25 rzeczy, których nigdy nie dowiesz się od dostawcy oprogramowania

2 5 RZE CZ Y, K TÓRYCH NI G DY N IE DOWI E SZ S I Ę OD D OSTAWCY OPROGRA M OWA N I A

Wszelkie prawa zastrzeżone. Żaden fragment niniej szej publikacji nie może być przesłany lub opubli kowany w żadnej formie bez uprzedniej pisemnej zgody wydawcy. W celu uzyskania pozwolenia, napisz do wydawcy tytułując wiadomość “Uwaga: prośba o uży cie”. Prośbę należy wysłać na adres e-mailowy: info@anegis.com.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Podstawą relacji między dostawcą opro gramowania a klientem jest równowaga za ufania i ostrożności – tak jak w przypadku każdej relacji biznesowej. Jak buduje się zaufanie w takiej relacji? Doceniając do świadczenie dostawcy i wymagając od niego najwyższych standardów. Proste...

Jednak, jak podaje raport firmy Panorama Consulting z 2016 roku dotyczący rozwiązań informatycznych dla przedsiębiorstw, tylko 57% ankietowanych przedsiębiorców uznało swoje oprogramowanie za sukces. Przygotowaliśmy zatem 25 wskazówek, które pomogą Ci znaleźć porozumienie z dostawcą i zapewnić powodzenie wdrożenia ERP.

Indeks

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Nalegaj na model sprzedawca/wykonawca

W projekcie ERP nie ma miejsca na tajemnice

Porada doświadczonego praktyka zawsze mile widziana

Rozsądne i uczciwe wynagrodzenie za wykonane etapy

Unikaj długich cyklów sprzedaży

Wykonanie dobrej pracy wymaga adekwatnej ilości czasu

Adaptacja najnowszej wersji według praktyków

Włącz partnera w odpowiedzialność za projekt

Nalegaj, aby dostawca uczestniczył w analizie funkcjonalnej

Strzeż się konsultantów, którym śpieszno

Zadawaj trudne pytania

Funkcja a proces

Przeprowadź warsztaty wymagań

Dobrze opracowany kontrakt to podstawa

Licencje – płać tylko za to, z czego korzystasz

Uzgodnij wszystkie funkcje z liderem projektu

Klarowny, szczegółowy plan

Najpierw zatwierdzenie, potem działanie

Przeznacz na projekt swoje najlepsze zasoby

Zrób porządek w swoich danych

Jeden zespół - na dobre i na złe

Przygotuj się do testów

Wymagaj regularnych raportów prac

Staraj się nie doprowadzić do modyfikacji zakresu

Kluczem do sukcesu jest profesjonalne zarządzanie projektem

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Nalegaj na model sprzedawca/wykonawca

Świat ERP zmaga się z poważnym niedoborem specjalistów. Dlatego dostawcy często stosują technikę „przynęta i zamiana” - na prezentacje sprzedażowe lub rozpoczęcia projektów delegują swoich najlepszych pracowników, a następnie stop niowo zastępują ich mniej kompetentnymi osobami. Z trudem zdobyta w komunikacji z klientem wiedza, przekazywana kolejnym członkom zespołu podczas cyklu sprzedaży, zostaje w większości utracona. Nalegaj na model sprzedawca/wykonawca, w którym dostawca wyznacza jeden, niezmienny zespół, który zajmuje się klientem od początku do końca, a w przypadku zmian w zespole gwaranto wane jest bezpłatne wdrożenie nowej osoby.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

W projekcie ERP nie ma miejsca na tajemnice

Warto z góry zadeklarować swój budżet i nalegać, aby dostawca powiedział, czy cele projektu mogą być osiągnięte przy podanych założeniach. Zbyt piękne, żeby było prawdziwe? Nie bój się zadawać trudne pytania zarówno przy niskich, jak i wysokich wycenach. To, że coś zostanie pominięte jest niemal pewne.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Porada doświadczonego praktyka zawsze mile widziana Partnerzy producenta wdrażanego systemu ERP zrealizowali wiele projektów i mają wiedzę o tym, jaki powinien być odpowiedni budżet i harmono gram przy określonych celach projektu. Ustal budżet, harmonogram i ambitne cele, ale nie dyk tuj tych trzech elementów bez konsultacji z do świadczonym praktykiem.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Rozsądne i uczciwe wynagrodzenie za wykonane etapy Upewnij się, że dostawca poczyni znaczne inwesty cje, żeby wdrożyć Twój system zgodnie z założe niami i w ustalonych ramach czasowych. Nalegaj na rozsądnej wysokości raty płatności realizowane po wykonaniu i dostarczeniu ważnych etapów pro jektu, ale zachowaj uczciwe podejście co do zakresu ryzyka i poziomu wynagrodzenia.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Unikaj długich cyklów sprzedaży

Na początku pojawia się pokusa. Pokusa do pro

wadzenia długiego procesu sprzedaży po to, żeby zrozumieć wszystkie wzajemne wymagania

i potrzeby oraz określić maksymalne wyceny i zo

bowiązania dostawców. Chociaż pozornie wydaje się to dobrym pomysłem, w rzeczywistości tak

szczegółowe podejście do procesu sprzedaży może zakończyć się niepowodzeniem projektu. Dlaczego?

Zapytanie ofertowe i projekt systemu będą ba

zować na procesach i funkcjach w stanie, w jakim się znajdują (As-Is), które mogą zupełnie stracić na

znaczeniu, gdy zostaną wyparte przez właściwości nowego systemu.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Wykonanie dobrej pracy wymaga adekwatnej ilości czasu

Wcześniej niekoniecznie oznacza lepiej. Bardziej

korzystne jest ustalenie zakresu projektu i zbudowa nie mapy funkcyjnej projektu o odpowiednim stop niu szczegółowości po to, aby ułatwić opracowanie

przyszłego projektu w okresie przedsprzedażowym.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Adaptacja najnowszej wersji według praktyków

Nie martw się przesadnie znalezieniem dostawcy, który ma doświadczenie z najnowszą wersją Two

jego systemu. W przypadku chociażby Microsoft, flagowy system firmy – Dynamics 365 – nieprzer wanie ewoluuje: w ciągu ostatnich 27 lat poja

wiło się 16 pełnych i częściowych wersji systemu. W praktyce oznacza to, że każda ważna wersja to 2-letni cykl, a ponieważ ukończenie większości

dużych projektów zajmuje ok. 2 lata, nie znajdziesz specjalisty doświadczonego w zakresie najnowszej

wersji. Większość praktyków, którzy pracowali z co najmniej dwiema lub trzema wersjami, powinna wiedzieć, jak przeprowadzić adaptację tej naj

nowszej. Po prostu upewnij się, że Twój dostawca to potrafi.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Włącz partnera w odpowiedzialność za projekt

Wielu dostawców zrobi wszystko, żeby uniknąć odpowiedzialności wobec Twojej firmy. Nie zgadzaj

się na podpisanie umowy, w której zapis o macie rzy odpowiedzialności (macierz RACI) nie obejmuje partnera.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Nalegaj, aby dostawca uczestniczył w analizie funkcjonalnej

Dostawcy systemów ERP są ekspertami w wy dobywaniu prawdy od opornych właścicieli pro

cesów. Dzień spędzony na analizie funkcjonalnej bez wkładu Twojego dostawcy jest dniem straco

nym. Jego zespół będzie musiał przejść przez tę

analizę ponownie i zadawać niezręczne pytania, których Twoi pracownicy mogli nie mieć odwagi

zadać. Co gorsza, Twoi eksperci zniechęcą się, jeśli będą musieli ponownie zająć się tymi samymi zagadnieniami.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

10 Strzeż się konsultantów, którym śpieszno

Konsultanci, którzy spieszą się do fazy projektowej rozwiązania bez pełnego zrozumienia całości dzi

ałalności biznesowej (włącznie z niepowodzeniami)

mogą nie zanotować wszystkich Twoich oczekiwań. Pominięte wymagania mogą spowodować koniec

zność kompletnego przeprojektowania — a tego rodzaju zmiany na ostatnią chwilę kosztują dz

iesięć razy więcej niż na etapie ustalania wymagań, ponieważ wszystko musi zostać przekodowane i ponownie przetestowane.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

11 Zadawaj trudne pytania

Rozmawiaj z liderami zespołu projektowego i za dawaj im podchwytliwe pytania dotyczące Twoich procesów. Wybierz jakieś mało znane funkcje

systemu i zapytaj ich o zaprojektowanie procesu wykorzystującego te funkcje. Jeśli powiedzą, że

wymagane jest przeprogramowanie – masz do czynienia z amatorami.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

12 Funkcja a proces

Poproś zespół dostawcy o wyjaśnienie różnicy między funkcją a procesem (funkcja pomaga

osiągnąć cel biznesowy; proces to sposób, w jaki ten cel jest osiągany). Jeśli nie potrafią wyraźnie tego odróżnić, Twój projekt nigdy nie spełni założonych oczekiwań.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

13 Przeprowadź warsztaty wymagań

Opracuj opisy scenariuszy biznesowych i przykłady

ich wykorzystania. Każdy potrafi utworzyć doku mentację procesu sprzedaży/płatności/odbioru czy

wysyłki. Musisz skoncentrować się na tych niekom

fortowych przypadkach procesów, które powodują duże straty pieniędzy i czasu, jeśli są źle przeprow adzane. To z nich bierze się przede wszystkim Twój zwrot z inwestycji.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

14 Dobrze opracowany kontrakt to podstawa

Nigdy nie zgadzaj się na umowę wdrożenia ERP bez wyraźnie wymienionych elementów implementacji i ceny każdego elementu — po jednym do każdego

celu biznesowego. Nie akceptuj mglistych obietnic, które mówią o „pomocy” przy dostawie, „wspieraniu”

Twojego zespołu lub „zarządzaniu” celami. Płacisz dostawcy za zaprojektowanie, zbudowanie, skon

figurowanie, wypełnienie danymi, skorygowanie, dostarczenie, wdrożenie oraz zagwarantowanie

działania Twojego systemu. Nie akceptuj oferty niezawierającej wszystkich tych elementów.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

15 Licencje – płać tylko za to, z czego korzystasz

Odsprzedawcy zarabiają znaczną marżę na

sprzedaży licencji i mogą być zachęcani do rea

lizacji kwartalnych celów sprzedaży producenta oprogramowania. Nie ma żadnego rozsądnego

sposobu na przewidzenie wymagań licencyjnych klienta przed przeprowadzeniem analizy i pełnym

zdefiniowaniem zmian projektowych i organizacyj nych. Całkowicie wykonalne i realne jest rozpoczę cie wersji aplikacji od systemu dla 10 użytkowników

i dodawanie nowych dopiero wtedy, kiedy będzie

to konieczne. Będziesz uiszczać opłaty za wspar

cie producenta do każdej licencji od pierwszego

dnia ich zakupu, co daje zero zwrotu z inwestycji. Nie pozwól, żeby odsprzedawca wywierał na To bie presję kupowania zawyżonej liczby licencji „na wyrost”.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

16 Uzgodnij wszystkie funkcje z liderem projektu

Lider projektu, który postępuje właściwie, musi zaplanować i uzgodnić wszystkie funkcje bizne sowe przed zaprojektowaniem rozwiązania.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

17 Klarowny, szczegółowy plan

Projekt musi być napisany zrozumiałym językiem (żadnych niewyjaśnionych skrótów) i zawierać: 1) schemat zakresu i wycenę procesów według

obecnego stanu; 2) przyszłe scenariusze bizne sowe i przypadki testowe; 3) harmonogram wy

magań funkcjonalnych; 4) harmonogram wdrożenia wyraźnie określający, jak zostaną spełnione wy magania (wersja standardowa/konfiguracja/wy

magania szkoleniowe/sposoby rozwiązywania problemów/programowanie); 5) klarowną i zwięzłą specyfikację każdego elementu projektu.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

18 Najpierw zatwierdzenie, potem działanie

Nie pozwól dostawcy na rozpoczęcie prac, dopóki właściciele procesów po Twojej stronie nie za twierdzą i podpiszą specyfikacji — bez wyjątków.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

19 Przeznacz na projekt swoje najlepsze zasoby

Pamiętaj, że wdrożenie ERP to wymagający i istotny

dla Twojej firmy projekt. Poproś w swoim biurze, żeby zgłosiły się osoby, które mogą przeznaczyć na niego 50% swojego czasu... Otóż to. Nie łudź

się, że duży projekt oprogramowania może być

zrealizowany wyłącznie przez właścicieli procesów i administratorów, którzy już i tak mają zajęty cały dzień. Tak – musisz zaangażować w prace proje ktowe swoich najlepszych ludzi.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

20 Zrób porządek w swoich danych

Przeprowadź porządkowanie i czyszczenie danych właśnie TERAZ. Jedną z głównych przyczyn prze kładania uruchomienia projektu jest źle zapla

nowana i źle przeprowadzona migracja danych. Jeśli nie jesteś w stanie zapanować nad danymi, kiedy nic Cię nie pogania, nie masz szans nad nimi zapanować, kiedy pojawi się pośpiech i presja.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

21 Jeden zespół - na dobre i na złe

Dobrzy pracownicy kosztują i dostawcy będą chcieli

podzielić pracę swoich najlepszych ludzi między kilka różnych projektów. Oni z kolei nie będą w sta

nie dostarczyć Ci optymalnych rezultatów prac, zaj

mując się nimi tylko w te wybrane dni, kiedy dla Ciebie pracują. Nalegaj, aby zespół był kompletny

i pozostawał kompletny na czas ważnych sprintów pracy.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

Przygotuj się do testów

Przygotuj się odpowiednio na duży nakład pracy przy testowaniu pierwszej dostarczonej wersji Twojego oprogramowania. Jeśli nie możesz prze testować oprogramowania, konfiguracji, migracji danych i ustawień bezpieczeństwa niezwłocznie po otrzymaniu systemu, Twoja gwarancja może wygasnąć długo przed tym, zanim zostaną wykryte defekty.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

23 Wymagaj regularnych raportów prac

Upewnij się, że system dostawcy rejestruje kon kretne dane o poszczególnych celach bizne sowych/obszarach interwencji i nalegaj na raporty z postępów w każdy poniedziałek rano. Takie raporty

muszą obejmować procentowe wartości stanu re alizacji zadań lub czas pozostały do zakończenia

prac. Reaguj na opóźnienia, gdy tylko się pojawią. Zarezerwuj sobie prawo do wymiany członków zespołu, którzy nie radzą sobie z pracą.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

24 Staraj się nie doprowadzić do modyfikacji zakresu

Zmiany zakresu to wróg realizacji ograniczonego czasowo i budżetowo projektu. To proste równanie

- zakres musi być dokładnie opisany bez wyjątków... albo upewnij się, że masz bardzo dużo pieniędzy lub

wyrozumiały zarząd, aby udźwignąć konsekwencje zmian.

25 RZECZY, KTÓRYCH NIGDY NIE DOWIESZ SIĘ OD DOSTAWCY OPROGRAMOWANIA

25 Kluczem do sukcesu jest profesjonalne zarządzanie projektem

Nie ignoruj zarządzania projektami – Ty i Twój dos tawca będziecie potrzebować dobrych kierowników

projektów. Przygotuj się na finansowanie obu. Twój kierownik projektów musi być asertywny, zmoty wowany i mieć odpowiednie uprawnienia, aby podejmować decyzje, które doprowadzą projekt do

mety. We wdrażaniu systemu ERP nie ma miejsca na święte krowy.

Jeśli zainteresował Cię ten temat, sięgnij po inne e-booki - znajdziesz je na naszym blogu pod adresem ax-dynamics.com/blog.

info@anegis.com