DTU-events og samarbejde med DTU kommunikation 12. december 2018
Danmarks Tekniske Universitet
1
Større DTUevents og kommunikation
Større events giver gode muligheder for at brande DTU’s styrkepositioner og skabe opmærksomhed i offentligheden. Denne folder giver inspiration og kan bruges til at vælge kommunikationsprodukter og -kanaler til en event og til at få overblik over, hvilke opgaver DTU kommunikation kan hjælpe med. Projektorganisationen må forvente selv at afsætte ressourcer til at løse de løbende
kommunikations- og informationsopgaver, som altid indgår i en event. Det kan f.eks. være ressourcer til at etablere en eventhjemmeside, som sikrer en kommunikationsplatform for informationer om program, faglige spor, stande, annoncer og tilmeldinger etc. Institutter eller projektledende enheder kan inddrage DTU’s centrale kommunikationskontor og kommunikationspartnere i planlægning og opbygning af den strategiske del af kommunikationen.
På de følgende sider kan du finde:
1
Overblik: Opgaver fordelt på arrangør/ institut og DTU kommunikation
12. december 2018
Danmarks Tekniske Universitet
2
Tjekliste institut/ projektledende enhed
3
Tjekliste samarbejde mellem institut og DTU kommunikation
4
Tjekliste DTU kommunikation
2
DTU Branding
Omtale på instituthjemmesider
Rekruttering af deltagere generelt Indrykning af annoncer og kontakt til annoncemedier
SoMe-strategi
Omtale/reklame på dtu.dk
Nyhedsartikler på dtu.dk
Reklame i Alumnenyhedsbrev
Film om event
Information Danmarks Tekniske Universitet
Udvikling af selvstændig grafisk identitet til eventen
Planlægning af presseorienterede eventaktiviteter
Kommunikation
Journalistisk dækning af eventen (artikel)
Omtale i DTUavisen
Rekruttering af deltagere generelt
12. december 2018
Omtale i Dynamo
Sociale medier eksekvering
Opgaver fordelt på arrangør/institut og DTU kommunikation
1
Presseplan og koordinering af ekstern presse
Topnyheder som video Invitationer og løbende praktisk information til tilmeldte
Messematerialer, navneskilte, plakater, vejvisere, konferenceapp
Eventavis Kontakt til oplægsholdere
Opsætning af system til håndtering af invitation og tilmeldinger
Videointerviews med keynote speakers
Oprettelse og opsætning af hjemmeside med standardoplysninger
Nyhedsbrev
Salg af stande
Event-administration
3
12. december 2018
Danmarks Tekniske Universitet
4
• Opsætning og formulering af foreløbigt program
Institut / projektled ende enhed
Foreløbigt program giver struktur og kan bruges til invitationer og til at udvikle det endelige program for selve eventen.
• Opsætning af system til invitation og tilmeldinger Invitationer sendes ud i god tid. DTU bruger systemet Conference Manager til at håndtere invitation og tilmeldinger. AUS rådgiver i brug af systemet .
• Invitationer og løbende information til tilmeldte
2
12. december 2018
Danmarks Tekniske Universitet
Som et minimum skal tilmeldte modtage en mail, der kvitterer for tilmeldingen. DTU kommunikation anbefaler, at projektledelsen definerer et passende antal reminder-mails om udvikling i programmet op til eventen.
• Kontakt til oplægsholdere Projektledelsen står for rekruttering og løbende kommunikation med oplægsholdere - eksterne som interne. I kommunikationen afklares indhold og formidling af oplæg.
• Messematerialer, navneskilte, plakater, vejvisere, konferenceapp Projektledelsen står for produktion og indhold af materialerne. DTU kommunikation rådgiver i forhold til DTU’s designlinje.
• Indrykning af annoncer Der kan ofte være brug for at reklamere for eventen i eksterne medier. Projektledelsen producerer annoncer og indgår aftaler med medier. DTU kommunikation rådgiver gerne med baggrund i erfaringer fra tidligere events.
• Salg af stande Hvis salg af stande eller sponsorater er en del af eventen, anbefaler DTU Kommunikation at bruge en messekonsulent/sælger til denne opgave.
• Udvikling af visuelt udtryk Skal eventen skal have et selvstændigt visuelt udtryk, anbefaler DTU Kommunikation at bruge et eksternt bureau. DTU kommunikation rådgiver gerne om DTU’s designlinje.
• Oprettelse og opsætning af hjemmeside Projektledelsen kan oprette og opsætte en selvstændig hjemmeside til eventen. DTU kommunikation rådgiver gerne med baggrund i erfaringer fra tidligere events.
5
12. december 2018
Danmarks Tekniske Universitet
• Nyhedsbrev
Samarbejde mellem institut og DTU kommunikation
Omtale af fagligt indhold, samarbejdspartnere og sponsorer kan ske i et nyhedsbrev. Projektledelsen står for redaktion og teknik. DTU kommunikation og kommunikationspartnerne kan bidrage med journalistisk rådgivning, indhold og kontakt til andre institutter, der kan bidrage med indhold.
12. december 2018
Danmarks Tekniske Universitet
DTU kommunikation anbefaler, at projektledelsen selv opretter SoMe-kanaler for eventen. DTU kommunikation rådgiver om SoMe-strategi, planlægning og eksekvering. DTU Kommunikation bruger gerne DTU’s SoMe-kanaler aktivt i kommunikation om eventet, dets indhold og synspunkter knyttet til eventen.
• Eventavis Der kan udvides en eventavis med faglig indhold og forord af rektor. Projektledelsen har ansvar for redaktion og indhold. DTU kommunikation kan bidrage med kontakt til DTU’s ledelse og andre institutter, konkret indhold mv.
3
• Sociale medier
• Omtale på institutternes egne websider Omtale på egen instituthjemmeside laves i samarbejde mellem institut og DTU Kommunikation. Det sikrer sammenhæng med dtu.dk og den bedst mulige fremstilling af eventen.
• Film om event Film fra events fungerer som god reklame for lignende fremtidige events. DTU’s kommunikationspartnere kan inddrages i planlægning og dialog med eksternt produktionsselskab. Projektledelsen/instituttet finansierer selv film.
• Video-interviews med keynote speakers Produktion af små videoer med keynote speakers og primære interessenter, som f.eks. institutdirektøren, giver et løft til den samlede kommunikation og er efterhånden også standard ved større DTU-events. Projektledelsen står for optagelse, klipning m.m., som for eksempel kan ske med hjælp fra et eksternt produktionsselskab. DTU kommunikation bidrager med planlægning og journalistisk gennemførelse.
• Topnyheder som video En stor del af de nyheder, der udkommer på skrift, kan også produceres som videonyheder. Projektledelsen står for optagelse, klipning m.m., som for eksempel kan ske med hjælp fra et eksternt produktionsselskab. DTU kommunikation bidrager med planlægning og journalistisk eksekvering.
7
12. december 2018
Danmarks Tekniske Universitet
• Dynamo Dynamo – DTU’s profilmagasin kan bruges som kanal til omtale af eventens faglighed eller eventen i sig selv, hvis det kan passe ind i den øvrige redaktionsplan. Kommunikationspartnerne kan afsøge mulighederne.
• Presseplan og koordinering
DTU kommunikation
DTU kommunikation eller DTU’s kommunikationspartnere kan bidrage til en overordnet presseplan og efterfølgende koordinering af presseindsats på tværs af eventen, DTU centralt og involverede institutter.
• Nyhedsartikler på dtu.dk Plan for nyheder og formidling fra eventen på dtu.dk kan udarbejdes i samarbejde med DTU’s kommunikationspartnere, der koordinerer med DTU’s centrale webredaktør.
• SoMe-strategi DTU kommunikation eller DTU’s kommunikationspartnere kan rådgive og/eller lægge strategi for den samlede SoMe-indsats på tværs af eventen, institutter og DTU centralt.
• DTUavisen
4
12. december 2018
Danmarks Tekniske Universitet
DTUavisen kan bringe foromtale af eventen og sikrer. Det skal dog koordineres i god tid i forhold til avisens udgivelsestidspunkter. Kommunikationspartnerne kan koordinere med avisens redaktion.
• Journalistisk dækning af eventen DTU’s presseteam eller DTU’s kommunikationspartnere kan skrive om eventen samt sikre ekstern medieomtale. Det skal dog aftales og koordineres i god tid. •
Rekruttering af deltagere generelt Rekruttering af deltagere er ofte centralt for eventens succes. DTU kommunikation bringer kommunikation om eventen på DTU’s kanalerbåde internt og eksternt, og balancerer det i forhold til andre aktiviteter og brandingbehov på DTU.
• Omtale/banner på dtu.dk Banner-reklame med omtale og link til tilmelding på forsiden af dtu.dk aftales med kommunikationspartneren, der sikrer koordinering med DTU’s centrale webredaktør.
• Alumnenyhedsbrev Alumnenyhedsbrevet sendes ud til 25.000 abonnenter og er yderst velegnet til rekruttering af deltagere. Det anbefales at bringe en omtale af arrangementet ca. to måneder før. DTU’s kommunikationspartnere kan sørge for dialogen med redaktøren.
• Planlægning af presseorienterede event-aktiviteter I forbindelse med nøgleaktiviteter i eventens program, der forventes at have pressens interesse, bidrager DTU kommunikation og kommunikationspartnerne gerne med design og planlægning.
9
12. december 2018
Danmarks Tekniske Universitet