Gestao de materiais e patrimonio 2014 1 by EAD UNIFACS

GRADUAÇÃO PROFISSIONAL

Universidade Salvador – UNIFACS Diretor Presidente

Marcelo Henrik Chanceler

Manoel Joaquim Fernandes de Barros Sobrinho Reitora

Marcia Pereira Fernandes de Barros Diretor de Educação Corporativa & Novos Projetos

Adriano Lima de Barbosa Miranda Pró-reitora de Pós-Graduação, Pesquisa e Extensão Comunitária

Carolina de Andrade Spinola Coordenadora do Eixo de Formação Humanística

Sílvia Rita Magalhães de Olinda Graduação Profissional UNIFACS Coordenador Geral de EAD, GPRO e Extensão

Luciano Pena Almeida de Souza Coordenador de Informações e Processos

Péricles Nogueira Magalhães Junior Coordenadora de Design Educacional

Agnes Oliveira Bezerra Assessora Pedagógica

Monica de Souza Massa Coordenadora do Curso

Verena de Sousa Alcantara Supervisor de Produção de Mídias

Jorge Antonio Santos Alves Designers

Adusterlina Cerqueira Lordello Helder Matos Santos Thiago Gomes Monteiro Penha Revisão / estrutura

Noemia Carla Santana Reis Séfora Joca Maciel Sonildes de Jesus Sousa Tatiana Souza Motta

GPRO UNIFACS - Alameda das Espatódias, 915 - Caminho das Árvores CEP. 41820-460 UNIFACS Atende (Salvador): (71) 3021-2800 - Demais Localidades: 0800-284-0212 - http://graduacaoprofissional. unifacs.br/

SUMÁRIO GESTÃO DE MATERIAIS E PATRIMÔNIO......................................................................................... 5 AULA 01 - CLASSIFICAÇÃO DOS MATERIAIS (CURVA ABC):...................................................................................................7 AULA 02 - CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS – PARTE 2...................................................................... 15 AULA 03 - PARÂMETROS DE ESTOQUE........................................................................................................................................ 23 AULA 04 - O PROCESSO DE COMPRAS (PARTE 1)................................................................................................................... 37 AULA 05 - O PROCESSO DE COMPRAS (PARTE 2)....................................................................................................................47 AULA 06 - ANÁLISE ORGANIZACIONAL: SISTEMA DE AUTORIDADE...............................................................................57 AULA 07 - ARMAZENAMENTO DE MATERIAIS........................................................................................................................... 67 AULA 08 - MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS............................................................................................................................... 77 AULA 09 - CONTROLE DE ESTOQUE.............................................................................................................................................. 87 AULA 10 - GESTÃO PATRIMONIAL.................................................................................................................................................. 97 AULA 11 - DISTRIBUIÇÃO FÍSICA E LOGÍSTICA REVERSA....................................................................................................105 AULA 12 - O GERENCIAMENTO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS.......................................................................................115

GESTﾃグ DE MATERIAIS E PATRIMﾃ年IO Autor: Carlos Magno Diniz Guerra de Andrade

(CURVA ABC): Olá,

Vamos iniciar a nossa primeira aula, tentando responder uma pergunta: nós estamos decididos a controlar todos os materiais que participam do nosso negócio? Ou seja, mesmo que tenhamos 20.000 itens no estoque todos merecerão a mesma

7 gestão de materiais e patrimônio

AULA 01 - CLASSIFICAÇÃO DOS MATERIAIS

atenção e cuidados?

Fonte: Clipart

Se você responder “sim” para a pergunta, sinto dizer, mas a resposta está errada. Isso não é recomendável! Se pensarmos em dispensar os mesmos controles e dedicação para todos os materiais, estaremos consumindo energia por algo que não nos trará retorno. Pense bem: imagine que nós somos sócios em uma empresa do segmento imobiliário. É correto controlar, com o mesmo rigor, os garrafões de água mineral utilizados nos stands e o material de divulgação de nossos produtos, utilizados pela equipe de corretores? Claro que não! Entretanto, decidir o que vai ser controlado não pode ser uma ação aleatória. Essa decisão deverá ser tomada a partir de informações coletadas durante a aquisição, armazenamento, movimentação e consumo dos materiais. Com esse raciocínio, vamos considerar o seguinte: Existem materiais que são adquiridos para atividades específicas, que efetivamente não participam do nosso processo produtivo (aqueles comprados esporadicamente). Esses itens não deverão ser considerados itens de estoque. Podemos citar como exemplo, os enfeites de Natal que são comprados uma vez no ano. Incluir esse material no estoque irá contribuir para elevar o número de itens no cadastro, dificultar a busca de outros itens, encarecer a contratação de serviços de controle. Decididamente esses itens não deverão ser classificados como estoque, pois não apresentam regularidade de consumo, ou seja, apresentam demanda imprevisível e não são definidos parâmetros para ressuprimento automático. A forma mais correta é classificá-los como itens de consumo imediato, que não compõem o estoque. O fato

gestão de materiais e patrimônio

de não ser classificado como itens de estoque não implica dizer que eles não terão a compra controlada, que não serão feitas pesquisas de preço, ou mesmo que não serão armazenados adequadamente e preservados após o uso. Agora imagine os materiais que são utilizados no processo produtivo, aqueles que são adquiridos sempre, que são movimentados constantemente. Essa situação exige um controle mais acurado e vale à pena verificar como esse material está sendo adquirido, quem vende, por quanto, como e quando entrega e quanto é consumido periodicamente. Fica evidente que, com essas características, os cuidados com o controle desses materiais devem ser ampliados, e, por isso, eles são classificados como itens de estoque. Começamos a separar os materiais pelas características de consumo, ou seja, pela DEMANDA. Dessa forma, vamos começar a construir um esquema para representar a classificação dos materiais, percebam o que já podemos estruturar:

________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Fonte: elaboração própria, 2009. ________________________ ________________________ ________________________ Os itens de estoque, segundo Viana (2002), poderão ser classificados em rela________________________ ção à aplicação, ao valor de consumo anual, e à importância operacional. Dessa forma ________________________ o nosso esquema já pode ser atualizado: ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Fonte: adaptado de Viana (2000), pág. 53 ________________________

Quanto à APLICAÇÃO: Materiais produtivos: são todos os itens ligados direta ou indiretamente ao processo de fabricação. Fazem parte dessa classificação matérias-primas, produtos em fabricação, produtos acabados. Matérias-primas: são os materiais básicos e insumos que constituem os itens iniciais e fazem parte do processo produtivo da empresa.

9 gestão de materiais e patrimônio

Agora vamos detalhar as classificações dos itens de estoque:

Produtos em fabricação: são os materiais em processamento, aqueles que estão sendo processados ao longo do processo produtivo da empresa. Produtos acabados: são os produtos constituintes do estágio final do processo produtivo. Materiais de manutenção: materiais de consumo, aplicados em manutenção; Materiais improdutivos: todo e qualquer material não incorporado às características do produto fabricado. Materiais de consumo geral: materiais aplicados em diversos setores da empresa para fins que não sejam de manutenção.

________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Fonte: adaptado de Viana (2000), pág. 53 ________________________ ________________________ Já que detalhamos os materiais quanto à sua aplicação, vamos entender como ________________________ ________________________ eles são classificados quanto à importância financeira. ________________________ Atualizando o nosso esquema teremos a seguinte classificação:

gestão de materiais e patrimônio

Para efetuar essa classificação utilizamos a Curva de Pareto, método pelo qual se determina a importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo em determinado período. Quanto à importância financeira os materiais podem ser classificados como A, B e C, sendo: Classificação A: materiais de grande valor de consumo. Classificação B: materiais de médio valor de consumo. Classificação C: materiais de baixo valor de consumo.

Devemos observar, entretanto, que o cálculo das classes de material segue o conceito de “importância relativa”, ou seja: custo unitário do item X a quantidade utilizada em determinado período.

Fonte: elaboração própria, 2009.

Com mais essas informações podemos atualizar o nosso diagrama.

________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Fonte: adaptado de Viana (2000), pág. 63. ________________________ ________________________ Vencida mais essa etapa ficam faltando as informações quanto à importância ________________________ ________________________ operacional, classificação utilizada para identificar materiais imprescindíveis ao fun________________________ cionamento da empresa que seguem a seguinte regra: ________________________ Classificação X: são os materiais de aplicação pouco importante, com possibilidade de ________________________ uso de similar existente na empresa. ________________________ Materiais Y: são os materiais medianamente importantes, com ou sem similar na empresa.

acarreta a paralisação da produção.

Com isso completamos o nosso diagrama.

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Materiais Z: são os materiais de importância vital sem similar na empresa, cuja falta

Fonte: adaptado de Viana (2000), pág. 63

Olha a DICA! Fique atento! Perceba que a classificação dos itens em relação à importância financeira segue a ordem oposta da classificação quanto à importância operacional. Veja que o mais importante financeiramente é o A e o menos importante é o C; já para a classificação quanto à importância operacional a ordem é contrária, o mais importante é o Z e o menos importante é o X.

Vamos agora olhar detalhadamente a classificação financeira, a qual nós podemos tratar de classificação ABC. Você percebeu por que nós devemos nos aprofundar nessa informação? Lembre-se do início da aula! Nós não vamos dispensar a mesma energia para controlar todos os materiais. Agora, pense rápido: quem merece maior atenção um item C ou um item A? B ou C? Complicou? Vamos por partes! Comecemos pelo cálculo da curva ABC. A classificação ABC é apoiada na curva de Pareto, também conhecida como curva ABC, ferramenta aplicável a qualquer situação em que seja possível estabelecer prioridades.

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Curiosidades O princípio da curva ABC ou 80-20 foi observado por Vilfredo Pareto, na Itália, em 1897, num estudo de renda e riqueza. Ele notou que uma grande porcentagem da renda total concentrava-se nas mãos de uma pequena parcela da população, numa proporção de aproximadamente 80% e 20%, respectivamente (BALLOU, 1993, p.97).

Com essas informações podemos agora aplicar essa metodologia para os itens de estoque, veja o gráfico a seguir e vamos analisá-lo juntos.

________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Fonte: Viana (2000), pág. 65. ________________________ ________________________ O que podemos perceber nesse gráfico: ________________________ ________________________ Uma pequena quantidade de itens apresenta elevada representatividade finan________________________ ceira, no caso 5% do total de itens representam 80% do valor do estoque. Seguindo o ________________________ raciocínio, 15% do total de itens representam 15% do valor de estoque, e por fim 80% ________________________ do total de itens de estoque representam apenas 5% do valor total. ________________________ O que se pode concluir: ________________________ ________________________ A representatividade financeira significativa do estoque está concentrada em poucos ________________________ itens. ________________________ Grande quantidade de itens apresenta baixa representatividade financeira no estoque.

Olha a DICA! Na prática esses cálculos são realizados através de sistemas informatizados, sendo assim o gerente de estoque define qual o percentual do valor que deseja associar à classificação A, B e C. Dessa forma, é comum encontrar variações nas definições

13 gestão de materiais e patrimônio

E você já percebeu por que o gráfico é chamado de 80-20?

dos percentuais relativos a essa classificação, como 70-25-5, ou 75-20-5.

Vamos ver se você compreendeu como é estruturada a curva ABC? Então vamos testar. Tente resolver o exercício proposto e depois compare as respostas com as de seu colega. Concluo assim a classificação dos itens quanto à demanda. Mas ainda não acabou! Os materiais poderão ainda ser classificados de acordo com a perecibilidade e a periculosidade, vamos entender como na nossa segunda aula. Até lá!!!

SÍNTESE Nessa aula, vimos que apesar de o controle dos materiais ser de extrema importância para o resultado de uma organização, é inviável realizar o controle de todos os itens com a mesma atenção e cuidado. Desse modo, passamos e estudar os modelos de classificação dos materiais, de modo a viabilizar um controle mais apurado daqueles itens que representem um maior custo para a empresa. Entretanto, todos os itens devem ser controlados. O que deve ser diferenciado é o rigor no controle dos materiais, de modo a manter uma relação custo-benefício favorável para a empresa.

QUESTÃO PARA REFLEXÃO Em relação aos itens de estoque, qual a gradação entre os critérios de classificação de materiais? A aplicação, a importância financeira ou a importância operacional?

LEITURAS INDICADAS O capítulo 2, tópico 4, do livro de Viana, bem como tópico “A curva ABC”, pág. 97, capítulo 5, de Ballou, ambos listados nas referências.

gestão de materiais e patrimônio

REFERÊNCIAS VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2000.

BALLOU, Ronald H. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993.

DOS MATERIAIS – PARTE 2 Olá!

Vamos continuar o nosso estudo sobre a classificação e codificação de materiais? Na aula 1, os materiais foram classificados em relação à demanda. Nesta aula,

15 gestão de materiais e patrimônio

AULA 02 - CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO

classificaremos os materiais seguindo outros aspectos e discutiremos a metodologia para codificação. Prontos? Então vamos lá!

CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS

PERECIBILIDADE

Fonte: Clipart

Este critério de classificação considera a probabilidade (ou não!) de perecimento, seja dentro do prazo previsto para sua utilização, seja por ação imprevista. Segundo Viana (2002), podemos classificar os materiais perecíveis da seguinte forma: Pela ação higroscópica: são os materiais que possuem grande afinidade com o vapor de água e podem ser retirados da atmosfera, como sal marinho, cal virgem, etc. Pela limitação do tempo: são os materiais que apresentam prazo de validade claramente definidos, como os remédios e os alimentos. Instáveis: são os produtos químicos que se decompõem ou se polimerizam espontaneamente ou têm outro tipo de reação na presença de algum material catalítico ou puro, como o peróxido de éter e o óxido de etileno. Voláteis: são produtos que se reduzem a gás ou vapor, evaporando naturalmente e perdendo-se na atmosfera, como o amoníaco. Por contaminação pela água: são aqueles materiais que se degradam pela adição direta da água, como o óleo para transformadores.

Por contaminação por partículas sólidas: são aqueles materiais que, em contato

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cas físicas e químicas, como as graxas.

com partículas sólidas, como areias e poeiras, poderão perder parte de suas característi-

Pela ação da gravidade: são os materiais que estocados de forma incorreta, podem sofrer deformações, como peças de madeira esbeltas. Por queda, colisão ou vibração: podem ser considerados os materiais de grande fragilidade ou sensibilidade, como os cristais, vidros, instrumentos de medição. Pela mudança de temperatura: são os materiais que perdem suas características para aplicação, se mantidos em temperatura diferente da requerida, como os anéis de vedação de borracha, suprimentos de informática, material fotográfico. Pela ação da luz: são aqueles materiais que se degradam por incidência direta da luz, como os filmes fotográficos. Por ação da atmosfera agressiva: são os materiais que sofrem corrosão quando em contato com atmosfera com grande concentração de fases ou vapores. A corrosão atmosférica pode ocorrer principalmente por vapores de água e ácidos. Pela ação de animais: são os materiais sujeitos ao ataque de insetos e outros animais durante a estocagem, como os grãos, madeiras, produtos ricos em celulose.

PERICULOSIDADE ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________

A importância dessa classificação é identificar os materiais que por suas características físico-químicas, possuam incompatibilidade com outros, fornecendo riscos à segurança. Essa classificação é essencial para determinar a forma de manuseio e armazenamento dos materiais, como também estabelecer a situação de risco a que estão expostas as instalações do patrimônio. Agora sim, está fechada a classificação dos materiais. Para encerrar esta etapa, observe o esquema a seguir.

Fonte: adaptado de Viana, 2000.

uma analogia bem simples: o que identifica uma pessoa?

CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS

Podemos dizer que as suas características físicas, a sua origem, a paternidade, a idade, tudo isso pode contribuir para a identificação. Mas quantas vezes

17 gestão de materiais e patrimônio

Concluída a classificação, atente agora para a codificação. Para iniciar, façamos

aparecem homônimos, aquelas pessoas que têm o mesmo nome? Aí fica mais difícil saber quem é quem e é necessário recorrer a outras informações como o número do RG e do CPF.

Com os materiais a situação é bem semelhante. Quando se recorre ao cadastro de estoque e solicita-se o ordenamento alfabético, muitas vezes aparece uma seqüência de nomes idênticos, que somente serão reconhecidos como diferentes quando forem pesquisadas as referências numéricas e o código de estoque. Então, em primeiro lugar, é preciso entender como descrever os itens, ou seja, especificá-los. A padronização para descrever os materiais é chamada de descrição-padrão. Segundo Silva (1986), a descrição-padrão é constituída por três blocos descritivos que poderão ser empregados no todo ou em parte, conforme exija o tipo de material identificado, os blocos seriam: nome do material, descrição técnica e descrição complementar. Existem algumas regras que devem ser utilizadas para especificar corretamente o material. Para o nome do material devem ser seguidas:

Grafia do nome

O nome deve ser registrado em letras maiúsculas, com a designação genérica sempre no singular, exceto no caso em que os materiais só possuem a forma plural. (ex.) Exemplos: LÁPIS ARAME Designação genérica

Empregue termos que tenham significado exato, individual. Exemplos: ARAME FARPADO ENXADA (não usar FERRAMENTA) Terminologia técnica

Deve ser usada para a designação genérica terminologia técnica corrente ou de uso mais comum, evitando pluralidade de sinônimos, gírias ou regionalismo.

gestão de materiais e patrimônio

Exemplo: TRATOR (correto) BESOURO (errado) Identificação do produto

Não devem ser empregadas marcas de produtos, nomes de fabricantes, ou palavras de origem estrangeira. Exemplo: GILLETTE (errado) LÂMINA DE BARBEAR (certo) Forma de apresentação do material

A designação genérica não deve considerar a embalagem ou forma de apresentação do material. Exemplo: ROLO DE ARAME FARPADO (errado) ARAME FARPADO (correto)

Olha a DICA! Cuidado com aqueles materiais cuja marca é tão forte que esquecemos até o seu nome, como por exemplo: Durex – fita adesiva; BIC – caneta esferográfica; Bombril – lã de aço

________________________ Q-bôa – desinfetante ________________________ ________________________ Carbolineum – imunizante ________________________ ________________________ ________________________ A regra para a descrição técnica está associada ao detalhamento técnico do ________________________ material. Devem ser respondidas perguntas como: ________________________ ________________________ Qual o material? Aço, plástico, carbono, ferro carbono? ________________________ ________________________ Quais as dimensões? Diâmetro, comprimento, espessura? ________________________ Qual o tratamento da superfície? Liso, polido, galvanizado, texturizado? ________________________ ________________________ Existe norma técnica aplicável? BS 325? ________________________ ________________________ Olha a DICA! ________________________ ________________________ Deve ser estabelecido o padrão para definir a ordem das ________________________ informações técnicas do item, por exemplo: o material que o ________________________ compõe, as dimensões, o tratamento da superfície e a norma aplicável. ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Adicionando informações, pode-se utilizar a descrição complementar, que pode ________________________

ser referência do fabricante (equivalência), aplicação do item, embalagem, indicação

equipamentos. Descrevendo os materiais corretamente reduzem-se as chances dos homônimos, mas ainda é necessário garantir que no estoque os itens sejam únicos. Nesse caso, a solução é codificar, pois isso além de complementar a identificação, agiliza a movimentação do estoque. A escolha dos códigos pode ser aleatória, mas se essa atividade for padronizada haverá um cadastro ordenado e com menores possibilidades de problemas.

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de permutabilidade. Essas informações são essenciais para peças de manutenção de

Vamos conhecer um pouco do Sistema Decimal Universal. Este sistema é baseado nos estudos de Dewey, reconhecido mundialmente pela sua contribuição com o Decimal Classification.

Curiosidades Melvil Dewey foi o fundador da Associação de Bibliotecários Norte-Americanos, considerado o grande reformador das bibliotecas, ele concebeu o Decimal Classification com o objetivo de identificar, racionalmente, o acervo das bibliotecas, a fim de que o acesso a ele pudesse ser executado com facilidade por parte dos usuários. Dessa forma, estabeleceu uma ferramenta para organizar e sistematizar informações. (SILVA, 1986).

Esse sistema evoluiu. Atualmente, a maioria das empresas adota o sistema criado e desenvolvido pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos da América, o FSC – Federal Supply Classification, que define a seguinte estrutura para a codificação dos materiais.

Fonte: Dias, 1993, pág. 191.

Vamos ver como funciona? Imagine que há um estoque de materiais de construção, para facilitar a codificação poderíamos estabelecer a seguinte estrutura.

gestão de materiais e patrimônio

Grupos: 01 Revestimentos 02 Louças 03 Acessórios

Classes do grupo 01 - Revestimentos: 001 – Cerâmicos 002 - De madeira 003 – Importados

Poderíamos apresentar a seguinte codificação para um piso Porcelanato. 01.001.0001 – Revestimento/Cerâmico/Porcelanato Portobelo Bege 50x50cm. Além desses procedimentos, um elemento fundamental na estruturação dos cadastros de estoque é a definição das unidades. É muito comum a utilização de embalagens como unidades, o que potencializa as chances de erros.

Olha a DICA! Cuidado: Fardo é embalagem, nada de utilizar as unidades FD ou FR. A quantidade no fardo pode variar por produto. Conjunto não deve ser utilizado, se os materiais são movimentados casados, o par ou conjunto forma uma unidade, nada de utilizar CJ. Par não deve ser utilizado, pois o par forma uma unidade. Ex.: não é possível comprar uma luva, ela é comprada o par. Tambor, bombona, tonel, balde, lata, caixa, galão são embalagens. Principal atenção para o galão, apesar de ser uma unidade, no Brasil ele é utilizado como embalagem, e o volume é variável.

E então, você conseguiu entender como funciona a classificação e a codificação dos materiais? Responda à questão para reflexão. Mas antes, leia a síntese.

SÍNTESE Nessa aula, você conheceu dois importantes critérios utilizados para a classificação de materiais, bem como os princípios utilizados para a sua codificação. Esses critérios permitem ao gestor identificar a melhor maneira de manusear e estocar os materiais, permitindo o seu melhor aproveitamento, além de evitar acidentes. Agora, uma questão para refletir.

Imagine a identificação de materiais sem a utilização do sistema de codificação. Como identificar milhares de itens, aparentemente idênticos, possibilitando o uso correto de cada um?

LEITURAS INDICADAS

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QUESTÃO PARA REFLEXÃO

O capítulo 2 do livro de Viana, bem como tópico 3.6, capítulo 3, do livro de Marco Aurélio Dias, ambos destacados nas referências.

REFERÊNCIAS DIAS, Marco Aurélio Dias P. Administração de Materiais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 1993.

SILVA, Renauld B. da. Administração de material: teoria e prática. Rio de Janeiro: ABAM, 1986.

VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2002.

gest茫o de materiais e patrim么nio

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AULA 03 - PARÂMETROS DE ESTOQUE

Fonte: www.sxc.hu/ Image ID: 1114152

Olá, como estão os seus estudos? Percebeu a importância da classificação e codificação de materiais? Imagine os problemas causados para a empresa se pessoas não qualificadas efetuassem a operação de codificação e especificação dos materiais. Outra possibilidade para a qual devemos estar atentos é o erro partir do fornecedor, o que pode nos induz também ao erro, pois deixamos de considerar que ele também tem estoque e comete erros semelhantes. Por isso, é importante que os profissionais responsáveis pela administração de materiais pesquisem nos catálogos técnicos, de modo a evitar tais equívocos. Agora vamos estudar outro importante aspecto da gestão de materiais: o estoque!

________________________

Antes de qualquer coisa, vamos entender o que é estoque? Segundo o Dicio- ________________________ nário Houaiss (2001), trata-se de uma quantidade de mercadoria armazenada para ________________________ determinado fim, seja venda, exportação, produção, etc. Essa informação, que pode ________________________ nos parecer óbvia, é essencial, pois o que nos interessa nesse momento é saber que ________________________ estoque é, entre outras coisas, QUANTIDADE. Mas o nosso interesse é saber como através do estoque podemos assegurar o cumprimento do objetivo da gestão de materiais: garantir a provisão do material certo, no local de operação certo, no instante correto, em condições utilizáveis ao custo mínimo. Não é mágica; apenas considerações e cálculos relativamente simples. Vamos acompanhar os diagramas: imagine que na data de hoje estamos incluindo um novo item no estoque; ainda não sabemos como ele será consumido, pois é a nossa primeira compra.

Fonte: elaboração própria, 2009

gestão de materiais e patrimônio

Com o passar do tempo, consumiremos esse material, até percebermos que é o momento de efetuar uma nova compra, esse momento é determinado considerando que até o material chegar, devemos consumir o material do estoque.

Fonte: elaboração própria, 2009.

Agora, analisando o gráfico podemos verificar que: ________________________ ________________________ Q – é a quantidade adquirida, comprada. ________________________ Tr – é o tempo decorrido entre o início da compra até o recebimento do material. ________________________ ________________________ Q1 – é a quantidade existente no estoque que disparou a compra. ________________________ ________________________ ________________________ Por uma determinação da empresa, é solicitado que a compra desse material ________________________ ocorra em intervalos de tempo pré-determinados, como por exemplo, a cada 30 dias, ________________________ ou a cada quinzena. ________________________ ________________________ ________________________ Segundo Dias (1993, p.117), o sistema em que o material é reposto periodicamente em ________________________ ciclos de tempo iguais é denominado de sistema de revisões periódicas. Nesse modelo, a ________________________ quantidade de material a ser comprada é variável, levando em consideração a quantidade ________________________ de material necessária para atender a demanda do próximo período, contando ainda com ________________________ um estoque de segurança que previna falhas, como o consumo acima do normal ou os ________________________ atrasos de entrega durante o período de revisão. ________________________ ________________________ ________________________ Continuando o nosso raciocínio, o material continua sendo consumido e mais ________________________ uma vez é iniciado o processo de compra, e assim sucessivamente. ________________________ ________________________ ________________________

gestão de materiais e patrimônio

Fonte: elaboração própria, 2009.

Analisando o novo gráfico podemos verificar que: Ir – é o intervalo de tempo pré-determinado, que define a periodicidade da efetuação das compras. Q – é a quantidade adquirida, comprada. Tr – é o tempo decorrido entre o início da compra até o recebimento do material, que a partir de agora passaremos a chamar de tempo de ressuprimento. Q1 – é a quantidade existente no estoque que disparou a compra, que a partir de

________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Importante! ________________________ ________________________ Observe um detalhe no gráfico e tente responder: por que o estoque não chega à zero? Por que antes disso acontecer uma nova quantidade de material é entregue? ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Fonte: Clipart ________________________ ________________________ ________________________ Nada impede que isso aconteça, mas perceba que dessa forma se o tempo pre________________________ visto para o ressuprimento do material não for cumprido haverá falta no estoque, po________________________ dendo acarretar interrupção na produção ou impossibilidade de vendas. Sendo assim, ________________________ agora passaremos a chamar de Pr, ponto de ressuprimento.

é estabelecido que, na data da chegada prevista do material, ainda deve existir no

gestão de materiais e patrimônio

estoque uma determinada quantidade, que funcionará como uma reserva técnica, um estoque de segurança. Que tal agora o novo gráfico?

Fonte: elaboração própria, 2009.

Com a nova representação podemos interpretar as informações: Q – é a quantidade de ressuprimento do estoque. Pr – é o ponto de ressuprimento, quantidade existente no estoque, considerando a parcela de segurança que determina o momento de iniciar o processo de compra.

Tr – é o tempo de ressuprimento: tempo decorrido entre o início da compra até a inclusão do material no estoque. Devem ser considerados para compor esse parâmetro o tempo para cotação, negociação junto ao fornecedor, transporte e regularização do item no estoque.

Além desses devemos considerar apenas mais dois parâmetros. O primeiro deles não será destacado no gráfico, apesar de ser determinante para a sua construção, é o CONSUMO. Lembre-se que foi a partir da informação de que o material estava sendo consumido que desenvolvemos todo o raciocínio. Podemos enxergar o consumo na inclinação do gráfico no decorrer do tempo. O segundo parâmetro é o nível de ressuprimento. Trata-se da quantidade máxima de estoque, considerando a parcela virtual da compra, ou seja, é a encomenda efetuada no ponto de ressuprimento.

Fonte: Clipart

O nível de ressuprimento é o estoque considerando o que efetivamente existe no momento da compra, adicionado à quantidade que ainda vai chegar, ou que está

al”. A mensuração do material que ainda não deu entrada no estoque da empresa, mas que está a caminho ou em negociação, é importante no sentido de evitar a duplicidade em sua compra. Enfim, tudo o que necessitamos entender para administrar o estoque está aqui. No dia-a-dia, as situações e as variações de consumo exigem um acompanhamento cuidadoso dos parâmetros definidos. Para efeito de cálculo, algumas premissas são estabelecidas: a primeira delas é que trabalharemos sempre como o consumo médio do item. Vejam no gráfico que o consumo é variável com o tempo, por isso a necessidade

27 gestão de materiais e patrimônio

em negociação junto ao fornecedor, denominado por Dias (1993) de “estoque virtu-

de calcular o valor médio. A outra premissa é que os tempos determinados, tempo e intervalo de ressuprimento serão constantes.

Vamos conferir como ficou o gráfico que será utilizado nos nossos estudos?

Fonte: elaboração própria, 2009.

E então? Dúvidas? Vamos repassar os pontos até aqui apresentados. Os parâmetros de estoque são: C – consumo médio do item; Q – quantidade adquirida, ou lote de compra; Tr - tempo de reposição; Ir – intervalo de ressuprimento; Nr – nível de ressuprimento; Es – estoque de segurança.

Vamos ver como eles se relacionam?

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28 1) 1 - Pr = (Tr . C) + Es

2) 2 - Q = Ir . C

3 - Nr = Pr + Q => Nr = [(Tr. C) + Es] + (Ir . C) => Nr = (Tr. C + Ir . C) + Es => Nr = (Tr + Ir). C + Es

Olha a DICA! Percebam que o tempo de ressuprimento (Tr) está associado ao ponto de ressuprimento (Pr) e o intervalo de ressuprimento (Ir) está associado à quantidade a ser comprada (Q). Vejam que a parcela virtual do nível de ressuprimento (Nr) é a quantidade comprada (Q) e a parcela real é a quantidade que disparou a compra (Pr).

Ficou claro para você que as quantidades a serem adquiridas no estoque não são definidas aleatoriamente e sim a partir de informações? Que tal praticar um pouco? Resolva os exercícios propostos e esclareça as dúvidas. Mão à obra!

Exemplos para fixação

Exemplo no 1 O consumo de cimento em uma obra é de 49 quilos por semana, o horário de expediente é das 7h30min ás 17h, sendo a semana equivalente a 7 dias de funcionamento. O processo de ressuprimento, do início da operação da compra até a entrega do material, tem duração de 7 dias. Por uma decisão gerencial, o intervalo de ressuprimento é de 30 dias. Com o objetivo de minimizar problemas de abastecimento é mantido um estoque de segurança equivalente a 10 dias de consumo.

Pergunta-se:

Qual a quantidade existente no estoque, incluindo a parcela de segurança, no mo-

gestão de materiais e patrimônio

mento em que é iniciado o processo de compra? Qual a quantidade que deve ser encomendada ao fornecedor mensalmente? Represente graficamente o comportamento do estoque do item, apresentando: estoque de segurança, ponto de ressuprimento, intervalo de ressuprimento, tempo de ressuprimento, nível de ressuprimento. Considerando que a área de armazenamento foi ampliada, a gerência definiu que o ressuprimento deveria acontecer a cada 45 dias e deveria ser mantido um estoque de segurança para suprir 15 dias de consumo. Qual o ponto de ressuprimento nessa situação?

Resolução

A primeira coisa que precisamos fazer é interpretar o problema. Vamos por partes para entender o que ele está nos dizendo.

“O consumo de cimento em uma obra é de 49 quilos por semana, o horário de

________________________ ________________________ dias de funcionamento.” ________________________ ________________________ ________________________ Aí está a informação do consumo, são consumidos 49 quilos em 7 dias de fun________________________ cionamento da obra, o horário é apenas informação adicional, que não contribuirá em ________________________ nada nos nossos cálculos. Sendo assim já temos a informação de qual é o consumo ________________________ diário do cimento. ________________________ ________________________ ________________________ Cmédio diário = (49 quilos/semana)/ (1 semana/ 7 dias) ________________________ ________________________ ________________________ Cmédio diário = 7 quilos/dia ________________________ ________________________ ________________________ Perceberam que é necessário adequar as unidades? Observem que a informação ________________________ dada é de consumo semanal. Por isso, é recomendável o cálculo do consumo diário ________________________ porque todas as informações relacionadas ao tempo estão em dias. ________________________ ________________________ Não notaram? Então leiam mais uma vez o problema. ________________________ ________________________ ________________________ Continuando ... ________________________ funcionamento do “canteiro” é das 7h30min ás 17h, sendo a semana equivalente a 7

gestão de materiais e patrimônio

“O processo de ressuprimento, do início da operação da compra até a entrega do material, tem duração de 7 dias”

A informação é direta, está sendo informado o tempo de ressuprimento, o tempo decorrido entre o início da compra até a inclusão no estoque, Tr.

Tr = 7 dias

“Por uma decisão gerencial, o intervalo de ressuprimento é de 30 dias.”

Informação explícita:

Ir = 30 dias

“Com o objetivo de minimizar problemas de abastecimento é mantido um estoque

de segurança equivalente a 10 dias de consumo.”

Cuidado com essa informação! Lembre que estoque é quantidade, o fato de estar sendo informado que o estoque de segurança é de 10 dias implica dizer que são 10 dias de consumo, é necessário então multiplicar o tempo pelo consumo.

Es = 10 dias . 7 quilos/dia Es = 70 quilos

Pronto! Resolvemos metade do problema, agora é só responder as questões:

“a. Qual a quantidade existente no estoque, incluindo a parcela de segurança, no momento que é iniciado o processo de compra? Essa pergunta pode ser resumida em: Qual o ponto de ressuprimento? Pr = (Tr . C) + Es Pr = (7 dias . 7 quilos/dia) + 70 quilos=> Pr = 119 quilos. Isso quer dizer que existiam 119 quilos de cimento quando foi iniciado o processo de compra.

mensalmente?” Está sendo solicitado Q, sabemos que Q = Ir. C, sendo assim é só aplicar a fórmula:

Q = 30 dias. 7quilos/dia => Q = 210 quilos.

“c. Represente graficamente o comportamento do estoque do item,

31 gestão de materiais e patrimônio

“b. Qual a quantidade que deve ser encomendada ao fornecedor

apresentando: estoque de segurança, ponto de ressuprimento, intervalo de ressuprimento, tempo de ressuprimento, nível de ressuprimento.”

Cuidado, para representar o gráfico deveremos calcular o nível de ressuprimento, que ainda não foi calculado. Vamos lá?

Nr = Pr + Q => Nr = 119 quilos + 210 quilos => Nr = 329 quilos.

Agora podemos construir o gráfico.

Fonte: elaboração própria, 2009.

E aí? Conseguiu? Você entendeu porque apareceu 280kg marcado no gráfico? Lembre-se de que a compra será efetuada considerando que sempre existirá o estoque de segurança.

Agora vamos responder a última questão.

gestão de materiais e patrimônio

“d. Considerando que a área de armazenamento foi ampliada, a gerência definiu que o ressuprimento deveria acontecer a cada 45 dias e deveria ser mantido um estoque de segurança para suprir 15 dias de consumo. Qual o ponto de ressuprimento nessa situação?”

Você percebeu as informações apresentadas? É dito que o intervalo de ressuprimento foi alterado de 30 para 45 dias, e que o estoque de segurança foi ampliado para suprir 15 dias, então é solicitado o cálculo do novo ponto de ressuprimento. Muito cuidado, lembre-se de que ponto de ressuprimento está associado a tempo de ressuprimento, a informação do novo intervalo de ressuprimento não será utilizada. Para calcular o ponto de ressuprimento nessa nova situação devemos inicialmente calcular o novo estoque de segurança. Fique atento: o consumo e o tempo de ressuprimento não foram alterados!

Es = 15 dias . 7kg/dia Es = 105 kg

Pr = Tr . C + Es Pr = 7 dias . 7 kg/dia +105 kg Pr = 154 kg

Tudo certo? Dúvidas? Então vamos fazer mais um exercício para reforçar o aprendizado.

Exemplo no 2 O consumo de um item é variável de acordo com o planejamento de produção, o tempo de preparação da compra é de 1 dia, o tempo de atendimento do fornecedor é de 20 dias, o tempo de transporte é de 22 dias e o tempo de recebimento e regularização do item no estoque é de 2 dias. Sabendo que: O estoque de segurança é de 5 dias de consumo; A demanda prevista para os próximos meses é de 150 unidades/mês; O intervalo de reposição é de 60 dias; Pergunta-se: a. Qual a quantidade a ser adquirida bimestralmente? b. Qual será o estoque do item quando for realizada a compra?

80 unidades por mês?

Resolução

Vamos entender o que está sendo informado e o que está sendo solicitado? A regra é: “por partes”.

33 gestão de materiais e patrimônio

c. Qual será a quantidade adquirida bimestralmente se o consumo mensal cair para

As informações de tempo parcelado são só para testar o conhecimento de como é determinado o tempo de ressuprimento. Recorde que ele é formado das diversas parcelas de tempo desde o início do processo de aquisição até a inclusão do item no estoque, sendo assim o nosso Tr será:

Tr = 1 dia (tempo de preparação da compra) + 20 dias (tempo de atendimento do fornecedor) + 22 dias (tempo de transporte) + 2 dias (tempo de recebimento) Tr = 1+ 20+ 22+ 2 => Tr = 45 dias

Identificando as outras informações, temos: Demanda prevista, ou seja, consumo, 150unidades/mês. Como as informações de tempo estão em dias vamos transformar o consumo mensal para consumo diário. C= (150 unidades/mês). (1 mês/ 30 dias) C= 5 un/dia

Calculado o consumo, vamos calcular o estoque de segurança. É informado que o estoque de segurança deverá suprir 5 dias de consumo, sendo assim:

Es = 5 dias . 5 un/dia Es = 25 un

O intervalo de reposição é informado, Ir = 60 dias.

Vamos agora responder as questões.

“a. Qual a quantidade a ser adquirida bimestralmente?”

gestão de materiais e patrimônio

Ficou claro que é dito bimestralmente porque o ressuprimento acontece a cada 60 dias? O que é solicitado é Q, então: Q = Ir . C => Q = 60 dias . 5 un/dia => Q = 300 unidades

“b. Qual o estoque do item quando for realizada a compra?”

Está claro que está sendo solicitado o cálculo do ponto de ressuprimento? Lembre-se de que Pr é a quantidade de estoque que dispara a compra, então: Pr = (Tr . C) + Es => Pr = (45 dias . 5 un/dia) + 25 un => Pr = 250 unidades

“c. Qual será a quantidade adquirida bimestralmente se o consumo mensal cair para 80 unidades por mês?”

Vamos calcular a nova quantidade a ser adquirida com a alteração do consumo. A primeira coisa que devemos fazer é adequar a unidade de consumo. Como

estamos trabalhando com o tempo em dias, devemos transformar a unidade de consumo em un/dia. C = 80 un/mês. 1mês/30dias => C= 2,67un/dia Agora podemos calcular Q. Q= Ir. C => Q= 60 dias. 2,67 un/dia => Q= 160,2 un, devemos aproximar para o maior valor, Q= 161un

Com isso conclui-se a nossa terceira aula. Agora você já pode entender como devemos determinar as quantidades de compra. Assim, nos aproximamos do nosso objetivo que é garantir a provisão do material certo, no local de operação certo, no instante correto, em condições utilizáveis ao custo mínimo. Dúvidas? Então vamos testar o quanto aprendemos! Faça os exercícios propostos para esta aula e vamos discutir as dificuldades num fórum. Antes disso, uma síntese do que vimos nessa aula.

SÍNTESE Nessa aula, você conheceu os parâmetros pelos quais a gestão dos níveis de estoque é feita. Assim, pode-se calcular o ponto de reposição de estoque, a quantidade a ser comprada em determinado período, bem como o estoque de segurança.

Após o estudo e a resolução dos exercícios propostos, pense no seguinte: como é possível gerir sem essas informações? Saibam que muitos gestores nem sequer imaginam a existência desses cálculos, baseando suas compras na sua percepção e não em informações, o que gera uma série de ineficiências no sistema, afetando a competitividade das organizações.

35 gestão de materiais e patrimônio

QUESTÃO PARA REFLEXÃO

LEITURAS INDICADAS O capítulo 2 do livro de Marco Aurélio Dias, o capítulo 6 do livro de João Viana, bem como o capítulo 1 do livro de Peter Wanke: todos listados a seguir, nas referências.

REFERÊNCIAS DIAS, M. A. D. P. Administração de materiais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 1993.

SILVA, R. B. da. Administração de material: teoria e prática. Rio de Janeiro: ABAM, 1986.

VIANA, J. J. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2002.

WANKE, P. Gestão de estoques na cadeia de suprimentos: decisões e modelos quantitativos. São Paulo: Atlas, 2003.

gest茫o de materiais e patrim么nio

(PARTE 1)

Autor: Carlos Magno Diniz Guerra de Andrade

37 gestão de materiais e patrimônio

AULA 04 - O PROCESSO DE COMPRAS

Fonte:Clipart

Olá, como vai você? Como está com os parâmetros de estoque? Já percebeu como a administração de materiais está presente em nosso dia-a-dia? Antes de ir às compras nós não verificamos os armários para saber quanto ainda tem em casa? Provavelmente entre os seus colegas, há pelo menos um que guarda uma latinha de leite condensado no armário para uma emergência, criando um estoque de segurança. Percebe? Nós já administramos os materiais naturalmente. O importante agora é corrigir alguns desvios de percurso, de modo a elevar a eficiência da organização. Vamos ver o quanto já evoluímos? Nós já sabemos especificar, codificar, classificar os materiais; sabemos também definir a quantidade a ser comprada e quando deve ser comprada. Ao final desta aula nós saberemos COMO COMPRAR. E aí, curioso? Então vamos continuar a nossa excursão. Depois que nós estudamos os parâmetros de estoque, alguém pode ter imaginado que é só seguir os números informados nos sistemas de controle de estoque e todos os problemas estarão resolvidos.

Calma! Não é bem assim!

Segundo Dias (2006), a decisão de estocar ou não um determinado item deve levar em consideração dois itens: É econômico estocar o item? É interessante estocar um item indicado como antieconômico a fim de satisfazer a um cliente, melhorando as relações como ele?

O primeiro fator pode ser analisado matematicamente, verificando se o custo de estoque de um item excede o custo de comprá-lo ou de produzi-lo de acordo com a necessidade. Já a decisão de manter um item em estoque para satisfazer um cliente é mais difícil de julgar, cabendo ao gestor analisar os inúmeros fatores relacionados, de modo a chegar a uma decisão.

gestão de materiais e patrimônio

Fonte:clipart

Observe que trabalhar com estoque exige equilíbrio e que isto ocorre quando se consegue definir a quantidade a ser comprada, que “equilibra” os custos de armazenamento e os custos de cada pedido (custos de compra). Vamos olhar o gráfico a seguir que tudo ficará mais claro.

Esse gráfico representa o Lote Econômico de Compra que representa, segundo Ballou (2006), uma determinada quantidade de material que, ao ser encomendada, propicia o menor custo operacional anual ao se adquirir e manter estoques. Essa quantidade pode ser calculada, em seu modelo mais simples, de acordo com a fórmula:

, sendo:

LEC = lote econômico de compra, sem faltas; B = custo do pedido; C = consumo anual de uma peça; I = custo de armazenagem por peça e por ano P = preço unitário de compra

tidade, reduzir o volume de estoque e/ou ampliar as informações relativas à manutenção dos estoques. Pronto! Agora que você já estudou um pouco mais sobre a gestão de estoques, pode começar a comprar. Vamos imaginar que você decidiu comprar um carro novo. De imediato alguma perguntas surgirão em sua mente:

Que carro eu quero comprar?

39 gestão de materiais e patrimônio

Com essa análise pode-se definir se se deve antecipar compras, ampliar a quan-

Qual será a cor? Quando irão me entregar? Onde eu vou comprar? Como eu posso pagar?

Outras perguntas surgirão naturalmente, mas é possível reduzir a sete os questionamentos que norteiam as decisões, simplificados como 5W e 2H, originalmente em inglês, eles se resumem a:

________________________ ________________________ ________________________ ________________________ What (o que), Who (quem), When (quando), Where (onde), Why (por que) ________________________ ________________________ ________________________ 2H ________________________ ________________________ How (como) e How much (quanto custa) ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Respondendo a estas perguntas, nós estaremos prontos para efetuar a nossa ________________________ compra e ter um carro novo. Vamos juntos: ________________________ (What) O que comprar? Um carro novo. ________________________ ________________________ (Who) Quem vai comprar? Sou eu? Eu posso? Já tenho cadastro? Tenho dinheiro? ________________________ (When) Quando comprar? Neste ano, neste mês, nesta semana, hoje? ________________________ ________________________ (Where) Onde comprar? Em uma concessionária, em uma feira de automóveis? ________________________ (Why) Por que comprar? O momento é oportuno? O meu carro está velho? ________________________ (How) Como comprar? Financiado? À vista? Leasing? ________________________ ________________________ (How much) Quanto custa? Quanto terei que pagar pelo carro? ________________________ 5W

gestão de materiais e patrimônio

Fonte: www.vecteezy.com

Respondendo a esses questionamentos, estaremos aptos a comprar qualquer coisa: do alfinete até um apartamento, de um rolamento para um cortador de grama até um trator, de um joelho para instalação hidráulica até o projeto completo de uma edificação. Então, mãos à obra! Vamos começar a suprir a nossa empresa. Em primeiro lugar, vamos esclarecer a uma questão: quando começa e quando termina o processo de compras? Se você acha que começa quando eu ligo para o fornecedor e termina quando o fornecedor confirma a compra, sinto dizer que errou. A compra começa com a definição das quantidades e prazos a serem cumpridos (Pr, Tr, Ir, Q) e só é concluída quando o material é inserido no estoque. Por quê? Imagine que houve algum problema com o material fornecido. Quem será a pessoa mais adequada para resolver a questão, o almoxarife que nunca mante-

________________________ ve contato com o fornecedor, ou o comprador que tem contato freqüente e inclusive ________________________ efetuou a negociação? Esclareceu? ________________________ ________________________ ________________________ Então vamos estabelecer as regras para o sucesso de nossa missão: ________________________ Defina claramente o que será adquirido; ________________________ ________________________ Estabeleça e negocie as condições de fornecimento; ________________________ Registre a negociação; ________________________ ________________________ Verifique se o que foi acordado foi cumprido; ________________________ Corrija as situações inadequadas. ________________________ ________________________ ________________________ A metodologia utilizada para entender o nosso tema você já conhece. Vamos ________________________ “por partes”. ________________________ ________________________ Defina claramente o que será adquirido. ________________________ Nós já sabemos fazer isso, lembre da nossa primeira aula quando ________________________ elaboramos o cadastro de estoque, foi necessário descrever os itens ________________________ detalhadamente, ou melhor, especificar corretamente. Aquelas ________________________ informações do cadastro deverão ser utilizadas no momento da ________________________ Fonte:Clipart compra. ________________________ ________________________

sistema de compras. Dessa forma, o cadastro é único, sendo compartilhado pelo setor de compras, estoque, financeiro e contabilidade. Assim, erros no cadastro de estoque serão refletidos em compras incorretas, informações financeiras falsas, podendo acarretar, inclusive, problemas contábeis.

Olha a DICA:

41 gestão de materiais e patrimônio

Fique atento a isso! Os sistemas informatizados de estoque são interligados ao

Quando o cadastro de estoque é elaborado, existe a necessidade de definir as unidades de estoque como a menor unidade que poderá ser movimentada. Então, se no estoque tem algodão e poderá existir movimentação em gramas ou quilo, é recomendável que a unidade de estoque seja g (grama).

Fonte: www.sxc.hu/1125238_forklift_1

Mas nem sempre a unidade de estoque coincide com a unidade comercial. Por exemplo, no cadastro de estoque a unidade para movimentação de canetas esferográficas é un (unidade), mas o fornecedor envia a nota fiscal apresentando como unidade de compra, — ou seja, unidade comercial — caixa (cx). Lembre que caixa é embalagem, não é unidade de estoque. Surge então um novo elemento: a unidade comercial. A Unidade comercial estabelece o padrão para quantificar a forma de comercialização do item. Por exemplo, ovos são consumidos em um restaurante por unidade (un), mas são adquiridos por dúzia. As laranjas são adquiridas em cento, mas são consumidas em unidades. Já em uma obra, os impermeabilizantes são adquiridos em tambores ou bombonas, mas são movimentados no estoque por litro ou quilo. Como essas informações contribuem para o processo de compras? É simples! Ao formalizar a compra é recomendável a utilização da unidade comercial, pois a nota fiscal que acompanhará o material deverá espelhar a ordem de compra. Mas caberá ao responsável pelo estoque parametrizar as conversões necessárias para que as unidades comerciais utilizadas no processo de compras sejam transformadas em unidades de estoque. Nós iremos falar mais sobre isso no decorrer da disciplina.

gestão de materiais e patrimônio

Estabeleça e negocie as condições de fornecimento

Grande parte das empresas considera que negociar compra quer dizer negociar preço. Entretanto, as condições de fornecimento ultrapassam esse critério. Três variáveis devem ser consideradas: preço, prazo e condições de pagamento. Além disso, a forma de transporte é determinante na decisão da compra. Fonte: Clipart

Por exemplo, quem irá pagar o frete, quem compra ou quem vende? Essa decisão é determinante não só na análise financeira, como também nas implicações no recebimento do material. Como? Veja a seguir: Quando o fornecedor é responsável pelo transporte do material, o frete é CIF (Coast, Insurance and Freight). Quando o adquirente (comprador) se responsabiliza pelo transporte do material, o frete é FOB (Free On Board). É importante frisar que estes termos são utilizações genéricas dos chamados Incoterms (International Commercial Terms/Termos Internacionais de Comércio), que servem para definir, dentro da estrutura de um contrato de compra e venda internacional, os direitos e obrigações recíprocas do exportador e do importador.

Observe que os modelos apresentados demonstram que, nas duas situações, leva-se em consideração o valor da mercadoria, o transporte e o seguro da carga. Desse modo, podemos perceber que a diferença entre eles está na definição de quem assume o risco no transporte do material.

Detalhadamente:

acordadas as condições de pagamento. É comum o surgimento de problemas associados a esse elemento por falhas na comunicação. Acompanhem o exemplo a seguir. “Durante a realização da compra do item ISC. 002.003 foram acordados que o frete seria CIF e o pagamento seria com trinta dias.” Observe que apesar de informar a modalidade do frete não está estabelecido quem será o responsável pela movimentação do material (descarregamento). Além do mais, a data de pagamento seria a partir da emissão da nota ou da data do “de acordo”

43 gestão de materiais e patrimônio

Além das negociações quanto à modalidade do frete, é necessário estarem

da ordem de compra? Agora você já consegue identificar as falhas no desenvolvimento do processo de compras? Isso é só o começo! Na sexta aula vamos estudar a forma correta de resolver os problemas decorrentes do processo de compras. Outras informações que são essenciais na negociação de compra: Embalagem dos materiais; Horários permitidos para a entrega dos materiais. Inspeções que serão realizadas para o recebimento dos materiais.

________________________ ________________________ No processo de compra não é o bastante cumprir todas ________________________ as etapas estabelecidas. Elas devem ser registradas de ________________________ forma que seja permitido rastreá-las e corrigi-las quando ________________________ necessário. Para isso dois documentos são essenciais, a ________________________ solicitação/cotação de compras e a ordem de compras. ________________________ Vamos analisar a função desses registros: Fonte:clipart ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Solicitação/cotação de compras ________________________ Em um formulário padronizado devem ser registradas as especificações dos ________________________ materiais e as condições de fornecimento. Uma cópia desse documento deverá ser ________________________ ________________________ enviada ao fornecedor para que ele possa informar as suas condições. ________________________ Algumas informações devem estar explícitas neste registro: ________________________ ________________________ ________________________ Incidência de IPI e o percentual; ________________________ ________________________ Condições de pagamento; ________________________ Prazo de entrega; ________________________ Responsável pelas informações; ________________________ ________________________ Registre a negociação

Modalidade do frete;

Responsabilidade pela movimentação da carga (descarregamento);

gestão de materiais e patrimônio

Validade da proposta.

Caberá ao responsável pela negociação da compra informar horários para o recebimento dos materiais.

Olha a DICA: A formalização de compras não deve ocorrer apenas para a aquisição de materiais. Esta prática deverá ser estendida também para a contratação de serviços.

A seguir um exemplo de formulário para Solicitação/cotação de compras.

Fonte: adaptado de Dias (2006), pág. 250.

No formulário apresentado, o campo para informações de fornecimento (Forn1, Forn 2, Forn 3) deve ser subdividido, permitindo que sejam informadas as condições de fornecimento.

Ordem de compra Após a negociação da compra, e os ajustes necessários às condições iniciais propostas, deverá ser efetuado o contrato de compra, que recebe diversos nomes: ordem de compra, pedido de compra, ordem de fornecimento, solicitação de fornecimento, etc. O importante é estar definida claramente a distinção entre a solicitação/

A ordem de compra deverá formalizar a negociação realizada, ela deverá espelhar a nota fiscal que acompanhará os materiais adquiridos. A seguir um exemplo de ordem de compra.

45 gestão de materiais e patrimônio

cotação de preços e a ordem de compra.

________________________ ________________________ ________________________ Vamos reforçar a distinção entre Solicitação de Compra e Ordem de Compra. ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Fonte: elaboração própria, 2009. ________________________ ________________________ ________________________ Com isso estamos concluindo a nossa quarta aula. Com ela já foi possível identi________________________ ficar a formalização do processo de compras dentro da empresa. Na próxima aula será ________________________ concluído o processo de compras e você saberá como acontece a sua formalização ________________________ além dos limites da empresa. Bom estudo e até a próxima aula. ________________________ ________________________ Fonte: elaboração própria, 2009.

gestão de materiais e patrimônio

SÍNTESE Nessa aula, conhecemos o modo pelo qual as organizações realizam seu processo de compra. Ao adquirir esse conhecimento, passamos a ter condições de otimizar o uso dos recursos da empresa, elevando sua eficiência.

QUESTÃO PARA REFLEXÃO Após a leitura da aula, reflita sobre a seguinte afirmação: “a atividade de compras é responsável por considerável parcela da competitividade de uma empresa”. Essa afirmação está correta? Por quê?

LEITURAS INDICADAS O capítulo 7do livro de Ronald Ballou e capítulo 4 do livro de Marco Aurélio Dias, ambos listados nas referências. Para saber mais sobre as incoterms, que definem os direitos e obrigações recíprocos dos fornecedores e compradores no comércio internacional, acesse o site:

________________________ ________________________ http://www.aprendendoaexportar.gov.br/informacoes/incoterms.htm ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ REFERÊNCIAS ________________________ ________________________ BALLOU, R. H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos/logística empresarial. Porto Alegre: Bookman, ________________________ 2006. ________________________ ________________________ DIAS, M. A. D. P. Administração de Materiais: princípios, conceitos e gestão. São Paulo: Atlas, 2006. ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________

AULA 05 - O PROCESSO DE COMPRAS

gestão de materiais e patrimônio

(PARTE 2)

Fonte:Clipart

Olá! Vamos concluir nossa discussão sobre o processo de compras? Na aula anterior, estudamos como deveria ser formalizado o processo de compras no âmbito interno da empresa, discutimos o tipo de frete e os documentos relacionados. Agora nós vamos estudar o processo de compras quando a documentação ultrapassa os limites da empresa. Preparado? Então, lá vamos nós!

________________________ ________________________ ________________________ O recebimento dos materiais ________________________ ________________________ Formalizada a compra, a próxima etapa é o recebimento dos materiais. No mo- ________________________ mento da entrega, eles podem estar acompanhados por dois documentos fiscais: nota ________________________ fiscal e conhecimento de frete. ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Nota fiscal é o documento com caráter contábil que formaliza a compra e acompanha o ________________________ material. ________________________ ________________________ ________________________ Conhecimento de frete é o documento com caráter contábil que formaliza a realização do ________________________ serviço de transporte. ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Devemos estar atentos para as seguintes situações. ________________________ A nota fiscal que acompanha o material não é obrigatoriamente um documento de ________________________ cobrança; ________________________ Uma nota fiscal poderá estar acompanhada de mais de um conhecimento de frete. ________________________ ________________________

gestão de materiais e patrimônio

Complicou? Vamos utilizar a nossa metodologia para eliminar problemas: “por partes”. O que determina a finalidade da nota fiscal é a natureza de operação, um código que aparece no lado direito do documento, no canto superior. Esse código, determinado pelo fisco irá definir a Fonte: www.sxc. hu/1100203

caracterização da operação (compra, venda, remessa para conserto etc.).

Existem situações em que a nota fiscal tem como objetivo formalizar a circulação do material e não apresenta a função de faturamento. Por exemplo: Vamos imaginar que foi efetuada uma negociação de compras para aquisição de dez toneladas de cimento para uma obra. Ficou acordado que o material seria entregue pelo fornecedor, que se encontra próximo à obra, e que tem veículo próprio. A remessa do material será efetuada em um único dia, serão cinco viagens com duas toneladas cada. O fornecedor poderá enviar notas fiscais de simples remessa para documentar a movimentação do material e, ao final do dia, enviar a nota fiscal de faturamento. Por que devemos saber isso? Porque quando o acompanhamento da documentação não é efetuado corretamente, poderão acontecer registros incorretos no

sistema de controle de estoque, refletindo em divergências entre os saldos contábeis (registrado no sistema) e o físico (existente no estoque). Em situações como a relatada anteriormente, não é raro ocorrer o lançamento em duplicidade dos documentos no sistema de estoque. O outro fato destacado é a existência de mais de um conhecimento de frete acompanhando uma nota fiscal. Em primeiro lugar, vamos esclarecer uma coisa: Qual a função do conhecimento de frete? Documentar a realização do transporte de materiais, quando essa atividade é realizada por uma empresa diferente do fornecedor ou do comprador. Segue um exemplo:

Imagine que uma empresa localizada em Juazeiro, estado da Bahia, efetuou a compra de materiais em Uruguaiana, no Rio Grande do Sul. As empresas transportadoras contatadas pelo comprador para efetuar entregas em Juazeiro não fazem a coleta em Uruguaiana, pois só realizam roteiro até São Paulo. Com esse cenário, o comprador entra em contato com o fornecedor e solicita ajuda para solucionar a questão. O fornecedor indica as transportadoras que transitam no estado e, dessa forma, é negociado o seguinte: de Uruguaiana até Porto Alegre o transporte do material será efetuado por uma transportadora indicada pelo fornecedor, podendo ser efetuado esse frete na modalidade CIF ou FOB. O trecho entre Porto Alegre e São Paulo poderá ser efetuado por outra transportadora, independentemente da modalidade do frete, CIF ou FOB, e o trecho final entre São Paulo e Juazeiro poderá ser efetuado por outra transportadora.

so de compras. Além da nota fiscal e do conhecimento de frete, existe ainda um documento frequentemente utilizado, mas que não apresenta efeito fiscal. Estamos falando da carta de correção. Carta de correção é um formulário, comercializado nas livrarias, com o objetivo de corrigir pequenos enganos realizados durante a emissão da nota fiscal, como erro no endereço, troca de algarismo do CGC ou inscrição, etc. Ou seja, as informações que

49 gestão de materiais e patrimônio

Agora ficou claro? Fique atento para a importância dos documentos no proces-

não afetam os registros contábeis da nota fiscal.

Olha a DICA:

O formulário comercializado nas livrarias indica que podem ser feitas as mais diversas alterações na nota fiscal, desde a alteração de endereço até ajustes nos preços. Mas vejam o que diz a legislação:

§ 6º As chamadas “cartas de correção” apenas serão admitidas quando não se relacionarem com dados que influam no cálculo do imposto ou quando não implicarem mudança completa do nome do remetente ou do estabelecimento destinatário. (Regulamentação do ICMS do Estado da Bahia – 1997, Art. 201, § 6o).

Dessa maneira já somos conhecedores dos documentos fiscais que acompanham os materiais, formalizando as compras. Para finalizar o processo de compras, devemos ter a garantia de que o material entregue está de acordo com o solicitado (adquirido). Para isso, devem ser efetuadas as inspeções no recebimento dos materiais.

Inspeções durante o recebimento Vamos passo a passo efetuar as conferências necessárias para aí então finalizar o processo de compras. Verificação documental

As condições de fornecimento e as especificações definidas na Ordem de Fornecimento devem estar descritas nos documentos fiscais, nota fiscal e conhecimento de frete. As verificações devem ser iniciadas pelo cabeçalho da nota fiscal e do conhecimento, devendo ser verificadas a modalidade de frete, as condições de pagamento, as quantidades e as unidades dos materiais entregues, bem como as embalagens.

Especificações dos materiais

gestão de materiais e patrimônio

Os produtos entregues deverão atender às especificações determinadas na ordem de fornecimento, desde o fabricante, o prazo de validade, cor, granulometria e informações adicionais como acompanhamento de laudo técnico, resultados de ensaios ou documentos que comprovem a legalização do produto.

Integridade dos materiais entregues

As condições das embalagens e número de volumes entregues devem ser verificados no ato do recebimento do material, e nesse momento as informações relativas à responsabilidade do transporte (frete CIF ou FOB) são determinantes para apoiar as decisões relativas ao ressarcimento dos prejuízos.

Movimentação dos materiais

As informações quanto à responsabilidade pelo descarregamento deverão ter sido claramente definidas durante a negociação de compra e, durante o recebimento

dos materiais, as determinações acordadas deverão ser cumpridas. Caberá à empresa adquirente disponibilizar equipamentos e facilitar o acesso dos responsáveis pelo descarregamento dos materiais, evitando transtornos durante o recebimento dos materiais. Se todos os passos foram seguidos sem problemas agora é só efetuar o lançamento fiscal, ou encaminhar a documentação para os setores responsáveis, financeiro e contabilidade.

E se houver algum problema, o que deve ser feito? Calma! Isto será o assunto da nossa sexta aula, agora vamos seguir algumas recomendações para facilitar o recebimento dos materiais. Fonte: www.sxc. hu/1100203

Quando a compra é realizada adequadamente as chances de problemas são reduzidas. Vamos recordar algumas informações da aula 4 para que nós tenhamos a chance de verificar a sua efetivação durante o recebimento dos materiais.

Informação quanto aos horários de entrega dos materiais

Lembra do que foi recomendado em relação a informar na ordem de fornecimento os horários permitidos para o recebimento dos materiais? Quando essa in-

horários são evitados. Discriminação do número da ordem de compra no corpo da nota fiscal

Quando essa informação não é apresentada acaba gerando um problema para aqueles que estão efetuando o recebimento dos materiais, pois é necessário “casar” os documentos fiscais com os documentos internos de compra. O serviço do transportador

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formação é formalizada durante a compra os problemas relativos à inadequação de

Muitas vezes surgem problemas durante o recebimento dos materiais porque o adquirente — cliente — insiste em segurar o documento fiscal até efetuar a conferência dos materiais entregues. Isso não deve ocorrer! O cliente deve verificar, nos conhecimentos de frete, que os transportadores movimentam volumes; se não existe sinal de violação dos volumes, os documentos não devem ficar retidos enquanto alguém da empresa efetua as verificações. Ficou claro? Vamos apurar o quanto você entende sobre processo de compras? Então, vamos testar o quanto aprendeu até aqui.

Exemplos para fixação

Durante a auditoria no departamento de suprimentos foi identificada a seguinte situação: O item 01.01.0053 tratava-se de açúcar e apresentava a seguinte descrição: “Açúcar cristal, 1 quilo, Estrela, branco” a unidade de controle era “saco”. O item 01.01.0064 também se tratava de açúcar e apresentava a descrição: “Açúcar cristal refinado, saco de 1 kg, marca Estrela, branco” a unidade de controle “kg”. Nas compras analisadas, foi verificado que algumas vezes o item era comprado com o código 01.01.0053 e em outras com o código 01.01.0064. Na última compra efetuada o fornecedor (1), com o menor preço, informou que só poderia fornecer a quantidade solicitada após 15 dias, o fornecedor (2) informou que o seu prazo era de 20 dias, e o fornecedor (3) informou o prazo de 30 dias. Considerando que o intervalo entre duas entregas sucessivas estabelecidas pela empresa é de 60 dias, que o tempo de tramitação da compra na empresa é de 5 dias, que o consumo mensal previsto é de 500 kg, e que a empresa mantém o estoque de segurança de 10 kg. Pergunta-se:

A - Qual o problema existente no cadastro?

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B - Qual o intervalo de ressuprimento dos três fornecimentos? C - Qual a quantidade mínima, incluindo estoque de segurança que a empresa deveria ter para poder optar por qualquer um dos fornecedores? D - Qual a quantidade adquirida pela empresa em qualquer dos fornecedores. E - O fornecedor (1) diz que o frete é CIF, o (2) e o (3) dizem que o frete é FOB. Sabendo que o valor do transporte representa 50% do valor do produto, qual a situação mais favorável para compra, considerando que todos os fornecedores apresentaram o mesmo preço?

RESOLUÇÃO Vamos resolvendo os problemas na ordem que eles estão sendo apresentados: A - Qual o problema existente no cadastro?

Verifique a descrição apresentada dos itens:

O item 01.01.0053 - “Açúcar cristal, 1 quilo, Estrela, branco” a unidade de controle era “saco”. O item 01.01.0064 - “Açúcar cristal refinado, saco de 1 kg, marca Estrela, branco” a unidade de controle “kg”.

Percebeu que é o mesmo item? O que acontece é que o item 01.01.0053 na sua descrição apresenta a marca do produto e a unidade de controle. O item 01.01.0064 além de apresentar a marca na descrição do produto, a informação da embalagem e da unidade de controle é desnecessária. Ou seja, o cadastro apresenta duplicidade.

B - Qual o intervalo de ressuprimento dos três fornecimentos?

Lembre de que o intervalo de ressuprimento não depende do fornecedor, esse tempo é definido pelos fatores capacidade de armazenamento, disponibilidade financeira, rotatividade do estoque, condições de transporte, etc. Intervalo de ressuprimento é o intervalo de tempo entre duas entregas sucessivas, esta informação está explícita no problema: 60 dias.

C - Qual a quantidade mínima, incluindo estoque de segurança, que a empresa deve-

O que está sendo questionado é qual será o ponto de ressuprimento nas três situações e qual deles permitirá a opção por qualquer um dos fornecedores. Então, vamos calcular o Pr nas três situações apresentadas. Cuidado! O tempo de ressuprimento é determinado pelo somatório das parcelas de tempo, além do tempo dos fornecedores deve ser considerado o tempo de tramitação da compra na empresa

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ria ter para poder optar por qualquer um dos fornecedores?

Fornecedor 1

Pr= Tr. C + Es Pr= 20 dias. [(500 kg/mês)/(30dias/1mês)] + 10 kg Pr= 344 kg

Conseguiu acompanhar a transformação de unidades do consumo? Lembre-se de que a unidade de tempo tem que ser a mesma. Portanto, não posso calcular direto se o tempo de ressuprimento está em dias e o consumo associado a mês.

Fornecedor 2 Pr= Tr. C + Es Pr= 25 dias. [(500 kg/mês)/(30dias/1mês)] + 10 kg Pr= 427 kg

Fornecedor 3 Pr= Tr. C + Es Pr= 35 dias. [(500 kg/mês)/(30dias/1mês)] + 10 kg Pr= 594 kg

Agora nós poderemos responder a questão. A quantidade mínima que deve existir no estoque para que possamos decidir por qualquer um dos fornecedores é 594 kg. Nas outras situações, irá faltar material até que o ressuprimento ocorra.

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D - Qual a quantidade adquirida pela empresa em qualquer dos fornecedores.

Quantidade adquirida é função do consumo e do intervalo de ressuprimento, isso explica porque independentemente de quanto tempo leva para um fornecedor efetuar o abastecimento, a quantidade adquirida é a mesma para os três fornecedores.

Q= Ir. C Q= 60 dias. (500 kg/mês) / (30dias/1mês) Q= 1000 kg

E - O fornecedor (1) diz que o frete é CIF, o (2) e o (3) dizem que o frete é FOB. Sabendo que o valor do transporte representa 50% do valor do produto, qual a situação mais favorável para compra, considerando que todos os fornecedores apresentaram o mesmo preço?

Se o frete é CIF, o responsável pelas despesas com transporte é o fornecedor. No caso do frete FOB, o responsável pelas despesas é o comprador (adquirente). Como o frete representa 50% do valor do produto é mais interessante optar pelo fornecedor 1. Verifique que é nesta situação que existirá uma menor quantidade de material no estoque, o que implicará em um menor volume de capital empatado.

E então? Tudo tranqüilo? Espero que você tenha gostado dessa primeira parte da nossa disciplina. Lembre-se de que a aprendizagem só ocorre quando há estudo e reflexão. Faça os exercícios disponíveis no ambiente, participe dos fóruns e esclareça suas dúvidas! Antes, porém, leia a síntese da aula e a nossa questão para reflexão.

SÍNTESE Nessa aula você conheceu mais alguns elementos relativos ao processo de compras, tratando dos documentos que devem acompanhar o material, bem como os passos a serem observados no recebimento do material. Na aula 6, vamos aprofundar ainda mais nossos estudos, tratando especificamente do recebimento de materiais. Pronto? Então vamos lá!

Quais problemas podem ser causados devido a um processo de compra e/ou recebimento de material mal realizado? Enumere os problemas identificados. Caso tenham alguma dúvida, entre em contato com o seu professor/tutor por meio do AVA. Será muito interessante uma discussão sobre esse assunto!

LEITURAS INDICADAS

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QUESTÃO PARA REFLEXÃO

Além do capítulo 7 do livro de Ronald Ballou e capítulo 4 do livro de Marco Aurélio Dias, recomendo o capítulo 13 do livro de João Viana, que trata especificamente sobre o recebimento de materiais. Os três estão nas referências.

REFERÊNCIAS BALLOU, R. H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos/logística empresarial. Porto Alegre: Bookman, 2006.

DIAS, M. A. D. P. Administração de Materiais: princípios, conceitos e gestão. São Paulo: Atlas, 2006.

VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2000.

gest茫o de materiais e patrim么nio

SISTEMA DE AUTORIDADE

Autor: Carlos Magno Diniz Guerra de Andrade Caro aluno,

Na aula anterior, vimos que o organograma é a representação gráfica da estrutura organizacional. A estrutura, por sua vez, define uma série de questões relacionadas às funções e atividades exercidas no interior da empresa, constituindo-se como

57 gestão de materiais e patrimônio

AULA 06 - ANÁLISE ORGANIZACIONAL:

uma ferramenta para se atingir os objetivos organizacionais. No entanto, para que as atividades sejam realizadas de modo a atingir um desempenho satisfatório, é necessário que o sistema de autoridade seja bem definido. E é justamente sobre o sistema de autoridade que nos concentraremos nessa aula. Pronto? Então, ao trabalho.

SISTEMA DE RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE

Clip-art

O sistema de autoridade e responsabilidade é composto pela descentralização, centralização e delegação. Veremos que as diferenças entre os três conceitos são muito importantes para a gestão das organizações, permitindo tanto a melhor organização das atividades, como também um melhor aproveitamento dessa estrutura, através da sua flexibilidade. Ao conhecermos os conceitos, creio que vocês compreenderão melhor o que estou me referindo.

Delegação

gestão de materiais e patrimônio

Clip-art

Transferência de determinado nível de autoridade de um chefe para seu subordinado, criando a correspondente responsabilidade pela execução da tarefa delegada. (OLIVEIRA, 1998, p. 184)

Podemos observar que a delegação tem como pontos básicos: A transferência de tarefas, uma vez que as tarefas delegadas por um superior a um

subordinado pertencem, formalmente, ao superior. Criação da responsabilidade do subordinado para com o chefe, pois se a tarefa formalmente é de responsabilidade do superior, este se mantém como responsável por sua realização. Desse modo, aquele que recebeu a delegação passa a ter responsabilidade para o com “chefe”. Perceberam a “gravidade da situação”?

Observe que a delegação é um processo de transferência de parcela da autoridade do superior para um subordinado, de modo que este execute uma tarefa formalmente pertencente ao cargo hierarquicamente superior, durante determinado período de tempo. Por isso, são necessárias algumas considerações, quando da utilização da delegação. Considerações importantes: delegação realizada na medida dos resultados esperados, uma vez que a autoridade transferida deve ser apenas a necessária para a realização da atividade; a responsabilidade não pode ser delegada, uma vez que a atividade a ser realizada “pertence” ao cargo hierarquicamente superior. Desse modo, formalmente a responsabilidade continua sendo do chefe; clareza (designação precisa, entendida e aceita), de modo a evitar problemas por uma mal entendimento dos objetivos a serem alcançados.

Percebeu como delegar tarefas requer a disposição para assumir certos riscos? Então por que delegar? Vejamos algumas de suas vantagens, apresentadas por Oliveira (1998).

permite coordenar melhor os trabalhos mais complexos e de abrangência maior, por utilizar maior número de pessoas em sua realização; permite maior produtividade (maior motivação e menor tempo para tomada de decisão); permite amplitude de controle mais adequada, uma vez que podemos definir objetivos a serem atingidos, avaliando a equipe conforme esse aspecto; dá condições de um maior planejamento e programação da atividade, ao viabilizar a

gestão de materiais e patrimônio

Algumas vantagens obtidas na delegação:

participação de mais pessoas; permite melhor aproveitamento de recursos, evitando sobrecarga de trabalho sobre alguns e ociosidade sobre outros; permite maior segurança para a empresa, uma vez que tende a viabilizar um melhor desempenho para a empresa, além de constituir um interessante modo de formação de novos quadros.

Viu como a delegação pode ser interessante? Por outro lado, há também o lado negativo. Vejamos alguns obstáculos para a delegação.

DO PONTO DE

DO PONTO DE VISTA DO

VISTA DA EMPRESA

SUPERIOR

SUBORDINADO

Medo de perder poder Medo de perder cargo Falta de tempo para treinar subordinados Falta de subordinados capacitados e habilitados Autovalorização Filosofia de atuação estabelecida pela alta administração Nível de controle Barreiras legais

Desconfiança da capacidade e habilidade dos subordinados Gosta de fazer o trabalho do subordinado Falta de habilidade para dirigir e

Medo de assumir responsabilidade Medo de críticas pelos erros Falta de confiança própria Não se julga capacitado para a tarefa Falta de conhecimento Falta de informação necessária e de recursos Não se tem tempo disponível para novas tarefas

coordenar

Preguiça

Dificuldade para dirigir e

É mais fácil perguntar ao chefe

coordenar

do que decidir por si

Mania de perfeição

Possibilidade de não ser

Inabilidade para encorajar

reconhecido

colaboração ente subordinados

Incentivos inadequados

Ausência de controles que torna

Falta de informações ou

os chefes cautelosos quanto à

recursos necessários

delegação. Figura 1 - Obstáculos para a delegação - Fonte: OLIVEIRA, 1998, p. 186.

gestão de materiais e patrimônio

Podemos perceber, então, que a delegação é um instrumento de gestão bastante útil, mas que requer alguns cuidados em sua utilização. Voltaremos a tratar da delegação ainda nessa aula. Antes disso, vejamos os outros conceitos.

Centralização

Clip-art

Vejamos o conceito:

Centralização é a maior concentração de poder decisório na alta administração da empresa. (OLIVEIRA, 1998, p. 191)

Quando devemos utilizar a centralização? Depende do estilo da empresa, do ambiente, bem como da preferência da alta administração. Geralmente a centralização de autoridade tem como objetivos:

manter maior integração, através da manutenção de todos os colaboradores sob as ordens de apenas uma pessoa ou pequeno grupo; viabilizar a uniformidade de decisões e ações, uma vez que as ordens passam a partir de apenas um lugar; administrar as urgências, uma vez que a coordenação de esforços se dá de maneira mais fácil; menor número de pessoas e níveis hierárquicos, facilitando a uniformidade das ações; maior controle.

Observem que a delegação possibilita um maior controle das atividades. Por outro lado, você acha que a centralização é a tendência para as organizações modernas? Antes de responder a essa pergunta, vejamos a descentralização.

61 gestão de materiais e patrimônio

Descentralização

Clip-art

Descentralização é a menor concentração de poder decisório na alta administração da empresa, sendo, portando, mais distribuído pelos seus níveis hierárquicos. (OLIVEIRA, 1998, p. 192)

Sim. Vimos que a descentralização representa uma maior distribuição da auto- ________________________ ridade e responsabilidade por toda a organização. E quais as situações que justificam ________________________ sua utilização? Vejamos algumas delas:

alta carga de trabalho sobre a alta administração, o que justifica uma melhor divisão do trabalho, elevando a efetividade de suas operações; morosidade no processo decisório, uma vez que a comunicação por mais eficiente que seja tende a não atingir a velocidade necessária, sendo melhor descentralizar; maior ênfase na relação produto/mercado, uma vez que ao descentralizar, a tendência é que as regionais de uma empresa, por exemplo, tenham liberdade de atender ao mercado local de acordo com suas características; encorajar desenvolvimento gerencial, no sentido que as pessoas passam a ter que, necessariamente, tomar decisões, se responsabilizando por elas; maior participação e motivação, pelo fato de possibilitar à equipe de trabalho não somente uma participação mais efetiva no processo de decisão e realização das atividades, como a consciência de sua importância para o sucesso da organização.

Creio que já percebemos a importância da descentralização para as organizações. Agora, o que devemos levar em consideração para a sua utilização? Algumas questões devem ser consideradas. Algumas delas: grau de confiança dos chefes sobre os subordinados, uma vez que os mesmos passam a possuir maior parcela de responsabilidade sobre o desempenho da organização;

gestão de materiais e patrimônio

capacidade de o subordinado lidar com responsabilidade.

Antes de apresentarmos outras questões, creio que devemos aprofundar um pouco mais esses dois primeiros pontos. Observe o seguinte: como ter subordinados capazes de lidar com a responsabilidade, de modo que os chefes possam confiar no seu desempenho? Através do processo de seleção, da avaliação de desempenho, dos treinamentos, entre outros meios de se avaliar a capacitar o quadro de funcionários. Desse modo, podemos perceber que a gestão de recursos humanos está intimamente ligada aos estudos organizacionais, contribuindo em conjunto para a melhoria constante do desempenho da empresa. Agora, os outros pontos.

Nível de treinamento e preparo da chefia, para lidar com o fato que cada vez mais os colaboradores passam a assumir responsabilidades. Atuação das assessorias, no sentido de auxiliar no processo de descentralização, bem como avaliar a atuação de todos, permitindo os ajustes necessários.

Agora que compreendemos como a descentralização de autoridade se desenrola, vejamos uma comparação entre a delegação e a descentralização, já que em am-

bos os casos, há “distribuição” de autoridade. Observe os seguintes pontos, apresentados pela tabela a seguir.

DESCENTRALIZAÇÃO

DELEGAÇÃO

Ligada ao cargo

Ligada à pessoa

Geralmente atinge vários níveis

Atinge um nível hierárquico

hierárquicos Caráter mais formal

Caráter mais informal

Menos pessoal

Mais pessoal

Mais estável no tempo

Menos estável no tempo Figura 2 - Descentralização - Fonte: OLIVEIRA, 1998, p. 194.

Percebeu a grande diferença entre delegação e descentralização? Não? A descentralização é algo que se faz de modo permanente1, através do desenho dos cargos, enquanto a delegação ocorre por necessidade, e vontade, do superior hierárquico. Desse modo, a escolha de alguém para assumir um cargo passa pelo processo formal de seleção, motivo pelo qual a descentralização está relacionada ao cargo. Para a delegação, o chefe passa a escolher entre seus subordinados, aquele em que este deposita confiança para a realização de determinada tarefa. Desse modo, a delegação passa a ter um caráter mais pessoal. 1 Para alterar o modo pelo qual a descentralização foi realizada, é necessário alterar a estrutura da empresa, o que lhe empresta um caráter “permanente”.

zação uma maior produtividade. Como? Vejamos algumas formas. Fatores que geram uma maior produtividade:

maior amplitude e profundidade dos cargos, proporcionando o surgimento de especialistas por toda a organização; maior responsabilidade das pessoas, pelo fato de elas passarem a ser avaliadas pelo resultado de seu trabalho;

63 gestão de materiais e patrimônio

Voltando à descentralização, podemos deduzir que esta tende a trazer à organi-

maior perícia com a prática de decisão, gerando uma organização capaz de se perpetuar, pela formação constante de líderes; maior velocidade no atendimento das necessidade dos clientes, uma vez que aqueles que estão próximos aos clientes, têm autoridade para tomar até certo nível de decisões.

Observe, então, que a descentralização tende a ser o “modelo” natural de divisão de autoridade e responsabilidade nas organizações, sendo complementado pela delegação. A centralização, por sua vez, pode ser utilizada em períodos conturbados, bem como pela escolha deliberada da alta administração. Entretanto, essa forma não tende a ser utilizada por muitas organizações, dada a dificuldade de concentrar as

________________________ ________________________ organizações. ________________________ Nesse sentido, o que as organizações devem considerar é o nível de descentra- ________________________ lização a ser utilizado. Vejamos, então, alguns condicionantes que sinalizam a necessi- ________________________ ________________________ dade de descentralizar. ________________________ SITUAÇÃO QUE FAVORECE A ________________________ CONDICIONANTES DA ESTRUTURA DESCENTRALIZAÇÃO ________________________ Clareza dos objetivos ________________________ ________________________ Aceitação dos objetivos ________________________ OBJETIVOS E ESTRATÉGIAS Facilidade de medir os resultados ________________________ Facilidade de estabelecer as ações para alcance ________________________ dos resultados ________________________ ________________________ Maior diversificação das atividades NATUREZA DAS ATIVIDADES E DA ________________________ TECNOLOGIA ________________________ Menor interdependência das atividades ________________________ Menor flutuação da demanda ________________________ Maior volume da demanda dos serviços ________________________ ________________________ AMBIENTE EMPRESARIAL Maior turbulência ________________________ Maior dispersão geográfica ________________________ ________________________ Maior dificuldade de comunicação decisões em um ambiente tão dinâmico e complexo, como o vivenciado por nossas

gestão de materiais e patrimônio

Maior capacidade técnica Maior capacidade de coordenação FATOR HUMANO Maior grau de informalidade Melhor clima organizacional Figura 3 - Condicionantes da estrutura organizacional e os fatores de descentralização Fonte: OLIVEIRA, 1998, p. 196.

Em linhas gerais, o quadro apresentado demonstra condições em que a descentralização possibilita um melhor desempenho, gerado pela liberdade e flexibilidade proporcionada à organização. Percebeu as possibilidades que temos quanto à divisão de autoridade e responsabilidade dentro de uma organização? Então vamos à síntese.

SÍNTESE Nessa aula, vimos as diferenças entre a delegação, a centralização e a descentralização de autoridade, de modo a percebermos como estas ferramentas podem

auxiliar o gestor na definição de atribuições e responsabilidades no interior das organizações.

QUESTÃO PARA REFLEXÃO A delegação e a descentralização podem ser utilizadas simultaneamente?

LEITURAS INDICADAS Leia o capítulo 13 do livro de João José Viana, listado a seguir. Além disso, recomendo os livros listados abaixo, o livro de Organização, Sistemas e Métodos, ou publicações que tratem da análise organizacional sob a perspectiva gerencial.

REFERÊNCIAS ARAÚJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional: arquitetura, benchmarking, empowerment, gestão pela qualidade total, reengenharia. São Paulo: Atlas, 2001.

ARNOLD. J.R. T. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999.

DIAS, M. A. D. P. Administração de materiais: princípios, conceitos e gestão. São Paulo: Atlas, 2006.

tecnológica e sequenciais. São Paulo: Atlas, 2004.

OLIVEIRA, D. P. R. de. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 1998.

VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2002.

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MAXIMINIANO, A. C. A. Fundamentos de administração: manual compacto para cursos de formação

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Autor: Carlos Magno Diniz Guerra de Andrade

Olá,

Vamos intensificar os estudos e discussões. Lembre-se sempre de que as informações são inter-relacionadas e acumulativas. Portanto, não deixe de esclarecer as

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AULA 07 - ARMAZENAMENTO DE MATERIAIS

dúvidas. Vamos retomar o nosso estudo? Decidimos quanto comprar, compramos, recebemos os materiais e agora vamos ter que armazenar. Todos sabemos um pouquinho disso, pois arrumamos armários, mala de carro, ou até mesmo o “quartinho da bagunça”. Mas podemos fazer melhor, pois quando trabalhamos com grande quantidade e variedade de materiais as cosias podem complicar. Descontraído e animado? Então, vamos trabalhar!

Armazenagem ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Clip-art ________________________ ________________________ Engana-se quem imagina que, existindo um ambiente amplo, uma grande ________________________ área para armazenar os materiais, não existirá problemas com o armazenamento dos ________________________ mesmos. Segundo Viana (2002), o objetivo primordial do armazenamento é utilizar o ________________________ espaço nas três dimensões, da maneira mais eficiente possível. Com essa afirmação,

gestão de materiais e patrimônio

podemos concluir que não é só a área do ambiente que determina as condições de armazenamento, mas a altura do vão e o “pé direito” do ambiente, são fundamentais para esse processo. A decisão de como armazenar os materiais não depende apenas da vontade do administrador do estoque. Devem ser consideradas as características e a forma de movimentação dos materiais, os equipamentos utilizados nesta movimentação, bem como outras características particulares. Então, vamos inicialmente definir o arranjo físico da área de armazenamento, ou seja, o layout. Antes disso, precisamos apenas esclarecer um ponto: toda a área de armazenamento não é almoxarifado. Almoxarifado é a área destinada ao armazenamento, guarda e controle dos materiais. Entretanto, alguns materiais poderão ser guardados em áreas específicas de acordo com as exigências do produto e da produção. Pensem na situação de armazenamento de gasolina em uma empresa que fornece o serviço de transporte. É claro que esse material não será armazenado no almoxarifado! Isto estaria colocando em risco todos os profissionais da área de suprimentos, além de que não seria prático manuseá-lo. Isto, porém, não que dizer que ele não será adquirido e controlado pelos responsáveis pelo suprimento dos materiais na empresa. Significa apenas que o princípio da racionalidade está sendo empregado. Vamos pensar no almoxarifado. Antes de qualquer coisa, será necessário definir o layout da área de armazenamento. Para tanto, algumas considerações se tornam

________________________ necessárias para decidir a disposição dos utensílios e condições de movimentação dos ________________________ materiais nessa área. A saber: ________________________ condições meteorológicas (cuidado com a chuva de “açoite”, que devido ao vento ________________________ pode atingir materiais instalados em locais abrigados); ________________________ sentido solar (nascente e poente); ________________________ ________________________ dimensões das instalações compatíveis com as quantidades, dimensões e pesos dos ________________________ materiais previstos a serem estocados; ________________________ determinação do pé-direito adequado, de modo a aproveitar o armazenamento ver________________________ tical, ou empilhamento; ________________________ determinação da resistência do piso compatível com o peso dos materiais armazena________________________ dos e movimentados; ________________________ ________________________ definição das dimensões de portas frontais e laterais compatíveis com as dimensões dos equipamentos e materiais que serão movimentados no almoxarifado; ________________________ ________________________ posicionamento das áreas de armazenamento, com relação aos equipamentos de mo________________________ vimentação vertical; ________________________ capacidade, dimensões, pesos e raios mínimos de curvatura dos equipamentos utiliza________________________ dos na movimentação dos materiais; ________________________ disponibilizarão de equipamentos de combate a incêndio; ________________________ ________________________ determinação dos níveis de iluminação adequados às atividades do local; ________________________ determinação de plataformas (carga/descarga). ________________________ ________________________ Conhecedores dessas premissas, podemos avaliar os problemas decorrentes do armazenamento dos materiais e decidir pelas ações necessárias para a correção. Antes

Utensílios utilizados no armazenamento de materiais estantes; caixas empilháveis; estrados de madeira (paletes); armários.

69 gestão de materiais e patrimônio

disso, vamos conhecer alguns utensílios utilizados no armazenamento de materiais.

Antes de passarmos adiante em relação à área de armazenamento, vamos comentar um pouco sobre um utensílio que será muitas vezes citado a partir de agora: o palete. Trata-se de uma plataforma para o apoio e acondicionamento de carga, com dimensões padronizadas, possuindo dispositivos para apoio do garfo de empilhadeira ou outro equipamento. Tem como objetivo possibilitar a “unitização” da carga, ou seja: fazer com que uma determinada quantidade de material seja transportada como uma só, poupando tempo no processo de carga, descarga e movimentação. Sempre estamos vendo essa peça nos supermercados e lojas, mas muitas vezes não nos damos conta. Se você ainda não sabe do que estamos falando, a figura a se- ________________________

________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Figura 1 - Palete ________________________ ________________________ No decorrer da aula falaremos sobre os outros utensílios, mas vamos continuar ________________________ a discutir a área de armazenamento. ________________________ ________________________ Algumas considerações deverão ser feitas na definição na forma de armazena________________________ mento, visando facilitar a movimentação dos materiais, além de aproveitar melhor a ________________________ área do almoxarifado. Observem o que destaca Jack Kuchta (1998, p. 37 a 42): ________________________ ________________________ ________________________ guir vai ajudar a identificar.

- Combinar as dimensões da estante com o produto

gestão de materiais e patrimônio

70 As estantes são fornecidas em diversos tamanhos. As alturas variam entre 1,00 e 2,40m em função dos componentes a armazenar. A profundidade destas prateleiras convencionais pode variar de 30 a 60 cm. A largura das gavetas comumente varia de 0,10 a 1,20m. Dentro de uma única unidade, os tamanhos das gavetas variam em altura e largura, conforme a necessidade. Assegure-se de selecionar tamanhos que sejam adequados ao seu mix de produtos e que possam ser mudados à medida que seu mix muda, ou seja, pense em flexibilidade para melhor utilização da largura, profundidade e altura (KUCHTA, 1998, p-42).

- Utilizar estruturas tipo cantilever para itens compridos

Se você possui itens compridos em seu inventário, considere a utilização de estruturas tipo cantilever de pouca profundidade e com braços para estocagem. Materiais rígidos, como tubos metálicos, podem ser estocados sem braços, enquanto que os materiais mais flexíveis, como tubos plásticos, precisam de braços para apoio.

________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Figura 2 - Estrutura tipo cantilever ________________________ Fonte: (KUCHTA, 1998, p-40 -41) ________________________ ________________________ ________________________ - Selecionar o tamanho do palete correto ________________________ ________________________ ________________________ O tamanho de palete mais comum utilizado nas operações de armazenagem é de 1200 mm x 1000 mm. Seu padrão de palete pode, entretanto, indicar que, por aumento ________________________ ou diminuição da sua dimensão, você pode obter melhor utilização cúbica dos paletes ________________________ e que resultará em economia de espaço. Os tambores, por exemplo, são melhores esto________________________ cados em paletes de 1200mm x 1200mm com quatro, ao invés de três num palete de

de paletes com suas caixas de papelão para identificar o tamanho ótimo. Enquanto que múltiplos tamanhos de paletes podem melhorar a utilização da área, lembre-se de que torna a seleção do tamanho da estrutura porta-paletes mais complicada. As escolhas podem resultar em menor utilização cúbica à medida que o mix de produto muda no decorrer do tempo. Múltiplos tamanhos de paletes também podem reduzir a utilização cúbica dos veículos que saem.

71 gestão de materiais e patrimônio

1200mm x 1000mm. Compare a utilização da área do palete com os diversos tamanhos

Figura 3 - Dimensionamento dos paletes Fonte:( KUCHTA, 1998, p.37 -38)

Além dessas considerações, vamos lembrar um pouco dos assuntos tratados na ________________________

nossa segunda aula. Relembrem da classificação dos materiais quanto à perecibilidade ________________________ e à periculosidade; considerem que um almoxarifado pode estar muito bem equipado ________________________ e planejado para determinado tipo e comportamento de material, mas isso deixa de ________________________ ser uma verdade para materiais com outras características. Vamos considerar o exem- ________________________ plo a seguir? Imaginemos uma empresa que comercializa produtos farmacêuticos, incluindo medicamentos, produtos de higiene e cosméticos. Dentre os produtos farmacêuticos, existem os medicamentos que podem ser comercializados sem receita médica, os que exigem receita e os que estão submetidos a controle especial. Isso faz com que os medicamentos sejam armazenados em condições distintas, inclusive para facilitar ou impedir o acesso ao público (profissionais da área). Imagine que o almoxarifado dessa empresa está posicionado de tal forma que no turno da tarde o sol invade uma parte do ambiente, elevando a temperatura e intensificando a luminosidade. Pense e responda rápido: você colocaria os cosméticos como batom, cremes e perfumes nessa área? Se você respondeu sim, precisa pensar mais e não responder tão rápido! Lembre que esses que produtos são sensíveis à temperatura e à luz. Como é que depois de submetidos à temperatura elevada esses produtos serão comercializados? Considere também que essa empresa fabrica alguns produtos e por isso armazena álcool em bombonas de 50 litros, e o estoque médio armazenado é de 500 litros. O álcool deve ficar junto com os outros materiais?

gestão de materiais e patrimônio

Se você pensou que o único problema é o fato deste produto ser inflamável, chegou a hora de pensar um pouco além. Perceba que o armazenamento desse produto amplia o risco de incêndio na área, e isso irá ser determinante na contratação de seguro para preservação patrimonial, assunto que estudaremos adiante. Começou a juntar as peças? Agora imagine mais uma situação: os produtos são movimentados em pequenos volumes. Não é comum a utilização de movimentação de grandes volumes de uma única vez. O que isso implica? Que é mais interessante estruturar o almoxarifado com estantes mais baixas que facilitem a movimentação unitária dos materiais. E na prática, como isso funciona? Vamos às imagens! Situação 1 – Empresa que fabrica e comercializa produtos farmacêuticos

Figura 3 – Área de armazenamento de produtos farmacêuticos Fonte: Arquivo pessoal

Essa empresa apresentava uma falha muito grande na área destinada ao almoxarifado. Apesar dos materiais serem movimentados em pequenos volumes, eles utilizavam a estrutura de estantes porta-paletes e não existia equipamento de grande porte para a movimentação dos materiais. Consequentemente, isso exigia que os funcionários escalassem a estrutura para pegar os materiais, uma vez que a escada existente era de uso doméstico, com apenas seis degraus. Situação 2 - Empresa responsável pela fabricação e comercialização de bebidas

Figura 4 – Área de armazenamento em empresa de bebidas Fonte: Arquivo pessoal

ças para automóveis, para equipamentos industriais, materiais de escritório, materiais de limpeza, materiais de merchandising e outros. Na foto apresentada, as caixas brancas são salgadinhos que seriam utilizados em uma promoção, na compra de determinada bebida o consumidor receberia grátis um pacote do salgadinho. Verifique as condições de armazenamento do produto: o material está diretamente sobre o chão, não são oferecidas as mínimas condições de higiene.

73 gestão de materiais e patrimônio

Em seu almoxarifado, essa empresa armazenava os mais diversos materiais: pe-

Situação 3 – Empresa fabricante de tintas

Figura 5 – Área de armazenamento de empresa fabricante de tintas Fonte: Arquivo pessoal

Na foto apresentada, verifique a altura de empilhamento. Observe que não existe estrutura para apoiar os paletes, ameaçando a segurança durante o manuseio dos materiais. Veja que, devido às condições inadequadas, as embalagens são avariadas, comprometendo a integridade dos materiais, além de ampliar as condições de insalubridade na área. Com essas imagens, você pode estar refletindo sobre como “adivinhar” a forma correta de armazenar os materiais e como decidir qual o utensílio mais adequado. Vamos usar o nosso método eficaz, ainda não utilizado nesta aula: “por partes”. Primeiro: ninguém é obrigado a saber tudo (reveja a aula 2) sobre codificação e classificação dos materiais. Já havia sido recomendada a utilização de catálogos para definir a forma mais adequada de identificar os materiais. Aqui, da mesma forma, os fabricantes devem informar a forma correta de manusear e armazenar os materiais, principalmente os produtos químicos. Deparamo-nos com essas informações o tempo todo, apenas não prestamos atenção. Lembre-se das caixas dos eletrodomésticos, normalmente apresentam diversos símbolos. Trata-se de símbolos padronizados internacionalmente, que devem ser considerados no manuseio e armazenamento e transporte dos materiais.

74 gestão de materiais e patrimônio

Por exemplo, alguém sabe o que quer dizer os símbolos a seguir?

Arte: Unifacs Interativa

Esses talvez sejam os símbolos que encontramos com maior freqüência nos materiais que manuseamos em nosso dia a dia. O número 1 recomenda que os materiais sejam protegidos do calor; o número 2 recomenda que os materiais sejam protegidos

da luz. Surgiram dúvidas? Ótimo, pois só tem dúvida quem estuda. Vamos discutir o assunto, esclarecer as dúvidas e partir para a nossa próxima aula. Agora que já armazenamos os materiais, eles não vão ficar parados no almoxarifado. Vamos estudar, na próxima aula, movimentação dos materiais. Antes, porém, a síntese do que vimos nessa aula.

SÍNTESE Nessa aula, trabalhamos especificamente com o armazenamento de materiais, destacando sua importância para a operação da empresa, bem como para a gestão financeira, já que além de investirmos recursos para a sua aquisição, estes consomem outra quantidade de recursos com aluguel de área para acondicionamento, seguro etc. Por isso, pudemos perceber a importância do conhecimento e utilização de técnicas que permitam manter as características originais do material ao menor custo possível. Como mencionado antes, na aula 8 vamos dar seqüência ao nosso estudo, tratando da movimentação dos materiais. Até lá!

QUESTÃO PARA REFLEXÃO Como na aula anterior, devemos refletir sobre a importância de certas atividades que, geralmente, não são valorizadas como deveriam. Imagine, então, as diversas dificuldades causadas pelo armazenamento incorreto dos materiais e sua implicação

Pense nisso.

LEITURAS INDICADAS Leia o capítulo 14 do livro de João José Viana, listado a seguir. Recomendo também o livro de Administração de Materiais, ou publicações que tratem especificamente do recebimento de materiais.

75 gestão de materiais e patrimônio

na estratégia, nas finanças, na produção, bem como em outras atividades da empresa.

REFERÊNCIAS KUCHTA, Jack. Como economizar espaço no armazém – 152 técnicas. São Paulo: IMAM, 1998.

VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2002.

gest茫o de materiais e patrim么nio

Autor: Carlos Magno Diniz Guerra de Andrade Olá,

Você percebeu como a administração de materiais está presente na nossa rotina? Interessado em saber o que ainda temos que aprender? Então vamos acabar com a curiosidade. Estamos iniciando a nossa aula que trata da movimentação dos materiais.

77 gestão de materiais e patrimônio

AULA 08 - MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS

Como movimentar os materiais? Você sabia que para construir a pirâmide de Quéops foi necessário movimentar 2.300.000 blocos? Será que eles foram movimentados individualmente? Será que existia algum equipamento? Será que aconteceu algum acidente durante a movimentação? Infelizmente, não sei responder essas questões, mas algumas considerações podem ser apresentadas em relação a esses questionamentos. Vamos lá! Movimentar 2.300.000 blocos individualmente parece ser uma tarefa impossível, principalmente pelo tamanho e peso dos blocos. Então, provavelmente eram for- ________________________ mados conjuntos de blocos e movimentados com algum equipamento. Essa prática, ________________________ além de reduzir o esforço humano, agiliza a movimentação dos materiais. Acredito que não nos será apresentada a tarefa de decidir como transportar 2.300.000 blocos, mas se conhecermos um pouco sobre equipamentos e formas de movimentação dos materiais, as nossas decisões apresentarão menores chances de erro. Em primeiro lugar, vamos aprender o conceito de carga unitizada.

Carga unitizada Segundo Moura (1998), carga unitizada é um conjunto ou grupo de objetos mantidos como uma unidade de carga em um transporte entre uma origem e um destino; é a consolidação de vários volumes pequenos em outros bem maiores e homogêneos, com a finalidade de propiciar a automação dos transportes. Figura 1 - Carga unitizada

Fonte: MOURA, 1998, p. 211.

Você já conseguiu perceber qual é o utensílio citado na aula anterior que será essencial para a unitização das cargas? Se você se lembrou do palete, está correto.

gestão de materiais e patrimônio

Além de definir as dimensões mais adequadas dos paletes, devemos determinar os modelos compatíveis. Isso vai depender do tipo de equipamento a ser utilizado e da sua destinação. Por exemplo, produtos alimentícios não devem ser empilhados sobre paletes de madeira, o ideal é que esses sejam metálicos ou plásticos. Por quê? Porque o palete de madeira está propenso à proliferação de fungos e insetos. Antes de continuarmos, vamos recordar mais um detalhe: a movimentação dos materiais está totalmente associada ao estudo de layout desenvolvido para as áreas de armazenamento e para o almoxarifado. Ao determinar a disposição dos utensílios no almoxarifado, deverão ser consideradas as dimensões das “ruas” para circulação do equipamento, o tipo de equipamento utilizado considerando a altura de elevação da carga, a capacidade de carga e os combustíveis utilizados. Vamos estudar detalhadamente esses elementos.

Arte: Unifacs

A carga unitizada exige equipamento adequado para a sua movimentação. Esses equipamentos poderão ser motorizados ou não. Esse equipamento permite que a carga unitizada seja movimentada por um homem. O funcionamento desse equipamento depende da superfície de rolagem: no piso liso ele funcionará bem, mas em superfícies irregulares fica muito difícil a sua movimentação. Ele é conhecido com paleteiro ou paleteira e apelidado como “burrinha”.

Figura 2 - Paleteiro Arte: Unifacs

Esse equipamento também tratado como paleteiro e transpaleteira, funciona com um motor elétrico, sendo necessário carregar a bateria periodicamente. A depen-

movimentação do material, sendo responsável pela sua operação.

79 gestão de materiais e patrimônio

der do modelo, o operador vai de carona no equipamento, dirigindo até o local de

Figura 3 - Transpaleteira Arte: Unifacs

Esse equipamento é a empilhadeira. É um dos equipamentos mais versáteis no transporte interno dos materiais. Destina-se tanto à movimentação vertical, quanto horizontal de materiais. É definido como um veículo autopropulsor com três rodas, pelo menos, projetado para levantar, transportar e posicionar materiais. Uma informação é essencial para o seu funcionamento: o operador desse veículo deverá ter habilitação específica para dirigi-lo. As empilhadeiras poderão ser elétricas ou a combustão (óleo diesel, gás natural). Não deve ser permitido que uma empilhadeira a combustão permaneça parada por períodos longos com o motor em funcionamento. A fumaça e os gases, particularmente em áreas restritas, podem ser perigosos.

Figura 4 - Empilhadeira Fonte: Clip-art

Vamos ver algumas imagens para nos familiarizar com os equipamentos.

gestão de materiais e patrimônio

Figura 5 - Empilhadeira a combustão Fonte: Arquivo pessoal

Figura 6 – Empilhadeira elétrica Fonte: Arquivo pessoal

Mas será que movimentar materiais é só conhecer equipamentos? Claro que não! Talvez o mais importante para movimentar o material é saber onde ele se encontra. Vamos voltar até a aula 2... Veja que fizemos uma analogia entre a identificação de uma pessoa e de um material. Isso foi utilizado para justificar a importância do código e a descrição dos materiais, mas para completar a identificação de uma pessoa é necessário o endereço, saber onde mora... Os materiais também necessitam dessa informação. Acompanhe as figuras a seguir: A figura 7 é o layout da área de armazenamento de materiais, estão apresentadas as estantes porta-paletes e a sua identificação com letras. Estão apresentadas as linhas de estantes X, Y e Z.

gestão de materiais e patrimônio

Figura 7 - Layout da área de armazenamento de materiais

Agora vamos ver mais detalhadamente a localização dos espaços de armazenamento.

Figura 8 - Detalhe 1 - layout da área de armazenamento de materiais

gestão de materiais e patrimônio

Figura 9 - Detalhe 2 - layout da área de armazenamento de materiais

Essa forma de identificação é muito utilizada nas bibliotecas. É o que facilita, aos profissionais responsáveis pela movimentação dos materiais, a localização em que determinado material está. Além disso, alguns materiais necessitam de alguns cuidados especiais durante o seu armazenamento, o que definirá a ordem da sua movimentação.

Voltando aos conceitos da aula 2, lembre que alguns materiais são classificados como perecíveis, pela limitação do tempo para uso. Portanto, são os materiais que têm prazo de validade. Esses materiais dever ser organizados de tal forma que os materiais mais antigos devam ser movimentados sempre antes dos mais novos. Para que isso funcione devem ser tomados cuidados especiais para que a chegada de uma nova remessa de material não “tranque o material mais antigo”. Dessa forma é estabelecido o controle tipo PEPS ou FIFO.

PEPS – primeiro que entra, primeiro que sai. FIFO – first in, first out

As duas classificações apresentam o mesmo significado. O que muda é o idioma: o PEPS está em português e o FIFO, em inglês. Algumas vezes, por uma decisão gerencial, ou mesmo uma oportunidade de mercado, um material que apresenta prazo de validade mais curto entra no almoxarifado quando existe um material que tem validade mais longa. Se não forem tomadas ações adequadas, o material com data de validade mais curta ficará na frente do material com data de validade mais longa. Para que isso não aconteça deverá ser implantado o sistema UEPS.

LIFO — last in, first out.

Será que ficou claro? Que tal um exercício de fixação? Vamos lá.

83 gestão de materiais e patrimônio

UEPS — último que entra, primeiro que sai.

Exemplos para fixação

Exercício 1 Durante a realização do inventário em uma loja de materiais de construção, foi identificado que 10% do estoque de rejunte na cor havana estava com o prazo de validade vencido. O gerente achou que algo estava errado porque havia sido efetuada uma compra recente para repor o estoque e a validade era até janeiro de 2007. Qual o tipo de controle que deveria ser adotado na movimentação do estoque para que esse problema não tivesse ocorrido? Resposta: O tipo de controle deveria ser o PEPS, primeiro que entra é o primeiro que sai. O que ocorreu foi que o material que chegou por último na empresa foi consumido antes do material existente. Isso explica o motivo pelo qual o material mais antigo não foi movimentado e acabou vencendo o prazo de validade ainda no estoque.

Vamos agora exercitar os ensinamentos da aula 7.

Durante uma reunião do departamento de suprimentos para discutir sobre a organização da área de armazenamento os profissionais envolvidos se posicionaram assim:

Almoxarife:  Estamos precisando de paletes novos. Gerente:  Por quê? Não trabalhamos com carga unitizada... Almoxarife:  Sim, é verdade, mas eles são necessários para fazer lastro nos racks. Estagiário:  Eu acho que deveríamos comprar uma estrutura do tipo cantilever, pois o estoque apresenta volumes e formas variadas.

Pergunta-se:

gestão de materiais e patrimônio

O estagiário estava correto? (sim ou não) SIM

A estrutura cantilever é recomendanda quando os materiais armazenados apresentam formas e volumes variados. Se existe alguma dúvida, verifique os conceitos apresentados na aula anterior.

Até aqui está tudo tranqüilo? Então, após a síntese dessa aula, vamos concluir os nossos estudos de administração de materiais com a aula 9, relativa ao controle de estoque.

SÍNTESE Nessa aula, vimos a importância da movimentação de materiais, destacando a necessidade da utilização de equipamentos que permitam a unitização da carga, bem como de critérios que regulem o controle sobre entradas e saídas. Assim, pudemos mais uma vez perceber a importância do conhecimento e utilização de técnicas que

permitam evitar a perda do material, contribuindo desse modo para a manutenção da competitividade da empresa. Na aula 9 vamos dar seqüência ao nosso estudo, tratando do controle de estoque. Vamos em frente!

QUESTÃO PARA REFLEXÃO Como em aulas anteriores, devemos refletir sobre a movimentação e sua relevância para a competitividade de uma empresa. Imagine, então, as diversas dificuldades causadas pela movimentação ineficiente dos materiais e sua implicação na estratégia, nas finanças, na produção, bem como em outras atividades da empresa. Pense nisso “com carinho”.

LEITURAS INDICADAS Lei o capítulo 14 do livro de João José Viana, bem como o capítulo 3 do livro de Marco Aurélio Dias, listados a seguir. Você poderá ler, também, qualquer livro de Administração de Materiais, ou publicações que tratem especificamente do recebimento de materiais.

DIAS, M. A. P. Administração de materiais: princípios, conceitos e gestão. São Paulo: Atlas, 2006.

MOURA, Reinaldo A. Sistemas e técnicas de movimentação e armazenagem de materiais. 4 ed. São Paulo: IMAM,1998. p. 211.

VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2002.

85 gestão de materiais e patrimônio

REFERÊNCIAS

gest茫o de materiais e patrim么nio

Autor: Carlos Magno Diniz Guerra de Andrade

Alô, senhor administrador de materiais!

Como os estudos estão se desenvolvendo? Já está sentindo o gostinho de missão cumprida? Agora você já pode julgar: podemos utilizar um adjetivo diferente de

87 gestão de materiais e patrimônio

AULA 09 - CONTROLE DE ESTOQUE

desafiador para descrever o tema administração dos materiais? Então vamos fechar esse assunto com “chave de ouro”. Agora que sabemos o que, quando e como comprar, como armazenar e como movimentar os materiais, só está faltando garantir que estamos fazendo tudo corretamente. Então, vamos controlar estoque!

Classificação das movimentações de estoque Quando movimentamos os materiais, não podemos pensar essa operação apenas como o deslocamento físico desses itens. Devemos avaliar as operações contábeis geradas nesses deslocamentos.

________________________ ________________________ e saídas. Para simplificar, verifique a tabela abaixo. ________________________ ________________________ ENTRADAS SAÍDAS ________________________ Compras Consumo ________________________ Devolução ao almoxarifado Devolução ao fornecedor ________________________ Devolução de empréstimo Empréstimo ________________________ Reposição de avarias Avarias ________________________ Fonte: Elaboração própria. ________________________ ________________________ Depois que conseguimos classificar as movimentações, precisamos garantir ________________________ que as operações matemáticas sejam realizadas corretamente. Para isso, necessitamos ________________________ ________________________ apenas cuidar par que a identidade abaixo seja respeitada. ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Sendo: ________________________ Ef = estoque final ________________________ ________________________ Ei = estoque inicial ________________________ E = entradas ________________________ ________________________ S = saída Dessa forma, podemos classificar as movimentações de estoque como entradas

gestão de materiais e patrimônio

Com essa identidade, podemos formalizar as movimentações de estoque. Atualmente, é muito frequente a utilização de sistemas informatizados que agilizam as operações de estoque, mas lembre que a máquina só faz o que mandamos. Então, vamos compreender o que a máquina faz.

Fonte: Arnold, 1999

A ficha apresentada, muitas vezes classificada como “ficha kardex”, tem como objetivo registrar os movimentos de estoque, permitindo a pesquisa das operações

realizadas, entradas e saídas, além do saldo nas diversas datas. As divergências de estoque não podem ser classificadas como fatos pouco freqüentes. Entretanto, essas variações podem ser minimizadas com ações proativas de controle. Algumas dessas ações já foram estudadas nas aulas anteriores, como codificação e identificação dos materiais. A novidade agora á a realização de inventário.

A operação de inventário consiste em verificar o saldo físico dos itens comparando-o com o saldo contábil. Vamos entender que saldo físico é a quantidade existente materializada nas áreas de armazenamento, e saldo contábil é a quantidade registrada nos sistemas de controle de estoque sejam eles informatizados ou não. Antes de efetuarmos as operações de controle de estoque, vamos ficar atentos para a informação nova que surgiu nesta aula, KARDEX, mas o que é isto? O que é Kardex? Kardex foi o grande responsável pelos registros e acompanhamento de dados em relação aos materiais no século XX, ajudando a milhares de empresas a economizarem milhões de dólares. Kardex é uma empresa voltada para a administração de materiais, e não uma ficha de controle! Ficaram curiosos? Que tal visitar o endereço: http://kardex. com/kardex-s.htm?

É importante saber que a maioria dos problemas na movimentação do estoque está nos registros. Os movimentos de entrada e saída envolvendo outra empresa são documentados através de notas fiscais, e os movimentos internos na empresa através de requisição.

que ela permite efetuar devoluções ao almoxarifado, através do campo marcado com a letra “E”, que tem como objetivo registrar as entradas. Outro ponto importante diz respeito às colunas de solicitado e entregue, porque muitas vezes o que o solicitante deseja não está disponível no estoque.

89 gestão de materiais e patrimônio

Segue o modelo de uma requisição para movimentação de materiais. Verifique

Fonte: Arnold, 1999

Com os conhecimentos adquiridos até aqui, creio que podemos colocar a mão na massa! Vamos nos exercitar para aprender? Considerem o exemplo abaixo.

Durante a realização do inventário mensal de determinado item na empresa, foi ________________________ observada a divergência entre o saldo físico e contábil, a ficha de estoque (preenchida ________________________ manualmente) apresentava as seguintes informações: FICHA DE ESTOQUE DO ITEM XY.001.0001 Data 01/06/2005 02/06/2005

Entrada 100 250

Saída 0 30

Saldo 500 720

Observações Compra Compra

03/06/2005

100

620

Devolução ao fornecedor

06/06/2005

690

Empréstimo à filial

07/06/2005 08/06/2005

100 0

50 50

740 690

09/06/2005

760

Compra e consumo Consumo Devolução por parte da filial de

10/06/2005 13/06/2005

0 300

150 0

610 910

empréstimo realizado em 06/06/2005 Consumo Compra

14/06/2005

900

Consumo

15/06/2005 16/06/2005 17/06/2005

0 30 0

30 0 200

870 900 700

Consumo Consumo Empréstimo à filial

20/06/2005 21/06/2005 22/06/2005 23/06/2005

0 0 0 0

10 10 10 50

690 680 670 620

Consumo Consumo Consumo Consumo

27/06/2005

200

820

28/06/2005 29/06/2005

0 0

20 10

800 790

Consumo Consumo

30/06/2005

780

Consumo

Devolução por parte da filial de empréstimo realizado em 17/06/2005

Pergunta-se:

gestão de materiais e patrimônio

Qual o saldo correto no final do dia 28/06/2005? Qual a divergência apresentada entre o saldo considerado inicialmente no dia 30/06 e após a correção no último dia do mês?

Você já conhece a técnica eficaz. Então, vamos “por partes”. Vamos analisar o movimento para identificar as divergências.

01/06 – Ok, o movimento de compra gera “entrada” 02/06 – Tem problema. É informado que houve apenas compra, mas foi efetuado o registro nas colunas de entrada e saída. Vamos corrigir: entrada de 280un e saída igual à zero. 03/06 – Ok, o movimento de devolução ao fornecedor gera “saída”. 06/06 - Tem problema. A operação de empréstimo à filial gera uma operação de saída e não entrada como foi registrado.

07/06 – Ok, o movimento de compra gera entrada, e consumo gera saída. 08/06 – Ok, o movimento de consumo gera a operação de saída. 09/06 – Ok, a devolução do empréstimo efetuado à filial gera o movimento de entrada. Se ainda ficou alguma dúvida verifique o seguinte: no dia 06/06, o empréstimo gerou o movimento de saída, apesar de ter sido originalmente informado como entrada. Para ajustar o estoque, as operações têm que ser opostas, se inicialmente o movimento gerou a operação de saída o movimento contrário é de saída. 10/06 – Ok, a operação de consumo gera o movimento de saída. 13/06 – Ok, a operação de compra gera o movimento de saída. 14/06 – Ok, a operação de consumo gera o movimento de saída. 15/06 – Ok, a operação de consumo gera o movimento de saída. 16/06 – Tem problema, a operação de consumo gera o movimento de saída e não de entrada como está registrado. 17/06 – Ok, a operação de empréstimo gera o movimento de saída. 20/06 – Ok, a operação de consumo gera o movimento de saída. 21/06 – Ok, a operação de consumo gera o movimento de saída. 22/06 – Ok, a operação de consumo gera o movimento de saída. 23/06 – Ok, a operação de consumo gera o movimento de saída. 27/06 – Ok, a operação de devolução de empréstimo por parte da filial gera o

28/06 – Ok, a operação de consumo gera o movimento de saída. 29/06 – Ok, a operação de consumo gera o movimento de saída. 30/06 – Tem problema, foi registrado o movimento de entrada quando está sendo informado que a operação efetuada foi apenas de consumo, é necessário corrigir.

Vamos atualizar a ficha?

gestão de materiais e patrimônio

movimento de entrada.

FICHA DE ESTOQUE DO ITEM XY.001.0001 - corrigida Data

Entrada

Saída

Saldo

Observações

01/06/2005

100

500

Compra

02/06/2005

280

780

Compra

03/06/2005

100

680

Devolução ao fornecedor

06/06/2005

610

Empréstimo à filial

07/06/2005

100

660

Compra e consumo

08/06/2005

610

Consumo

09/06/2005

680

10/06/2005

150

530

Consumo

13/06/2005

300

830

Compra

14/06/2005

820

Consumo

15/06/2005

790

Consumo

16/06/2005

760

Consumo

17/06/2005

200

560

Empréstimo à filial

20/06/2005 21/06/2005

0 0

10 10

550 540

Consumo Consumo

22/06/2005

530

Consumo

23/06/2005

480

Consumo

27/06/2005

200

680

28/06/2005

660

Consumo

29/06/2005

650

Consumo

30/06/2005

620

Consumo

Devolução por parte da filial de empréstimo realizado em 06/06/2005

Devolução por parte da filial de empréstimo realizado em 17/06/2005

Vamos fazer o teste para verificar se efetuamos as operações corretamente? Então vamos utilizar a identidade Ef= Ei + E – S. Para fazer isso, precisamos calcular o saldo inicial de junho, ou seja, o saldo no final do dia 31/05, para isso precisamos fazer a conta ao contrário. Vamos utilizar a identidade para identificar o saldo no final do mês de maio. Ef = Ei + E – S. O estoque final é o número existente no dia 01/06 => 500un. A entrada é o registro de 100un e a saída foi zero, o estoque inicial é o que queremos descobrir.

gestão de materiais e patrimônio

500 = Ei + 100 – 0 => Ei = 500 – 100 => Ei = 400 un.

Agora nós verificar se a movimentação total no mês de junho está correta, para isso precisamos calcular o total de entradas e o total de saídas.

Total de entradas = (100 + 280 + 100 + 70 + 300 + 200) = 1050 un. Total de entradas=1050 un. Total de saídas = (100 + 70 + 50 + 50 + 150 + 10 + 30 + 30 + 200 + 10 + 10 + 10 + 50 + 20 + 10 + 30) = 830 un. Total de saídas = 830 un. Ef = 620 un.

Agora vamos verificar se a identidade se cumpre.

Ef = Ei + E – S => 620 = 400 + 1050 – 830 => 620 = 620.

________________________ ________________________ Alguma dúvida? Então tente resolver o desafio a seguir: ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Exemplos para fixação ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Durante a realização do inventário mensal de determinado item na empresa, ________________________ ________________________ foi observada a divergência de 60 unidades entre o saldo físico e contábil. A ficha de ________________________ estoque (preenchida manualmente) apresentava as seguintes informações: ________________________ Data Entrada Saída Saldo Observações ________________________ 14/10/2005 500 Sem movimento ________________________ 15/10/2005 250 30 720 Compra e consumo ________________________ 16/10/2005 30 750 Devolução ao fornecedor ________________________ 17/10/2005 60 690 Empréstimo à filial ________________________ 18/10/2005 90 30 750 Compra e consumo ________________________ 19/10/2005 50 700 Consumo ________________________ 20/10/2005 30 30 700 Devolução de empréstimo e consumo ________________________ 21/10/2005 120 580 Consumo ________________________ 22/10/2005 80 500 Consumo

Quando foi o ocorrido erro no registro da movimentação? Qual seria o registro correto? Como seria o preenchimento correto da ficha?

Um tempinho para pensar...

gestão de materiais e patrimônio

Pergunta-se:

Fonte: Clipart

O tempo está acabando, vamos resolver?

________________________ A primeira questão: Qual o erro? Olhe mais uma vez o registro do dia 16. Devo- ________________________ lução ao fornecedor gera o movimento de saída, veja o que está registrado. Descobriu ________________________ ________________________ agora quando foi o erro? Dia 16/10! ________________________ ________________________ ________________________ Qual seria o registro correto? Saída. ________________________ ________________________ ________________________ A ficha correta está logo a seguir: ________________________ ________________________ ________________________ Data Entrada Saída Saldo Observações ________________________ 14/10/2005 500 Sem movimento ________________________ 15/10/2005 250 30 720 Compra e consumo ________________________ 16/10/2005 30 690 Devolução ao fornecedor ________________________ ________________________ 17/10/2005 60 630 Empréstimo à filial ________________________ 18/10/2005 90 30 690 Compra e consumo ________________________ 19/10/2005 50 640 Consumo ________________________ 20/10/2005 30 30 640 Devolução de empréstimo e consumo ________________________ 21/10/2005 120 520 Consumo ________________________ ________________________ 22/10/2005 80 440 Consumo ________________________

gestão de materiais e patrimônio

Perceba que apesar da operação errada envolva apenas 30 un, no final a divergência era de 60 un, por quê? Porque normalmente os registros errados de estoque causam o impacto dobrado. Na situação estudada quando o erro foi cometido, o registro dizia que havia uma entrada, para corrigir tivemos que desfazer a operação (-30) e efetuar a movimentação correta (-30). Já estamos chegando à etapa final de nossa jornada! Com esta aula esgotamos os conceitos básicos relacionados à Administração de Materiais e, agora, podemos explorar muito mais! Entretanto, antes de continuarmos, vamos à síntese dessa aula.

SÍNTESE Na aula 9, vimos o controle de estoque através da ficha kardex, bem como pudemos perceber a importância do registro de entrada e saída de materiais para a empresa. Assim, passamos a compreender o modo pelo qual os sistemas informatizados atuam, no sentido de nos auxiliar no controle dos materiais. Na aula 10 vamos dar sequência ao nosso estudo, tratando do da gestão do patrimônio.

QUESTÃO PARA REFLEXÃO ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________

Como em aulas anteriores, devemos refletir sobre o controle de estoque em uma organização. Imagine, então, como o registro de entradas e saídas é importante, uma vez que o volume de operações muitas vezes é tão grande que se torna possível perder materiais e equipamentos, como um caminhão ou um contêiner. Acha difícil isso acontecer? Pois acontece!

LEITURAS INDICADAS Capítulo 5 do livro: VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2002. Capítulo 9 do livro: ARNOLD, J. R. Tony. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999.

SITES INDICADOS http://kardex.com/kardex-s.htm http://www.tecnologistica.com.br

ARNOLD, J. R. Tony. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999.

MOURA, Reinaldo A. Sistemas e técnicas de movimentação e armazenagem de materiais. 4 ed. São Paulo: IMAM,1998, p. 211.

VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2002.

95 gestão de materiais e patrimônio

REFERÊNCIAS

gest茫o de materiais e patrim么nio

Autor: Carlos Magno Diniz Guerra de Andrade Olá,

Foram nove aulas entendendo os conceitos relativos à gestão de materiais e agora estudaremos os conceitos da gestão patrimonial. Você pode estar se questionando: será que a administração do patrimônio é

97 gestão de materiais e patrimônio

AULA 10 - GESTÃO PATRIMONIAL

menos importante que a de materiais e por isso em dez aulas apenas em uma trataremos desse tema? A resposta é não! Na verdade, muitos dos conceitos estudados para materiais serão aproveitados, o que reduz o volume de informações novas. Vamos ao trabalho? Então mãos à obra.

Gerenciando o patrimônio

Segundo o dicionário Houaiss (2008, p.83), é denominado patrimônio:

O conjunto de bens, direitos e obrigações economicamente apreciáveis, pertencentes a uma pessoa ou a uma empresa.

Já Fracischini (2004, pág. 285), conceitua o ativo imobilizado como “todo ativo de natureza relativamente permanente, que é normalmente mantido na empresa para a utilização na produção de mercadorias ou prestação de serviços”. Dessa forma, iremos considerar patrimônio (ou ativo imobilizado) todos os equipamentos, móveis e imóveis pertencentes à empresa e que estarão sujeitos à depreciação, de acordo com a apresentação do balanço patrimonial. Agora vamos entender: bens patrimoniais serão considerados aqui como as instalações, salas, prédios, máquinas e equipamentos utilizados na produção ou não, veículos e todos os demais recursos pertencentes à empresa.

Identificação dos bens patrimoniais Apesar de atualmente ser considerado como ultrapassado, ainda é comum encontrarmos uma “plaquinha” metálica colada em alguns móveis e equipamentos na empresa, com um número de identificação. Da mesma forma que os materiais são identificados para controlar a movimentação, os bens patrimoniais também são controlados. Como codificar esses itens? Está operação normalmente é efetuada em con-

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junto entre os administradores de materiais e os responsáveis pelo controle contábil da empresa. Apesar dos bens patrimoniais circularem muito menos que os materiais, e não desaparecem, ou seja, não são consumidos, eles podem ser deslocados entre as unidades empresariais, enviados para manutenções e, o mais importante, os bens não são eternos; eles se deterioram. E isto deverá ser considerado como depreciação pelos responsáveis contábeis, para que as informações patrimoniais da empresas sejam reais.

Será que alguém está imaginando que vamos ter que classificar os bens patrimoniais com o mesmo nível de detalhe estabelecido para os materiais? Relaxem isso não será necessário, normalmente é utilizada uma codificação particular da contabilidade, simplificada, com números seqüenciais.

Entretanto, nas empresas com elevado volume de bens, será utilizada a codificação com estrutura idêntica à utilizada para os materiais, considerando grupo, subgrupo ou família e item.

Movimentação dos bens patrimoniais É claro que os bens patrimoniais não são movimentados de forma semelhante aos materiais, mas essa operação tem que ser considerada. Vamos, então, imaginar a seguinte situação: Uma empresa especialista em atividades de paisagismo tem alguns equipamentos necessários para o desenvolvimento dos trabalhos, como tratores, motosserras, equipamentos para irrigação, etc. Esses equipamentos serão deslocados freqüentemente entre os pontos onde estão sendo executados os serviços. Se a empresa não implantar um controle para monitorar o deslocamento desses equipamentos, muitos deles serão desviados. Apesar da preocupação dos administradores estabelecerem como regra que os equipamentos devem circular partindo da empresa, em situações de urgência eles transitam entre pontos de execução do serviço. Se esses equipamentos estiverem identificados, será mais fácil rastreá-los. Outra situação é quando a empresa está executando serviços em conjunto com outras empresas. Assim, como saber quem é o dono de determinado equipamento, no meio de tantos equipamentos semelhantes? Nada diferente do que fazemos em nosso dia-dia. Quando participamos das festas de família e cada grupo de familiares leva um prato compondo o cardápio, é freqüente encontrarmos utensílios iguais, sejam os recipientes plásticos, as bandejas ou até mesmo os talheres. Para evitar que as peças sejam trocadas, previdentemente

que só o dono reconhece. Mas quando lidamos com empresas, não podemos utilizar as soluções domésticas. Percebeu a associação desse comportamento aos nossos estudos relacionados a materiais? Como controlar a movimentação dos bens, se as operações não estiverem documentadas?

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marcamos as nossas peças, sejam com o nome do proprietário, ou marcas particulares

Preservação e proteção do patrimônio Quando estudamos o armazenamento dos materiais (aula 7), foram destacadas as situações de risco e comentado que isso poderia ampliar os custos de armazenamento, devido à elevação das despesas para preservação dos materiais. Vamos então, analisar um recurso quase que obrigatório para garantir a preservação do patrimônio: o seguro. O que é seguro? É um sistema pelo qual um risco é transferido por uma pessoa, uma empresa ou uma organização para uma companhia de seguros, que reembolsa por sinistros cobertos e provê a pulverização dos custos dos sinistros entre todos os segurados. Ou como define o dicionário Houaiss (2008):

Contrato que obriga indenização em caso de acidente, morte etc. (HOUAISS, 2008, p. 678).

E o que classificaremos como risco? De uma forma livre, pode-se definir risco como uma ou mais condições de uma variável (em potencial) necessária para causar danos, que podem ser entendidos como lesões a pessoas, danos de equipamentos e instalações, danos ao meio ambiente, perda de material em processo, ou redução da capacidade de produção.

Vamos voltar no tempo? Quando estudou a administração dos materiais, você aprendeu que o armazenamento de determinados materiais amplia a situação de risco, encarecendo o seguro das áreas de armazenamento. Fonte: Clipart

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Já está convencido de que administração de materiais e administração do patrimônio são estudos e atividades complementares? Mas o seguro não é destinado apenas para as instalações. Lembra-se do seguro de veículos? A frota da empresa também é patrimônio! Imagine uma empresa de transporte. Qual o seu maior patrimônio? Provavelmente os caminhões. Mas não podemos imaginar que a garantia do patrimônio está resumida à contratação do seguro. Para mantê-lo, deve existir preservação, e isso implica em manutenções preventivas, corretivas e preditivas.

Complicou? Sabe qual é a diferença entre preventiva, corretiva e preditiva? Então vamos descobrir!

Manutenção preventiva: consiste em executar uma série de atividades que, seguindo uma programação estabelecida, visa: aumentar a vida útil dos equipamentos, diminuir as interrupções do fluxo produtivo e melhorar a qualidade dos produtos para manter as

condições dos equipamentos.

Manutenção corretiva: consiste em corrigir, restaurar, recuperar a capacidade produtiva de um equipamento ou instalação que tenha cessado ou diminuído sua capacidade de exercer as funções para as quais foi projetado.

E por fim: Manutenção preditiva: consiste em monitorar parâmetros e condições de equipamentos e instalações de modo a antecipar a identificação de um futuro problema.

Vamos entender como isso funciona na prática?

Considerando um automóvel, as manutenções programadas a partir das quilometragens preestabelecidas são as preventivas, aquelas que acontecem quando o carro quebra são as corretivas, e aquelas que são realizadas a partir da percepção de alterações nos índices de controle, como consumo de combustível, temperatura, desgaste de pneus, serão tratadas como preditivas. Até aqui tudo bem? Mas o fato de preservar um bem não evita a sua deterioração, pois os equipamentos, móveis e imóveis se degradam pela ação do tempo. Com as manutenções, iremos postergar e minimizar a deterioração, mas não conseguiremos evitá-la. É ai que se encaixa a depreciação.

para o cálculo do Imposto de Renda de uma empresa. Ele considera que se trata da perda de valor em decorrência de seu uso e de sua deterioração. A seguir, serão apresentados alguns exemplos de taxa de depreciação dos bens de uma empresa, segundo as normas da Receita Federal.

Descrição do bem

Percentual de depreciação

Prazo para a depreciação

Ferramentas manuais

50% ao ano

2 anos

Máquinas

20% ao ano

5 anos

Móveis e utensílios

10% ao ano

10 anos

Edifícios

20% ao ano

5 anos

101 gestão de materiais e patrimônio

Segundo Pozo (2004), depreciação de um bem é um ato oficial, e importante

Fonte: POZO, 2004, p. 103.

Vamos entender como isso funciona na prática? Para calcular a depreciação de um bem, utilizaremos a seguinte fórmula:

Sendo: D = depreciação Vi = Valor inicial do bem Vr = Valor residual do bem Pu = Período útil de vida do bem

Exemplos para fixação

Qual será a depreciação anual de um trator a diesel, que foi adquirido por R$220.000,00 e que, de acordo com a sua utilização terá uma vida útil de cinco anos, cujo valor residual no fim deste período será zero? (Considerando que não existirá registro de inflação neste período). Vamos analisar as informações? Por que a informação da inflação? Para que não nos preocupemos em corrigir os valores monetários com o passar do tempo.

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Agora vamos aplicar a fórmula:

D (depreciação) é o que queremos saber. Vi é o valor inicial do bem, no caso R$ 220.000,00. Vr é o valor residual, informado como zero. Pu é o período útil de vida do bem.

Efetuando a expressão:

D = (R$ 220.000,00 – 0) / 5 anos D = R$ 44.000/ ano

Isto implica em dizer que esse bem será depreciado em R$ 44.000,00 durante cinco anos. Ao final deste período ele não será mais considerado como patrimônio no balanço anual da empresa, apesar dele continuar existindo.

Ok, caro aluno! Chegamos ao final de mais uma aula! Se, até aqui, compreendemos e conhecemos os conceitos e algumas práticas aplicáveis à gestão de materiais e dos recursos patrimoniais conseguimos alcançar os nossos objetivos. Mas lembre, o assunto não se esgotou, podemos explorar muito mais e nos surpreender com as novidades associadas a esse tema. Agora, a síntese.

SÍNTESE Na aula 10, percebemos a necessidade de controlar não somente os materiais utilizados na operação da empresa, como também as máquinas, equipamentos, e imóveis pertencentes à organização, denominados de patrimônio. Na aula 11, vamos dar um “pulinho” fora da empresa, estudando a distribuição física e a logística reversa, de modo a compreendermos melhor o processo de movimentação dos materiais.

QUESTÃO PARA REFLEXÃO Imagine uma empresa que não controla o seu patrimônio. Quais as possíveis consequências a serem enfrentadas? Pense nisso.

Capítulo 7 do livro: FRANCISCHINI, G. Paulino. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004.

REFERÊNCIAS

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LEITURAS INDICADAS

FRANCISCHINI, G. Paulino. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004.

HOUAISS, Antonio. Minidicionário Houaiss da língua portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2008.

POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. São Paulo, Atlas, 2004.

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REVERSA

Autor: Carlos Magno Diniz Guerra de Andrade

Caro aluno,

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AULA 11 - DISTRIBUIÇÃO FÍSICA E LOGÍSTICA

Nas 10 aulas anteriores, vimos os pontos mais relevantes quanto à gestão de materiais e do patrimônio. Entretanto, como a atividade de gestão de materiais não é isolada das demais, devemos compreender o modo pelo qual os materiais são distribuídos, para que possamos escolher melhor nossos fornecedores, negociar melhor nossas aquisições, bem como devolver aquilo que não estiver de acordo com nossas necessidades, de modo a zelar pela efetividade de nossas operações. Desse modo, nesta aula estudaremos especificamente os canais de distribuição, que correspondem ao fluxo dos produtos e serviços, desde o produtor até o cliente final. Como esse fluxo está relacionado não somente ao transporte, mas também a outras atividades, estudaremos o sistema completo, denominado de distribuição física.

________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Distribuição Física ________________________ ________________________ ________________________ Conceito ________________________ ________________________ ________________________ Distribuição Física é o ramo da logística empresarial que trata da movimenta________________________ ção, estocagem e processamento de pedidos dos produtos finais da firma. Para en________________________ tendermos melhor essa atividade, observe primeiramente as variedades de fluxo de ________________________ materiais e informações mais utilizadas. ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ Ao trabalho!

Fluxos típicos no canal de distribuição

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Figura 1 - Ponto de vista do especialista em logística Fonte: ARNOLD, 1999, p.?.

O quadro apresenta as configurações estratégicas de distribuição, demonstrando três possibilidades:

1) Entrega direta a partir de estoques de fábrica. 2) Entrega direta a partir de vendedores ou da linha de produção.

Esses dois modelos de entrega direta têm como característica o atendimento de grandes consumidores, utilizando modais de transporte com grande capacidade de carga, como trens, navios ou caminhões de grande porte. Desse modo, a entrega direta se justifica nas seguintes situações:

entrega de grandes quantidades, numa única localização, incorrendo em um menor custo de transporte; fornecimento de matéria-prima; abastecimento de grandes consumidores.

3) Entrega feita utilizando um sistema de depósitos.

prestação de um serviço mais apurado, uma vez que os depósitos tendem a se localizar nas proximidades do mercado consumidor. Para optar pela entrega feita utilizando um sistema de depósitos, o gestor deve levar em consideração as seguintes situações:

quantidades inferiores à necessária para atingir a “carga completa” (dos grandes equipamentos de transporte);

107 gestão de materiais e patrimônio

A distribuição feita a partir de um sistema de depósitos possibilita à empresa a

movimentação de curta distância, pelo fato de o depósito estar localizado nas proximidades do mercado-alvo; custos adicionais de estocagem compensados pelo menor custo de transporte, devido à menor distância; melhor serviço oferecido, já que a menor distância permite uma comunicação mais eficiente e um atendimento dos pedidos de maneira mais rápida.

Apesar de já conhecermos as principais circunstâncias que devem ser consideradas na decisão de entregar diretamente os produtos ou utilizar depósitos (Centros de Distribuição - CD), é necessário fazer algumas considerações adicionais frente às alternativas apresentadas.

1) Qual serviço de transporte deve ser utilizado para movimentar os produtos a partir da fábrica? E a partir dos armazéns? 2) Quais procedimentos de controle devem ser empregados para os itens de inventário? 3) Onde devem localizar-se os depósitos, quais dimensões devem ter e quantos armazéns são necessários? 4) Quais arranjos para comunicação de pedidos devem existir? E quais comunicações pós-pedido são necessárias? 5) Qual nível de serviço deve ser providenciado para cada item de produto?

Essas perguntas são muito importantes, pois, como veremos adiante, a logística deve ser gerida sob a lógica de um sistema, onde cada fator influencia os demais, gerando a necessidade de o gestor visualizar todos os aspectos conjuntamente, de modo a tomar a melhor decisão. Se você entendeu tudo até aqui, podemos avançar, e conhecer três conceitos importantes para a gestão da logística.

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Três conceitos importantes

A compensação de custos O conceito de compensação de custos reconhece que os modelos de custos das várias atividades da firma, por vezes, exibem características que colocam essas atividades em conflito econômico entre si. Ou seja, quando se transporta o produto diretamente da fábrica para o cliente, se economiza na estocagem por não se utilizar do CD. Por outro lado, como o transporte cobre uma maior distância, seu custo aumenta, revelando a tal “compensação”. Conhecida o conceito da compensação de custos, vamos ao segundo conceito.

Conceito do custo Total Reconhece que os custos individuais exibem comportamentos conflitantes, devendo ser examinados coletivamente e balanceados no ótimo. Através do conceito do custo total, reconheceu-se que administrar transportes, estoques e processamento de pedidos conjuntamente pode levar a substanciais redu-

ções no custo. Desse modo, esse conceito foi importante para decidir quais atividades da firma deveriam ser agrupadas, possibilitando às empresas atenderem às reais necessidades dos seus clientes, ao menor custo possível.

O conceito do sistema total Esse terceiro conceito representa uma filosofia do gerenciamento da distribuição, que considera todos os fatores afetados de alguma forma pelos efeitos da decisão tomada. Como mencionado antes, o enfoque do sistema total observa os problemas de distribuição em termos abrangentes para descobrir relações que, caso negligenciadas, podem levar a decisões sub-ótimas (as relações a serem observadas estão dentro e fora da empresa). Agora que já conhecemos o ramo da logística denominado “Distribuição Física”, podemos voltar nossas atenções para o estudo dos canais de distribuição. Pronto? Então, vamos em frente!

Um canal de distribuição corresponde a uma ou mais empresas ou indivíduos que participam do fluxo de produtos e/ou serviços desde o produtor até o cliente ou usuário final. Intermediários: atacadistas, agentes, empresas transportadoras e proprietários de depósitos são alguns dos componentes do canal de distribuição. O quadro a seguir demonstra que na cadeia de suprimentos dois fluxos que, por sua vez são interdependentes, denominados de fluxo de produtos e serviços e de demanda, projetos

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Canais de Distribuição

e informações.

Figura 1 - Cadeia de suprimentos Fonte: ARNOLD, 1999, p.?

A partir desse quadro, é possível perceber que na distribuição de produtos e serviços, dois canais são envolvidos:

canal de transação, que tem como função negociar, vender e contratar; canal de distribuição, relacionado à transferência ou entrega de produtos ou serviços.

Distribuição física O sistema de distribuição física de uma empresa possui dois objetivos fundamentais: aproveitar o potencial de crescimento e lucro da empresa, disponibilizando os produtos e serviços aos clientes; ganhar economias de escala, reduzindo o custo de compra.

Visando atingir os dois objetivos anteriormente apresentados, devem-se observar alguns fatores condicionantes da escolha do modal de transporte:

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os canais de distribuição que a empresa utiliza;

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os tipos de mercado atendidos (dispersão geográfica, número de clientes e tamanho dos pedidos); as características dos produtos (peso, densidade, fragilidade); o tipo de transporte disponível para levar o material.

Como vimos anteriormente, a atividade de gerenciamento da cadeia de distribuição deve ser realizada a partir de uma visão sistêmica. Assim, vamos observar o sistema de distribuição física e seus componentes e/ou atividades.

Sistema de distribuição física

O objetivo do sistema de distribuição física é criar e operar um sistema de distribuição que atinja o nível exigido de atendimento aos clientes, possivelmente, aos menores custos.

Conceito de sistema: conjunto de componentes ou atividades que interagem entre si.

Atividades do sistema de distribuição física:

Transporte Envolve vários métodos de movimentar os produtos fora das dependências da firma. Para a maioria das empresas, representa o maior custo de distribuição (30% a 60%). Adiciona “valor de lugar” ao produto, uma vez que, ao garantir que o produto esteja disponível (no lugar certo), o transporte passa a viabilizar que o produto satisfaça a necessidade do cliente, tendo, portanto valor para o mesmo. Alguns componentes do transporte a serem observados:

Custos de transporte Vias: caminhos nos quais a transportadora opera. Seu custeio varia segundo o meio de transporte. Podem ser de propriedade do governo ou privadas. Terminais: lugares onde as transportadoras carregam e descarregam os produtos. Outras funções desempenhadas nos terminais são pesagem, conexões com outras rotas e transportadoras, despachos e manutenção, além da administração e serviços burocráticos.

ferroviário (trem); rodoviário (motos, carros, caminhonetes, caminhões); aéreo (aviões); hidroviário (balsas, barcaças, navios); tubulação (dutos).

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Tipos (modais):

Elementos do custo de transporte (quatro custos básicos):

linha de transporte; retirada e entrega; manuseio nos terminais; listagem e coleta.

Limitações de capacidade:

peso; volume.

A partir das limitações, busca-se aumentar a densidade de certos produtos (desmontando, por exemplo).

Outros elementos responsáveis pelo custo de transporte:

valor: quanto maior o valor, maior a responsabilidade por danos; densidade: quanto mais denso o item, maior o peso que pode ser transportado em um veículo; nível de deterioração: produtos perecíveis exigem equipamentos e métodos de manuseios especiais; embalagem: o método de embalagem influencia o risco de danos ou quebras.

Estoque de distribuição: inclui todo o estoque de produtos acabados que estão em qualquer ponto do sistema de distribuição. Segundo item mais importante do sistema, correspondendo à cerca de 25% a 30% dos custos. Cria “valor de tempo”, por colocar o produto perto dos clientes em menor tempo. Ou seja: faze com que o produ-

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to esteja disponível na “hora certa”. Depósitos: usados para armazenar o estoque, sua administração envolve decisões sobre a seleção de um local, o número de centros de distribuição do sistema, a disposição dos itens e os métodos de recebimento, armazenagem e retirada dos produtos. Manuseio de materiais: corresponde ao transporte e ao armazenamento das mercadorias dentro do centro de distribuição. O tipo de equipamento de manuseio afeta a eficiência e os custos operacionais do centro de distribuição. Representa um custo de capital, existindo uma compensação entre esse custo de capital e os custos operacionais do centro de distribuição. Embalagem de proteção: as mercadorias precisam ser embaladas, protegidas e identificadas. É importante que os produtos embalados possuam dimensões adequadas aos espaços de armazenagem e dos veículos de transporte. Processamento de pedidos e comunicação: inclui todas as atividades necessárias para atender aos pedidos dos clientes. Representa um elemento temporal da entrega, merecendo um cuidado especial por envolver muitos intermediários no transporte do material.

OBSERVAÇÃO! Devem ser considerados os conceitos de compensação de custo e do custo total para a escolha dos componentes do sistema de distribuição a ser utilizado pela empresa.

Outro ponto relacionado ao deslocamento dos materiais diz respeito ao seu fluxo de retorno, também denominada logística reversa.

LOGÍSTICA REVERSA Segundo Gomes (2004), a logística reversa visa à eficiente execução da recuperação de produtos. Tem como propósitos a redução, a disposição e o gerenciamento de resíduos tóxicos e não tóxicos, como os “cascos” de refrigerantes e cervejas, além de possibilitar a devolução dos produtos distribuídos anteriormente. No caso específico da montagem de uma estrutura que viabilize a logística reversa, o estudo das embalagens é fundamental. Observe os pontos a serem considerados: ciclo de vida da embalagem; capacidade de peso; capacidade de estocagem; resistência química; temperatura de operação; resistência e flamabilidade (facilidade com que pega fogo);

certificação governamental; especificações dimensionais exigidas; características de segurança; fatores externos; reciclagem.

113 gestão de materiais e patrimônio

exigências de limpeza e higienização;

Observe, então, que para a realização da logística reversa, é necessária a observação de algumas propriedades, como a estocabilidade, fácil acesso para o transporte e aspectos de segurança, além da verificação dos custos relacionados á operação. Além dos fatores apresentados, o processo de recuperação de produtos e materiais pode, segundo Gomes (2004, pág. 142), ser classificado em cinco níveis.

Limpeza e reparos: para armazenar um produto com a finalidade de reutilização. Remanufatura: refabricação dos produtos, atualizando seu modelo. Canibalização: retirada de peças de um equipamento danificado e/ou ultrapassado, mas ainda com componentes utilizáveis. Reciclagem de material de empacotamento, como as caixas de papelão. Energia: por meio de incinerações, utilizando o calor como energia.

Percebeu como em algumas organizações a logística reversa é importante? Então vamos à síntese dessa aula e, o mais importante, a indicação de outras leituras.

SÍNTESE Nessa aula vimos que Distribuição Física é o ramo da logística empresarial que trata da movimentação, estocagem e processamento de pedidos dos produtos finais da firma; que este ramo deve ser gerido como um sistema que, por sua vez, envolve as atividades de transporte, estoques de distribuição, depósitos, manuseio de materiais, embalagens de proteção, processamento de pedidos e comunicação.

QUESTÃO PARA REFLEXÃO Quais as situações em que a logística reversa deve ser considerada?

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LEITURAS INDICADAS Capítulo 13 do livro: ARNOLD, J. R. Tony. Administração de materiais uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999. Capítulo 2 do livro: BALLOU, Ronald H. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993. Capítulo 3 do livro: GOMES. Carlos Francisco Simões. Gestão da cadeia de suprimentos integrada à tecnologia da informação. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004.

SITES INDICADOS http://www.tecnologistica.com.br

REFERÊNCIAS ARNOLD, J. R. Tony. Administração de materiais uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999.

BALLOU, Ronald H. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993.

GOMES. Carlos Francisco Simões. Gestão da cadeia de suprimentos integrada à tecnologia da informação. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004.

SUPRIMENTOS

Autor: Carlos Magno Diniz Guerra de Andrade

Olá

Vimos na aula anterior que a evolução do comércio tornou a atividade logística

115 gestão de materiais e patrimônio

AULA 12 - O GERENCIAMENTO DA CADEIA DE

bastante complexa, o que obrigou aos gestores aprofundarem seu estudo, de modo que o atendimento ao mercado consumidor fosse viabilizado. Nessa aula, vamos compreender um pouco mais sobre o tema, abordando a logística de modo integrado. Para tanto, estudaremos o “supply chain management” ou Gestão da Cadeia de Suprimentos (CGS).

O Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos Segundo Chopra (2003), uma cadeia de suprimentos engloba todos os estágios envolvidos, direta ou indiretamente, no atendimento de um pedido ao cliente. Isso significa que, para atender satisfatoriamente às necessidades de cada cliente, fabricantes, fornecedores, transportadoras, depósitos e varejistas devem estar sintonizados entre si e com os próprios clientes, que se constituem como a principal fonte de informação de todo o sistema. A partir daí, pode-se conceituar o supply chain como:

Integração de processos que formam um determinado negócio, desde os fornecedores originais até o usuário final, proporcionando produtos, serviços e informações que agregam valor para o cliente. (FRANCISCHINI, 2004, p.68)

Gomes (2004) afirma que a meta de qualquer sistema de GCS é reduzir estoques, com a garantia de que os produtos estarão disponíveis quando necessários. Para tanto, três fluxos devem ser geridos, de modo a viabilizar a coordenação de todas as atividades desempenhadas. Fluxos: de produtos; de informações; financeiro.

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A partir da noção de gestão integrada da cadeia de suprimentos, é necessário compreender que essa gestão envolve alguns ciclos que devem ser coordenados, como demonstra a figura a seguir:

A partir da noção de que a coordenação das atividades de cada elo da cadeia de suprimentos é de fundamental importância para o sucesso do sistema, observa-se a necessidade de uma transformação no relacionamento entre esses elos, de modo a promover três pontos-chave no gerenciamento logístico:

encurtar o fluxo logístico; melhorar a visibilidade do fluxo logístico; gerenciar a logística como um sistema.

Quanto a esse terceiro ponto, Gomes (2004) afirma que há uma importante mudança no paradigma competitivo com a inserção da GCS, na medida em que considera que a competição no mercado ocorre, de fato, no nível das cadeias produtivas, e não apenas no nível das unidades de negócios, de maneira isolada. Com as informações até aqui expostas, que evidenciam as profundas transformações pelas quais passaram o gerenciamento logístico, surgem a seguintes perguntas:

Quais os objetivos da Gestão da Cadeia de Suprimentos?

Os objetivos principais são os seguintes:

Maximizar e tornar realidade as potenciais sinergias entre as partes da cadeia produtiva, reduzindo custos e adicionando valor aos produtos finais.

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Reduzir custos com diminuição do volume de transações, informações, papéis, transporte e estocagem. Diminuir a variabilidade da demanda de produtos e serviços. Levar o produto certo ao local certo, ao menor custo possível. Adicionar valor ao produto através da introdução de serviços customizados e do desenvolvimento conjunto de competências distintas, buscando a elevação da lucratividade. Reduzir estoques e diminuir o número de fornecedores.

As empresas têm conseguido resultados positivos com a introdução do GCS?

Sim. As empresas que conseguiram implementar o modelo de gestão com base no supply chain management vêm obtendo resultados bastante significativos, tais como: a reestruturação e a consolidação do número de fornecedores e clientes, aprofundando as relações de parceria; o compartilhamento de informações e a integração da infra-estrutura com clientes e fornecedores, proporcionando entregas just in time, alem de respostas mais rápidas devido ao uso de sistemas de informação e representantes da empresa atuando permanentemente junto aos clientes; a realização de considerações logísticas na fase de desenvolvimento de produtos, o que significa uma integração entre funções, gerando sinergias; a integração das estratégias competitivas na cadeia produtiva, integrando o planejamento estratégico à realidade da organização.

Por outro lado, esses resultados poderiam ser bem melhores, caso a infra-estrutura logística atendesse de maneira satisfatória as atuais necessidades, eliminando ou, pelo menos, diminuindo o que se convencionou chamar de “Custo Brasil”. Podemos observar, então, que mudanças significativas ocorreram com a introdução do conceito de gestão da cadeia de suprimentos. Mas o que viabilizou essa mudança? A introdução de algumas ferramentas, que serão apresentadas a seguir.

gestão de materiais e patrimônio

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Ferramentas para o planejamento e controle do sistema logístico. Pode-se afirmar que o avanço da tecnologia da informação viabilizou toda a transformação do modelo de gestão experimentado pelas empresas nos últimos 30 anos. Nos últimos anos, entretanto, a velocidade das mudanças atingiu um ritmo bastante acelerado, exigindo das empresas o conhecimento e, em muitos casos, a adoção de algumas ferramentas, tais como:

ERP - Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos do Negócio.

ERP é um termo do jargão industrial que abrange uma gama de atividades suportadas por um software modular, também conhecido como software de gestão. Sua função é armazenar, processar e organizar as informações geradas nos processos organizacionais agregando e estabelecendo relações de informação entre todas as áreas de uma companhia. Os ERPs, em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automatização e armazenamento de todas as informações de negócios. Alguns ERPs conhecidos são:

________________________ Corpore RM da RM Sistemas, o R/3 da SAP, o Protheus da Microsiga, o EMS da Datasul, ________________________ o Prilp 6.20 da Primaverabss, o Multix da Multicomp Informática, entre outros. ________________________ Algumas das vantagens da implementação de um ERP numa empresa são: ________________________ ________________________ ________________________ eliminar o uso de interfaces manuais; ________________________ redução de custos; ________________________ otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização (efici________________________ ência); ________________________ ________________________ otimizar o processo de tomada de decisão; ________________________ eliminar a redundância de atividades; ________________________ ________________________ reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado. ________________________ ________________________ ________________________ Algumas das desvantagens da implementação de um ERP numa empresa são: ________________________ ________________________ ________________________ a utilização do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada; ________________________ altos custos que muitas vezes não comprovam o custo/benefício; ________________________ dependência do fornecedor do pacote; ________________________ ________________________ adoção de best practices aumenta o grau de imitação e padronização entre as empre________________________ sas de um segmento;

excesso de controle sobre as pessoas, que aumenta a resistência à mudança e pode gerar desmotivação ECR - Efficient Consumer Response ou Resposta Eficiente ao Consumidor; EDI - Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônico de Dados.

O EDI é um formato-padrão para trocar dados de negócios. Foi criado pelo American National Stadad Institute (ANSI) e tem como uma de suas características principais

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cortes de pessoal, que gera problema social;

a possibilidade de enviar mensagens sem necessitar da ação humana. Para que isso ocorra, o sistema é programado de forma a enviar uma mensagem sempre que determinada situação ocorra. O uso primário do EDI é transferir transações de negócio repetitivas tais como: encomendas, faturas, aprovações de crédito e notificações de envio. Isto significa que o EDI hoje, contrariamente ao que muitos acreditam, não implica comunicação em tempo real.

SCM - Supply Chain Management ou Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento.

Como demonstrado anteriormente, o supply chain management pode ser entendido como a união de todas as fases dos processos que compõem um segmento de negócio, que engloba dos fornecedores iniciais até os usuários finais, proporcionando relacionamentos lucrativos com parceiros comerciais e a satisfação do cliente (FRANCISCHINI, 2004).

WMS - Warehouse Management Systems ou Sistemas de Gerenciamento de Armazém.

Um sistema do tipo chamado Warehouse Management System (WMS), ou Sistema de Gerenciamento de Armazém, é uma parte importante da cadeia de suprimentos (ou supply chain) e fornece a rotação dirigida de estoques, diretivas inteligentes de picking, consolidação automática e cross-docking para maximizar o uso do valioso espaço do armazém. O sistema também dirige e otimiza a disposição de “put-away” ou colocação no armazém, baseado em informações de tempo real sobre o status do uso de prateleiras. Um WMS operacional significa que a empresa depende menos da experiência das pessoas, uma vez que o sistema tem inteligência para operar o sistema. Os sistemas WMS utilizam tecnologias de Auto ID Data Capture, como código de barras, dispositivos móveis, redes locais sem fio e possivelmente RFID para monitorar eficientemente o fluxo de produtos. Uma vez que os dados tenham sido coletados, é

gestão de materiais e patrimônio

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feita uma sincronização com uma base de dados centralizada - tanto por processamento batch de todo um lote, como por transmissão em tempo real através de redes sem fio. O banco de dados pode, então, ser usado para fornecer relatórios úteis sobre o status das mercadorias no armazém. Muitos sistemas WMS têm interface com um sistema ERP, ou de Planejamento de Recursos da Empresa, ou com um software de gestão. Isto permite uma forma de se receber automaticamente o inventário, processar pedidos e lidar com devoluções. Além dessas ferramentas apresentadas, existe uma série de termos e siglas que podem ser conhecidos através de pesquisas. Deixei, de propósito, alguns termos sem a devida explicação para incentivá-los a procurar o dicionário de termos relacionados à logística, bem como as referências.

SÍNTESE Nessa aula aprendemos que a integração do gerenciamento dos diversos elos da cadeia de produção e distribuição proporciona às empresas uma série de vantagens quanto ao atendimento das necessidades do consumidor, ao mesmo tempo em que viabiliza a diminuição de custos. Vimos que a tecnologia da informação é de funda-

mental importância para a introdução desse sistema de gestão, uma vez que aumentou a velocidade da troca de informações ao longo da cadeia produtiva, possibilitando uma coordenação maior das atividades de todos os seus componentes.

QUESTÃO PARA REFLEXÃO Como manter a integração da gestão de materiais com as outras funções, de modo que a coordenação possibilite uma operação mais eficiente e eficaz?

LEITURAS INDICADAS O capítulo 1 do livro: CHOPRA, Sunil. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. São Paulo: Prentice Hall, 2003. O capítulo 6 do livro: FRANCISCHINI, G. Paulino. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004. O capítulo 3 do livro: GOMES, Carlos Francisco Simões. Gestão da cadeia de suprimentos integrada à tecnologia da informação. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004.

CEL – Centro de Estudos em Logística (UFRJ). www.cel.coppead.ufrj.br Guia de Logística. www.guiadelogistica.com.br/dicionarioe-h.htm Wikipédia. http://pt.wikipedia.org/wiki/Log%C3%ADstica

REFERÊNCIAS

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SITES INDICADOS

CHOPRA, Sunil. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. São Paulo: Prentice Hall, 2003.

FRANCISCHINI, G. Paulino. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004.

GOMES, Carlos Francisco Simões. Gestão da cadeia de suprimentos integrada à tecnologia da informação. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004.

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