Google docs

Google Docs & Spreadsheets สนับสนุนการเรียนการสอนผานเครือขายอินเตอรเน็ต Google Docs & Spreadsheets เปนเว็บไซตหนึง่ ของการ ใหบริการในเว็บไซด Google ที่ไดรับความนิยม และมีสถิติการเรียกใชงาน สูง ในกลุมคนที่ใช web 2.0 ในการสรางเครือขายการสื่อสารและเรียนรู รวมกันบนระบบเครือขายอินเตอรเน็ต หรือเปนเครื่องมือที่เรียกอีกอยาง หนึง่ วา เปนเครื่องมือในกลุม เทคโนโลยีเครือขายเชิงสังคมสัมพันธ (Social Networking Technology) หลายทานทีย่ ังไมเคยเขาใชบริการคงสงสัยวา เว็บไซด Google Docs & Spreadsheets เปนเว็บไซตที่ใหบริการอะไร มี ความสามารถอะไรไดที่สามารถนํามาชวยในการสรางสังคมแหงการเรียนรู รวมกันในระบบการศึกษาได Google Docs & Spreadsheets ทําอะไรไดบาง กลาวไดวา มหาวิทยาลัยตางประเทศรวมทัง้ ในประเทศไทย ใช Google Docs & Spreadsheets เปนชองทางในการติดตอสื่อสารกันของ นักศึกษาในการทํารายงานกลุมและการแสดงความคิดเห็นรวมกัน ผาน ระบบการเรียนการสอน online ดวยความสามารถของโปรแกรมที่ใชงานบน เว็บไดฟรี ระบบการจัดการ การบันทึกและเก็บไฟลประเภทประมวลผลคํา (word processing) และตารางคํานวณ (spread sheet) ที่ใหผูใชสามารถ เผยแพรและเปดโอกาสใหสมาชิกในกลุมหรือบุคคลอื่น ๆ ที่ไดรับอนุญาต เขามาปรับแกไขเอกสารและเขาบัญชีการใชในเว็บไซตดงั กลาว ไดทกุ เวลา จากเครื่องคอมพิวเตอรของแตละคนที่เชื่อมตอระบบอินเทอรเน็ต ทําใหการ ทํารายงานมีความเปนไปไดสะดวกมากยิง่ ขึ้น

-2-

การทํางานของเว็บไซด Google Docs & Spreadsheets สามารถทํางานพื้นฐานทุก ประเภทไดอยางงายดาย รวมถึงการทํารายการสัญลักษณแสดงหัวขอยอย การเรียงลําดับตาม คอลัมน การเพิ่มตาราง รูปภาพ ขอคิดเห็น สูตร การเปลี่ยนแปลงแบบอักษร และอื่น ๆ ที่มี ลักษณะคลายกับโปรแกรม Microsoft word และ Excel โดย Upload ไฟลเอกสาร (word documents) นามสกุล Word documents, OpenOffice, RTF, HTML or text ,.xls, .csv, and .ods formatted data มาทําบนเว็บได เหนือจากนี้ Google Docs & Spreadsheets ยังมี ความสามารถในการใหบริการ edit, view, publish, download อีกดวย เมื่อผูเรียนตองการสรางเครือขายหรือกลุม ผูทํางานรวมกัน เจาของงานสามารถสง ไปรษณียอิเล็กทรอนิกส (e-mail) ไปยังบุคคลอื่น ๆ ในกลุม ผานฟงกชั่น invite หลังจากบุคคล ตาง ๆ ไดรับการเชื้อเชิญจากไปรษณียอิเล็กทรอนิกสแลวมีการตอบรับ ก็จะสามารถเขาอานงาน จากไฟล และสามารถแกไขงานได โดยเมื่อมีบุคคลนั้น ๆ เขามาแกไขงานในไฟล เว็บไซต Google Docs & Spreadsheets จะบันทึกวามีบคุ คลใดเขามาแกไขงาน ในไฟล รวมถึงให รายละเอียดวามีการแกไขสิ่งใด เกิดขึ้น ณ วันและเวลาใด เมื่อปรับแกไขเรียบรอยแลว ผูใช สามารถบันทึกไฟลไดเปนหลายรูปแบบ ทั้งไฟลนามสกุล html, rtf, doc, และ pdf สามารถบันทึก ออกมาเปนไฟลปกติ ทีน่ าํ ไปใชกับเครื่องคอมพิวเตอรที่ไมไดเชื่อมตออินเทอรเน็ตก็ได แต เนื่องจากเว็บไซตดังกลาว มีผูเขาใชบริการเปนจํานวนมาก เว็บไซด Google จึงมีขอจํากัดเรื่อง ขนาดของไฟล และจํานวนไฟล คือ • ขนาดของไฟลเอกสาร (word documents) แตละไฟล ที่สามารถใชไดคือ 500 k และ อาจมีขนาดใหญไดถึง 2 MB (รวมถึงภาพประกอบที่มอี ยูในไฟลเอกสารแลว) ผูใชแตละคนจะมี พื้นที่จํากัดจํานวนไฟลเอกสารอยูที่ 1,000 ไฟล และ 1,000 ภาพ • ขนาดของไฟลตารางคํานวณ (spreadsheet) ที่สามารถใชไดคือ มีจํานวนแถวไมเกิน 10,000 แถว (rows) หรือจํานวนคอลัมนไมเกิน 256 คอลัมน(columns) หรือมีจํานวนไมเกิน 20 แผนงาน (sheets) อยางใดอยางหนึ่ง ผูใชแตละคนจะมีพื้นที่จาํ กัดจํานวนไฟลตารางคํานวณอยูท ี่ 100 ไฟล เริ่มตนการใชงาน Google Docs & Spreadsheets วิธีการเขา ใช Google Docs & Spreadsheets มี 2 กรณี คือ 1. กรณีที่ใชบริการ e-mail ของ gmail อยูแลว 2. กรณีที่ใชบริการ e-mail ที่อื่น ๆ อยู 1. กรณีที่ใชบริการ e-mail ของ gmail อยูแลว 1.1 เปดเว็บไซต Google Docs & Spreadsheets โดยพิมพ URL ดังนี้ http://docs.google.com

-3-

1.2 พิมพ username และ password ที่เคยใชกับ gmail ในหนา log in ไดทันที

2. กรณีที่ใชบริการ e-mail ที่อื่น ๆ อยู 2.1 เปดเว็บไซต Google Docs & Spreadsheets โดยพิมพ URL ดังนี้ http://docs.google.com

2.2 สังเกตทีข่ างใตพนื้ ที่ log in จะเขียนวา Don’t have a Google Account? Get Started ให คลิกเมาสที่ตรง Get Started จะเขาสูหนาดังนี้

-4-

2.3 เมื่อเขาสูหนาสรางบัญชีการใช ผูสมัครใชบริการจะตองกรอกขอมูล 2 สวนคือ 1) ขอมูลที่จําเปนในการสรางบัญชี อันไดแก e-mail ที่ใชบริการประจําอยูแลว และการ กําหนดรหัสผาน ซึ่งเปนรหัสผานในการนํา e-mail จากที่อื่นมาใชกับบริการ Google Docs & Spreadsheets ไมเกี่ยวกับรหัสผานเดิมที่ใชอยูกับ e-mail นั้น ๆ ที่ Your current email address: ใหใส e-mail จากที่อื่นหรือที่ใชบริการประจําอยูแลว ที่ Choose a password: และ Re-enter password: ใหกําหนด รหัสผานใหม ซึง่ ไม เกี่ยวของกับรหัสผานของ e-mail ที่ใชอยูเดิม

2) การตกลงยอมรับเงื่อนไขของ Google Docs & Spreadsheets ที่ Word Verification: Type the characters you see in the picture below ให พิมพตวั อักษรตามที่ปรากฎ หลังจากนัน้ ให คลิกปุมนี้ เพื่อยอมรับขอตกลง 2.4 เมื่อคลิกปุม I accept Create my account แลว ในขั้นตอนนี้ทางเว็บไซต Google Docs & Spreadsheet จะสงอีเมลไปยังอีเมลทเี่ ราไดสมัครใชบริการ ใหเปดอีเมลที่สมัครดูวามีอีเมลสง มาจากทาง Google หรือไม

-5-

2.5 ถามีอีเมล เมื่อเปดดู จะพบหนาตาอีเมลดังนี้ คลิกที่ URL นี้ เพื่อยืนยันการใช

2.6 เมื่อคลิก URL ดังกลาวแลว Browser จะเปดเว็บขึ้นมา ปรากฏดังภาพ แสดงวายืนยันการ ใชเรียบรอยแลว

เมื่อเสร็จสิ้นการสมัคร และทําความคุน เคยกับ Google Docs & Spreadsheet ไปแลว ที นี้ เรามาทดลองใชงานกัน เมื่อ Sign in แลวจะเขาสูห นาหลัก ในสวนนี้มเี มนูหลักที่ตองพิจารณา ดังนี้

1. ที่เมนูบาร ที่ Settings เปนการปรับคาตาง ๆ ดังนี้

-6-

- General เปนการปรับคา Language , time zone, Display name, Blog settings และ Old Writely Documents - RSS feeds ปรับคาสวนตางๆ ตามแตผูใช หลังจากเซทคาตาง ๆ ตามตองการแลวใหคลิก save ทีห่ นาจอจะประกอบไปดวยเมนูตา ง ๆ ดังนี้ - สราง (New ) ใชสําหรับการสรางเอกสารขึ้นมาใหม สรางสเปรตชีตขึ้นมาใหม หรือ จะ สรางโฟลเดอรใหมขึ้นมาใชงาน - อัพโหลด (Upload) ใชในการอัพโหลดไฟลตาง ๆ ขึ้นไปจัดเก็บในพืน้ ทีก่ ารทํางานทีม่ ีอยู แตขนาดไฟลที่จะอัพโหลดขึ้นไปตองมีขนาดไมเกิน 500 KB - ใชงานรวมกัน (Share) เชิญใหบุคคลอื่นเขามาใชงานเอกสารฉบับนี้รวมกัน - ยายไปที่ (Move to) ใชสําหรับยายเอกสารที่สรางขึ้นมาไปจัดเก็บยัง โฟลเดอรที่ไดทําการ สรางไวแลว เพื่อจัดระเบียบของเอกสาร - ซอน (Hide) ใชสําหรับซอนเอกสารที่ไมตองการใหเห็น - ลบ (Delete) ใชสําหรับลบเอกสารทีส่ รางไว - เปลี่ยนชือ่ (Rename) การเปลีย่ นชือ่ เอกสารที่มีอยู - ดําเนินการเพิ่ม (More actions) ก็จะเปนการจัดการขอมูลของเอกสารเพิม่ เติมตาง ๆ เชน บันทึกใหออกมาเปนรูปแบบของเอกสารที่เปน word PDF RTF Open- Document เอกสาร HTML หรือเอกสารที่เปนขอความอยางเดียว (.txt) หรือสามารถที่จะสงออกไปเผยแพรบน internet การสรางเอกสาร เปนการเปดเอกสารขึ้นมาใหม เพื่อใชในการพิมพเอกสาร โดยไปที่เมนู สราง ->เอกสาร ก็จะได หนาตาง ดังรูป

-7-

ในหนาตางการสรางเอกสาร เริ่มตนเอกสารก็จะเปนชื่อไฟลวา "ไมมีชื่อ" ในตัวโปรแกรมก็จะมี เครื่องมือที่สําคัญ ๆ สําหรับการใชงานมาพรอมอยูแลว เชน ตัวหนา ตัวเอียง ขีดเสนใต การแทรก รูป จาก link จากรูปที่อยูในเครื่อง คลายกับการใชโปรแกรม Microsoft word การสรางสเปรดชีต เปนการเปดเอกสารที่เปดขึน้ มาใหมเพื่อใชในการจัดการกับเอกสารที่อยูในรูปแบบของ ตาราง โดยไปที่เมนู สราง ->สเปรดชีต ก็จะไดหนาตางดังรูป

เมื่อเปดเอกสารขึ้นมาใหมกจ็ ะไดหนาตางของโปรแกรมโดยชื่อเอกสารก็จะเปน "สเปรดชีต ที่ยงั ไมไดบันทึก" ในการทํางานก็จะมีเครื่องมือตาง ๆ มาใหใชงานเชน การเรียงลําดับขอมูล สูตร ในการใชงานเชน การหาคาสูงสุด (Max) การหาคาต่ําสุด (Min) การหาผลรวม (sum) การนับ จํานวน (count) เปนตน สามารถใสสีขอความ สีของตาราง รวมไปถึงการสรางแผนภูมิตาง ๆ ได คลายกับการทํางานในโปรแกรม Microsoft excel สําหรับวิธีการบันทึกเมื่อทําการสรางเอกสารใน 2 ลักษณะเสร็จเรียบรอยแลว ใหใชคําสั่ง Save หรือ Save & Close จากคําสั่งดานขวามือ หรือหากตองการบันทึกไฟล แลวนําไปใชที่อนื่ แบบ offline ใหคลิกที่คาํ สั่ง File จะมีคําสั่งยอยออกมาใหเลือกรูปแบบเพือ่ บันทึกไฟลเปน นามสกุล ตามความตองการ หากผูใชตองการเปลีย่ นชื่อไฟลในการสรางงานใน 2 ลักษณะ ใหนาํ เมาสมาวางที่ชื่อ ไมมีชื่อ/ Untitled ดานซายมือ คลิก 1 ครั้งเพื่อเปลีย่ นชื่อ จะมีหนาตางเล็กปรากฏออกมาใหพิมพชื่อไฟลที่ ตองการ

-8-

เมื่อพิมพชื่อเอกสารตามที่ตอ งการแลว ใหคลิก OK เปนอันเสร็จสิ้นการแกไขชื่อไฟล

การเชิญใหบคุ คลอื่นเขามาอานและแกไขงาน เมื่อตองการใหบุคคลอื่น ๆ เขามาอานและแกไขไฟลงานได ดําเนินการดังนี้

1. ดับเบิลคลิกที่ไฟลเอกสารที่ตองการแลกเปลี่ยนและอนุญาตใหบุคคลอื่นเขามาแกไขได 2. เมื่อเขาสูห นา Edit ของไฟลเอกสารดังกลาวแลว สังเกตที่คําสัง่ ทางดานขวา คือ ใชงานรวมกัน (share)

-9-

ที่เมนูใชงานรวมกัน (share) มีคําสั่งตาง ๆ ดังนี้ - คําสั่ง ใชงานรวมกับผูอื่น เปนการเปดโอกาสใหบุคคลอื่น เขามาแกไขงานของเราได จัด วาเปนการทํางานรวมกัน - คําสัง่ สงอีเมลเปนไฟลแนบ เปนการสงเอกสารไปยังบุคคลอื่น ๆ เปนไฟลเอกสารแนบ ในอีเมล - คําสั่ง เผยแพรเปนหนาเว็บ เปนการเผยแพรงานออกไปทางอินเทอรเน็ต ในขั้นนีเ้ ปน การเผยแพรสสู าธารณชนผานทางอินเทอรเน็ตนัน้ เอง - แสดงเปนหนาเว็บ จะเปนการแสดงตัวอยางใหดู 3. คลิกที่คําสัง่ ใชงานรวมกับผูอื่น ซึ่งเราจําเปนตองสงจดหมายเชิญแจงใหบุคคลนั้น ๆ ทราบวา เขาไดรับสิทธิในการเขาชม และหรือทัง้ ชมและสามารถแกไขไดดวย

ที่ เชิญบุคคลอื่น ใหคลิกเลือกสิทธิของบุคคลอื่น ที่จะเขามา หลังจากนัน้ ใหพิมพอีเมลของ บุคคลที่ตองการใหสิทธิเขามาชม โดยพิมพตอ ๆ กัน แลวคั่นดวยเครื่องหมายจุลภาค ( , ) 4. เมื่อพิมพอเี มลเรียบรอยแลว คลิกที่ปมุ เชิญผูทาํ งานรวมกัน/เชิญผูดู ทางระบบจะจัดสงอีเมล อัตโนมัติออกไปยังรายชื่อดังกลาว ในขั้นตอนนี้ระบบจะเปดโอกาสใหผใู ช หรือเจาของไฟลงาน ได พิมพขอความเชื้อเชิญเพื่อแจงใหบุคคลตาง ๆ ไดทราบ ดังภาพ

หากเราเปนบุคคลที่ไดรบั การเชิญใหเปนผูทํางานรวมกันหรือผูดู ะเขาไปแกไขได โดยวิธีการดังนี้ 1. หลังจากทีเ่ จาของงานไดสงจดหมายเชิญชวน แลว บุคคลที่เปนผูท าํ งานรวมกัน/ผูดู จะไดรับ อีเมล

-10-

2. คลิกที่ URL ที่ระบุไวในอีเมลเพื่อเขาสูห นาเว็บไซตของเอกสารดังกลาว

3. เมื่อ ผูทาํ งานรวมกัน เขาสูหนาเว็บจะปรากฎดังรูป

4. คลิกที่ แกไขหนานี้ (ถาคุณไดรับสิทธิ์) จะเขาสูหนาเว็บ Google Docs & Spreadsheets ให ผูใชปฏิบัติตามวิธที ี่ไดกลาวไปเมื่อขางตน วาคุณมีอีเมลของ gmail อยูแลว หรือคุณไมมี หากไมมี ใหสมัครตามวิธีการของมีอีเมลของที่อนื่ ทีไ่ ดกลาวไปแลว 5. เมื่อ Log in เขามาแลว จะเขาสูหนาเอกสาร Edit ซึ่งสามารถแกไขไดโดยการพิมพลงไปใน Text box หรือแกไขงานโดยใชคําสั่งยอยทีม่ ีอยูใน word processing เมื่อแกไขเรียบรอยแลว ให คลิกคําสั่ง Save ที่ดานขวามือทุกครั้ง กอนออกจากเว็บดังกลาว

-11-

เทานี้ก็เปนอันเสร็จสิ้นวิธกี ารทํางานอยางงายของเว็บไซด Google Docs & Spreadsheets เกี่ยวกับการทําเอกสารรวมกันบนระบบเครือขายอินเตอรเน็ต ทานอาจารยและ นิสิตก็สามารถนําไปใชสนับสนุนการเรียนการสอน หรือการทํางานรวมกันหรือแสดงความคิดเห็น ของกลุมคนในองคกรไดอีกชองทางหนึง่ ------------------------------------------------แหลงอางอิง http://docs.google.com จัดโดย โครงการพัฒนานวัตกรรมการศึกษาสมัยใหม (พบ.1-03-35) งานเทคโนโลยีการศึกษา ฝายแพทยศาสตรศึกษา หรือเขาศึกษาเอกสารไดที่ http://www.meded.nu.ac.th/