Teclas de desplazamiento por la hoja Excel ¿Qué es y para que sirve? Cuando seleccionemos con el mouse o con las flechas de movimiento alguna celda dentro de la hoja activa del excel, ésta se convertirá en lo que llamaremos celda activa. En la celda activa, se podrán introducir nuevos datos o editar los que ya estén ingresados; la celda activa posee un borde que la rodea distinguiéndola de las demás. Asimismo, para seleccionar varias celdas a la vez simplemente debemos situar el cursor en medio de una celda, dar click en el botón izquierdo del mouse y sin soltarlo, “arrastrar” hacia la dirección deseada. El procedimiento es el mismo que cuando seleccionas un texto en cualquier aplicación del entorno Windows; si se selecciona un conjunto de celdas a la vez, todo ese grupo estará activo.
Para desplazarse a través de las celdas del Excel se puede utilizar alguna de éstas sencillas y conocidas formas: Con las flechas de movimiento del teclado. Con un click en una celda específica. Presionando la tecla F5 y colocando el número de celda donde se desea ir. (ejem: D87)
Sin embargo, existen otras combinaciones que son de gran utilidad cuando se manejan una gran cantidad de datos en el excel. En la siguiente tabla se podrá conocer algunas de ellas para acceder más rápido a una celda. Indicamos teclas importantes de desplazamiento en Excel. Acción Ir hasta el extremo de la región de datos actual Activa la primera celda (columna A) de la fila actual
Teclas a pulsar Ctrl + tecla de dirección
Inicio
Ir a la última celda de la hoja de cálculo
Ctrl + Fin
Desplazarse una pantalla hacia abajo (aprox 25 celdas)
Av Pá•g
Desplazarse una pantalla hacia arriba (aprox 25 celdas)
Re Pág
Desplazarse una pantalla hacia la derecha
Alt + Av Pág
Desplazarse una pantalla hacia la izquierda
Alt + Re Pág
Ir a la siguiente hoja
Ctrl + Av Pág
Ir a la hoja anterior
Ctrl + Re Pág
Escribir datos manualmente en celdas de hojas de cálculo Tiene varias opciones para introducir datos manualmente en Excel. Puede introducir datos en una celda, en varias celdas al mismo tiempo, o en más de una hoja de cálculo a la vez. Los datos que especifique pueden ser números,
texto, fechas u horas. Puede dar formato a los datos de varias formas. Y hay varias opciones que puede ajustar para facilitar la entrada de datos por usted.
Introducir texto o un número en una celda
1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda. 2. Escriba los números o el texto que desee especificar y, a continuación, presione ENTRAR o TAB. Para introducir datos en una nueva línea dentro de una celda, inserte un salto de línea presionando ALT+ENTRAR.
Introducir un número con una coma decimal fija 1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones. En Excel 2007 solo: haga clic en el Botón de Microsoft Office continuación, haga clic en Opciones de Excel.
y, a
2. Haga clic en Avanzadas y, a continuación, en Opciones de edición, active la casilla de verificación Insertar automáticamente un punto decimal. 3. En el cuadro Posiciones decimales, escriba un número positivo para los dígitos situados a la derecha del separador de decimales o un número negativo para los situados a la izquierda del separador. Por ejemplo, si escribe 3 en el cuadro Posiciones decimales y, después, 2834 en la celda, el valor será 2,834. Si escribe –3 en el cuadro Posiciones decimales y, después, 283, el valor será 283000. 4. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda y escriba el número deseado. Esto no afectará a los datos que haya indicado en las celdas antes de seleccionar la opción Número fijo de decimales. Para anular temporalmente la opción Número fijo de decimales, especifique un separador de decimales al escribir el número.
Introducir una fecha o una hora en una celda 1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda. 2. Escriba una fecha o una hora tal como se indica a continuación: o
Para introducir una fecha, use una barra oblicua o un guión para separar los componentes; por ejemplo, escriba 05/09/2002 o 5Sep-2002.
o
Para introducir una hora basándose en un reloj de 12 horas, introduzca la hora seguida de un espacio y, después, escriba a o p tras la hora; por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Excel escribirá la hora como a.m.
Para introducir la hora y fecha actual, presione Ctrl+Mayús+; (punto y coma).
Para introducir una fecha o una hora que permanezcan actualizadas cuando vuelva a abrir una hoja de cálculo, puede usar las funciones HOY y AHORA.
Cuando introduce una fecha o una hora en una celda, aparecen en el formato de fecha u hora predeterminado de su PC o en el formato aplicado a la celda antes de que introdujera la fecha u hora. El formato de fecha u hora predeterminado se basa en la configuración de fecha u hora del cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma (Panel de control, Reloj, idioma y región). Si se ha modificado esta configuración en su PC, las fechas y horas de sus libros que no se hayan formateado usando el comando Formato de celdas se muestran de acuerdo con esta configuración.
Para aplicar el formato de fecha u hora predeterminado, haga clic en la celda que contiene el valor de fecha u hora y presione Ctrl+Mayús+# o Ctrl+Mayús+@.
Modificar la configuración de la Hoja de Cálculo y los formatos de Celda Hay varios parámetros de configuración en Excel que usted puede cambiar para hacer que introducir datos resulte más fácil. Algunos cambios afectan a todos los libros, otros a toda la hoja de cálculo y otros, únicamente a las celdas especificadas. Cambiar la dirección de la tecla ENTRAR Si presiona TAB para introducir los datos en varias celdas de una fila y, después, Entrar al final de dicha fila, la selección se desplaza de manera predeterminada al inicio de la fila siguiente. Al presionar Entrar, la selección se desplaza una celda hacia abajo, mientras que, al presionar TAB, la selección se desplaza una celda hacia la derecha. No puede cambiar la dirección de movimiento de la tecla TAB, pero sí puede especificar una dirección diferente para la tecla Entrar. Si cambia este parámetro, se verán afectados toda la hoja de cálculo, cualquier otra hoja abierta, cualquier otro libro abierto y todos los libros nuevos. 1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones. En Excel 2007 solo: haga clic en el Botón de Microsoft Office continuación, haga clic en Opciones de Excel.
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2. En la categoría Avanzadas, en Opciones de edición, active la casilla Después de presionar Entrar, mover selección y, después, haga clic en la dirección deseada en el cuadro Dirección. Cambiar el ancho de una columna En ocasiones, es posible que una celda muestre #####. Esto puede ocurrir cuando la celda contiene un número o una fecha, y el ancho de la columna no puede mostrar todos los caracteres que requiere su formato. Por ejemplo, suponga que una celda con el formato de fecha "mm/dd/aaaa" contiene 31/12/2015. Sin embargo, el ancho de la columna solo permite mostrar seis caracteres, por lo que la celda mostrará#####. Para ver todo el contenido de la celda con su formato actual, debe aumentar el ancho de la columna.
1. Haga clic en la celda donde desee cambiar el ancho de columna. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.
3. En Tamaño de celda, realice uno de estos procedimientos: o
Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Ajustar ancho de columna.
o
Para especificar un mayor ancho de columna, haga clic en Ancho de columna y, a continuación, escriba el ancho que desea en el cuadro Ancho de columna.
Nota: Como alternativa para aumentar el ancho de una columna, puede cambiar el formato de dicha columna o incluso de una única celda. Por ejemplo, podría cambiar el formato de fecha de tal modo que una fecha se muestre únicamente como mes y día (formato "dd/mm"), como 12/31, o represente un número en un formato científico (exponencial), como 4E+08. Ajustar texto en una celda Puede mostrar varias líneas de texto dentro de una celda realizando un ajuste de texto. El ajuste del texto de una celda no afecta al resto de las celdas. 1. Haga clic en la celda en que desee ajustar el texto. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.
Nota: Si el texto es una única palabra larga, los caracteres no se ajustarán (la palabra no se dividirá); en vez de ello, puede ensanchar la columna o reducir el tamaño de la fuente para ver todo el texto. Si una vez realizado el ajuste no puede ver todo el texto, puede que tenga que ajustar el alto de la fila. En la
ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, dentro de Tamaño de Celda, haga clic en Autoajustar alto de fila. Para obtener más información sobre cómo ajustar el texto, vea el artículo Ajustar el texto en una celda. Cambiar el formato de un número. En Excel, el formato de una celda es independiente de los datos que se almacenan en la misma. Esta diferencia en la visualización puede tener un efecto significativo cuando los datos son numéricos. Por ejemplo, cuando el número introducido está redondeado, solo se redondea el número mostrado. Los cálculos usan el número real almacenado en la celda y no el número formateado que se muestra. Por lo tanto, los cálculos pueden parecer inexactos debido al redondeo en una o más celdas. Una vez escritos los números en una celda, puede cambiar el formato en que se visualizan. 1. Haga clic en la celda que contiene los números cuyo formato desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Formato de número y, después, en el formato que desee.
Para seleccionar un formato de número en la lista de formatos disponibles, haga clic en Más formatos de número y, después, en el formato que desee usar de la lista Categoría.
Dar formato a un número como texto A los números que no deben calcularse en Excel, por ejemplo, los números de teléfono, se les puede dar formato de texto aplicando dicho formato a las celdas vacías antes de escribirlos. 1. Seleccione una celda vacía. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Formato de número y, después, en Texto.
3. Escriba los números que desee en la celda con formato. Los números introducidos antes de aplicar el formato de texto a las celdas deben introducirse de nuevo en las celdas con formato. Para volver a introducir rápidamente los números como texto, seleccione todas las celdas y presione F2 y, después, Entrar.