POLÍTICAS
INSTITUCIONALES 2015 Consolidemos nuestro país marítimo
CONTENIDO PRESENTACIÓN Y CONTEXTO.........................................................................................................................2 1. CONCEPTO BÁSICO PARA EL DESARROLLO DE LA GESTIÓN DE DIMAR..........................................................3 SEGURIDAD INTEGRAL MARÍTIMA (SIM)..........................................................................................3 2. ORGANIZACIÓN, OPERACIÓN DE LA ENTIDAD Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO........................................4 A.GESTIÓN CON ENFOQUE REGIONAL................................................................................................4 B. SERVICIO AL USUARIO DEL SECTOR MARÍTIMO..............................................................................4 C. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES (TIC).............................................4 D. SERVICIO HIDROGRÁFICO NACIONAL (SHN) E INVESTIGACIÓN.....................................................5 E. PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD..............................................5 F. FUNCIONARIOS DE DIMAR: PERFIL GENERAL, CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO..............................6 3. RELACIONES EXTERNAS DE DIMAR............................................................................................................7 A. RELACIONES INTERNACIONALES (REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR)...............................................7 B. RELACIONES INTERINSTITUCIONALES (REPRESENTACIÓN Y DEFENSA EXTERNA DE LA ENTIDAD).........7 C. COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS.................................................................................................8
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PRESENTACIÓN Y CONTEXTO La Autoridad Marítima Colombiana establece las siguientes directrices de actuación para el desarrollo de todos los asuntos que le competen, en los niveles interno y externo de la organización. Estas políticas determinan los parámetros de gestión de todos y cada uno de los funcionarios de la Institución, y deberán ser observadas y evidenciadas en las acciones diarias de Dimar.
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Para dicha observancia se debe tener presente que la Entidad ha hecho una revisión de su estrategia institucional, consolidándose el Plan Estratégico de Desarrollo de Dimar (PED 2030); el cual, además de haber ampliado su horizonte de actuación al año 2030, conjugó los resultados de ejercicios incluyentes y participativos de funcionarios y usuarios del sector marítimo, tuvo en cuenta los desafíos y obligaciones internacionales que tiene hoy Colombia, determinó unos valores organizacionales y redimensionó su Misión, Visión e Intención en su calidad de Autoridad Marítima Nacional. En este orden de ideas, para lograr la materialización del PED 2030, la prioridad de Dimar es trabajar continuamente para hacer realidad el portafolio de proyectos de la Entidad, compuesto por cinco líneas de inversión: (i) Fortalecimiento Institucional, (ii) Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para el ejercicio de la Autoridad Marítima, (iii) Seguridad Integral Marítima, (iv) Adquisición y Mejoramiento de la Infraestructura Física Especial para la Seguridad Integral Marítima y Fluvial, y (v) Desarrollo de la Investigación Marítima y Fluvial. Esta materialización será posible si se realiza una observancia permanente del cumplimento de los objetivos estratégicos de la Entidad y de las presentes políticas institucionales.
Vicealmirante Pablo Emilio Romero Rojas Director General Marítimo
1. CONCEPTO BÁSICO PARA EL DESARROLLO DE LA GESTIÓN DE DIMAR Se deberá entender que para el cumplimiento de las determinaciones estratégicas y de las políticas institucionales es preciso contar con la claridad, interiorización e implantación del concepto Seguridad Integral Marítima (SIM) en todas y cada una de las actuaciones de Dimar.
SEGURIDAD INTEGRAL MARÍTIMA (SIM) Concepto que hace referencia a la gestión conjunta entre la Autoridad Marítima, los usuarios del sector y las entidades involucradas; dirigida a minimizar el riesgo para el hombre y el medio, derivado del desarrollo de las actividades marítimas, con un enfoque transversal que recoge aspectos como: infraestructura, normas, conocimiento, idoneidad, procesos y procedimientos, seguridad náutica, seguridad de la vida humana en el mar, protección del medio marino, seguridad de la gente de mar, protección marítima y seguridad jurídica en términos marítimos. La SIM será siempre el eje de acción para la planeación, desarrollo, evaluación y determinación de instrucciones, planes, programas y proyectos de la Institución. Todos los funcionarios de Dimar deben interiorizar este concepto y reflejar en su desempeño el aporte a la materialización de la seguridad integral del territorio y de las actividades marítimas, lo cual redundará en el desarrollo y fortalecimiento del país y de su sector marítimo.
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2. ORGANIZACIÓN, OPERACIÓN DE LA ENTIDAD Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO A. GESTIÓN CON ENFOQUE REGIONAL
Dimar orientará sus esfuerzos en lograr alta eficiencia en trámites y servicios descentralizados, a partir de un enfoque regional de su gestión. Los procesos de apoyo y gerenciales trabajarán en función de cumplir la misión de la Entidad. En este sentido, será labor continua verificar la eficiencia y calidad de los productos y gestiones que estos desarrollen, a fin de brindar soporte, seguridad, confianza y oportunidad a los procesos y dependencias misionales.
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Los tiempos de atención y la calidad de las respuestas a los usuarios internos y externos serán materia de continuo seguimiento por parte de la Entidad, y objetivo primordial de los funcionarios, bajo el enfoque de acuerdos de nivel de servicios. La facilitación, simplificación, armonización y racionalización de trámites de Dimar serán prioridad de la Entidad en general. B. SERVICIO AL USUARIO DEL SECTOR MARÍTIMO
El usuario del sector marítimo, nacional o extranjero, constituye la razón profesional de ser de todos y cada uno de los funcionarios de Dimar. Su conocimiento, necesidades, aspiraciones, requerimientos, inquietudes y sugerencias serán materia de continuo seguimiento, estudio, y atención eficiente y efectiva por parte de los servidores públicos de la Dirección General Marítima. Lo anterior se constituye como aporte fundamental al desarrollo nacional por parte de la Entidad.
C. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LAS
COMUNICACIONES (TIC)
La utilización y modernización permanente de la plataforma tecnológica que soporta la información y comunicaciones de Dimar serán materia de especial atención y seguimiento. El uso de aplicativos misionales y de apoyo tendrá como finalidad agilizar, facilitar y simplificar los procesos, procedimientos y/o trámites, con miras a prestar un oportuno acceso y asesoría, tanto a los usuarios internos como externos de la Institución. La evidencia y trazabilidad de la gestión institucional serán mandatorias y estarán enmarcadas bajo la Política de Seguridad Informática de Dimar, garantizando la disponibilidad, confidencialidad, integridad y no repudio de la información.
Cada uno de elementos que conforman las tecnologías de información y comunicaciones de Dimar serán objeto de alineación estratégica, y no se generarán elementos o herramientas independientes que no obedezcan a la articulación y arquitectura empresarial de la Entidad y a los parámetros de ciberseguridad y ciberdefensa establecidos por el Estado colombiano.
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SERVICIO HIDROGRÁFICO NACIONAL (SHN) E
INVESTIGACIÓN
El Servicio Hidrográfico Nacional es un elemento del Estado que genera productos de alto nivel técnico para la toma de decisiones estratégicas de Colombia, y para el adecuado conocimiento del territorio marítimo nacional. La investigación que desarrolle la Entidad tendrá como propósito suministrar insumos de carácter científico, económico, social, legal y técnico, en las diferentes materias que atiende Dimar y que requieran el sector marítimo y el Estado para la toma de decisiones estratégicas. E.
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL GESTIÓN DE LA ENTIDAD
Y SISTEMA DE
Todos los proyectos, iniciativas, gestiones e ideas de los funcionarios de la Entidad deberán ser canalizados a través del Grupo de Planeación de Dimar, que a partir de la metodología correspondiente, asesorará, dirigirá y desarrollará estas incitativas, como articulador interno de la planeación de la Institución y principal garante de la alineación estratégica institucional. El sistema de gestión de la Entidad permeará todos los procesos, procedimientos y actividades de Dimar, bajo un enfoque preventivo y de calidad, conforme a principios de eficiencia, efectividad y eficacia. Los productos generados por los procesos y procedimientos institucionales deben ser reflejo de las normas y recomendaciones internacionales y nacionales en materia técnica marítima, y muestra de alto grado de profesionalismo.
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F. FUNCIONARIOS DE DIMAR: PERFIL GENERAL, CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
El funcionario de Dimar será una persona que se prepara constantemente y se interesa por ser un funcionario integral; actualizado en temas económicos, políticos, sociales, culturales, legales y técnicos que tengan connotación marítima. La Autoridad Marítima Nacional contará con funcionarios respetuosos, honestos y leales. Estos valores personales se verán reflejados en la gestión diaria de sus labores, y en especial manteniendo un constante cuidado de la información que maneja y suministra. Los funcionarios de Dimar serán permanentemente sometidos a evaluaciones de competencia acerca de los temas que desarrollan, a fin de evidenciar en su trabajo los valores organizacionales de rigor técnico, servicio, liderazgo y confianza, determinados en la estrategia institucional Plan Eestratégico de Desarrollo 2030 (PED 2030). La capacitación y entrenamiento que brindará Dimar a sus funcionarios se encauzará única y exclusivamente a temas que potencien las capacidades y conocimientos ya adquiridos, a fin de desempeñarse mejor en sus puestos de trabajo.
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Los funcionarios de Dimar estarán comprometidos con los cambios institucionales; y aportarán con actitud y asertividad a una benéfica comunicación interna y consolidación de una cultura organizacional que genere un óptimo bienestar interno, y que impacte y se refleje en la imagen externa de la Entidad.
3. RELACIONES EXTERNAS DE DIMAR Habida cuenta la activa y variada interrelación de Dimar con entidades del orden nacional e internacional, de carácter tanto público como privado, se requerirá de la observancia de los siguientes criterios: A. RELACIONES INTERNACIONALES
(REPRESENTACIÓN EN EL EXTERIOR)
Las relaciones internacionales que desarrolle Dimar estarán acordes con la política exterior colombiana, los planes estratégicos de los organismos internacionales con los que hay sinergia permanente, los compromisos adquiridos por el país y, fundamentalmente, con los objetivos estratégicos de Dimar. En tal sentido, la representación de Dimar en el exterior contará, desde el momento de su planeación, con una intención de perseguir los intereses y objetivos estratégicos institucionales. Será deber del funcionario que representa a la Entidad realizar su máximo esfuerzo para lograr los propósitos encomendados. Dimar asistirá a aquellos eventos, organizaciones, reuniones y demás escenarios que, evaluados previamente, se decida son prioritarios, importantes y trascendentes para la gestión institucional y para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos. La representación en el exterior de la Autoridad Marítima Nacional será realizada por funcionarios designados debido a sus conocimientos, competencias, experiencia, compromiso, idoneidad y manejo especializado del tema asignado. Será verificable el desempeño en el exterior, el manejo del tema institucionalmente, la retroalimentación de conocimientos y las experiencias adquiridas acuerdo requerimientos de la Entidad; así como la continuidad que el funcionario dé al tema, asegurando la generación de conocimiento.
B. RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
(REPRESENTACIÓN Y DEFENSA EXTERNA DE LA ENTIDAD) Todo tipo de acercamiento y relación externa de los funcionarios de la Dirección General Marítima debe estar enmarcado en la consecución de los objetivos estratégicos de la Entidad, consignados en el PED 2030. En el mismo sentido, la representación de la Entidad por parte de sus funcionarios obedecerá a los presentes lineamientos y a la agenda de relaciones externas que tienen como objetivo concretarse y desarrollarse a fin de dar cumplimiento a la misión y contribuir a la visión de Dimar. En tal sentido, la Entidad hará seguimiento a su agenda de relaciones externas, la cual deberá ser acatada y documentada por cada uno de los funcionarios.
Organización Marítima Internacional
Asociación Internacional de Señalización Marítima
Asociación Mundial de Infraestructuras del Transporte Acuático
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C. COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS
Será prioritario y permanente para la Entidad hacer de sus comunicaciones acciones de carácter íntegramente estratégico. Se deberá hacer una continua observancia del entorno y evaluación de los campos en que se debe intervenir, la forma de hacerlo, y las herramientas y el lenguaje a utilizar.
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En toda situación se gestionará previamente cada acción frente a los medios de comunicación. En general, toda labor externa que conlleve la función de comunicar tendrá como único propósito posicionar a Dimar como la Autoridad Marítima Nacional, en los escenarios nacionales e internacionales, de acuerdo con los objetivos estratégicos del PED 2030. En este sentido, las comunicaciones externas serán producto de un diseño previo, con el fin primordial de dar cumplimiento a la obligación institucional de informar. Siempre se evaluará su impacto. En su totalidad, los mensajes de carácter institucional deben estar enmarcados en los valores de veracidad, transparencia, objetividad, pertinencia y oportunidad. La reputación y buen nombre de Dimar serán materia de continua salvaguardia y defensa ordenada, argumentada, asertiva y respetuosa de las diferencias.
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