ESTUDIO DE CASO by DIEGO TORRES

Gestión de Proyectos de Software MAESTRÍA EN INGENIERÍA Universidad EAFIT

ESTUDIO DE CASO Administración de Proyectos Software

Grupo HDS: Hugo Hernán Henao Hernández Diego Mauricio Torres Arias Soraya García Jurado

Agosto 13 de 2010

Historia de las revisiones Fecha 13/Agosto/2010

Versión 1.0

Descripción Primera entrega

Autor Soraya García Jurado Diego Mauricio Torres Arias Hugo Hernán Henao Hernández

Universidad EAFIT

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Gestión de Proyectos de Software MAESTRÍA EN INGENIERÍA Universidad EAFIT 1. ACTA DE CONSTITUCIÓN

FECHA: Agosto 1 de 2010

CIUDAD: Armenia, Quindío - Colombia

JUSTIFICACIÓN / PROPÓSITO Luego de desarrollar un plan estratégico de sistemas PEI, “El FESTIN” ha decidido cambiar todo su software operativo y de gestión por un potente ERP (Enterprise Resource Planning), que actualmente domina el mercado, denominado el PAS, este proyecto ha sido considerado uno de los más importantes de la compañía. La empresa El FESTIN cumple 50 años de existencia en el mes de Junio de 2011 por lo cual su interés principal es tener el proyecto totalmente finalizado para esa fecha, con el fin de darlo a conocer como uno de sus importantes logros alcanzados en su aniversario de bodas de oro de operación. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO Implantación del software operativo y de gestión denominado PAS (ERP), incluyendo los procesos de instalación, migración de datos y puesta en funcionamiento con capacitación a funcionarios de la empresa El Festín bajo las pautas del Instituto de Administración de proyectos (PMI) y siguiendo los lineamientos del PMBok. •

Compra de licencias, 300 en total distribuidas en todas las áreas de la compañía, por un valor de $1.300 millones de pesos. • 4000 horas hombre estimadas en el proceso de implantación. • Compra de paquete de implantación por $800 millones. Si se demoran menos de 4000 horas solo cobrar lo consumido en horas hombre y si se demoran más de 4000 horas El FESTIN solo pagara hasta el 15% de mas en las horas presupuestadas, es decir solo pagara 600 horas adicionales a una tarifa de $150.000 por hora. Si se pasan de este límite de horas (en total 4600) TecPAS asumirá ese costo. • Tiempo total proyectado de implantación de la solución en toda la empresa: 10 meses. • Compra de servidor para efectos de instalación del ERP – PAS. • Compra e instalación de los siguientes módulos: o Contabilidad (CBPAS) o Nomina (NMPAS) o Presupuestos (PPPAS) o Inventarios (INPAS) o Producción (PRPAS) o Compras (COPAS) o Cuentas por Cobrar y pagar o Ventas (VTPAS) • Migración de datos. • Capacitación a 300 empleados administrativos que van a utilizar el PAS, en los diversos módulos que ellos necesiten. <Henao - Torres - García> Página 2 / 17 Universidad EAFIT

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Gestión de Proyectos de Software MAESTRÍA EN INGENIERÍA Universidad EAFIT ENTREGABLES FINALES 1. 300 licencias adquiridas del sistema ERP PAS. 2. Servidor instalado y en servicio 7*24*365. 3. Módulos ERP – PAS (Contabilidad (CBPAS), Nomina (NMPAS), Presupuestos (PPPAS), Inventarios (INPAS), Producción (PRPAS), Compras (COPAS), Cuentas por Cobrar y pagar, Ventas (VTPAS)) Instalados y funcionando. 4. 300 empleados administrativos capacitados en los diferentes módulos del PAS. 5. Datos de la empresa migrados al nuevo sistema. INFORMACIÓN HISTÓRICA La empresa productora de alimentos empaquetados , EL FESTIN, es una compañía con cuarenta y nueve años (49) de existencia, dedicada al procesamiento y empaquetamiento de alimentos (arroz, maíz, arveja, frijol, habichuela, lentejas, entre otros), tiene cerca de 1200 empleados distribuidos así: 30 directivos, 430 empleados administrativos y 740 empleados en las labores operativas. La compañía vende cerca de 300.000 millones anuales y tiene la sede principal en Armenia y cinco sedes en Pereira, Manizales, Ibagué, Medellín y Neiva, que dependen administrativamente de la sede central. En cuanto al área informática, la empresa El Festín ha contado con sistemas de cómputo en algunas de las áreas de alto volumen de transacciones como Contabilidad, Nómina y Presupuestos, con un sistema modular de procesamiento independiente a nivel de aplicativos de escritorio no integrados, por lo cual se ha decidido la adquisición e implantación de un sistema ERP para el soporte integral a las áreas críticas administrativas con el fin de optimizar la gestión y eficiencia interna de la empresa a nivel administrativo. SUPUESTOS • Cuando así se necesite los empleados podremos destinar dos horas adicionales para el proceso de capacitación. • Presupuesto por un valor de $2.100’000.000 aprobado para compra de licencias, capacitación, desarrollo e instalación del paquete y migración de datos. • Presupuesto de $50´000.000 para compra y puesta a punto de nuevo servidor. • Podrán usar las instalaciones de la empresa en horario nocturno para capacitación. • Se tendrán cursos de capacitación en el mismo horario para diferentes módulos del paquete al mismo tiempo (máximo 3 al tiempo). • Un empleado podrá ser capacitado hasta un máximo de tres módulos. • Cada empleado de cada sección estará atento a la correcta migración de los datos a su cargo dentro de la nueva plataforma. • Se realizarán pruebas funcionales del sistema quince (15) días antes de la migración de datos. • Se realizarán pruebas con datos migrados durante dos (02) semanas. RESTRICCIONES 1. En ningún momento se suspenderá el servicio de la empresa El festín al público. Universidad EAFIT

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Gestión de Proyectos de Software MAESTRÍA EN INGENIERÍA Universidad EAFIT 2. El sistema con datos migrados y funcionando en el nuevo servidor con todos sus módulos a punto, deberá estar listo para el 28 de mayo de 2011. 3. El total de inversión no deberá ser mayor a $ 2.292.000.000 de pesos m/l. 4. El personal de la empresa proveedora deberá estar localizable las 24 horas. 5. Los empleados asignados al proceso de capacitación deberán permanecer los días lunes, miércoles y viernes de 6:00 a 8:00 p.m. en las oficinas. 6. Un empleado puede ser capacitado en más de un módulo. 7. La migración de datos deberá realizarse los fines de semana y por divisiones según se vayan instalando los respectivos módulos receptores de los datos. 8. El sistema a punto y funcionando será presentado en público el día 3 de junio de 2011 en las instalaciones de la empresa El Festín. FIRMAS

____________________________________ Representante Legal Empresa EL FESTIN C.C.

___________________________________ Representante Legal Empresa TecPAS C.C.

2. ENUNCIADO PRELIMINAR DEL ALCANCE

Entregables / Sub-entregables 1. 300 licencias adquiridas del sistema ERP PAS. 2. Servidor instalado y en servicio 7*24*365. 3. Módulos ERP – PAS instalados y funcionando.

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Descripción Compra del número de licencias requeridas para el uso del sistema ERP - PAS para la empresa El Festín. Adecuación total del equipo servidor de datos y aplicaciones, puesto en producción. Implantación completa de los módulos componentes del sistema ERP – PAS por parte de la empresa TecPAS <Henao - Torres - García>

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Criterio de Aceptación Documentación de licencias adquiridas debidamente entregada. El servidor y el motor de BDD debe operar al 100%.

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Gestión de Proyectos de Software MAESTRÍA EN INGENIERÍA Universidad EAFIT 3.1. Módulo Contabilidad (CBPAS) 3.2. Módulo Nómina (NMPAS) 3.3. Módulo Presupuestos (PPPAS) 3.4. Módulo Inventarios (INPAS) 3.5. Módulo Producción (PRPAS) 3.6. Módulo Compras (COPAS) 3.7. Módulo Cuentas por cobrar y pagar 3.8. Módulo Ventas (VTPAS) 4. 300 empleados administrativos capacitados en los diferentes módulos del PAS. 4.1. Módulo Contabilidad (CBPAS)

4.2. Módulo Nómina (NMPAS)

4.3. Módulo Presupuestos (PPPAS) Universidad EAFIT

Implementación del módulo contable con duración de 4 meses.. Implementación del módulo de nómina con duración de 4 meses.. Implementación del módulo de presupuestos con duración de 3 meses.. Implementación del módulo de inventarios con duración de 2 meses.. Implementación del módulo de producción con duración de 3 meses. Implementación del módulo de compras con duración de 3 meses. Implementación del módulo cuentas por cobrar y pagar con duración de 3 meses. Implementación del módulo de ventas con duración de 4 meses. Capacitación al número de empleados estimados de la empresa en los módulos componentes del sistema ERP – PAS por parte de la empresa TecPAS Capacitación en el módulo contable con duración de 32 horas para 40 empleados..

Módulo contable debidamente instalado y operando al 100%. Módulo de nómina debidamente instalado y operando al 100%. Módulo de presupuestos debidamente instalado y operando al 100%. Módulo de inventarios debidamente instalado y operando al 100%. Módulo de producción debidamente instalado y operando al 100%. Módulo de compras debidamente instalado y operando al 100%. Módulo cuentas por cobrar y pagar debidamente instalado y operando al 100%. Módulo de ventas debidamente instalado y operando al 100%. Plan de capacitación cumplido y debidamente ejecutado.

Evidencias soporte de la capacitación orientada sobre el módulo contable al personal designado, en el tiempo establecido y con los resultados proyectados. Capacitación en el módulo de Evidencias soporte de la nómina con duración de 18 capacitación orientada sobre horas para 20 empleados.. el módulo de nómina al personal designado, en el tiempo establecido y con los resultados proyectados. Capacitación en el módulo de Evidencias soporte de la presupuestos con duración de capacitación orientada sobre 24 horas para 35 empleados.. el módulo de presupuestos al <Henao - Torres - García> Página 5 / 17

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Gestión de Proyectos de Software MAESTRÍA EN INGENIERÍA Universidad EAFIT

4.4. Módulo Inventarios (INPAS)

Capacitación en el módulo de inventarios con duración de 18 horas para 40 empleados..

4.5. Módulo Producción (PRPAS)

Capacitación en el módulo de producción con duración de 24 horas para 24 empleados..

4.6. Módulo Compras (COPAS)

Capacitación en el módulo de compras con duración de 18 horas para 50 empleados..

4.7. Módulo Cuentas por cobrar y pagar

Capacitación en el módulo cuentas por cobrar y pagar con duración de 24 horas para 16 empleados..

4.8. Módulo Ventas (VTPAS)

Capacitación en el módulo de ventas con duración de 24 horas para 35 empleados..

5. Datos de la empresa migrados al nuevo sistema.

Documentos de formalización cierre del proyecto.

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personal designado, en el tiempo establecido y con los resultados proyectados. Evidencias soporte de la capacitación orientada sobre el módulo de inventarios al personal designado, en el tiempo establecido y con los resultados proyectados. Evidencias soporte de la capacitación orientada sobre el módulo de producción al personal designado, en el tiempo establecido y con los resultados proyectados. Evidencias soporte de la capacitación orientada sobre el módulo de compras al personal designado, en el tiempo establecido y con los resultados proyectados. Evidencias soporte de la capacitación orientada sobre el módulo de cuentas por cobrar y pagar al personal designado, en el tiempo establecido y con los resultados proyectados. Evidencias soporte de la capacitación orientada sobre el módulo de ventas al personal designado, en el tiempo establecido y con los resultados proyectados. Plan de migración presentado y cumplido. Migración de datos en todos los módulos al 100%.

Traslado de datos de cada uno de los módulos componentes al nuevo sistema con pruebas de funcionamiento y resultados satisfactorios al 100% Entrega de documentación de Actas de cierre debidamente informe final y actas de documentadas y tramitadas aceptación y cierre del con los soportes pertinentes proyecto a la empresa El del proceso. Festín. <Henao - Torres - García> Página 6 / 17

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Gestiรณn de Proyectos de Software MAESTRร A EN INGENIERร A Universidad EAFIT 3. WBS (EDT)

Proyecto Sistema ERP-PAS Empresa El Festรญn

Adquisiciรณn de licencias del sistema ERP PAS.

Instalaciรณn de servidor puesta en servicio.

2.1 Compra del servidor con especificaciones

Capacitaciรณn de empleados en mรณdulos del ERP PAS.

Implantaciรณn de mรณdulos ERP-PAS, Instalados y funcionando.

2.2 Instalaciรณn y pruebas

2.3 Puesta en producciรณn servidor

3.1 Implantaciรณn mรณdulo Contabilidad (CBPAS) 3.2 Implantaciรณn mรณdulo Nomina (NMPAS) 3.3 Implantaciรณn mรณdulo Presupuestos (PPPAS) 3.4 Implantaciรณn mรณdulo Inventarios (INPAS) 3.5 Implantaciรณn mรณdulo Producciรณn (PRPAS) 3.6 Implantaciรณn mรณdulo Compras (COPAS) 3.7 Implantaciรณn mรณdulo Cuentas por Cobrar y pagar

Migraciรณn de datos de la empresa al nuevo sistema.

5.1 Traslado de datos del sistema anterior 5.2 Monitoreo y pruebas de desempeรฑo

4.1 Capacitaciรณn mรณdulo Contabilidad (CBPAS)

5.3 Puesta en producciรณn sistema ERP-PAS

4.2 Capacitaciรณn mรณdulo Nomina (NMPAS) 4.3 Capacitaciรณn mรณdulo Presupuestos (PPPAS) 4.4 Capacitaciรณn mรณdulo Inventarios (INPAS) 4.5 Capacitaciรณn mรณdulo Producciรณn (PRPAS) 4.6 Capacitaciรณn mรณdulo Compras (COPAS) 4.7 Capacitaciรณn mรณdulo Cuentas por Cobrar y pagar 4.8 Capacitaciรณn mรณdulo Ventas (VTPAS)

3.8 Implantaciรณn mรณdulo Ventas (VTPAS)

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Gestión de Proyectos de Software MAESTRÍA EN INGENIERÍA Universidad EAFIT 4. CRONOGRAMA o PLAN DEL PROYECTO 2010 Codigo

Actividad

Duracion (Dias)

Inicio

Fin

Agosto

Septiembre

1 1 Compras Compra Módulos Totales ERP 1,1 1,2 Servidor 1,3 Aire acondicionado Licenciamiento Oracle con 1,4 mantenimiento Compra Paquete de 1,5 Implantación

2 2,1 2,2 2,3 2,4

Adecuacion de espacios Obras Civiles Adecuacion Electrica Cableado Imprevistos

3 3,1 3,2 3,3 3,4 3,5 3,6 3,7 3,8

Implementacion Modulos con migracion de datos Contabilidad Nomina Presupuestos Ventas Produccion Compras Cuentas por Cobrar y Pagar Inventarios

4 4,1 4,2 4,3 4,4 4,5 4,6 4,7 4,8 4,9

Capacitacion Contabilidad (2 grupos) Nomina (2 grupos) Presupuestos (2 grupos) Ventas (2 grupos) Produccion (2 grupos) Compras (2 grupos) Cuentas por Cobrar y Pagar (2 grupos) Inventarios (2 grupos) Viaticos para 40 personas

5 Imprevistos

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20 02/08/2010 15 09/08/2010 10 09/08/2010

22/08/2010 24/08/2010 19/08/2010

10 01/12/2010

15/12/2010

2011

Octubre

Noviembre

Diciembre

Enero

Febrero

Marzo

300

20 02/08/2010 10 12/08/2010 10 12/08/2010

22/08/2010 22/08/2010 22/08/2010

120 120 90 120 90 90 90 60

01/12/2010 01/12/2010 02/01/2011 01/12/2010 02/01/2011 02/01/2011 01/02/2011 01/03/2011

10/04/2011 10/04/2011 31/03/2011 10/04/2011 31/03/2011 31/03/2011 30/04/2011 30/04/2011

16 9 12 12 12 9 12 9 5

02/03/2011 09/03/2011 23/03/2011 23/03/2011 23/03/2011 09/03/2011 05/04/2011 05/04/2011 10/05/2011

23/03/2011 20/03/2011 07/04/2011 07/04/2011 07/04/2011 20/04/2011 23/04/2011 16/04/2011 15/05/2011

20 15/05/2011

10/06/2011

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Abril

Mayo

Junio

Gestión de Proyectos de Software MAESTRÍA EN INGENIERÍA Universidad EAFIT 5. DIAGRAMA ORGANIZACIONAL Equipo directivo Gerente del Proyecto Ing. Lina Marcela Martinez Urrea Staff Interno Líder técnico Ing. Juan Luis Alvarado Lleras

Líder Capacitación Maria Antonia Llanos Orduz

Especialistas en Módulos

Equipo de Migración

Contabilidad (CBPAS) Luz Amparo Marulanda Nomina (NMPAS) German Danilo Giraldo Presupuestos (PPPAS) Luis Alberto Jimenez Inventarios (INPAS) Maria Claudia Mendoza Ramirez

Gestión de Comunicaciones del Proyecto Encargada de comunicaciones - Empresa El Festín

Líder de Migración Empresa TecPAS Luis Alberto Rodriguez

Responsable de Migración Empresa El Festín Ing. Camila Pacheco Michelsen

Producción (PRPAS) Juan Alberto Cabrales Diaz Compras (COPAS) Juanita Ramirez Velez Cuentas por cobrar y pagar (CTPAS) y Ventas (VTPAS) Lucia Echavarria

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Gestión de Proyectos de Software MAESTRÍA EN INGENIERÍA Universidad EAFIT 6. MATRIZ DE ROLES Y FUNCIONES E Ejecuta, P Participa, C Coordina R Revisa, A Autoriza PROYECTO

FUNCIONAL

CAPACITACION

INTERNA

INFORMATICA

CONTABILIDAD

COMPRAS

PRODUCCION

LOGÍSTICA

COMUNICACIONES

TEC PAS

LIDER

AUDITORA

DIRECTOR DE

JEFE

EQUIPO

EL FESTIN 1.1 1.1.1. 1.1.1.1. 1.1.1.2. 1.1.2. 1.1.2.1. 1.1.2.1.1. 1.1.2.1.2. 1.1.2.1.3. 1.1.2.1.4. 1.1.2.1.5. 1.1.2.1.6. 1.1.2.1.7. 1.1.2.1.8. 1.1.2.1.9. 1.1.2.1.10. 1.1.2.1.11. 1.1.2.1.12. 1.1.2.1.13. 1.1.2.1.14. 1.1.2.1.15. 1.1.2.1.16. 1.1.2.1.17. 1.1.2.1.18. 1.1.3. 1.1.3.1. 1.1.3.2. 1.1.3.3. 1.1.3.4. 1.1.4. 1.1.4.1 1.1.4.2. 1.1.4.3. 1.1.5. 1.1.5.1. 1.1.5.2. 1.1.5.3. 1.1.5.4. 1.1.5.5.

A C/E P A C/E P

P P

A C P P P P E E E A C/E P P P P P P P A E R R R R R R A R E E E E E E E A E P/E P/E P/E P/E E E E A C P/E P/E P/E P/E E E E A R P/E P/E P/E P/E E E E A R P/E P/E P/E P/E E E E A R R/E R/E R/E R/E E E E A R/C E E E/R E E/P E E A E A P/R P P P/R P E/P E E A R P P P P P E E A R E E E E E E E A E P P P P P P P A E P P P P E E E A R E E E E E E E A R P/E P/E P/E P/E E E E A R E E E E E/P E/P E/P

E P R E E E E E E E

P P

MATRIZ DE ROLES Y FUNCIONES

EL FESTIN

WBS

DIRECTOR

MATRIZ DE ROLES Y FUNCIONES

APP INICIO Mapa mental de expectativas Charter PLANEACIÓN Plan del proyecto Declaración del alcance WBS Diagrama Organizacional del Proyecto Matriz de roles y funciones Calendario de eventos Estatus semanal Reporte mensual Programa Ruta crítica Estimados de costos Consideraciones imprevistos/contingencias Presupuesto base Programa de erogaciones Análisis de precedentes Mapa de riesgos Matriz adminsitración de riesgos Matriz abastecimientos Control de cambios Lecciones aprendidas EJECUCIÓN Lista de aseguramiento de calidad Adminsitración de concursos y cotizaciones Matriz de evaluación de alternativas Administración de contratos CONTROL Reportes de avances Control de cambios Lecciones aprendidas CIERRE Reporte final Actas de recepción Cierre contractual Lecciones al cierre Cierre adminsitrativo

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R/A E A R/C P A R/C P A C E

E P P E

E E E E

E P R

E E E E E E E

E E E E E P E E E E E E E E E P P P E E E E E E E E E E/P E/P E/P E E E E

E E E E

E/P P/E E/P

A R/C P P P P E E E E E E/P A R/C P P P P E E E E E E/P P R/C E/P E/P E/P E/P E/P E/P E/P E/P E/P E/P A A A A A

R/C E/P E/P E/P E/P E E E E E E/P R/CE/P/RE/P/RE/P/RE/P/RE/P E/P E/P E/P E/P E/P R/C E E E E E E E E E P R/C E E E E E E E E E P R/C E E E E E E E E E P

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Gestión de Proyectos de Software MAESTRÍA EN INGENIERÍA Universidad EAFIT 7. MATRIZ DE COSTOS/PRESUPUESTO BASE

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Gestión de Proyectos de Software MAESTRÍA EN INGENIERÍA Universidad EAFIT 8. MATRIZ DE EROGACIONES

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Gestión de Proyectos de Software MAESTRÍA EN INGENIERÍA Universidad EAFIT 9. MATRIZ DE COMUNICACIONES

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Gestión de Proyectos de Software MAESTRÍA EN INGENIERÍA Universidad EAFIT 10. MATRIZ DE RIESGOS

No. 1

Probabilidad de ocurrencia 1

Descripción del riesgo

Impacto

Falta de apoyo y compromiso directivo para la ejecución del proyecto.

Estrategia de mitigación •

•

Falta de presupuesto para la inversión en la plataforma tecnológica proyectada.

•

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Involucrar totalmente y desde el inicio de la concepción del proyecto, a la parte directiva y a miembros con poder de decisión de la empresa contratante. Comunicación permanente a la alta gerencia y demás involucrados internos y externos, con una periodicidad definida desde el inicio, de los avances y progresos en la ejecución del proyecto. Planeación del proyecto con suficiente anticipación bajo parámetros presupuestales viables y debidamente aprobados por la alta gerencia antes de la contratación e inicio de ejecución. Gestionar las debidas disponibilidades y reservas presupuestales por las partidas o rubros correspondientes una vez aprobado el presupuesto base. Utilización de herramientas de software libre como el

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Plan de contingencia •

Establecer una estrategia de socialización a la alta gerencia de los avances y beneficios a corto, mediano y largo plazo, que trae la ejecución del proyecto a la empresa El Festín.

•

Presentación y aprobación por las partes involucradas, del presupuesto base y plan de erogaciones calculados para el proyecto. Seguimiento continúo a la ejecución presupuestal para definición de ajustes económicos en forma oportuna si se requiere.

•

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Resistencia al cambio por parte de los usuarios involucrados.

•

Líder usuario con poca experiencia en el cargo.

•

Rotación del personal o cambios en el equipo líder del proyecto.

•

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sistema operativo para la dotación de los equipos de cómputo y el servidor principal con el objetivo de disminuir costos totales de implantación. Los usuarios contarán con una herramienta de comunicación directa para resolver sus problemas tecnológicos que se convertirá en un centro de asistencia tecnológica y completamente aceptada. Se dictarán las capacitaciones correspondientes a los funcionarios para adquirir las habilidades requeridas en el manejo de la nueva herramienta y se contará con la debida documentación y material de apoyo dispuesto a través de diferentes medios: físico, virtual, intranet, entre otros. Entrenamiento intensivo en habilidades de gestión operativa de proyectos y en habilidades propias del cargo que desempeña. Desarrollo del sentido de pertenencia con la empresa.al funcionario designado. Revisión de incentivos permanentes al personal participante de acuerdo al logro de resultados. Definición de roles precisos

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•

Establecimiento y socialización periódica del plan de capacitaciones y generación de una política de incentivos y beneficios del proyecto que motiven al personal y funcionarios participantes en él.

•

Apoyo en el superior inmediato del funcionario para complementar el proceso. Involucrar personal experto en el tema de la empresa El Festín, como apoyo y asesoría permanente al proceso. Establecimiento de la matriz de roles y funciones con la definición de los involucrados, roles, responsabilidades y tiempos asignados a su

•

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•

Problemas de comunicación entre los diferentes involucrados del proyecto

•

Exceder tiempos estimados de ejecución del proyecto.

• •

No entrega oportuna de equipo de cómputo y/o licencia de motor de BDD por parte de los proveedores.

•

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para los integrantes del equipo participante del proyecto. Establecer cronograma con tiempos de dedicación, responsabilidades y resultados esperados que se siga en forma puntual por los diferentes niveles directivos y operativos involucrados en el proyecto. Mantener el rol de Líder de comunicaciones en ambas empresas: contratante y consultora, informando y generando los debidos instrumentos a difundir al interior y exterior de los equipos de trabajo. Proyectar un porcentaje de tiempo de holgura para las actividades a ejecutar. Motivación por parte de la Gerencia del proyecto al equipo de trabajo para el cumplimiento de las metas establecidas. Iniciar los trámites para las adquisiciones con por lo menos un mes de anticipación a lo proyectado en el cronograma base. Exigencia de pólizas de cumplimiento y garantía de entrega a los proveedores seleccionados para las adquisiciones.

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•

desempeño en el proyecto. Supervisión permanente por parte de la Gerencia del proyecto.

Establecer el rol de Líder de comunicaciones dentro del equipo ejecutor del proyecto y al interior de la empresa contratante con la misión de divulgación y enlace entre los diversos actores participantes internos y externos. Establecimiento y control del cronograma del proyecto y los diagramas de actividades desde la planeación.

Aplicación o ejecución de las pólizas de cumplimiento y garantía, y cobro de multas y sanciones hacia el proveedor.

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Establecimiento de multas y vedas a los proveedores por incumplimiento.

Escala de ocurrencia: 1 Poco probable; 5 Medianamente probable; 10 Muy probable. Nivel de impacto: 1 Bajo; 3 Medio; 5 Alto.

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