WWW.VVMA.NL
Een goede bodem voor uw belangen
VVMA Een schone bodembranche: vijf concrete acties om fraude in de bodemketen te voorkomen
Resultaten van de Workshop ‘Signaleren fraude in de bodembranche’ 25 september 2009
Een goede bodem voor uw belangen
INLEIDING Aanleiding Helaas is de bodemadviesbranche de laatste jaren een aantal malen negatief in het nieuws geweest door frauduleus handelen van ondernemingen of het vermoeden van fraude. De VVMA, dé brancheorganisatie voor bodemadviesbureaus, wil absolute prioriteit geven aan het aanpakken en voorkomen van fraude. Immers, in extreme gevallen kunnen onjuiste bodemrapportages ingegeven door fraude zelfs de volksgezondheid in gevaar brengen. Individuele bedrijven kunnen te maken krijgen met oneerlijke concurrentie van branchegenoten die het niet zo nauw nemen met de wetgeving op het gebied van milieuhygiëne. Bovendien doet ieder fraudegeval afbreuk aan de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van de bodemadviesbranche als geheel. De workshop ‘Signaleren fraude in de bodemadviesbranche’ Om na te gaan hoe fraude beter voorkomen kan worden heeft de VVMA op 25 september 2009 een workshop georganiseerd in Renswoude met als thema ‘Signaleren fraude in de bodemadviesbranche’. Deze workshop is goed bezocht, niet alleen door bodemadviesbedrijven, maar ook door vertegenwoordigers van het ministerie van VROM, AgentschapNL/Bodem+ en de Stichting Infrastructuur Kwaliteitsborging Bodembeheer (SIKB). In totaal namen 64 personen uit alle voor de bodemadviesbranche relevante partijen aan de bijeenkomst deel. Gediscussieerd is er onder meer over vragen als wat fraude nu eigenlijk is, waar deze in de bodemadviesbranche kan ontstaan en hoe fraude kan worden voorkomen. Resultaten van de workshop Op basis van de bevindingen van de deelnemers aan de workshop zijn vijf acties voorgesteld die zouden moeten worden ondernomen om frauduleus handelen te voorkomen. Het gaat om de volgende acties: 1. 2. 3. 4.
Het opstellen van een ‘Gedragscode bodemadviesbranche’ Eenduidige vastlegging van onderzoekstrategie en uitvoering Effectievere controle door middel van interne en externe audits Betere afspraken tussen VROM en de bodemadviesbranche over handhaving 5. Eenduidige wet- en regelgeving
De VVMA zal zich in overleg met alle stakeholders inzetten om deze acties inderdaad in gang te zetten. In deze ‘handreiking’ worden bovenstaande acties nader toegelicht.
Een goede bodem voor uw belangen
DE WORKSHOP Uitgangspunten van de VVMA De bodemadviesbranche is relatief jong. De wet en regelgeving is hierdoor niet eenduidig en nog sterk aan verandering onderhevig, zo constateerden de deelnemers aan de workshop. In 2002 heeft een aantal ondernemingen uit de branche de VVMA, dé brancheorganisatie voor bodemadviesbureaus, opgericht. Eén van de doelen van de VVMA is het veilig en maatschappelijk verantwoord omgaan met bodem en grondstromen. Excessen in het verleden over het omgaan met vervuilde bodems hebben het imago van de branche negatief beïnvloed. De VVMA is er van overtuigd dat het toewerken naar eenduidige regelgeving en correcte advisering het imago van de branche kan verbeteren. Meewerken aan het tegengaan van fraude vormt een logisch onderdeel van dit streven en de organisatie van deze workshop is hier een uitvloeisel van. Wat is fraude? Hoe valt fraude of frauduleus handelen te definiëren? Tijdens de workshop kwam deze vraag regelmatig aan de orde. Ook werd er gewezen op het belang van een eenduidige definitie van fraude om spraakverwarring en onterechte beschuldigingen te voorkomen. Fraude is volgens de workshopdeelnemers te herkennen aan de volgende kenmerken: • het gaat om opzettelijk handelen • er wordt een misleidende voorstelling van zaken gegeven • doel is het behalen van economisch voordeel • er is een benadeelde • er is sprake van onrechtmatig of onwettig handelen Fraude is uiteindelijke gedefinieerd als ‘het moedwillig handelen en/of het behalen van financieel gewin in strijd met de wetgeving en of het verstrekken van (ver)valste informatie’. Welke factoren spelen een rol? Tijdens de workshop is in kleine groepen gediscussieerd over wat fraudegevoelige factoren zijn en in hoeverre deze worden genoemd in de SIKB-Beoordelingsrichtlijnen voor veldwerk, partijkeuring, milieukundige begeleiding en
www.vvma.nl
bodemadvies. De discussies resulteerden in het volgende overzicht van negen factoren die een rol kunnen spelen bij het ontstaan van fraude:
Een goede bodem voor uw belangen
1. Het (grote) belang van de opdrachtgever bij een bepaalde uitkomst 2. De ethiek van het onderzoeksbureau en de wijze waarop het bureau omgaat met druk van buiten 3. Onkunde of onwetendheid 4. Bewust of onbewust achterhouden van informatie 5. Benutten van de speelruimte binnen een protocol bij monsterneming, monstersamenstelling of analyse 6. Onvoldoende opleiding of ervaring 7. Kostenbesparing ten behoeve van de aannemer 8. Slechte toewijzing taken of bevoegdheden als het gaat om communicatie, mandatering, inzetbaarheid, functiescheiding en processturing en verificatie. 9. Manipuleren of achterhouden van informatie na afronding van het onderzoek door de eigenaar van de gegevens, bijvoorbeeld bij verkoop van de grond De visie van de Rijksoverheid In januari heeft minister Cramer van VROM haar visie over het tegengaan van fraude in de bodemadviesbranche geformuleerd in een aanbiedingsbrief bij een rapport van de VROM-Inspectie en de Inspectie Verkeer & Waterstaat naar onregelmatigheden bij Bodemstaete. In de brief spreekt zij haar vertrouwen uit dat het bestaande publiekprivate systeem, dat uitgaat van continue inzet van publieke en private toezichthouders, goed in staat is de kwaliteit van de uitvoering te verbeteren en fraude in de bodem aan te pakken. Fraude is volgens de minister nooit helemaal te voorkomen “maar daarom vind ik het belangrijk dat de aanbevelingen uit het rapport voortvarend worden opgepakt om kwaliteit nog verder te verbeteren en fraude zoveel mogelijk te voorkomen.� Het rapport van VROM-Inspectie en de Inspectie Verkeer & Waterstaat doet de volgende aanbevelingen: 1. Gerichter toezicht op de belangrijkste fraudemomenten, waarbij ook interventieteams kunnen worden ingezet
Een goede bodem voor uw belangen
2. Stimuleren van reeds ingezette ontwikkelingen om informatie uit te wisselen tussen de actoren in het private stelsel en de inspecties 3. Het verkrijgen van informatie uit strafrechtelijk onderzoek ten behoeve van bestuurlijke doeleinden makkelijker maken 4. Aanvullende controles van certificerende instellingen bij audits waarmee dieper wordt ingezoomd op de uitvoeringspraktijk 5. Het versterken van ontwikkeling in de bodemsector om software te benutten voor het vergroten van de transparantie binnen de bodemsector.
Oplossingsrichtingen Ook tijdens de workshop zijn maatregelen voorgesteld om omstandigheden die het ontstaan van fraude in de hand kunnen werken, te ondervangen. Daarbij werd opgemerkt dat frauduleus handelen door de opdrachtgever na afronding van het rapport buiten de invloedsfeer van de bodemadviesbranche ligt. Aanscherping van de Beoordelingsrichtlijnen kan volgens de deelnemers helpen om taken en bevoegdheden beter vast te leggen. Verder is nog eens benadrukt hoe belangrijk het is de kennis in de branche van de relevante wet- en regelgeving te verbeteren. De beheersing van protocollen kan worden verbeterd door middel van interne audits en werkplekinspecties. De introductie van ‘het Belgische systeem’ waarbij onderzoeksgegevens en resultaten op een voor iedereen toegankelijk wijze worden vastgelegd, kan voorkomen dat informatie bewust of onbewust wordt achtergehouden. Daarnaast kan een branchegerichte gedragscode volgens de workshopdeelnemers helderheid brengen in wat wel en niet toelaatbaar is en ondernemingen helpen de druk van partijen met belang bij een bepaalde uitkomst te weerstaan.
www.vvma.nl
VOORGESTELDE ACTIES Op basis van de eigen doelen en de uitkomsten van de workshop heeft de VVMA een aantal maatregelen geformuleerd om de samenwerking in de branche te intensiveren en fraude te voorkomen. Het om de volgende vijf Een goede bodem voor uw belangen acties.
1. Het opstellen van een ‘Gedragscode bodemadviesbranche’ De VVMA stelt voor om in samenspraak met diverse andere partijen een gedragscode voor de bodemadviesbranche op te stellen. Deze gedragscode schrijft voor wat te doen om fraude te voorkomen en hoe te handelen bij het constateren of vermoeden van fraude. Voor leden van de VVMA zal de gedragscode bindend zijn. Hoewel niet-VVMA-leden niet verplicht kunnen worden de gedragscode na te leven, is de verwachting dat de code in de praktijk zal fungeren als norm en houvast zal bieden bij het aankaarten van mogelijk frauduleus handelen. Het is niet uitgesloten dat ook opdrachtgevers van hun leveranciers gaan eisen dat zij de gedragscode naleven. 2. Eenduidige vastlegging van onderzoekstrategie en uitvoering De te ontwikkelen gedragscode zal ondernemingen er in ieder geval toe verplichten het totale adviesproces op een algemene en eenduidige wijze te documenteren. Door het eenduidig vastleggen van zowel de onderzoeksstrategie als de wijze van uitvoering is het voor de VROM-Inspectie – indien nodig - eenvoudig na te gaan of het werk op de juiste wijze is uitgevoerd. 3. Effectievere controle door middel van interne en externe audits De gedragscode zal ondernemingen ook verplichten tot scherpere interne controle op alle werkprocessen. Deze interne audits worden op hun beurt weer gecontroleerd door de certificerende instelling. Door het uitvoeren van interne audits op de werkprocessen krijgt een onderneming de mogelijkheid om onvolkomenheden in werkproces of administratie bij te sturen. De externe controle biedt vervolgens de mogelijkheid om de wijze van auditeren te beoordelen en zonodig bij te sturen.
Een goede bodem voor uw belangen
4. Betere afspraken tussen VROM en de bodemadviesbranche over handhaving De handhaving van de gedragsregels voor ondernemingen door de VROM-inspectie moet worden afgestemd op de bestaande werkprocessen. Overleg tussen de VVMA en de VROM-inspectie moet leiden tot een eenduidige interpretatie van wat fraude en wat onzorgvuldigheden zijn. Tot slot moeten het tot afspraken komen over hoe om te gaan met (anonieme) meldingen bij het fraudemeldpunt.
Als de VROM-inspectie meldingen bij het meldpunt in een vroeg stadium met de VVMA deelt, kan de VVMA een rol spelen bij de verwerking van deze meldingen en eventueel leden hierop aanspreken of de gedragscode aanscherpen om zo frauduleus handelen in een vroeg stadium te smoren. 5. Eenduidige wet- en regelgeving Het ministerie van VROM en de VVMA moeten samen werken aan meer eenduidigheid in wet- en regelgeving ten aanzien van de bodemadviesbranche. Nog steeds gebeurt het dat ondernemingen ogenschijnlijk frauduleus handelen, terwijl er in werkelijkheid sprake is van een verkeerde interpretatie van de – soms tweeslachtige - wet- en regelgeving. Meer eenduidigheid kan helpen het aantal ‘onzorgvuldigheden’ terug te dringen, waardoor het zicht op het werkelijk frauduleus handelen scherper wordt.
www.vvma.nl
WWW.VVMA.NL
UITWERKING Een commissie binnen het College van Deskundigen Om de hierboven voorgestelde acties ook daadwerkelijk in gang te zetten stelt de VVMA voor binnen het College van Deskundigen van SIKB een commissie op te richten, onder voorzitterschap vanbodem de VVMA. commissie Een goede voorDeze uw belangen krijgt als taak de Handreiking adequate bestuurlijke handhaving Wbb, die in 2006 is opgesteld door SIKB, uit te breiden. Het gaan dan om regels ten behoeve van voorkoming van fraude. Ook moet duidelijk worden hoe de certificerende instellingen en de VROM-Inspectie omgaan op het moment dat zij fraude of een vermoeden van fraude detecteren. Stappenplan en afronding Wanneer duidelijk is wat de contouren zijn van de aanvulling op de Handreiking, organiseert de commissie een workshop waarin alle belanghebbenden worden geïnformeerd over de stand van zaken en bovendien hun mening kunnen geven. Doel van deze workshop ‘Stand van Zaken’ is het verkrijgen van input en het verbreden van het draagvlak voor de uitbreiding van de Handreiking. Tijdens de workshop wordt een klankbordgroep van beperkte omvang geformeerd bestaande uit vertegenwoordigers van alle geledingen binnen de bodemketen. De samengestelde klankbordgroep krijgt alle stukken waarover de commissie een besluit moet nemen te zien en kan hierop reageren. Een goede uitwisseling van informatie, visies en standpunten tussen de Commissie en de klankbordgroep is van essentieel belang. Uiteindelijk worden de reacties verwerkt voordat er een besluit door de commissie wordt voorgedragen aan het College van Deskundigen. Na raadpleging van de klankbordgroep en de leden van het College van Deskundigen formuleert de Commissie een aangepast voorstel voor aanvulling van de Handreiking adequate bestuurlijke handhaving Wbb. Dit voorstel wordt ingebracht in een tweede workshop, de workshop ‘Afronding’, waarna de uitbreiding van de Handreiking kan worden vastgesteld.
Een goede bodem info@vvma.nl voor uw belangen www.vvma.nl KvK: 17152890
Dit is een uitgave van de VVMA Mei 2010 Costerweg 5 6702 AA Wageningen
info@vvma.nl www.vvma.nl Tel. 0317 - 49 77 05 Fax. 0317 - 49 78 25 Tekst: Aranda, www.aranda.nl Vormgeving: Donkigotte, www.donkigotte.nl
www.vvma.nl