KONKURS „DISCOVER E-VOLUNTEERING” REGULAMIN 2. EUROPEJSKIEJ EDYCJI KONKURSU
I.
Organizacja i cel Konkursu.
1. 2. Europejską edycję Konkursu „Discover e-volunteering” organizuje Fundacja Dobra Sieć, zwana dalej 1
FDS, wraz z Fundacją Orange, we współpracy z Lokalnymi Partnerami Konkursu działającymi w państwach europejskich. 2. 2. Europejska edycja Konkursu „Discover e-volunteering” jest współfinansowana przez Fundację Grupy France Telecom-Orange. 3. Celem Konkursu jest: a. promocja e-wolontariatu (wolontariatu online) rozumianego jako działania o charakterze pomocy lub pracy wolontarystycznej zachodzącej w przestrzeni wirtualnej, b. promocja
e-wolontariatu
pracowniczego,
rozumianego,
jako
świadczenia
wolontariatu
wykonywane przez pracowników firm na rzecz organizacji pozarządowych, za pośrednictwem Internetu, c.
stworzenie bazy i wymiana dobrych praktyk e-wolontariatu na poziomie europejskim,
d. badanie zjawiska e-wolontariatu w Polsce i w Europie, mające na celu rozpoczęcie współpracy nad określeniem zasad i standardów e-wolontariatu, e. rozpowszechnienie aktywności społecznej w Internecie, f.
promocja wolontariatu i współpracy wolontariackiej w wymiarze europejskim.
1. Lokalnymi Partnerami Konkursu są organizacje działające na terenie krajów europejskich, które prześlą list intencyjny lub e-mail, deklarujący chęć współpracy przy organizacji Konkursu i akceptujący Zasady współpracy organizacji partnerskich przy organizacji 2. europejskiej edycji konkursu „Discover e-volunteering”, oraz uzyskają potwierdzenie ze strony Organizatorów.
1
II.
Warunki udziału w Konkursie. Zgłoszenia do Konkursu. 2,
1. Do Konkursu „Discover e-volunteering” można zgłaszać projekty e-wolontariackie organizowane przez organizacje pozarządowe z wykorzystaniem narzędzi internetowych, w celu realizowania działań na rzecz społeczności lub osób indywidualnych, na polu kultury, edukacji, poradnictwa, dzielenia się wiedzą i umiejętnościami, budowania dobra wspólnego i innych społecznie ważnych dziedzin. 2. Do Konkursu zgłaszać można projekty polegające na współpracy długofalowej, cyklicznej lub akcyjnej. 3. Projekty do Konkursu można zgłaszać w dwóch kategoriach: a. Kategoria dla istniejących projektów e-wolontariackich, b. Kategoria dla nowych projektów e-wolontariatu pracowniczego. 4. W kategorii dla istniejących projektów e-wolontariackich, do Konkursu swoje projekty mogą zgłosić organizacje pozarządowe działające na terenie państw europejskich, posiadające osobowość prawną, prowadzące stronę internetową lub inną działalność w Internecie oraz współpracujące z wolontariuszami za pośrednictwem Internetu. 5. W kategorii dla nowych projektów e-wolontariatu pracowniczego, do Konkursu swoje projekty mogą zgłosić organizacje pozarządowe działające na terenie państw europejskich, posiadające osobowość prawną, prezentujące pomysł na internetowy projekt, w ramach którego pracownik/pracownicy firm(y) będzie/będą świadczyć wolontariat na rzecz organizacji pozarządowej za pośrednictwem Internetu; pracownik/pracownicy
powinni
być
zaangażowani
w
opracowanie
zgłaszanego
projektu
e-wolontariackiego. 6. Zgłoszenia do Konkursu dokonuje się wypełniając formularz zgłoszeniowy, osobny dla każdej kategorii, dostępny w pięciu wersjach językowych (w języku polskim, angielskim, francuskim, hiszpańskim oraz słowackim) na stronie www.e-volunteering.eu/competition. Zgłoszenia dokonuje się w formie elektronicznej lub poprzez e-mail na adres: competition@e-volunteering.eu 7. Organizacje zgłaszające swoje projekty do Konkursu mogą korzystać z pomocy e-wolontariuszy i Lokalnych Partnerów Konkursu przy tłumaczeniu wniosków zgłoszeniowych na język polski, angielski, francuski, hiszpański oraz słowacki. 8. Rejestracja zgłoszenia odbywa się po zatwierdzeniu formularza zgłoszeniowego na stronie Konkursu lub wniosku przesłanego przez e-maile oraz po weryfikacji formalnej przez zespół FDS. 9. Jedna organizacja pozarządowa może zgłosić do Konkursu dowolną liczbę projektów pod warunkiem, że złoży oddzielny wniosek zgłoszeniowy na różne realizowane przez siebie projekty, z których każdy jest związany z inną formą działalności e-wolontariackiej. 10. W kategorii dla istniejących projektów e-wolontariackich, do Konkursu można zgłosić projekty będące w trakcie realizacji lub już zrealizowane, przy czym data ich zakończenia nie może być wcześniejsza niż 1 stycznia 2011 r.
2. Rozumiane zgodnie z definicją e-wolontariatu jako zadania wolontariackie wykonywane w całości lub częściowo przez komputer, telefon, lub inne urządzenie z dostępem do sieci internetowej.
2
11. Zgłoszenie się do Konkursu przez organizację pozarządową w kategorii dla nowych projektów e-wolontariatu pracowniczego jest równoważne z wyrażeniem zgody na dodanie opisu zgłaszanej inicjatywy do bazy dobrych praktyk na zasadach otwartych licencji. 12. Zgłaszający się do Konkursu organizacja wyraża zgodę na przetwarzanie zawartych w ogłoszeniu danych na użytek portalu www.e-volunteering.eu, dysponując jednocześnie prawem wglądu do swoich danych i prawem do ich poprawiania lub usunięcia.
III.
1. Zgłoszenia
do
Konkursu
Przebieg Konkursu.
będą
przyjmowane
poprzez
stronę
internetową
www.e-volunteering.eu/competition w okresie od 17 października 2012 r. do 4 lutego 2013 r., w formie internetowego formularza lub wypełnionego szablonu wniosku w formacie Word. Formularze internetowe oraz szablony wniosków w formacie Word, osobne dla obu kategorii, dostępne są na stronie internetowejwww.e-volunteering.eu/competition. 2. Zgłoszenia do Konkursu należy dokonać w terminie do 4 lutego 2013 r. 3. Weryfikacja formalna zgłoszonych projektów będzie dokonywana na bieżąco oraz w terminie do 5 dni od daty zakończenia naboru wniosków. 4. Weryfikacja formalna zgłoszonych projektów e-wolontariackich przeprowadzona zostanie przez zespół FDS wraz z Lokalnymi Partnerami Konkursu, w oparciu o następujące kryteria: a. nadesłanie
zgłoszenia
w
terminie
przez
formularz
dostępny
w
portalu
w
ww.e-volunteering.eu/competition, z zachowaniem zasad opisanych w Regulaminie Konkursu, b. kompletność zgłoszenia, c.
ocena wiarygodności organizatora.
5. Zgłoszenia do Konkursu przysłane przez organizacje pozarządowe, które przeszły weryfikację formalną, będą ocenione przez Regionalnych Ekspertów. Kandydaci na Regionalnych Ekspertów zostaną zaproponowani przez Lokalnych Partnerów Konkursu oraz zatwierdzeni przez Organizatorów Konkursu (FDS oraz Fundację Orange). 6. Regionalni Eksperci ocenią aplikacje zgłoszone do Konkursu ze swojego regionu językowego. Organizatorzy Konkursu zastrzegają sobie prawo do określenia podziału na regiony po ustaleniu ostatecznej liczby Partnerów Konkursu, nie później jednak niż 7 dni przed zakończeniem przyjmowania zgłoszeń do Konkursu. 7. Regionalni Eksperci wybiorą do następnego etapu Konkursu projekty w liczbie proporcjonalnej do całkowitej liczby zgłoszeń z ich regionu. 8. Regionalni Eksperci pracują w oparciu o dokument „Zasady pracy Regionalnych Ekspertów 2. europejskiej edycji Konkursu ”Discover e-volunteering”, zatwierdzony przez FDS i Fundację Orange. 9. Zgłoszenia do Konkursu, które przeszły regionalną ocenę, będą przetłumaczone na język angielski oraz ocenione przez Międzynarodową Kapitułę Konkursu. Kapituła zostanie powołana przez FDS i Fundację Orange, na podstawie propozycji Organizatorów Konkursu oraz propozycji przesłanych przez Partnerów Konkursu.
3
10. W skład Międzynarodowej Kapituły wejdą osoby zapewniające reprezentatywny oraz transparenty charakter Kapituły. Kapituła składać się będzie z 10 osób. 11. Językiem prac Kapituły jest język angielski. 12. W skład Kapituły nie wchodzą osoby zatrudnione w FDS. 13. Członkowie Kapituły wybiorą: a. w kategorii dla istniejących projektów e-wolontariackich: 9 projektów, które wezmą udział w finałowym głosowaniu online, b. w kategoria dla nowych projektów e-wolontariatu pracowniczego: 3 projekty, które wezmą udział w finałowym głosowaniu online. 14. Kapituła oceni wnioski w oparciu o następujące kryteria: a. w kategorii dla istniejących projektów e-wolontariackich: i. faktyczne wykorzystanie Internetu w działalności e-wolontariackiej, ii. innowacyjność i skuteczność podejmowanych działań e-wolontariackich, iii. realne włączenie e-wolontariuszy w zgłaszany projekt. b. w kategoria dla nowych projektów e-wolontariatu pracowniczego: i. faktyczne wykorzystanie Internetu w działalności e-wolontariackiej, ii. innowacyjność i skuteczność podejmowanych działań e-wolontariackich, iii. realne włączenie pracowników e-wolontariuszy w zgłaszany projekt, iv. adekwatność pozycji budżetowych do potrzeb realizacji zgłoszonego projektu. 15. Międzynarodowa Kapituła pracuje w oparciu o dokument „Zasady Pracy Międzynarodowej Kapituły 2. europejskiej edycji Konkursu „Discover e-volunteering”, zatwierdzony przez FDS i Fundację Orange. 16. Na podstawie ocen przesłanych do FDS przez Członków Międzynarodowej Kapituły zespół FDS przygotuje, osobno dla obu kategorii, zbiorcze rankingi średnich z ocen Kapituły, z którego najwyżej ocenione projekty zakwalifikują się do finałowego głosowania online (utworzą Listę Finalistów Kapituły): a. 9 w kategorii dla istniejących projektów e-wolontariackich, b. 3 w kategoria dla nowych projektów e-wolontariatu pracowniczego. 17. Opisy projektów wytypowanych do finału Konkursu przez Kapitułę Konkursu, zwane dalej finalistami, zostaną umieszczone na stronie internetowej www.e-volunteering.eu/competition i będą poddane głosowaniu internautów. Głosowanie internetowe odbędzie się w kwietniu 2013 r. Termin głosowania może ulec zmianie – organizator poinformuje o ewentualnym przesunięciu terminu najpóźniej dwa tygodnie przed planowanym rozpoczęciem głosowania. 18. Na podstawie liczby głosów zdobytych przez finalistów w finałowym głosowaniu online powstaną rankingi głosowania, osobne dla każdej kategorii. 19. Sposób wyłaniania laureatów w Konkursie jest następujący (analogiczny w obu kategoriach konkursowych): a. Finaliści Konkursu otrzymają punktacje odwrotnie proporcjonalnie do miejsca zajmowanego na Liście Finalistów Kapituły (tj. projekt zajmujący ostatnie miejsce otrzyma 1 pkt., projekt zajmujący przedostatnie miejsce 2 pkt., itd.); projekty, które zajmą to samo miejsce na Liśce Finalistów Kapituły, otrzymają tą samą liczbę punktów.
4
b. Równolegle finaliści otrzymają punktacje odwrotnie proporcjonalnie do miejsca zajmowanego w rankingu głosowania (tj. projekt zajmujący ostatnie miejsce otrzyma 1 pkt., projekt zajmujący przedostatnie miejsce 2 pkt., itd.); projekty, które zajmą to samo miejsce w rankingu głosowania, otrzymają tą samą liczbę punktów. c.
Ostateczny ranking, na podstawie którego zostaną wytypowani laureaci Konkursu, zostanie utworzony poprzez zsumowanie punktów otrzymanych przez finalistów w oparciu o Listę Finalistów Kapituły oraz ranking głosowania.
20. Do wzięcia udziału w głosowaniu internetowym uprawnia podanie adresu e-mail w formularzu do głosowania umieszczonym na stronie www.e-volunteering.eu/competition. Każdy adres e-mail uprawnia do jednokrotnego udziału w głosowaniu co 24 godziny. 21. Osoby zatrudnione w FDS nie mogą brać udziału w finałowym głosowaniu internetowym. 22. Kapituła ma prawo wykluczyć uczestnika Konkursu za złamanie zasad niniejszego Regulaminu oraz za złamanie zasad uczciwej rywalizacji w głosowaniu internetowym. Decyzja Kapituły nie podlega odwołaniu. 23. Ostateczna decyzja w kwestii składu grona laureatów Konkursu należy do Kapituły. 24. Podanie do publicznej wiadomości wyników Konkursu oraz wręczenie nagród laureatom nastąpi podczas Gali Finałowej. Gala odbędzie się w czerwcu 2013 r. w Warszawie. Termin Gali zostanie podany do publicznej wiadomości z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem.
IV.
Nagrody w Konkursie.
1. Nagrodami w Konkursie są środki finansowe z przeznaczeniem na rozwój projektów angażujących e-wolontariuszy. 2. Łączna pula nagród wynosi 8 000 euro. Łączna pula nagród może ulec zwiększeniu w trakcie trwania Konkursu. 3. Fundatorami nagród są Fundacja Orange oraz Fundacja Grupy France Telecom-Orange. 4. W przypadku zwiększenia łącznej puli nagród w Konkursie, fundator pozostałych nagród zostanie ogłoszony w późniejszym terminie.
V.
1.
Inne warunki Konkursu.
Prawo wyłącznego dysponowania logotypem projektu, Konkursu należy do organizatorów Konkursu „Discover e-volunteering”. Inne podmioty mogą otrzymać prawo posługiwania się ww. materiałami na zasadach określonych przez FDS.
2.
Wykorzystanie logotypu przez laureatów jest regulowane odrębnymi umowami pomiędzy FDS i każdym z laureatów z osobna. Ogólne zasady wykorzystania logotypu przez laureatów przewidują między innymi
5
możliwość umieszczenia logotypu i informacji o przyznanym tytule w kampaniach reklamowych i materiałach promocyjnych laureata. 3.
Uczestnicy Konkursu wyrażają zgodę na przechowywanie i przetwarzanie ich danych osobowych przez Fundację Dobra Sieć w celach niekomercyjnych, związanych z przeprowadzeniem Konkursu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DZ.U. Nr. 133, poz. 833).
4.
FDS zamieszczać będzie nazwy laureatów Konkursu w materiałach promocyjnych dotyczących aktualnej edycji Konkursu oraz w miarę możliwości w komunikatach medialnych dotyczących również kolejnych edycji Konkursu.
5.
Lista organizacji zgłoszonych do Konkursu może być upubliczniona przez FDS. Treść informacji zawartych w zgłoszeniu może być wykorzystana przez FDS w innych działaniach, których celem jest popularyzacja e-wolontariatu.
6.
FDS, Fundacja Orange i Lokalni Partnerzy Konkursu mają prawo do weryfikacji i potwierdzenia danych zawartych w zgłoszeniach.
7.
Wszyscy uczestnicy Konkursu mają prawo informować podczas jego trwania, że biorą w nim udział.
V. Postanowienia końcowe. 1. W sprawach interpretacji zapisów i wymogów regulaminowych, decyzję podejmuje Zarząd FDS. 2. FDS zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu Konkursu w okresie jego trwania. O ewentualnych zmianach w regulaminie Konkursu FDS będzie informowała na bieżąco na stronie internetowej www.evolunteering.eu/competition. W przypadku, gdy uczestnicy Konkursu nie zgodzą się ze zmianami regulaminu, mają prawo wycofać zgłoszenie najpóźniej w dniu zakończenia przyjmowania zgłoszeń. Bez względu na to, czy uczestnik wycofał swoje zgłoszenie do Konkursu, jego dane pozostają w bazie danych portalu www.e-volunteering.eu.
Fundacja Dobra Sieć Konkurs „Discover e-volunteering” ul. Marszałkowska 6/17 00-590 Warszawa tel. 22 825 70 22, fax: 22 825 70 22 e-mail: Konkurs@ e-volunteering.eu www.e-volunteering.eu/competition
6