“TALLER ”
DIANA LUCIA MOSQUERA ROBLES
GESTION DOCUMENTAL I GII III SEMESTRE
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2013
“TALLER ”
DIANA LUCIA MOSQUERA ROBLES GRUPO 20
GESTION DOCUMENTAL I GII III SEMESTRE
DOCENTE LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2013
INTRODUCCIÓN La importancia del conocimiento sobre el manejo de Archivos, Documentos y correspondencias en una entidad es una necesidad y obligación para perdurar el acervo documental. Siguiendo las indicaciones del Archivo General de Nación el cual se rigüe por las normas; estas normas establecidas se utilizan en la elaboración de cartas, memorandos, comunicaciones internas y circulares se preparan con base a las normas técnicas del ICONTEC ajustadas a los requerimientos de la Universidad, con el fin de contribuir al mejoramiento de su gestión y respondiendo a sus necesidades y objetivos actuales; además de contribuir en la proyección de una imagen corporativa unificada que permita la consolidación y el posicionamiento de la institución, organizando los conceptos para que alcancemos un nivel profesional llenándonos de conocimiento con el fin de manejar las Unidades de Información y los archivos.
ACTIVIDAD A REALIZAR TALLER Tarea en CIPAS (grupo no mayor de 3 estudiantes) 1. Visiten una entidad que tenga Unidad de Correspondencia (puede ser donde alguno de los integrantes trabaje), revisen si tiene manual de correspondencia, y si es posible tomen copia, o indaguen
en
internet
y
tomen
copia
de
un
Manual
de
correspondencia y archivo para que observen y detallen su contenido e importancia.
2. En la entidad que visiten averigüen acerca de los modelos o formatos
de
correspondencia
que
utilizan:
cartas,
oficios,
memorandos, entre otros y hagan las observaciones si dichos formatos están acordes a los sugerido en la GTC 185 (Guía Técnica Colombiana 185). Tome copia o elabore un ejemplo de cada uno de dichos formatos. 3. Averigüen en dicha empresa el proceso (paso a paso) que se lleva a cabo para realizar el recibo y despacho de correspondencia) y como clasifican, ordenan y archivan sus documentos (Si es una organización grande, al menos en una de sus oficinas). 4. Indague como se lleva a cabo el control de las comunicaciones mediante correo electrónico en la entidad.
5. Recuerden que en el momento de efectuar el envío de documentos es muy importante
precisar el embalaje, debido a que debe
adaptarse a la forma, naturaleza del contenido y condiciones de
transporte. Por tanto, teniendo en cuenta esto, averigüen
y
describan la forma correcta de embalar lo siguiente:
a)
Objetos de gran tamaño como mapas, planos, fotografías
b)
Impresos
c)
Objetos pequeños
d)
Documentos que no pueden doblarse ni enrollarse.
e)
Objetos frágiles.
6. Expliquen mediante un ejemplo práctico los procesos de la Gestión Documental
que
se
llevan
a
cabo
en
una
unidad
de
correspondencia: Recepción, Distribución, Trámite, Conservación y Consulta de documentos. 7. Consulte qué dice el Artículo tercero Acuerdo del AGN 060 de octubre 30 de 2001 8. Defina y diferencie que es correspondencia y que es comunicación oficial.
9. Defina que es una unidad de Correspondencia y cuáles son sus funciones
10.
Citen por lo menos 4 normas legales para el funcionamiento de
la unidad de Correspondencia
Finalmente elaboren su trabajo con normas ICONTEC en Word o PDF y uno solo de los integrantes lo sube a la plataforma por el link correspondiente a la tarea. Nota: Estos trabajos despuﾃｩs de calificados se van a socializar en un foro para que realicen los comentarios a sus compaﾃｱera(o)s y haya una apropiada retroalimentaciﾃｳn PLAZO Mﾃ々IMO PARA RECIBIR EL TALLER : ABRIL 26 DE 2013 A LAS 23:55 Valor 20%
DESARROLLO TALLER 1. Visiten una
entidad que tenga Unidad de Correspondencia
(puede ser donde alguno de los integrantes trabaje), revisen si tiene manual de correspondencia, y si es posible tomen copia, o indaguen en internet y tomen copia de un Manual de correspondencia y archivo para que observen y detallen su contenido e importancia.
2. La guía técnica Colombiana GTC 185 DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL Tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas, y a su vez, contribuir con la disminución de tiempo y los costos , con excelente calidad
Con respecto a los modelos usados por la universidad cumplen con la norma
C贸digo dependencia seguido de la letra T y M
(2 a 3 l铆neas del logo)
Popayán, Cauca , (Ciudad sin fecha)
(2 a 3 líneas del código)
Datos del Destinatario XXXXX XXXXX XXXXXX Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx
(4 a 8 líneas de la ciudad)
Asunto (síntesis del tema) Saludos
(2 a 3 líneas de los datos) (2 a líneas del asunto)
Textos---------------------------------------------------------------- (2 líneas del saludo) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- . ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ . Despedida
(2 líneas del último párrafo)
Datos del Remitente Cargo
(4 a 6 líneas de la despedida)
Anexo (Opcional)
(2 líneas del cargo)
Copias (Opcional)
(2 líneas de los anexos)
Datos del transcriptor
(2 líneas de las copias)
(2 a 3 interlineares)
MEMORANDO Numero de depend锚ncia
(2 a 3 interlinear)
Ciudad y fecha
(2 a 3 interlinear)
PARA : DE:
3 interlinear) ( 3 interlinear)
( Nombre 贸 Cargo)
ASUNTO:
( 2 interlinear)
Texto
(3 a 4 interlinear)
1 Interlinear
_______________________________________________________________ _________ 2 Interlinear
2 a 3 interlineares
Despedida 4 a 6 interlineares
NOMBRE DEL FIRMANTE (o Cargo) 2 Interlinear
Anexos
(Si los hay)
2 Interlineas
Identificaci贸n del Transcriptor
(2 a 3 interlineas)
CIRCULAR Numero de dependência
(2 a 3 interlinear)
Ciudad y fecha
(2 a 3 interlineas)
GRUPO DESTINATARIO
( 3 interlinear)
Asunto :
(3 interlinear)
Texto
(3 a 4 interlinear)
1 Interlinea
_______________________________________________________________ _______ 2 Interlíneas
2 a 3 interlineas
Despedida 4 a 6 interlineas
NOMBRE DEL FIRMANTE 1 Interlínea Cargo 2 Interlineas
Anexos
(Si los hay)
2 Interlineas
Identificación del Transcriptor
3. Averig眉en en dicha empresa el proceso (paso a paso) que se lleva a cabo para realizar el recibo y despacho de correspondencia) y como clasifican, ordenan y archivan sus documentos (Si es una organizaci贸n grande, al menos en una de sus oficinas). 3.1
Recepci贸n de documentos externos
3.2. Distribuci贸n de documentos recibidos
3.3 Recepci贸n de documentos internos.
3.3. Distribuci贸n de documentos recibidos
3.4 Distribuci贸n documentos internos
3.5 Distribuci贸n documentos enviados.
4. Seg煤n la Universidad del cauca el manejo adecuado para los correos electr贸nicos es el siguiente:
5. Recuerden que en el momento de efectuar el envío de documentos es muy importante precisar el embalaje, debido a que debe adaptarse a la forma, naturaleza del contenido y condiciones de transporte. Por tanto, teniendo en cuenta esto, averigüen y describan la forma correcta de embalar lo siguiente:
a) Objetos de gran tamaño como mapas, planos, fotografías: Utilice tubos triangulares, y no cilindros tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos. Selle ambos lados del tubo. Fotografías y Carteles: Coloque los artículos planos dentro de un material rígido como contrachapado, plástico o capas de relleno en fibra de madera; como alternativa, coloque el material impreso entre piezas de relleno ondulado y selle ambos materiales unidos en todas las juntas. b)
Impresos: Ate los materiales impresos juntos para prevenir que se desplacen. Amortigüe suficientemente el paquete antes de empaquetarlo dentro de una caja exterior de cartón ondulado de doble pared. Tales como
revistas
u
otras
publicaciones,
deben
ser
embalados
correctamente para evitar que se muevan durante el transporte, manchando y dañando el contenido. Todos los materiales impresos deben llevar flejes o retractilado, acolchando la caja después en el fondo, lados y parte superior con relleno. Pequeñas cantidades de, por ejemplo, folletos, panfletos o documentos de hasta 10 mm de grosor pueden ser enviadas directamente en sobre de cartón Tipsa. Para cantidades mayores, de hasta 45 mm, el papel suelto deberá ir en una caja.
c) Objetos pequeños: varios modelos de cajas para mudanzas, todos ellos de cartón doble, de una gran resistencia. Para cerrar las cajas y para embalar con burbuja o cartón es necesario usar precinto o cinta de
embalar conviene no escatimar en su uso pues es parte fundamental de un buen embalaje.
d) Líquidos y polvos secos: Todo recipiente para líquidos debe ser sellado herméticamente con el objeto de evitar goteos causados por la vibración o los golpes en el viaje. Un embalaje insuficiente podría provocar daños en
otros
envíos
o
en
los
sistemas
de
manipulación
de
CHRONOEXPRES. En algunos casos, incluso, podría provocar daños físicos. Envuelva el recipiente con un material impermeable y, de ser posible, añada material absorbente suficiente para absorber el líquido en caso de ruptura. No utilice material acolchado suelto sino materiales compactos y densos como espuma o cartón madera corrugado. Separe botellas con material acolchado, de manera que no choquen las unas con las otras. Los polvos: deben ir embalados de manera que no dañen a otros bienes. Coloque el polvo en un recipiente de plástico sellado herméticamente, coloque el recipiente en una caja de puntas redondeadas de cartón corrugado y selle la tapa con firmeza.
e)
Objetos frágiles: Lo primero, será conveniente adquirir embalajes adecuados como pueden ser las cajas acolchadas con espuma en ambos lados interiores. También existen bolsas acolchadas con burbujas de aire para proteger principalmente aquellas piezas sensibles a los choques. Será aconsejable no acumular varios objetos para que evitar que se produzcan golpes entre ellos, y así protegerlos de posibles roturas. Una vez finalizado el embalaje, será recomendable indicar siempre en el exterior la fragilidad de cada objeto transportado.
6. Expliquen mediante un
ejemplo práctico los procesos de la Gestión
Documental que se llevan a cabo en una unidad de correspondencia: Recepción, Distribución, Trámite, Conservación y Consulta de documentos.
EJEMPLO
Un usuario llega a la Cámara de Comercio con un formulario de matrícula mercantil.
El cajero recibe el formulario, lo ingresa al sistema y genera un código de barras y asignándole un número de matrícula.
El encargado del archivo recoge el documento, escanea el documento y lo distribuye a las digitadoras para su respectivo grabado.
La digitadora toma el trámite en el sistema, ubicándolo con el código de barras y lo graba. Después lo envía a archivar por el sistema
El encargado de archivo indexa y archiva el formulario físico y digital en su respectivo libro, y caja.
El usuario llega dos días después por su certificado el cual lo puede consultar con el número de matrícula o el código de barras.
7. Consulte qué dice el Artículo tercero Acuerdo del AGN 060 de octubre 30 de 2001
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
.
8. Defina y diferencie que es correspondencia y que es comunicación oficial. CORRESPONDENCIA COMUNICACIONES OFICIALES Se refiere a la correspondencia cruzada Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades.
entre los distintos organismos y oficinas de los
gobiernos
estadales, etc.
No se radica
Se radica
nacionales,
municipales,
Facturas,
estados
financieros, Actas, tramites, oficios de entidades
invitaciones.
oficiales.
9. Defina que es una unidad de Correspondencia y cuáles son sus funciones La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Además las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Recepción, Distribución, Trámite, Conservación y Consulta de documentos. 10. Citen por lo menos 4 normas legales para el funcionamiento de la unidad de Correspondencia
NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS NTC 3723: Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación.
NTC 4080: .Micrografía. ... (Clasificación, ordenación, descripción), se adelantan en la dependencia llamada de CLASIFICACION Y DESCRIPCION, en concordancia con la normatividad vigente. Tal es el caso de la utilización de la Norma. COORDINACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE COLOMBIA Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema. Clasificación y Descripción La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas,
en
elaborar
programas
de
gestión
de
documentos,
independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa. En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos. La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.
Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación. Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000. Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios
existentes
en
la
Administración
Pública.
Que
la
planeación,
programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental. Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
COCLUSIONES
Al realizar este trabajo puedo afirmar que el manual de archivo y correspondencia es importante dentro de una empresa ya que este documento contiene las normas que se deben aplicar dentro de la misma en cuanto a la forma y proceso de toda la correspondencia que entra y sale de la entidad, además del proceso para archivar los documentos. Conoci la correspondencia, que es el conjunto de cartas y documentos que se recibe o envía diariamente en la Empresa. Además de cómo es clasificada ya sea de las diferentes formas, conocimos la interna, externa, de entrada y la de salida. Fue muy importante elaborar este trabajo ya que es de suma importancia para nuestro futuro como profesionales
BIBLIOGRAFIA.
http://www.uao.edu.co/uao/docentes_empleados/archivos/instructivo_elaboraci on_de_comunicaciones_UAO_documento_completo.pdf http://es.scribd.com/doc/6192194/Tutorial-sobre-unidades-de-informacion-ytecnicas-de-organizacion-de-la-informacion Tomado de la Base de Datos: http://site.ebrary.com/lib/bibliouaosp/edf.action? docID=10179677&p00=bases+datos&useNSAPI=0 http://www.uao.edu.co/uao/universidad/informacion/info_institucional.html
1.
www.slideshare.net/elsaroserob/gua-tcnica-colombiana-185