Automação e otimização de processos em multinacional alimentícia - pág

Desde de fevereiro de 2021, a Blueshift vem automatizando processos de negócios de um grande cliente do ramo de alimentos, permitindo que o cliente revolucione suas operações com a implantação de tecnologias disruptivas capazes de ampliar a produtividade e qualidade nas áreas de negócio através do aumento de performance e redução de custos.

Nossa atuação se refere, principalmente, a 3 diferentes áreas de negócio (contabilidade, contratos e fechamentos e operações fiscais) e ainda está em andamento. Mesmo assim, já foi possível ver resultados positivos desde os primeiros meses de projetos nessas áreas que ainda possuíam muitas tarefas manuais, principalmente em planilhas e extrações de dados de sistema ERP.

Processos manuais e arcaicos foram o desafio encontrado no desdobramento do projeto em contabilidade. Os processos englobavam dados de mais de 20 diferentes subsidiárias do grupo, e além do time interno, a multinacional conta com um terceiro para auxiliar, ou seja, além dos riscos de um processo manual, os processos ainda denotavam muitos pontos de contato, aumentando as chances de erros, demora na entrega e informações cruzadas.

Ao todo, a equipe de RPA encontrou 10 processos contábeis que poderiam ser otimizados, dentre eles, o uso contínuo de extrações de banco de dados e planilhas para manipulação manual dos dados. A área de negócio não tinha acesso direto a consultas em Banco, lançando mão do time de TI para usar scripts em aplicação desktop para baixar os dados necessários, levando horas, o que nos fez sugerir melhorias de arquitetura além da otimização dos processos através do RPA.

Paolo Noguera,

Head de RPA da BlueShift Brasil

Trabalhando desde as entrevistas do processo, mapeamento e otimização, conseguimos traduzir os processos melhorados para o desenvolvimento e implantação de soluções robóticas com todas as consultas seguras e sem impacto, diretamente no banco de dados, sem a demanda de outros departamentos.

Em paralelo, a solução ainda contou tratativas não mais em planilhas, mas sim em um Banco de Dados novo, garantindo que não ocorresse nenhum impacto nos fluxos de dados já existentes do ERP. Todas as regras de negócio passaram a ser tratadas pelos trabalhadores digitais, sem a necessidade de manipulação direta dos dados, eliminando qualquer possibilidade de erro, reduzindo custos com terceiros e cortando tempos entra o dado e a tomada de decisão.

Os ganhos na contabilidade foram de 283 horas no ano, gerando aumento da produtividade, mitigação de erros, otimização do banco de dados e redução de até 98% no tempo de execução dessas tarefas.

Continuamos dentro dessa área de negócio mapeando e automatizando outros processos, a fim de garantir a transformação digital da área contábil com redução de custos e mitigação de erros.

Em contratos e fechamentos o desafio foi mais complexo, uma vez que o cliente não tinha total conhecimento da natureza de suas operações contando também com um terceiro para auxílio. Desta forma, a equipe da Blueshift iniciou o processo de acompanhamento e desenvolvimento das documentações como parte do time do cliente (Process Owner), levando cerca de 2 meses para conseguir destrinchar e mapear todas as nuances dos processos envolvidos. Além

da falta de entendimento, didática exclusiva da operação, interface limitada e alto nível de reprocessamento de informações, estes processos de liquidação de notas de eventos comerciais, fechamento de verbas provisionadas e operações de controladoria precisaram de muito jogo de cintura do time de processos.

Os retornos da automatização destes processos vieram através da padronização utilizando os robôs digitais, trazendo agilidade nas operações, diminuindo o tempo entre as entradas e as respostas dos processos, definindo estruturas claras e documentadas, mapeando e mitigando riscos e erros, além de melhoria na comunicação e devolução do controle do processo ao cliente, trazendo mais assertividade e confiabilidade nas entregas da operação.

A multinacional precisava de automatização nas operações fiscais, devido à alta demanda de liberação de logística, como a entrada e saída de caminhões e autorizações e liberações de carga e descarga. Nesse caso, a empresa também não tinha total domínio da operação e foi necessário todo o trabalho do time de processos desde o início.

Primeiro, foi necessário analisar e registrar todas os passos e exceções da operação, para então ser viável a integração comum novo sistema que foi adquirido para agilizar as operações logísticas.

Além da parte de entendimento e documentação, foram avaliadas todas as possibilidades para melhorias das operações, já que todas as tratativas manuais eram recebidas através de e-mails, sendo impossível rastrear suas origens de forma ágil para garantir auditoria e segurança dos processos.

A automação dos processos possibilitou que esses dados fossem armazenados e tratados em um banco de dados, subtraindo as possibilidades de erro, assim como transformou a demanda via e-mail em integração via API, transformando as regras de negócios falhas por regras fixas e mais seguras.

Boa parte dos processos acima já foram entregues parcial ou completamente, enquanto alguns projetos mais novos, iniciados em outubro ou novembro, estão com entrega prevista para fevereiro de 2022. Em todas as áreas de negócios, o cliente consegue ver os resultados da otimização gerada pelos trabalhadores digitais, o aumento da performance e a mitigação dos erros, que reduzem custos a cada rodada automatizada.