Los Archivos en la TeorĂa de Sistemas
Diana Marcela HernĂĄndez Amaya 09/04/2015
LOS ARCHIVOS EN LA TEORIA DE SISTEMAS
DIANA MARCELA HERNÁNDEZ AMAYA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA TEORIA DE SISTEMAS ARMENIA 2015
LOS ARCHIVOS EN LA TEORIA DE SISTEMAS
DIANA MARCELA HERNÁNDEZ AMAYA
Docente ANDRY JOHAN MORENO GARZON Profesional en Sistemas y Computación
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA TEORIA DE SISTEMAS ARMENIA 2015
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION
5
1. EL SISTEMA DEL ARCHIVO
6
2. LA TEORÍA DE SISTEMAS Y LOS SISTEMAS DOCUMENTALES
8
3. PROPIEDADES DE LA INFORMACIÓN Y TEORÍA DE SISTEMAS
10
4. PROCESOS DE ANÁLISIS Y SÍNTESIS
11
5. LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA DE TRANSFORMACIÓN
14
CONCLUSIONES
15
BIBLIOGRAFÍA
16
INTRODUCCION
Cuando hablamos del término archivo, se nos presenta como primera imagen documentos antiguos relacionados con el tiempo y el hombre, lo cual es cierto, existe una relación intrínseca entre el documento y el ser humano, y especialmente con su evolución. La historia se fundamenta esencialmente en documentos que se producen como consecuencia de la actividad humana, produciendo al mismo tiempo, las bases del conocimiento para las generaciones posteriores. La base del desarrollo del conocimiento y de la humanidad es la idea, para ello la idea necesariamente tiene que petrificarse en algún soporte para que no sufra alteraciones propias del tiempo y de la interpretación errónea. Todo esto constituye una cadena de desarrollo que influye en el pensamiento, cada vez más amplio, y de sus formas esenciales: el filosófico y el científico. Uno de los factores esenciales para el desarrollo amplio del conocimiento ha sido el progreso de las técnicas de comunicación masiva. Vivimos en un mundo de investigadores que permanentemente demandan información. Pero al mismo tiempo comprendemos que las ciencias no se encuentran aisladas, no pueden desarrollar por sí solas, permanentemente se relacionan, se auxilian. Se modifica continuamente la metodología que nos permite una interpretación más adecuada del universo. La Archivología también ha sido afectada por estos cambios, es más, para lograr un conocimiento más amplio se auxilia de otros conocimientos, de las disciplinas administrativas, de la paleografía, esencialmente de la diplomática, de la historia. Al mismo tiempo que se relaciona con conocimientos afines como la biblioteconomía y la documentología, éstas últimas similares a la Archivología, formando un sistema de conocimientos y aplicaciones cuyo objetivo principal es la información. Existen en la actualidad una multitud de definiciones sobre el sistema, por la misma razón que existen aplicaciones de la teoría en todos los campos científicos. La definición más común lo considera como el conjunto ordenado de entes (o componentes) independientes en sí mismos, que están en interrelación entre sí y el medio que lo rodea, siendo interactuantes tienen la finalidad de lograr objetivos determinados.
LOS ARCHIVOS EN LA TEORIA DE SISTEMAS
1. EL SISTEMA DEL ARCHIVO
Conviene detenernos un poco más en este aspecto. Comencemos primero por el concepto de que toda organización es susceptible de ser un sistema, por el mismo hecho de que organismo, responde a organización, órgano, es un conjunto ordenado de entes (ministerios, gobierno, o los tres poderes, ejecutivo, judicial), interrelacionados, interactuantes y que tienen el fin de lograr el bien común. Pero este sistema está integrado por otros sistemas que lo componen, como ser cada uno de los poderes, los cuales a su vez se constituyen en sistemas; podemos desmenuzar de esta manera hasta llegar a una unidad no desmenuzable, no divisible. Dentro de esta organización es que se encuentra el archivo, sea histórico, sea intermedio, central o como quiera llamársele, por la misma razón que la documentación como producto de actividades involucra a los diferentes sistemas que componen el estado. De esta forma, el Archivo se encuentra en relación interna y externa; considerándose un sistema abierto, observamos posteriormente estos detalles. Cada una de las técnicas empleadas por el Archivo también constituyen sistemas o subsistemas, para ello es necesario analizar hasta qué punto podemos decir sistema. Recepción.- Como conjunto de actividades para efectuar la recepción, control del trámite y distribución del documento. Control de recepción, foliado, numerado. etc. Recepción (entrada)
Distribución (salida) Control de trámite, registro de trámite. Etc.
Ordenación y Clasificación.- Como el conjunto de actividades que se realizan para acondicionar los documentos de acuerdo a normas establecidas. Veamos cada una de estas actividades. Unidades Mayores
Ingreso
Unidades Intermedias
Ordenación
Unidades Menores
Acciones
Ingreso
Funciones
Clasificación
Actividades
Descripción. - Como apertura de sistemas de recuperación del documento y de la documentación. Inventarios
Guías Documento
Información Catálogos
Índices
Cada uno de los auxiliares descriptivos, a su vez constituye microsistemas, por la variedad de elementos que se emplean para conformar una información adecuada.
Selección.- Como apertura de sistemas que permiten valorizar los documentos por su contenido: Plazos precautorios
Decantación de valores Documento Técnicas de muestreo
Documento Seleccionado
Expurgo
Por cualquier ángulo que observemos a la Archivología, constatamos que se trata de un sistema conformado por microsistemas, lo que hace su naturaleza como cuerpo de estudio tenga un carácter especial dentro de las ciencias de la documentación. Lo que implica que sea aceptada dentro del concepto moderno de sistema como conjuntos organizados, pertenecientes a campos científicos diferentes, que muestran estructuras y compartimentos isomorfos, reducibles a un tratamiento común.
2. LA TEORÍA DE SISTEMAS Y LOS SISTEMAS DOCUMENTALES
Siguiendo a diversos autores (entre ellos a Checkland, Walker, Yourdon y Willitts), Codina defiende la utilización de la teoría de sistemas para enfocar algunos problemas de la Documentación y también como ayuda en el diseño de sistemas de información documentales.
De acuerdo con Codina la teoría de sistemas formaliza conceptos que, de hecho, son utilizados habitualmente en documentación, pero de una forma meramente intuitiva y por tanto con escaso rigor conceptual. La teoría de sistemas permite construir un modelo conceptual de sistema de información documental, que ayuda a explicar qué es el objeto modelado y facilita la comunicación entre equipos de diseñadores, entre los clientes y los responsables del diseño, o entre los departamentos de informática y los departamentos de documentación.
Según este modelo conceptual, un centro de documentación es un sistema de información
especializado
en
explotar
el
conocimiento
contenido
en
documentos, con el fin de ponerlo al alcance de los usuarios. Puede decirse, por tanto, que uno de los objetos de estudio de la Documentación es el desarrollo de sistemas de información capaces de explotar la información contenida en los documentos.
El autor también propone, sintetizando diversas aportaciones, que todo sistema de información documental puede caracterizarse por su propósito u objetivos, su entorno, sus entradas y salidas y por los procesos de transformación que tienen lugar en el sistema, y que son aquellos que convierten unas entradas determinadas en unas salidas determinadas. De esta forma, los desarrolladores de sistemas pueden utilizar este sencillo esquema como una guía inicial de análisis de cualquier sistema de información documental, o los profesores de documentación pueden utilizarlo como una forma de explicar, por ejemplo, qué es la cadena documental, que en este esquema ocuparía el lugar de los procesos de transformación que convierten las entradas en salidas.
En este sentido, un centro o un servicio de documentación puede representarse como un sistema que acepta como entradas a documentos y a personas con necesidades de información, y que produce como salida a personas informadas, disponiendo de la cadena documental como proceso básico de transformación.
Según el modelo que propone Codina, un sistema de información es un sistema de símbolos que modela a un sistema del mundo real, llamado sistema objeto.
3. PROPIEDADES DE LA INFORMACIÓN Y TEORÍA DE SISTEMAS
La información es una propiedad y no una sustancia;
La teoría de sistemas puede ayudar a comprender mejor los sistemas de
información documentales; y
el lenguaje natural es el mejor instrumento para representar el conocimiento
y la información, incluso la información no verbal, como por ejemplo, las imágenes. Estas son algunas de las conclusiones de la tesis doctoral que Lluís Codina, profesor de la Universidad Pompeu Fabra y colaborador habitual de IWE, presentó recientemente en la Universidad Autónoma de Barcelona, con la que obtuvo el grado de doctor en Ciencias de la Información.
La naturaleza de la información Según Codina, para comprender la naturaleza de la información es necesario considerarla como una propiedad de ciertas cosas u objetos, más que como una sustancia o una cosa en sí. Una cosa poseería la cualidad de ser informativa en cuanto fuera capaz de dar a conocer algún aspecto de la realidad. De esta manera, los documentos son objetos que poseen la cualidad de ser informativos, puesto que dan a conocer aspectos de la realidad.
Esta propiedad, sigue el autor, puede ser medida de dos formas diferentes: I.
A través de las características de la fuente informativa, en cuyo caso la medición se realiza según las ecuaciones que proporciona la teoría matemática de la comunicación, inventadas por Claude Shannon en los años cuarenta. Según dichas ecuaciones, la cantidad de información que transporta un mensaje es igual a la suma de las probabilidades relativas de aparición de cada uno de los símbolos que componen el mensaje.
II.
Se refiere a la denominada teoría semántica de la información, según la cual la cantidad de información que transporta un mensaje depende tanto del mensaje como del receptor. Según esta teoría, la información es la diferencia entre los dos estados mentales del receptor del mensaje, antes y después de recibirlo. Si el mensaje es previamente conocido por el receptor, no aporta ninguna información; en cambio, el mensaje es tanto más informativo cuanto más inesperado.
Emisor y receptor son entes distintos Muchos de los problemas y paradojas aparentes que presenta el estudio de la información provienen, según Codina, de que ambas formas de medir la información se suelen interpretar como si midieran el mismo fenómeno, cuando, en realidad, la primera forma mide una propiedad de la fuente que generó el mensaje, y la segunda mide la variación del estado de conocimiento que genera el mensaje en el receptor. Mientras que las características de la fuente son objetivas e independientes del receptor, las variaciones que el mensaje genera en cada receptor son subjetivas y diferentes para cada receptor. A pesar de esto, los tratados sobre teoría de la información suelen presentar mezclados los dos conceptos, como si se tratara de uno solo, dando lugar a las numerosas confusiones y a las famosas dificultades que aparecen en cuanto se habla de información sin tener en cuenta la diferencia mencionada.
4. PROCESOS DE ANÁLISIS Y SÍNTESIS
Cuando se habla de análisis de sistemas, nos referimos esencialmente a la creación de sistemas para cubrir necesidades vigentes, o la mejora de uno existente porque no cubre todas las necesidades y exigencias presentadas. En los procesos de análisis se consideran esencialmente tres aspectos:
Estructural,
Funcional,
Relacional.
Como su nombre lo indica, el análisis estructural consistirá en un medio de estudio de cada uno de los elementos o componentes del sistema. En el caso del archivo, es efectuar un estudio de las características de una de las técnicas operacionales y su relación con el conjunto. Los costos que suponen cada una de estas técnicas, el personal adecuado que ha de desarrollar las actividades, los medios económicos, edificios y de equipo serán considerados como factores que pueden afectar a la estructura del sistema.
Al efectuar el estudio estructural, necesariamente se presentarán los problemas de funcionamiento, lo que nos llevará al análisis funcional, el cual necesariamente nos conducirá a los fines de servicio e información como objetivo principales del archivo.
Una vez concretadas las estructuras y su funcionamiento, se amplía hacia el análisis relacional, es decir, las relaciones internas y externas con el medio ambiente, en el cual se desenvuelve el sistema, en nuestro caso, el archivo.
Conviene especificar esta parte, el análisis se realiza sobre:
Los modos de recepción de fondos,
Tipos de información proporcionados,
Estudio de sectores que utilizan la información,
Publicidad y edición de cuerpos documentales,
Conocimiento de los usuarios.
De acuerdo con los tres aspectos tomados en cuenta para el análisis de sistemas, en relación con los archivos, es necesario tomar en cuenta:
El tipo de sistema a emplear en archivos,
Determinación concreta de los objetivos,
Estructuración del sistema,
Funciones del sistema,
Objetivos primarios y secundarios,
Utilización del sistema,
Planificación a corto, mediano y largo plazo,
Posibilidades de modernización del sistema.
En forma detallada, al efectuar el análisis del sistema tendremos en cuenta:
Identificación de los componentes del sistema,
Estudiar las estructuras, sectorial y total, interna y externa, internacional o
independiente del sistema.
Investigar los procesos, analizando la funcionalidad y fluidez de actividades.
Identificar factores, relaciones y problemas relevantes o importantes para el
sistema.
Analizar tareas, métodos y medios.
Reunir y clasificar toda la información correspondiente a la sistematización
del archivo.
Proporcionar criterios que puedan derivar en alternativas del sistema.
Una vez realizada la labor de análisis, pasamos al proceso de síntesis del sistema, que, al igual que el análisis, estará compuesta por tres aspectos esenciales, incluyendo un factor condicionante, de donde tenemos:
Síntesis estructural,
Síntesis funcional,
Síntesis relacional,
Síntesis histórica.
Durante el proceso de síntesis se estudian las diferencias entre las combinaciones de los elementos y sus relaciones por separado, pero considerado siempre como partes de un todo.
Se incluye la Síntesis histórica, como medio de comprensión del desarrollo del sistema, se realizará su propio historial a fin de evaluar sus distintas etapas y las experiencias anteriores de modo que podamos comparar resultados.
Todo lo expuesto, nos permite estudiar al sistema y sus procesos, utilizando modelos de simulación sistemáticos, es decir, utilizando modelos sobre bases reales, para determinar el comportamiento del sistema por aplicarse.
No agotamos completamente la Teoría de Sistemas, lo cual nos llevaría más allá de los objetivos de este trabajo; pero, para una comprensión más amplia de las posibilidades de la Archivología, no es suficiente.
5. LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA DE TRANSFORMACIÓN
CONCLUSIONES
Este trabajo permitió realizar las actividades propuestas referentes a la Asignatura Teoría de Sistemas del programa profesional universitario Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística. Bajo el desarrollo de temas: El Sistema del Archivo, La Teoría de Sistemas y los Sistemas Documentales, Propiedades de la Información y Teoría de Sistemas, Procesos de Análisis y Síntesis, y la Organización como Sistema de Transformación.
De esta manera se logró identificar y fortalecer la temática general de la Teoría de Sistemas, logrando la identificación y conceptualización de conceptos, principios y métodos de los Sistemas.
BIBLIOGRAFÍA
MORENO GARZÓN. Andry Johan. Unidad Temática III: Los Archivos en la Teoría de Sistemas. 2015. 6p.
CODINA, Lluís. Propiedades de la Información y Teoría de Sistemas. {En línea}. {09
de
abril
de
2015}
disponible
en:
(http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1994/julio/propiedades_d e_la_informacin_y_teora_de_sistemas.html)
ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Los Archivos en la Teoría de Sistemas. {En línea}.
{09
de
abril
de
2015}
(http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=125)
disponible
en: