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Sistema de Gestión de la Propiedad para Hoteles; ¿Sabe qué es el PMS en el negocio hotelero? El sistema de gestión de la propiedad (PMS) es un software operativo ampliamente utilizado por hoteles de cualquier tamaño y estructura. Es una plataforma de gestión en la nube que centraliza y automatiza las operaciones del hotel. A través del PMS (Property Management System en inglés) , se puede comprobar el inventario, reservar habitaciones, controlar la entrada y salida de los huéspedes, y otras características esenciales para las operaciones del hotel. En este sistema hotelero, también es posible controlar las operaciones financieras del hotel, como establecer la tarifa para las temporadas baja y alta y revisar las facturas que hay que pagar y los ingresos que hay que recibir. Dependiendo del sistema, se puede acceder al balance general de ingresos y gastos del hotel, disponible en gráficos o informes de Excel. Este es un resumen básico de lo que es un sistema de gestión de la propiedad en la industria hotelera. En el pasado, esos sistemas de gestión de la propiedad eran las mayores, si no las únicas, inversiones en tecnología hotelera. Hoy en día hay varios proveedores de software en el mercado que permiten a los hoteles independientes, posadas y cadenas más pequeñas competir al mismo nivel de gestión que las grandes empresas hoteleras. 4,5 / 5
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Integración del PMS con los Sistemas de los Hoteles El Sistema de Gestión de la Propiedad en la industria hotelera es el centro de operaciones del negocio. Cualquier otro sistema de apoyo al hotel que tenga la empresa puede integrarse en el PMS, directa o indirectamente, a partir de software de terceros. Con la evolución de las tecnologías disponibles en la industria hotelera, esta integración también puede hacerse con cerraduras electrónicas y sistemas de gestión de la energía. Estos son algunos ejemplos de posibles integraciones con el PMS del hotel:
Motor de reservas y channel manager (CM) Poder controlar tus tarifas en cualquier canal de distribución y en tiempo real evita casos de overbooking y fallos de comunicación entre vendedores y recepción. Las integraciones de motor de reservas + gestor de canales + PMS hacen que todo el proceso de reserva online sea impecable, sin cabos sueltos. Esto significa que si el huésped reserva con una OTA, se actualizará automáticamente en el PMS del hotel. El sistema de gestión de la propiedad del hotel también recibirá otros datos de la reserva, como la información del cliente, los datos de la tarjeta de crédito y otros detalles específicos. Saber dónde y cómo se enteran sus huéspedes hace posible implementar acciones específicas para atraerlos como clientes directos.
Sistema de gestión de ingresos (RMS)
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Un análisis histórico de las reservas es muy importante para entender la previsión de la demanda y los segmentos a los que sirve tu hotel. Este tipo de información es muy utilizada en el Revenue Management (RM) cuando se trabaja con tarifas dinámicas, diferentes para cada segmento/audiencia. Puedes exportar estos datos y procesarlos manualmente por la plataforma PMS, recordando siempre prestar atención a la ley de protección de datos. Dependiendo de la calidad de los datos extraídos, la mejor manera de hacer este análisis es automatizar este proceso mediante la integración del PMS con tu sistema de gestión de ingresos (RMS o Revenue Management System en inglés).
Un Paso más Allá de las Integraciones Tradicionales Cerraduras electrónicas El sistema de gestión de la propiedad para hoteles puede incluso integrarse con modelos de cerraduras electrónicas, ya sean autónomas, a pilas, o cerraduras online e inalámbricas. Estas cerraduras se comunican con el software, lo que permite abrir o bloquear la puerta en función del estado de ocupación de la habitación. De este modo, se tiene un mayor control de todas las entradas y salidas de la habitación.
Gestión de la energía Si la vivienda no tiene instalado un sensor de ocupación, la segunda forma de gestionar el uso de la energía es mediante la integración con un termostato digital y el PMS del hotel, por ejemplo. Esta integración informa automáticamente al dispositivo del estado de ocupación de la habitación y la información es actualizada por la plataforma de gestión de la propiedad.
Sistema de Gestión de la Propiedad Manual y en la Nube En el pasado, el PMS no estaba en la nube, sino que era local. Esto significa que el hotelero compraba el programa y lo instalaba en el ordenador. El problema era que la máquina tenía que respetar ciertos requisitos previos del sistema para ejecutar el 3/5
programa, como los niveles de procesamiento y el espacio en disco. También estaba el problema del mantenimiento. Cada vez que el programa necesitaba alguna actualización o un parche, era necesario instalarlo manualmente, ya fuera por el equipo o por el proveedor. En este último caso, era necesario programar una visita. Con un PMS hotelero en la nube, el software es actualizado automáticamente por el proveedor. Ya no se corre el riesgo de que un problema técnico borre todos los datos del sistema, porque un sistema de gestión de la propiedad en la nube realiza automáticamente una copia de seguridad de la información de las reservas y de los clientes. Esto ahorra tiempo y gastos informáticos. Con una infraestructura simplificada, se puede acceder a un sistema de gestión de la propiedad para hoteles incluso mediante dispositivos móviles como tabletas o smartphones. Tus empleados no necesitan estar «pegados» a la recepción. Eso significa que cuando una habitación está disponible, se envía automáticamente una notificación al teléfono móvil de la gobernanta de hotel, que avisará al empleado responsable de la limpieza de la unidad. Práctico y sencillo, ¿verdad?
Beneficios del PMS en los Hoteles Al centralizar la gestión del front-office del hotel en un sistema en la nube, al que se puede acceder desde cualquier dispositivo electrónico, se gana en productividad, agilidad y eficiencia. Los proveedores de este software hablan mucho de la experiencia del huésped, y de cómo el sistema impacta en su percepción y experiencia de tu marca. Esto sucede porque cuanto más organizada y eficiente es la gestión del hotel, mejor funcionan los procedimientos en el front office. Un equipo más productivo hace más por el cliente y comete menos errores. Además de la satisfacción de los huéspedes, aumenta el bienestar del equipo interno. Brevemente, algunos de los beneficios de optimizar la gestión del hotel con un sistema de gestión de la propiedad son: Evitar errores administrativos. Profesionalizar la gestión del hotel. Integrar todos los departamentos del hotel (gobierno + recepción + F&B). Mejorar la experiencia de los huéspedes. Buscar los datos de los viajeros de forma rápida y sencilla. Agilizar el registro de entrada y salida de los huéspedes. Reducir los costes informáticos Controlar la facturación del hotel. Controlar los gastos e ingresos. 4/5
Automatizar las actualizaciones del sistema en la nube.
Hay varios proveedores de PMS en la industria hotelera. Sin embargo, debes investigar y comparar muchos de los sistemas disponibles en el mercado para que el sistema de gestión de la propiedad elegido sea el que más se acerque a las necesidades particulares de tu negocio. Por ejemplo, si tu hotel tiene varios tipos de habitaciones, como las estándar, las de negocios y las de lujo, sería interesante que el PMS le ofreciera informes sobre cada tipo de habitación. Si la propiedad es una posada u hostal, con pocas habitaciones del mismo tipo, esto no sería una demanda. De todos modos, siempre hay que investigar mucho antes de contratar un nuevo software y hablar con otros colegas del sector que ya utilizan estos sistemas. Invertir en tecnología es fundamental para que los hoteles mantengan responsablemente la salud financiera del negocio.
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