SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN SUPERIOR DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE LA SIERRA NEGRA DE AJALPAN
INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE LA SIERRA NEGRA DE AJALPAN DIVISIÓN DE ESTUDIOS DE INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES “AUTOMATIZACIÓN DE FLUJOS DE TRABAJO” INFORME DE RESIDENCIA PROFESIONAL PARA OBTENER EL GRADO DE: INGENIERA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES PRESENTA: DULCE ROSARIO ISIDRO PIEDRAS ASESOR INTERNO: MTI. JOSE ARTURO BUSTAMANTE LAZCANO ASESOR EXTERNO: ING. RICARDO ALONSO ACEVEDO PICO AJALPAN, PUEBLA. MÉXICO. Agradecimientos:
ENERO DE 2013
A mis padres Antonia Jovita Piedras Méndez Rafael Isidro Márquez A Dios Por ser el pilar fundamental de todo lo que soy, Por el camino dey laenseñarme luz del conocimiento porenseñarme su amor incondicional a vivir en y labrindarme salud y fortaleza para yculminar este fe. Agradezco los años momentos proyecto. compartidos en que Dios me bendijo con su presencia. “Que Dios los guarde en el cielo. Los amo…”
A mis hermanos Porfiria Isidro Piedras Blanca Isidro Piedras Margarita Isidro Piedras Maricruz Isidro Piedras Sebastian Federico Isidro Piedras Norberto Candido Isidro Piedras Felipe Victor Isidro Piedras Miguel Angel Isidro Piedras Por estar conmigo, apoyarme y brindarme sus consejos. Los quiero mucho.
A mis sobrinos para que se impulsen hacer realidad sus metas, porque el mayor esfuerzo en un presente tendrá su recompensa.
A Jacinto Abril Castro por ser mi mejor complemento, por estar conmigo en momentos de alegría y tristeza, doy gracias por su apoyo y comprensión. Los sueños si se hacen realidad. Te amo…
A mi maestro y asesor de proyecto MTI. José Arturo Bustamante Lazcano Por impulsar el desarrollo de mi formación profesional, por tener paciencia, brindarme su tiempo y guiarme para culminar este proyecto.
A mis profesores que encaminaron en cada etapa de mi formación profesional. Gracias por compartirme sus experiencias, conocimientos y creer en mí.
Dedicatoria: Este proyecto que representa un esfuerzo personal y logro académico profesional lo dedico con todo el cariño y amor a mi hermano Juan Isidro Piedras, por ser el apoyo constante de mi vida. Eres mi ejemplo a seguir gracias por tus cuidados, consejos y comprensión. Nuestros padres están orgullosos de ti, eres la armonía en nuestro hogar. Te quiero mucho... Tu existencia representa la sencillez y humildad del amor.
ÍNDICE
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1. INTRODUCCIÓN El presente informe proporciona información del trabajo realizado en la empresa T-Systems México por concepto de prácticas profesionales. Cabe destacar que en las TIC´s (Tecnologías de información y comunicación) busca optimizar los recursos. Ya que al desarrollar un estudio, la implementación de un BPM (Business Process Manager) logra la automatización de flujos de trabajo en diferentes áreas de un negocio, con el fin de seguir un procedimiento general del proceso que se ejecute. En el documento se describe la caracterización del área en que se participó situando de donde surgió el proyecto, también se señala el problema a resolver, posteriormente se dan a conocer los alcances y limitaciones, las terminologías en el fundamento teórico que enriquecerán el conocimiento y podrá ayudar a entender el proyecto de innovación. En la descripción de las actividades se utilizó una metodología para el tipo de investigación, diseño de la investigación, operación actual en el área de R.H y el proceso de realización sobre la contracción de una vacante. En resumen, se detalla el prototipo del sistema desarrollado con los beneficios que ofrece la implementación. Finalmente con la participación en este proyecto, se generó el desarrollo de nuevas estrategias con el fin de enriquecer el conocimiento. Pero sobre todo para comprender el origen de automatizar los procesos de los flujos de trabajo.
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1. JUSTIFICACION
El proyecto nace con el motivo de concretar una solución en la automatización de flujos de trabajo, implementar un prototipo del sistema AFTRH (Automatización de flujos de trabajo de recursos humanos), permitirá automatizar el proceso de contratación de un nuevo empleado, guiará al usuario de recursos humanos durante el proceso de selección de candidatos. Al manager le proveerá de información para la toma de decisiones y a los usuarios candidatos les brindará una plataforma para presentar en línea su CV (curriculum vitae). En resumen el sistema proporcionará una herramienta que apoye en cada una de las actividades y procesos inherentes de un proceso de contratación. Por consecuencia el mayor logro de emplear el BPM (Business Process Manager), será la solución de reducir costes y mejorar el tiempo en cada una de las actividades que lleven a cabo los usuarios anteriormente mencionados, a fin de perfeccionar la situación actual de la empresa.
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2. OBJETIVOS 3.1 Objetivo general Crear un sistema durante la estadía en la empresa T-Systems México, para una mejor función y gestión del área de R.H (Recursos Humanos) y Manager que permita automatizar los flujos de trabajo en el proceso de contratación del personal. 3.2 Objetivos específicos • Comprender cuales son las necesidades del usuario final al realizar las actividades de los flujos de trabajo en el área de R.H. •
Analizar el comportamiento del workflow (flujo de trabajo) del proceso contratación del personal, con el fin de administrar los recursos que interactúan en la optimización del proceso.
•
Resolver las anomalías en el workflow de contratación de personal y priorizar cada una de las actividades que interactúan entre si al transmitir la información.
•
Diseñar la línea de procedimientos de contratación del personal proyectado como un estándar.
•
Aplicar técnicas y estrategias durante el desarrollo de sistemas integrados en IBM BPM (Business Process Manager).
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3. CARACTERIZACIÓN DEL ÁREA EN QUE SE PARTICIPÓ Se participó en un proyecto de innovación con el nombre de automatización de flujos de trabajo, el cual se basa en usar la nueva tecnología BPM para la administración de procesos en los negocios, este se desarrolló en T-Systems empresa multinacional alemana fundada en el 2000, que opera en 27 países. En T- Systems México con giro en las telecomunicaciones su actividad principal es el oursourcing de servicios de tecnologías de información y cuenta actualmente con 1200 empleados. Las prácticas abarcaron el análisis y diseño en la ingeniería de software, para lanzamiento de una solución real del proyecto que su principal objetivo es optimizar los recursos a fin colaborar en el éxito de la empresa.
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4. PROBLEMAS A RESOLVER La meta es proyectar la solución concreta de un prototipo del sistema en BPM para la agilizar los procesos en la contratación de un nuevo empleado. Los problemas notables que suelen presentarse en el área de R.H son: •
Redundancia al capturar datos de un sistema a otro.
•
Las tareas de copiar, pegar, imprimir y mandar información se repiten constantemente durante la ejecución de un proceso.
•
No contar con una línea de seguimiento al estatus de cada uno de los candidatos.
•
Información traspapelada.
•
La cantidad de documentos impresos que se tienen de cada candidato, llegan a ser grandes al grado de no poderse administrar.
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6. ALCANCES Y LIMITACIONES 6.1 Alcances • Facilitarse la herramienta de software adecuada ayudo en todo el desarrollo del proyecto. •
El permiso a información de área de R.H. facilito el estudio de las actividades que desempeñan durante la ejecución del proceso de solicitud de una vacante.
•
La otorgación de software con licencia permitió muchas ventajas.
6.2 Limitaciones • La restricción del acceso a la información documental como manuales y libros no se proporcionó y esto impidió sustentar cierta información del proyecto. •
Desconocimiento del tiempo real
en la ejecución de las tareas
comportamiento de los procesos durante la implementación.
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y el
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5. FUNDAMENTO TEÓRICO Cada día empresas multinacionales se hacen más competitivas dentro de su ramo comercial, de salud, industrial, de transporte, etc. adoptando estrategias de comunicación y administración de la información, ERP’s (Planeación de recursos empresariales), CRM´s (Sistemas de gestión de clientes), sistemas de información transaccional y sistemas para la toma de decisiones se han convertido en activos inherentes de la planeación estratégica. Las organizaciones pueden proyectar su misión y visión empleando herramientas de optimización, basadas en el enfoque de gestión. La implementación de soluciones BPM (Gestión de procesos de negocio) comprende un conjunto de herramientas que permiten crear, transformar y agilizar los procesos y tareas internas. El nacimiento de grandes ideas es fundamentado a partir de terminologías con la finalidad de dar entender el estudio y desarrollo de soluciones futuras ágiles, eficientes y eficaces.
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7.1 Definición de flujo de trabajo El flujo de trabajo es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo se da seguimiento al cumplimiento y cómo fluye la información que soporta las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri. Carl Adam Petri en 1962 formuló una teoría, para sistemas de eventos discretos y en general su idoneidad para representar el comportamiento de sistemas concurrentes, asíncronos, distribuidos, paralelos, no deterministas y/o estocásticos. Una Red de Petri es una herramienta matemática y gráfica para modelar y analizar sistemas. (Sistemas de eventos discretos) En una aplicación de proceso se automatiza la secuencia de acciones, tareas utilizadas para la ejecución, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo. (Gidoc Integral).
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7.2 Sistemas de flujo de trabajo Los sistemas de flujo de trabajo, constituyen en una sinergia afectiva a los recursos humanos y materiales, ya que brindan alternativas de trabajo que permiten incrementar la productividad de bienes o servicios y expandir los panoramas de trabajo. Los lenguajes de especificación de workflow que existen son BPMN, BPEL, XPDL, YAWL enfatizados en flujos de trabajo (workflowpatterns) . 7.3 Business Process Modeling Notation Es una representación gráfica para especificar los procesos de negocio en un flujo de trabajo. Y define un BDP (Diagrama de Procesos de Negocio), que es básicamente una técnica de diagramas de flujo diseñado para la creación de modelos gráficos de las operaciones de procesos de negocio. El objetivo de BPMN es proporcionar una notación que sea fácilmente comprensible por todos los usuarios de negocios, desde los analistas de negocio que crean los borradores iniciales de los procesos, a los desarrolladores técnicos responsables de la aplicación de la tecnología que llevará a cabo dichos procesos, y por último, a las personas de negocios que gestionan y supervisan los procesos (Edraw).
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7.4 ¿Qué es el BPD? Es un diagrama diseñado para representar gráficamente la secuencia de todas las actividades que ocurren durante un proceso, basado en la técnica de “Flow Chart”, incluye además toda la información que se considera necesaria para el análisis, véase Ilustración . Representa el diagrama de procesos de negocio, BPD.Ilustración . Representa el diagrama de procesos de negocio, BPD. Ilustración . Representa el diagrama de procesos de negocio, BPD.. BPD está diseñado para ser usado por analistas de procesos, quienes diseñan, controlan y gestionan los procesos. En un BPD se utilizan un conjunto de elementos gráficos, que se encuentran agrupados en categorías. Igualmente sus componentes mapean las dimensiones; Qué, Cómo, Cuándo, Dónde y Por Qué (Williams (1995, pág.45)).
Ilustración . Representa el diagrama de procesos de negocio, BPD.
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7.5 Tipos de procesos y sus interconexiones La norma Business Process Modeling Notation (BPMN), define tres tipos básicos de categorías de modelos secundarios en un modelo de procesos de extremo a extremo (IBM developerWorks): • Procesos de colaboración. Describen los intercambios entre dos entidades de negocios independientes y testifican un buen comportamiento mutuo. El proceso de colaboración afirma la sincronización gestionando los eventos para evitar colisiones. •
Procesos abstractos (públicos). Ofrecen una visualización de extremo a extremo desde el punto de vista de un participante. Los modelos abstractos se usan para crear el modelo de monitoreo de extremo a extremo al capturar los eventos que salen a la superficie de cada uno de los módulos más pequeños y actúa en base a los indicares que controla.
•
Procesos privados (internos). Tienen un único propietario de negocios y por lo general en una entidad central. Son los únicos procesos que se deben automatizar con lenguajes, tales como el BPEL (Lenguaje de procesos de negocio en ejecución). Este modelo de monitoreo no requiere que las tecnologías sean iguales siempre cuando se expongan los eventos adecuados para el modelo de monitoreo.
7.6 Ámbito de la BPMN BPMN está planeada para dar soporte únicamente a aquellos procesos que sean aplicables a procesos de negocios. Esto significa que cualquier otro tipo de modelado realizado por una organización con fines distintos a los del negocio no estará en el ámbito de BPMN (Williams (1995, pág.45)).
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7.7 Elementos del modelado BMPN El modelado BPMN con sus elementos que lo integran busca que para los usuarios del negocio y los desarrolladores técnicos sea fácil entender el flujo y el proceso. Las cuatro categorías básicas de elementos son (DeveIntoBPM): 1.- Objetos de flujo: Eventos, Actividades, Compuertas(Gateways) 2.- Objetos de conexión: Flujo de Secuencia, Flujo de Mensaje, Asociación 3.- Swimlanes (Carriles de piscina): Pool, Lane 4.- Artefactos: Objetos de Datos, Grupo, Anotación. Descripción de los elementos del modelado BPMN 1.- Objetivos de flujo. Son los principales elementos gráficos que definen el comportamiento de los procesos, véaseIlustración . Muestra los objetos de flujo Ilustración . Muestra los objetos de flujo. a) b c
Eventos
Actividades
Compuertas (Control de Flujo)
Ilustración . Muestra los objetos de flujo.
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a) Eventos. Están representados gráficamente por un círculo para identificar el inicio y fin del proceso. •
Evento Inicial. Actúa como un disparador de un proceso.
•
Evento Final. Indica el final de un proceso.
•
Evento intermedio. Indica que algo sucede entre el evento inicial y el evento final.
b) Actividades. Se representan por un rectángulo con sus vértices redondeados y describe el tipo de trabajo que será realizado dentro de un proceso. •
Tarea. Representa el trabajo que se realiza en un punto del proceso, en una sola unidad de trabajo que no se puede dividir a un mayor nivel de detalle de procesos de negocio sin diagramación de los pasos de un procedimiento.
•
Sub-Proceso. Es una actividad compuesta de un conjunto de tareas. Puede utilizarse en forma expandida revelando detalles sobre actividades de menor abstracción.
c) Compuertas (Control de flujo). Se representan por una figura de diamante que denomina una pasarela (Gateways) utilizada para bifurcar y coordinar dichos flujos de control alternativo o concurrente.
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2.- Objetos de conexión. Es usado para conectar dos objetos del flujo dentro de un proceso. Hay tres tipos: Secuencias, Mensajes y Asociaciones, véase Ilustración . Los objetos de conexión.
Conexiones
•
Flujo de Secuencia. Representan el control de flujo de la secuencia de las actividades. Se utiliza para la secuencia de los objetos de flujo, donde encontramos las actividades, las compuertas y los eventos.
•
Flujo de mensaje. Representan la interacción entre varios procesos o pools.
•
Flujo de asociaciones. Se usan para asociar información adicional sobre el proceso (Williams (1995, pág.45)).
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3.- Los Carriles de Nado (swimlane). Son los elementos gráficos utilizados, para organizar las actividades del flujo en diferentes categorías visuales que representan áreas funcionales, roles o responsabilidades. •
Piscina (pool). Representa los participantes principales de un proceso por lo general es un contener gráfico que divide un conjunto de actividades véase Ilustración . Carriles de Nado.
Ilustración . Carriles de Nado.
•
Carril (lane). Usado para organizar y categorizar las actividades dentro de una piscina de acuerdo a su función o rol; un carril contiene objetos de flujo, objetos de conexión y artefactos, véase Ilustración . Carriles de Nado.
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4.- Los artefactos. Son elementos gráficos utilizados para proveer información adicional sobre el proceso. De esta manera, el modelo o diagrama se hace más legible. Son tres artefactos predefinidos, véase Ilustración . Artefactos BPM:
Objetos de Datos
Grupos
•
Anotaciones
Objetos
de
Datos. Muestra al lector cual es el dato que deberá ser requerido o producido en una actividad. •
Grupos. Se representan por un rectángulo de líneas discontinuas y vértices redondeados. Se utiliza para agrupar diferentes actividades de manera informal.
•
Anotación. Se utiliza para darle al lector una descripción entendible del modelo o diagrama (Williams (1995, pág.45)).
7.8 El nacimiento BPM En la necesidad de automatizar procesos de negocio, la metodología BPM nace abrigada por las grandes corporaciones en los Estados Unidos que pronto se vio trasladada a Latinoamérica y Europa. El origen de las compañías tiene el objetivo en su implantación, automatizar la toma de datos de los procesos y controlar información crítica; quien es el responsable del proceso, donde está parado un proceso, como y quien se avisa al no cumplirse una actividad, porque y como se arranca un proceso, y cómo interactúan los procesos entre sí (PFS).
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7.9 Concepto de BPM Se le llama gestión o administración por procesos de negocio a la metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) de la organización a través de la gestión de los procesos de negocio, que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua (Williams (1995, pág.45)). Una definición más amplia la obtendremos en la guía de referencia de la Asociación Internacional de Profesionales BPM. “Business Process Management (BPM) es un enfoque sistemático para identificar, levantar, documentar, diseñar, ejecutar, medir y controlar tanto los procesos manuales como automatizados, con la finalidad de lograr a través de sus resultados en forma consistente los objetivos de negocio que se encuentran alineados con la estrategia de la organización. BPM abarca el apoyo creciente de la TIC ´s con el objetivo de mejorar, innovar y gestionar los procesos de principio a fin, que determinan los resultados de negocio, crean valor para el cliente y posibilitan el logro de objetivos de negocio con mayor agilidad (BPM).” Al ser una metodología el desarrollador cuenta con una línea de desarrollo fija que puede ser administrada y controlada mediante las herramientas que ofrece el
sistema. Integrar este tipo de soluciones al
desarrollo de un proyecto de TIC´s augura un mejor diseño y éxito a la solución.
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7.10 Ventajas del Modelado BPM El modelado de BPM ofrece una perspectiva de diseño completa que incluye el entender, visualizar, registrar y controlar los procesos de negocio en una organización (GetioPolis). Los procesos de negocio representan una serie discreta de actividades o pasos de tareas que pueden incluir, personas, aplicativos, eventos de negocio y organizaciones. Siguientes beneficios (GetioPolis): • Visibilidad de los procesos de las empresas. •
Mayor flexibilidad y adaptación al cambio.
•
Posibilidad de integrar la información del negocio dispersa en diferentes sistemas.
•
Dirigir los esfuerzos de la empresa de manera planeada y alineada con los objetivos estratégicos.
•
Adquirir la habilidad para diseñar, simular y monitorear procesos de manera automática.
•
Adquirir una ruta de mejoramiento y eficiencia continua con el uso de tecnología enfocada en procesos.
•
Reducir costos futuros de integración y mantenimiento. El lograr estos beneficios es el resultado de implantación y adopción de
formas de operar automatizadas y estratégicamente seleccionadas.
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7.11 Ciclo de vida BPM Todas las actividades que se desarrollan en BPM, se organizan en fases que constituyen un estado cíclico con el principal objetivo de hacer el proceso permanente véase Ilustración . El ciclo de vida del BPM. La primera etapa previa es la Visión pues a partir de esta se da origen a las cinco fases que son cruciales para el proceso: Diseño, Modelamiento, Ejecución, Monitoreo y Optimización (DroolsFlow).
Ilustración . El ciclo de vida del BPM.
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Estas fases constituyen el ciclo de vida BPM (BPM-SOSW): •
Visión. Se diseñan las funciones que busquen el cumplimiento de los objetivos y estrategias de la organización.
•
Diseño. Abarca identificar procesos existentes y se diseñan nuevos para ser teóricamente prácticos. Aquí se presentan flujos de proceso, actores, alertas y notificaciones, acuerdos de nivel de servicio, procedimientos de operación general y mecanismos de entrega de tareas.
•
Modelamiento. Toma el diseño teórico e introduce combinaciones de variables (costos, eficiencia, indicadores de rendimiento) que determinan la forma en que el proceso podría funcionar en otras circunstancias.
•
Ejecución. Una de las maneras de automatizar procesos es desarrollar una aplicación que ejecuta las etapas necesarias del proceso. A partir de poner en marcha el diseño ya plateado se
promueven resultados
tangibles y se preside su comportamiento. •
Monitoreo. Se hace el seguimiento de los procesos individuales, se evalúa el rendimiento de los procesos por medio de estadísticas y se analizan los resultados.
•
Optimización. Incluye la recuperación de la información de rendimiento de la fase de modelamiento y datos de la fase de monitoreo se identifican cuellos de botella en los procesos y se adquieren oportunidades de mejoramiento de tal forma que si la optimización no es la adecuada se realiza la re-ingeniería. En general, esto crea un mayor valor de negocio.
Es un hecho que la correlación entre las fases del ciclo de vida BPM encamina al desarrollo de un sistema para cumplir con la visión de una organización.
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7.12 ¿Por qué gestionar procesos de negocio? • El mercado es dinámico. Esto exige la constante evolución y mejora de los procesos de negocio. Las compañías se ven obligadas a conocer y examinar en detalle sus procesos para ahorrar tiempo y dinero. •
El BPM reduce costos y mejora la productividad. Sea en la mesa de entrada; en las operaciones diarias de logística de distribución; en la actividades internas de facturación; en acciones de compra o venta, alta de artículos, o reclutamiento de personal; las empresas deben tener mayor agilidad en sus procesos para acompañar su estrategia principal. Los procesos son la esencia del negocio.
•
El BPM es valor agregado para cualquier compañía. En cualquier industria, en cualquier momento. Facilita la mejora continua, posibilitando la adaptación de los procesos a ideas innovadoras aprobadas por la dirección. La adaptabilidad permite generar nuevos bienes que hacen a la sustentabilidad de una compañía y la adaptabilidad de una organización está dada por la adaptabilidad de sus procesos (PECTRA Technology).
7.13 IBM Business Process Manager Es una plataforma de gestión de procesos de negocio amplia y consumible que proporciona visibilidad y capacidad de gestión para los procesos de negocio. Dentro de sus herramientas incluye un entorno de tiempo de ejecución para el diseño, la ejecución, la supervisión y la optimización de procesos.
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7.14 Herramientas de administración IBM Business Process Manager incluye un conjunto de herramientas de administración para la configuración véase Ilustración . Configuración estándar de IBM Business Process Manager (Visión General IBM): 1
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Ilustraciรณn . Configuraciรณn estรกndar de IBM Business Process Manager.
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7.15 Descripción de las herramientas para configuración estándar de IBM BPM 1.- Process Center Console: La consola de Process Center proporciona herramientas para el mantenimiento del repositorio, incluida la configuración de la autorización adecuada para usuarios y grupos. Los administradores instalan aplicaciones de proceso que están preparadas para la transferencia, prueba o producción en los servidores Process Server de esos entornos. 2.- Process Designer: Permite mejoras en el diseño de procesos, crea interfaces de usuario y comportamientos reutilizables para coaches también admite la visibilidad de datos. 3.- Integration Designer: Sus funciones es dar mayor visibilidad y control en los componentes SCA (Arquitectura de componentes de servicio) en la aplicación, generar una correlación de objetos de negocio para obtener una mayor velocidad y flexibilidad, gestión mejorada de errores con soporte para fallos en el servicio de integración avanzado. 4.- Process Center: Su principal función es controlar la instalación de las instantáneas de aplicaciones de proceso con procesos de gobierno, enlaces de referencia para poder adjuntar enlaces a origines de contenido, búsqueda y compartición de contenido entre centros de proceso. 5.- Process Admin Console: La consola de Process Admin se utiliza para administrar los servidores de proceso en su entorno, incluidos los usuarios e instantáneas instaladas para cada servidor. Además, proporciona herramientas que lo ayudan a gestionar las colas y las memorias caché. Y Perfomance Admin Console incluye herramientas para gestionar las instancias de Performance Data Warehouse en el entorno. Puede utilizar esta herramienta para gestionar colas de servidores y supervisar el rendimiento de servidor.
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6.- Process Portal: Proporciona una interfaz que permite a los participantes del proceso realizar las tareas asignadas, establecer el historial de tareas y representar el rendimiento de sus procesos y equipos. Mediante Process Portal, los participantes del proceso pueden conectarse a un Process Center Server o a un Process Server en cualquier entorno de ejecución configurado, como los entornos de prueba o de producción. 7.- Consola Administrativa: Administrar aplicaciones, servicios y otros recursos de un ámbito de celda, nodo, servidor o clúster. Puede manipular la consola con servidores autónomos y con gestores de despliegue que gestionen todos los servidores en una célula en un entorno de red. 8.- Bussiness Space: Es una interfaz gráfica de usuario basada en navegador para ver e interactuar con el contenido de varios productos en el portafolio de gestión de procesos de negocio. 9.- Bussiness Process Choreographer Explorer: En función de su rol de usuario, puede utilizar estas interfaces de cliente para gestionar procesos BPEL (Lenguaje de los procesos de negocio en ejecución), ver procesos BPEL y tareas humanas completadas que están en una base de datos de archivado o eliminar procesos y tareas del archivado. 7.16 Microsoft SQL Server Es un sistema para la gestión y análisis de BD(Bases de Datos) relacionales inclinada tanto para aplicaciones de pequeño o gran tamaño y almacenamiento de datos. Brinda soporte de transacciones, procedimientos almacenados, uso de comandos DDL, DML y SQL gráficamente, permite trabajar en modo cliente-servidor y administrar información de otros servidores de datos (Ralf Albrecht, 2002).
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7.17 T-SQL T-SQL (Transact-SQL) es el principal medio de interacción con el Servidor. Permite efectuar las operaciones claves en SQL Server, incluyendo la creación y modificación de esquemas y edición de datos en la BD, así como la administración del servidor. Esto se ejecuta mediante el envío de sentencias de T-SQL y declaraciones que son procesadas por el servidor y los resultados (o errores) regresan a la aplicación cliente. 7.18 Cliente Nativo de SQL Es una API(Interfaz de Programación de Aplicaciones) de acceso a datos independiente que se utiliza tanto para OLE DB como para ODBC en una sola biblioteca, permite innovar y desarrollar nuevas exclusivas de acceso a datos sin cambiar los componentes actuales de MDAC, que ya forman parte de la plataforma Microsoft Windows. Implementa nativamente soporte para las características de SQL Server, incluyendo la ejecución de la secuencia de datos tabular, soporte para BD en espejo de SQL Server, soporte completo para todos los tipos de datos compatibles con SQL Server, conjuntos de operaciones asíncronas, las notificaciones de consulta, soporte para cifrado, así como recibir varios conjuntos de resultados en una sola sesión de BD.
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7.19 ¿Qué es y que hace el JDBC? JDBC (conectividad a base de datos con java) es una API de Java para ejecutar sentencias SQL que permite la ejecución de operaciones sobre BD. Consta de un conjunto de clases e interfaces escritos en lenguajes de programación Java. Con JDBC es fácil enviar sentencias SQL a virtualmente cualquier BD, usando la API no es necesario escribir un programa para acceder a una BD tipos Access y otro para tipos Oracle y así para cada tipo de BD. Se puede escribir un programa usando la API JDBC y el programa será capaz de enviar sentencias SQL a la DB apropiada. Y con una aplicación escrita en java uno no tiene que preocuparse por escribir diferentes programas para diferentes plataformas. JDBC extiende lo que puede forjarse con java debido a que es posible publicar una página web que usa información obtenida de una base de datos remota y facilita establecer una conexión con una base de datos, enviar sentencias SQL y procesar resultados. 7.20 Lenguaje Java Java es un lenguaje de programación de alto nivel orientado a objetos, desarrollado por James Gosling. La implementación original y de referencia del compilador, la máquina virtual y las bibliotecas de clases de Java fueron desarrolladas por Sun Microsystems en 1995. Permite la encapsulación, herencia y polimorfismos, gestión automática de la memoria (recolector basura), soporte a concurrencia (multi-hilo), gestión de excepciones, constructores independientes de la arquitectura del procesador, desarrollo de interfaces graficas de usuario (AWT, Swing), conectividad (sockets, RMI, IDL,JDBC), utilidades (Vector, Stack, Hashtable, Date, etc.) y gráficos 2D y 3D (Introducción al lenguaje Java).
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7.21 Lenguaje JavaScript Es un lenguaje que ha surgido para extender las capacidades del lenguaje HTML( Leguaje para el diseño de páginas de internet), por lo que no se puede desarrollar un programa con JavaScript q se ejecute fuera del navegador, lo que significa que las instrucciones la analiza y procesa el navegador en el momento que deben ser ejecutadas (Eckel Cruce(2007, pág.19)).
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8. PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS 8.1 Metodología A lo largo del tiempo para desarrollar una idea innovadora con éxito se debe usar una metodología para cumplir con los objetivos de un proyecto. La metodología es el enlace entre el sujeto y objeto de conocimiento. Sin ella es prácticamente imposible lograr el camino que conduce al conocimiento científico para la solución de un problema. 8.2 Tipo de investigación La investigación seleccionada de acuerdo a la descripción de sus características
es
una
investigación
descriptiva
que
consiste,
fundamentalmente, en caracterizar un fenómeno o situación concreta indicando sus rasgos más peculiares o diferenciadores. En la ciencia fáctica, la descripción consiste, según Mario Bunge, en responder a las siguientes cuestiones: - ¿Qué es? - ¿Cómo es? - ¿Dónde está? - ¿Cómo están sus partes? El objetivo es llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Los datos descriptivos se expresan en términos cualitativos y cuantitativos. Se puede utilizar uno de ellos o ambos a la vez. • Cualitativos (mediante símbolos verbales): Se usan en estudios cuyo objetivo es examinar la naturaleza general de los fenómenos. Los estudios cualitativos proporcionan una gran cantidad de información valiosa, pero poseen un limitado grado de precisión, porque emplean Dulce Rosario Isidro Piedras
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términos cuyo significado varía para las diferentes personas, épocas y contextos. Los estudios cualitativos contribuyen a identificar los factores importantes que deben ser medidos. •
Cuantitativos (por
medio
de
símbolos
matemáticos): Los
símbolos
numéricos que se utilizan para la exposición de los datos provienen de un cálculo o medición. Se pueden medir las diferentes unidades, elementos o categorías identificables. 8.3 Fuente de datos La extracción de los datos está apoyada en una investigación de carácter descriptivo, porque la recolección de datos se originó en un lugar real que cuenta con procesos que han descrito el objeto de estudio para este proyecto, véase Ilustración . Muestra el procesamiento de los datos lo que nos proporciona información. Ilustración . Muestra el procesamiento de los datos lo que nos proporciona información.
Los datos siempre serán la clave de investigación porque a partir de estos se logra el procesamiento y obtención de la información. 8.4 Datos primarios Los entes de estudio de esta investigación son: • Recursos Humanos •
Manager
•
Vacante
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8.5 Diseño de la investigación En toda organización se requiere de soluciones óptimas que respondan a las necesidades de la empresa y el usuario final, los problemas se enfrentan con tácticas y estrategias viables en un proceso de negocio. En T-Systems al transmitir información durante el proceso de contratación de personal la problemática encontrada es falta de secuencia en las actividades al iniciar el evento, hay retraso en las actividades al aplicar entrevistas, exámenes psicométricos y de conocimiento técnico al vacante, el registro del contrato, autorizaciones y aprobación de contrato consume tiempo a consecuencia de que prácticamente todo es manual. El siguiente diagrama de flujo muestra las actividades que se realizan para la contratación de personal, véase Error: Reference source not found.
Diagrama . Flujo de trabajo del reclutamiento de personal.
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8.6 Operación actual en el área de R.H Al realizar la recolección de la información se encontró que la operación en R.H actual: Carece de una infraestructura que gestione el seguimiento de cada actividad para la contratación de un nuevo empleado, y se dificulta ver en qué actividad activa se encuentra cada vacante al realizar su petición, no existe una base de datos que administre CV de los vacantes y la pilas de CV en papel no son eficazmente manejables porque se invierte mucho tiempo en la búsqueda de los datos del vacante. Se cuenta con el seguimiento de un algoritmo que representa el procedimiento general para la contratación de un nuevo empleado en que R.H y Manager están involucrados de tal forma que la información del vacante es compartida entre ellos. Si existe un sistema donde se registran los resultados, observaciones e información del vacante los cuales son capturados manualmente por los actores ya mencionados. Sin embargo para T-Systems México ya no es suficiente porque Actualmente cuenta con un número de 1400 Empleados que anualmente crece con aproximadamente 200 empleados. Y se calcula que aproximadamente 900 personas se entrevistan anualmente por alguna vacante (empleo). También se entrevistan cerca de 400 candidatos, para Prácticas Profesionales anualmente de las diferentes universidades por lo tanto la necesidad es priorizar los procesos de negocio.
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8.7 Como se realiza la contracción de una vacante Antes previamente por R.H se hace la solicitud de una vacante que cubra el perfil del puesto. Todo inicia cuando el Manager observa la petición de una vacante que envió su CV a través de redes sociales, internet, OCC. Posteriormente es reenviando el CV a R.H, este se encarga de evaluar si es prospecto para ocupar el puesto. En caso de que NO se genera una carta de agradecimiento al vacante que es enviado y en caso de que SI sea prospecto porque cubre el perfil señalado, se acude a enviarle un mail o llamarle por teléfono para solicitarle al vacante que se presente a la 1era entrevista con R.H posteriormente se capturan los resultados y observaciones, y enseguida realiza el vacante un examen psicométrico de manera presencial donde también se capturan los resultados y observaciones obtenidos del vacante, una vez terminada esta actividad se acude a realizar una 2da entrevista al vacante esta vez aplicada por el Manager y nuevamente se evalúan los resultados y observaciones los cuales también son capturados. Una vez que el vacante haya pasado por la mayoría de los filtros se genera el formato de contratación de forma digital. Después interviene nuevamente R.H el cual ofrece la oferta a la persona y finalmente R.H y la persona (vacante) firman el contrato y en caso de que la persona esté en desacuerdo con la oferta de trabajo propuesta se vuelve hacer la negociación entre R.H y persona.
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9. RESULTADOS 9.1 Descripción general del sistema El prototipo desarrollado es un sistema que permite ser una herramienta útil, para la gestión de tareas o actividades del R.H, Manager y Vacante. Debido a que da la oportunidad a R.H de realizar la solicitud de la vacante y el manager inicia el reclutamiento, mientras que el vacante adjunta y descarga los exámenes psicométricos para ser respondidos así se dará mayor agilidad, eficiencia y eficacia de todos los procesos. En este sistema hay 3 tipos de usuarios cada uno con sus diferentes tareas. • Manager. Da inicio del reclutamiento de un nuevo empleado cuando ocurra el evento. Realiza la entrevista técnica, Selecciona el candidato y autoriza. •
R.H. Es quien se encarga del reclutamiento, busca los candidatos más aptos a ocupar el puesto, realiza la entrevista con el vacante, se encarga de la firma del contrato entre el vacante y visualiza la autorización del manager.
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Vacante. Tarea o actividad adjuntar su CV y descargar exámenes psicométricos para ser respondidos y nuevamente ser adjuntados.
Aunque prácticamente el sistema pretende ser alojado en un servidor y ejecutado desde cualquier navegador, en el acceso al sistema cada usuario tiene los privilegios asignados.
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9.2 Arquitectura del sistema AFTRH está soportado en una arquitectura cliente-servidor, el Manager inicia el reclutamiento a partir de un evento y el prototipo del sistema toma la petición para ejecutar la automatización del proceso en el browser y servidor. El origen de datos se alojará en el gestor de base de datos SQL Server al introducir una entrada también permitirá la respuesta de la búsqueda de candidatos en la capa de acceso a los datos, véase Ilustración . Arquitectura del sistema.. Ilustración . Arquitectura del sistema.
Usuarios finales R.H Manager
Browser
IBM BPM Server SQL Server 2008 Database server
Firewall
Layer IBM BPM Data–Access Layer
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9.3 Funciones del sistema para cada usuario Las tareas para cada usuario han sido definidas para seguir el procedimiento general del reclutamiento de un nuevo empleado de manera cada uno podrá contar con los privilegios otorgados al autentificarse. Descripción de las tareas de cada usuario al utilizar AFTRH: • El Manager: Como primera instancia deberá autentificarse para tener el acceso a sus actividades de iniciar el reclutamiento para elegir el perfil y área (Datos de la vacante), realizar la entrevista técnica, seleccionar el candidato y dar autorización del contrato. •
Recursos Humanos: Sus actividades solo se limitan a la elección de perfil; realizar una búsqueda de los candidatos del área puesto vacante, y seleccionara los candidatos que cubran a mayor porcentaje el perfil del área para realizarles la entrevista, y en el formato de contrato (considera los datos de manager, datos del candidato, datos del contrato y datos de la vacante), también podrá ver el resumen de la autorización del contrato.
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El siguiente diagrama muestra las actividades de los usuarios mencionados anteriormente, véase Diagrama . Automatización de flujo de trabajo de reclutamiento de personal.
Human Resources Manager
Start recruiting
View Recruiting
Interview Technique
Search for Candidates
Interview HR
Canditate seleccion
Contract Format
Authorization Manager
View Authorization
Diagrama . Automatización de flujo de trabajo de reclutamiento de personal.
9.4 Base de datos del sistema La base de datos del sistema AFTRH se desarrolló en SQL server Management Studio 2008 con el nombre de WORKFLOW, se maneja a través del lenguaje de consultas estructuradas SQL en IBM BPM este sistema trabaja en conjunto con el servidor de IBM BPM que se ejecuta sobre un navegador o browser los parámetros de conexión no se han definido estáticamente.
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La base de datos está compuesta por las siguientes tablas que se relacionan, para tener una mejor gestión de la información sobre el reclutamiento de nuevo empleado, se presenta la estructura del diagrama E-R (Entidad-Relación), véase Diagrama . Muestra la relación de las entidades para el reclutamiento de personal.
Diagrama . Muestra la relación de las entidades para el reclutamiento de personal.
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Esquema de la base de datos entre las entidades, vĂŠase Diagrama . Estructura de los datos del sistema de reclutamiento del personal..
Diagrama . Estructura de los datos del sistema de reclutamiento del personal.
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9.5 Procesos principales del sistema Enseguida se muestra a detalle las tareas que realizara cada uno de los usuarios dentro del sistema AFTRH. 9.6 Manager Acceso a la aplicación desde el navegador para la hacer la solicitud del área y perfil de la vacante, véase Ilustración . Autentificación del Manager.
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Ilustración . Autentificación del Manager.
Entrevista técnica
En la siguiente ilustración se muestra la interfaz de registro de entrevista con el Manager o un Técnico, en este caso la entrevista la realizó el Manager, es por eso que los campos del Técnico se encuentran deshabilitados.
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De igual forma se registra la fecha de aplicación de la entrevista y las observaciones que se obtuvieron de la misma, véase Ilustración . Interfaz para registrar la entrevista con el Manager..
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Ilustración . Interfaz para registrar la entrevista con el Manager.
Selección del candidato
Posteriormente, Recursos Humanos selecciona al candidato que será contratado, en este caso es al candidato 012 y el Manager lo podrá visualizar véase Ilustración . Selección de Candidato e Ilustración . Interfaz del candidato seleccionado.
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Ilustración . Selección de Candidato
Ilustración . Interfaz del candidato seleccionado.
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Autorización del Manager, véase Ilustración . Interfaz del candidato seleccionado.
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Ilustraci贸n . Interfaz de Autorizaci贸n del manager.
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El manager autoriza el formato de contratación para el nuevo recurso de la empresa T-Systems. Esta información es enviada nuevamente a Recursos Humanos para ponerse en contacto con el nuevo recurso (Personal), véase Ilustración . Interfaz de la autorización..
Ilustración . Interfaz de la autorización.
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9.7 Recursos Humanos El acceso es al autentificarse desde el navegador, • Elección de perfil vacante Al dar clic en aceptar, se muestra la información de la vacante generada por el manager, en la cual Recursos Humanos tiene que autorizar que la información sea correcta o de lo contrario no deberá de autorizarlo véase Ilustración . Interfaz de Recursos Humanos para el registro..
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Realización de búsqueda de los candidatos por medio del Id.
Una vez que Recursos Humanos se haya registrado, tendrá la posibilidad de visualizar la información de la vacante generada véase Ilustración . Interfaz de la búsqueda del candidato.
Ilustración . Interfaz de la búsqueda del candidato.
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La siguiente tarea es la selección de los tres candidatos que cumplan al 100% los requerimientos estipulados en la vacante véase Ilustración . Interfaz de la selección de los candidatos.
Ilustración . Interfaz de la selección de los candidatos.
Posteriormente se muestra la interfaz de registrar entrevista con Recursos Humanos, en la cual se proporciona la fecha de aplicación de la entrevista y las observaciones que se obtuvieron de las mismas, véase Ilustración Interfaz de registro de entrevista con Recursos Humanos..
Ilustración Interfaz de registro de entrevista con Recursos Humanos.
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Se da clic en aceptar para continuar con la siguiente tarea, véase Ilustración . Subventana Psychologic Test..
Ilustración . Subventana Psychologic Test.
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Formato de contrato
En la siguiente figura se muestra la información necesaria para registrar el contrato, entre los cuales destacan: los datos del Manager, los requerimientos de la vacante, los datos de Recursos Humanos, los datos del candidato a contratar, la fecha de inicio y fin del proceso de con contratación, el salario y el nombre de la compañía por la que será contratada, véase Ilustración . Interfaz de Registro del contrato..
Ilustración . Interfaz de Registro del contrato.
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9.8 Vacante Este permitiré adjuntar el CV de vacante interesando al puesto, véase Ilustración . Interfaz que permite adjuntar el curriculum del vacante.
Ilustración . Interfaz que permite adjuntar el curriculum del vacante
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10. CONCLUSIÓN El presente proyecto de automatización de flujos de trabajo da la solución de agilizar las tareas, estas tendrán que trabajar en conjunto y ser secuenciales para tener una entrada de datos y una salida de datos sin pérdida de información. Sobre todo busca proyectarse para ser transcendental en la organización. Un hecho es que la globalización existe de manera que toda empresa debe ser ágil, capaz de implementar métodos y estrategias que le permitan abarcar un gran mercado para ser competitivos. Se puso énfasis en obtener, el prototipo del sistema AFTRH y persiguió los siguientes requisitos funcionales • Autorización de Acceso al sistema •
El Mánager de T-Systems México, tendrá acceso de algunas de las tareas como son: Generar una vacante, Realizar una entrevista a los candidatos que fueron seleccionados por el área de Recursos Humanos.
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En el caso de los aspirantes solamente tendrán acceso al registro de aspirantes en línea.
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El área de Recursos Humanos tendrá acceso a las siguientes tareas: Seleccionar los candidatos adecuados. Registrar una entrevista a los candidatos, aplicar el examen psicométrico a los candidatos y finalmente registrar el contrato de acuerdo a las decisiones tomadas por el Manager de T-Systems México.
En forma universal la construcción de este prototipo permitirá la gestión de la BD de la información de los vacantes y guiara en el procedimiento general del reclutamiento de un nuevo empleado.
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Glosario ADO (ActiveX Data Object): Es la evolución de los objetos de acceso a datos de Microsoft, que empezó con DAO (Datos de Acesso a Obejeto) y siguió con RDO (Datos a Objeto Remoto). ADO es en realidad una implementación de acceso al paradigma de datos OLE DB, también de Microsoft, que abstrae las capas más básicas de los orígenes de datos unificando los métodos y funciones disponibles Asíncronos: Permite la transferencia simultánea de datos y voz a través de la misma línea. AWT (Kit de Herramientas de Ventana Abstracta): Es un kit de herramientas de gráficos, interfaz de usuario, y sistema de ventanas independiente de la plataforma original de Java. BPEL: (Lenguaje de los procesos de negocio en ejecución): Es el estándar para el montaje de un conjunto de servicios diferenciados en un flujo de proceso de extremo a extremo, reduciendo radicalmente el coste y la complejidad de las iniciativas de integración de procesos. Date: Es un clase en java que encapsula la fecha y hora. Admite dos constructores el primero inicializa el objeto con la fecha y hora actuales y el segundo acepta un argumento. DDL (Lenguaje de definición de datos): Es aquella que incluye sentencias que sirven para definir los datos o para modificar su definición como por ejemplo creación de tablas, índices, etc. DML (Lenguaje de Manipulación de Datos): Es la capacidad de manejar peticiones para recuperar actualizar o eliminar datos existentes en la base de datos o agregar nuevos datos a esta. Estocásticos: Aquellos que consisten en la iteración finita de un experimento a través de una variable aleatoria a lo largo del tiempo, que tiene como resultado un numero de sucesos con probabilidades dadas. Gateways: Se usa para controlar la divergencia o convergencia de la secuencia de flujo de un proceso. Hashtable: Es una estructura Java de tipo diccionario que nos permite almacenar elementos identificados por pares clave/valor de una forma muy sencilla. Dulce Rosario Isidro Piedras
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IDL (Lenguaje de Definición de Interface): Es una tecnología que permite interactuar a los objetos sin importar si están escritos en Java o en cualquier otro lenguaje como C, C++, COBOL, etc. JDBC (Conectividad a Base de Datos Java): Es un API (Interfaz de programación de aplicaciones) que brinda un conjunto de interfaces y clases para acceder a cualquier motor de base de datos que lo implemente. MDAC(Componentes de Microsoft para Acceso a Datos): Es un grupo de tecnologías de Microsoft que interactúan en conjunto como una infraestructura que brinda a los programadores de la nueva era una forma para desarrollar aplicaciones con acceso a casi cualquier almacén de datos. OCC: Sitio líder para encontrar empleo a cualquier nivel. ODBC (Conectividad Abierta a Base de Datos): Es un estándar de acceso a las bases. Capaz de hacer posible el acceder a cualquier dato desde cualquier aplicación, sin importar qué DBMS (Sistema de gestión de bases de datos) almacene los datos. RMI (Método de Invocación Remota): Permite a un objeto que se ejecuta en una máquina virtual Java para invocar métodos en un objeto que se ejecuta en otra máquina virtual de Java. RMI permite la comunicación remota entre programas escritos en el lenguaje de programación Java. Sockets: Son básicamente formas en las que podemos interconectar 2 o más programas mediante el uso de la internet. En java se utilizan para poder crear conexiones utilizando básicamente una IP/hostname y un puerto para establecer la conexión. SQL (Lenguaje estructurado de consultas): Es un lenguaje de programación diseñado específicamente para el acceso a sistemas de gestión de base de datos relacionales. Stack (Pila): Es una lista ordinal o estructura de datos en la que el modo de acceso a sus elementos es de tipo LIFO (del inglés Last In First Out, último en entrar, primero en salir) que permite almacenar y recuperar datos. Swing: Es una biblioteca gráfica para Java. Incluye widgets para interfaz gráfica de usuario tales como cajas de texto, botones, desplegables y tablas. Swimlane: Elementos gráficos utilizados para organizar las actividades del flujo en diferentes categorías visuales que representan áreas funcionales, roles o responsabilidades. Vector: Es una zona de almacenamiento continuo, que contiene una serie de elementos del mismo tipo, los elementos de la matriz. Del punto de vista lógico Dulce Rosario Isidro Piedras
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es conjunto de elementos ordenados en fila (o filas y columnas si tuviera dos dimensiones). XPDL (Lenguaje de definición de procesos XML): Es un formato de archivo basado en XML(Lenguaje de Marcas Extensible) que puede ser usado para intercambiar modelos de procesos de negocio entre distintas herramientas YAWL: Es un sistema BPM / Workflow, basado en un lenguaje de modelado concisa y poderosa, que se encarga de las transformaciones de datos complejos, y la plena integración con los recursos organizativos y Servicios Web externos OLE DB (Enlace e incrustación de objetos para bases de datos): Es quien hace el trabajo de coger los datos de donde sea (una base de datos, una hoja de cálculo, un fichero de texto, etc.) y ADO los presenta al programador.
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