Curso Google docs
Departamento de TICs
Índice de contenido Tema 1: Introducción a Google Docs........................................................................................................................................................2 1.1. Correo Gmail....................................................................................................................................................................................2 1.2. Google Docs.....................................................................................................................................................................................3 Cómo acceder desde el correo SAFA..............................................................................................................................................3 Página de inicio Google docs...........................................................................................................................................................3 Tema 2: Gestionar elementos ....................................................................................................................................................................4 2.1. Permisos y privilegios.......................................................................................................................................................................4 2.2. Crear y subir elementos...................................................................................................................................................................4 Crear elemento nuevo......................................................................................................................................................................4 Subir un documento..........................................................................................................................................................................5 2.3. Filtros................................................................................................................................................................................................6 2.4. Acciones sobre elementos...............................................................................................................................................................6 Seleccionar.......................................................................................................................................................................................6 Suprimir.............................................................................................................................................................................................7 Cambiar nombre...............................................................................................................................................................................7 Mas acciones....................................................................................................................................................................................8 Abrir un documento para editarlo.....................................................................................................................................................8 Abrir un documento para editarlo............................................................................................................................................................8 2.5. Compartir un elemento.....................................................................................................................................................................8 Opciones de visibilidad.....................................................................................................................................................................8 Compartir por correo.........................................................................................................................................................................9 Enviar por correo como archivo adjunto.........................................................................................................................................10 Tema 3: Creación de elementos...............................................................................................................................................................11 3.1. Documento.....................................................................................................................................................................................11 3.2. Presentación..................................................................................................................................................................................12 3.3. Hoja de cálculo...............................................................................................................................................................................13 3.4. Formulario......................................................................................................................................................................................14 3.5. Dibujo.............................................................................................................................................................................................15 3.6. Carperta..........................................................................................................................................................................................17 3.7. Desde la plantilla............................................................................................................................................................................18 Actividades.................................................................................................................................................................................................19 Anexo I: Gestión de contactos.................................................................................................................................................................20 Anexo II: Formularios................................................................................................................................................................................24
Diego Escudero Sánchez
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Tema 1: Introducción a Google Docs 1.1. Correo Gmail
Es un servicio de correo electrónico basado en web que permite ejecutar su sistema de correo electrónico mediante los sistemas de Google. Permite acceder a la bandeja de entrada de un usuario final desde un navegador web compatible, leer, redactar, responder y reenviar correos, y administrarlos mediante etiquetas. A partir del momento en que empiezas a utilizar Google Apps, Gmail ofrece 7 GB de espacio en disco por usuario.
• • •
Facilita la búsqueda de mensajes, Ofrece un método completamente nuevo para leer y efectuar el seguimiento de los mensajes. Y lo mejor de todo es que es gratuito.
Además ofrece la utilización de otras aplicaciones como:
Google Calendar: es un servicio basado en web para administrar calendarios personales, de la empresa o de equipos. Proporciona una interfaz para que los usuarios finales vean sus calendarios, planifiquen reuniones con otros usuarios, vean la información de disponibilidad de otros usuarios finales, y reserven salas y recursos.
Google Sites: permite al usuario final crear sitios web para publicarlos de forma interna en una empresa o de forma externa. Un usuario final puede crear un sitio mediante una herramienta basada en web y, a continuación, compartirlo con un grupo de usuarios finales o bien publicarlo para que el resto de la empresa o de los usuarios de Internet (en caso de que el administrador lo permita) puedan acceder a él. El propietario del sitio elige quién puede modificar o ver el sitio.
Google Docs: proporciona herramientas basadas en web para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y para colaborar en ellos. Un usuario final puede crear estos documentos a través de un navegador web o subirlos desde otros sistemas compatibles. También puede compartir los documentos con otros usuarios finales con el fin de trabajar y de modificarlos de forma conjunta.
Página de inicio: iGoogle es un servicio de Google, a modo de página de inicio personalizable. Sus características incluyen la capacidad para añadir:
•
Temas: los usuarios pueden seleccionar temas con los que personalizar su página principal de Google. Algunos de los temas son animados en función de las condiciones meteorológicas, el clima en su ciudad (requiere que el usuario coloque su ciudad previamente), y así sucesivamente. En abril de 2008 Google comenzó a ofrecer una selección de temas de artistas profesionales.
•
Gadgets: son sencillas aplicaciones a modo de objeto que interactúan con el usuario.
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1.2. Google Docs Google Docs es un sencillo paquete ofimático, con las siguientes características principales: •
Los documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo su edición o llegar a publicarlos para que todo el mundo pueda verlos.
•
Soporta gran cantidad de formatos: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, Openoffice, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Y lo mismo sucede con presentaciones y hojas de cálculo.
•
Su precio: Google Docs es una herramienta totalmente gratuita.
Cómo acceder desde el correo SAFA
Hacer clic
Página de inicio Google docs
• • •
Desde esta pantalla podemos ver el listado tanto de aquellos documentos que hemos creado y de los cuales somos propietarios, como de aquellos que tenemos compartidos con otros propietarios. Desde aquí también podemos crear nuevos documentos o subirlos desde nuestro ordenador. Realizar ciertas operaciones sobre los documentos como eliminarlos, cambiar de nombre, compartirlos,... Crear/subir documentos
Filtros de documentos
Acciones sobre documentos
Listado de documentos
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Tema 2: Gestionar elementos En esta unidad trataremos todo lo relativo a la administración de nuestros documentos: abrirlos, guardarlos, subir documentos ya existentes y administrarlos. Las acciones que se pueden aplicar a cualquier tipo de documento: documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, PDFs (en este caso, las opciones están más limitadas) y la mayoría, también a las carpetas.
La gestión de los elementos de Google Docs, la podemos realizar desde la tres áreas siguientes
Más adelante se verán las acciones que se pueden llevar a cabo desde cada una de estas áreas.
2.1. Permisos y privilegios Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Docs es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y edición con otros usuarios, hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se tratase.
Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir: •
Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento.
•
Colaboradores o Para editar: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar, guardar e imprimir el documento.
•
Lectores o Para ver: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo, pero no editarlo.
Hacer clic
2.2. Crear y subir elementos Crear elemento nuevo Google Docs nos permite la creación de estos • • • • • •
elementos:
Documento, un documento de texto. Presentación, basada en diapositivas. Hoja de cálculo. Formulario, con el que podemos recoger información de otros usuarios. Dibujo, donde podremos dibujar gráficos y diagramas. Carpeta, para organizar nuestros elementos.
Este apartado se verá con más detalle en temas posteriores.
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Subir un documento Google Docs nos permite subir archivos desde nuestro ordenador para editarlos, compartirlos o publicarlos. De momento, los archivos que podemos subir con Google Docs son los principales tipos de documento de: • • • • • •
Texto (Microsoft Word, texto de OpenDocument, texto de StarOffice, texto enriquecido y texto sin formato), Hojas de cálculo (archivos de Microsoft Excel y hojas de cálculo de OpenDocument), Presentaciones (Microsoft PowerPoint), Dibujos (Metarchivo de Windows) Fotos, documentos escaneados, capturas de pantalla, etc. (.jpg, .gif y .png) Archivos PDF (.pdf)
Hacer clic
Hacer clic
Hacer clic
Para finalizar hacer clic
•
Tipos de archivo y limitaciones de tamaño: se pueden ver concretamente qué formatos son los aceptados. A parte de esos archivos, podemos subir otros tipos, pero no se podrán editar.
•
Convertir documentos, presentaciones y hojas de cálculo a los formatos correspondientes de Google Docs: deberemos marcar esta casilla para poder editar posteriormente los archivos subidos.
•
Convertir el texto de archivos PDF o de archivos de imagen a documentos Google Docs: permite la conversión de archivos pdf a documento editable por Google Docs
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2.3. Filtros Nos permite visualizar el listado de elementos según la condición marcada
Además, estas condiciones se pueden combinar con las siguientes:
Carpetas Pulsando en Mis carpetas nos ofrece el directorio de carpetas que hayamos creado previamente. Haciendo clic sobre cualquier carpeta nos muestra un listado de su contenido.
Para crear una carpeta deberemos hacerlo desde Crear nuevo.
2.4. Acciones sobre elementos
Seleccionar
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Lo más común es seleccionarlos desde la casilla de selección que cada elemento tiene a su izquierda, según hemos visto anteriormente
Hacer clic
Suprimir Mediante esta acción se pueden eliminar archivos
Seleccionar Hacer clic
Para deshacer clic
Cambiar nombre Seleccionar Hacer clic
Introducir Nombre nuevo
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Mas acciones
Abrir un documento para editarlo Abrir un documento es tan simple como hacer clic sobre la fila donde está su nombre. Al hacerlo, se abrirá la pantalla de edición, y podremos modificar el documento.
2.5. Compartir un elemento El primer paso que debemos dar es seleccionar el documento marcando la casilla de selección que aparece a su izquierda
Opciones de visibilidad Cuando creamos un elemento nuevo, por defecto siempre aparece como documento privado, pero esta condición la podemos cambiar del siguiente modo:
Hacer clic Hacer clic
Hacer clic
Elegimos la opción y hacemos clic
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Compartir por correo Es la forma m谩s habitual de compartir un documento con o sin permiso de edici贸n.
Hacer clic Hacer clic
Hacer clic Hacer clic
Se puede incluir mensaje personal
Seleccionamos contactos y hacemos clic
A veces es interesante crear grupos de contactos, para facilitar la tarea de selecci贸n
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Enviar por correo como archivo adjunto
Hacer clic
Hacer clic Selecionar tipo de formato Cumplimentar como cualquier mensaje
Hacer clic
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Tema 3: Creación de elementos En este tema vamos a profundizar algo mas sobre la creacion de elementos en Google Docs que, como hemos visto con anterioridad, pueden ser:
3.1. Documento Goolge Docs llama documento a lo que, normalmente conocemos como documento de texto
Hacer clic
Hacer clic
Para crear un nuevo documento, ve a tu Lista de documentos, haz clic en el menú desplegable Crear nuevo y selecciona Documento. Cuando estés trabajando en tu documento, haz clic en el botón Guardar situado en la esquina superior derecha del documento, escribe un nombre para el documento en la ventana que aparece y haz clic en Aceptar. A continuación, verás que el documento aparece en tu lista de documentos. Si quieres guardar y cerrar un documento, haz clic en el botón Guardar y cerrar. Guardado automático: Google Docs guarda la hoja de cálculo automáticamente varias veces por minuto. La hora a la que se guardó por última vez la hoja de cálculo aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla. Para guardar una copia local de un documento, puedes descargarlo en tu equipo. Para ello, abre el documento, haz clic en el menú Archivo y desplázate con el ratón hasta la opción Descargar archivo como. Verás los siguientes tipos de archivo: HTML, RTF, Word, Open Office, PDF y texto sin formato. Selecciona un tipo de archivo y haz clic en Aceptar en la ventana del navegador que aparece.
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3.2. Presentación
Hacer clic
Hacer clic
Crear una presentación en Google Docs resulta muy sencillo, y aunque es menos potente que otras aplicaciones de escritorio como PowerPoint u OpenOffice, cada vez incorpora más funciones interesantes. Y además, el hecho de poder crear la presentaciones en línea, organizar exposiciones, o publicarlas para que se puedan colocar en cualquier página web le añaden mucha funcionalidad a esta herramienta. Para crear un nuevo documento, ve a tu Lista de documentos, haz clic en el menú desplegable Crear nuevo y selecciona Presentación. Cuando estés trabajando en tu documento, haz clic en el botón Guardar situado en la esquina superior derecha del editor, escribe un nombre para el documento en la ventana que aparece y haz clic en Aceptar. A continuación, verás que el documento aparece en tu lista de documentos. Si quieres guardar y cerrar un documento, haz clic en el botón Guardar y cerrar. Guardado automático: Google Docs guarda la presentación automáticamente varias veces por minuto. La hora a la que se guardó por última vez la hoja de cálculo aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla. Si deseas crear rápidamente una presentación y quieres obtener ayuda con el diseño, puedes ir a la galería de plantillas, obtener una vista previa y utilizar cualquiera de las plantillas que contiene. Cada una de las plantillas tiene texto estándar que puedes sustituir por el texto que quieras y estilos de diseño predefinidos que puedes volver a utilizar. También puedes acceder a la galería de plantillas desde tu presentación si vas a Archivo > Nuevo > Desde una plantilla....
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3.3. Hoja de cálculo Hacer clic
Hacer clic
Para crear una nueva hoja de cálculo, ve a tu lista de documentos, haz clic en el menú desplegable Crear nuevo y selecciona Hoja de cálculo. Haz clic en el botón Guardar situado en la esquina superior derecha de la hoja de cálculo, escribe un nombre para la hoja de cálculo en la ventana que aparece y haz clic en Aceptar. Una vez guardada la hoja de cálculo, ésta aparecerá en tu lista de documentos. Guardado automático: Google Docs guarda la hoja de cálculo automáticamente varias veces por minuto. La hora a la que se guardó por última vez la hoja de cálculo aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla. Si quieres guardar y cerrar la hoja de cálculo que acabas de crear, haz clic en el botón Archivo y selecciona Guardar y cerrar en el menú desplegable. Para guardar una copia local de una hoja de cálculo, puedes descargarla en tu equipo. Para ello, abre la hoja de cálculo, haz clic en el menú Archivo y desplázate con el ratón hasta la opción Exportar. Verás estos tipos de archivo: .csv, .html, .ods, .pdf, .xls y .txt. Haz clic en el tipo de archivo que quieras exportar y después haz clic en Aceptar en la ventana del navegador que aparece.
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3.4. Formulario Hacer clic
Hacer clic
Añadir elementos al formulario Se pueden añadir diferentes preguntas a los formularios en Añadir elemento en la parte superior de la página de edición. Encabezado de sección de formulario Cada encabezado de sección puede tener un título, que aparece en una fuente más grande, y una descripción de la sección. Adición de páginas Si has creado un formulario extenso y quieres que sea más fácil de rellenar para los usuarios, puedes añadir saltos de página. En el menú desplegable Añadir elemento, selecciona Salto de página. Salto de página Cómo permitir la navegación a una determinada página y cómo incluir la navegación general de páginas Mas información en Anexo 2
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3.5. Dibujo
Hacer clic
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Para empezar a crear dibujos en Google Docs, en tu lista de documentos, haz clic en Crear nuevo y, a continuación, selecciona Dibujo. Crear dibujo Con ayuda de las opciones de menú y de los botones de la barra de herramientas, crea gráficos, diagramas de diseño y otros tipos de dibujos. Barra de herramientas de dibujos Cuando termines, podrás añadir el dibujo al documento, a la presentación o a la hoja de cálculo que desees. Editar Haz clic en este menú desplegable para cortar, copiar, pegar, duplicar y cambiar una forma. Insertar Utiliza este menú para insertar líneas, flechas, dibujos a mano alzada, polilíneas, cuadros de texto e imágenes. Si lo prefieres, puedes utilizar los botones de la barra de herramientas correspondientes a estas funciones. Cuando hayas seleccionado una opción, sigue estas instrucciones: • • •
Línea: haz clic para establecer el primer extremo de la línea y arrastra el ratón hasta el punto que desees. Flecha: haz clic en cualquier punto para establecer el primer extremo de la flecha y arrastra el ratón hasta el punto que quieras. A mano alzada: haz clic para establecer el punto de inicio y crea el dibujo arrastrando el ratón. Se suavizará automáticamente cuando termines.
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Cuando selecciones el botón de línea, de flecha o de dibujo a mano alzada, permanecerás en estos modos hasta que regreses al modo de selección. Para ello, haz clic en el botón Seleccionar en la barra de herramientas (la pequeña flecha situada a la izquierda del botón Forma) o bien pulsa la tecla Esc. • • •
•
Polilínea: añade líneas continuas compuestas por varios trazos. Para ello, dibuja un primer trazo y haz clic para marcar el final de este y empezar un trazo nuevo. Más información sobre cómo utilizar la función de polilíneas WordArt: tras seleccionar esta opción, escribe el texto que quieras y pulsa Intro. Cuadro de texto: haz clic en el punto en el que quieras añadir el cuadro de texto, escribe el texto y, a continuación, pulsa la tecla Intro. El texto se añade al dibujo. Usa cuadros de texto en lugar de WordArt cuando quieras utilizar el ajuste de línea o especificar otro tamaño de texto. Más información sobre cómo utilizar texto en los dibujos de Google Docs Imagen: introduce la URL de una imagen o realiza una búsqueda de imágenes para encontrar una que te interese. Para terminar, haz clic en Seleccione. Más información sobre cómo añadir imágenes a un dibujo
Formato Haz clic en este menú para cambiar el fondo del dibujo, alinear y rotar elementos, activar las funciones de ajuste a la cuadrícula o a las guías, cambiar el orden de los elementos (p. ej., traer una figura al frente) y agrupar elementos. Más información sobre cómo dar formato a tus dibujos Forma En el menú Forma en la barra de herramientas, selecciona una figura. A continuación, haz clic en cualquier punto del dibujo de Google Docs para insertar la figura con el tamaño predeterminado o bien arrastra el ratón para modificarlo. WordArt Para crear una figura de WordArt, haz clic en el menú Forma y selecciona Word Art (es decir, la letra "T" situada en la segunda fila de formas). Escribe el texto que desees y, a continuación, pulsa la tecla Intro. Más información sobre cómo utilizar texto en los dibujos de Google Docs.
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3.6. Carperta Hacer clic
Hacer clic
Introducir nombre Hacer clic Para finalizar
Hacer clic Al pulsarlo, se abre una carpeta llamada Nueva carpeta, lista para la edición. Las carpetas aparecen listadas en el árbol de la izquierda, en el grupo Mis carpetas. Para acceder a una carpeta, hacemos clic sobre su nombre. Al hacerlo, llegamos a la misma pantalla que al crear una nueva carpeta, donde se muestran todos los elementos que contiene.
Hacer clic
Si hacemos clic sobre su nombre, podremos editar sus características.
Seleccinar color
Hacer clic
A la derecha del nombre, podemos seleccionar el color de la carpeta, para diferenciarla del resto. Una vez que la hayamos personalizado, pulsamos Guardar.
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3.7. Desde la plantilla Hacer clic
Hacer clic
Aparece una galerĂa de plantillas ordenadas que podremos seleccionar y utilizar en nuestros documentos
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Anexo I: Gestión de contactos Para crear un contacto nuevo:
1.
Acceder al correo SAFA
2.
Haz clic en Contactos en el lateral izquierdo de cualquier página.
3.
Haz clic en el botón Contacto nuevo situado en la esquina superior izquierda del administrador de contactos.
4.
Escribe la información de tu contacto en los campos correspondientes. Toda la información que añadas se guardará automáticamente.
Hacer clic Hacer clic
Introducir información
Guardar información
Puedes escribir información adicional de tu contacto haciendo clic en el menú desplegable Añadir. Escribe la información de tu contacto en los campos correspondientes.
Las direcciones de correo electrónico se añaden automáticamente a la lista de contactos cada vez que utilizas las funciones Responder, Responder a todos o Reenviar para enviar mensajes a direcciones que no se han guardado previamente en la lista de contactos. Si estas direcciones no aparecen inmediatamente, prueba a esperar unos minutos o a salir de tu cuenta y volver a iniciar sesión de nuevo. Además, cada vez que marques un mensaje como "No es spam", la lista de contactos se actualizará automáticamente de manera que los futuros mensajes de ese remitente entrará en la bandeja de entrada.
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Búsqueda de contactos
Para buscar un contacto:
1.
Accede al correo SAFA
2.
Haz clic en Contactos en el lateral izquierdo de cualquier página del programa.
3.
Introduce en el cuadro de búsqueda de "Contactos" el nombre, la dirección de correo electrónico o cualquier otro detalle de contacto de la persona que buscas.
•
Puedes utilizar prefijos.
•
Puedes buscar por el nombre o apellidos de una persona.
•
Verás las coincidencias a medida que escribas.
•
Puedes buscar contactos a partir de un número de teléfono o por las notas que hayas introducido acerca de ellos.
•
Puedes buscar por dominio o nombre de usuario. Por ejemplo, si buscas "gmail.com", obtendrás todos los contactos que posean una cuenta de Gmail.
Hacer clic
Introducir información
Hacer clic
Puedes ver todos los detalles sobre tus contactos imprimiéndolos. A continuación, te indicamos cómo:
•
Haz clic en Contactos, situado en el lateral izquierdo de cualquier página de Gmail.
•
Haz clic en el menú desplegable Más acciones y selecciona Imprimir....
•
Selecciona la información que te gustaría mostrar.
•
Haz clic en Imprimir. Se abrirá una nueva ventana o pestaña en el navegador con la información que has elegido.
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Crear grupos de contactos
1.
Acceder al correo SAFA
4.
Haz clic en Contactos en el lateral izquierdo de cualquier pรกgina del programa.
2.
Haz clic en grupo nuevo
3.
Introducir el nombre
Hacer clic Hacer clic
Introducir nombre
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Añadir contactos a un grupo
1.
Acceder al correo SAFA
2.
Haz clic en Contactos en el lateral izquierdo de cualquier página del programa.
3.
Localizar y seleccionar el contacto
4.
Hacer clic en el botón grupos
5.
Selecionar el grupo deseado
Hacer clic Seleccionar contacto
Hacer clic
Seleccionar grupo
Eliminar contacto
1.
Acceder al correo SAFA.
2.
Haz clic en Contactos en el lateral izquierdo de cualquier página del programa.
3.
Selecionar el contacto.
4.
Hacer clic sobre Eliminar contacto en la parte superior derecha.
Eliminar grupo
5.
Acceder al correo SAFA.
6.
Haz clic en Contactos en el lateral izquierdo de cualquier página del programa.
7.
Selecionar el Grupos.
8.
Hacer clic sobre Eliminar Grupo en la parte superior derecha.
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Anexo II: Formularios
Se trata de una interesante incorporación a Google Docs, que nos permite la recogida de datos de usuarios de una forma sencilla. Se trata de formularios que podemos diseñar nosotros mismos y enviar a los usuarios que queremos que los rellenen.
Estos usuarios no necesitarán estar registrados en Google Docs, ni tampoco tenemos que compartir el documento original con ellos, por lo que no hay peligro de que modifiquen datos que no deberían. Una vez introducidos los datos estos se añadirán a la hoja de cálculo donde, posteriormente, podremos tratarlos nosotros.
Ya hemos visto como iniciar el editor de Formularios: Crear nuevo ⇒ Formulario
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Barra de menĂşs
Privilegios y permisos
Nombre del formulario
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Preguntas Para insertar preguntas al cuestionario haremos clic en añadir elemento, donde podremos seleccionar de entre los siguientes tipos
Texto Permite responder en una pequeña línea
Texto de párrafo Permite una respuesta algo más extensa que la antgerior, en varias lineas.
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Tipo test Permite elegir una sola respuesta de entre varias planteadas
Casillas de verificaci贸n Permite elegir varias opciones de entre las ofrecidas
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Elegir de una lista Permite elegir una opción de entre varias planteadas en forma de menú desplegable
Escala Permite emitir una puntuación entre unos límites marcados
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CuadrĂcula Ofrece una especie de tabla de doble entrada item/respuesta
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Resultado final
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Hoja de cálculo La información aportada, se almacena en forma de hoja de cálculo. Si hacemos clic sobre el nombre del formulario, para editarlo, nos aparece en este formato
Desde este menú podemos realizar acciones de edición sobre el formulario creado
Resumen
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