DSB en abierto/ Recursos Online
● DSB Estrategia y Personas
¿Cómo medimos el desempeño?
Ponemos disposición de nuestros clientes un conjunto de recursos online para ayudar a aquellas empresas que no disponen de un área específica de Recursos Humanos a manejar de forma sencilla las herramientas de Gestión de Personas.
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Nuestra visión de apertura nos ha animado a compartir esta información a través de la
DSB Estrategia y Personas
plataforma Issuu y los documentos están protegidos bajo licencia Creative Commons.
Esperamos que estas guías prácticas le sean de ayuda. En cualquier caso, contáctenos:
diana@dsbestrategia.com
¿Qué es la evaluación del Desempeño? Las empresas tienen una serie de objetivos que cumplir a corto, medio y largo plazo. La consecución de estos objetivos dependerá en gran medida de si sus colaboradores están dando lo mejor de sí mismos y si la empresa está poniendo a disposición del colaborador todo lo que necesita para conseguirlos. La evaluación es un proceso que se repite anualmente y que analiza la brecha existente entre lo que se espera de los colaboradores y su actividad real, las causas de esta discrepancia y los ajustes necesarios para llegar a los objetivos marcados.
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Antes de empezar a evaluar debemos
¿Por qué la estrategia empresarial está
tener un conocimiento profundo de nuestra
relacionada con la evaluación del
organización. Una de las bases de esta
desempeño?
herramienta es la descripción de puestos,
Tener una estrategia, un plan para saber
que nos dará una línea base sobre la que
hacia dónde vamos los próximos dos o tres
empezar a trabajar, cómo es cada puesto y
años, es lo que definirá posteriormente los
cuál será el ajuste de cada colaborador las
objetivos de los trabajadores y que
exigencias de la actividad. Algunas
determinarán el desempeño de las personas
exigencias serán técnicas y otras se
que trabajan en nuestra organización.
referirán a aptitudes, habilidades o competencias específicas.
Hitos del Proceso El proceso resulta más eficiente si es sencillo y no supone un coste de tiempo demasiado elevado para la organización. Podemos encontrarnos con un workflow parecido a este:
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Revisión de la estrategia corporativa y traducción de las metas de la organización a objetivos de área e individuales. Planificación de las entrevistas y preparación
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Las fechas se marcarán en la entrevista inicial normalmente se realiza una o dos año año para verificar el cumplimiento de los objetivos y hacer ajustes.
de la documentación que vamos a utilizar. La documentación suele ser una plantilla donde anotamos los datos básicos del colaborador, los objetivos, indicadores y áreas de mejora.
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Seguimiento. Son entrevistas más cortas.
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Preparar las entrevistas, informarnos de qué
personas adecuadas. Entrevistas. Nos reunimos con cada uno de los colaboradores y tras una breve
que se marcaron los objetivos, se comprueba su cumplimiento. Tras la revisión de los datos de éxito, se pondrán nuevas metas individuales y el proceso vuelve a empezar.
potencial tenemos en nuestra plantilla nos ayudará mucho a marcar los objetivos a las
Entrevista final. Transcurrido un año desde
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Reconocimiento. Todo esfuerzo merece una recompensa. Tanto si es monetaria o no, es preciso que se dé y que sea explícita. Sin el cierre del proceso a través del
introducción de la situación actual de la
reconocimiento no es posible fomentar la
empresa, marcaremos los objetivos y
cultura de la mejora continua ni un sistema
diseñaremos los indicadores de éxito.
tan exigente orientado a objetivos.
Antes de empezar evaluar debemos tener un conocimiento profundo de nuestra organización. Una de las bases de esta herramienta es la descripción de puestos, que nos dará una línea base sobre la que empezar a trabajar, cómo es cada puesto y cuál será el ajuste de cada colaborador las exigencias de la actividad. Algunas exigencias serán técnicas y otras se referirán a aptitudes, habilidades o competencias específicas. Si disponemos datos de Calidad y Satisfacción del Cliente o de encuestas de Clima Laboral, podremos hacernos una idea más detallada de la empresa en procesos importantes como, por ejemplo, la forma en la que nuestros empleados están interviniendo en el proceso de venta o si cómo los colaboradores valoran la empresa en que trabajan.
Preparar la entrevista: Debemos informarnos acerca del colaborador y su actividad diaria, así como de la formación o conocimientos específicos que ha obtenido recientemente, sus éxitos, y tener presente si es una persona que busca retos o se adapta con facilidad al cambio.
Generar un calendario y convocar a los colaboradores. La comunicación interna en todo el proceso es importante, por lo que habrá que enviar un comunicado interno para explicar a las nuevas incorporaciones de qué se trata y cuál es el sentido del sistema de evaluación, y para convocar a los colaboradores.
Documentación. El sistema de Evaluación del desempeño debe destacar por la capacidad que tiene de hacer mejorar la actividad de los colaboradores y no por crear burocracia y procedimientos complejos de mantener. La documentación que genere este proceso debe reducirse a las fichas técnicas donde se describen los objetivos e indicadores de éxito que se han acordado con cada trabajador. Las entrevista de evaluación debe tener lugar una vez al año, y las de seguimiento más o menos cada cuatro meses. Los documentos de cada colaborador debe permanecer en los expedientes, y si están digitalizados deberán cumplir las leyes de protección de datos aplicables.
Durante la entrevista… Hay que crear un clima de cercanía y trabajo en equipo en lugar de evaluación y crítica. El colaborador debe entender la relación entre su actividad y él éxito de la organización, debe ser informado- si no lo está ya- de los objetivos corporativos y cómo él o ella va a contribuir con su trabajo a conseguirlos. Este paso es el más importante, ya que se establecerán los objetivos individuales cuya consecución determinará en gran medida el desempeño. La persona que evalúa debe promover tres aspectos:
Carácter FACILITADOR: Durante la
Carácter CONCILIADOR: Es cierto que los
entrevista salen a la luz dificultades que frenan el
objetivos dependen de la estrategia corporativa y
desarrollo y perfeccionamiento de la actividad del
las características del puesto, pero existen otro
colaborador. Por ello es preciso afrontarlos como
tipo de variables que influyen en la consecución y
retos, proponiendo alternativas y soluciones al
que evaluador y colaborador a veces tendrán que
alcance de la empresa y el colaborador, y facilitando
consensuar cuál será la mejor manera de llegar a
el camino hacia la consecución de metas. A veces
los objetivos teniendo en cuenta todos los
habrá que ofrecer herramientas nuevas de gestión y
inconvenientes que pueden encontrarse, sin
otras habrá que coordinar a más personas para
perder de vista las metas.
llegar a los objetivos.
Carácter ANALÍTICO: Los encuentros para la evaluación son claves para entender qué errores se están cometiendo en la organización. Es un momento para analizar no sólo al colaborador, sino los procesos y herramientas que están usando, o bien detectar cualquier conflicto o problema en el clima interno de la empresa.
Cierre. La entrevista debe terminar con la revisión de todos los objetivos e indicadores de éxito. Debemos también fijar la fecha de seguimiento y la fecha aproximada en que de nuevo la evaluación y pondremos nuevos objetivos. Por último, tenemos que llegar a un acuerdo formal en que ambas partes están de acuerdo con lo que ha decidido durante la entrevista. Normalmente, este acuerdo de materializa con la firma del documento que contiene toda esta información y que se almacena en el expediente del colaborador.
¿Cómo sabemos si lo estamos
Apoyo y feedback continuo. El
haciendo bien? Los indicadores de
seguimiento nos permite reajustar y hacer
éxito son datos objetivos y cuantificables que nos
revisiones para estudiar cómo se están
van informando continuamente del nivel de
cumpliendo los objetivos y qué dificultades se
cumplimiento o ejecución de los objetivos que hemos
están encontrando los colaboradores. Estas
propuesto. Nos permitirán ajustar los objetivos si se
entrevistas son más cortas que las iniciales y se
encuentran dificultades y nos permitirán hacer un
realizan entre 4 y seis meses después de la
seguimiento más detallado, analizando de forma
primera. No deben marcarse nuevos objetivos
adecuada cada caso en profundidad.
sino hacer reajustes en la forma en que los colaboradores están desempeñando su función.
¿Sólo evaluamos al colaborador? Tanto en las entrevistas iniciales como en las de seguimiento tenemos la oportunidad, no sólo de detectar las fortalezas y necesidades del colaborador, sino que también podremos detectar las carencias de la organización.
Cambios esperados a través de la evaluación del desempeño: Aumento de la eficiencia debido a la capacidad de advertir fallos en los procesos e incluir cambios en los procedimientos Fomento de la cultura de la superación y mejora continua de la actividad Planes formativos más ajustados a las necesidades porque seremos capaces de detectar necesidades formativas más detalladas y directamente relacionadas con el desarrollo de la organización. Plantilla orientada a las metas corporativas Organización sensible a los conflictos internos o situaciones negativas para la armonía del clima laboral. Mayor capacidad de la empresa para adaptarse a las exigencias del entorno Colaboradores más competitivos
Tips · Consejos para No- Profesionales de RRHH: Las entrevistas siempre generan ansiedad en los colaboradores, por lo que debemos hacer comprender que no se trata de evaluar, sino de poner en marcha herramientas que sirvan al colaborador y a la organización a lograr determinadas metas. El sistema de evaluación debe tener un objetivo para la organización ya que es una herramienta más de gestión; debemos decidir qué queremos gestionar. Por ejemplo, podemos preveer problemas si decidimos implantar un software nuevo que supondrá el cambio en procesos clave de la organización, así que tendremos la oportunidad de que con la evaluación del desempeño marquemos objetivos para minimizar la resistencia al cambio y otro tipo de inconvenientes. ¿Conocemos bien a nuestros colaboradores? Es nuestra responsabilidad como líderes de equipo tener un conocimiento profundo de nuestro equipo previo a las entrevistas. Los objetivos no deben ser idílicos o inalcanzables, deben estar dentro de la capacidad de nuestros colaboradores; si no estaremos generando frustración o estaremos errando en la traducción de las metas corporativas en objetivos individuales. La comunicación interna es vital. Tanto en la planificación como el continuo feedback que debemos estar dando a nuestros colaboradores. Este feedback no cosiste sólo en preguntar cómo las cosas en el seguimiento, sino que de forma informal preguntemos y reconozcamos abiertamente los esfuerzos que hacen nuestros compañeros a la hora de conseguir pequeños logros. El reconocimiento explícito de estos éxitos resulta esencial.