PROTOCOLO PARA QUE GENEREN INFORMACIÓN DESDE LAS
REDES SOCIALES
LAS COORDINACIONES ZONALES DEL MINISTERIO DE TURISMO 1
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OBJETIVO Establecer los procedimientos en la generaci贸n de informaci贸n y contenidos (informativos y conceptuales) para la difusi贸n de la gesti贸n ministerial en redes sociales.
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PROCESOS DE TRABAJO Para efecto de lo señalado se establece los siguientes pasos:
Contenidos en redes: • Mensajes claros, sin errores gramaticales, evitar redundancias y contener información atractiva para los seguidores de MINTUR. • Difundir los eventos en los territorios que participe la institución. • Replicar noticias positivas que hablen del MINTUR en medios locales. • Difundir saludos de efemérides por parroquialización, cantonización y provincialización. • Promocionar servicios que brinden las zonales: ubicación, horarios de atención, teléfonos hábiles. • Motivar a los Coordinadores que tengan Twitter/Facebook para que publiquen sobre sus territorios, así como enlaces de entrevistas hechas a ellos o temas relacionados con la institución. • Promocionar los atractivos turísticos y culturales de las zonales. • Publicar el contenido con referencia al link de las páginas Web de Mintur o portales noticiosos, con el fin de ampliar la información suministrada en la red social. • Crear base de datos de usuarios en redes de medios locales, comunicadores, sector turístico, académicos, políticos afín y posibles trolls, spammers o usuarios polémicos.
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Fotografía: • Las fotos deben ser tomas con cámara fotográfica, o con un celular de alta definición. • Las fotografías deben ser conceptuales del evento y de los actores sociales (no de directores, ni posadas). • El tamaño mínimo es de 1024 pixeles (mínimo 300 dpi) • Contar con buena iluminación y enfoque. • Enviar en formato JPG • Mínimo 3 fotografías por tuit • Enviar artes (si fuera el caso)
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Responsable: • El Coordinador de cada zonal formalizará la designación del respectivo par del corresponsal de Medios Digitales (nombre, número de celular y dirección de correo electrónico con canal abierto de comunicación con la Dirección de Información Turística), como corresponsable del Coordinador en la provisión adecuada y oportuna de la información. • El contenido publicado (sea gráfico, texto, video o de cualquier otra forma) será coordinado por la Matriz, Dirección de Información Turística o su delegado. En ningún caso el contenido publicado podrá ser utilizado por los administradores para beneficios personales o de terceros. • Ningún funcionario está autorizado para abrir canales oficiales en redes sociales a nombre de la Coordinación Zonal. En dado caso, estas iniciativas deben estar aprobadas por escrito por la Dirección de Información Turística.
Periodicidad de publicación: • La difusión tanto en Twitter como en Facebook deben ser diariamente con un mínimo de 3 a 4 publicaciones relacionadas con turismo y la Institución. • En fin de semana se debe programar al menos 3 a 4 notas mediante el programa postcron o tweetdeck.
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Activación de redes: • Se ha creado un grupo en WhatsApp con el fin de articular acciones conjuntas entre todos, el grupo permitirá mantenernos al tanto de lo que ocurre en nuestras zonales en temas de coyuntura y/o eventos, así mismo brindarnos apoyos mutuos tan solo con un mensaje. En el caso de alertas o ataques al MINTUR se han activado tres códigos: candado (cuando se busca bloquear un spammer o troll), silencio (en el caso de una alerta, buscará frenar el posible impacto negativo) y masivo (que permita viralizar los tuits del MINTUR, tal como lo hemos hecho antes en distintas campañas. • Es necesario que los Corresponsales armen su propia red de contactos aliados que puedan dar apoyo en el caso de activación de estos códigos, para ello es muy importante el mapeo de estos actores y su registro en Google Docs.
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Activación de redes: • Participar activamente en campañas relacionadas con productos y servicios del MINTUR, Coordinaciones Zonales y otras instituciones, según requerimiento de la Dirección de Información Turística.
Perfil y uso de imagen: • Toda red social debe contar con una breve descripción de la cuenta. Por ejemplo: Cuenta oficial de la Coordinación Zonal 1 (CZ1) de @TurismoEc - Esmeraldas, Imbabura, Carchi y Sucumbíos. • Las Coordinaciones Zonales deben aplicar los logos institucionales enviados por la Dirección de Información Turística, con el fin de construir una imagen corporativa sólida. • Logos e ilustraciones que se publicarán como parte de la estrategia o campañas serán enviadas por la Dirección de Información Turística a las Coordinaciones Zonales. • Las Coordinaciones Zonales deben aplicar de manera obligatoria logos o ilustraciones que formen parte de una campaña de promoción enviada por la Dirección de Información Turística. • Las Coordinaciones Zonales, por ningún motivo, deben elaborar marcas, logos o líneas graficas, sin plena aprobación de la Dirección de Información Turística. • Las Coordinaciones Zonales, por ningún motivo, deben elaborar campañas o estrategias de promoción, sin plena aprobación de la Dirección de Información Turística. • Para fijar información en redes sociales, se realizará previa consulta a Matriz, su permanencia será determinada según la importancia.
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Alertas: • La persona encargada de las redes vigila frecuentemente los comentarios de los seguidores y la tendencia de las redes sociales. Esto se hace para identificar oportunamente mensajes que involucran al Mintur o al Ministro, solicitudes de usuarios, insultos, críticas, comentarios negativos, etc. • Cuando se han identificado con criterio estos mensajes, se pone en conocimiento a quien coordina las redes, el o la Directora de Información Turística y el o la Subsecretaria de Promoción. • El correo electrónico debe contener un pequeño informe sobre quién es la persona que escribe el mensaje, qué incidencia tiene en la opinión pública, número de seguidores la copia del mensaje y una sugerencia de cómo proceder o propuesta de respuesta. Además se llena una matriz registrando estos mensajes. • Ejemplo de plantilla: alerta en redes
ALERTAS EN REDES SOCIALES TEMA: FECHA: Nombre y usuario
PerfilN
º seguidores
Publicación
Respuesta
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Grupo objetivo:
• Ciudadanía, Instituciones Públicas, Privadas, Asociaciones y Organizaciones vinculadas al turismo (operadores, emprendedores, empresarios), Escuelas, Colegios, Universidades y Medios de Comunicación. 10
Canales de difusión:
Pagina web institucional
Solicitudes de usuarios: • Al recibir el mensaje se envía una respuesta como: Estimada/o (nombre usuaria/o) gracias por escribirnos, estamos trabajando para resolver tu requerimiento. Se gestiona respuesta. • Si se trata de algún tema del que se tiene información a la mano, se responde inmediatamente. Por ejemplo, si algún usuario solicita INFORMACIÓN SOBRE FERIADOS, que está en la web del Mintur. Se envía el enlace al usuario. • Si requiere otro tipo de información, se consulta qué Subsecretaría es la encargada del tema y se envía un correo al funcionario, solicitando la información. En el correo se adjunta la solicitud del usuario.
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Solicitudes de usuarios: • Los eventos más importantes y de interés para la audiencia del Mintur en Twitter se cubren en vivo con el apoyo de los compañeros comunicadores zonales. • Se consulta al corresponsal zonal sobre la posibilidad de enviar mensajes y fotos durante el evento. Esto depende de los recursos con los que cuente. • Mientras dura el evento, el corresponsal envía al menos un mensaje señalando que empezó el evento, con una foto. Luego enviará máximo cuatro mensajes fuertes, de las intervenciones de los funcionarios del Mintur. • El CM debe además mantenerse atento a las publicaciones en las cuentas personales de los/as Coordinadores, ya que muchas veces publican actividades de las Zonales en sus cuentas personales, de presentarse esto se debe replicar estos mensajes en las cuentas institucionales. • Procurar ser lo más gráficos posibles en cobertura de eventos en redes sociales.
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Dirección de Información Turística Ministerio de Turismo 14