Plan Anticorrupci贸n y de Atenci贸n al Ciudadano Dimar 2013
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Créditos Plan Anticorrupcción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013 DIRECCIÓN GENERAL MARÍTIMA
COLABORACIÓN
Contralmirante Ernesto Durán González Director General Marítimo
Juan Camilo Monsalve Rentería Asesor Sector Defensa
Capitán de Navío Mauricio Hernando Moreno Achury Coordinador General
Carlos Eduardo Rueda Carvajal Asesor Jurídico-Subafin
CONTENIDOS Capitán de Fragata Juan Carlos Gómez López Coordinador Grupo de Planeación Dimar-Gplad
Hernán Alonso Romero Salazar Control Grucog
Teniente de Fragata Lina María Quiroga Nova Responsable Área de Mejoramiento Continuo-Gplad Xiomara Sáenz Pulido Profesional de Defensa-Gplad Carlos Alberto Polanco Bejarano Profesional de Defensa-Gplad
2
Daniel Esteban González Murcia Auditor de Gestión Camilo Enrique Cárdenas Lombana Jefe Financiero-Subafin Diana del Pilar Parra Roncancio Auditora de Gestión-Grucoi
COORDINACIÓN EDITORIAL Adriana Alarcón Torres Angélica María Castrillón Gálvez Responsable Área de Servicio y Participación Ciudadana Editora Publicacoines Dimar Diego Hernando Tovar Torres CONCEPTO GRÁFICO Y DIAGRAMACIÓN Administrador Sistema Único de Información y Trámites Paula Andrea Rodríguez Campos Publicista Dimar Daniel Esteban González Murcia Auditor de Gestión Editorial Dimar
ISSN en línea xxx
Citar esta publicación como: Dimar 2013. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013. Ed. Dimar. Bogotá, D.C., 49 pp.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar by Dirección General Marítima is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported License. El ‘Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar’ es editado por la Dirección General Marítima en formato digital bajo el ISSN xxx, en idioma Español. Es un producto editorial protegido por el Copyright © y cuenta con una política de acceso abierto para su consulta, sus condiciones de uso y distribución está definidas por el licenciamiento Creative Commons (CC).
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
Contenido Presentación 5 I. Componente Anticorrupción 7 1. Mapa de riesgos de corrupción 9 2. Medidas para mitigar los riesgos de corrupción 28 II. Componente Antitrámites 29 1. Estrategia Antitrámites 31 i. Democratización y control social de la Administración Pública 31 III. Componente Rendición de Cuentas 33 IV. Componente Atención al Ciudadano 43 1. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano 45 i. Democratización y control social de la Administración Pública 45
3 Bibliografía
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Índice de Tablas Tabla I. Indentificación de controles por procesos del componente Anticorrupción. 10 Tabla II. Mapa de Riesgos Anticorrupción de Dimar. 12 Tabla III. Estrategia Antitrámites de la Dirección General Marítima. 32 Tabla IV. Conclusiones generales del diagnóstico en rendición de cuentas de Dimar. 35 Tabla V. Estrategia de Rendición de Cuentas de Dimar 2013. 36 Tabla VI. Plan de Atención al Ciudadano Dimar 2013. 46
Listado de Abreviaturas
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Acoes: Área de Comunicaciones Estratégicas. DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública. Dimar: Dirección General Marítima. GEL: Gobierno en Línea. Glemar: Grupo Legal Marítimo. Gplad: Grupo de Planeación. Grucog: Grupo de Coordinación General. Grudhu: Grupo de Desarrollo Humano. Gruinco: Grupo de Informática y Comunicaciones. N/A: No Aplica. PED: Plan Estratégico de Desarrollo. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. Subafin: Subdirección Administrativa y Financiera. Subdemar: Subdirección de Desarrollo Marítimo. Submerc: Subdirección de Marina Mercante.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
Presentación
L
a Dirección General Marítima (Dimar) en cumplimiento de su Plan Estratégico de Desarrollo 2011-2019, que evidencia como uno de sus principales pilares “...la procura constante por la excelencia y continuo afianzamiento del servicio de participación y atención al ciudadano”, continúa durante el 2013 comprometida con la implementación de un servicio oportuno, participativo y eficiente que convierta a cada uno de los ciudadanos en parte activa “de las gestiones que se realizan para la mejora en el desarrollo de su actividad”. Es por esto que para el diseño del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013 se generó un espacio que promoviera la participación de la ciudadanía, a través de un foro en el Portal Marítimo Colombiano (www.dimar. mil.co), donde se trataron temáticas tales como:
- Mecanismos para facilitar la atención al ciudadano. - Canales electrónicos de atención para el ciudadano. - Protocolos de atención en los canales electrónicos.
La convocatoria se realizó a través de medios electrónicos y el foro tuvo una duración de cuatro días, donde se recibieron aportes que se tuvieron en cuenta en la construcción del Plan de Atención al Ciudadano. Lo anterior, como muestra no solo del compromiso sino de las acciones que está tomando Dimar para acercar a la ciudadanía a su labor diaria, siendo partícipes no solo de sus trámites y servicios, sino de la construcción de pilares que conlleven a la consolidación de Colombia como “país marítimo”. De igual manera, se pone en conocimiento el Plan Anticorrupción Dimar 2013, que pretende construir confianza de los ciudadanos hacia la administración pública, en especial hacia el ejercicio transparente de la Autoridad Marítima colombiana.
5
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Plan Anticorrupci贸n y de Atenci贸n al Ciudadano Dimar 2013
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Plan Anticorrupci贸n y de Atenci贸n al Ciudadano Dimar 2013
1. Mapa de riesgos de corrupción
En atención a la Ley 1450 de 2011, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, y La ley 1474 de 2011, mediante la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y efectividad del control de la gestión pública, y demás normas que en materia de corrupción expide el Ministerio de Defensa Nacional, la Dirección General Marítima, en desarrollo del artículo 73 de La ley 1474 de 2011, define el Mapa de Riesgos de Corrupción, de acuerdo con los siguientes parámetros: a. Identificación de los objetivos estratégicos y generales que permiten fortalecer la gestión y ejecución de los procesos. b. La entidad desarrolla sus actividades dentro del marco de la Ley 872 de 2003, mediante la implementación y ejecución del Sistema de Gestión de la Calidad, en donde se tienen identificados y controlados los riesgos en cada uno de los procesos con sus respectivos indicadores de gestión. La Tabla I presenta la identificación de los controles existentes en cada uno de los procesos del componente Anticorrupción:
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I. Componente Anticorrupción
Tabla I. Identificación de controles por procesos del componente Anticorrupción.
Riesgo Causas que propician los riesgos
10
Controles existentes o medidas implementadas
Acción, extralimitación de funciones.
- Falta de desarrollo normativo. - Carencia de procedimientos y/o no aplicación de los existentes.
- Auditorías internas de control. - Auditorías a los procesos por el SGC. - Asesoría jurídica. - Auditorías entes externos. - Seguimiento a procesos desde Sede Central a unidades.
Errores en el proceso de toma de decisiones.
- Falta de conocimiento y disponibilidad de información. - Deficiencia en la aplicación de las herramientas de gestión y control. - Carencia de procedimientos y/o actualización de los mismos.
- Puntos de control dentro de cada trámite. - Revisión técnica y jurídica de los temas. - Empleo de estadísticas oficiales. - Conformación de comités temáticos y juntas de adquisiciones. - Sistema de quejas, reclamos y sugerencias. - Reunión de seguimiento de la Alta Dirección. - Rendición de informes en los sistemas electrónicos integrales del Estado. - Políticas de seguridad informática. - Actas de reuniones.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
Riesgo Causas que propician los riesgos Plan Anticorrupcción
- Deficiencias jurídicas: retraso en los fallos a las investigaciones. Sanciones demoradas. - Limitaciones éticas: poca receptividad de las campañas de principios, valores y código de ética. - Limitaciones culturales: limitada participación ciudadana, insuficiente autocontrol. - Deficiencias operativas: carencia de procedimientos, falta de actualización y aplicación de los mismos. Reproceso y procesos complicados y lentos. - Debilidad en los mecanismos de seguimiento y control.
Controles existentes o medidas implementadas - Auditorías internas por control interno y SGC. - Auditorías por entes externos. - Línea anticurrupcción. - Aplicabilidad de la Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupcción. - Programas de re-inducción. - Firma de compromisos éticos con los contratistas. - Aplicación del Código Único Disciplinario. - Expedición de tarjetas de manejo de información clasificada. - Confidencialidad y restricción del acceso y uso de los sistemas de información. - Seguimiento proceso contractual SIRECI. - Participación de control interno en las etapas precontractual, contractual y pos-contractual. - Seguimiento Directiva Ministerial 011 de 2011.
Desarticulación en el desarrollo de las actividades marítimas.
- Deficiencia en el seguimiento de los temas por la permanente rotación de personal. - Fallas en la comunicación y limitaciones en la preparación del personal. - Limitado conocimiento funciones Dimar.
- Comités interinstitucionales para el manejo de los bienes de uso público. - Reportes periódicos de seguimiento a los procesos. - Sistema integrado de información. - Política de seguridad informática.
Acuerdos internacionales contrarios a los intereses marítimos
- Falta de participación en las decisiones tomadas en organismos internacionales. - Fallas en el flujo de información necesaria para conformar una posición nacional. - Debilidades en la administración de personal relacionado con la agenda. - Limitaciones presupuestales.
- Control de conceptos. - Seguimiento Grupo de Asuntos Internacionales. - Informes de comisión. - Seguimiento objetivos relacionados agenda internacional dentro del Plan de Acción.
* Fuente: Mapa de Riesgos Estratégicos Dimar.
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Tabla II. Mapa de Riesgos Anticorrupción de Dimar.
Mapa de Riesgos
Entidad: Dirección General Marítima.
Misión: Autoridad Marítima que ejecuta la política del gobierno en materia marítima y tiene por objeto la dirección, coordinación y para su cumplimiento, la promoción y estímulo del desarrollo marítimo del país.
Riesgo Causas No. 1
Exceso de poder
Medidas de mitigación Valorización
Administración del riesgo
Preventiva
Reducir
Revisar y actu de Funciones la Entidad.
Revisar y com procedimient evaluación de asociado a las generan corru
Definir mecan internas y su t
Fortalecer el D Valores. Asignación de cargo inadecuado.
Correctiva (Plan de Contingencia)
Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.
Aplicar meca y su tratamien (investigación
Incluir el tem corrupción en inducción y r
No tener definidos 2 los requisitos o necesidades de la entidad.
Preventiva
Reducir
Extralimitación de funciones No contar con los procedimeintos para cada servicio.
Definir y soci procedimient Posible
Direccionamiento Estratégico (Alta Dirección)
12
Acc
Tipo de control
Posible
Concentración de la información.
Descripcción
Análisis Posibilidad de materialización
Proceso y Objetivo
Identificación
Correctiva (Plan de Contingencia)
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.
Aplicar el me denuncia y su definido (inve sanciones).
I. Componente Anticorrupción
s de Corrupción
y control de las actividades marítimas en los términos que señala el Decreto Ley 2324 de 1984 y los reglamentos que se expiden
ializar requisitos y tos.
ecanismo de u tratamiento estigación/
Programa de inducción y re-inducción ajustado.
Procedimientos ajustados/ actualizados.
Registros del procedimiento.
Glemar y Grudhu
Grudhu
Submerc Subdemar
Término 31/ 07/ 2013
31/ 12/ 2013
Inicio
31/ 12/ 2013 31/ 07/ 2013
Procedimiento documentado o actualizado / procedimiento pendiente de documentar/actualizar (01).
Mecanismo documentado y socializado.
Campaña implementada.
N/A
ma de riesgos de n el programa de re-inducción.
Registros del procedimiento.
Grudhu
No. de cargos de Dimar con funciones definidas/ No. de cargos de Dimar.
No. de denuncias indagadas / No. de denuncias presentadas.
31/ 09/ 2013
anismos de denuncia nto definido n/sanciones).
Campaña de fortalecimiento de valores.
Grucog
Indicador
Programa de inducción y re-inducción ajustado.
31/ 09/ 2013
Decálogo de
Mecanismo documentado.
Procedimientos documentados o actualizados/procedimientos pendientes de documentar/actualizar.
Glemar y Grudhu
No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas. N/A
nismo de denuncias tratamiento.
Grudhu
01/ 05/ 2013
Procedimiento documentado.
15/ 05/ 2013
mpletar to para la e competencias s causas que upción.
Grudhu
15/ 05/ 2013 15/ 05/ 2013
Manual de Funciones Dimar.
N/A
ualizar el Manual s para los cargos de
Responsable
01/ 05/ 2013
Entregable
01/ 05/ 2013
ciones
Seguimiento
N/A
13
Causas No.
14
3
Manipulación de la información.
Medidas de mitigación
Valorización
Administración del riesgo
Preventivo
Reducir.
Definir campos modificación d los usuarios de los sistemas de de la Entidad (p del control los de facturación impresión docu seguridad segun sistemas mision
Emitir tarjetas d de información personal de la E
Falta de controles en la asignación de roles en los sistemas de información.
Socializar a los sobre las medid implementadas informática y v aplicación.
Debilidades en la seguridad de la información.
No tener definidos los procedimientos 4 y controles.
Accio
Tipo de control
Posible
Direccionamiento Estratégico (Alta Dirección)
Concentración de la información.
Descripcción
Posibilidad de materialización
Riesgo
Análisis
Clientelismo
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
Posible
Proceso y Objetivo
Identificación
Correctiva
Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.
Aplicar el meca denuncia y su t definido (invest sanciones).
Preventiva
Reducir.
Documentar pr la entidad.
Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.
Aplicar el meca denuncia y su t definido (invest sanciones).
Correctivo
I. Componente Anticorrupción
anismo de tratamiento tigación /
Glemar y Grudhu
Procedimientos documentados.
Todos los procesos
Registros del procedimiento.
Glemar y Grudhu
Término 30/ 07/ 2013 30/ 09/ 2013 30/ 07/ 2013
Informe de verificación medidas de seguridad implementadas / informes de verificación programados.
N/A
rocedimientos de
Registros del procedimiento.
Gruinco
Funcionarios con tarjeta de seguridad / funcionarios de Dimar.
31/ 09/ 2013
Informe de verificación de la aplicación de las medidas de seguridad implementadas (bimensual).
02/ 05/ 2013
s funcionarios das s de seguridad verificar su
GrucogSeguridad
Modificaciones evidenciadas / No. de verificaciones realizadas.
02/ 05/ 2013
Funcionarios con tarjeta de documentación.
Indicador
02/ 05/ 2013
de manejo n para todo el Entidad.
Gruinco Responsables de sistemas de información de cada proceso.
N/A
Informe de la verificación de roles definidos de las modificaciones.
01/ 05/ 2013
s sensibles de de los roles de cada uno de información primera etapa sistemas en general, umentos, nda fase II nales).
anismo de tratamiento tigación/
Responsable Inicio
Entregable
Roles ajustados / novedades evidenciadas.
No. de denuncias indagadas / No. de denuncias presentadas.
Procedimientos documentados o actualizados / procedimientos pendientes de documentar / actualizar. No. de denuncias indagadas / No. de denuncias presentadas.
N/A
ones
Seguimiento
N/A
15
Causas No.
De Contratación
Soportes para pagos incompletos.
Valorización
Administración del riesgo
Preventiva
Reducir
Revisar y comp procedimiento evaluación de asociado a las generan corrup 1
Preventiva Estudio de documentos previos o de factibilidad, encaminados al favorecimiento de un contratista.
Reducir
Revisar e ident procedimiento pendientes de
Correctiva (Plan de Contingencia).
Concentración de la información.
Falta de parámetros para la designación de supervisores.
Revisar e ident procedimiento pendientes de
Capacitación y en SIIF, SAP y/o aplicable.
Proceso de selección de funcionarios inadecuado (ser saber).
Proceso de selección de funcionarios inadecuado (ser saber).
Ac
Tipo de control
Posible
Desconocimiento del procedimiento.
Ausencia de procedimientos, controles y seguimiento. Proceso de selección de funcionarios inadecuado (ser saber). Interés particular.
16
1
Medidas de mitigación
Posible
Financiero
Intereses particulares.
Descripcción
Posibilidad de materialización
Riesgo
Análisis
Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.
2
Supervisores que no cuentan con conocimientos suficientes para desempeñar la función.
Falta de personal.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
Preventiva
Reducir
Reestructurar y estudio previo.
Capacitar al pe que se debe de como supervis responsabilida que ésta implic unidades).
Definir y socia para la designa supervisores e responsabilida
Posible
Proceso y Objetivo
Identificación
Correctiva (Plan de Contingencia).
Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.
Reasignar la su contratos.
Funcionarios capacitados.
Subafin
pletar o para la competencias causas que pción.
Procedimiento documentado.
Grudhu
tificar os y controles documentar.
Procedimientos documentados/ actualizados.
y corregir el .
Estudios previos reestructurados.
Funcionarios capacitados en el período /funcionarios programados para ser capacitados en el período. Procedimiento documentado o actualizado / procedimiento pendiente de documentar/actualizar.
Procedimientos documentados o actualizados/procedimientos pendientes de documentar/actualizar.
Subafin y Grudhu
31/ 12/ 2013
Funcionarios capacitados en el período /funcionarios programados para ser capacitados en el período.
alizar parámetros ación de incluir ades.
Documento definición de parámetros designación de supervisores.
Subafin
Documento emitido y socializado.
upervisión de
Supervisores reasignados.
Subafin
Supervisores reasignados/supervisores con novedades.
N/A
Funcionarios capacitados.
31/ 07/ 2013
Estudios previos reestructurados/ estudios previos con novedades.
N/A
N/A
Procedimientos documentados o actualizados / procedimientos pendientes de documentar/actualizar.
01/ 05/ 2013
N/A
Subafin
Indicador
01/ 05/ 2013
ersonal esempeñar sor sobre las ades y funciones ca. (sede central y
Subafin y Gplad
Término
y actualización o normatividad
01/ 12/ 2013 30/ 07/ 2013
Subafin
31/ 07/ 2013
Procedimientos documentados/ actualizados.
31/ 07/ 2013
tificar os y controles documentar.
Inicio
Responsable
01/ 05/ 2013 01/ 05/ 2013
Entregable
15/ 05/ 2013
cciones
Seguimiento
01/ 05/ 2013
I. Componente Anticorrupción
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Causas No. Descripcción Falta de controles para el acceso/modificación de la información.
1
Manipulación / adulteración de la información / sistemas de información de determinadas actividades o procesos, para beneficios personales.
Posibilidad de materialización
Riesgo
Análisis
Medidas de mitigación
Valorización
Administración del riesgo
Preventiva
Reducir
Emitir tarjetas de manejo para todo el personal de
Concentración de la información.
Ausencia de canales de comunicación.
No contar con procedimientos.
Ocultar a la ciudadanía la información considerada pública. 2
Correctiva (Plan de Contingencia).
Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.
Aplicar el mecanismo d su tratamiento definido sanciones).
Preventiva
Reducir
Documentar procedimie publicación de informac para la ciudadanía.
Posible
De Información y Documentación
Definir campos sensible modificación de los role usuarios de cada uno de de información de la En etapa del control los sist en general, impresión d segunda fase II sistemas
Socializar a los funciona medidas implementadas informática y verificar su
1
18
Acciones
Tipo de control
Posible
Proceso y Objetivo
Identificación
Actualización del Portal
No adopción de políticas para la publicación de información.
Falta de capacitación a funcionarios públicos de la Entidad.
3 Preventiva Deficiencias en el manejo documental y de archivo.
Personal sin competencias. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
Posible
Falta de implementación Sistema de Gestión Documental.
Reducir
Adquirir y parametrizar seleccionada para admi de Gestión Documental
Capacitar a los funciona Sistema de Gestión Doc
Revisar y completar pro la evaluación de compe a las causas que generan
I. Componente Anticorrupción
Grucog Seguridad
de denuncia y (investigación/
Registros del procedimiento.
Glemar y Grudhu
entos para la ción de interés
Procedimientos documentados/actualizados.
Grucog Aimac
l institucional.
Portal Marítimo actualizado.
Grucog Aimac
la herramienta inistrar el Sistema l.
Software adquirido y parametrizado.
Grucog - Área de Gestión Documental
arios en el cumental.
Funcionarios capacitados en Sistema de Gestión Documental.
Grucog - Área de Gestión Documental
ocedimiento para etencias asociado n corrupción.
Procedimiento documentado.
Grudhu
Inicio
Término 30/ 07/ 2013 30/ 09/ 2013 30/ 07/ 2013
Funcionarios con tarjeta de documentación.
N/A
o de información e la Entidad.
Gruinco
31/ 12/ 2013 30/ 06/ 2013
Informe de verificación de la aplicación de las medidas de seguridad implementadas (bimensual).
31/ 07/ 2013 31/ 12/ 2013 31/ 12/ 2013
arios sobre las s de seguridad u aplicación.
Indicador
Modificaciones evidenciadas/No. de verificaciones realizadas. 02/ 05/ 2013
Gruinco Responsables de sistemas de información de cada proceso
02/ 05/ 2013 02/ 05/ 2013
Informe de la verificación de roles definidos de las modificaciones.
Responsable
N/A
es de es de los e los sistemas ntidad. (Primera temas facturación de documentos, s misionales).
Entregable
02/ 05/ 2013 02/ 05/ 2013
s
Seguimiento
15/ 05/ 2013 10/ 06/ 2013 10/ 06/ 2013
Roles ajustados/novedades evidenciadas.
Informe de verificación medidas de seguridad implementadas/informes de verificación programados.
Funcionarios con tarjeta de seguridad/ funcionarios de Dimar.
No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas.
Procedimiento documentado o actualizado/procedimiento pendiente de documentar/actualizar. Actualizaciones realizadas/ actualizaciones planeadas.
Software adquirido y parametrizado.
No. de funcionarios capacitados en el período/No. funcionarios programados para ser capacitados en el período. Procedimiento documentado o actualizado/procedimiento pendiente de documentar/actualizar.
19
Causas No. Descripcción Intereses particulares.
1
Búsqueda de la caducidad facultad sancionatoria.
Dilatación e interpretaciones subjetivas en trámites ante Dimar y en investigaciones administrativas o jurisdiccionales, para beneficios particulares.
Posibilidad de materialización
Riesgo
Análisis
Administración del riesgo
Tipo de control
Reducir
Correctiva (Plan de Contingencia).
Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.
Proceso de selección de funcionarios inadecuado (ser saber). Proceso de selección de funcionarios inadecuado (ser saber).
Realizar capa funcionarios d sobre la norm
Verificar avan investigacione mensuales de puerto.
Revocar actos no ajustados a vigente o dem la jurisdicción administrativo
Proferir fallos o en consulta
2
Soborno (cohecho).
Intereses particulares.
Preventiva
Realizar capa funcionarios d sobre la norm
Aplicar la nor relacionada c (Disciplinaria Correctiva (Plan de Contingencia).
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
Reducir
Posible
Jurídico
Valorización
Preventiva
Desconocimiento de la normatividad vigente y posición institucional.
20
Medidas de mitigación
Posible
Proceso y Objetivo
Identificación
Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.
I. Componente Anticorrupción
Fallos en segunda instancia o en consulta.
Glemar
acitación de del proceso jurídico matividad vigente.
Certificados o registros de asistencia a capacitaciones.
Glemar
rmatividad vigente con el riesgo. a y penalmente).
Escrito de queja o denuncia.
Glemar
Término
s en segunda instancia a ajustados a la ley.
31/ 12/ 2013
Glemar
31/ 12/ 2013
Procedimiento de revocatoria o presentación de demanda.
N/A
s administrativos a la normatividad manda del acto ante n de lo contencioso o.
N/A
Glemar
31/ 12/ 2013
Correos electrónicos y documentos con instrucciones a las capitanías de puerto.
N/A
nce de las es acuerdo informes e las capitanías de
Inicio
Glemar
01/ 01/ 2013
Certificados o registros de asistencia a capacitaciones.
N/A
acitación de del proceso jurídico matividad vigente.
N/A
Responsable
01/ 01/ 2013
Entregable
Acciones
01/ 01/ 2013
Seguimiento
N/A
Indicador
No. de funcionarios capacitados en el período/No. funcionarios programados para ser capacitados en el período. No. de verificaciones realizadas/No. verificaciones programadas (12).
No. de actos administrativos revocados por no ajustarse a la normatividad vigente/No. actos administrativos no ajustados a la normatividad vigente. No. de fallos proferidos en segunda instancia ajustados a la ley/No. de fallos en primera instancia no ajustados a la ley. Funcionarios capacitados en el período /funcionarios programados para ser capacitados en el período.
Denuncias o quejas presentadas/casos conocidos de soborno en la Entidad.
21
Riesgo Causas No. Descripcción Proceso de selección de funcionarios inadecuado ( ser saber).
1
Análisis Posibilidad de materialización
Proceso y Objetivo
Identificación
Decisiones ajustadas a intereses particulares, tráfico de influencias y/o soborno.
Medidas de mitigación
Valorización
Administración del riesgo
Tipo de control
Preventiva
Reducir
Debilidades en la asignación de responsables de las actividades regulatorias.
Debilidades en controles.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
Revisar y actua Funciones para Entidad.
Revisar y comp para la evaluac asociado a las corrupción.
Posible
De Actividades Regulatorias
Intereses perticulares.
22
Accio
Correctiva (Plan de Contingencia).
Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.
Aplicar el mec denuncia y su (investigación/
I. Componente Anticorrupci贸n
pletar procedimiento ci贸n de competencias causas que generan
Procedimiento documentado.
Grudhu
T茅rmino
Inicio
Indicador
No. de cargos de Dimar con funciones definidas/No. de cargos de Dimar.
Procedimiento documentado o actualizado/procedimiento pendiente de documentar/actualizar
23 Registros del procedimiento.
Glemar y Grudhu
N/A
canismo de tratamiento definido / sanciones).
Grudhu
31/ 12/ 2013
Manual de Funciones de Dimar.
31/ 07/ 2013
alizar el Manual de a los cargos de la
Responsable
01/ 05/ 2013
Entregable
N/A
ones
Seguimiento
15/ 05/ 2013
No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas.
Causas Descripcción
1
Cobro por realización del trámite (Concusión).
Medidas de Mitigación
Valorización
Administración del riesgo
Tipo de control Preventiva
Reducir
Diseñar al Clien
Deficiencia en los controles.
Baja remuneración.
No definición de requisitos.
Docum procedi control de trám
Definir que inte realizac estudio de vuln
Intereses particulares. Posible
De reconocimiento de un derecho, como la expedición de licencias y/o permisos.
No.
Análisis Posibilidad de materialización
Riesgo
Proceso de selección de funcionarios inadecuado (sersaber).
24
2
Imposibilitar el otorgamiento de un trámite-servicio.
Deficiencia en los controles de los procedimientos y flujos de información.
Correctiva (Plan de Contingencia).
Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.
Aplicar denunc definido /sancio
Preventiva
Reducir
Docum procedi control de trám
Definir otorgam servicio
Posible
Proceso y Objetivo
Identificación
No existen criterios claros para su otorgamiento.
Posible
3
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
Correctiva (Plan de Contingencia).
Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.
Aplicar denunc definido /sancio
Preventiva
Reducir
Realiza posterio (tiempo
I. Componente Anticorrupción
Grucog - Atención al Ciudadano
r el mecanismo de cia y su tratamiento o (investigación ones).
Registros del procedimiento.
mentar e implementar imientos y puntos de l de recepción y gestión mites.
Procedimientos documentados.
Submerc
r el mecanismo de cia y su tratamiento o (investigación ones).
Registros del procedimiento.
Glemar y Grudhu
ar evaluaciones ores al otorgamiento os de respuesta).
N/A
15/ 05/ 2013
15/ 05/ 2013 Criterios definidos.
Definir tipos de evaluación.
Submerc
Procedimientos documentados o actualizados/procedimientos pendientes de documentar/actualizar. Pruebas de vulnerabilidad aplicadas a funcionarios/Total de funcionarios que intervienen en trámites.
Modelo de Atención al Cliente.
No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas.
Procedimientos documentados o actualizados/procedimientos pendiente de documentar/actualizar.
Criterios para otorgamiento de trámites y servicios.
Termino
No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas. N/A
criterios para el miento de cada trámite / o.
15/ 05/ 2013
Submerc y Gplad
15/ 05/ 2013
Glemar y Grudhu
31/ 08/ 2013
Modelo de Atención al Cliente.
31/ 08/ 2013
r un Modelo de Atención nte.
31/ 12/ 2013
Submerc
N/A
Resultados de pruebas.
31/ 08/ 2013
funcionarios (cargos) ervienen en la ción del trámite y aplicar os de seguridad y pruebas nerabilidad aleatorias.
Submerc y Gplad
31/ 08/ 2013
Procedimientos documentados.
Indicador
N/A
mentar e implementar imientos y puntos de l de recepción y gestión mites.
31/ 08/ 2013
Responsable
Inicio
Entregable
15/ 05/ 2013
Acciones
Seguimiento
15/ 05/ 2013
Tiempo promedio de duración del trámite/tiempo planeado para la duración del trámite.
25
No.
Intereses particulares.
Ofrecer beneficios econรณmicos para acelerar la expediciรณn de un trรกmiteservicio o para su obtenciรณn sin el cumplimiento de todos los requisitos legales.
Valorizaciรณn
Administraciรณn del riesgo
Preventiva
Reducir
Deficiencia en los controles. Intereses particulares. Preventiva
4
Deficiencia en los controles.
Trรกfico de influencias, (amiguismo, persona influyente).
Falta de canales de comunicaciรณn.
5
Falta de informaciรณn sobre el estado del proceso del trรกmite al interior de la Entidad.
Plan Anticorrupciรณn y de Atenciรณn al Ciudadano Dimar 2013
Reducir
Documenta procedimie control de trรกmites.
Implement de cultura de servicio
Sistemas de informaciรณn con deficiencia de datos.
Sistemas de informaciรณn con deficiencia de datos.
Realizar ev al otorgam respuesta).
Aplicar el m denuncia y (investigaci /sanciones)
No definiciรณn de requisitos.
Proceso de selecciรณn de funcionarios inadecuado (ser-saber).
Accio
Tipo de control
Posible
De reconocimiento de un derecho, como la expediciรณn de licencias y/o permisos.
3
Descripcciรณn
Posibilidad de materializaciรณn
Causas
Medidas de mitigaciรณn
Posible
Riesgo
Proceso de selecciรณn de funcionarios inadecuado (ser - saber).
26
Anรกlisis
Diseรฑar un cliente.
Correctiva (Plan de Contingencia).
Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.
Aplicar el m denuncia y (investigaci /sanciones)
Preventiva
Reducir
Diseรฑar un cliente.
Correctiva (Plan de Contingencia).
Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.
Aplicar el m denuncia y (investigaci /sanciones)
Posible
Proceso y Objetivo
Identificaciรณn
I. Componente Anticorrupción
Formular y ejecutar el Programa de Cultura Organizacional (I fase).
n modelo de atención al
Modelo de Atención al Cliente.
mecanismo de y su tratamiento definido ión ).
Registros del procedimiento.
n modelo de atención al
Modelo de Atención al Cliente.
mecanismo de y su tratamiento definido ión ).
Registros del procedimiento.
Grudhu
Grucog Atención al Ciudadano Glemar y Grudhu
Grucog Atención al Ciudadano
Glemar y Grudhu
Inicio
Término 31/ 08/ 2013
tar programa de cambio organizacional (cultura o).
Submerc y Gplad
N/A
Procedimientos documentados.
31/ 12/ 2013 31/ 12/ 2013 31/ 12/ 2013
ar e implementar entos y puntos de recepción y gestión de
N/A
Glemar y Grudhu
31/ 12/ 2013
Registros del procedimiento.
Indicador
Tiempo promedio de duración del trámite/tiempo planeado para la duración del trámite.
No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas.
Procedimientos documentados o actualizados/procedimientos pendientes de documentar/actualizar.
Avance de implementación de la fase I del Programa de Cultura Organizacional. Modelo de Atención al Cliente.
No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas.
Modelo de Atención al Cliente.
No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas. N/A
mecanismo de y su tratamiento definido ión ).
15/ 05/ 2013
Submerc
N/A
Definir tipos de evaluación.
valuaciones posteriores miento (tiempos de
15/ 05/ 2013 15/ 05/ 2013 15/ 05/ 2013
Responsable
N/A
Entregable
15/ 05/ 2013
ones
Seguimiento
N/A
27
2. Medidas para mitigar los riegos de corrupción
La Dirección General Marítima, a través de su Sistema de Gestión de la Calidad, tiene implementada la Matriz Integrada de Gestión y Control, cuyo objetivo es incrementar la efectividad de los procesos, mantener controlados los riesgos estratégicos y realizar seguimiento permanente a los puntos de control establecidos en cada proceso de la Entidad.
28
La Entidad como punto de control a los riesgos de corrupción, mantiene el acompañamiento por parte de Control Interno en el seguimiento y evaluación de los procesos.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
29
30
Plan Anticorrupci贸n y de Atenci贸n al Ciudadano Dimar 2013
II. Componente Antitrámites
C
on fundamento en su direccionamiento estratégico, la Dirección General Marítima Dimar, guía sus esfuerzos hacia la política antitrámites, facilitando el acceso del ciudadano a la Administración Pública. La Entidad continúa demostrando su compromiso en el tema, materializando esfuerzos hacia la simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización de los trámites. Para cumplir este objetivo, Dimar adelanta tareas unificadas en cuatro fases a saber: identificación, priorización, racionalización (de trámites) e interoperabilidad; donde en las tres primeras fases hay un avance significativo; en la cuarta fase se trabaja en las herramientas más apropiadas para interactuar con otras entidades, agilizando los procedimientos y los tiempos de respuesta a los ciudadanos.
1. Estrategia Antitrámites
i. Democratización y control social de la Administración Pública
31 La Política de Servicio al Ciudadano en el Sector Defensa, en sus estrategias y líneas de acción, cita la “racionalización de trámites como herramienta de transparencia en la gestión y de reducción de los factores de riesgo de corrupción en el sector”, definiendo las siguientes acciones antitrámites:
- Documentación y sistematización de los trámites y servicios del sector, evaluación de su racionalidad y de las mejoras y mecanismos de control que puedan implementarse a efectos de reducir los riesgos que atenten contra la eficiencia, la celeridad y la transparencia en la atención y respuesta a la ciudadanía.
- Cumplimiento oportuno al Plan de Simplificación, Racionalización y Estandarización de Trámites presentado por cada una de las fuerzas y entidades del sector al Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).
De este modo, Dimar sigue los lineamientos emanados por el Sector Defensa y trabaja de manera constante en su Plan de Simplificación, Racionalización y Estandarización de Trámites, siendo parte activa del Decreto 0019 de 2012, Ley Antitrámites. Así mismo, hace parte de la segunda etapa de la Cruzada Antitrámites, de acuerdo con los lineamientos emitidos por el DAFP. A continuación se ilustra la Estrategia Antitrámites de la Institución:
II. Componente Antitrámites
Inventario
Grucog
Estrategia Antitrámites
Priorización de trámites a intervenir.
Revisión y selección de los trámites a intervenir.
Listado de trámites a ser intervenidos.
Grucog
Estrategia Antitrámites
Racionalización de trámites.
Intervenir los trámites a ser simplificados, estandarizados, eliminados, optimizados y/o automatizados.
Trámites optimizados.
Grucog
Estrategia Antitrámites
Interoperabilidad. Identificar las entidades Listado de con las cuales se entidades. necesita intercambio de información.
32
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
Grucog
Fecha término 24/ 05/ 2013
Elaborar el inventario de trámites.
No. de trámites.
21/ 06/ 2013
Identificación de trámites.
Indicador
No. de trámites a ser intervenidos/No. total de trámites.
31/ 07/ 2013
Estrategia Antitrámites
No. de trámites racionalizados/ No. de trámites a ser intervenidos.
31/ 12/ 2013
Responsable
27/ 05/ 2013 02/ 05/ 2013
Entregable/ Meta
24/ 06/ 2013
Acciones
Categoría
02/ 05/ 2013
Nombre del Proyecto/ Componente/ Plan
Fecha inicio
Tabla III. Estrategia Antitrámites de la Dirección General Marítima.
No. de entidades.
33
34
Plan Anticorrupci贸n y de Atenci贸n al Ciudadano Dimar 2013
III. Componente Rendición de Cuentas
L
a estrategia para la Rendición de Cuentas de la Dirección General Marítima se orienta hacia la aplicación de herramientas que faciliten el encuentro y reflexión sobre los resultados y la gestión del período, enfocándose en su público objetivo. A continuación se presentan las conclusiones generales del diagnóstico de la Entidad en la rendición de cuentas: Tabla IV. Conclusiones generales del diagnóstico en rendición de cuentas de Dimar.
Información
Diálogo
Se evidencia que a pesar de que se emplea el Portal Marítimo Colombiano y algunos medios de comunicación institucionales, no se da un alcance integral al público.
La Entidad actualmente tiene debilidades en la generación de espacios de diálogo.
Se encuentran publicados los documentos requeridos por la ley en el Portal Marítimo Colombiano.
La Entidad tiene establecido el punto de servicio de atención al ciudadano.
En los casos en que ocurren situaciones Se cuenta con un correo institucional particulares, Dimar emplea los medios y herramientas de interacción con los de comunicación masivos para dar ciudadanos. respuesta oportuna y declarar su posición. Se tienen definidos los procedimientos y filtros que permiten respaldar la calidad de la información publicada. La información se difunde mediante el Portal Marítimo Colombiano y a través de generadores de opinión y contenido en las unidades regionales.
Incentivos
Existen debilidades en herramientas de incentivos internos y externos.
35
Con base en las oportunidades y las debilidades identificadas en la Entidad respecto al proceso de rendición de cuentas, se establecen unas actividades de corto y mediano plazo, de las cuales se han elegido estratégicamente aquellas que se realizarán en 2013. Algunos aspectos de la formulación de esta estrategia consisten en decidir qué componentes de la Rendición de Cuentas (información, diálogo o Tabla V. Estrategia de Rendición de Cuentas de Dimar 2013. Mecanismo Actividad
36
Medio Indicador/Meta de difusión
Fecha límite finalización
Informe de gestión
Publicar el Plan de Acción y GEL 2013 de la Entidad en la web de Dimar.
Sitio web de Dimar.
Cumplimiento fechas publicación Plan de Acción.
30/04/2013
Audiencia pública
Diseñar y ejecutar la estrategia de comunicación de la Entidad que incluya actividades de rendición de cuentas.
Intranet, medios impresos, videoconferencias presencial.
Ejecución estrategia de divulgación sobre rendición de cuentas.
01/12/2013
Audiencia pública
Realizar difusión de la audiencia pública.
Sitio web, medios impresos, cuñas radiales, redes sociales, carteleras, conmutador, mensajes de texto.
No. de personas que recibieron la información/No. de invitados proyectados.
Un mes antes de la fecha de la audiencia pública de Dimar.
Participación en medios electrónicos
Actualizar y reestructurar la consulta Sitio web de de normatividad de la web de Dimar. Dimar.
Medio de consulta normativa actualizado.
01/06/2013
Crear la metodología y los manuales Facebook, Twitter de uso de la Entidad para redes y Youtube - Sitio sociales (Facebook, Twitter y web. Youtube, entre otros).
No. de canales de comunicación activados /No. de canales de comunicación propuestos.
01/11/2013
Audiencia pública
II Fase caracterización de los ciudadanos/caracterización de los intereses de los ciudadanos y sus necesidades de información.
N/A
Documento donde se definen los mensajes que le interesan al público específico de cada audiencia.
01/11/2013
Chat
Implementar el nuevo aplicativo para chat institucional para comunicación con el ciudadano.
Sitio web de Dimar.
Aplicativo implementado.
01/06/2013
Participación en medios electrónicos
Realizar foros virtuales con periodicidad trimestral.
Sitio web de Dimar.
Foros realizados/foros programados.
31/12/2013
General
Consolidar la base de datos con información discriminada de grupos Intranet. de interés relacionados con la misión de la Entidad
Base de datos publicada.
01/12/2013
Dimar en redes sociales
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
III. Componente Rendición de Cuentas incentivos) serán desarrollados en 2013 con el fin de dar cumplimiento a los objetivos del CONPES 3654 de 2010, de acuerdo con los recursos y plazos. La Tabla V presenta la Estrategia de Rendición de Cuentas desarrollada por la Dirección General Marítima para la vigencia en curso:
Responsable Recursos (detallados) (01 funcionario) Humanos Financieros Logísticos Aimac
Aimac
Aimac
Aimac
Aimac
Atención al Ciudadano.
Atención al Ciudadano. Atención al Ciudadano.
Atención al Ciudadano.
2 funcionarios
3 funcionarios
6 funcionarios
N/A
N/A
N/A
3 funcionarios (Glemar, Gruinco, Aimac)
N/A
2 funcionarios
N/A
4 funcionarios
9 funcionarios
1 funcionario
1 funcionario
N/A
N/A
N/A
N/A
Sitio web de Dimar. Envío de material físico a las unidades.
Información 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Envío de material físico (afiches), coordinaciones con las emisoras de la ARC.
1 2 3 4 5
Sitio web de Dimar.
1 2 3 4 5
Sitio web de Dimar.
Teléfono, internet, correo postal.
N/A
Sitio web de Dimar.
Intranet, teléfono y correo electrónico.
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Diálogo X
Incentivos X
X X X X
X X X
X
X
X X
X
X
X X X
X X
X
X X
X X
X
X
37
Mecanismo Actividad
38
General
Realizar socialización de GEL con los servidores públicos de la sede central, que ingresaron nuevos a la Entidad.
Participación en medios electrónicos
Medio Indicador/Meta de difusión No. de funcionarios participantes/No. de funcionarios invitados.
01/06/2013
Realizar apertura de datos primarios Sitio web de a la ciudadanía (inventario de datosDimar. priorización y plan apertura de datos -documentar y estructurar datos-publicar promocionar datos abiertos).
Desarrollo de apertura de datos.
31/12/2013
General
Realizar capacitaciones virtuales al Intranet, correos personal (sede central) con el programa electrónicos y/o “Prepárese” de Gobierno en Línea, a reuniones. través del Ministerio de las Tecnologías y Comunicaciones.
No. de funcionarios participantes/No. de funcionarios invitados.
01/12/2013
Audiencia pública
Consolidar los registros de las Correo elecrónico. actividades de rendición de cuentas realizadas por las unidades, consideradas como “Audiencias del Mar” 2013: espacio de información, diálogo e incentivos entre la Entidad y la ciudadanía, a través del sistema para la gestión de actividades e informes (foros, mesas sectoriales, reuniones temáticas/ zonales, chats, mensajes de texto, redes sociales).
Consolidación de actividades realizadas.
01/11/2013
Informe de gestión
Publicar el Informe de Gestión de la vigencia de Dimar.
Sitio web de Dimar.
Informe de Gestión publicado.
31/12/2013
Audiencia pública
Solicitar información a las organizaciones sociales y a los ciudadanos sobre temas que requieren ser tratados durante la audiencia (intereses y preocupaciones).
Correo electrónico.
No. de solicitudes de temas a organizaciones sociales (mínimo tres).
Dos meses antes de la fecha de la Audiencia Pública de Dimar.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
Intranet, correos electrónicos y/o reuniones.
Fecha límite finalización
III. Componente Rendición de Cuentas
Responsable (01 funcionario) Humanos Responsable GEL.
Responsable GEL.
Responsable GEL.
Grucog
11 funcionarios
1 funcionario
1 funcionario
10 funcionarios
Recursos (detallados) Financieros Logísticos N/A
N/A
N/A
N/A
Sito web de Dimar y Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Sito web de Dimar.
Sito web de Dimar y Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Información
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
Gplad
2 funcionarios
1 funcionario
N/A
N/A
Incentivos
X X X
X
X
X
X X X
Sistema para la gestión de actividades e informes.
39 1 2 3 4 5
Gplad
Diálogo
Sito web de Dimar. Correo electrónico de Dimar.
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
X X
X
X
X
X X X X
Mecanismo
Actividad
Medio Indicador/Meta de difusión
Fecha límite finalización
Audiencia pública
Coordinación y alistamiento de Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.
Correo electrónico.
Instrucciones y ejecución de las mismas.
Fecha de audiencia pública de Rendición de Cuentas de Dimar
Audiencia pública
Divulgar y publicar en la web el informe de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, incluyendo la evaluación del proceso de Rendición de Cuentas y sus resultados.
Sitio web de Dimar.
Informe de resultados de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.
Quince días posterior a la fecha de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Dimar
Participación en medios electrónicos
Publicar avance trimetral de los indicadores del Plan Estratégico de Desarrollo, posterior a la RAE respectiva.
Sitio web de Dimar.
Publicaciones realizadas /publicaciones programadas (3).
31/12/2013
Participación en medios electrónicos
Publicar proyectos de inversión 2013.
Sitio web de Dimar.
Documento publicado.
15/05/2013
General
Definir y/o actualizar el SIMEC-Software de procedimiento y formatos Calidad de Dimar. relacionados con la Rendición de Cuentas de la Entidad, basados en el CONPES 3654 de 2010.
Nueva versión de los documentos.
31/12/2013
Participación en medios electrónicos
Publicar Plan de Mejoramiento Institucional 2013.
Sitio web de Dimar.
Documento publicado.
15/05/2013
Procedimiento de inducción
Incluir en la inducción del personal los temas de rendición de cuentas y vocación de servicio como servidores públicos.
Presencial, herramienta de inducción.
Presentación de generalidades de rendición de cuentas.
31/12/2013
40
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
III. Componente Rendición de Cuentas
Responsable (01 funcionario) Humanos Gplad
Gplad
Gplad
Gplad
5 funcionarios
5 funcionarios
1 funcionario
Recursos (detallados) Financieros Logísticos N/A
N/A
N/A
2 funcionarios N/A
Gplad
Grucoi
Grudhu
2 funcionarios (Grucog -Gplad)
N/A
1 funcionario
N/A
1 funcionario
Adquisición herramienta de inducción
Cámara de video, video beam, refrigerio, computador, micrófono, auditorio, papelería. sitio web de Dimar.
sitio web de Dimar.
sitio web de Dimar.
Intranet.
sitio web de Dimar.
Intranet.
Información
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
Diálogo
Incentivos
X X X
X X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
41
42
Plan Anticorrupci贸n y de Atenci贸n al Ciudadano Dimar 2013
43
44
Plan Anticorrupci贸n y de Atenci贸n al Ciudadano Dimar 2013
IV. Componente Atención al Ciudadano
1. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano i. Democratización y control social de la Administración Pública
Para dar cumplimiento a la normatividad vigente referente al Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano, la Autoridad Marítima Nacional ha trazado un plan de acción de implementación de la Política de Servicio de Atención al Ciudadano-Dimar, que tiene por objeto optimizar los canales de atención y generar un acercamiento con la comunidad marítima. De esta forma, en 2011 Dimar emitió la Directiva Permanente 00015 Servicio de Atención al Ciudadano-Cliente, que tiene por objeto “impartir lineamientos para la coordinación y articulación del Servicio de Atención al Ciudadano-Cliente en la Dirección General Marítima, con el fin de garantizar la adecuada prestación del servicio a los requerimientos que solicita la comunidad marítima en general”. Los siguientes son los canales de atención al servicio de la ciudadanía, con el fin de generar un mayor acercamiento y mejorar la atención con el usuario:
- Atención telefónica a través del conmutador de la sede central en Bogotá (+5) (1) 220 04 90 o en cada una de sus unidades regionales. - Atención presencial en su sede central en Bogotá (Carrera 54 # 26-50 CAN) o en cada una de sus unidades regionales. - Línea Anticorrupción gratuita nacional 01-8000-911670. - Sitio web: Portal Marítimo Colombiano (www.dimar.mil.co). Actualización permanente. - Correo electrónico (dimar@dimar.mil.co – contactenos@dimar.mil.co). - Buzón de sugerencias (con ubicación en todas las unidades regionales). - Correo postal, oficina de registro y correspondencia en la sede central en Bogotá (Carrera 54 # 26-50 CAN) o en cada una de sus unidades regionales. - Audiencias públicas y ejercicios de rendición de cuentas. - Mensajes de texto a móviles.
Dimar ha designado en cada una de sus unidades regionales un ‘Gestor de Servicio’, que tiene como fin generar un lazo de cercanía con la comunidad marítima, permitiendo así recoger de manera nacional las nociones que tiene la ciudadanía en relación al servicio prestado por la Entidad, generando oportunidades de mejora que permitan en un corto plazo fortalecer el Sistema de Servicio de Atención al Ciudadano.
45
Tabla VI. Plan de Atención al Ciudadano Dimar 2013.
Nombre del Proyecto Componente / Plan
46
Categoría
Acciones
Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
Desarrollo institucional para el servicio al ciudadano.
Caracterización, análisis y priorización de los trámites y servicios de la Entidad.
Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
Desarrollo institucional para el servicio al ciudadano.
Gestionar promoción y divulgación de la Entidad conforme a las necesidades de la misma para comunicar al ciudadano, en materia de trámites y servicios.
Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
Desarrollo institucional para el servicio al ciudadano.
Gestionar con la divulgación y promoción de los datos abiertos publicados en el Portal Marítimo Colombiano para los ciudadanos (zona de consultas y descargas).
Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos.
Gestionar la creación del programa de capacitación y sensibilización acerca de la cultura del servicio al interior de la Entidad.
Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
Fortalecimiento de los canales de atención.
Actualizar los protocolos de atención, la Política de la Entidad de Servicio al Ciudadano y la Directiva Permanente No. 00015 de 2011, Servicio de Atención al Ciudadano, de acuerdo con las herramientas del nuevo Portal Marítimo Colombiano y conforme a las nuevas tendencias del Estado en la materia.
Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
Fortalecimiento de los canales de atención.
Gestionar divulgación y promoción de los canales de atención de la Entidad.
Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
Fortalecimiento de los canales de atención.
Elaborar la estrategia de participación por medios electrónicos (consulta para la solución de problemas).
Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
Fortalecimiento de los canales de atención.
Definir el esquema de atención por múltiples canales (trámites y servicios en línea).
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
IV. Componente Atención al Ciudadano
Entregable / Meta
Responsable
Fecha inicio
Fecha finalización
Indicador
Trámites caracterizados.
Grucog
03/03/2013
31/10/2013
No. trámites caracterizados/No. trámites identificados.
Informe campañas de promoción y divulgación.
Grucog
01/02/2013
13/12/2013
No. informes entregados/No. informes programados.
Informe campañas de promoción y divulgación.
Grucog
01/02/2013
13/12/2013
No. informes estregados/No. informes programados.
Programa de capacitación y sensibilización acerca de la cultura del servicio al interior de la Entidad.
Grucog
01/10/2013
13/12/2013
Programa presentado.
Protocolos de atención actualizados.
Grucog
01/02/2013
30/04/2013
No. documentos actualizados /No. documentos programados para actualización.
Informe campañas de promoción y divulgación.
Grucog
01/02/2013
13/12/2013
No. informes entregados/No. informes programados.
Estrategia de participación.
Grucog
03/03/2013
15/07/2013
Estrategia formulada.
Esquema de atención múltiple.
Grucog
04/06/2013
31/10/2013
Estrategia formulada.
47
Bibliografía COLOMBIA. Presidencia de la República. Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano. 24 pp. COLOMBIA. Congreso de la República. Ley 1450 de 2011. 16 de junio de 2011. Ley de Expedición del Plan Nacional de Desarrollo 2011–2014. Diario Oficial No. 48.102. Bogotá D.C. 16 de junio de 2011. COLOMBIA. Congreso de la República. Ley 1474 de 2011. 12 de julio de 2011. Ley por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Diario Oficial No. 48.128. Bogotá D.C. 12 de julio de 2011. COLOMBIA. Departamento Administrativo de la Función Pública. Guía para la Rendición de Cuentas de la Administración Pública a la Ciudadanía. Bogotá D.C. 2005. ISBN: 958-8125-46-4. 20 pp.
48
COLOMBIA. Departamento Administrativo de la Función Pública. Guía para la Racionalización de Trámites. ISBN: 978-958-8125-58-9. 35 pp.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013
49