PLAN ESTRATEGICO SECRETARÍA DE EVALUACIÓN Y CONTROL
24 DE FEBRERO DE 2005
I- MISIÓN Contribuir con la Gerencia Pública en la satisfacción de las necesidades de la Organización y de las expectativas de la comunidad, especialmente en materia de transparencia, eficiencia, eficacia, celeridad, economía y correcta utilización y protección de los bienes públicos, teniendo presentes los derroteros de la Carta Política, la ley 87 de 1993, las Directivas Presidenciales, los Decretos Reglamentarios, el Decreto 151 de 2002, , el Plan de Desarrollo vigente y los Valores Agregados que deben incorporar permanentemente los Servidores Públicos.
II-VISIÓN Al finalizar el período de la actual Administración, el Municipio debe haberse apropiado de mecanismos efectivos de control que, aplicados articuladamente, ayuden a fortalecer el Sistema de Control Interno de la Organización, la Cultura del Autocontrol y se evidencien interna y socialmente los resultados, lográndose la reducción y prevención de los actos contrarios a la apropiada gestión pública.
III-PRINCIPIOS RECTORES Todas las actividades y gestiones de la Secretaría deben estar guiadas por los siguientes principios:
Planeacion Articulación y homologación. Equidad. Buen trato. Independencia. Cobertura. Calidad. Integralidad. Priorización y Pragmatismo. Prevención. Oportunidad. Legalidad. Trabajo en equipo. Transparencia. Austeridad. Visión Estratégica. Cultura de la acción y de los resultados. Cultura de la Medición.
IV-OBJETIVOS GENERALES 1. Impulsar y Controlar permanentemente el Fortalecimiento, Efectividad y Desarrollo del Sistema de Control Interno de la Organización Municipal.
2. Mejorar significativamente los niveles de COBERTURA Y CALIDAD de los controles. 3. Contribuir con el mejoramiento del AMBIENTE DE CONTROL (principios, valores, culturas de legalidad, ética, probidad, transparencia, austeridad, procesos, riesgos y controles, indicadores de gestión y resultados, calidad, planeación, comunicaciones, tecnología, clima organizacional y gobierno corporativo). 4. Promocionar las diferentes formas de CONTROL SOCIAL a la Gestión Pública. 5. Reorientar y fortalecer la asesoría a la Gerencia Pública
V-AREAS CLAVES ♦ Recursos Humanos. ♦ Culturas del Autocontrol, de la Planeación y de la Legalidad. ♦ Probidad, Transparencia, Etica y Austeridad. ♦ Contratación ♦ Procesos y Trámites. ♦ Gestión de Riesgos, Controles y Areas Críticas. ♦ Indicadores. ♦ Comunicaciones.
♦ Sistema de Gestión de Calidad. ♦ Control Social.
VI-D I A G N O S T I C O FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES A) DE LA ADMINISTRACION CENTRAL • Recursos Humanos competentes, individualmente considerados. • Mejoramiento del Modelo y de los Controles a la Contratación • Avances documentales en materia de Procesos y reactivación del Grupo de Alto Impacto. • Avances importantes en materia de austeridad del gasto. • Avances significativos en materia de Desarrollo Tecnológico. • Avances Parciales en Capacitación. • Avances en Desarrollo Físico, Equipamiento Urbano y Corregimental. • Avances en Cobertura e Infraestructura Educativa. • Avances en relacionamiento con la Comunidad. • Avances en la Cultura de Pago por parte de los Contribuyentes. • Finanzas sólidas. • Ampliación de espacios para el esparcimiento desde la infraestructura, la lúdica y la seguridad. • Credibilidad social e institucional en la nueva Administración. • Diseño y desarrollo de Proyectos Estratégicos.
• Oportunidades de Desarrollo en materia de COOPERACION INTERNACIONAL. • Oportunidades de Desarrollo en materia de CONTROL CIUDADANO. • Oportunidades de saneamiento de Finanzas Municipales (Metro de Medellín, EPM). • Oportunidad de articulación Metropolitana, Departamental y Nacional. B) DE LA SECRETARIA DE EVALUACION Y CONTROL • Recursos Humanos (preparación, conocimiento y experiencia). • Avances en Cobertura. • Avances en Desarrollo del Sistema de Control Interno. • Avances en el Sistema de Gestión de Calidad. • Avances en Procesos de Capacitación. • Redireccionamiento estratégico y gerencial de las actividades de Control Interno. • Posicionamiento de la Secretaría y recuperación de la credibilidad de su gestión. DEBILIDADES Y AMENAZAS A) DE LA ADMINISTRACION CENTRAL • Ausencia de Visión de Organización por incultura de Planeación. • Falencias en la Planeación, Jerarquización y Administración del Recurso Humano. • Desempeño deficiente de la Organización en materia de eficiencia, eficacia y celeridad, principalmente. • Deficiencias en las Gestiones Estratégicas y desarrollo esencialmente operativo de gran parte de los Despachos Municipales.
• Estado deficiente del Ambiente de Control y de algunos componentes de la Cultura Organizacional (Procesos, Riesgos, Controles, Indicadores, principalmente) • Insuficiente Desarrollo de Políticas Públicas claras sobre asuntos trascendentales de orden estratégico, social, político, económico, educativo, cultural, administrativo, legal, etc. • Subsistencia de algunos focos de corrupción. • Subsistencia de la IMPUNIDAD interna respecto del deficiente desempeño de la Oficina de Control Interno Disciplinario. • Alta desagregación de la Contratación a través de Secretarías y Comités, afectando principios de eficiencia, eficacia y economía. • Subsistencia de deficiencias en la Contratación, especialmente por falta de planeación. • Deficiencias en la celebración de Convenios Interadministrativos. • Deficiente funcionamiento de las interventorías • Precaria Memoria Institucional. • Insuficiente participación ciudadana. • Alta dependencia de las Transferencias de EPM y de la Nación. • Altos gastos de funcionamiento y riesgo de incumplimiento de leyes 617 y 819. • Deterioro acelerado de las Finanzas Nacionales, alta deuda externa y complejidad del orden público (subversión, narcotráfico, paramilitarismo, delincuencia común), pueden afectar el cumplimiento y estabilidad de las transferencias B) DE LA SECRETARIA DE EVALUACION Y CONTROL Altibajos o inestabilidad en el clima laboral. Insuficiente COBERTURA y CALIDAD de los Controles Subdesarrollo del Proceso de Orientación.
Inactivación del Proceso de Evaluación de Gestión y Resultados. Inexistencia de auditoria de sistemas e inaplicación del AIS, del planning, del proaudit y del COBIT. Ausencia de MAPA DETALLADO DE RIESGOS (Planes, Programas, Proyectos y actividades con vocación presupuestal o cuantitativa y cualitativa), focalizados por cada Secretaría o Dependencia Municipal. Insuficiente Infraestructura Humana, Físico, Técnica, Tecnológica y Presupuestal. Insuficiente asesoría a la Gerencia Pública.
VII-OBJETIVOS ESPECIFICOS • Modernización y Efectividad del Sistema del Control Interno. • Mejoramiento del Ambiente de Control. • Lucha frontal contra la Corrupción. • Desarrollo del Control Social • Fortalecimiento del apoyo a la Gerencia Pública. • Optimizar el mejoramiento de cobertura y calidad de los controles.
VIII. ESTRATEGIAS • Diagnóstico de la Secretaría • Diagnóstico de la Organización.
• Diagnósticos internos y externos del Sistema de Control Interno y de la Corrupción. • Mejoramiento del Proceso de Planeación de actividades, asignación de responsabilidades y clima laboral. • Fortalecimiento Administrativo y Estratégico de la Secretaría. • Redireccionamiento Estrategia de Calidad. • Fortalecimiento Proceso Evaluación del Sistema de Control Interno. • Mejoramiento del Proceso de Orientación del Sistema de Control Interno • Activación del Proceso de Evaluación de Gestión y Resultados • Plan Trienal de Controles. • Apoyo al desarrollo del Modelo Operativo por Procesos y fortalecimiento de los Controles. • Priorización y liderazgo de la GESTION DEL RIESGO. • Acompañamiento especial de la formulación de los Indicadores de Gestión y Resultados (desempeño organizacional). • Mejoramiento de las Comunicaciones con las Dependencias Objeto de Control e Implementación de la Simbología, la Lúdica y la Pedagogía, como sistema de comunicación interna. • Diseño e implementación de los diferentes Programas para materializar las intervenciones de las áreas claves y críticas. • Fomento de la CORRESPONSABILIDAD y de la Cooperación Internacional. • Celebración de Alianzas, Pactos y Convenios con loa servidores públicos y con los principales estamentos sociales. • Integración de Junta de Externa de Control.
IX. ACCIONES PROGRAMAS 2005 PRIORIZACIONES
DESCRIPCION BASICA
RECURSOS DE INVERSION
PROBIDAD TRANSPARENCIA JUEGO LIMPIO
Creación Unidad Externa ANTICORRUPCION Auditorias Externas Contratación, Interventoría, Obra Pública, Sistemas de Información, Alianzas, Convenios y Pactos, apoyo a diferentes forma de control social, Promoción interna y externa d cumplimiento de la ley, de los valores sociales y de lo deberes ciudadanos
RECURSOS DE FUNCIONAMIENTO
EL BOSQUE BRUJULA EFICIENCIA EFICACIA PREVENCION PARETON CARACOL AJEDREZ PARETO LA CIUDADANIA TIEMPO REAL AUTOCONTROL MIOCARDIO PLUS COBERTURA
Plan Estratégico 2004-2007 Construcción y Desarrollo de Políticas de Control Interno Controles especiales a componentes Cultur Organizacional Plan Trienal de Controles. Construcción de MAPA DE RIESGOS sobre área críticas. Control especial al Gasto Público Social. Control selectivo a 100 principales programas, proyecto planes o procesos. Fortalecimiento asesoría a la Gerencia Pública. Organo de comunicación interna Organo de Comunicación Externa. Auditoria en ambiente SAP. Sensibilización lúdico pedagógica interna servidores. Sensibilización lúdico pedagógica Directivos Diseño e implementación de estrategias especiales de
cobertura. Promoci贸n facilitadores y constructores de CONFIANZA Controles inteligentes
CONFIANZA CREATARIO DPS (Dineros p煤blicos
Control especial a principales 33 contratos.
son sagrados)
RESPONSABILIDAD SOCIAL PULSO
Voluntariado social. Conversatorios sociales.
X. SEGUIMIENTO
Reuniones Grupo Primario. Orientaciones. Evaluaci贸n de Gestiones y resultados. Ajustes. Seguimiento