BOLETIN No 01 OFICINA ASESORA CONTROL INTERNO UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CONTENIDO
Funciones Oficina de Control Interno Beneficios de Auditoría Como atender una Auditoría
FUNCIONES OFICINA DE CONTROL INTERNO
FUNCIÓN PRINCIPAL Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Alta Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. La Oficina de Control Interno debe tener en cuenta los siguientes aspectos generales y fundamentales para el desarrollo de estas funciones esenciales:
Ejecución. Es prioritario que las Oficinas de Control Interno lleven a cabo su función Plataforma Estratégica. Las Oficinas de Control Interno deben establecer de manera de manera objetiva, amplia y diligente, para lo cual deben contar con las herramientas expresa una misión, visión, objetivos y metas en su ámbito de competencia y en necesarias que conduzcan a una efectiva concordancia labor. Es así como deben estar a su alcance, entre con los de la entidad; por lo anterior, es necesario que los integrantes de la otros aspectos, el uso de tecnología informática y telemática, de tal manera que se Oficina participen en su definición, de tal agregue manera que se incorporen el sentir y los valores valor a la gestión administrativa al facilitar, a través de sus observaciones y compartidos, de cara a una mayor cohesión recomendaciones, que focalice esfuerzos y acciones en pro del el mejoramiento continuo de los procesos y fin común. demás acciones administrativas.
Fuente: http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=561
Comunicación de Resultados. Se hace énfasis en este aspecto por cuanto se constituye en el medio por excelencia para dar a conocer a la administración el producto de su labor, a fin de que se constituya en elemento de juicio para la toma de decisiones. En este contexto, resulta de suma importancia establecer la forma como las Oficinas de Control Interno deben comunicar los resultados de su trabajo a la Alta Dirección.
BENEFICIOS DE AUDITORÍA
Identifica deficiencias en la manera en que se definieron los procesos de la empresa, o la ausencia de dicha definici贸n. Para llevar a cabo cualquier actividad de forma planificada, se debe marcar c贸mo se va a hacer. Esto frecuentemente se refleja en procedimientos o instrucciones de trabajo. Sin embargo, si no se cuenta con 茅stos o no se definieron adecuadamente, se corre el riesgo de no lograr el objetivo de la actividad.
Detecta si las actividades se llevan a cabo conforme a lo estipulado en los procedimientos e instrucciones. Escribir procedimientos es relativamente sencillo. Lo difĂcil es cumplirlos al pie de la letra. Las auditorĂas internas identifican los casos en que no se estĂĄn aplicando correctamente.
Identifica documentos desactualizados que ya no reflejan la pr谩ctica actual. El revisar peri贸dicamente como se llevan a cabo las actividades, permite identificar los casos en que la pr谩ctica cambi贸 por requerimientos del cliente, regulaciones, y que no se ha reflejado en los documentos de trabajo.
Asegura que se corrigen en tiempo y forma los problemas (noconformidades) encontrados. Un buen proceso de auditorĂa asegura que se emitan acciones correctivas para solucionar los problemas encontrados y, lo mĂĄs importante, verifica que estas acciones hayan sido efectivas.
Asegura que la direcci贸n conoce la situaci贸n del sistema de calidad, sus fortalezas y debilidades. Las conclusiones de las auditor铆as permiten identificar los procesos o 谩reas que deben mejorarse, los recursos que se requieren.
Mejora la comunicación interna.- Las reuniones para explicar los hallazgos encontrados en las auditorías y para dar seguimiento fomentan que el personal esté enterado de las actividades que realizan los demás. Esto evita que por falta de información se dejen de llevar a cabo acciones o que se hagan de manera incorrecta.
Incrementa el nivel de comprensión de los procesos de la empresa por parte del personal que ejerce como auditor interno. Los auditores deben estar libres de conflictos de interés. Esto obliga a que no auditen su propio trabajo, sino el de alguien más con quien no tienen relación directa. Este conocimiento reduce conflictos y habitualmente deriva en mejoras a los procesos.
Fuente: Beneficios de Auditoria Interna al Sistema de Gestión de Calidad - AFin Patrimonial - La pasión de vivir bien
COMO ATENDER UNA AUDITORIA
1.1 En la Apertura •
El líder del proceso participa en el momento de la apertura y confirma con el auditor los aspectos formulados en el plan.
•
Debe asegurarse que el auditor tenga los recursos requeridos para realizar la auditoría.
•
Debe estar dispuesto a dar solución a los problemas logísticos que se puedan presentar.
•
Solicitar retroalimentación del avance de la auditoría.
1.2 DURANTE LA AUDITORÍA
1.2.1 Manejo del enfoque y los requisitos •
El líder y su equipo deben conocer, dominar y tener presente el enfoque y ubicación del proceso.
•
Es importante hacer énfasis en los logros y las mejoras del proceso.
•
Es importante tener claridad sobre los requisitos legales, contractuales o internos aplicables al proceso y estar en capacidad de sustentar con evidencia su cumplimiento.
•
Estar pendiente de que las actividades se cumplan de acuerdo a lo establecido en el plan de auditoría.
1.2.2 Tratamiento de las No Conformidades •
El lĂder y su equipo deben demostrar que se han tratado de forma oportuna las no conformidades.
1.2.3 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
•
El líder y su equipo deben mostrar con evidencias que se han aplicado criterios para priorizar, formular y desarrollar acciones correctivas y que se ha realizado el respectivo análisis de causas para evitar su recurrencia.
•
Deben mostrar también con evidencias que se identifican y analizan los riesgos y se toman acciones preventivas para disminuir la magnitud de los mismos.
•
Deben conocer y demostrar con evidencias las acciones de mejora emprendidas por el proceso considerando los indicadores de desempeño que muestran sus tendencias y logros.
2.1 Durante el cierre de cada tema y el cierre de la auditoría
•
El líder y su equipo deben confirmar con el auditor los hallazgos encontrados y deben tomar nota de las evidencias que lo sustentan.
•
Es importante que identifiquen cuales son los temas del plan de auditoría en el que se encontraron hallazgos.
2.2 Trámite del informe y gestión del servicio •
El líder debe promover la entrega oportuna del informe por parte del auditor.
•
Debe analizar en conjunto con su equipo de trabajo los resultados del informe.
•
Puede objetar, de ser necesario, los planteamientos del informe, para precisar hallazgos o evaluar el enfoque dado a un requisito.
•
Es indispensable diligenciar la evaluación de la auditoría para retroalimentar al equipo auditor para mejorar su desempeño.
2.3 Tratamiento inmediato de los hallazgos •
El líder debe verificar que se tomen rápidamente las acciones correspondientes a los hallazgos encontrados.
•
Debe asignar responsabilidades y participar en la investigación de las causas y la formulación / aprobación de las acciones correctivas o preventivas pertinentes.
•
Debe determinar los tiempos previstos para la ejecución de las acciones.
•
Debe asignar los recursos necesarios para la investigación de las causas, formulación y ejecución de los planes de acción.
3.1 Seguimiento a las acciones tomadas •
El líder es el responsable de monitorear que las acciones tomadas (correctivas, preventivas y de mejora) se estén ejecutando según los planes de acción.
•
Estar pendiente del cumplimiento de la meta establecida en las acciones para realizar los ajustes necesarios. Estos cambios deben consultarse con el proceso de Mejoramiento Continuo.
•
Confirma a través de evidencia que las causas que generaron los hallazgos ya no existen o que los riesgos se han mitigado.
4.2 Estandarización de soluciones •
El líder debe informar a su equipo de trabajo los cambios o documentos que se puedan generar de las acciones establecidas.
MENSAJE DEL EQUIPO DE TRABAJO DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO