Hoja de Cálculo Entorno y operaciones básicas
FICHA 01
La hoja de cálculo
Operaciones básicas
La hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos. Con él podemos realizar desde operaciones básicas hasta complejos cálculos estadísticos.
Aunque veremos que existen métodos más sencillos para calcular una media aritmética, convendrá en primer lugar aprender a realizar este tipo de cálculos con los operadores básicos, que incluyen la suma, la resta, la multiplicación, la división, la potenciación y la raíz cuadrada.
En entorno de celdas En una hoja de cálculo, todos los datos se organizan en filas (representadas por números; 1, 2, 3, ...) y columnas (representadas por letras: A, B, C, ...), ocupando cada valor un celda determinada (A1, B2, C2, …).
Operador
Descripción
Ejemplo
+
Suma
=A1+B1
-
Resta
=A1-B1
*
Multiplicación
=A1*B1
/
División
=A1/B1
^
Potencia
=A1^B1
RAIZ()
Raíz cuadrada
=RAIZ(A1)
Tabla 1. Operadores aritméticos
Uso de paréntesis Figura 1.1
En general, en cada celda se pueden introducir valores de tres tipos: números, fórmulas y texto: 1. Los números son los datos de entrada, aquella información sobre la que queremos realizar cálculos. Ejemplo: las notas de dos exámenes: 6,5 y 8. 2. Las fórmulas son expresiones matemáticas que permiten obtener nuevos datos a partir de los números que aparecen en otras celdas. Ejemplo: la fórmula del promedio)
∑ xi · ni x = N
3. El texto permite describir y organizar mejor la información numérica y las fórmulas. Ejemplo: etiquetas junto a los datos: Examen 1, Examen 2, Media.
En algunas fórmulas de la hoja de cálculo será necesario el uso de paréntesis para dar prioridad a algunas operaciones frente a otras. Por ejemplo, si queremos sumar A1 y A2 y dividir el resultado de la suma entre B1 + B2 habría que incluir unos paréntesis en la fórmula: =(A1+A2)/(B1+B2) =(A1-A2)^2 =A1*(B1-B2)
Ejemplos Promedio de notas Un alumno ha realizado dos exámenes, y los valores de cada nota están en las celdas B2 y B3, como muestra la Figura 1.1. Para calcular la media aritmética de los exámenes, la fórmula que habrá que escribir en la celda B5 es la siguiente: =(B2+B3)/2
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Hoja de Cálculo Funciones
FICHA 02
Funciones
Conjunto de celdas
Las operaciones básicas estudiadas en la Ficha 01 se suelen utilizar para realizar cálculos sencillos con unos pocos datos. Si queremos sumar los valores de las celdas A1, A2 y A3, simplemente escribimos la siguiente fórmula:
Los datos sobre los que se opera no siempre aparecen de forma consecutiva en la hoja de cálculo.
=A1+A2+A3 Pero, ¿qué sucede si la cantidad de números de la expresión es muy grande?
¿Cómo podemos sumar entonces tres valores que están en las celdas A1, B3 y C9, sin utilizar el operador de suma (+)? Para ello podemos seguir utilizando la función SUMA e indicar un conjunto de celdas utilizando el signo “punto y coma” (;).
=A1+A2+A3+A4+A5+ ... + A678 =SUMA(A1;B3;C9) Una de las ventajas del uso de funciones es precisamente simplificar este tipo de cálculos largos. Para este caso particular, sería más conveniente utilizar la función SUMA. =SUMA(A1:A678)
que sería equivalente a escribir: =A1+B3+C9
Opciones de función En otro tipo de funciones, el “;” también se emplea para separar el dato sobre el que queremos operar de las opciones que ofrece la función. Por ejemplo, la función REDONDEAR tiene la siguiente forma: =REDONDEAR(A1;2) El valor que tiene la celda A1 es el que queremos redondear. El número 2 indica el número decimales que se utilizan en el redondeo (valor que podría estar guardado en otra celda).
Intervalo de celdas En el ejemplo de función SUMA, aparece entre paréntesis el valor A1:A678, dos celdas separadas por el signo “dos puntos” (:). Se trata de una forma abreviada para indicar que la operación se realiza sobre un intervalo de celdas. =SUMA(A1:A678) indica que se efectúa la suma de todos los valores desde la celda A1 hasta la celda A678 (siempre en celdas consecutivas).
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Ejemplos de funciones Función
Descripción
Ejemplo
PROMEDIO Media aritmética =PROMEDIO(A1:A20) MÁX / MÍN
Máximo / Mínimo
=MÁX(A1:A20)
M.C.D / M.C.M
M.C.D y M.C.M
=M.C.D(A1;A2)
POTENCIA
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A1 elevado a A2 =POTENCIA(A1;A2)
PI
Valor de π
HOY
Fecha actual
=PI() =HOY()
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Hoja de Cálculo Cómo reutilizar fórmulas
FICHA 03
Copiar y pegar fórmulas Una de las ventajas del uso de la hoja de cálculo es la posibilidad de aplicar una misma fórmula de una celda en otras zonas de la hoja, sin necesidad de reescribirla. Para ello contamos con la función de “copiar y pegar”. Supongamos que tenemos dos columnas con números y la suma de todos los de la segunda de la siguiente forma (ejemplo de cálculo de media aritmética).
Fijar una celda En algunos casos la hoja de cálculo no consigue interpretar correctamente la fórmula que queremos duplicar. Un ejemplo habitual es cuando, por ejemplo, queremos dividir varias celdas consecutivas de una columna entre el mismo valor.
La fórmula en la celda D2 multiplica los valores de las celdas B2 y C2 (0 y 3). Las fórmulas en las celdas D3, D4, D5 y D6 deben hacer exactamente lo mismo. Una de las funciones más prácticas es la de copiar y pegar fórmulas. Si copiamos la primera de las celdas y la pegamos en el resto (arrastrando el pequeño cuadro de la parte inferior derecha de la celda), obtenemos el resultado que buscamos.
La división en el resto de celdas no se realiza correctamente. Esto se debe a que la hoja de cálculo interpreta que queremos dividir la celda C3 entre C9, cuando realmente es C8. Para solucionar este pequeño problema, basta con hacer referencia a la celda C8 como C$8, y volver a copiar y pegar la fórmula.
Podemos comprobar como la hoja de cálculo modifica la fórmula para cada una de las filas, cambiando las celdas implicadas en la operación.
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Hoja de Cálculo Tomando decisiones
FICHA 04
Funciones condicionales
Operadores lógicos
Supongamos que queremos reflejar el siguiente problema en la hoja de cálculo:
Son varios los operadores lógicos que permiten realizar comparaciones entre números y celdas. La Tabla 1 muestra los más utilizados.
“Los alumnos han hecho dos exámenes y sólo se hace media si en ambos la nota es mayor que 4”.
Operador
Descripción
<
Menor que
A1<A2
>
Mayor que
B2>A2
=
Igual que
C3=5
<>
Distinto que
A1<>A3
<=
Menor o igual que
A2<=B3
>=
Mayor o igual que
A2>=5
Representar este problema con una fórmula matemática puede resultar demasiado complejo. Es por ello que se introducen las funciones condicionales, que permiten tomar decisiones sobre los datos. En Calc disponemos de la función SI.
Función SI
Ejemplo
Tabla 1. Operadores lógicos
La función SI condicional tiene la forma:
Funciones lógicas Y/O
=SI(<prueba-lógica>;<valor-si-V>;<valor-si-F>)
Los operadores lógicos se pueden combinar para construir pruebas lógicas o condiciones mucho más completas. Supongamos el ejemplo inicial. El enunciado lo podríamos reescribir de las siguiente forma:
•
• •
<prueba-lógica>: es la condición; se trata de una expresión con dos posibles respuestas: verdadero o falso. Por ejemplo: A1>5 <valor-si-V>: el valor que muestra la celda si la prueba lógica es verdadera. <valor-si-F>: el valor que muestra la celda si la prueba lógica es falsa.
“Los alumnos han hecho dos exámenes (E1 y E2) y sólo se hace media si la nota del primer examen es mayor que 4 y la nota del segundo examen es mayor que 4”
Ejemplo de función SI Supongamos que queremos mostrar el texto “Aprobado” o “Suspenso” dependiendo de la nota de un examen. Si la nota del examen está en la celda B2, la fórmula que muestra el texto sería la siguiente:
Planteamos el problema en dos enunciados combinados con una función lógica de tipo Y, que utilizamos como prueba lógica en la función SI. =Y(E1>=4;E2>=4) =SI(Y(E1>=4;E2>=4);PROMEDIO(E1:E2);”No”)
=SI(B2>=5;”Aprobado”,”Suspenso”)
También existe la función O, que comprueba que se cumpla alguna de las condiciones (no todas), es decir, al menos una de las notas es mayor que 4. =O(E1>=4;E2>=4) Creative Commons BY-NC-SA 3.0
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