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MINISTERIO DE TURISMO
REDACCIÓN Y FORMULACIÓN DE CONTENIDOS
Subsecretaría de Promoción Dirección de Promoción
Mg. Juan Pablo Velásquez – Director Lic. Diego Minda – Analista Senior Lic. Andrea Tenemaza – Analista
De esta edición: Ministerio de Turismo del Ecuador, MINTUR. Briceño E1-24 y Guayaquil. Edificio La Licuadora. Quito – Ecuador Tel: (593) 3 999 – 333 www.turismo.gob.ec / www.ecuador.travel
REVISIÓN TÉCNICA INTERINSTITUCIONAL Asociación de Municipalidades Ecuatorianas - AME Coordinación de Desarrollo Turístico Municipal MBA. Gabriela Villacrés Consorcio de Gobiernos Autónomos Provinciales del Ecuador - CONGOPE Dirección de Fomento Productivo Lic. Jeanine Alvear Consejo Nacional de Competencias Dirección de Fortalecimiento Institucional a GAD Lic. Mirian Herrera Consejo Nacional de Gobiernos Parroquiales Rurales del Ecuador Msc. Jacqueline Navarrete
MINTUR 1ra Edición – Quito, marzo 2020 Edición y diagramación: Dis. Ximena Romero Los contenidos de la guía se pueden citar y reproducir, siempre que se reconozca los créditos correspondientes, refiriendo la fuente bibliográfica Publicación de distribución gratuita MINTUR, 2020
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ÍNDICE 1.- Introducción .................................................................................................................................... 5 2.- Definiciones .................................................................................................................................... 5
2.1. Evento promocional .................................................................................................. 5 2.2. Evento informativo ................................................................................................... 5 2.3. Tipos de eventos ........................................................................................................ 5
3.- Pasos a seguir ................................................................................................................................ 6
3.1. Definición del tipo de evento a realizar ............................................................... 6
3.2. Preproducción ........................................................................................................... 6
3.2.1. Insumos básicos para rueda de prensa ........................................ 6 3.2.2. Insumos básicos para un evento de lanzamiento de una campaña ................................................................................................... 8
3.3. La locación ...................................................................................................................10
3.4. Avanzada .................................................................................................................... 12
3.5. Comunicación y promoción ................................................................................. 12
3.6. Posicionamiento de marca .................................................................................. 13
3.6.1. Soportes de posicionamiento de marca ................................... 13 3.6.2. Posicionar la marca ........................................................................... 13
3.7. El minuto a minuto .................................................................................................. 14
3.8. Montaje ....................................................................................................................... 16
3.9. El Evento ..................................................................................................................... 18
3.10. Post evento ............................................................................................................. 18
4.- Recomendaciones ...................................................................................................................... 18 5.- Glosario .......................................................................................................................................... 19 •3
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1. INTRODUCCIÓN El presente documento constituye una guía metodológica cuya aplicación puede ayudar a la planificación y producción de un evento. El objetivo de esta guía es poner en evidencia las actividades esenciales que se deben llevar a cabo para reducir riesgos, imprevistos y gastos innecesarios, así como también, aprovechar de la mejor manera el tiempo y optimizar los recursos humanos y económicos con los que se cuenta para cada evento según sus características.
2. DEFINICIONES Un evento, según el diccionario de la Real Academia de la Lengua, es un “suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva”.1 En la actualidad, este “suceso programado” se lo utiliza con diferentes fines, ya sea para promocionar o comunicar algo.
2.1. EVENTO PROMOCIONAL
“Los eventos promocionales son una destacada herramienta de marketing por su relevancia en cuanto a impacto en el consumidor, recuerdo y notoriedad”.2 En el ámbito empresarial privado tienen normalmente un objetivo comercial 1 http://dle.rae.es/srv/search?m=30&w=evento 2 http://zinkmarketing.es/organizacion-eventos-promocionales/
definido y medible; ya que responden a una lógica de mercado en el cual debe existir un retorno de la inversión realizada. En el sector público, el objetivo suele ser diferente, ya que el retorno no es para la institución que invierte, sino para el sector o sectores que se beneficiarán con los resultados del producto o servicio que se está promocionando; pero se mantiene el objetivo de generar impacto en el público objetivo, además el retorno debe ser medible. Normalmente los eventos de promoción en el sector público suelen ser parte de una campaña o de una estrategia que responde a la presentación de un servicio ofertado a un grupo objetivo o a la ciudadanía en general.
2.2. EVENTO INFORMATIVO
Un evento informativo es más sobrio que un evento promocional, normalmente es para informar acciones que se están realizando o se van a realizar desde la institución. También pueden ser sesiones de trabajo como congresos, simposios, charlas con un grupo definido, etc. El objetivo es transmitir un mensaje claro y conciso al público objetivo o a la ciudadanía en general.
2.3. TIPOS DE EVENTOS
Existen diferentes tipos de eventos, “lo importante es que la actividad desarrollada esté acorde con su •5
estrategia general y que consiga el objetivo fijado”3. En este sentido, los eventos más utilizados son: • Rueda de prensa. • Lanzamiento de campaña. • Conversatorio. • Congreso. • Convenciones. • Coctel. • Feria con exposición y venta de productos. • Feria con exposición y venta de servicios. • Desayuno de trabajo. • Festival artístico musical. • Charlas académicas. • Presentación de producto.
3. PASOS A SEGUIR
Con ese documento base, se realiza un listado de los requerimientos que se necesitan realizar para el evento y lograr el objetivo deseado. Como ejemplo, a continuación, se detallan los insumos básicos para un evento netamente informativo, como es: una rueda de prensa; y, uno promocional como es el lanzamiento de una campaña.
3.2.1 Insumos básicos para rueda de prensa:
• •
Locación (puede ser interior o exterior) Insumos técnicos: - Sistema de amplificación. - Consola.
3.1. DEFINICIÓN DEL TIPO DE EVENTO A REALIZAR Primero se debe identificar el tipo de evento que se pretende realizar para lograr el objetivo planteado.
3.2. PREPRODUCCIÓN Una vez identificado el tipo de evento a realizar, el equipo de producción construye un guión con los detalles del evento, no necesariamente en versión final pero si debe contener una idea de lo que va a pasar. 3 https://joseleoguzman.wordpress.
com/2013/04/15/eventos-promocionales-su-planificacion-y-coordinacion-2/
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- Micrófonos (de preferencia inalámbricos). - Pedestales para micrófono (a veces no es necesario colocar pedestales de mesa, hay que priorizar pedestal para el micrófono del podio).
- Parlantes para la audiencia. - Parlante para la prensa (normalmente se coloca dentro o cerca del espacio designado para los medios). - Parlantes para el retorno (de ser necesario). - Cables de audio (todos los necesarios).
• Sistema de video (de ser necesario): - Pedestal para TV (si se instalan televisiones).
- Truss (si se instala pantalla gigante y la locación lo permite). - Toma de luz de 220 v (si la pantalla gigante lo necesita). - TV de retorno para la mesa de autoridades (si no se puede colocar una TV en el suelo frente a la mesa de autoridades para que vean la presentación o el video,
la pantalla o TV no puede estar detrás de la mesa, debe estar a un lado, de modo que el público y las autoridades puedan ver el video y/o la presentación). - Cables de video (deben existir los cables necesarios con el tamaño requerido para conectar la computadora a la pantalla o TV). - Computadora para pasar video y/o diapositivas. • Mobiliario: - Sillas. - Mesas para las autoridades (mesa vestida). - Podio (de ser necesario). - Mantelería para la mesa de autoridades. - Mesa de registro con mantel (de ser posible del mismo color de la mesa de autoridades). - Corralito de medios. • Relaciones públicas: - Invitaciones. - Habladores. - Boletín de Prensa. - Lista de invitados. - Lista de medios confirmados. - Personal para atender la mesa de registro. - Listra de registro de invitados - Lista de registro de medios - Agua para la mesa de autoridades. - Personal de protocolo. • Brandeo: - Roll ups. - Backing. - Backing digital (de darse las condiciones para utilizarlo). •7
En la siguiente foto se pueden apreciar algunos de los elementos mencionados:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Parlante o caja pre amplificada. Micrófono inalámbrico. TV con backing digital. Roll up institucional. Backing multi marca. Mesa con mantel (mesa vestida). Habladores. Vaso de agua.
3.2.2 Insumos básicos para un evento
de lanzamiento de una campaña:
El evento de lanzamiento de una campaña por lo general es de gran magnitud. Se espera la asistencia de público objetivo, autoridades, prensa; y, normalmente cuenta con una o varias presentaciones artísticas. Los requerimientos básicos para un evento de lanzamiento o presentación de una campaña (donde se incluye palabras de las autoridades, •8
presentación artística, video concurrencia de la prensa), son:
y
• Locación (puede ser interior o exterior, si es exterior se recomienda utilizar carpas). • Insumos técnicos de audio: - Sistema de amplificación. - Consola (si se considera tener una presentación artística, ésta debe ser idónea para para cumplir con los requerimientos técnicos de los artistas que se van a presentar). - Micrófonos para las declaraciones de las autoridades (de preferencia inalámbricos). - Micrófonos, cables y pedestales para cumplir el rider técnico de la presentación artística. - Pedestales para el micrófono de las declaraciones de las autoridades (si es un evento grande, se acostumbra que haya
pedestal en el podio y pedestal de mesa en la mesa de autoridades). - Parlantes para la audiencia. - Parlante para la prensa (normalmente se coloca dentro o cerca del espacio designado para los medios). - Parlantes para el retorno (de los parlantes que se colocarán para el retorno del grupo que realizará la presentación, se puede utilizar uno para retorno de las autoridades al momento de dar las declaraciones). • Sistema de video (de ser necesario): - TV. - Pedestal para TV (si se instalan televisiones). - Truss (si se instala pantalla gigante y la locación lo permite). - Toma de luz de 220v (si la pantalla gigante lo necesita). - TV de retorno para la mesa de autoridades. - Cables de video (deben existir los cables necesarios con el tamaño requerido para conectar la computadora a la pantalla o TV). - Computadora para pasar video y/o diapositivas.
• Relaciones públicas: - Invitaciones. - Habladores. - Boletín de prensa. - Lista de invitados. - Lista de medios confirmados. - Personal para atender la mesa de registro. - Agua para la mesa de autoridades. - Personal de protocolo. • Brandeo: - Roll ups. - Backing. - Backing digital (de darse las condiciones para utilizarlo).
• Mobiliario: - Sillas (de ser necesario). - Mesas para las autoridades (mesa vestida). - Podio (de ser necesario). - Mantelería para la mesa de autoridades. - Mesa de registro con mantel (de ser necesario). - Corralito de medios. •9
En la siguiente foto se pueden apreciar algunos de los elementos mencionados:
1. Carpa. 2. Pedestal de micrófono. 3. Retorno para presentación musical e intervención de autoridades. 4. Micrófono inalámbrico. 5. Podio. 6. TV retorno de video para la mesa de autoridades. 7. Pantalla LED con backing digital. 8. Estructura truss para sostener la pantalla LED.
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3.3. LA LOCACIÓN
• Accesibilidad: Es importante tener en cuenta el tema de accesibilidad para los asistentes al evento, esto comprende: la conectividad en relación a la ubicación de la ciudad en la que está la locación, el tráfico que puede existir en la zona a la hora y día señalado, disponibilidad de parqueaderos, cercanía de paradas y horarios de transporte público ya sea para llegar o salir del evento; así como también, los accesos para personas con discapacidad.
Después de que se ha realizado la lista de requerimientos necesarios para el evento, se debe buscar una locación que permita ejecutarlo en las mejores condiciones. Para saber qué locación es la más idónea, existe una serie de factores que ayudarán a tomar la decisión correcta:
• Audio: El sistema de sonido es fundamental para el buen desenvolvimiento del evento, ya que es lo que hace que el mensaje que se quiere comunicar llegue de la mejor manera al público asistente. Por esto, se debe preguntar si la locación cuenta
con sistema de amplificación y si no cuenta con uno, cuáles son las facilidades para colocar un sistema externo. En el caso de que se vaya a realizar una presentación artística musical, se debe contar ya con el rider técnico de la agrupación para conocer si la locación cuenta con el espacio idóneo para montar el espectáculo que se pretende, cumpliendo con los requerimientos de los artistas que se van a presentar. • Disponibilidad: Es importante consultar sobre la disponibilidad de la sala en la fecha y hora señalada. En ocasiones, se debe solicitar la locación con algunos días de anticipación para realizar el montaje. En estos casos, si el montaje es muy extenso se debe evaluar el factor logístico y el aumento de personal para lograr el objetivo. • Energía eléctrica: Si el sistema que se tiene pensado colocar en el evento, ya sea de audio o video, necesita un voltaje o potencia eléctrica específica, es necesario preguntar si existen fuentes de poder en el local como las requeridas y examinar qué tan cerca están del lugar donde se va a colocar el equipo a utilizarse; de no existir el voltaje y potencia en la locación, es necesario saber si se puede colocar un generador eléctrico o realizar la gestión con la empresa eléctrica de la localidad para colocar una acometida eléctrica desde el poste hasta el lugar donde se necesita.
Ayuda conocer si se han realizado eventos similares en esa locación y cómo se solventó el problema de la energía eléctrica. • Espacio: Es importante contar con información de la cantidad de asistentes que se espera, porque hay una diferencia entre la cantidad que se espera acudan al evento y el número de personas que han confirmado su asistencia. Lo ideal es conseguir una sala en la que los asistentes ingresen de una manera cómoda, sin que sobre ni haga falta espacio. • Iluminación: Es fundamental saber con qué equipo de iluminación cuenta el local y si no, pues, ver la disponibilidad para colocar un equipo externo. • Material de brandeo o posicionamiento de marca: Algunas locaciones cuentan con auspicios de empresas que tienen su marca colocada de forma “fija” en el local. En el caso de las instituciones, existen soportes donde se encuentra colocado el logo de la institución, ya sea en puertas, paredes o podios. Cada locación tiene su particularidad por lo que es indispensable preguntar si es posible colocar la marca del evento que se va a realizar o tapar la marca de un auspiciante, que tenga su publicidad fija. • Personal técnico: En el caso de los locales que cuentan con equipos de audio, iluminación y • 11
video, la mayoría de ellos dispone de personal de planta que opera estos equipos. Por esto, es necesario averiguar si el local cuenta con su personal técnico, si dicho personal estará disponible para brindar su apoyo en el evento o si es necesario llevar un técnico especializado con acceso y libre operación de los equipos. • Video: Actualmente, el video tiene una gran importancia en los eventos, ya sean informativos o promocionales. Se utiliza tanto para comunicar algo sobre algún tema en particular, o como acompañamiento a una presentación artística escénica, ya sea danza, música o teatro. Es por esto que es importante saber si la sala cuenta con equipos de video, sus características o disponibilidad de acceso para colocar un sistema de video externo. ¿Hay algo más que usted cree que yo debería saber? Ésta es una pregunta que parece obvia, y que muchas veces no se la hace, pero los eventos tiene la característica que cada uno tiene su particularidad y la planificación de estos hace que se reduzcan al mínimo los imprevistos. Sin embargo suelen haber contratiempos, es por esto que se recomienda hacer esta pregunta, ya sea por un olvido o porque el dueño de la locación conozca sobre algún imprevisto, pero que puede ser crucial a la hora de decidir dónde realizar el evento. Hay que recordar que lo que • 12
para una persona resulta obvio, para otros no lo es.
3.4. AVANZADA Una vez que se haya despejado todas las dudas, se debe escoger una locación y planificar una visita a la misma: esta visita es conocida como scouting o avanzada. El objetivo es revisar el estado de la locación y ratificar que se puede realizar o no el evento con las características que se han definido. También se puede constatar el estado real del mobiliario, accesos, lugares para colocar los soportes de posicionamiento de marca, el estado del equipo técnico del local, humedad, estado de los baños, camerinos, lugares para colocar el generador eléctrico y todo lo que se pueda inspeccionar del local. Finalmente sirve para evaluar ciertas acciones que pueden todavía no estar definidas en el guión o adaptar ciertas acciones que estaban planificadas. Se recomienda visitar dos o tres opciones de locación antes de tomar la decisión.
3.5. COMUNICACIÓN Y PROMOCIÓN Conceptualmente los eventos se realizan para que la gente asista a ellos por lo que es fundamental incentivar la asistencia de las personas; que se enteren que se va a realizar el evento y no sólo que están invitados si no que son bienvenidos y que su participación es esperada. El equipo de
comunicación debe definir la estrategia de convocatoria una vez que se tenga claro el grupo objetivo al que se quiere llegar.
3.6. POSICIONAMIENTO DE MARCA Según el diccionario de la RAE, la marca es una “Señal que se hace o se pone en alguien o algo, para distinguirlos, o para denotar calidad o pertenencia.”4 En este sentido, los eventos utilizan las marcas con diferentes finalidades, ya sea para informar sobre una campaña, crear recordación sobre un producto o comunicar los valores de una empresa, institución, producto o campaña. En la reunión de preproducción, es necesario definir qué tipo de marca se va a utilizar para evitar confusión en el público objetivo.
3.6.1. Soportes de posicionamiento
de marca
Los soportes de posicionamiento de marca son elementos físicos o digitales en donde se coloca una marca o marcas para que sean visibles durante los eventos. Los más comunes son los roll ups y los banners tipo arañas, pero también se puede colocar la marca en cualquier tipo de soporte que sea visible o utilitario, como puede ser: una carpa, counter, sticker sobre vidrio, podio, esferos, llaveros, tasas, etc.
4 http://dle.rae.es/srv/fetch?id=OMLt42i
3.6.2. Posicionar la marca Lo más común es utilizar roll ups o banners tipo araña dispuestos estratégicamente en la locación, también se suele colocar en pantallas. Para que la colocación de la marca en el evento sea más efectiva, hay algunas recomendaciones a tener en cuenta dependiendo el soporte con el que se cuente o se vaya a producir para el evento y las características del local: • Si el evento es institucional, normalmente se coloca un banner en la entrada del local con la marca de la institución que realizó la invitación, esto es para que los asistentes sepan que están ingresando al evento al que fueron invitados y que la institución les da la bienvenida. • Los banners con la marca deben estar en lugares visibles, sin saturar la sala pero que se los pueda ver desde cualquier lugar; normalmente, se los coloca en la entrada y a los laterales de la mesa de autoridades o lugar donde se darán las declaraciones. • En caso de una rueda de prensa o evento que tenga presencia de medios, se debe colocar la marca de la institución, de la campaña o de ambas, en la parte de atrás de donde se van a realizar las declaraciones y de la mesa de autoridades. Este tipo de soporte se lo conoce como “backing de prensa” y debe ser realizado de tal manera que no genere ruido visual en las cámaras • 13
que cubrirán el evento, además que la marca o marcas que se encuentran en este soporte deben ser legibles. • Cuando se utiliza pantallas LED o proyecciones, no es recomendable utilizar un backing digital, ya que las pantallas generan luz, y si se tiene a una persona dando declaraciones con una pantalla detrás, puede ser que las cámaras no puedan captar a la persona si no sólo su silueta, por el efecto contra luz que genera. En este caso, la pantalla que se coloque detrás del orador o punto de atención de los medios, deberá estar a una altura superior de la cabeza de la persona que va a dar las declaraciones.
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3.7. EL MINUTO A MINUTO Este es un documento muy importante que se utiliza con más frecuencia en eventos grandes y que enumera minuto a minuto las actividades que van a suceder durante el evento. Este detalle es necesario para los técnicos que están operando consola de audio, video, jefes de piso, control de camerinos y todo aquel que tenga una responsabilidad en un momento determinado del evento. A continuación, se muestra parte del “minuto a minuto” que se elaboró para el Campeonato Mundial del Encebollado.
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3.8. MONTAJE Una vez confirmada la locación, contratados y gestionados los insumos técnicos necesarios para realizar el evento; asimismo, la convocatoria y confirmado cómo se va a posicionar la marca, llega el día del montaje del evento. Para esto, es necesario que las responsabilidades de cada actividad que se va a realizar en el evento, estén repartidas y que cada persona que interviene tenga clara su función. El montaje se lo realiza con el suficiente tiempo de antelación para arrancar a la hora programada. El montaje se lo puede realizar de varias maneras. A continuación, una serie de consejos a tener en cuenta: • Back line En el caso de una presentación artística musical, se conoce al back line como los requerimientos técnicos que se encuentran en el escenario y que tienen que ver con características de micrófonos, instrumentos musicales y equipos de retorno básicos para la presentación. • Colocar los medios en su lugar asignado En una rueda de prensa, o un evento con medios de comunicación, es importante designar un lugar específico únicamente para medios de comunicación; no debe existir obstáculos entre las cámaras de video y el lugar donde se van a dar las declaraciones. Normalmente a este lugar se lo conoce como “corralito • 16
de medios”, el cual tiene el objetivo de brindar las mejores condiciones de visibilidad hacia la tarima, mesa de autoridades, podio o lugar donde se haya designado el orador o el espectáculo a mostrar. Usualmente, se los ubica en la parte posterior de la locación y sobre una tarima que debe ser calculada para soportar el peso de la cantidad de camarógrafos y periodistas que asistan al evento. Otro punto clave en los eventos con medios de comunicación es el sonido, ya que deben captar bien el mensaje para que lo puedan reproducir de la mejor manera. Para esto, se coloca un parlante en una superficie de fácil acceso, que puede ser una mesa, ubicada a lado del “corralito de medios”; entonces, puedan colocar sus micrófonos y captar el audio de la mejor manera. En este ámbito, también existen otras opciones: en algunos casos se coloca una “medusa de audio”, con conexión directa a la consola y, a su vez, dispone de salidas con conectores especiales para la entrada de audio de las cámaras directo desde la consola. Esto da un mejor sonido ya que es una grabación directa, pero puede generar dificultades con periodistas que no tengan cables con conector XLR (canon) para registrar el audio; por ejemplo, los periodistas de radio que llevan su grabadora de mano. • Ensayo general Como su nombre lo indica, es un
ensayo general que se realiza una vez terminado el montaje. Se utiliza el guión final y el minuto a minuto; en el caso de que se proyecten videos o diapositivas, se debe procurar realizar la prueba con insumos finales y en la computadora con la que se va a proyectar el día del evento. No siempre es posible pero se debe tratar de que así sea. • Iluminación Actualmente, la iluminación es tan importante como el sonido a la hora de realizar un evento, ya que es precisa tanto para que los medios de comunicación puedan realizar un buen registro con las cámaras, como para ambientar un lugar ya sea en el interior o exterior. • Mesa de autoridades Si existe un evento donde hay una mesa de autoridades, el miembro de mayor “rango” se debe sentar en el centro y la jerarquización de autoridades debe ser de mayor a menor basado en la ley de la derecha (sitio de honor), es por esto que se recomienda que el número de miembros en la mesa sea impar. • Mesa de registro y control En un evento donde se necesita tener un control o registro de los asistentes, se coloca una mesa en la entrada con una persona designada para esta labor. Se debe tratar de que la mantelería utilizada para esta mesa sea similar o que tenga una relación con la mantelería utilizada
en la mesa de las autoridades. • Prueba de sonido Es el chequeo general de los insumos técnicos de sonido y back line de los grupos que realizarán la presentación previo al evento. • Rider técnico Lista que especifica las necesidades técnicas relacionadas al sonido y video que un artista requiere para realizar su presentación. Sin embargo, actualmente, algunos artistas incluyen requerimientos de camerino y catering en esta lista. Lo mejor es tener el rider lo antes posible para saber qué es lo que se solicita y, en el caso de que no se pueda conseguir algo de la lista, enviar una contra propuesta o “contra rider” al manager del artista para saber si se puede suplantar lo solicitado con algo parecido. Ejemplo: si un pianista pide un modelo de piano en particular, pero no se encuentra dicho modelo, se le manda una contrapropuesta de un piano de otra marca y modelo, pero que tiene más o menos las mismas características y que puede suplantar al principal. • Vestir el evento En eventos de carácter institucional es importante guardar una relación entre el enfoque que se le quiere dar al mismo y como estará ambientado o decorado el mobiliario. Si es un evento con medios, los manteles • 17
de la mesa directiva deben tener un color sobrio. Se recomienda colocar flores en la parte baja de la mesa directiva, no sobre la mesa por que interrumpe el tiro de cámara o puede generar ruido visual.
3.9. EL EVENTO Llega el día fijado y todo se debe cumplir como se ha planificado y ensayado, en el mejor de los casos todo está funcionando y se han identificado y solventado los imprevistos, es muy importante que el evento empiece a tiempo y que dure lo planificado.
3.10. POST EVENTO Dependiendo de las características, es importante realizar acciones que permitan tener un buen feedback y así evaluar el evento con el objetivo de corregir errores que hayan ocurrido; esto, con el fin de mejorar a futuro. Es recomendable realizar un monitoreo de medios e impacto en el público objetivo.
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4.- RECOMENDACIONES Cada evento tiene su particularidad y características. El éxito del mismo depende en su mayor parte del grado de minuciosidad con el que se haya realizado tanto la planificación como la ejecución del evento. Todo esto se fija en la etapa de preproducción. Sin embargo, también es importante ser recursivo, buscar la mejor solución con el presupuesto y tiempo de respuesta con el que se cuenta. No siempre lo más costoso es lo mejor y, también, no siempre se cuenta con el presupuesto que se necesita; inclusive, a veces éste no existe. La clave está en formar un equipo que resuelva inconvenientes de manera ingeniosa con los recursos que se cuenta a su disposición y de la manera más eficiente.
5.- GLOSARIO Banner tipo araña:5 sky line recto estructura de aluminio retráctil de 3x3, tamaño 2,30 x 2,30 metros. Backing digital: colocación de la marca en un soporte digital. Boletín de prensa: comunicación escrita dirigida a los miembros de los medios de comunicación con el propósito de anunciar algo de interés periodístico enviado por correo electrónico a redactores de los periódicos, revistas, emisoras de radio, estaciones de televisión, así como a medios en línea y blogueros.6 Brandeo: colocación de una marca mediante un soporte en una actividad o lugar. Charla académica: conferencia de corta duración semi formal que se utiliza para dar información específica a grupos que se reúnen especialmente para ello. Se compone de una apertura, orientación, desarrollo, conclusión y cierre.7 Coctel: evento sofisticado, divertido que permite conseguir los objetivos deseados utilizado en una inauguración de una obra, cierre de un congreso o seminario, etc., siempre presidido por una autoridad. Se lo realiza 5 http://www.digraphicshn.com/productos.html 6 https://es.wikipedia.org/wiki/Comunicado_de_prensa
7 https://es.slideshare.net/luisafdabustos1/ charlas-educativas
generalmente en la tarde o noche con una duración aproximada de 2 horas donde se sirven canapés fríos y calientes y bebidas agradables a la vista.8 Conector canon XLR3: tipo de conector que suele enlazarse en líneas balanceadas. “XLR” son las siglas en inglés de eXternal Line Return (Retorno Externo Activo). El “3” indica que dispone de 3 pines o clavijas. Congreso: reunión de personas con intereses en común. Son periódicos y al ser eventos tan grandes, incluyen charlas, seminarios, simposios o mesas redondas que permitan la discusión entre especialistas. 9 Consola: dispositivo electrónico al que se conectan diversos elementos emisores de audio, tales como micrófonos, entradas de línea, samplers,10 sintetizadores, gira discos de vinilos, reproductores de cd, reproductores de cintas, etc.”11 Convención: evento de vocación privada, generalmente organizado por una sola empresa, con una duración mínima de dos días y al menos cincuenta participantes. 12 8 http://www.revistafollow.mx/index.php/cola-
boradores/felipe-reyes/tienes-un-evento-tipo-coctel 9 https://www.universidadescr.com/blog/ congreso/ 10 https://es.wikipedia.org/wiki/Sampler 11 https://www.ecured.cu/Consola_de_sonido 12 https://es.wikipedia.org/wiki/Convenci%C3%B3n_(reuni%C3%B3n) • 19
Conversatorio: reunión de aproximadamente 1 hora que permite el intercambio de experiencias en un ambiente informal y divertido entre diferentes partes en la que interviene un presentador o coordinador del conversatorio, de 3 a 4 invitados y el público general asistente.13 Counter: mobiliario ideal como punto de atención itinerante, punto de venta, punto de degustación en grandes superficies, ferias y eventos.”14
a abarcar generalmente un tema o propósito común.16 Festival: evento celebrado por la comunidad que se centra en aspectos esenciales de dicha comunidad, religión o cultura. Generalmente se realiza en fechas importantes locales o nacionales.17 Medusa de audio: cable de audio con múltiples entradas y múltiples salidas, dispuesto en un sólo aparato.18
Desayuno de trabajo: reunión informal de 45 minutos con los medios de comunicación o con algún otro tipo de asistentes -empresarios, empleados, estudiantes, etc.- en la que se sirve un desayuno en las instalaciones de la institución o fuera de ésta (el salón de un hotel es lo más frecuente).15 Equipo de producción: personas encargadas de la producción del evento. Feedback: retroalimentación brindada. Cuando el emisor, se transforma en receptor del mensaje.
Retorno: parlante colocado hacia la persona que está hablando o ejecutando algún instrumento.
Feria: evento social, económico y cultural - establecido, temporal o ambulante, periódico o anual - que se lleva a cabo en una sede y que llega
13 https://prezi.com/3q-l4hmfda2z/ que-es-un-conversatorio/
14 http://www.movistands.com/Productos/
Mesas/Mesas.html 15 https://www.protocolo.org/laboral/empresarial/el-desayuno-de-trabajo-actos-de-empresa.html • 20
16 https://es.wikipedia.org/wiki/Feria 17 https://en.wikipedia.org/wiki/Festival 18 https://reverb.com/item/207187-whirlwindmedusa-standard-audio-snake-48-inputs10-xlr-returns-200ft
Rider técnico: documento en el que se detallan las necesidades técnicas de un artista/banda para realizar adecuadamente un espectáculo, y que la empresa promotora del acto debe poner a su disposición. El rider, una vez en manos del promotor, le permite seleccionar una empresa de backline que le pueda satisfacer esas demandas dentro de un presupuesto limitado. Es por ello que el rider debe, al mismo tiempo, adaptarse a las características del evento y ser coherente.19 Roll up: herramienta publicitaria utilizada por los expositores en eventos, ferias, etc., que es enrollable y no requiere prácticamente tiempo para ser montada. Actualmente, cada vez son más los particulares que optan por un roll up para decorar y generar impacto en bodas, cumpleaños, celebraciones especiales.”20
través de intervenciones individuales, breves, sintéticas y de sucesión.22 Tiro de cámara: ángulo o punto de vista a la hora de captar una escena. Truss: estructura modular de aluminio, de diferentes grosores y forma, ideal para montajes por su ligereza, solidez, manejabilidad y sencillez de transporte con la que se pueden montar -como si de un mecano se tratara- desde tarimas a atriles pasando por escaleras, bastidores, soportes”.23 Habladores: tratamiento de cortesía que se utiliza para dirigirse a una autoridad en un acto solemne mediante un escrito.24
Rueda de prensa: acto informativo convocado por una persona, organismo o entidad al que están invitados los medios de comunicación para que informen de lo que allí suceda.21 Simposio: reunión de expertos en la que se expone y desarrolla un tema de forma completa y detallada, enfocándolo desde diversos ángulos a 19 https://es.wikipedia.org/wiki/Rider_t%C3%A9cnico
20 http://www.imprentaypunto.com/blog/
Qu%C3%A9-es-un-Roll-Up-y-cu%C3%A1les-son-sus-principales-caracter%C3%ADsticas#.WzL1zCC23IU 21 https://es.wikipedia.org/wiki/Rueda_de_ prensa
22 https://es.wikipedia.org/wiki/Simposio_(reuni%C3%B3n)
23 https://protocoloalavista.com/que-es-esodel-truss/
24 https://www.protocolo.org/modelos/ma-
nual/protocolo-espea/05-los-vocativos.html • 21
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