REVISTA DIGITAL DE CONTABILIDAD Los libros, ajustes, balance de comprobaciรณn y la hoja de trabajo.
Diana Rivera C.I 26.931.375 Publicidad
EDITORIAL En lo últimos años se ha creado un gran interés por la contabilidad tanto en nivel académico como profesional. Es por ello que esta revista es muy interesante ya que va dirigido a persona y estudiantes que no tengan conocimientos de los conceptos básicos de la contabilidad. Presenta una breve reseña de la selección de libros principales de interés para la comunidad contable. Información que describe de manera detallada las operaciones mercantiles que se deben realizar durante un lapso de tiempo determinado. Según sea el régimen que se encuentra. La estructura generalmente utilizada contiene cuatro apartes importantes: libros contables principales, ajustes, balance de comprobación y la hoja de trabajo.
Autora: Diana Rivera Mérida -Venezuela 2017
LOS LIBROS PRINCIPALES
Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un periodo de tiempo. La legislación mercantil establece cuales son los libros contables obligatorios para las empresas.
Libros obligatorios son:
Libro diario
Libro de inventario y cuentas anuales
Voluntarios
Libro mayor
Libros auxiliares
Libro Diario El libro diario es el principal libro contable, donde se recogen, por orden cronológico todas las operaciones de la actividad económica empresarial, según se van produciendo en el tiempo. La anotación de un hecho económico en el libro diario se denomina “asiento”. Cada asiento debe reflejar la información referida a un hecho económico completo y debe estar compuesto al menos por dos apuntes o anotaciones en dos cuentas diferentes. Los asientos por definición deben estar cuadrados, lo que significa que la suma de las cantidades anotadas en un asiento en él debe de ser iguales a las cantidades anotadas en el haber de ese mismo asiento. El que un asiento este cuadrado manifiesta que se han tenido en cuenta todas las consecuencias del hecho económico.
Libro Mayor Este libro recoge la información ya incluida en el diario, pero reordenada por cuentas, en el se recogen para cada cuenta de acuerdo con el principio de partida doble, todos los cargos y abonos realizados en las mismas y es más fácil de llevar.
Libro de inventarios Son el soporte material en la en la elaboración de la información financiera. pueden ser de carácter obligatorio o voluntario. Un inventario es una relación valorada en unidades monetarias de todos los bienes derechos y obligaciones contraídas por la empresa, en una fecha determinada, para calcular por diferencia el patrimonio neto. Además de los inventarios se incluyen en este libro las cuentas anuales que son: El balance de situación, cuenta de resultados, la memoria, Estado de cambios de patrimonio neto, estado de flujos de tesorería.
Libro de Balances Los libros de balance reflejan la situación del patrimonio de la empresa en una fecha determinada. Los balances se crean cuando hemos pasado en las cantidades de las cuenta de los asientos a su libro mayor. Si se fija no es un libro en el sentido estricto de la palabra, no tiene un formato definido, ya que son varios documentos de diferentes formatos, puesto que cada ítem a detallar tiene sus peculiaridades. En las mercaderías es importante la cantidad y precio unitario. Y, en los activos fijos se debería de tener valor inicial, año de adquisición, valor depreciado, en los créditos y préstamos contraídos se debería poner el plazo, tipo de interés, y en las deudas por el giro (de clientes, proveedores y otros) se debe poner el análisis de cuenta.
Libros auxiliares. Las empresas, de acuerdo con el C-com, pueden llevar además de los libros obligatorios todos aquellos libros útiles para su gestión. Ejemplo este tipo de libros pueden ser los de caja, bancos, entraste almacén, salidas de almacén etc.
AJUSTES Todo lo que suceda en el negocio debe registrarse en el sistema contable, para que el diario y el mayor contengan un historial completo de todas las operaciones mercantiles del periodo. Si no se ha registrado una operación o transacción, los saldos de las cuentas no mostrarán la cifra correcta al final del periodo contable. Los asientos con que se ajustan o actualizar las cuentas se llaman asientos de ajuste. Está haciendo ajuste afecta una cuenta balance general y del estado de resultado. Si el ajuste no afecta una cuenta ingresos o de gastos, no es un asiento de ajuste.
Tipos de Ajustes Ajustes de gastos. Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de pago y gastos que al pagar se fueron registrados como activo, requieren un cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo.
A continuación se muestran dos tipos de ajustes de gastos: Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del periodo antes de efectuar el pago correspondiente, estos gastos que se van acumulando se llama gasto devengados o incurridos. Gastos pagados por anticipado: Son gastos que se registraron como un activo o como un gasto cuando se pagaron.
Ajustes de ingresos. Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos que al momento del pago se registran como pasivo, ya que no habían sido devengados, requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos, esto se debe hacer en el último día del periodo contable. Existen dos tipos de ajustes ingresos:
Ingresos acumulados, pero no registrados ni cobrados.
Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se devenguen se convertirían en ingresos
Ajustes por inflación El actualizar los estados financieros surge de la necesidad de conocer el valor real que tienen las partidas no monetarias de una empresa y conocer hasta qué punto se han visto afectadas por la inflación. Las partidas no monetarias son aquellas cuyo valor varía con el trascurso del tiempo. Los ajustes que más se realizan en las empresas son en las siguientes partidas: inventarios, activo fijo, depreciación de activos fijos, capital contable.
Es un documento por medio del cual se comprueba que los asientos del libro diario han sido pasados correctamente al libro mayor. Se puede decir que el balance de comprobación es una lista de todas las cuentas que se han abierto en el mayor principal, e indican en un momento determinado el total de cargos y abonos que se han registrado. Su presentación es mensual, o con la frecuencia que se estima conveniente
BALANCE DE
COMPROBACION
Partes del balance de comprobación
Encabezamiento: comprender el nombre de la empresa, la denominación del documento y la fecha
Contenido: es la relación con la lista de cuentas del mayor principal con sus respectivos importes o saldos. Contiene cuentas del activo, pasivo, capital, ingresos y egresos.
HOJA DE
También se conoce como estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio, es un documento de índole interna que el contador realiza antes de hacer algún cierre anual de las operaciones y que le sirva como base o guía para hacer los asientos de ajuste, Los de pérdidas, ganancias, cierre del libro diario y estado financieros de forma segura como también los estados de situación, estados de resultado en el libro de inventarios y balances.
TRABAJO
Esta se desarrolla en una hoja tabular de 12 columnas, en las cuales se hace el resumen del cierre anual de operaciones. La hoja de trabajo se encuentra estructurada de la siguiente forma:
4 primeras columnas: Balanza de comprobación (Movimientos deudores, Los acreedores, saldos deudores, los acreedores.)
5 y 6 columnas: Asientos de ajuste. ( Los cargos, los abonos)
7 y 8 columnas: Saldos que quedan luego de los asientos de ajuste. (Saldos deudores, saldos acreedores.)
9 y 10 columnas: Asientos de pérdidas y ganancias.
11 y 12 columnas: Se destinan para anotar los saldos que quedan de las cuentas después de haber hecho los asientos de pérdidas y ganancias o traspasos.
ARTICULOS Libro Diario y Libro mayor El diario: Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. El primer registro de una operación se hace en el diario. Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. El Mayor Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la cooperativa. Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor. Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.
Hoja de trabajo La hoja de trabajo es un adminiculo contable, es decir un recurso o accesorio , un papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un periodo determinado, su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro de las operaciones contables, es un instrumento que facilita la preparación de los ajustes y ordena la información para la elaboración de los estados financieros, es una herramienta de carácter interno es solo de uso y manejo del contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos, no es para el uso de la gerencia ni para ser publicada se elabora a lápiz para poder borrar y hacer correcciones de ser necesarias. Al fin de cada periodo contable de la empresa debe conocer su situación económica y financiera, y la utilidad o perdida obtenida como resultado de sus operaciones, dicha información consigue la empresa al realizar sus estados financieros, que son el Balance General y Estado de Ganancias y Perdidas (llamado también Estado Resultados); pero normalmente no se toman los datos directamente de los libros de Contabilidad, sino que previamente se utiliza la llamada "Hoja de Trabajo", la cual es un borrador de trabajo (informal) del cual se vale el contador para dar sobre seguro y con análisis previos de los pasos preliminares para el cierre de los libros y elaboración de los Estados Financieros. Existen dos Tipos de Hoja de Trabajo que son: 1.
Hoja de Trabajo 8 Columnas (Balance de Comprobación, Costo de Ventas, Ganancias y Perdidas, Balance General)
2.
Hoja de Trabajo 12 Columnas (Balance de Comprobación, Ajuste y Clasificación, Balance Ajustado, Costo de Ventas, Ganancias y Perdidas, Balance General).
ESTRUCTURA DE LA HOJA DE TRABAJO Tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseño, comprende varios pares de columnas que varían en número según la naturaleza de la empresa o actividad económica a la cual se dedique. Aquí nos referimos a una hoja de trabajo estándar para una empresa comercial. Es común en toda hoja de trabajo un encabezamiento donde se indica:
Nombre de la empresa El nombre expreso de Hoja de Trabajo. El período del ciclo contable que cubre. La estructura de una hoja de trabajo estándar para una empresa comercial, comprende: Una columna para escribir el nombre de las cuentas Seis secciones, con par de columnas cada una para los correspondientes débitos y créditos, con la siguiente discriminación: Sección 1: Balance de Comprobación Sección 2: Ajustes. Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado. Sección 4: Costo de Ventas Sección 5: Estado de Pérdidas y Ganancias. Sección 5: Balance General.
Ajustes En el proceso de contabilidad (manual e incluso electrónico), se filtran errores, omisiones, desactualizaciones, y otras situaciones que afectan la razonabilidad de las cuentas. Ante estos hechos, la técnica contable ha desarrollado la metodología denominada ajustes Los ajustes permiten presentar saldos razonables mediante la depuración oportuna y apropiada de todas las cuentas que, por diversas causas, no presentan valores que puedan ser comprobados y, por ende, no denota la verdadera situación y estado actual del negocio o empresa. Momento y lugar apropiado para registrar los ajustes. Los ajustes se deberán registrar tan pronto se evidencie el error, omisión o desactualización; sin embargo, algunos prefieren ajustar las cuentas en bloque, es decir al fin de mes o a fin del año, como prerrequisito importante para elaborar los estados financieros.
Se registra en forma de asiento, el cual cumplirá todos los requisitos técnicos requeridos en esta fórmula, exigiendo documentación fuente o. al menos, hojas de cálculo o referencia técnica y documentales relativas al asiento. El sustento legal y técnico para justificar los asientos está dado en leyes tributarias, societarias y sus reglamentos, así como en normas y conceptos que regulan el cálculo, presentación y exposición de los ajustes. Los ajustes más comunes son por: •
Omisiones
•
Errores
•
Usos indebidos
•
Pérdidas fortuitas
•
Propagados y pre cobrados
•
Gastos y rentas pendientes de pago y cobros, respectivamente.
•
Desgaste de propiedad, planta y equipo
•
Provisiones para posibles incobrables
Amortización de cargos diferidos, y más.
Reclasificaciones. La reclasificación de una cuenta consiste en que el saldo de la cuenta a reclasificar, debe ser trasladado de una cuenta a otra cuenta, de forma tal que la presentación de los estados financieros y la información contable sea lo más adecuada posible.
La necesidad de reclasificar una cuenta por lo general surge cuando el saldo de dicha cuenta es contrario al de su naturaleza. Ejemplo: las cuentas del activo son de naturaleza debito, luego, si al finalizar el periodo queda alguna cuenta con saldo crédito, pues habrá que reclasificarla ya que no se puede presentar así.
¿Que son asientos de ajustes? Son los que se realizan habitualmente al cierre del respectivo ejercido. El registro de una transacción contable que tiene por objeto corregir un error; contabilizar una acumulación; dar de baja en libros una partida; hacer una provisión para cuentas incobrables; considerar una depreciación u otro motivo similar.
¿Que pasaría a una empresa si no se realiza los asientos de ajustes? El contador debería hacer los asientos de ajuste porque estos le van a permitir una historia completa de todas las operaciones realizadas durante todo el periodo, si no los hace la empresa podría quebrar
¿Cuáles son los asientos de ajustes más comunes? • Asiento para amortizar gastos pagados por adelantado. • Asientos para amortizar ingresos cobrados por anticipado. • Acumulación de gastos causados y no pagados. • Acumulación de ingresos causados y no cobrados. • Depreciación de activo fijo tangible. • Amortización de activo fijo intangible. • Valuación de las inversiones temporales. • Creación y ajuste de la provisión para cuentas dudosas.