5 NAJVEĆIH FACILITY MANAGEMENT IZAZOVA ... I FORMULA ZA USPJEH U IZAZOVNIM VREMENIMA
Davor Vugrinec dipl.ing.; struč.spec.
5 FACILITY MANAGEMENT IZAZOVA ... i formula za uspjeh u izazovnim vremenima Rezultati su ovdje! Udruga 2G2E u stalnoj komunikaciji sa svim važnim tvrtkama koje drže tržište Hrvatske i/ili su već ostvarile rezultate u zemlj propituje o izazovima koji se nalaze pred njima.
5 NAJVEĆIH IZAZOVA Trenutna situacija na FM (Facility Management) tržištu Hrvats uključiti i EU (Europsku Uniju) izdvaja na vrh pet najvećih izazova s kojima se FM tvrtke moraju uhvatiti u koštac.
IZAZOV #5 POVJERAVANJE POSLA KOMPETENTNOM PRUŽATELJU USLUGE
IZAZOV #4 UPRAVLJANJE PROMJENAMA UNATOČ NEDOSTATKU BITNIH PODATAKA
IZAZOV #3 PREUZIMANJE VIŠE POSLA S MANJE SREDSTAVA
IZAZOV #2 PRODUŽENJE ŽIVOTNOG VIJEKA POSTOJEĆE IMOVINE
IZAZOV #1
SMANJENJE TROŠKOVA I UŠTEDA!
© 2012 2G2E, SVA PRAVA PRIDRŽANA www.2g2e.hr
RELATIVNA VAŽNOST Nije nikakva novost da rezanje troškova predstavlja imperativ današnjice. Me�utim važno je naglasiti da trend rezanja troškova ne smije utjecati na kvalitetu usluge. Ponekad je potrebno prvo investirati da bi se ostvarila ušteda. Kreiranje FM strategije upravo ovisi o izboru troškovne sheme.
12% 27% 16%
Upravljanje dobavljačima Operativna izvedivost Opterećenje poslom
25%
20%
Upravljanje imovinom Ušteda
Prema našim analizama, odnos važnosti rezultira formulom za uspjeh:
�� ������ �
������������� � ������� ��č��� ��������� � �����ž������ ������������ ��������č�� ����������� ���š����� � ������ ��� ��������č�� � ����š���� ������� ������� ������
Tvrtke nastoje poboljšati sastavnice u brojniku, a minimizirati sastavnice u nazivniku i traže način da to ne učine na uštrp drugoga. Želimo li sagledati problem izbliza, najbolje je da pogledamo što Facility Manageri govore o svakom od 5 najvećih izazova.
© 2012 2G2E, SVA PRAVA PRIDRŽANA www.2g2e.hr
#5 UPRAVLJANJE
#4 OPERATIVNA
DOBAVLJAČIMA
IZVEDIVOST
Glavni trend prethodnih istraživanja bio je outsourcing (vanjska usluga). Tvrtke su pokušale shvatiti koji dio posla treba predati vanjskoj usluzi.
Oko 30% ispitanika smatra prikupljanje podataka kao osnovu uspješnosti. To je važno i u slučaju malih i velikih tvrtki iako iz drugih razloga.
Prema riječima direktora odjela tehničkih poslova jedne velike privatne tvrtke: „Važno je izabrati fleksibilnu vanjsku uslugu koja može pratiti promjene u poslovanju naše tvrtke. U vrijeme krize potrebno je najmanje kvartalno analizirati potrebe i modelirati zahtjeve prema vanjskoj usluzi. Dobavljač koji nije u stanju pratiti takav trend, nije konkurentan i teško može doći na našu listu odobrenih dobavljača“ Česti su odgovori ispitanika kao: „Sva pažnja je usmjerena prema poznatim dobavljačima i praćenju da li je roba ili usluga naplaćena prema ugovorenim uvjetima.“ Da bi donosili odluke o promjeni dobavljača, potrebno je raspolagati podacima o kretanju cijena na tržištu, pouzdanosti dobavljača, njegovim kompetencijama, zadovoljstvu kupaca i sl.
Tek nakon ažuriranja bitnih podataka za gra�evinu moguće je sagledati stvarne potrebe i planirati troškove.
Večina će managera konstatirati da za facility management troše priličnu svotu novca, ali isto tako neće raspolagati podatkom, u što se ta sredstva troše. Drugi će pak konstatirati kako troše mnogo vremena i novca na situacije koje su već unaprijed evidentno krenule u krivom smjeru. Svakako je interesantno koliko FM operatera ne raspolaže osnovnim podacima o gra�evini, opremi gra�evine i ure�ajima kojima bi trebali upravljati. Investitori tako�er ne pridaju važnost svojoj imovini. Naprosto ne znaju koliko će ih koštati upravljanje i održavanje gra�evine u njenoj ekspolataciji.
Isto tako, potrebno je izraditi model odlučivanja o podobnosti dobavljača. Definiranje kriterija, od velike je važnosti, kako bi se ocijenilo svakog pojedinog dobavljača.
FORMULA ZA USPJEH –
FORMULA ZA USPJEH –
UPRAVLJANJE DOBAVLJAČIMA
OPERATIVNA IZVEDIVOST
Poboljšano upravljanje dobavljačima povećava kontrolu nad vašim poslovanjem i kontrolu cijena, te može smanjiti vaše troškove
Prikupljanje podataka o gra�evinama i organiziranje njihove dostupnosti omogućuje i olakšava donošenje poslovnih odluka.
© 2012 2G2E, SVA PRAVA PRIDRŽANA www.2g2e.hr
#3 OPTEREĆENJE
#2 UPRAVLJANJE
POSLOM
IMOVINOM
U današnje vrijeme manageri posežu za radikalnim smanjenjem zaposlenih. Tako je neminovno da je osoblje na održavanju tako�er meta racionalizacije. Dio će možda biti mobiliziran, kao i dio poslova. Tako FM operater dobija sve više poslova, preuzima višak ljudi, ali isto tako preuzima i rizik. Tu se obavezno javlja sumnja investitora oko izbora kompetentnog i pouzadnog FM operatera i opravdanosti cijene za koju je isti spreman preuzeti ljude, posao i rizik. Kod nas je zabilježen i pokušaj da investitor svoje poslovne rizike pokušava prebaciti FM operateru. Kako se očekuje da FM operater bude fleksibilan, nije moguće očekivati od istoga da posluje s gubotkom. Svako preuzimanje neke dodatne obveze iziskuje promjene u organizaciji i angažiranje najvjerojatnije novih resursa, kako ljudskih tako i materijalnih. Upravljanje promjenama od ključnog je značaja za uspješnost svakog procesa, kao i kreiranje SOPa Standardnih Operativnih Planova.
Nevjerojatno je koliko se malo pridaje važnosti upravljanju imovinom, a koliko se pak s druge strane stremi i sve podre�uje povečanju (okrupnjavanju) iste. Najčešći je primjer u praksi da upravo velike tvrtke (državne i one koje su u nedavnoj povijesti bile državne) samo „proforme“ upravljaju imovinom. Tome je tako jer se taj segment promatra samo s aspekta knjigovodstva. Sve se nalazi u nekom ERP riješenju, no ako pokušate doći do tih podataka ubrzo shvaćate da su podaci bezvrijedni. Npr. u materijaloj imovini tvrtke nije moguće specificirati namještaj po vrsti i tipu te dizajnu, životnom vijeku i sl. Ne postoji procejna stanja imovine već se uzima knjigovodstvena vrijednost koja je već nakon nekoliko godina jednaka nuli radi ubrzane amortizacije koja odgovara opet računovodstvu. Ako se želi upravljati imovinom, treba se imati adekvatne uporabljive podatke o istoj. Kvartalne analize isplativost imovine mogu pomoći u izlasku iz problema u razdoblju otežanog poslovanja. Iskustveno se pokazalo da investiranje u imovinu na dugi rok, koja nije u uskoj vezi s osnovnom djelatnosti nije sigurna i može uzrokovati probleme u poslovanju jer izlazi iz fokusa i kada se shvati da je to mrtvi kapital tada je obično kasno.
FORMULA ZA USPJEH –
FORMULA ZA USPJEH –
OPTEREĆENJE POSLOM
UPRAVLJANJE IMOVINOM
Obavljanje više posla s manje resursa nije samo privremena situacija, već kontinuirani zahtjev kako bi se postigla konkurentnost na tržištu. Informatizacija procesa uvelike olakšava ispunjenje takvih zahtjeva.
U ERPu osigurati pomoćno polje za opis imovine kako bi se omogućila analiza i upravljanje istom. U vrijeme kada su prisutne teškoće u poslovanju ti podaci mogu biti od koristi kako bi se racionaliziralo poslovanje.
© 2012 2G2E, SVA PRAVA PRIDRŽANA www.2g2e.hr
#1 SMANJENJE TROŠKOVA I UŠTEDA Kada govorimo o troškovima i uštedi, ne mislimo prvenstveno na toaletni papir i čistačice. Manageri kreću upravo od tuda. Ako se na tom polju mogu realizirati uštede, tada znači da prethodno nije bio dobro postavljen sustav i obično netko ima „pinku“ u tom segmentu.
Od 01.10.2012. godine na stranicama www.2g2e.hr možete kupiti prvi „Priručnik za upravljanje objektima“ objavljen u Hrvatskoj. Priručnik se sastoji od 90 stranica i biti će objavljen u elektronskom obliku. Cijena priručnika je 850,00 kn bez PDVa Račun šaljemo poštom na vašu adresu.
Naravno da se može uštedjeti i na tom segmentu, ali to se radi na početku, a ne kada su svi brodovi potonuli. Opče je poznato da se management tvrtke počne baviti troškovima održavanja, energije i rezanjima u potpornim procesima onda kada im ponestane drugih ideja kako povečati promet, dobit i smanjiti tekuće troškove. U tome trenutku se šefovi održavanja i facility manageri (FM) osjećaju glupo jer njihov nadre�eni počne po cijele dane raditi upravo njihov posao. Ako su FM pak odradili svoj posao i imaju obrazloženje svih troškova, tada mogu parirati napadima. Troškovi se mogu smanjiti na gotovo svim mjestima troška, ali nije preporučljivo bez saznanja o osnovnim procesima poduzimati rezove jer bi se mogli narušiti i uzrokovati još veće probleme. Zato je preporuka upravo voditeljima procesa zadati zadatak racionalizacije.
FORMULA ZA USPJEH – SMANJENJE TROŠKOVA I UŠTEDA Da bi smanjili troškove, prvo ih moramo utvrditi i analizirati. Kontinuitet je vrlo važan, ali ipak bez iskustva nije preporučljivo na prečac raditi rezove. Povjerite taj zadatak voditeljima pojedinih procesa. © 2012 2G2E, SVA PRAVA PRIDRŽANA www.2g2e.hr