UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA FACULTAD DE CONTADURIA Y ADMINISTRACIÓN PRIMER CONGRESO DE INVESTIGACIÓN EN CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ORGANIZACIONALES Y SOCIALES 29 Y 30 DE NOVIEMBRE CULIACÁN, SINALOA
PROTOCOLO DE INVESTIGACIÓN TEMA: EL IMPACTO QUE TIENE EL INADECUADO PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL EN LA PRODUCCION DE LA EMPRESA. EQUIPO DE ALUMNOS: Berrelleza Esparza Erica Contreras Leyva Elizabeth Félix Ochoa Marisol Heredia Moreno Cristian Montoya López Honofre TUTOR: Dr. Oswaldo del Castillo Carranza Culiacán, Sin. Noviembre de 2006.
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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En la actualidad las organizaciones presentan mayor problemática entre las personas que integran su equipo de trabajo por diversas causas, que conoceremos a lo largo de esta investigación que como consecuencia encontramos la baja producción de la empresa debido a la deficiencia de su trabajo. En este problema intervienen distintos factores que no precisamente radican en el empleado sino también en las personas que las dirigen. Tradicionalmente la selección de personal se define como un procedimiento para encontrar al hombre que cubra el puesto adecuado. Esto nos lleva al marco de referencia; es decir, la organización en que se realice la selección, la cual es la elección de la persona adecuada para un puesto adecuado y un costo adecuado que permita la realización del trabajo en el desempeño de su puesto y el desarrollo de sus habilidades y potenciales a fin de hacerlo más satisfactorio y así mismo a la comunidad en que se desenvuelve para contribuir de esta manera a los propósitos de la organización. Una vez que se dispone de un grupo de solicitantes obtenido mediante el reclutamiento, se da inicio al proceso de selección. Esta fase implica una serie de pasos que añaden complejidad a la decisión de contratar y consumen cierto tiempo. Estos factores pueden resultar irritantes, tanto para los candidatos que desean iniciar de inmediato, como para los gerentes de los departamentos vacantes. El no llevar a cabo dicho proceso se estaría incurriendo en el error de contratar a un personal que no resolverá en absoluto los problemas que ocasiona el contar con un personal no apto para la realización del trabajo que requiere la empresa. Ante este problema la pregunta principal que nos hacemos es: ¿Cuál es el impacto que tiene el inadecuado proceso de selección de personal en la producción de la empresa? JUSTIFICACIÓN Es indispensable la importancia que para una organización tiene el contar con las personas adecuadas en los lugares precisos. El no conseguir este objetivo supone para la empresa aumentar los costos (en tiempo y dinero) derivadas del proceso de selección para cubrir un puesto, si decide repetir el mismo o, lo que es mas grave; mantener un desajuste entre la persona y el puesto, es este el costo mayor que se puede tener. Lo esencial es contar con recursos humanos de calidad, ya que el activo más importante de las organizaciones está constituido por las personas que la conforman. Esta situación es un asunto que debe verse con la seriedad del caso. De lo anterior se deduce que una adecuada selección de personal llevará a la empresa a capitalizar las potencialidades de sus recursos humanos, incluso a mejorar en las áreas administrativas. Ahora bien, en el sentido de obtener un personal preparado para realizar las funciones con eficiencia y eficacia, el proceso de selección, contratación y adiestramiento de personal se convierte en la prerrogativa de mayor jerarquía. Así este trabajo tiene su justificación en los hallazgos que puedan aclarar a muchos administradores la importancia que tiene en adecuar los procesos de selección de personal para incrementar la productividad laboral.
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PREGUNTA PRINCIPAL ¿Cuál es el impacto que tiene el inadecuado proceso de selección de personal en la producción de la empresa? PREGUNTAS COMPLEMENTARIAS ¿Qué elementos del proceso de selección de personal son considerados los más importantes para que la empresa incremente su producción? ¿Qué elementos se consideran para la selección de personal en cuanto a los niveles de selección? ¿Cómo lograr un buen reclutamiento para la atracción del mejor personal posible? ¿Cuáles son las causas que originan una mala selección de personal?
OBJETIVOS
Conocer los elementos que se deben considerarse los mas importantes para la adecuada selección de personal. Conocer el impacto que se tiene por un inadecuado proceso de selección de personal. Conocer qué tanto afecta a la producción por un proceso inadecuado de selección de personal. Conocer las causas que originan una mala selección de personal.
HIPÓTESIS Un inadecuado proceso de selección de personal afecta la producción de la empresa. Debido a la falta de conocimiento de lo que necesita la empresa, el departamento de recursos humanos elige al personal con el perfil equivocado.
MARCO TEORICO Esta investigación va orientada a conocer el impacto que tiene la mala selección de personal en la producción de una empresa y con esto poder llegar a precisar el perfil profesiográfico requerido en el puesto, con la técnica conocida como Análisis de puestos. “El análisis de puestos responde a una urgente necesidad de las empresas: para organizar eficazmente los trabajos de éstas, es indispensable conocer con toda precisión lo
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que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlo bien” (Reyes Ponce, 1993: 13). Para ir ubicando la selección de personal dentro del proceso administrativo se tiene que definir de la siguiente manera: “Procedimiento para encontrar al hombre que cubra el puesto adecuado, a un costo también adecuado” (Gallardo, 1993: 3). Entendiéndose que el proceso de selección de personal se ubica en el área de Recursos Humanos, área que controla y administra el personal de la empresa, la cual esta dentro de la dirección, organización y control (niveles del proceso administrativo). En cuanto a la dirección, es el medio por el cual se distribuye autoridad mediante la determinación de las funciones necesarias asignando al personal tareas específicas permitiendo autonomía al personal clave para que ejecute y logro resultados fijando los criterios para una producción aceptable y exigiendo responsabilidades por los resultados de acuerdo con tales criterios. Entonces es pues que con una buena dirección se lograra coordinar el trabajo de individuos y grupos para que funcione como un todo unificado. Como se dijo antes la selección de personal también es parte de la organización, entonces se entiende por organización: “ Proceso por el cual se establece una estructura formal, también se define como; proceso de identificar y agrupar el trabajo que se va a ejecutar definiendo y delegando responsabilidad y autoridad estableciendo relaciones con el propósito de que las personas puedan trabajar en la forma mas eficiente para lograr los objetivos” (Druden y Sherman, 2005: 61). Hay teorías de la organización como: la teoría clásica tradicional orientada principalmente a ala eficiencia y al logro de objetivos, la teoría neoclásica orientada a la conducta humana y que ponía mayor énfasis en la humanización de la organización, la teoría moderna de la organización esta se concibe como un sistema dinámico. Estas teorías han sufrido cambios sustanciales han sufrido cambios sustanciales como resultado de las investigaciones en las ciencias de la conducta. Ahora que se tiene claro el nivel de importancia que tiene la organización y la dirección como etapas del proceso administrativo, sobre el control en cuanto a la selección de personal se podría entender de mejor manera que: es una función administrativa que forma parte de las demás etapas ( planear, organizar y dirigir) pero enfocándonos mas hacia la selección de personal, el control funge como función restrictiva y limitadora de un sistema para mantener a los miembros dentro de los patrones de comportamiento deseado. Es el caso del control de la frecuencia o del expediente del personal de la mayoría de las empresas. Dicho también de otra manera y mas generalizado, pero no por eso menos importante para el tema de nuestra investigación, “El control es la acción que ajusta las operaciones a los estándares predeterminados; también el control se aplica a las cosas, actos y personas” (Chiavenato, 2000: 619). Es importante señalar que debe existir un subsistema de control de Recursos Humanos para que las diversas direcciones de la empresa puedan desempeñar su responsabilidad en línea con relación al personal. El subsistema de control de recursos humanos consiste en una base de datos y sistemas de información y de una auditoria de recursos humanos.
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Hay que ver entonces al control de la siguiente manera: En el momento que el seleccionador trata de predecir si el candidato será efectivo y si obtendrá satisfacción en el trabajo surge un procedimiento para no perder de vista a los candidatos seleccionados, a fin de verificar si las predicciones están siendo correctas o no para en este último caso, introducir los cambios correspondientes en el proceso de selección. En este procedimiento: “ pueden emplearse entrevistas de ajuste realizadas en un lapso determinado después de la contratación, durante el cual se recaban las opiniones del jefe sobre el nuevo empleado por un lado, y las de este sobre su trabajo, la satisfacción en el mismo, sus componentes, su jefe, etc. Posteriormente, se comparan los resultados de estas entrevistas con las predicciones llevadas acabo en la selección y se hacen los cambios y correcciones necesarias; pueden emplearse también las medidas de eficiencia y las calificaciones de meritos para comprobar que fueron acertadas las dicciones con respecto al candidato” (Chiavenato, 2002: 621). Hasta aquí hemos explicado que la selección de personal tiene que llevarse bajo ciertos procesos administrativos y de recursos humanos; entonces con esto ya aclarado procedemos a tocar un punto muy importante: Cómo podrá existir un acoplamiento entre el puesto y el hombre, de tal manera que si el puesto le queda muy grande a la persona no podrá desarrollar eficientemente y a la inversa, si el puesto es de menor importancia y habilidades de su ocupante, este se vera imposibilitado para desempeñarlo correctamente, debido a la frustración que le produce su situación y es aquí donde la producción de la empresa se ve afectada debido a lo anterior dicho. Ahora procedemos a tocar uno de los puntos clave para la selección de personal, el Reclutamiento. Por qué decimos que es importante, pues por la razón de que el reclutamiento es la principal entrada de recursos humanos a la empresa y también es un proceso interno del personal. Hay dos tipos de reclutamiento, el interno y el externo. Este es interno cuando, al presentarse determinada vacante la empresa intenta llenarla mediante la reubicación de sus empelados y puede implicar: Transferencia de personal Ascensos de personal Transferencias con ascensos de personal Programas de desarrollo de personal Planes de profesionalización El reclutamiento interno exige una intensa y continua coordinación e integración del órgano de reclutamiento con las demás dependencias de la empresa e incluye varios sistemas. a) Resultados obtenidos por el candidato interno en las pruebas de selección a las que se sometió para su ingreso en la organización. b) Resultados de las evaluaciones del desempeño interno del candidato interno. c) Resultados de los programas de entrenamiento y de perfeccionamiento en que participo el candidato interno.
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d) Análisis y descripción del cargo que ocupa el candidato actualmente y del cargo que se le esta considerando. e) Planes de carreras de personal para conocer la trayectoria mas adecuada del ocupante del cargo considerado. f) Condiciones de ascenso del candidato interno. Para que este reclutamiento sea exitoso, debe de existir una gran coordinación interna entre el órgano de recursos humanos y los demás órganos de la empresa. En conclusión, el recurso interno es un proceso o movimiento interno de recurso humano y por supuesto que tiene sus ventajas y desventajas, como las que enseguida serán explicadas:
VENTAJAS: Es más económico para la empresa. Evita: Gastos de anuncios de prensa y honorarios de empresas de reclutamiento. Costos de recepción de candidatos, costos de admisión y de integración del nuevo empleado. Es mas rápido ya que evita las demoras del reclutamiento externo, es decir, la demora natural del propio proceso de admisión. Hay mayor índice de validez y seguridad. El margen de error se reduce bastante. Fuente poderosa de motivación ya que se tiene la posibilidad de progreso en la empresa. Las inversiones en entrenamiento de personal son bien aprovechadas. Se desarrolla un sano espíritu de competencia. DESVENTAJAS: Si la organización no ofrece oportunidades de progreso en el momento adecuado, corre el riesgo de frustrar a los empleados en sus ambiciones, lo cual origina apatía, desinterés o el retiro de la organización para buscar oportunidades fuera de ella. Afectando así la producción. Los jefes que no obtienen ningún ascenso en la empresa o que no tienen potencial de desarrollo, frenan el desempeño y las aspiraciones de los subordinados que podrían sobrepasarlos en el futuro. Solo puede efectuarse cuando los candidatos internos igualen en condiciones a los candidatos externos. El recurso externo opera con candidatos que no pertenecen a la organización. El recurso externo implica las siguientes técnicas: Archivos de candidatos que se presentan espontáneamente o en otros procesos de reclutamiento. Candidatos presentados por empleados de la empresa.
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Carteles en la portería de la empresa. Contacto con sindicatos y asociaciones gremiales. Contacto con universidades, escuelas, centros de integración, empresa-escuela, etc. Conferencias y charlas en universidades y escuelas. Contacto con las empresas. Anuncios. Agencias de reclutamiento. Viajes de reclutamiento en otras localidades. Las técnicas de reclutamiento son los métodos utilizados por la organización para divulgar la existencia de una oportunidad de trabajo, junto con las fuentes de recursos humanos mas adecuadas. Se denomina también vehículos de reclutamiento ya que en lo fundamental son los medios de comunicación. Una vez reclutado y seleccionado el personal, se le contrata para después ser capacitado y adiestrado. La contratación implica como la palabra misma lo dice, un contrato, el cual la ley presume de su existencia, por lo cual la falta de contrato no priva al trabajador de sus derechos y servicios. Por otro lado, si no se determina el servicio o servicios que deba prestar el trabajador, éste quedara obligado únicamente a desempeñar el trabajo que sea del mismo género de los que formen el objeto de la empresa. “El contrato individual de trabajo constituye una necesidad de carácter administrativo, tanto para el trabajador como para la empresa” (Gallardo, 1993: 11). 1) Para el trabajador.- Porque ese documento le brinda certeza respecto de: Sus obligaciones particulares: *Lugar, tiempo, servicios que se van a prestar, el modo de ejecutarlos, el jefe, etc. La contraprestación que recibe por su trabajo: *Salario, descansos, primas dominicales, reparto de utilidades, prima de antigüedad, el SAR., etc. Su estabilidad relativa en el empleo. 2) Para la organización: Facilita exigir al trabajador el cumplimiento de sus obligaciones, en virtud de que en el contrato individual de trabajo debe estipularse el puesto que se va a desempeñar y especificar porque su contenido será el que quede establecido en la descripción del puesto respectivo, la que ha dado a conocer al trabajador, y que éste firma también, como aceptación de esos servicios son los que se compromete a prestar y esos requisitos, los que el se atribuye para los efectos del Art. 47 fracción I y del Art. 134 fracciones III y IV de la ley federal del trabajo. En lo que consta a la capacitación, el empleado contratado será capacitado para que cubra de manera correcta el puesto que va a ocupar. Y el adiestramiento es de carácter mas practico y para un puesto concreto es necesario en toda clase de trabajos, e indispensable aun suponiendo una capacitación previa. La palabra adiestramiento es muy exacta, pues significa, “adquirir destreza. Indica que, así como la mano derecha puede realizar cosas que no nace la izquierda, debido a la formación de hábitos por el ejercicio sistemáticamente realizado, de manera semejante se
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adquiere facilidad, precisión y rapidez en el desarrollo de un trabajo, por medio de una enseñanza practica, de carácter sistemático”( Reyes Ponce, 2000:103-104). Ahora que tenemos la idea clara de lo que es el proceso de selección de personal, lo que en cuanto a recursos humanos interviene el proceso administrativo en base a la dirección, organización y control. Podemos tener una visualización de lo que parece la empresa importa su personal y no solo como elemento de generación de recursos, si no también como una oportunidad de humanización y crecimiento personal de cada empleado en su puesto dentro de la empresa. Tenemos claro que lo que una empresa necesita el día de hoy es, producir con calidad a un costo menor para así ofrecer lo mejor teniendo buenas ganancias, que siempre beneficiará a la empresa. Entonces cuando una empresa funciona bien quiere decir que todos sus departamentos están unidos, que sus empleados están conformes con el puesto que cubren, y que saben que hay oportunidades de crecimiento personal y económico. El funcionamiento del personal siempre se vera reflejado en la producción, qué se quiere decir con esto; que la producción aumenta o disminuye, los costos se reducen o crecen, en fin hay una utilidad menor o mayor. ANALISIS DE PUESTOS Lo que una empresa necesita es una técnica conocida como análisis de puestos, que al principio de esta investigación se menciono y ahora será explicada. Esta consiste en: a) Saber con todo detalle en un momento dado las obligaciones y características de cada puesto. b) La necesidad de tener con claridad cuales elementos integran cada puesto para explicarlo y exigir mas apropiadamente las obligaciones que supone. c) Los trabajadores realizaran mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien. d) Para el departamento de personal es básico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir su función estimulante de la eficiencia y la cooperación de los trabajadores. La ausencia de la determinación de las labores: Origina incertidumbre sobre las obligaciones que corresponden a cada obrero o empleado. Desconocimiento de las cualidades y responsabilidades que supone cada trabajo. Hace difícil exigir el exacto cumplimiento de las obligaciones del obrero. Da lugar a frecuentes discusiones sobre la forma de desarrollar el trabajo. Hay fuga de obligaciones y responsabilidades. Obliga a realizar una selección y adiestramiento de personal puramente empíricos y, por lo mismo lleno de defectos. Entorpece la planeación y distribución de las labores. Impide realizar técnicamente el mejoramiento de los sistemas de trabajo.
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Es difícil precisar los elementos que integran cada puesto, ay que éste, no solo esta formado por una serie de operaciones materiales y tangibles, si no también por un conjunto de elementos impalpables, tales como la forma de realizar el trabajo, la responsabilidad que implica, etc. EL PUESTO Se puede definir como: “el conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que forman una unidad de trabajo específicamente e impersonal” (Reyes Ponce, 1993: 16). o Conjunto de operaciones, todo trabajador hace algo. o Cualidades, responsabilidades y condiciones, para que las operaciones sean productivas debe asumir responsabilidades. o Unidad especifica del trabajo. o Impersonalidad del puesto, se puede desempeñar por varias personas. o La ocupación, relación funcional entre los puestos. o Titulo del puesto, término con el que se le reconoce y determina. Entonces lo fundamental del análisis de puestos es la separación y ordenamientos científicos los elementos que integran un puesto. Se tiene una idea global y confusa de cada puesto; pero muchos de los elementos que lo forman no están, perfectamente diferenciados ni mucho menos sistemáticamente ordenados.
BIBLIOGRAFIA
Reyes Ponce. El análisis de puestos. (1993), ED. Limusa Wiley. México.
Gallardo Cesar A. Recursos Humanos, Edición a cargo de Ing. Astolfo Hernández. Culiacán Rosales Sin. México.
Chruden y Sherman. Administración de Personal. (2005). ED. C.E.C.S.A, México.
Chiavenato Adalberto. Administración de Recursos Humanos. ED. Mc Graw Hill. Colombia.
Reyes Ponce. Administración de Personal primera parte, (200) ED. Limusa, México
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