.
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La formulación de la estrategia se refiere a las diferentes opciones o alternativas estratégicas de que se disponen en base a dar respuesta a las numerosas presiones e influencias identificadas en el análisis estratégico La Formulación de la Estrategia es el desarrollo de planes para administrar de manera eficaz las oportunidades y amenazas ambientales con base en las fortalezas y debilidades corporativas (FODA). Incluye la definición de la misión corporativa, la especificación de objetivos alcanzables, el desarrollo de estrategias y el establecimiento de directrices de política. La formulación de la estrategia parte del establecimiento / revisión de la misión, visión y valores de la organización por parte de la altadirección. La misión es una declaración en la que se describe el propósito o razón de ser de la organización y la visión es lo que la organización pretende alcanzar a largo plazo. Los valores y principios éticos, constituyen la base sobre la que se asienta la cultura de la organización. A partir de las declaraciones de misión, visión y valores, la dirección establece las que constituirán las metas de la organización y que, en general, consistirán en objetivos referentes a rentabilidad, tasa de crecimiento, cuota de mercado o posición competitiva. Las metas podrán ser a corto, medio o largo plazo, aunque lo más normal es que indiquen objetivos plurianuales. Por ejemplo, alcanzar una facturación de 12 M€ en dos años o crecer un 8 % los beneficios año a año, durante los próximos tres ejercicios. PROCESO DE FORMULACIÓN ESTRATÉGICA El proceso de formulación de la estrategia no termina con el establecimiento de las metas, sino que debe determinar cómo alcanzarlas a partir de la posición actual de la organización. Dicha posición se determinará recogiendo información sobre el entorno de la organización, los grupos con interés en la misma e información sobre la situación interna de la propia organización y sus resultados. La fuente de información externa más importante para la organización son sus clientes. Así, la dirección deberá contar con datos precisos sobre sus clientes actuales: conocer sus requerimientos y expectativas así como su nivel de satisfacción con los productos y servicios de la organización mediante el análisis de los correspondientes indicadores de satisfacción del cliente, de las quejas y reclamaciones y de las opiniones directas que los clientes hacen llegar a la organización. Un medio muy eficaz de obtención de información proveniente de clientes es mediante encuestas.
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Las encuestas a clientes deben hacerse periódicamente y deben contener una seriede preguntas, de manera que de ellas se obtenga toda la información necesaria. Son importantes los datos relativos a clientes potenciales. Esta información se puede obtener a través de conversaciones mantenidas con otras empresas que estuvieron en contacto con la organización para establecer un acuerdo de negocio, a través de estudios de mercado, informes sectoriales o de coyuntura. La información procedente de las alianzas (partners) debe ser tenida en cuenta para la elaboración de la política y estrategia. Deberá conocerse cuáles son sus planes estratégicos y sus previsiones respecto de la evolución de su actividad. Para la obtención de información respecto a la situación del sector de mercado al que pertenece la organización, así como las tendencias del mismo, la fuente más relevante de información es la competencia. Las nuevas tecnologías deben tenerse también en cuenta en este proceso. Se deberá por tanto tener un conocimiento de las tecnologías existentes en el mercado y que tienen relación con la actividad desarrollada, así como también de las tendencias tecnológicas existentes a corto y medio plazo. Esta información puede obtenerse de publicaciones especializadas, en congresos y convenciones, estudios sobre la competencia, de la relación con proveedores, etc. Para la formulación de la estrategia de la organización es además necesario contar con la información relativa a las propias actividades de la organización. Por ello, se debe contar con información acerca del rendimiento interno de la organización. La Autoevaluación EFQM es la herramienta más completa para obtener un análisis interno de la organización, ya que permite obtener los puntos fuertes y débiles de la organización respecto de cada uno de los criterios del Modelo EFQM. El análisis del entorno e interno descrito, nos va a permitir obtener un conjunto de oportunidades y amenazas, y también unas fortalezas y unas debilidades, lo que nos permitirá confeccionar lo que se conoce como un análisis DAFO (Debilidades – Amenazas – Fortalezas – Oportunidades). El análisis DAFO es una herramienta de la planificación que permite resumir en un formato simple los resultados del análisis del entorno e interno. Bajo el capítulo de DEBILIDADES anotaremos las áreas de mejora de la organización en relación al análisis interno realizado. Dichas áreas de mejora, conveniente agrupadas y priorizadas, darán lugar a planes de mejora en el contexto de la estrategia. Las AMENAZAS serán aquellos factores externos que ponen en peligro los objetivos de la organización, y que requerirán planes de contingencia o estrategias alternativas para evitarlos. LAS FORTALEZAS son aquellos puntos fuertes de la organización que convenientemente explotados ofrecen ventajas competitivas y que deben ser la base de los planes de futuro. Por último, LAS OPORTUNIDADES son los factores externos que la organización puede explotar en su propio beneficio y para los que deberá adaptar su estrategia. El análisis interno y del entorno permite obtener también la proyección de resultados en relación a las metas estratégicas. Es decir, dónde vamos a llegar en los resultados de crecimiento, rentabilidad, etc., si la organización sigue funcionando como lo hace en la actualidad. A la diferencia entre las metas estratégicas y la proyección de resultados se le conoce como “gap estratégico”.
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El Cuadro de Mando Integral Cuadro de mando: ¿Qué es?
V UNIDAD:
Se denomina Cuadro de Mando Integral (CMI) a una herramienta de gestión empresarialmuy útil para medir la evolución de la actividad de una compañía y sus resultados, desde un punto de vista estratégico y con una perspectiva general. Gerentes y altos cargos la emplean por su valor al contribuir de forma eficaz en la visión empresarial, a medio y largo plazo.
Saber establecer y comunicar la estrategia corporativa para alinear los recursos y las personas en una dirección determinada no es tarea sencilla, y un Cuadro de Mando resulta de gran ayuda para lograrlo. A través de sus indicadores de control, financieros y no financieros, se obtiene información periódica para un mejor seguimiento en el cumplimiento de los objetivos establecidos previamente, y una visión clara del desarrollo de la estrategia. Así, y gracias a esta inteligencia empresarial, la toma de decisiones resulta más sencilla y certera, y se pueden corregir las desviaciones a tiempo. El uso y aplicación de un Cuadro de Mando Integral es no sólo posible sino también aconsejable para empresas medianas y pequeñas. Su efectividad no depende del tamaño de la compañía, así que tanto las grandes organizaciones como las PYMES pueden aprovecharse de sus enormes beneficios.
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Cuadro de Mando Integral: Indicadores y estructura Cuatro son las perspectivas o puntos de vista que componen normalmente un Cuadro de Mando Integral y, desde las cuales se observa y recopila la información que será medida después. Aunque las que citamos a continuación son las más frecuentes, no son las únicas, ni siempre son las mismas: pueden variar en función de las características concretas de cada negocio. Eso sí, para un buen aprovechamiento del Cuadro de Mando Integral, no se recomienda utilizar más de siete indicadores en cada perspectiva. Es conveniente no recargar excesivamente el CMI para que resulte operativo y realmente funcional.
1. Perspectiva de aprendizaje y crecimiento Se refiere a los recursos que más importan en la creación de valor: las personas y la tecnología. Incide sobre la importancia que tiene el concepto de aprendizaje por encima de lo que es en sí la formación tradicional. Los mentores y tutores en la organización juegan un papel relevante, al igual que la actitud y una comunicación fluida entre los empleados.
2. Perspectiva de procesos internos Las métricas desde esta perspectiva facilitan una valiosa información acerca del grado en que las diferentes áreas de negocio se desarrollan correctamente. Indicadores en procesos de innovación, calidad o productividad pueden resultar clave, por su repercusión comercial y financiera.
3. Perspectiva del cliente La satisfacción del cliente como indicador, sea cual sea el negocio de la compañía, se configura como un dato a considerar de gran transcendencia. Repercutirá en el posicionamiento de la compañía en relación al de su competencia, y reforzará o debilitará la percepción del valor de la marca por parte del consumidor.
4. Perspectiva financiera Refleja el propósito último de las organizaciones comerciales con ánimo de lucro: sacar máximo partido de las inversiones realizadas. Desde el punto de vista de los accionistas, se mide la capacidad de generar valor por parte de la compañía y, por tanto, de maximizar los beneficios y minimizar los costes.
CMI: Beneficios Los beneficios son múltiples, pero dos son los más destacables:
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1. Ofrece una amplia visión para un seguimiento detallado de la marcha del negocio, que engloba muchos aspectos, incluso más allá de los indicativos financieros, y permite observar otras variables decisivas en el buen desarrollo de la empresa. 2. Contempla la evolución de la compañía desde una perspectiva amplia, permite planificarestrategias a medio y largo plazo, además de generar la información necesaria para tomartambién decisiones rápidas y evitar así situaciones indeseadas.
CMI: ¿Cómo implementarlo? La primera etapa es la que corresponde al diseño de la estrategia. Este diseño se inicia con un análisis de la situación actual que permite saber dónde se encuentra la empresa y hacia dónde se dirige, lo que se conoce como misión y visión corporativas. Posteriormente, se define la estrategia, la manera cómo la compañía irá avanzando hacia la visión, y se establecen los objetivos, más concretos y cercanos en el tiempo. La determinación de los indicadores será un punto clave para monitorizar correctamente el desarrollo del proceso y evaluar los resultados de las acciones. Toda la organización deberá conocer los detalles del plan estratégico y la hoja de ruta, con el fin de alinear esfuerzos en una única dirección y con un solo propósito. La transparencia y la consistencia constituyen dos valores que guiarán los procedimientos. El CMI o Balanced Scorecard, en terminología anglosajona, fue creado por dos profesores de la Universidad de Harvard en 1990, Robert S. Kaplan y David P. Norton.
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