SISTEMA DE GESTﾃグ DOCUMENTAL (SIGED) - perﾃｭodo de testes -
Sistema de Gestão Documental • Agenda – Antigo sistema de Gestão Documental no IPMA: histórico e situação atual – Objetivos e benefícios da nova plataforma de Gestão Documental – Conformidade com os requisitos do MEF e do MIP – Iniciar a nova plataforma de Gestão Documental: SIGED – SIGED: apresentação geral do sistema e suas funcionalidades básicas – Processos mais comuns – Demonstração
A antiga solução • Principais marcos – julho 2008: utilizadores do expediente, dirigentes e seus apoios administrativos; – julho 2009: despacho do Conselho Diretivo tornando obrigatório registar e tramitar toda a documentação externa no sistema; – 2010: uso generalizado do sistema também para toda a documentação gerada internamente no Instituto.
• Limitações e problemas – ambiente tecnológico obsoleto; – críticas de complexidade e de falta de eficiência no uso da aplicação.
Objetivos da Gestão Documental • desmaterializar processos/documentos: – digitalizar, 'upload‘, integrar com correio eletrónico;
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organizar, consultar e arquivar documentos; facilitar o trabalho dos utilizadores; melhorar os processos de negócio do IPMA; reduzir substancialmente a circulação de papel; incrementar a produtividade; obter conformidade com o MEF e o MIP
MEF – Macro Estrutura Funcional • O que é – MEF: representação conceptual de funções desempenhadas por organizações do setor público, concebida para servir de quadro de apoio à elaboração de planos de classificação funcionais.
• Classificação de documentos: 1) necessidade de cumprimento do plano arquivístico de classificação da Macro Estrutura Funcional com os seus campos de classificação próprios – igual para toda a AP; 2) campos de classificação definidos pelo IPMA para otimizar a pesquisa dos documentos.
MEF – Macro Estrutura Funcional
MIP – MetaInformação para a Interoperabilidade • O que é – MIP: elementos de metainformação descritiva cujo objetivo primário é prover a interoperabilidade entre organismos ao nível da utilização, gestão e acesso a recursos informativos.
• Classificação de documentos: – Necessidade de cumprimento do esquema de Meta Informação para a Interoperabilidade com os seus campos de classificação próprios. – Campos obrigatórios para o SIGED cumprir os pressupostos do MIP: tipologia documental, produtor, idioma, formato de dados,… Apenas foi necessário acrescentar o campo Idioma. Restantes campos obrigatórios do MIP existiam por defeito no SIGED.
Integração com ERP Primavera SIGED faz importação das Entidades existentes no PRIMAVERA, podendo criar as suas próprias, se necessário
SIGED – link de acesso (Testes)
As credenciais de acesso ao SIGED são as mesmas que servem para autenticação na intranet
SIGED – ecrã de Tarefas Pendentes
Ao entrar na aplicação, o ecrã inicial é o das Tarefas Pendentes.
Processos mais comuns • Inserção de documento (interno) com circuito ad-hoc e encaminhamento • Inserção de documento usando o circuito de renovação de bolsas e o template • Pesquisar documentos utilizando diversos critérios • Tratamento de email vindo do exterior (entrada de documento externo) • Tratamento de email para o exterior (saída de documento externo)
Circuito 'ad-hoc' (1/6) sem etapas prĂŠ-definidas
Circuito 'ad-hoc' (2/6)
Circuito 'ad-hoc' (3/6)
Circuito 'ad-hoc' (4/6)
Circuito 'ad-hoc' (5/6)
Circuito 'ad-hoc' (6/6)
Criação de circuitos pré-definidos (1/7)
Criação de circuitos pré-definidos (2/7)
Criação de circuitos pré-definidos (3/7)
Criação de circuitos pré-definidos (4/7)
Criação de circuitos pré-definidos (5/7)
Criação de circuitos pré-definidos (6/7)
Criação de circuitos pré-definidos (7/7)
Pesquisar documentos (1/2)
Pesquisar documentos (2/2)
Tratamento de e-mail vindo do exterior
Tratamento de e-mail para o exterior
Monitorizar caixa de correio de SaĂdas