manual de usuario siagie by Edilberto RAFAEL CUSMA

HISTORIAL DE REVISIONES Fecha

Versión

Descripción

Autor

28/06/2011

2.3.1

Ingreso al sistema: Inicialización de instituciones educativas. Procesamiento de notas: Encolamiento de proceso de boletas. Nómina de matrícula y sello de agua

14/07/2011

2.3.4

Control de Ejecución del procesamiento de notas. Se creó Estado En procesamiento.

Mejoras en la impresión de boletas de notas. 18/08/2011

2.3.8

Opción de Rectificación de Solicitud de creación de talleres

formatos

oficiales.

23/08/2011

2.3.8

Configuración y previsualización de boletas de notas desde el mantenimiento de los datos de la IE.

26/08/2011

2.3.8

Inclusión de acceso al sistema mediante el portal. Indicación de la ayuda de soporte de usuario en el menú principal del sistema

01/09/2011

2.3.9

Solicitudes de traslado de matrícula

23/09/2011

2.4.1

Registro de asistencia con la alternativa de uso de hoja de cálculo. Registro de matrícula de estudiantes. Actualización de mecanismos de búsqueda.

26/09/2011

2.4.1

Actualización estudiantes por programa.

Registro de apreciaciones de docentes. Se incluye la carga de Excel de las apreciaciones Acta consolidada de evaluación. Se incluyen las actas de recuperación y subsanación. Asistencia mensual de estudiantes a la IE. 23/01/2012

2.5.9

Mantenimiento de secciones. Incluye conceptos de EBA.

Matrícula de estudiantes. Registro de áreas a cargo. Registro de notas finales. Registro de asistencia. Emisión de Actas de Evaluación para EBA. 27/04/2012

3.0

Actualización del Módulo de Estudiantes y Matrícula y nueva interfaz del menú de inicio de la nueva versión.

16/05/2012

3.0

Actualización de imágenes de las opciones del menú de acuerdo a la nueva versión del SIAGIE. 3.

Revisión y actualización de todo el contenido del manual de usuario.

Autor(es): LA HZ JC NG

: Liz Álvarez : Hugo Zumaeta : José Castillón : Natalia García

Índice

Introducción ............................................................................................................................ 6

Ingreso al Sistema .................................................................................................................. 9

Datos de la Institución Educativa ......................................................................................... 18

Año Escolar – periodo promocional ..................................................................................... 26

Fases .................................................................................................................................... 30

Períodos de Evaluación ........................................................................................................ 38

Registro de Ambientes ......................................................................................................... 34

Registro de Periféricos. ........................................................................................................ 36

Grados y Secciones ............................................................................................................. 48

10.

Fechas Especiales IE ........................................................................................................... 49

11.

Padrón Nacional del Personal .............................................................................................. 57

12.

Registro del Personal de la IE .............................................................................................. 59

13.

Administrar Roles ................................................................................................................. 69

14.

Mantenimiento de usuarios .................................................................................................. 76

15.

Asignación Accesos a Familiar............................................................................................. 78

16.

Envío de mensajes ............................................................................................................... 77

17.

Solicitud de creación de talleres ........................................................................................... 81

18.

Programación de talleres ...................................................................................................... 87

19.

Registro de estudiantes ........................................................................................................ 91

20.

Matrícula de estudiantes .................................................................................................... 104

21.

Nómina de Matrícula .......................................................................................................... 119

22.

Registro de Nómina Adicional ............................................................................................ 125

23.

Postergación de Evaluación ............................................................................................... 129

24.

Carga de DNI desde Excel ................................................................................................. 131

25.

Estudiantes por sección ..................................................................................................... 134

26.

Padrón de Apoderados ....................................................................................................... 137

27.

Cambio de Sección del Estudiante .................................................................................... 139

28.

Traslado de Estudiantes ..................................................................................................... 143

29.

Retiro de Estudiantes ......................................................................................................... 144

30.

Gestión de Traslados Ingreso ............................................................................................ 146

31.

Gestión de Traslados Salida .............................................................................................. 150

32.

Proceso de generación de prematrícula ............................................................................ 152

33.

Actualización de estudiantes por programa ....................................................................... 155

34.

Talleres seleccionados por estudiante ............................................................................... 158

35.

Asistencia Mensual a la IE ................................................................................................. 161

36.

Registro de Notas Finales .................................................................................................. 167

37.

Registro de Notas Genérico ............................................................................................... 175

38.

Registro de Notas por Docente .......................................................................................... 183

39.

Subir Notas desde Excel .................................................................................................... 188

40.

Subir Notas desde Excel por Docente ............................................................................... 190

41.

Registro de Apreciaciones de Docentes ............................................................................ 192

42.

Procesar Notas ................................................................................................................... 197

43.

Proceso Disgregado de Notas............................................................................................ 197

44.

Impresión de Boletas de Información ................................................................................. 207

45.

Acta consolidada de evaluación ......................................................................................... 211

46.

Recuperación Subsanación................................................................................................ 217

47.

Registro de Notas de recuperación y de áreas a cargo ..................................................... 218

48.

Reporte Recuperación y Subsanación ............................................................................... 224

49.

Emisión del ROD ................................................................................................................ 225

50.

Rectificación de formatos oficiales ..................................................................................... 228

Introducción a) OBJETIVO DEL SISTEMA El Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 3 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación para ser utilizado por las Instituciones Educativas del ámbito nacional y en las instancias de gestión educativa local a nivel nacional. El SIAGIE, versión 3 es un software de apoyo para la gestión de la administración en las Instituciones Educativas. Es de fácil manejo y administración. Este sistema apoya los procesos administrativos, generando información base única de estudiantes a partir de los cuales se podrán generar Fichas Únicas de Matrícula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluación, Boletas de Notas, Actas de Evaluación Finales y de Recuperación. De similar manera, se podrá tener un registro del personal docente que labora en la Institución Educativa y que tendrá la responsabilidad de registrar las asignaturas a su cargo, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institución Educativa a través de la formación de Redes Educativas. b) ALCANCE DEL SISTEMA El sistema está diseñado para ser usado por el personal administrativo y docente de las instituciones educativas. También es usado en las instancias educativas regionales en modos de consulta y de gestión. El uso del sistema se extiende para los familiares de los estudiantes quienes podrán consultar el avance en la evaluación y la asistencia del estudiante y demás datos de importancia para el familiar. Las instancias de gestión educativa local podrán realizar funciones de consulta de la información contenida en las instituciones educativas así como también participar en procedimientos que requieran su aprobación o supervisión. c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA El sistema irá evolucionando incluyendo nuevas funcionalidades que van de la mano con la normatividad vigente. Actualmente, el sistema cuenta con los siguientes módulos: Administración IE Este módulo permite registrar la información general y configuraciones de la Institución Educativa para cada año escolar o periodo promocional, incluyendo el registro de personal de la IE. Estudiantes Este módulo permite la administración de información de los estudiantes dentro de una Institución Educativa en un año escolar o periodo promocional correspondiente. Incluye el registro de datos personales de los estudiantes, procesos de traslados, retiros, entre otros. 6

Matrícula Este módulo comprende todo el proceso de matrícula de los estudiantes en la Institución Educativa correspondiente a un año escolar o periodo promocional desde el registro de la matrícula de estudiantes hasta la impresión y envío de Nóminas de Matrícula a la UGEL mediante el sistema para su aprobación. Asistencia Este módulo permite el registro de la asistencia diaria en la Institución Educativa de los estudiantes matriculados. Evaluación Este módulo comprende todo el proceso de evaluación de los estudiantes en la Institución Educativa correspondiente a un año escolar o periodo promocional desde el registro de las calificaciones por periodo de evaluación en la Fase Regular, hasta la impresión y envío de Actas consolidadas de Evaluación a la UGEL mediante el sistema para su aprobación. También incluye todo el proceso de evaluación de la Fase de Recuperación. El usuario no debe confundir los módulos con los roles. Un usuario del sistema puede tener un conjunto de opciones que le permiten desarrollar determinadas funciones en el sistema. Sin embargo el agrupamiento por módulos corresponde a un punto de vista más genérico. Por otro, desde el punto de vista de la institución educativa se tiene un agrupamiento en procesos de la siguiente manera:

Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes características: Ayuda Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del sistema, la cual podrán identificar por el símbolo (interrogación en color blanco y fondo azul) o (botón verde con texto blanco Ayuda) en estas ventanas también encontrarán videos interactivos que les guiará paso a paso como realizar las operaciones en el sistema. La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción abrirá la siguiente ventana. Tipo de Ayuda A

Para ver el contenido pulse sobre la opción que desea consultar.

Tipo de Ayuda B

Para ver el contenido pulse sobre la opción que desea consultar.

2. Ingreso al Sistema Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL: http://www.minedu.gob.pe/, dando clic al icono SIAGIE.

Ingrese al SIAGIE.

Después le mostrará la siguiente ventana:

Ingrese a este link.

El usuario debe estar en permanente revisión del contenido de este portal.

Desde la comunidad SIAGIE MINEDU podrá acceder a soporte técnico las 24 horas del día.

Al hacer clic en el link de SIAGIE, se muestra la siguiente ventana:

Al ingresar por primera vez, el usuario tendrá que registrar algunos datos como teléfono y correo electrónico. También tendrá que colocar un nuevo password mediante la siguiente ventana:

El sistema valida que exista al menos un teléfono y que ambos password coincidan.

NOTA: El sistema puede estar configurado para evitar que un usuario ingrese al mismo tiempo varias veces. Cuando esto sucede, se muestra un mensaje que indica el tiempo que debe pasar para que el usuario pueda intentar ingresar nuevamente:

El asistente de configuración de Instituciones educativas. Para facilitar la configuración de la I.E a los usuarios, y solo por única vez, la primera ventana que mostrará el Sistema será la ventana del asistente de configuración inicial de Instituciones Educativas en donde se puede seleccionar los datos básicos de la I.E y de esta manera se podrá configurar rápidamente la Institución Educativa e iniciar el uso del sistema. Si todas las instituciones educativas a las que el usuario está asociado ya han sido inicializadas, entonces esta ventana no se visualizará y aparecerá la institución educativa por defecto.

Por defecto aparecen las instituciones educativas a las que el usuario está asociado.

Seleccione los turnos en el que funciona la IE.

Los datos ingresados en esta ventana son: Institución Educativa

Turnos de la I.E

Corresponde a una colección de las instituciones educativas asociadas al usuario que son susceptibles de ser inicializadas. Turnos con los que cuenta la Institución Educativa. Al indicar un turno se solicita el ingreso del horario dentro del turno.

Nota: Use el turno Tarde cuando todo el turno se sitúa por la

Año Académico periodo promocional)

Número de ambientes

Tipo de Periodo

Grados y cantidades

tarde. Use el turno vespertino cuando el turno inicia por la tarde y termina entrada la noche. (o El año Académico que se desea inicializar.

Se trata de los años académicos vigentes para todas las instituciones educativas a nivel nacional. Seleccione el número de aulas con los que cuenta la Institución Educativa. El sistema creará las aulas 01, 02, 03, …., n, donde n es el número indicado en este campo. En esta pantalla, se tiene un máximo de veinte ambientes. Si posteriormente se desea agregar más ambientes, se podrá realizar a partir de la opción de Registro de ambientes. Tipo de periodo de evaluación

Dependiendo de lo indicado en este campo, se creará: Anual: 01 periodo anual. Bimestral: 04 periodos bimestrales. Trimestral: 03 periodos trimestrales Seleccione los grados que funcionarán en la IE y se debe indicar el número de secciones por grado en la IE. El sistema creará las secciones con código 01, 02, etc, para cada grado de la IE.

En esta pantalla, se tiene un máximo de veintiséis secciones por cada grado de la IE. Si posteriormente se desea agregar más secciones, se podrá realizar mediante de la opción de Grados y secciones. NOTA: Cuando se trate de configurar a una institución educativa que pertenezca a la Educación Básica Alternativa, la ventana de configuración puede quedar con un aspecto similar a esta ventana:

Note que aparece el periodo promocional.

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, el estado estará en “Procesado”. Es optativo pulsar varias veces el botón Refrescar, con el fin de poder ver la culminación del proceso.

Después de pulsar el botón refrescar el estado cambiará a “Conforme”

En este punto, el usuario ha cambiado su IE por defecto a la IE que ha inicializado. Finalmente pulse el botón “Finalizar”.

La IE inicializada es tomada como la IE por defecto para el usuario, es decir las subsiguientes veces que ingrese el usuario, automáticamente ingresará a esta institución. La pantalla principal luce de la siguiente manera:

Sector donde se muestran los mensajes del usuario que ha ingresado al sistema.

Datos de la institución educativa a la que está asociado el usuario.

Menú principal del sistema. Este menú se configura de acuerdo a los roles de cada usuario.

Opción de Cambiar Institución: Esta opción se usa cuando el usuario, que tiene acceso a diferentes instituciones educativas, desea trabajar con una I.E. diferente a la que se encuentra en el momento. La ventana es similar a la siguiente: Mediante este campo es posible filtrar ya sea por nombre de sede o código modular a la institución educativa de nuestro interés.

Este check indica que se trata de la institución educativa por defecto. Es decir la que se muestra siempre que se ingrese al sistema. El usuario puede determinar que una nueva institución educativa aparezca por defecto.

Cabe señalar que solo aparecerán en la pantalla las distintas IE en las que el usuario tenga permisos de acceso.

3. Datos de la Institución Educativa La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Actualiz. datos IE -> Datos Institución.

Esta opción permite visualizar la información básica de la Institución Educativa, además permite complementar la información con los datos del director, teléfono, correo electrónico y dirección de página web, entre otros. También permite realizar la configuración del funcionamiento de la institución educativa.

Datos de la IE extraídos del padrón de ESCALE.

Esta opción constituye, la puerta de entrada para el uso del sistema. Esta opción no tiene un botón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que está previamente registrada en la base de datos de ESCALE. Brindando así la 15

seguridad de que solo las IE que están registradas en el Padrón, tengan acceso al sistema. Ya que los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene que hacer es pulsar el botón Modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera la información quede registrada en la base de datos de SIAGIE, le mostrará la siguiente ventana, la cual tendrá que Aceptar.

En la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE, Parámetros y Configuración por Año. A continuación se muestra el detalle de cada una de las opciones: a)

MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA.Para modificar datos de la institución educativa se pulsa el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos para el nombre del director, teléfono, email y dirección web de la IE, entre otros. Para modificar los datos del director: Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: “Buscar en el SUP” o “Buscar en el Personal”

Buscar personal en Sistema Único de Planillas

Búsqueda de personal en la base del sistema.

Coloque acá la imagen representativa de la institución educativa.

Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:

Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE) Código Modular

Identificador de la Institución Educativa

Anexo

Nivel

Nivel Educativo

Nombre

Nombre de la institución educativa

Gestión

Gestión de la Institución Educativa

Departamento

Departamento de institución educativa

Provincia

Provincia de institución educativa

Distrito

Distrito de institución educativa

Dirección

Dirección de institución educativa

Centro Poblado

Nombre del Centro Poblado

Tipo IE

Tipo de Institución Educativa

Forma

Forma de enseñanza (escolarizado, no escolarizado, etc)

Cod. Local

Código numeral asignado al local

DRE

DRE a la cual pertenece la Institución Educativa

UGEL

UGEL a la cual pertenece la Institución Educativa

Resolución Detalle de la resolución que autoriza el funcionamiento de AUTORIZACION DE la institución educativa FUNCIONAMIENTO Fecha Res. Fecha de la resolución de autorización Turno

Turno de enseñanza

Días de la Semana Seleccione los días laborables de la I.E Laborales

Horas pedagógicas por Distribución de las horas pedagógicas por día día Genero Genero de la I.E

Característica Datos de Registro Director Teléfono Email Página Web

Modo de enseñanza establecido Nombre del director de la IE Número telefónico de la IE Cuenta de correo electronic Dirección de página web

Buscar Personal en el SUP. Cuando se busca la información en el SUP (Sistema Único de Planillas), se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden:

Buscar en el Personal. Cuando se busca la información en el personal de la Institución Educativa, se muestra una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la opción Registro de Personal.

También es posible buscar directamente un código modular del personal de la Institución Educativa, por ejemplo:

Para modificar los datos del turno. Cuando pulse el botón de Turno se mostrará la siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del turnos y la duración de las horas académicas como la duración de la hora libre.

Ingrese el horario del turno. Seleccione uno o más turnos. Una Institución Educativa puede organizar sus actividades en uno o más turnos.

Ingrese la duración de la hora académica y de la hora libre (recreo).

La hora académica será importante posteriormente para obtener la cantidad de horas laborables en los listados de carga horaria. Las instituciones educativas que no hayan definido la duración (en minutos) de las horas académicas y la hora libre no podrán obtener listados correctos de carga horaria. 4.

Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas puede configurar las horas pedagógicas de funcionamiento de la institución educativa (por turno). Se realiza a través de una ventana similar a la siguiente:

Después de pulsar el botón Agregar se mostrará una ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser académica o libre. Después tiene que ingresar desde y hasta qué hora será la duración la correspondiente hora. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema irá mostrando las mismas automáticamente sin la intervención del usuario, de lo contrario, el ingreso de las horas se hará libremente.

Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la siguiente ventana:

Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros con número de orden superior. De esta manera el sistema asegura que no existan órdenes de horas vacías. 5.

Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que en la IE se labora ciertos días de la semana. Esta información condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.

Carga de la Imagen de la Institución Educativa.- Esta opción permite cargar la insignia, escudo o logotipo de la institución educativa al sistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño de 1.5 cm x 1.5 cm.

Ruta de la imagen. Muestra la ventana de dialogo. Carga la imagen al sistema, después de haber seleccionado el archivo correspondiente.

Elija una imagen del ordenador o PC.

Pulse el botón Abrir para copiar la ruta de la imagen.

Modificar Parámetros. Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la pestaña Parámetros y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.

Los valores de los parámetros son los siguientes: Límite Criterio de Evaluación Indica el valor máximo de criterios de evaluación Boleta de información. en las libretas de notas del estudiante a partir del cual el sistema empezará a reducir el tamaño de letra. Por defecto, el valor es 40. Si una IE emplea un total de criterios de evaluación mayor, se recomienda disminuir esta cifra para que el sistema empiece a reducir el tipo de letra en la libreta y de esta forma permitir que la libreta se emita en una cara de un papel tamaño A4. Por ejemplo: Así se visualiza con un valor de 40: 21

Y esta es la misma boleta impresa con un valor de 45 en este parámetro:

NOTA: Ante un cambio en este parámetro, el usuario debe volver a generar las boletas de información para que se vean los resultados. Esta opción indica si las apreciaciones del tutor se imprimen o no en la libreta de notas. El check indica que si se va a imprimir las apreciaciones del tutor en la libreta de notas. Si es que el check anterior fue desmarcado, automáticamente se activará el número de líneas que se reservará para las apreciaciones escritas del tutor.

Registrar/Imprimir apreciaciones del tutor

Líneas en blanco para registro manual Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o no el Orden de Mérito y el Promedio final en la libreta de notas (también llamada boleta de información).

Visualización de libretas de notas

Fondo libreta

datos

de Indica si en el formato impreso de la libreta se usa el tramado en escala de grises para los sectores correspondientes a los nombre de Áreas. Esto con el fin de dejar en libertad del usuario la apariencia 22

de las libretas en lo referente al ahorro de tóner. c)

Configuración por años. En esta pestaña, es posible configurar tanto los programas en los que está comprometida la institución educativa en un año lectivo determinado, así como también una configuración de las boletas de información (o también conocida como libreta de notas).

Fecha de cierre de nómina de Es la fecha en la que debe culminar el registro y matrícula emisión de la nómina de matrícula para el año académico (año escolar o periodo curricular) seleccionado. Tipo de registro de El usuario debe seleccionar una de dos opciones: - Registro de notas por periodo: La IE debe evaluaciones ingresar las notas de los estudiantes durante todos los periodos del año escolar. Use esta opción siempre que desee y esté en capacidad de registrar permanente las notas del estudiante en el sistema. - Registro de notas finales: El usuario solo registrará en el sistema las notas finales de sus estudiantes en el sistema. Característica Dependiendo del nivel educativo se podrá precisar la caraterística de la IE en el año escolar en cuestión.

Taller seleccionable

Indica que la IE funciona de tal manera que los estudiantes de cualquier grado pueden seleccionar los talleres disponibles.

Entre otras funcionalidades de registro, tenemos: Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestaña correspondiente y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar los programas en la IE. Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al menos un año académico en la IE. Ya en la modificación, el usuario podrá seleccionar el año académico y uno o más programas en los que participa la IE en el año indicado. Haciendo clic en el botón de Seleccione programas, el usuario podrá seleccionar uno o varios programas.

Por defecto, aparecen marcados todos los programas. Al final, después de haber seleccionado el o los programas adecuados y pulsar el botón Grabar, se muestra una pantalla parecida a la siguiente:

El uso de esta información en el sistema tendrá lugar en la matrícula de estudiantes cuando a cada estudiante se le deba indicar si es que se ha asociado a un estudiante a un programa en particular. Boleta.- El sistema permite modificar parámetros posicionales para la impresión de la libreta de notas. La información contenida en la boleta de información es estándar y tiene el mismo formato en todas las instituciones educativas, lo que cambia es la

cantidad de periodos, áreas y criterios de evaluación, con lo que el formato una vez impreso será diferente.

Este botón permite generar una boleta de notas y luego de esperar aproximadamente 30 segundos, podrá ser visualizada.

Pulse este botón para visualizar la boleta generada con el botón anterior.

También es posible visualizar un modelo de cómo quedaría la boleta con los parámetros seleccionados. Para una mejor explicación se muestra gráficamente el modelo de boleta que se obtiene luego de generarla (botón Generar) y pulsar el botón Visualizar.

El Escudo Nacional puede cambiar de posición.

La insignia del colegio, también puede cambiar de posición.

Separador 2

Separador 1

Separador 3

4. Año Escolar – periodo promocional La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Config. Año escolar -> Año escolar - periodo.

Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su estado y el período de inicio y fin de vigencia. Registrar Académico.

Año

Enlace modificar Año Académico. Eliminar registro.

Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Año Fecha Inicio Fecha Fin Estado

Detalle descriptivo del año académico Fecha de inicio de año académico Fecha de fin de año académico Cuando se crea un Nuevo año académico en la IE, el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una sección posterior en esta opción cómo se activa un año académico.

Si se trata de una Institución Educativa de la modalidad EBA, la ventana se mostraría de la siguiente forma:

Modificar Año Académico.- Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

Especialidades.- Este link permite asociar una o más módulos de especialidades para que sean ofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por ejemplo Educación para el Trabajo. El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que se muestra a continuación:

Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de combinación entre especialidades y módulos:

El usuario podrá seleccionar uno o varios módulos de especialidad y posteriormente presionar el botón Grabar. Posteriormente se deberá configurar el módulo de especialidad a nivel de grado académico dentro de la IE. e.

Cambio de estado del año académico.- El control del estado del año académico es de suma importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operación del mismo. Los estados posibles de un año académico son: Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el proceso de activación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año académico anterior. Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar información. El proceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado inactivo, entonces se mostrará el siguiente mensaje:

Hacer clic en año inactivo.

Al aceptar, se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea activar el año académico:

Al pulsar el botón SI, el sistema hará la copia de la información contenida en el año académico indicado en la ventana. Entre la información que copia se encuentra: las secciones, las áreas por grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la información copiada se aprecia en el informe, al cual se accede haciendo clic en el ícono de la columna Informe. El resultado sería parecido al siguiente.

Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar la página desde el explorador presionando la tecla F5. Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que corresponda a un año académico con este estado. Para cerrar un año académico se debe hacer clic sobre el ícono de un año académico abierto, en seguida se advertirá al usuario que va a proceder a cerrar un año académico.

Hacer clic en el año escolar activo abierto.

Nota: El cierre de un año académico es irreversible. 29

5. Fases La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Config. Año escolar -> Fases.

Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a desarrollarse dentro de un año académico (por ejemplo: período regular, período de recuperación). El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año académico.

Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente: Registrar Fase.

Enlace Fase.

Modificar

Permite cambiar estado de la fase.

Elimina el registro.

Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Listado de fases.

ESTADO Activo Inactivo

Al marcar la casilla se establece la asistencia a la fase.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fase Fecha Desde Fecha Hasta Estado Permite Asistencia

Identificador y descripción de la fase. Calendario fecha de fase desde Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estar dentro de las fechas de año académico. Estado de registro Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.

Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.

Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

Cambiar estado de Fases.- Esta opción permite cambiar el estado de una fase, desde Inactivo a Activo y de Activo a Cerrado. Esta función es de importancia para todos los procesos que se realizan mediante la opción “Procesar notas”. Mientras la fase se encuentre activa se podrá realizar procesamientos, una vez cerrada la fase no permitirá realizar procesos.

Una vez que la fase ha sido cerrada también se deshabilita el enlace de modificación Enlace de modificar deshabilitado.

6. Períodos de Evaluación La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Config. Año escolar -> Periodos de evaluación.

Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el tipo de periodo elegido (por ejemplo: Bimestral) y dentro de los cuales se desarrollará las actividades del Año Académico.

Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Tipo Período

Listado de tipo periodo. Puede ser:

Fecha Inicio Fecha Fin Estado

Calendario fecha inicio del período de evaluación Calendario fecha fin del período de evaluación Estado de la etapa de evaluación

Sin evaluar: Es el estado por defecto del período En evaluación: Implica que los usuarios del sistema pueden registrar las notas del periodo en cuestión. En procesamiento: Significa que ningún usuario puede registrar notas de evaluaciones. Evaluado: Significa que el procesamiento de notas del periodo ha concluido.

Finalmente, queda la siguiente ventana.

Enlace Modifica Período Evaluación.

El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin sean correlativas evitando que se registre una inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:

Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.

Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

7. Registro de Ambientes La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Config. Año escolar -> Registro de ambientes.

Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de clases de la institución educativa.

Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Luego pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Tipo de Ambiente

Identificador del ambiente Tipo de área física

Descripción

Descripción del ambiente 34

Ubicación Capacidad Estudiantes Área Estado

Descripción detallada de la local físico Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el ambiente. Medida del local en metros cuadrados. Condición del local físico del ambiente

Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios. Bueno Número de bienes en óptimo estado Regular Número de bienes en regular estado Malo Número de bienes en mal estado Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información. Enlace Modifica Ambiente.

Eliminar el registro.

Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

Descripción del reporte: Aula Ubicación Estado Cap Estado de carpetas Estado de sillas Estado de mesas Estado de mesas

Es la descripción del aula. Ubicación física del aula. Estado del ambiente: Bueno, regular, malo. Capacidad de estudiantes Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

8. Grados y Secciones La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Config. Año escolar -> Ciclos – Grados y secciones.

Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institución Educativa para un año académico o periodo promocional en particular. Inicialmente se mostrará lo siguiente:

El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va a llevar en un año académico determinado. a.

Agregar Grado por Año.- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que están disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Lista de Grados disponibles.

Marcar la casilla de selección de registro.

Luego de grabar se tendría una ventana similar a la siguiente:

El sistema reconoce que para el nivel educativo al que pertenece la IE y según el diseño curricular se van a asociar estas áreas curriculares obligatorias a cada grado.

Elimina registro.

1) Agregar áreas por grado. Una institución educativa puede haber definido áreas de tipo taller que son consideradas como específicas para todos los estudiantes de un grado de la institución educativa. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace “Número de Áreas”, entonces abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la lista de las áreas potenciales de un determinado grado.

Configuración de Especialidad a un área de grado de la IE.

Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón Agregar y luego de seleccionar uno o mas talleres para el grado pulse el botón Agregar de la última ventana.

Finalmente pulse Agregar. Seleccione los talleres que va agregar. Dado que los talleres que aparecen son áreas, debe haber un catálogo único de áreas que pueden ser talleres.

En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana donde le pregunta si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar.

Pulse sobre el aspa para eliminar el taller. Tener en cuenta que solo es posible eliminar los talleres.

Si el área o taller a ser eliminado tiene notas finales o parciales, serán eliminados. El sistema muestra el siguiente mensaje:

Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado, si fuera necesario, se deberá hacer clic en el ícono , tras lo cual se presentará una ventana que solicita creación de una lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado especificado.

Al presionar el botón Agregar, se muestra esta ventana.

Seleccione el módulo de especialidad y pulse el botón Grabar.

2. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe información de secciones asociadas a un grado de la IE.

3. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”.

Números criterios evaluación.

4. Criterios de Evaluación.- Permite agregar los criterios de evaluación al área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número Criterios Evaluación” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.

de de

Agrega Criterio de Evaluación. Elimina registro.

5. Agregar Criterios de Evaluación.- Para agregar un criterio de evaluación debe pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

6. Contenido Silábico.- Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.

7. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Año Código Diseño Código Nivel Código Grado Código Área Código Descripción Fecha Programada

Identificador del año académico Identificador del diseño curricular Identificador del nivel educativo Identificador del grado Identificador de área generica Identificador del contenido silábico Descripción del contenido silábico Fecha de exposición programada.

8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace “Número de Secciones” de un registro de grados, este se marcará en verde y mostrará en la parte inferior el listado de las secciones.

Cantidad de estudiantes por sección.

Link para modificar los datos de la sección.

Agregar Secciones. 1)

Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una sección en la fase regular debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar

Listado de Personal.

Listado de Aulas.

Al elegir el tutor mostrarรก la siguiente ventana en donde estรก la lista de personal de la Instituciรณn Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.

Al elegir la secciรณn mostrarรก la siguiente ventana donde estรก la lista de aulas, pulse doble clic en el registro del aula.

Los datos que se registran en esta ventana de mantenimiento son: Id Secciรณn Descripciรณn Tutor

Aula Num. Vacantes Fase

ร rea Recuperaciรณn

Identificador de secciรณn Descripciรณn de la secciรณn Es el personal encargado o responsable de la secciรณn. Previamente debe estar registrado como personal de la IE, pero si no se conoce el tutor al momento de crear la secciรณn el registro puede continuar. Especifica el aula de uso mรกs frecuente por la secciรณn. Nรบmero de vacantes disponibles en la secciรณn. Etapa en la cual se dispone el uso de la secciรณn. En una fase de recuperaciรณn es posible crear secciones que agrupen a los estudiantes de diferentes secciones para que se recuperen en un รกrea determinada. Cuando una secciรณn ya cuenta con estudiantes matriculados no es posible modificar este dato. ร rea relacionada a la fase de recuperaciรณn. En 42

la fase de recuperación de la IE, se forman secciones que van a agrupar a los diferentes estudiantes que están recuperándose en un área en particular. Turno Es el turno en el que funcionará la sección. Sección posterior Cuando los estudiantes de una sección son promovidos al siguiente grado, este dato permite conocer a cuál área serán asignados por defecto. Por ejemplo: Los estudiantes del 4to G una vez promovidos estarán en 5to F. Esta última viene a ser la sección posterior. Cuando se trata de una institución educativa perteneciente a la modalidad de EBA: Periférico Es el local periférico asociado a una sección.

Agregar Secciones en la fase recuperación.- Para agregar una sección en la fase recuperación debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de la Institución Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.

Después elija la sección, mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse doble clic en el registro del aula.

Al elegir el área de recuperación mostrara la siguiente ventana donde está la lista de áreas, seleccione el área que se dará la recuperación pulse pulsando doble clic en el registro del aula. 43

Después de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventana

Después de verificar la información pulse grabar, mostrara la siguiente ventana en donde muestra la sección de recuperación, en esta sección estarán todos los estudiantes que recuperaran una determinada área

Mostrar Horarios asignados a la Sección.- Al seleccionar el enlace “Num. Horas” de un registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Sección.

Opción para modificar los horarios.

Elimina registro.

Asignar Horarios a la Sección.- Para agregar un horario a una sección debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Listado de Genéricas. Listado Docentes.

Áreas

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Áreas Docentes Día Desde Hasta

Área genérica impartida Docente responsable del dictado Día de la semana en que se dicta el área en la sección. Hora de inicio del dictado Hora de fin del dictado

Esta asignación del docente (que viene a ser un personal de la IE) va a ser utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del sistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen una asignación de este tipo. Listado por Estudiantes por Sección.- Al seleccionar el enlace “estudiantes” de un registro de sección, se muestra el listado de estudiantes de la misma. Para una sección regular: Se mostrará el listado de los estudiantes matriculados en la sección, de la siguiente manera:

Pulse aquí para ver la última boleta de notas como muestra la siguiente ventana.

Después de pulsar la opción de boleta nos va mostrar el reporte de la misma como nos muestra la siguiente ventana

Para una sección de recuperación: Si la sección en cuestión pertenece a una sección de recuperación entonces el sistema mostrará una ventana similar a la siguiente:

Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación, sin embargo es posible ir agregando estudiantes mediante el botón Agregar. Al presionar este botón se muestra la siguiente ventana:

Por defecto se muestran todos los registros marcados para ser agregados.

Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del año académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de

recuperación. Al presionar el botón Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la sección. 5)

Registro de Notas El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar las notas de una determinada área en una sección, el ícono del candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas.

Pulse la opción y le mostrara la siguiente ventana.

En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se desea controlar.

Elige el periodo evaluación.

Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y viceversa.

Si el candado se encuentra cerrado no podrá realizar modificaciones de notas en el área.

Si el candado se encuentra abierto podrá realizar modificaciones de notas en el área.

9. Registro de Periféricos. Esta opción permite registrar los locales periféricos de una institución educativa del nivel EBA con el fin de conocer posteriormente la ubicación exacta de las secciones.

Registro Periféricos.

Agregar Periférico.- Para agregar un nuevo periférico debe pulsar el botón Agregar y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Nombre Dirección Ubicación

Identificador del periférico en la Institución educativa Es el nombre del periférico. Es la dirección en la que se encuentra el periférico. Es el distrito al que pertenece el periférico.

Luego del registro de un periférico se tiene la siguiente información.

Enlace Modifica Periférico.

Eliminar registro.

Modificar Periférico.- Para modificar un periférico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

Eliminar Periférico.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo ).

Reporte de Datos del Periférico.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

10. Fechas Especiales IE La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Fechas especiales.

Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas o no laborables dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden identificar a las fechas de recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sábado o un domingo. Agregar especial.

fecha

Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Descripción Tipo fecha Especial

Identificador de la fecha especial, este número es autogenerado por el sistema. Descripción de la fecha especial Tipo de fecha especial 49

Fecha Desde Fecha Hasta

Fecha no laborable significa que no se registrará asistencia a los estudiantes ni al personal docente. Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales. Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.

El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programación de la asistencia a la Institución Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:

Enlace Modificar fecha especial.

Eliminar registro.

Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.

Por defecto aparecen marcadas todas las fechas especiales generales.

Al poner el botón Grabar, queda así el registro.

11. Padrón Nacional del Personal La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Registro de personal.

Esta opción permite registrar los datos de un personal para la institución educativa (docentes, administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su información disponible en el sistema. Eliminar registro. Modificar datos del personal.

Búsqueda por filtros.

Registrar nuevo personal.

Al pulsar Buscar abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la opción de búsqueda por apellidos, nombre y código modular.

Seleccione criterio búsqueda.

el de

1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Calendario para elegir la fecha.

Listado de Ubigeo.

Seleccione el año escolar en curso.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Número Personal Tipo documento

Identificador asignado por el sistema. Tipo y número de documento de identidad. Si después de haber registrado el tipo y número de documento, el sistema reconoce que ya existen alguna persona (estudiante, personal o familiar) con el mismo documento, entonces se mostrará un mensaje similar al siguiente:

Es personal SUP

Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Número Colegiatura Lugar Nacimiento Nivel Instrucción Asociar año académico

Si se trata de la misma persona y si es confirmado, entonces los datos son precargados. Indica que si el personal siendo registrado está incluido en el SUP (Sistema Único de Planillas), entonces los datos son extraídos y no pueden ser modificados. Género masculino o femenino Apellido paterno del personal Apellido Materno del personal Nombre completo del personal País de origen de la persona Fecha de nacimiento (se incluye un calendario) Número de la colegiatura profesional del personal (es un dato opcional) Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito) Nivel de instrucción de la persona Corresponde al año académico que el personal labora en la Institución Educativa que realiza el registro.

El registro del lugar de nacimiento El registro del lugar de nacimiento requiere una explicación particular, la misma que se extiende para cualquier punto en el manual que se refiera al registro de Departamento, provincia y distrito. Si el usuario conoce el código de ubigeo, lo podrá ingresar directamente, en caso contrario, recurrirá a la ayuda en donde se muestra una ventana similar a la siguiente:

Buscar texto ingresado.

Permite hacer búsquedas exactas al texto de detalle ingresado.

Selección el registro.

Listado Ubicación Geográfica 53

¿Qué pasaría si el usuario desea ubicar algún distrito en el departamento de Ica? Si el usuario no indica que desea realizar una búsqueda específica, entonces el sistema le mostrará Huancavelica e Ica, entre otros más. Sin embargo, el usuario puede pedir una búsqueda específica con lo que se tiene el siguiente resultado:

Como puede observar solo se muestran cinco páginas para que el usuario pueda ubicar el distrito con mayor rápidez.

Asociar año académico. Esta asociación permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en un año académico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionará el (los) año(s) académico(s) que corresponda(n):

Seleccione los años académicos y luego pulse el botón agregar.

Finalmente, después de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botón Grabar y se mostrará la siguiente ventana de confirmación.

2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene dos modalidades de búsqueda: búsqueda específica y búsqueda por filtros. a. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un personal en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código de personal, código modular ó tipo y número de documento. Luego de pulsar el botón Buscar,

muestra los datos del personal consultado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Personal Código Modular Tipo de Documento Número de Documento

Identificador asignado por el sistema Identificador de personal Documento de identidad Número de documento de identidad

b. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

El botón Buscar nos mostrara la siguiente pantalla.

Al presionar este botón se muestran la ventana siguiente:

2. El botón Buscar nos mostrara todos los registros que coinciden con la palabra que ha ingresado.

1. Ingrese todo el apellido o nombre (parte de cualquiera de ellos) que el usuario requiere ubicar. Por ejemplo, el sistema mostrará, todos los registros que contengan la palabra rojas como parte del nombre, apellido paterno o materno.

3. Clic sobre el registro el cual abrirá la siguiente imagen.

Después de pulsar sobre el registro abrirá la siguiente ventana donde muestra los datos del personal que hemos estado buscando

Muestra todos los datos de la persona que estaba buscando.

3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios. Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuación (impidiendo la modificación). Ello significa que el registro del personal solo puede ser modificado por la IE en la que inicialmente se registró al personal.

Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el registro de nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar también los datos de los documentos de identidad que puede tener el personal de la IE. Registro de documentos de identidad. El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro.

Agrega un nuevo documento.

Editar. Eliminar. Agrega documento.

Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de documento, se muestran al posicionarse sobre el registro. 56

Ficha Domicilio dentro de la ficha Registrar Estudios. También es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de su domicilio.

Listado de Ubigeo.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Lugar Nacimiento Dirección Teléfono Tipo de servidor Condición

Ubicación geográfica Dirección de la persona Número telefónico de la persona Tipo de servidor público Condición laboral

Cargo

Cargo del personal dentro de la institución educativa:

Nivel Magisterial

Nivel en el magisterio.

Tipo de Personal

Tipo de contrato del personal. 57

4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.

Es posible que el sistema no permita la eliminación física del registro debido a que pueden existir registros relacionados (áreas asociadas, asistencia de personal, etc.). El mensaje es similar al siguiente:

12. Registro del Personal de la IE La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Asig. de personal.

En esta ventana nos muestra de forma paginada la relación del personal de la Institución Educativa (docentes, personal administrativo, etc.), así como también nos permite realizar búsquedas por filtros al personal existente y permite realizar el registro del personal que labora en la Institución Educativa en un año académico determinado. Note que es importante el año académico porque el personal que labora en un año académico suele ser diferente de un año para otro.

Estado Activo o No Activo. Código modular personal de la IE.

del

Indica si el personal registrado tiene una cuenta de usuario.

Esta opción también permite la asignación de áreas curriculares que están bajo la responsabiliad de un personal de la IE.

Búsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de búsqueda nos permiten ubicar fácilmente a un personal de IE y poder realizar alguna asignación o edición. Puede hacerse por apellidos y nombres así como por código modular.

Seleccionamos un filtro para buscar y digitamos la(s) palabra(s) a buscar.

Agregar Personal por IE.- Para agregar personal dentro de la IE se debe pulsar el botón Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de selección de personal. Para guardar los datos pulse el botón Grabar. Inicialmente se muestra la siguiente ventana: Filtros y criterios de Búsqueda:

Existen diferentes filtros por los cuales es posible obtener los datos del personal de la IE.

Es posible elegir algún criterio de filtro, como por ejemplo:

Cada uno de estos criterios de filtro activa diferentes campos de búsqueda: Apellidos y nombres

Código modular

Tipo y número de documento

Ámbito de Búsqueda: El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a la IE o a personal externo a la IE, para ello se puede elegir el ámbito de búsqueda correspondiente: seleccionar “En esta IE” o la opción “En general”, respectivamente.

Esta opción muestra solo el personal que labora en la I.E.

Esta opción muestra todo el personal en general.

Marcar la casilla para agregar a la IE. y luego pulse grabar.

Después de seleccionar el personal de la institución educativa y pulsar el botón grabar nos mostrará la siguiente ventana.

El estado del personal en el año es Inactivo por defecto. Para que el docente pueda ser un personal activo de la I.E se tiene que cambiar el estado pulsado el ícono y mostrara la siguiente ventana de confirmación a lo cual tiene que pulsar Aceptar.

Después de pulsa Aceptar el estado cambiará a Activo como se muestra en la siguiente ventana:

Cambio a estado Activo.

Identificar a personal como responsable de matrícula.- Un personal de IE en un año determinado puede conformar el grupo de los responsables de matrícula de la institución educativa. Existe una columna con la etiqueta de Responsable matrícula. Al hacer clic con el mouse en cualquiera de los íconos de esta columna es posible cambiar el estado. Los estados son: Es responsable de matrícula No es responsable de matrícula Este campo es utilizado en el registro de las secciones de la institución educativa y permite que solo se visualicen los responsables de matrícula.

En este punto se indica quién es el responsable de matrícula de la sección.

NOTA: Al hacer un cambio de responsable de matrícula no se afectan los registros de responsables de matrículas de la sección anteriormente atribuidos en el sistema. d)

Modificar los datos del Personal por IE.- es posible modificar más datos asociados directamente con el personal de la IE. Para ello, es posible hacer clic sobre el código modular del personal, tras lo cual se muestra una ventana similar a la siguiente:

Hacer clic en este link y se podrá modificar los datos del personal de la IE.

Los datos que se pueden modificar son los siguientes: Cargo:

El cargo de un personal de la institución educativa puede variar año a año. El sistema considera únicamente un solo cargo para el año. El cargo del personal de la institución educativa se visualiza en el formato impreso de la ficha de matrícula. Por ejemplo:

Responsable de matrícula Estado

Identifica si el personal se asocia al grupo de responsables de matrícula. Es lo mismo que la identificación del personal como responsable de matrícula Corresponde al estado del personal de la IE en el año en curso.

Eliminar Personal por IE.- Para eliminar un personal de la IE en el año ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). NOTA: Esta eliminación no borra el personal de la IE, únicamente hace laconstar que en el referido año Botón para eliminar académico el personal seleccionado no estará participando. asociación del docente a la IE en el año académico en curso.

En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algún dato, el sistema mostrará la siguiente ventana de advertencia la cual no permitirá que se elimine el registro.

Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a una persona (docente, generalmente) a un área determinada para una sección. f)

Asignar Personal de la IE por áreas.- Mediante esta opción es posible asociar un personal de la IE a un grupo de áreas con el objetivo que sea este personal quien posteriormente pueda registrar notas de evaluaciones. Para iniciar el registro deberá hacer clic en el número que indica la cantidad de áreas asociadas al personal.

Para asignar áreas al personal se ingresa a este enlace. El cero indica que no tiene áreas asignadas.

Entonces, aparecerá la siguiente ventana, que muestra las áreas que el personal de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningún área)

Al agregar áreas se muestra la siguiente ventana.

El sistema solicita los siguientes datos: Diseño Grado

Es el diseño curricular que agrupa el o las áreas que el personal va a asociarse. Es el grado de la IE asociado al personal de la IE.

Area Estado

Es el área que será asociada al personal Es el estado de la asociación

El registro puede quedar de la siguiente manera:

Cuando se graba el registro, se puede observar la asignación que el personal tiene para un área en un grado y se pueden ir agregando nuevas asociaciones. Finalmente se deberá indicar cuáles son las secciones que estarán a cargo por el docente.

Para asignar secciones al personal se ingresa a este enlace. El cero indica que no tiene secciones asignadas para el grado y área.

Asignar Secciones al personal por áreas.- Una vez realizado el paso anterior, se podrá asociar un conjunto de secciones al docente en un área determinada. Este registro tiene el mismo resultado que la opción de Registro de Secciones en la opción de Grados y Secciones. Esta asignación permite indicar en el sistema a que secciones tiene acceso un docente en particular, de tal manera que cuando el docente sea un usuario del sistema, pueda solo acceder y actualizar a la información que le corresponda, principalmente con respecto al proceso de evaluación. Al pulsar el botón Agregar, se muestra la siguiente ventana:

En esta ventana se registran los siguientes datos: Sección Día

Hora Desde Hasta

Es la sección donde el personal (docente) va a ser responsable del área. Viene a ser el día de la semana que serán las sesiones de clase.

El botón permite obtener el listado de las horas pedagógicas definidas a nivel de toda la institución educativa Viene a ser la hora inicial en la que inicia la sesión de clases, en el formato hh:mm de 24 horas (por ejemplo 08:45, 20:30) Viene a ser la hora final en la que finaliza la sesión de clases.

Imprimir el personal de la Institución Educativa.- Mediante el botón Imprimir, es posible obtener los siguientes listados del personal:

Ejemplos de estos listados se muestran a continuación: Listado de personal de la institución educativa:

Listado de cumplea帽os del personal de la instituci贸n educativa:

13. Administrar Roles La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Seguridad -> Administrar roles.

Este mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de una determinada Institución Educativa, podrá darle privilegios al usuario de acuerdo a su rol.

Al pulsar la opción de usuarios abrirá la ventana donde se encuentra la lista de usuarios de un determinado Rol.

Al hacer clic en el enlace de actualizar Privilegios abrirá la ventana donde mostrara la lista de privilegios las cuales se podrá modificar de cuerdo al requerimiento.

Al pulsar agregar se abrirá la siguiente ventana ingrese la información solicitada y pulse el botón grabar.

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Id Rol Descripción

El código el cual va identificar al Rol La descripción del Rol

Al pulsar en la opción de usuarios abre la siguiente ventana donde aparecen la relación de usuarios de un determinado rol

Al pulsar la opción de privilegio abrirá la siguiente ventana en donde puede escoger los privilegios del usuario con respecto al rol que tenga después de seleccionar los privilegios pulse guardar. El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningún tipo de mantenimiento. El icono de lápiz tiene el privilegio de realizar mantenimiento

Seleccione el privilegio que tendrá el usuario de la IE.

Leyenda.

14. Mantenimiento de usuarios La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Seguridad -> Mantenimiento de usuarios.

Esta opción permite administrar a los usuarios de la I.E en donde se le asigna a un personal de la I.E un usuario y una clave para que pueda ingresar al sistema, así mismo se le asigna un rol determinado el cual tendrá privilegios

En el caso que quiera realizar alguna modificación pulse sobre el usuario.

Al pulsar la opción de agregar abre la siguiente ventana

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Personal I.E asociado

Seleccione el personal que está asociado a la I.E. El sistema mostrará únicamente los usuarios que se encuentren activos en el año académico en curso. La siguiente pantalla muestra en un recuadro los usuarios que serían incluidos.

Ingrese el login del usuario con el cual tendrá acceso al sistema. El sistema sugiere que el login sea el DNI del personal de la IE, si es que existiera. Contraseña Ingrese la contraseña para que ingrese al sistema. Confirmar contraseña Ingrese nuevamente la contraseña, debe coincidir a la contraseña ingresada en el campo anterior. Correo Electrónico Ingrese el correo electrónico del usuario. El sistema va a validar que el formato del correo sea válido. Cambiar password 1era SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentará vez una ventana que solicite el cambio de password. NO: El usuario podrá entrar al sistema directamente Rol Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. El sistema va a validar que un personal de institución educativa tenga solo un usuario (login) en la institución educativa.

15. Asignación Accesos a Familiar La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Seguridad -> Asignación de accesos a familiar.

Esta opción permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante para que este pueda ingresar y de esta forma pueda ver información de notas y asistencia del estudiante a su cargo. Inicialmente, el usuario ingresa a la opción y se muestra una ventana similar a la siguiente:

Al agregar un nuevo usuario se muestra la siguiente ventana:

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son Código de familiar

El código que identifica al familiar

Luego de la búsqueda se muestra la información actual del familiar. Apellidos y nombres Domicilio Centro de trabajo Teléfono Email Cuenta Usuario Usuario login

Se muestran los apellidos y nombres del familiar Se muestran el domicilio Se muestra el centro de trabajo del familiar. Se muestra el teléfono del familiar Se muestra la cuenta de correo electrónico del familiar, Va indicar que está habilitado para ingresar al sistema Usuario con el cual va ingresar al sistema

Para la búsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del familiar y después pulse el botón “Buscar”

Ingrese la información requerida y pulse buscar.

Doble clic para seleccionar al familiar.

Después de pulsar sobre el registro regresará a la ventana anterior donde se puede observar los datos del familiar, pulse el botón modificar para seleccionar los estudiantes asociados al familiar en la IE correspondiente. 74

Pulse el botón modificar para que pueda realizar las modificaciones correspondientes.

Luego, se podrá marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener información:

Después de pulsar modificar se va habilitar para que pueda seleccionar.

Después de darle grabar abrirá la siguiente ventana donde indica que la información se grabó correctamente. También muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave serán el DNI del familiar) con los cuales podrá ingresar al sistema.

Después pulse aceptar y mostrará la siguiente ventana.

Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones, se podrá acceder mediante el enlace correspondiente. En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara directamente al estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra en la siguiente ventana.

Seleccionar al estudiante y pulse grabar.

Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la cual muestra la información correspondiente de los estudiantes a los cuales está asociado.

16. Envío de mensajes La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Envío de mensajes.

Es posible intercambiar mensajes con otros usuarios, Instituciones Educativas, Instancias de Gestión educativa local, etc. desde el SIAGIE. Para ello puede ingresar a la opción de Envío de Mensajes tras lo cual se mostrará una pantalla similar a la siguiente:

Agregar mensaje.- Para crear un nuevo mensaje, hacer clic al botón Agregar y se muestra al usuario una ventana similar a la siguiente:

Los datos que se registran en los mensajes creados son: ID Mensaje Asunto Mensaje Adjunto Ubicación

Identificador del mensaje. Es un breve resumen del contenido del mensaje. Es el cuerpo del mensaje. Es posible incluir texto formateado Es posible agregar al mensaje un archivo adjunto que previamente existe almacenado. Permite al usuario configurar la ubicación del mensaje en la ventana del destinatario. Las opciones disponibles son: Área de trabajo: El mensaje será visualizado enAquí el se muestra el aviso de la presencia del área de trabajo del destinatario. mensaje.

Persistencia

Destinatarios

Splash: El mensaje será visualizado cada vez que el usuario destinatario ingrese al sistema. Es posible configurar también el tiempo que el usuario desea que el mensaje sea visto por los usuarios destinatarios. Este valor depende del contenido y de la importancia del mensaje. Los valores posibles son: Una sola vez: El mensaje se mostrará una sola vez. Hasta desactivar: El mensaje se mostrará hasta que el destinatario indique la desactivación. Es la lista de los destinatarios a quienes deseamos que se remita el mensaje que estamos creando. Para ello es posible seleccionar a un conjunto de contactos dentro del sistema. Para incluir a los destinatarios se debe pulsar el botón Buscar Destinatarios

Búsqueda de destinatarios. Al pulsar el botón de búsqueda de destinatarios, el SIAGIE mostrará la ventana que permite la inclusión de los usuarios del sistema a quienes se desea remitir el mensaje que viene siendo creado. En ese momento se mostrará una ventana similar a la siguiente:

Note que es posible definir un alcance diferente para cada mensaje.

Los campos de esta ventana son los siguientes: Alcance

Criterio Dato

Identifica el grupo de usuarios a quienes se le va a enviar el mensaje. Puede ser: Individual: Significa que el mensaje será enviado a un destinatario (usuario del sistema específico). Los otros: (IE, UGEL, DRE, OFICINA, CEM, OFICINA INSTITUCIONAL): Significa que el mensaje será enviado a todos los usuarios de una de estas dependencias. Es un criterio de búsqueda que permite filtrar ya sea por código o nombre. Es una cadena de caracteres que permite filtrar

Por ejemplo, un nuevo mensaje puede tener la siguiente forma:

Note que es posible modificar el formato del mensaje a través de este grupo de herramientas.

Cuando la elaboración de un mensaje ha culminado, entonces el usuario procede a grabarlo y posteriormente a enviarlo. Cuando se pulsa el botón de Sólo grabar es posible modificar el mensaje posteriormente. En cambio, si se pulsa el botón de Grabar y enviar, entonces el

Use este ícono para enviar el mensaje.

mensaje es enviado inmediatamente. Luego de pulsar alguno de estos dos botones, se muestra el mensaje en la lista inicial de mensajes emitidos.

Mientras el mensaje no sea enviado puede ser eliminado. Pulsando el ícono realiza el envío del mensaje luego de confirmar la siguiente ventana:

Una vez enviado el mensaje, el sistema muestra una ventana similar a la siguiente:

Visualizar mensajes: Cuando un usuario ingresa al sistema, en la parte superior derecha del área de trabajo se le muestra un aviso de la presencia de mensaje, siempre y cuando el mensaje se haya configurado con la Ubicación para áreas de trabajo. Un mensaje pendiente significa que no ha sido leído. El mensaje completo es similar al siguiente:

Esta es la lista de mensajes pendientes de lectura.

Para visualizar el contenido del mensaje, es necesario dar clic sobre el mismo. Entonces, la ventana se mostrará de la siguiente manera:

Haciendo clic acá se va a poder descargar el archivo adjunto.

17. Solicitud de creación de talleres Los talleres son cursos impartidos en las instituciones educativas durante un año académico a todas las secciones de un grado como un complemento muy importante en el proceso de enseñanza impartido. Cada institución educativa puede solicitar la creación de talleres a través del sistema SIAGIE los talleres que considere necesarios. Con la intención de uniformizar los nombres y criterios se necesita una aprobación de la solicitud del taller por parte de la instancia educativa correspondiente a la IE. Para definir un taller se requiere la siguiente información: -

El nombre del taller. Los criterios de evaluación del taller. Los grados a los que está dirigido el taller.

Ante la creación de un taller, la institución educativa debe saber que el taller solicitado, una vez aprobado, será puesto a disposición de todas las instituciones educativas a nivel nacional para que pueda ser utilizado en estas últimas o lo tomen como base para creación de nuevos talleres. Esta opción permite gestionar las solicitudes de creación de taller, llevando un control de las solicitudes realizadas y haciendo participar en el procedimiento a la instancia de gestión educativa local, quien visa y aprueba la creación del taller. Solicitud de creación del taller Al ingresar a esta opción, inicialmente no se muestra información alguna. Si ya existieran datos, el usuario procederá a buscar las solicitudes de creación de talleres generados por la institución educativa en el año académico en curso.

Inicialmente visualizan registradas.

no se solicitudes

a. Registrar la solicitud de creación de talleres. Al hacer clic al botón Nuevo, aparece una ventana que permite registrar una nueva solicitud de creación de taller, similar a la siguiente ventana:

Los datos que se solicitan son: N° de Solicitud Rectificación Fecha de solicitud Doc. referencia

Diseño curricular Detalle Taller base

Nuevo taller Grados

de Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un año académico. Es la fecha que se ha generado la solicitud oficialmente. Es un breve descriptivo o documento de referencia que justifica la creación del taller en la institución educativa. Es recomendable que ante los documentos que se hacen referencia deba existir alguno que mencione que no existen talleres registrados en el sistema similares al que se desea incorporar. Es el diseño curricular vigente en el año académico en curso. Es un sustento para la creación del taller. Si no se indica (es decir, el valor es Ninguno) entonces se está manifestando que el taller que se está solicitando no tiene ninguno similar previamente registrado en el sistema. Si el usuario indica algún taller, significa que el taller siendo solicitado difiere solo en los criterios de evaluación. Esto se hace con el fin de mantener la uniformidad del nombre. Solo es posible ingresar el nombre del taller cuando no se ha indicado un taller base. Son los grados del nivel académico a los que se ofrecerá el taller. Se recomienda que se activen todos los grados, de esta manera, las instituciones educativas que deseen aplicar este taller podrán determinar los grados que corresponda.

Al hacer clic en el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado inicial de la misma es Generada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de gestión de esta solicitud. El resultado puede ser similar al siguiente:

Es posible eliminar una solicitud generada antes de ser remitida.

Use este botรณn para mostrar (+) u ocultar (-) el detalle de la solicitud.

Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Generada, entonces puede eliminarse en cualquier momento, por lo que el รญcono de eliminaciรณn estรก activo: Para seguir modificando los datos de la solicitud debe hacer clic al botรณn Modificar. b. Registro de criterios de evaluaciรณn El siguiente paso es ir registrando los criterios de evaluaciรณn que serรกn agregados desde la parte inferior del formulario, para ello debe habilitarse el botรณn Habilitar Registro de Asignatura.. Es importante indicar que los criterios de evaluaciรณn que se determinen en una solicitud aplicarรกn para todos los grados previamente seleccionados. Entonces, la ventana queda de la siguiente manera:

Este sector de la ventana queda como desactivada.

Este sector de la ventana queda como activada.

Para agregar un nuevo criterio de evaluaciรณn se debe hacer clic en el botรณn Crear criterio, con lo que se muestra la ventana siguiente:

Luego de presionar el botรณn Confirmar, los valores que se van ingresando aparecerรกn en la lista del formulario de la solicitud.

Cuando el registro de los criterios haya culminado deberรก presionar el botรณn Grabar, tras lo cual se ha obtenido una solicitud similar a la siguiente:

c. Registro de solicitud de creaciรณn de talleres con taller base. Para el caso en que se tome un taller base, entonces ello significa que los criterios que se registren para este nuevo taller pueden ser obtenidos del primero. Por ejemplo, el siguiente formulario tiene un taller base.

Cuando se ha seleccionado un taller base, entonces es posible seleccionar alguno de sus criterios de evaluación (de acuerdo al grado).

Para agregar criterios de evaluación a la solicitud con taller base asociado, se puede realizar de las siguientes maneras o en una combinación de ellas: 

Asociando uno o más criterios de evaluación del taller base: Para ello es necesario elegir el grado y luego presionar el botón Agregar existente. Aparecerá entonces la siguiente ventana:

Cuando se hayan seleccionado los criterios de evaluación requeridos, entonces se mostrará la ventana principal de esta forma: El dato de la procedencia se refiere al código de criterio de evaluación original en el taller base.



Ingresando uno a uno los criterios de evaluación, como si se tratara de una solicitud sin taller base, lo cual ya fue descrito en este mismo acápite algunas líneas arriba.

d. Remitir solicitud de creación de talleres. Para remitir una solicitud, debe pulsarse el botón Remitir, tras lo cual aparece la siguiente ventana:

Una vez que se confirma la remisión, la solicitud no puede ser modificada por el usuario y el control de la misma pasa a manos del responsable de la instancia de gestión educativa local, para su revisión y correspondiente aprobación. e. Tratamiento de las solicitudes de creación de talleres aprobadas. Una vez aprobada la solicitud, recién es posible manejar el registro de notas en el taller aprobado en la institución educativa y es posible ingresar notas, procesarlas, emitir las boletas, etc. Cuando una solicitud es aprobada no puede ser modificada y ahora se puede utilizar el taller como parte de las áreas impartidas:

Si se consulta las áreas asociadas a grados y secciones, tiene que aparece el taller solicitado

Note que ya aparece el taller solicitado. Puede ser eliminado

18. Programación de talleres Esta opción permite registrar los talleres de la institución educativa en un año escolar. Estos talleres tienen la característica de ser electivos por los estudiantes, es decir, un estudiante puede seleccionar uno o más de los talleres ofertados por la institución educativa. Para el sistema, los talleres electivos tienen un tratamiento similar que los talleres convencionales, con la diferencia que los estudiantes seleccionan el taller al que desean asistir. La programación de talleres tiene las siguientes características: a. Están asociados a un taller previamente seleccionado para un grado de estudios en la institución educativa. Estudiantes de diferentes secciones en un mismo grado pueden llevar un mismo taller.

b. La institución educativa debe estar preparada para funcionar con talleres electivos, para ello se debe ingresar a la opción de Datos generales de la Institución Educativa:

Esta I.E. se maneja con talleres seleccionables.

Regresando a la opción de Programación de Talleres, al ingresar a esta opción el sistema muestra la lista de los talleres que se han registrado en la institución educativa para el año escolar en curso. Por ejemplo:

Solo es posible eliminar una programación de taller siempre que no existan estudiantes asociados.

Agregar una nueva programación de taller. Al agregar un taller se solicita el registro de los siguientes datos en el formulario:

El detalle de los campos a ser registrados se muestra a continuación. ID Diseño curricular Nivel educativo Grado Taller

Aula Texto

Es el identificador de la programación de taller. Es un número correlativo en todo el año escolar. Indica el diseño curricular activo para la I.E. Indica el nivel educativo de la I.E. Se debe ingresar el grado a donde está dirigido el taller. Viene a ser un área definida como selectiva y que se ha configurado para el grado previamente registrado. Es el aula de la institución educativa donde se dictará el taller. Es el texto de detalle del contenido del taller. Es 88

Periodos

un dato referencial. Aquí se indican los periodos en los que son dictados los talleres en el año académico. Los periodo pueden no ser consecutivos y el estudiante debe asistir y ser calificado por periodos (siempre y cuando la institución educativa ingrese calificaciones por periodos). El sistema validará que al menos un periodo quede marcado, de esta manera el sistema se asegura que los estudiantes que llevan el taller tengan sus notas para el periodo. También al desmarcar un periodo, el sistema verifica que no existan notas registradas, de lo contrario se muestra un mensaje:

El botón Grabar graba todos la información del formulario, incluyendo los periodos que programados por taller electivo.

Estos son los periodos de la IE en el año escolar.

Marcando este check se marca y desmarca los periodos del año en la IE.

Siempre debe existir al menos un taller.

Modificar una programación de taller Haciendo clic sobre el ID del listado del taller, es posible modificar los datos de la programación del taller.

Tenga en cuenta que al desmarcar un periodo para una programaci贸n de taller, el sistema valida si existen notas asociadas a los estudiantes que est谩n llevando dicho taller en el periodo siendo desmarcado. Listar las programaciones de taller Pulsando el bot贸n Imprimir se muestra el reporte de todos los talleres programados y los estudiantes matriculados.

19.

Registro de estudiantes La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Registro de estudiantes.

Esta opción permite realizar el registro de estudiantes para la IE del usuario. La ventana principal se muestra de la siguiente manera: Datos de la institución educativa.

Permite regresar siempre a la opción de identificar al estudiante.

Indicadores secuencia.

Se indica el año escolar con el que se está trabajando.

Botón que permite avanzar a la siguiente actividad.

Los indicadores de secuencia muestran la secuencia de pasos que el usuario debe completar para registrar un estudiante. Algunos de estos pasos son opcionales y pueden actualizarse en cualquier momento. Este indicador tiene las siguientes características:

Accede a la sección de búsqueda de estudiantes.

Este es el grupo de información de la matrícula que es solicitada.

Formularios de registro de información asociada al estudiante.

Los semáforos tienen diferentes colores. El significado de los mismos es como sigue: Color Rojo Verde Amarillo

Significado No es posible ingresar al formulario. El ingreso de datos está completo. Es posible ingresar al formulario. El ingreso de datos no está completo. Es posible ingresar al formulario.

a. Estudiante > Identificar Es el primer formulario que se muestra al ingresar a esta opción y permite identificar y ubicar un estudiante ya sea por el código de estudiante, documento de identidad o apellidos y nombres.

Al ingresar el Código del Estudiante y hacer clic al botón Siguiente, el sistema validará si el estudiante está registrado en el SIAGIE, si es así mostrará el siguiente mensaje:

De lo contrario, presentará el siguiente mensaje:

También es posible buscar a un estudiante en particular a partir de sus apellidos y nombres o documento de identidad. Para ello se debe hacer check en el formulario de búsqueda que aparece como segunda opción:

Al pulsar el botón Buscar, se muestra una lista de los estudiantes cuyos datos coinciden con los criterios de búsqueda.

Una vez ubicado al estudiante, se debe hacer clic el ícono “Check” de la derecha.

b. Estudiante > Principal Mediante este formulario muestra y permite registrar los datos principales del estudiante.

Los datos que se registran en este formulario son los siguientes: Código Estudiante Posee apellidos

Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional. Se refiere a si el estudiante tiene (o no tiene) los apellidos paterno 93

y/o materno. Apellido Paterno

Apellido Materno Nombres

Sexo Estado Civil

Apellido paterno del estudiante. Tenga en cuenta que para efecto de los formatos oficiales lo que se ingrese en este campo será presentado en letras mayúsculas. Esto aplica también para el apellido materno. Apellido materno del estudiante. Nombre completo del estudiante. Tenga en cuenta que para efectos de la presentación de los formatos oficiales (por ejemplo nómina de matrícula) la presentación de este campo es siempre: La primera letra con mayúscula y las siguientes con minúsculas. Sin embargo como excepción a esta regla y solo en la presentación de los formatos oficiales se considera que los nombres que lleven las palabra compuestas “del” y “de los” serán presentados tal como se encuentra registrado en el sistema. Por ejemplo: María Del Carmen, María del Carmen, Flor De Los Angeles, Flor de los Ángeles, etc. Género masculino (Hombre) o femenino (Mujer) Condición del estudiante:

Cargar imagen (del Imagen del estudiante. Debe pesar menos de 500 Kb. y ser de los estudiante) formatos .jpg, .bmp.

Hacer clic en el botón Cargar Foto y aparecerá una solicitud de ingreso de la ubicación del archivo donde se encuentra la fotografía del estudiante (ruta imagen):

Pulsando el botón Examinar, el usuario debe ubicar el archivo en alguna carpeta de su estación de trabajo, luego al pulsar el botón Grabar, se muestra la foto del estudiante. Datos de nacimiento Fecha Nacimiento País Nacimiento Ubigeo INEI

Reniec

Fecha de nacimiento País de origen del estudiante Código de ubicación geográfica del distrito de nacimiento del Instituto Nacional de Estadística e Informática. Se activa siempre y cuando el país de nacimiento es Perú. Código de ubicación geográfica del distrito de nacimiento del Registro Nacional de Identidad y Estado Civil. Mediante esta opción es posible buscar una ubicación geográfica por departamento, provincia o distrito. El usuario tendrá que ingresar el nombre del lugar donde nació el estudiante y presionar el botón “Buscar Ubigeo”, luego seleccionar un registro indicando 94

clic en el icono “Check”. Luego se actualizan tanto el Ubigeo INEI y RENIEC respectivamente, así como también se muestra el nombre del departamento, provincia y distrito.

Una vez finalizado el registro de los datos del presente formulario, hacer clic en el botón Grabar, se mostrará un mensaje de confirmación al usuario similar al siguiente:

Luego de confirmar, los datos del presente formulario quedarán grabados en el sistema. Luego deberá indicar el botón Siguiente para pasar al formulario “Domicilio”. Si el estudiante ya fue registrado previamente, puede hacer clic en el botón Modificar para que el sistema le permita la actualización de los datos. Luego hacer clic en botón Grabar para guardar los cambios. c. Estudiante > Domicilio Mediante este formulario se ingresan o modifican los datos de los diferentes domicilios del estudiante durante su paso por el sistema educativo.

Los datos que se registran en este formulario son: Año Dirección

Año desde cuando el estudiante ocupa la residencia que es registrada. Detalle de la dirección del domicilio del estudiante. Es un dato obligatorio 95

Lugar Teléfono Lugar Residencia

Lugar de domicilio (o referencia) Teléfono de domicilio Ubicación geográfica del domicilio del estudiante. Utilizar el mismo procedimiento para el registro del ubigeo descrito en el formulario principal

Una vez registrados estos datos, se debe pulsar el botón Grabar con lo que se va a ir actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. Así:

Esta es la lista que se va actualizando. Es posible modificar o eliminar el registro, usando los íconos respectivamente.

d. Estudiante > Laboral Mediante este formulario se ingresan los datos de las diferentes actividades laborales del estudiante durante su paso por el sistema educativo.

Los datos que se registran en este formulario son: Año Edad

Año de inicio de labores. Edad correspondiente al año de labores. El sistema valida que la edad corresponda al año registrado antes y en caso de incongruencia arroja el siguiente mensaje:

Tipo Actividad

Seleccione de la lista el tipo de actividad laboral que realiza el estudiante. Descripción del trabajo Detalle del trabajo o las labores realizadas Horas Semanales de Número de horas semanales que labora el estudiante. trabajo Una vez registrados los datos, se debe pulsar el botón Grabar con lo que se va a ir actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. Así:

Esta es la lista que se va actualizando. Es posible visualizar, editar o eliminar el registro, usando los íconos respectivamente.

e. Estudiante > Datos Complementarios Mediante este formulario se registran los datos complementarios del estudiante tales como documentos de identidad y otros datos de interés principalmente para la ficha de matrícula. Este formulario está divido en dos secciones: “Documento” y “Otros Datos”.

Sección “Documentos”: En esta sección se ingresan los documentos personales del estudiante, tales como: Documento Nacional de Identidad, Carnet de Extranjería, etc.

Luego de seleccionar el tipo de documento y digitar el número de documento deberá seleccionar el botón Grabar. En seguida el sistema actualizará la lista de documentos. Esta lista nos permitirá realizar acciones de mantenimiento (edición y eliminación )a los registros. Sección “Otros Datos”:

En esta sección se registran otros datos del estudiante que serán mostrados en la ficha de la matrícula, tales como: lengua materna, segunda lengua, número de hermanos, lugar que ocupa, religión, etc. Para esto deberá hacer clic al botón Modificar.

Los datos que se registran en este formulario son: Otros datos (del estudiante) Lengua Materna

Lengua por parte de madre

Segunda Lengua

Segunda lengua que domina

Religión

Religión que profesa.

Tipo de Discapacidad

Tipo de discapacidad que tiene el estudiante

Parto

Modo de nacimiento del estudiante

Obs. del Parto Nro. Hermanos Lugar que ocupa

Detalles del modo de nacimiento. Número de hermanos del estudiante. Orden que ocupa entre los hermanos.

Luego de ingresar los otros datos deberá hacer clic en el botón Grabar.

Salud > Controles

Mediante este formulario se registran los datos correspondientes a la información de la salud del estudiante que puede ser útil para su proceso educativo.

Para registrar un control de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botón Grabar. Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado.

Los datos que se registran en este formulario son: Fecha Control

Fecha de la toma de información realizada. Tipo de control realizado.

Resultado Observaciones

Resultado de la consulta realizada. Detalle u observaciones adicionales.

g. Salud > Estado Continuando con la información acerca de la salud del estudiante, mediante este formulario se ingresan datos correspondientes a la información del estado de salud del. Este formulario está divido en dos secciones: “Datos del Estado de Salud” y “Alergias, Experiencias Traumáticas y Tipo de Sangre”.

Sección “Datos del Estado de Salud”: En esta sección se ingresan las vacunas y enfermedades que a tenido el estudiante durante su vida.

Para registrar un estado de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botón Grabar. Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado. Sección “Alergias, Experiencias Traumáticas y Tipo de Sangre”: En esta sección se ingresan las alergias, experiencias traumáticas y el tipo de sangre del estudiante que serán mostrados en la ficha de la matrícula. Para esto deberá indicar el botón Modificar, luego el sistema habilitará los atributos para su respectivo registro.

Los datos que se registran en este formulario son: Alergias, Experiencias Traumáticas y Tipo de Sangre Alergias Detalle de las alergias que puede sufrir Experiencia traumática Accidente o caso acontecido Tipo de Sangre Tipo de sangre del estudiante

Una vez ingresados estos campos, se debe indicar el botón Grabar. h. Salud > Actividad Continuando con la información acerca de la salud del estudiante, mediante este formulario se ingresan datos correspondientes a la evolución de la actividad psicomotriz y lenguaje del estudiante:

Para registrar una actividad debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botón Grabar.

100

Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado. Los datos que se registran en este formulario son: Edad Actividad

Aspecto

Es la edad del estudiante (expresada en años y meses) en la que se dio la actividad. Es un evento de importancia en la actividad psicomotriz o de lenguaje del estudiante.

Dependiendo de la actividad registrada en el campo anterior, se determina cuál es el aspecto asociado automáticamente.

Familia > Información

Este es el formulario en donde se realiza el registro de los familiares del estudiante. El procedimiento es similar a los anteriores: se van ingresando uno a uno y luego, al grabar, se muestra la lista de estudiantes en la parte inferior. Para asociar el apoderado al momento de la matrícula, es necesario haber registrado al familiar en este formulario. Para registrar un familiar debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar. Para editar o eliminar un familiar de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado.

Los datos que se registran en este formulario son: 101

Datos principales Parentesco

Relación del familiar con el estudiante

Documento

Tipo y número de documento

Si el documento ingresado ya existe registrado en el sistema, entonces se muestra un mensaje similar al siguiente:

Posee apellidos

Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Vive? Vive con estudiante Sexo Estado Civil

En caso que el usuario confirme y continúe, entonces los datos de la persona serán automáticamente cargados. Condiciona el ingreso de los datos de apellidos de los familiares de los estudiantes. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Estado de existencia del familiar Indicador si el familiar vive con el estudiante Género masculino o femenino Estado civil del familiar

Datos del nacimiento del familiar Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento País Nacimiento País de nacimiento del familiar. Note que si elige Perú se va a activar la búsqueda del Ubigeo. Ubigeo Lugar de nacimiento del familiar expresado ya sea en el código de INEI o de Reniec. Se va a activar siempre y cuando se elija el país de nacimiento a Perú. Otros datos del familiar Domicilio Dirección de vivienda del familiar Teléfono Número telefónico del familiar Celular Número de teléfono móvil del familiar Grado Instrucción Grado alcanzado.

Ocupación Centro de trabajo

Cargo o tarea que realiza el familiar Centro de labores del familiar 102

Correo electrónico del familiar.

Durante la etapa de registro se realiza una serie de validaciones que permiten mantener la consistencia de la información contenida en el sistema, por ejemplo: -

El estudiante no puede tener más de un padre o madre. Un familiar no debe estar asociado más de una vez a un mismo estudiante. Si al ingresar los nombres y apellidos de un familiar, el sistema detecta la persona existe en la base de datos, el sistema solicitará la confirmación si se está intentando asociar el estudiante con una persona que ya existe o se trata de una homonimia.

103

20. Matrícula de estudiantes La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrícula -> Matrícula -> Matrícula individual.

Esta opción permite realizar el registro y también la matrícula de un estudiante. La ventana principal se muestra de la siguiente manera: Datos de la institución educativa.

Permite regresar siempre a la opción de identificar al estudiante.

Indicadores secuencia.

Año escolar con el que se está trabajando.

Botón que permite avanzar a la siguiente actividad

Note que lo indicadores de secuencia muestran las mismas opciones del punto Registro de Estudiantes y adicionalmente muestra tres pestañas adicionales:

104

a. Matrícula > Matricular Este formulario permite registrar la matrícula del estudiante, para el año académico y la IE que tiene seleccionado el usuario, el cual se puede visualizar en la parte superior de la ventana.

En este formulario todos son datos obligatorios a excepción del registro de observaciones.

Para esto deberá hacer clic el botón Modificar, luego el sistema le permitirá actualizar los registros. Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Datos de matrícula Situación matrícula

Ingresante

El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel.

Promovido

El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior.

Repite

El estudiante no ha sido promovido, es decir ha repetido el grado.

Reentrante

El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado en un diferente año escolar (para EBR)

Reingresante

El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado en un diferente año escolar (para 105

EBA) Estado Grado

Fecha de matrícula:

Sección

Muestra el estado de la matrícula del estudiante para el año escolar o periodo promocional. Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la matrícula es Ingresante, entonces solo se permitirá el registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se permitirá el primer grado del nivel. Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha se usa también al momento de asociar resoluciones a las matrículas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema. El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrícula. Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema.

Condición de Matricula

Datos del apoderado Apoderado

Vive?

De los familiares de estudiante que se han registrado se podrá elegir un apoderado para el año escolar seleccionado. Se muestra el tipo de relación familiar del apoderado con el estudiante. Estado de existencia del apoderado.

Vive con el estudiante

Indicador si el apoderado vive con el estudiante

Parentesco

Datos laborales del estudiante Trabaja

Si el estudiante trabaja se habilitará la opción horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condición de trabajo en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones

Condición Laboral

Horas semanales

Si el estudiante trabaja, entonces se debe indicar la cantidad de horas semanales. Datos de procedencia del estudiante Tipo Procedencia

I.E Procedencia

Misma IE

El estudiante procede de la misma IE para esta matrícula.

Otra IE

El estudiante procede de una IE diferente a la de la matrícula.

Su casa

El estudiante no proviene de ninguna IE.

Nombre de la Institución Educativa. Se activa siempre que la IE de procedencia del estudiante matriculado sea “Otra IE”. Para buscar una institución educativa en particular por nombre, se puede hacer clic en el ícono Buscar tras lo cual se muestra una ventana similar a la siguiente: 106

Ingresando los criterios de búsqueda de interés se muestra la información de esta manera:

Observación

También podrá digitar directamente el código modular de la IE con el anexo en lugar hacer clic en el ícono Buscar. Se ingresa un texto asociado a la matrícula.

Al pulsar el botón Grabar, se mostrará al usuario un mensaje de confirmación para que se proceda a la grabación de los datos registrados.

En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en el mismo año académico (aunque puede ser en otra IE), se mostrará la siguiente ventana indicando la I.E, el código de matrícula, año, grado y sección como se muestra en la siguiente ventana.

Anular Matrícula La anulación de la matrícula solo será posible si es que el registro de matrícula está en el estado de “Pre-Matricula” o “En proceso” y además no exista ninguna información relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botón “Anular Matrícula”, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.

Una vez anulada la matrícula no podrá modificarla. Para eliminar físicamente la matrícula deberá realizarse a través de la opción “Estudiantes por Sección”. Tratamiento de los controles de edad en la matrícula. 107

En el tema de la matrícula, el sistema cuenta con validaciones para permitir (o impedir) la matrícula de estudiantes en algunos grados en función a las directivas emitidas por el Ministerio de Educación. Este mecanismo de validación funciona a través de tres parámetros: Fecha límite de edad permitida. El estudiante que hasta esta fecha no ha cumplido la edad permitida para matricularse en el grado correspondiente, entonces no podrá se matriculado en dicho grado. Fecha de flexibilidad de edad permitida. Alternativamente y a manera de ampliar la posibilidad de matrícula de los estudiantes, esta fecha permite la matrícula del estudiante que cumple la edad permitida antes de esta fecha, siempre y cuando presente la información que sustente la matrícula. Edad permitida. Es la edad que se toma como base para las validaciones. En función de estos parámetros, el sistema realiza las siguientes validaciones  



Caso 1: Si el estudiante cumple la edad permitida después de la fecha límite entonces se acepta la matrícula del estudiante. Caso 2: Si el estudiante cumple la edad permitida después de la fecha límite pero antes de la fecha de flexibilidad, entonces se acepta la matrícula siempre y cuando se presente la información que sustente. Caso 3: Si el estudiante cumple la edad permitida antes de la fecha límite y antes de la fecha de flexibilidad, entonces no se acepta la matrícula.

Estas validaciones se han colocado en tres opciones desde donde se puede matricular estudiantes en el sistema. Estas opciones son: -

La opción de matrícula de estudiantes. La opción de prematrícula de estudiantes. La opción de nómina básica de estudiantes. 

Opción de matrícula de estudiantes. Para el caso 2, el sistema muestra la siguiente pantalla que viene acompañada de un check de validación en el cual el usuario debe indicar si el apoderado del estudiante presenta el código de estudiante y la constancia de estudios.

Para el caso 3 y en caso que el usuario del sistema no haya confirmado el registro de matrícula según la pantalla anterior, el sistema muestra el mensaje que indica que el estudiante no puede ser matriculado, por ejemplo:

108

b. Matrícula > Exonerar Este es el formulario en donde se actualiza la información de las exoneraciones del estudiante, las áreas a cargo y programas sociales del estudiante para el año escolar seleccionado. Para tener acceso a esta opción previamente debe haber registrado la matrícula para el año académico actual. Este formulario cuenta con tres secciones: “Áreas Exoneradas”, “Áreas a Cargo” y “Programas Sociales”. Sección “Áreas Exoneradas” En esta sección podrá registrar las áreas exoneradas del estudiante para el año académico. Para registrar un área exonerada debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar. Para editar o eliminar un área exonerada de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado.

Los datos que se registran en este formulario son: Diseño Curricular Área

Resolución Fecha Observaciones

Diseño curricular nacional o plan de estudios Área genérica. No todas las áreas pueden ser exonerables. Solo se despliegan las áreas que pueden ser exonerables, como por ejemplo Religión. Documento que autoriza la exoneración del estudiante. Calendario de fecha de exoneración Comentario u observación referidas a la exoneración.

Sección “Áreas a Cargo” Esta sección permite registrar las áreas a cargo, siempre y cuando se trate de una matrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién inicia dentro del nivel académico, no existe un grado previo). También es posible que según corresponda puede haber más de un área a cargo para un estudiante en un año académico o periodo promocional (por ejemplo si la IE pertenece a EBA, que tiene más de uno). 109

En la siguiente ventana se podrá ingresar la información correspondiente a las áreas a cargo que el estudiante tiene de matrículas anteriores.

Para registrar un área a cargo debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar. Para editar o eliminar un área a cargo de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado. Los datos que se ingresan en esta ventana son: Año Institución Educativa Diseño curricular Grado

Área

Año al que corresponde al área a cargo. Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha cursado el área que lleva como cargo. Es la estructura curricular Es el grado al que corresponde el área a cargo. Debe ingresarse un área precedente del grado de matrícula. Es el área del diseño curricular que el estudiante lleva como cargo.

Sección “Programas Sociales” Esta sección permite registrar los programas sociales en los que está participando o inscrito el estudiante para el año académico actual. El sistema lista los programas sociales que tiene asignada la IE. Para asignar uno o más de los programas sociales mostrados, deberá marcar el check, luego indicar el botón Grabar. Para quitar la asignación de un programa social, simplemente deberá desarmar el check y a continuación indicar el botón Grabar.

c. Matrícula > Imprimir Este es el formulario final del proceso de matrícula de un estudiante, permite imprimir la constancia de matrícula y la ficha única de matrícula.

110

Si escoge la primera opción “Constancia de Matrícula Estudiante” y luego indica el botón Imprimir, el sistema mostrará una ventana con una imagen en formato PDF de la constancia de matrícula.

Si selecciona la opción “Ficha Única de matrícula” y luego indica el botón Imprimir, el sistema mostrará una ventana con una imagen en formato PDF de la Ficha Única de Matrícula del estudiante.

En el caso que seleccione la opción de reverso y pulsar “Ficha de Matricula” mostrará la siguiente ventana.

111

21. Nómina de Matrícula La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrícula -> Nómina -> Generación y envío.

Esta opción permite generar los formatos oficiales de Nómina de Matrícula y/o Nominas Adicionales de las secciones de la institución educativa. También permite remitir los formatos oficiales para su correspondiente aprobación en la UGEL/DRE a la que está adscrita la IE. Emisión del formato impreso de la nómina de matrícula. Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana: Primero tiene que seleccionar el grado.

Seleccione la sección.

Elección del formato: Nomina de Matricula. Nomina Adicional.

Debe seleccionar el grado, sección y el formato a generar. Automáticamente, en la parte derecha de la ventana, se mostrarán los datos de Responsable de la matrícula, R.D institucional, fecha de aprobación, según sea el caso. Tal como se muestra en la siguiente pantalla 112

Estos datos se pueden actualizar en el registro de la sección, para el caso de nominas de matricula o en el registro de la resolución IE, para caso de Nominas Adicionales.

Pulse el botón Generar Nómina.

Para el caso de Nominas de matrícula, pulse el botón “Generar Nómina” para que muestre la imagen en PDF de la Nómina de Matricula. En el caso de Nominas de matrícula adicionales, antes de generar la nomina debe elegir la resolución asociada al grado y sección.

Debe indicar la resolución asociada al grado y sección

Luego de pulsar el botón de “Generar Nomina”, la imagen de la cara anterior es como sigue:

113

Sello de agua que indica que la nómina no es aún definitiva.

La imagen de la cara posterior, es similar a la siguiente:

Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posición diagonal que indica que el formato no es definitivo. NOTA: En caso que la sección no contenga estudiantes matriculados, se mostrará un mensaje similar al siguiente:

Remisión del formato de la nómina de matrícula. Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en el paso n° 02, tal como lo muestra este diagrama:

114

Una vez que se ha culminado exitosamente con la nómina de matrícula con la información registrada en el sistema, para remitir el usuario deberá marcar el check de Generar nómina oficial final.

Luego de pulsar el botón de Generar Nómina aparecerá una ventana de advertencia y confirmación similar a la siguiente:

Tal como lo advierte en esta ventana, tras la aceptación se genera un formato PDF de la nómina de matrícula y se muestra la nómina en pantalla sin el sello de agua.

115

Note que cuando la nómina de matrícula es la oficial final, ya no se muestra el sello de agua.

No es posible volver a generar el formato de nómina de la sección en curso ya que la caja de check Generar nómina oficial final queda bloqueada. Al seleccionar una sección, es posible saber si es que se ha generado la nómina oficial correspondiente, Por ejemplo:

En este sector aparecen los formatos oficiales correspondientes a la sección.

Es posible eliminar el registro siempre y cuando no sea aprobado o rechazado.

Todos los formatos generados pueden ser agrupados en una colección de envío para remitirlos a la UGEL u otro órgano de gestión que corresponda. Para agrupar formatos se debe pulsar el botón Envío de nóminas a IGEL, con lo que aparece una ventana como la siguiente:

116

Note que es posible armar un envío con formatos de nóminas de secciones de diferentes grados.

Es posible también ingresar un documento de referencia que puede ser el número de oficio de la IE con la que se envían los formatos.

Al presionar el botón Confirmar se indica al sistema que las nóminas de las secciones seleccionadas serán incluidas en el envío que se está preparando. Note que si requiere incluir nuevas nóminas es necesario volver a generar un nuevo envío. Es en este punto en donde se genera la información de resumen que será utilizada en el Censo Escolar del año correspondiente. Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios paquetes todos los formatos oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la UGEL y se ha generado un paquete de envío. Este es el número de envío.

Impresión del formato de envío. Finalmente, es posible también imprimir el formato de envío, con el fin de obtener un listado rápido de las nóminas que se vienen generando. Este formato puede ser usado como cargo en la entrega de los formatos oficiales a la IGEL. Para proceder a la impresión se debe pulsar el botón Listar paquetes, de esta manera:

Luego de seleccionar el envío y pulsar el ícono, es posible obtener el listado mencionado:

117

22. Registro de Nómina Adicional La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrícula -> Nómina -> Nómina adicional.

Esta opción permite registrar las resoluciones que la institución educativa va generando para sus matrículas adicionales. Al ingresar a esta opción el sistema muestra una página con el listado de las resoluciones registradas.

Al agregar una nueva resolución aparece la siguiente ventana para registrar los datos de la resolución.

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Los datos que se registran en esta ventana son: Id resolución Tipo resolución

No está disponible para ingreso por el usuario. Dependiendo del tipo de resolución se activará la finalidad. El tipo de resolución identifica el alcance que tiene las resoluciones siendo registradas.

Finalidad

Por ejemplo para una resolución jefatural se activan estas finalidades.

N° resolución Fecha de aprobación Responsable

Indique el número de resolución Es la fecha en la que se aprobó la resolución Es el personal de la IE que se hace responsable de la resolución. Es una fecha de control que permite agrupar los registros de interés de la resolución, según la finalidad de la resolución. Por ejemplo, si se trata de una resolución con la finalidad de matrícula adicional, entonces esta fecha corresponderá al inicio del rango para agrupar las matrículas. Al igual que el campo anterior, corresponde al rango final de agrupación. Es una descripción breve o resumida de la resolución. Es el texto de la resolución

Fecha de inicio

Fecha de fin Descripción Texto resolución

Al grabar la resolución, automáticamente se actualiza la lista de resoluciones.

Mientras la resolución esté como registrada, podrá ser eliminada.

Note el ícono siguiente . Indica que la resolución tiene una finalidad que obliga al usuario a trabajar con la información contenida en el sistema.

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En este caso se trata de una resolución de matrícula, por lo tanto se solicita el registro de las matrículas asociadas. Al pulsar en este ícono se muestra la siguiente ventana:

Al presionar el botón Agregar, se muestran las matrículas nuevas que se encuentren en el rango de fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.

En el caso que se desee ir agregando matrículas de acuerdo a un criterio de agrupación en especial, podrá ir filtrando seleccionando la opción Filtrar, lo cual permitirá seleccionar ya sea, grados secciones o estudiantes.

Si selecciona el filtro por grados

Si selecciona el filtro por secciones

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Si selecciona el filtro por estudiantes. Se puede buscar por apellidos y nombres o por código de estudiante:

Al presionar el botón Grabar, se confirma a las matrículas de estudiantes y son cargados a la resolución, apareciendo de la siguiente manera:

Fíjese en la leyenda, el engranaje más oscuro significa que la resolución se encuentra en el estado de registrado.

Procesar una resolución cuya finalidad es de matrícula implica que todas las matrículas asociadas son confirmadas y la resolución no podrá ser modificada. Para procesar una resolución usted debe hacer clic sobre el ícono del engranaje, el sistema le pedirá confirmar la acción.

Luego de esperar unos segundos, se emite un mensaje de culminación del proceso

La resolución pasa al estado de procesado y ya no podrá ser eliminada ya que desaparece el ícono de eliminación.

121

23. Postergación de Evaluación La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluación -> Postergación -> Postergación de evaluación.

Esta opción permite registrar la información de los estudiantes que no podrán rendir sus evaluaciones en las fechas y horas programadas. Los estudiantes podrán rendir posteriormente los exámenes

Después de pulsar la opción de Agregar abrirá la siguiente ventana donde podrá ingresar la información solicitada por el sistema.

Los datos que se registran en este mantenimiento son:

122

Código de Postergación

Código generado por el sistema

Grado

Grado que cursa el Estudiante

Sección

Sección que cursa el Estudiante

Nombre de Estudiante

Apellidos y Nombres del Estudiante

Motivo

Motivo por el cual el Estudiante no podrá dar el examen

Observaciones

Resolución Postergación

Resolución de la Postergación

Fecha de Postergación

Fecha que se realiza la postergación

Pulse el siguiente icono siguiente ventana:

para que pueda realizar la búsqueda del estudiante, abrirá la

Ingrese información del estudiante y pulse buscar.

Después de encontrar el estudiante, pulse doble clic.

Después de ingresar toda la información solicitada por el sistema pulse grabar y le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra los datos del estudiante

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24. Carga de DNI desde Excel La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Carga DNI desde XLS.

Esta opción permite realizar el registro DNI de los estudiantes matriculados en un año académico en forma masiva. Inicialmente se mostrará lo siguiente:

Se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar un archivo Excel.

El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la información allí contenida actualizará los datos correctamente.

124

El nombre del archivo tiene esta estructura: Posiciones Del 1 al 9

Del 10 al 18

Del 19 al 24 Del 25 al 28

Descripción Identifica que se trata de un archivo de carga de DNI Es el código modular, el anexo de la institución educativa y un separador Es un separador y un número de control Es la extensión del archivo

Ejemplo CargaDNI_

03254640_

_34378 .xls

Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de la ruta.

Se puede indicar cualquier otra ruta y el usuario puede optar por crear subdirectorios por grados, por ejemplo.

Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección así como también las listas correspondientes que controlarán el registro de los estudiantes. Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.

125

La segunda hoja denominada EstudiantesDNI, se muestra el listado de todos los estudiantes de la Institución Educativa.

Columna donde se deben registrar los DNI actualizados de los estudiantes.

Columna donde se muestra los DNI actuales de los estudiantes.

Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.

Concluida la operación el sistema mostrará una lista de las operaciones de carga de DNIs previamente realizadas. La ventana es similar a la siguiente: Si existieran problemas, el sistema muestra el mensaje de error.

También es posible ver el informe de lo acontecido en el proceso de carga.

126

25. Estudiantes por sección La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Est. por sección.

Esta opción permite ver el listado de los estudiantes matriculados por sección, también permite ordenar la lista de estudiantes de forma automática o manual.

Secciones del grado.

Esta opción tiene las siguientes funcionalidades: a.

Orden Automático Al presionar el botón “Orden Automático” la lista de estudiantes se ordenará automáticamente por orden alfabético” como se muestra en la siguiente ventana.

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Pulse Orden Automático.

Orden Manual Esta opción permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por conveniente el docente.

Se podrá cambiar el orden de la lista, cambiando el orden de los números.

En la siguiente ventana se puede observar que los números de orden ya están cambiados

El usuario puede cambiar la numeración.

Después de cambiar manualmente la numeración se procede a pulsar el botón “Grabar”, obteniéndose el siguiente resultado.

128

En la opción “Orden Manual” si usted repite el mismo número en el momento de grabar le saldrá la siguiente ventana de advertencia.

En la opción “Orden Manual” si usted ingresa un número de orden que excede al total de estudiantes existentes, en el momento de pulsar grabar le saldrá la siguiente ventana de advertencia.

Cambio de estado de la matrícula de estudiantes. Los cambios de estado de la matrícula de estudiantes se realizan mediante esta pantalla. Los estados posibles son: Pre matrícula

La matrícula del estudiante procede del proceso de promoción del año académico anterior.

En proceso

La matrícula es libre y no proviene del proceso de promoción del año académico anterior.

Definitiva

La matricula no puede ser modificada

Anulada

La matrícula fue anulada y no tiene validez. El usuario podrá eliminar toda la información del estudiante, pues se activa el botón de eliminación

Los cambios de estado posibles son los siguientes:

Pre matrícula En proceso Definitiva Anulada

Pre matrícula

En proceso

Definitiva

Anulada

No No No Si

No No Si Si

Si Si No Si

Si Si Si No

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26. Padrón de Apoderados La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Padrón de apod. x sec.

Esta opción permite ver la relación de los apoderados de los estudiantes de una sección pudiendo tener filtros por grado, diseño curricular, sección o grupo.

Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Grado Diseño Curricular Grupo Sección

El grado del cual quiere saber la lista de apoderados Escoger el diseño curricular El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados La sección del cual quiere saber la lista de apoderados

Después de seleccionar todos los campos se mostrará la relación de todos los apoderados que cumplen con los criterios seleccionados.

130

27. Cambio de Sección del Estudiante La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Cambio de sección.

Esta opción permite cambiar de sección a un estudiante dentro de un mismo grado en el transcurso del año académico o periodo promocional y dentro de una misma institución educativa. Este traslado realiza el movimiento de toda la información asociada del estudiante desde su sección origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas, principalmente. Pulse agregar para que pueda ingresar la información correspondiente del estudiante del cual se va realizar el cambio de sección.

Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de sección hacer clic en el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos hacer clic en el botón Grabar.

131

Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda por el estudiante.

Los datos que se muestran / registran son: Código de matricula Grado Sección Nombre de estudiante Fecha de cambio Nueva sección Observaciones

Identificador único de matrícula del educando Grado del estudiante. Sección del estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del estudiante Fecha que va ser realizado el traslado. Esta fecha debe estar dentro del año académico en curso. Es la sección de destino a donde será trasladado el estudiante. Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de sección del estudiante.

El registro, puede quedar de esta forma:

Luego debe presionar el botón Grabar y se agregará a la lista de la pantalla principal de la opción.

Al pulsar este ícono se podrá proceder al cambio de sección.

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Hasta este momento, el cambio de sección del estudiante no se ha efectuado aún. Para lograrlo se debe pulsar el ícono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:

Puede refrescar la página para poder ver el estado del proceso.

Al presionar refrescar se puede apreciar el estado del proceso.

Al ser confirmado, se realiza el cambio y se impide la modificación y eliminación del registro.

b. Reporte de cambios de sección.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

133

Descripción del reporte: Código de estudiante Estudiante Estado Fecha Observación Resolución Sección Destino Sección Origen

Código de identificación del estudiante. Apellidos y nombres del estudiante Procesado, Registrado. Fecha de registro del cambio de sección Motivo del cambio de sección. Numero de resolución del cambio de sección. Sección Destino del cambio. Sección Origen

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28. Traslado de Estudiantes La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Traslado estudiantes.

Esta opción lista los traslados registrados en el sistema para la IE del usuario del año académico actual. El usuario deberá seleccionar un tipo de traslado y a continuación hacer clic al botón “Listar Estudiante”.

Luego de seleccionar el tipo y listar se mostrará la siguiente ventana:

135

29. Retiro de Estudiantes La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Retiro estudiantes.

Esta opción permite el registro de los estudiantes retirados de la Institución Educativa durante un año académico. Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa hacer clic en el botón Agregar

Con lo cual se mostrará la siguiente ventana

Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda por el estudiante.

136

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Nombre de estudiante Código de retiro Resolución de retiro Fecha retiro Motivo retiro

Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante Identificador asignado por el sistema Número de la resolución de traslado. Fecha que va ser realizado el traslado. Motivo por el cual se está retirando el estudiante.

Observaciones

Observaciones que crea pertinente referidas al retiro del estudiante.

Después de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso que desee modificar algún dato pulse sobre el código de cada registro

Pulse el enlace para modificar la información.

Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opción de Registro de la Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color rojo los días que le corresponden, tal como se muestra a continuación: Note que el sistema reconoce al estudiante como retirado (ver el color rojo de la leyenda).

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30. Gestiรณn de Traslados Ingreso La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Gestiรณn de traslados -> Ingreso.

Esta opciรณn permite registrar las constancias de vacantes de los estudiantes que ingresarรกn a nuestra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con constancia de vacante:

Al hacer clic al botรณn Agregar, aparece la siguiente ventana:

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Los datos que se solicitan son: Tipo Traslado

IE Origen Año Origen Nombre de estudiante Año Destino Grado Texto IE

1 Por cambio de nivel: En este caso el estudiante debe haber culminado un grado promoción. 2 Por cambio de año: En este caso el estudiante ha finalizado un grado y desea cambiarse de IE para llevar el grado siguiente correspondiente al mismo nivel. 3 En el mismo año: En este caso el estudiante cuenta con matrícula en un año escolar y desea cambiarse de IE en el mismo año. Institución educativa de donde proviene el estudiante. Se muestra los años escolares posibles a elegir según el tipo de traslado y año lectivo. Apellidos y nombres del estudiante Se muestra los años escolares posibles a elegir según el tipo de traslado y año lectivo. Se carga el grado según el tipo traslado y la última matrícula del estudiante. Texto referencial u observación.

El registro quedaría de esta manera:

Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda de la I.E a la cual se le va trasladar al estudiante.

Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda del estudiante.

El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante será trasladado en la ventana de ayuda siguiente:

139

En este campo se ingresa el nombre de la IE Código Modular.

Las IIEE posibles de traslado a buscar dependerá del tipo de traslado.

Se puede filtrar para que se muestren las IIEE que pertenecen a un departamento en especial.

Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opción:

Note que luego del registro de la constancia de vacante del estudiante, muestra el estado que indica que esta registrado y pendiente de aprobación o liberación de la matrícula la cual deberá realizarse por la IE Origen. Así mismo la constancia de vacante puede ser impreso dando clic en:

Una vez que la IE Origen apruebe o libere la matrícula del estudiante el estado se mostrará como sigue:

140

Luego que haya sido aprobada la IE podrá matricular al estudiante haciendo clic en el botón . Aparecerá una ventana modal que le permitirá elegir la Sección y el Apoderado, luego clic en matricular.

Luego de ello nos muestra una ventana de confirmación:

141

31. Gestión de Traslados Salida La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Gestión de traslados -> Salida.

Esta opción permite visualizar y aprobar/liberar los traslados de los estudiantes que se van a otra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con constancia de vacante:

Note que los registros de la constancia de vacante de los estudiantes, muestra el estado que indica que esta registrado y pendiente de aprobación/liberación de la matricula. Al dar clic en el botón

nos mostrará la siguiente ventana:

142

En la cual se muestra los datos de la constancia de vacante y se puede aprobar o rechazar el registro de traslado.

143

32. Proceso de generación de prematrícula La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrícula -> Matrícula -> Matrícula automática (prematrícula).

Este proceso consiste en la preparar la información de los estudiantes que han salido como aprobados y desaprobados en el año académico en curso, para que puedan ser matriculados en el siguiente año académico. Se tienen dos procesos de prematrícula: Fase Regular y Fase de Recuperación. Como requisitos básicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene: Requisito 01: Todos los periodos de la fase Regular deben estar en el estado de Evaluado.

Los estados deben estar en el estado Evaluado.

Cuando el estado se encuentra en evaluado recién se activan el botón

Requisito 02: El año académico siguiente al año en curso en la IE debe existir. Asegúrese de ello, de lo contrario, el sistema le mostrará un mensaje similar al siguiente y no podrá realizar este proceso:

144

Requisito 03: Al menos debe existir una sección para cada grado a donde serán promovidos los estudiantes. Estas secciones deben estar configuradas en el año previo como Sección Posterior. Requisito 04: El año académico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario el proceso no será completado y se mostrará el siguiente mensaje:

Ya en la ejecución misma del proceso, al presionar el botón, se muestra el siguiente mensaje:

Luego de ejecutado el proceso se mostrará un mensaje con estado: Errores / Conforme

145

El informe dependiendo de la fase se mostrarรก: FASE REGULAR

FASE DE RECUPERACION:

146

33. Actualización de estudiantes por programa Esta opción permite realizar la actualización de estudiantes por programa que la Institución Educativa tenga asociada. Esta opción es útil cuando se desea realizar una rápida identificación en el sistema de los estudiantes asociados

La actualización de los estudiantes matriculados en un año académico en particular es de forma masiva. Inicialmente se mostrará lo siguiente:

Se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar un archivo Excel.

Del 23 al 31

Del 32 al 35

Descripción Identifica que se trata de un archivo de carga de DNI Es el código modular, el anexo de la institución educativa. Es el código del

Ejemplo EstudiantesPorPrograma_

03254640

001_ 147

Del 36 al 40 Del 41 al 45

programa social y un separador Es un numero aleatorio Es la extensión del archivo

16091 .xls

Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de la ruta

Se puede indicar cualquier otra ruta y el usuario puede optar por crear subdirectorios por grados, por ejemplo.

Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general así como también las listas correspondientes que controlarán el registro de los estudiantes. Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.

La segunda hoja denominada EstudiantesPorPrograma, se muestra el listado de todos los estudiantes de la Institución Educativa.

Columna donde se debe indicar si el estudiante pertenece al programa.

148

Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.

Concluida la operación el sistema mostrará una ventana de confirmación:

Para comprobar la actualización puede revisarse desde la ventana de Matricula de estudiantes, pestaña de “Otros datos”.

149

34. Talleres seleccionados por estudiante Mediante esta opción las instituciones educativas que trabajan con talleres electivos podrán registrar los talleres que cada estudiante ha seleccionado para llevar durante el año escolar. Previamente, en el proceso de matrícula propio de la IE o durante el año escolar, cada estudiante o apoderado ha debido indicar el taller de su preferencia. Nota: Si la institución educativa no opera en la modalidad de talleres electivos, entonces se le mostrará un mensaje que le impide el ingreso a esta opción. Para configurar la funcionalidad de talleres electivos, recuerde que ello se configura en la opción de datos de la institución educativa. Al ingresar a esta opción, la ventana muestra una pantalla similar a la que se muestra a continuación:

Luego de la selección del grado y la sección:

En las filas se puede apreciar los estudiantes de la sección.

En las columnas se muestran las programaciones de talleres.

Para asignar los talleres a cada estudiante, solo se hace clic en la celda que corresponde a la intersección estudiante – taller. Para desasignar, se debe hacer otra vez clic sobre la misma celda. Si el estudiante ya tiene alguna nota final o por periodo registrada en el sistema, éste mostrará el mensaje de advertencia correspondiente.

150

151

35. Asistencia Mensual a la IE La secuencia de ingreso es la siguiente: Asistencia -> Asist. mensual IE.

Esta opción permite realizar el registro de la asistencia, inasistencia y tardanzas de los estudiantes a la institución educativa: este registro es mensual y corresponde a alguna de las fases del año de estudios (o periodo promocional, para el caso de EBA). Al ingresar a esta opción aparece una ventana similar a la siguiente:

Enlace Registro directo de Asistencia.

Seleccione alguna sección del grado.

Este es un año cronológico. Note que a un año académico (o año de estudios o periodo promocional) puede sobrepasar un año cronológico.

Botón de registro de asistencia por intermedio de plantilla Excel.

Permite consolidar o resumir el total de asistencias por mes, para su posterior consulta.

Mediante esta opción es posible registrar la asistencia de los estudiantes de dos formas: -

Registro directo de la asistencia. Se usará la opción de Registrar asistencia directamente en el sistema.

Registro por intermedio de una plantilla Excel. Se va a realizar la carga de la asistencia a través de una hoja de cálculo. 152

Registro directo de asistencia El usuario debe seleccionar la sección en la parte superior de la columna que corresponde a los enlaces de Registrar Asistencia.

Luego, se procede al registro de la asistencia de estudiantes teniendo en cuenta las consideraciones indicadas a continuación: a. Sólo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del año académico (en el caso de EBA, periodos promocionales), y como límite hasta la fecha actual. Esto quiere decir que si, por ejemplo, hoy es 25 de Agosto de 2011, no podrá ingresarse la asistencia del 26 de Agosto o alguna fecha posterior. b. Por defecto todos aquellos días laborables y marcados como de recuperación aparecen como Asistió (símbolo de punto), con la finalidad que el usuario marque, solo aquellos estudiantes que no asistieron a la institución. c.

El Registro Directo de Asistencia posee mensajes informativos a modo de leyenda, que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier ubicación del registro.

La ventana que aparecerá es similar a la siguiente: Pulsar con el mouse en la casilla para cambiar el estado.

Si coloca el cursor en un evento, aparecerá el significado de cada letra.

Con este botón se realiza la carga de la asistencia desde una plantilla Excel previamente descargada.

Fechas especiales marcadas.

Las modificaciones que se realizan sobre la asistencia de los estudiantes de una sección modifican directamente la información en la base de datos del sistema (note que no existe el botón Grabar en esta pantalla). Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuación. 153

Descripción

Símbolo

Falta

Tardanza

Falta Justificada Tardanza Justificada

Asistió No se registró

U . Espacio en blanco

Adicionalmente, se pueden realizar las siguientes operaciones: a.

Imprimir asistencia Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el ícono de la impresora, luego el sistema mostrará una ventana similar a la siguiente:

Eliminar asistencia En ocasiones deseará realizar la “limpieza” total del registro realizado. La manera de hacerlo es a través del botón Limpiar Asistencia.

Pulse “Limpiar asistencia” para borrar la asistencia de todos los estudiantes.

Esta acción debe efectuarse siempre y cuando se esté seguro de borrar la asistencia de todos los estudiantes. Para confirmar, se le mostrará la siguiente ventana y pulse Aceptar.

154

En el caso que se desee borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono

Pulse el icono para borrar la asistencia del estudiante.

En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante, el sistema le mostrará la siguiente ventana de confirmación y pulse Aceptar.

Registro por intermedio de una plantilla Excel Se recomienda el uso de esta opción cuando se desee realizar un registro rápido de la asistencia de estudiantes y no se dispone de una conexión permanente de internet. Consiste en descargar una plantilla en Excel con la información de los estudiantes de las secciones y luego de registrar las asistencias (o inasistencias o tardanzas). Finalmente, se realiza la carga de la información registrada en el archivo Excel. Este registro es muy sencillo y tiene lugar al hacer clic al botón Generar plantilla Excel, tras lo cual se muestra una ventana similar a la siguiente: Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuación.

155

Seleccione las secciones que requiera incluir en la hoja de cálculo.

Como puede apreciarse, se solicita al usuario que seleccione las secciones va a considerar en la plantilla. Por defecto, el sistema muestra todas las secciones seleccionadas. Pulse luego el botón Confirmar. En unos segundos se mostrará la información de que se está generando un archivo Excel. Dependiendo del tipo de navegador, la forma de esta ventana de aviso puede ser diferente, sin embargo siempre va a mostrarse el nombre del archivo: El nombre del archivo no debe variarse.

Este archivo debe ser guardado en una carpeta de fácil acceso por el usuario (puede ser en su pc o algún dispositivo de memoria externo, por ejemplo) debido a que el usuario 1 debe actualizar la asistencia aquí mismo. El nombre del archivo tampoco debe ser modificado. Al abrir el archivo se muestra la siguiente información: La primera hoja es de Generalidades y muestra información de la institución educativa y las secciones seleccionadas. No debe modificar nada en esta hoja.

Note que la plantilla descargada contiene una hoja del libro para cada sección del grado seleccionado.

Ahora, podemos pasar a registrar la asistencia a la institución educativa de alguna de las secciones:

Para el nombre de archivo AsistenciaIE_06311190_20110304_94845.xls se tiene que 06311190 es el código modular y anexo de la institución educativa. 20110304 corresponde al año, mes y sección y los últimos dígitos son aleatorios.

156

Importante: Si se muestra este mensaje que sugiere que el usuario debe habilitar el contenido de macros, deberá pulsar el botón.

Note que la hoja de cálculo descargada contiene el registro de asistencia realizado hasta ese momento.

Note que la hoja de cálculo va a validar que los únicos valores posibles que se ingresen sean los que se muestran a continuación:

Solo se permite el ingreso de estos valores.

Como se vio en el apartado anterior, para cargar la asistencia desde una plantilla Excel, se debe ingresar como si se tratase de un registro directo de asistencia. Y hacer clic en el botón de Cargar Excel.

Con este botón se activa la carga de archivos Excel.

En seguida se solicita el ingreso de la ruta y el archivo donde se encuentra la información de la asistencia de estudiantes previamente registrada. Así:

Al ingresar la ruta y luego presionar el botón cargar registros, el sistema va a actualizar la información de la sección que corresponda. Si por alguna razón el usuario ha modificado alguna información de la hoja de cálculo que no debería, como por ejemplo el nombre de la hoja, se mostrará un mensaje similar al siguiente:

157

Consolidar asistencia Use este procedimiento para generar informaci贸n resumida para los diferentes formatos emitidos por el sistema, como por ejemplo el ROD. Use este bot贸n para consolidar la informaci贸n.

158

36. Registro de Notas Finales La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluación -> Reg. calificaciones -> Finales desde excel.

En algunos casos, se va a requerir que la institución educativa ingrese las notas finales por área de los estudiantes debido a que no ha sido posible el registro de dichas calificaciones de manera continua para cada periodo, ya sea por inicio tardío en el uso del sistema, o probablemente cuenta con un software propio o simplemente no cuenta con internet en la zona donde viene funcionando la institución educativa, entre otras razones. Los pasos para completar este procedimiento son: a. Descargar el archivo Excel con el listado de los estudiantes. b. Registrar las notas finales de los estudiantes en el archivo Excel descargado. c. Subir o cargar el archivo Excel conteniendo las notas. Con ello ya será posible emitir las actas finales de notas. d. Para los casos en que se requiera reprocesar la situación final de los estudiantes de la sección, es posible reprocesar las notas finales. Como prerrequisito para usar esta opción se requiere: a. Haber creado las secciones de la institución educativa para el año académico o periodo promocional en curso. b. Que la institución educativa esté configurada para trabajar únicamente con notas finales. Esto se verifica en la opción de Datos de la Institución Educativa. Ver la imagen.

159

Pulse el botón Modificar y luego marcar la opción de Registro de Notas Finales. Finalmente presione el botón Grabar.

Si la institución educativa no está configurada para trabajar con notas finales, entonces se mostrará un mensaje similar al siguiente:

Si los requisitos son cumplidos, al ingresar a esta opción se muestra una ventana que está dividida en tres áreas de trabajo o paneles:

Este es el sector para la descarga de los archivos Excel con la información de los estudiantes para que el docente ingrese las notas finales.

Este es el sector para la carga de los archivos Excel con la información de los las notas finales.

Este es el sector donde se muestra la información que va a ser actualizada, previa verificación del usuario. Note que también se muestran las inconsistencias en la información que será procesada.

Como se puede apreciar, en cada uno de los paneles se ejecuta una acción específica. A continuación se detallan paso a paso las acciones del usuario:

160

a. Descargar el archivo Excel con el listado de los estudiantes. El usuario debe seleccionar el diseño curricular, el grado y la sección y presionar el botón Generar archivo Excel.

Pulse este botón para generar el archivo en Excel.

Va a aparecer la siguiente ventana: (NOTA: Dependiendo del navegador, esta ventana puede tener diversas formas).

El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo debe tener en cuenta únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo porque es mediante el nombre del mismo que la información ahí contenida actualizará los datos correctamente. El nombre del archivo tiene esta estructura: Posiciones Del 1 al 16 Del 17 al 25 Del 26 al 28 Del 29 al 30 Del 31 al 34 Del 35 al 36 Del 37 al 38 Del 39 al 43 Del 44 al 47

Descripción Identifica que se trata de un archivo de notas finales, incluye el separador. Es el código modular, el anexo de la institución educativa y un separador El código del diseño curricular Es el nivel académico Es el año académico Es el código de grado Es el código de la sección Es un separador y un número de control Es la extensión del archivo precedido por un punto.

Ejemplo RegNotasFinales_ 12584820_ 15_ A2 (códigos del Escale) 2011 02 01 _84327 1 .xls

Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de la ruta

Se utiliza este formato (Excel 97-2003) porque de esta manera se hace extensivo el uso de esta opción a una mayor cantidad de usuarios.

161

Se puede indicar cualquier otra ruta y el usuario puede optar por crear subdirectorios por grados, por ejemplo.

b. Registrar las notas finales de los estudiantes en el archivo Excel descargado. Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección así como también las listas correspondientes que controlarán el registro de las notas de los estudiantes.

Estas son las abreviaturas de las áreas o talleres que lleva la sección.

Si desea, puede pulsar este botón, que le permitirá formatear la hoja de cálculo (NF) en un formato más amigable.

En la hoja NF (Notas finales), se van a ingresar las notas finales del estudiante.

Esta primera hoja no debe ser modificada. Si el usuario intenta hacerlo, le mostrará un mensaje similar al siguiente:

La segunda hoja denominada NF (de notas finales), es donde se deben ingresar las notas de los estudiantes.

162

El usuario solo debe ingresar la información de las notas. Tenga en cuenta que las notas cambian del formato vigesimal o literal según sea el caso. Si el usuario aplica un mal registro, el sistema tomará ello como una inconsistencia.

No modifique estos datos de los estudiantes, de lo contrario sus notas no serán consideradas.

Nota: En el caso de una IE del nivel Educación Básica Alternativa, para los grados Avanzado Primero, Segundo, Tercero y Cuarto, si el estudiante tiene nota desaprobatoria, se debe registrar RR en lugar de la nota. c. Subir o cargar el archivo Excel conteniendo las notas. Una vez guardado el registro de notas, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Notas, no sin antes ubicar el archivo que se desea subir mediante el botón Examinar. Este panel es independiente del panel de descarga de Excel. Esto quiere decir que no interesa qué sección está indicándose en dicho panel.

Presione el botón Examinar y ubique el archivo que desea cargar.

Luego de seleccionar el archivo en la ventana de carga de archivos pulse el botón Cargar Notas. Note que el panel muestra la información contenida en el nombre archivo Excel, de esta manera:

163

Si un estudiante aparece como bloqueado, es posible que se trate de un traslado, retiro o postergación.

Es importante saber que a este punto no se ha realizado la actualización de la base de datos de manera definitiva, solamente se ha leído la hoja de cálculo y la información es presentada al usuario. Es posible que se encuentren inconsistencias al momento de cargar las notas finales. Entre ellas destacan: -

Si existe algún estudiante retirado, trasladado o con evaluación postergada, sus notas finales no son cargadas.

En este caso se informa que existen inconsistencias.

Si el nombre del archivo de carga no corresponde a la institución educativa. El reporte de las inconsistencias encontradas aparece en el Informe de Inconsistencias. Se mostrará una ventana similar a la siguiente:

El usuario no puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relación de estudiantes y sus notas. Si el usuario, en este momento, considera que los datos por ingresar contienen algún error, entonces debe hacer la modificación en el archivo Excel 164

que fue descargado (paso A) y repetir nuevamente el paso B. Por el contrario, si el usuario está conforme con la información mostrada, entonces debe presionar el botón Grabar, con lo que el sistema realiza la actualización definitiva en la base de datos y el sistema mostrará la siguiente ventana:

El usuario puede repetir la operación tantas veces desee con diferentes secciones dentro de su institución educativa, para ello debe presionar el botón Nueva Carga. El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo un borrador del acta consolidada de evaluación mediante la opción correspondiente. Por ejemplo: d. Sobre la situación final del estudiante. Cuando se realiza el registro de notas finales, el sistema establece la situación final de cada estudiante justo al momento de finalizar la carga del archivo Excel y luego de aplicar las reglas de promoción y repitencia correspondientes al nivel y grado de la sección que viene siendo procesada. El usuario no podrá modificar la situación de un estudiante directamente en el sistema, porque las referidas reglas se aplican de manera uniforme y global a todos los grados. e. Sobre el reproceso de notas finales Se debe usar el botón de reproceso de notas finales si el usuario desea generar nuevamente la situación final del estudiante de la sección seleccionada. El usuario deberá pulsar el botón luego de haber seleccionado la sección que desea reprocesar se emitirá un mensaje de confirmación.

Luego de pulsar Aceptar, se ejecutará el reproceso de notas finales actualizándose la situación final de los estudiantes. f.

Registro de notas finales de talleres selectivos

En algunas circunstancias la institución educativa está configurada para funcionar con talleres selectivos. En esos casos, el registro de notas finales va a considerar que se registren las notas sólo en los casilleros que corresponden a talleres que el estudiante ha seleccionado.

165

Las columnas pintadas corresponden a talleres selectivos por estudiantes.

Como se puede notar, las celdas que están pintadas distinguen a los talleres selectivos. Cuando el color de fondo del campo donde va la nota es verde, significa que la nota SI corresponde al estudiante en un taller selectivo. Por el contrario, si dicho fondo es rosado, entonces significa que la nota registrada en el formato Excel no le corresponde al estudiante en el taller selectivo. Estas notas en fondo rojo se muestran en el listado de inconsistencias. De esta manera:

Si los datos son inconsistentes, entonces corrija la información de las notas finales con ayuda de los colores y luego presione el botón Nueva carga para volver a cargar la información desde el Excel.

Cuando eso pase, el usuario no podrá guardar la información de las notas finales hasta que subsane las inconsistencias. Note el mientras existan inconsistencias, el botón Grabar no aparecerá. En este caso, se muestra una inconsistencia porque la nota de un taller selectivo no corresponde al estudiante:

Cuando la información es consistente, aparece el botón Grabar.

166

Finalmente, ya en la impresi贸n del Acta final de Evaluaci贸n, la informaci贸n se aprecia de la siguiente manera:

Las notas de los talleres selectivos se muestran de la siguiente forma.

167

37. Registro de Notas Genérico La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por sección (Genérico).

Esta opción permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada periodo, grado, sección y área. Mediante esta opción también es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas para el llenado de las notas de los estudiantes de una sección para que posteriormente se carguen al sistema. Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:

Allí se pide ubicar la siguiente información: Diseño Curricular Periodo

Diseño curricular correspondiente al año académico y al nivel al que pertenece la institución educativa. El es periodo académico al que pertenecen las notas que van a ser registradas y responden a la configuración realiza por la institución educativa para el año académico.

El usuario debe asegurarse que los periodos que va a utilizar se encuentren en el estado En evaluación, de lo 168

contrario se mostrarán los periodos en cursiva y no podrán ser seleccionados, como por ejemplo:

Grado

Sección

Viene a ser el grado al que pertenece la sección que se va a ingresar notas. Es la sección de los alumnos cuyas notas serán ingresadas:

Note que cuando se ha seleccionado una sección se activa el botón de generar archivo Excel. Esto significa que este archivo se va a generar para la sección que se ha elegido hasta este momento. Más adelante en este acápite abordaremos la generación de este archivo: Área

El usuario seleccionará el área que va a ingresar las notas existentes.

Luego de seleccionar se activa el botón de registro resúmen:

Registro de notas por periodo Después de seleccionar los datos pulsar la opción “Registro Resumen”, mostrara la siguiente ventana.

169

Datos generales.

Esta leyenda corresponde a los criterios de calificación.

En el caso que algún estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estará de color amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la línea correspondiente a dicho estudiante estará de color anaranjado, tal como se muestra en la siguiente ventana. En ambos caso no se podrá realizar el registro de las notas.

Naranja: Retirado.

Amarillo: Trasladado.

Para registrar notas se procede de la siguiente manera: Al presionar el botón Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el botones Guardar y Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:

170

Cualquier ingreso incongruente, se marca inmediatamente con un asterisco. En este caso, se ha definido que para tipos de notas vigesimales, esta nota no esta permitida.

Note que la nota final por área no es editable. Esta nota se calcula al final, cuando se guarda el ingreso para esta sección.

Algunas consideraciones para el ingreso de notas: -

En el momento que se está ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso “9” y no “09”; es decir que falto poner el “0” en el momento de guardar la notas automáticamente se guardara como “09”.

En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD serán de color azul y B, C serán de color rojo.

El ícono determinado.

permite borrar lo registrado para un criterio de evaluación

Si se presionar el botón Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la aplicación vuelve a validar antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por ejemplo:

Finalmente, se realiza la grabación:

171

Note que al grabar, se calculan las notas finales. Cuando se tratan de notas literales, la nota final se corresponde con la nota del 煤ltimo criterio de evaluaci贸n.

Tratamiento de los talleres selectivos por estudiante. Un caso especial de este registro es el que se presenta cuando la instituci贸n educativa ha configurado el uso de talleres selectivos por estudiante. En estos casos, al mostrarse la ventana de registro de notas, se presentan los recuadros de celdas pintados de color rosado.

Note que las notas que corresponden a talleres selectivos que lleva el estudiante y que corresponden al periodo que se viene registrando, se pintan con fondo de color contrario. Por el contrario, el color de fondo rosado indica que el estudiante no est谩 registrado en el taller.

Luego del registro de notas en el taller selectivo, el registro queda de la siguiente manera:

172

Cierre del registro de notas Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con el botรณn de Cerrar registro. Cuando el usuario presiona este botรณn recibe la siguiente advertencia:

Si el usuario confirma, entonces se desactivan los botones de modificaciรณn.

Note que ambos botones se bloquean. El usuario no podrรก modificar las notas a menos que sea liberado por un usuario de tipo administrador que tenga los suficientes privilegios.

Generaciรณn de archivo Excel para carga de notas 173

Como se mencionó anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato Excel donde se generará un archivo que permita hacer la carga de notas.

Pulse la opción “Generar Archivo Excel”.

Después de pulsa la opción “Generar archivo Excel” mostrara la siguiente ventana, donde primero tendrá que pulsar el botón guardar para que después pueda abrir el archivo donde podrá ingresar las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza de la misma forma como vimos en el “5.16 Registro de Notas por Docente”

Un ejemplo de la hoja de cálculo que es descargada se muestra a continuación:

En cada hoja del libro (archivo Excel) se encuentra cada área.

Este es un ejemplo de una hoja correspondiente a un área determinada.

174

En este sector el usuario debe ingresar las calificaciones de los estudiantes al finalizar el periodo.

175

38. Registro de Notas por Docente La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por área (Docentes).

El docente podrá registra las notas solo de las áreas que le fueron asignadas, podrá realizar el registro de forma directa al sistema o generar un archivo Excel. Elegir el grado. Elegir el curricular.

diseño

Numero de áreas asignadas al docente.

Generar archivos Excel para el registro de notas.

Para realizar el registro de notas en forma directa al sistema primero hacer clic en la opción “Num Áreas Asignadas”, abrirá la siguiente ventana donde muestra todas las áreas correspondientes a un determinado grado.

Lista de secciones que el personal tiene a cargo en el grado seleccionado.

Lista de áreas que el docente tiene a su cargo en la sección seleccionada.

176

Note que cuando aparece la etiqueta de Evaluado no podrá tenerse acceso al registro de las notas. Las notas sólo son posibles de actualizar siempre y cuando el periodo dentro de la IE se encuentre En evaluación. Al ingresar al link EN EVALUACION se le mostrará la siguiente ventana donde se podrá registrar las notas de una determinada área por periodo.

Opción para que no se pueda realizar modificaciones.

Descripción de los criterios. Opción para eliminar las notas de un criterio.

Pulse modificar para que pueda realizar el registro de las notas como se muestra en la siguiente ventana.

177

Pulse grabar para que guarde las notas ingresadas.

Después de pulsar “Grabar” automáticamente generar la nota final para cada registro como se muestra en la siguiente ventana.

Notas Finales.

En el caso que vaya realizar alguna modificación pulse la opción “Modificar”. Cuando el usuario este seguro que ha ingresado las notas correctamente debe pulsar la opción “Cerrar Registro”, esta opción bloquea las notas para que no puedan ser modificadas. Al final del listado en la columna correspondiente de cada criterio de evaluación podrá apreciar el ícono con el que se podrá eliminar todas las calificaciones de la columna. Tratamiento de los talleres selectivos por estudiante. Un caso especial de este registro es el que se presenta cuando la institución educativa ha configurado el uso de talleres selectivos por estudiante. Para mayor información remítase a la opción de Registro de Notas Genérico.

178

Generar el archivo Excel Para generar el archivo Excel para el registro de notas pulse el icono Generar archivo Excel.

Cuando pulse la opción “Generar archivo de Excel” mostrara la siguiente ventana cual se tiene que elegir el periodo

en la

Después de elegir el periodo pulse “Generar”

Después de pulsar “Generar” abrirá la siguiente ventana donde se generara el archivo Excel como se muestra en la siguiente ventana y luego pulse abrir.

179

Después de pulsar “Abrir” mostrara la siguiente ventana en Excel donde el docente podrá ingresar las notas por asignatura.

Recomendaciones para correcto registro de notas.

Cada pestaña es un área.

Cada pestaña tiene el identificador del Estudiante, el código del estudiante, nombre del estudiante así como los criterios de evaluación.

Criterios de evaluación.

Después de realizar el registro de notas debe guardar el archivo.

180

39. Subir Notas desde Excel La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por docente desde excel.

Esta opción permite importar la información de las notas de cada estudiante desde una hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema. En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opción de examinar abrirá la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo pulsamos el botón abrir. Busque el archivo de excel.

Pulse “Abrir”.

Después de pulsar “abrir” se mostrará la siguiente ventana donde muestra el informe de carga

Informe de Carga.

Pulse Notas”.

“Cargar

181

Después de pulsar “cargar notas” le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra la información de las notas que se han registrado. Mostrara este mensaje si hay inconsistencias en el ingreso de notas.

Informe Inconsistencias.

También puede ingresar las notas directamente.

En el caso que ingresaron las notas erróneamente como por ejemplo el área de comportamiento solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaña “Informe de Inconsistencia” donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra el detalle de todas las inconsistencias.

Relación de inconsistencias.

Entre las inconsistencias más frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran: 

Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto.



Cuando el código modular del estudiante pertenezca a otro estudiante.



Que el criterio de evaluación haya sido modificado

Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el botón grabar o puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana

En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opción de “Nueva Carga”.

Opción para nueva carga.

182

realizar

40. Subir Notas desde Excel por Docente La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por sección desde excel.

Esta opción permite importar las notas de las áreas que le fueron asignadas al docente desde una hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema. Después de ingresar a la opción “subir notas desde Excel por docente” mostrara la siguiente ventana donde podrá buscar el archivo Excel para que lo pueda subir al sistema. El procedimiento es el mismo que vimos en el punto denominado Subir notas desde Excel, con la diferencia que se trata de únicamente las evaluaciones correspondientes a las secciones del personal de la IE.

Carga del archivo Excel con las notas Presionando el botón Examinar, se ubica el archivo que contiene las notas del docente. Luego de seleccionarlo, pulse el botón Cargar notas, aparecerá una ventana similar a la siguiente:

183

El sistema muestra las notas registradas en el Excel y si existen algunas inconsistencias, se ocultará el botón Grabar, de tal manera que solo se guarde información con inconsistencias. La siguiente es la pantalla que muestra un ejemplo de las inconsistencias encontradas en el registro de la información.

NOTA: Si la institución educativa ha configurado el uso de talleres selectivos, entonces estos se tienen en cuenta en el momento de la carga de información.

184

41. Registro de Apreciaciones de Docentes La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluación -> Reg. apreciac. tutor.

Esta opción permite actualizar las apreciaciones de los docentes que aparecen en la boleta de información (o libreta de notas), para lo cual se tiene que elegir el grado, sección y periodo.

Éste es el ícono que permite la descarga de archivo Excel para poder realizar un registro rápido de las apreciaciones del tutor.

Éste es el ícono que permite el registro directo de las apreciaciones.

Existen dos modalidades de registro de las apreciaciones: a. Registro directo de apreciaciones desde el sistema. b. Registro de apreciaciones desde una hoja de cálculo. Enseguida vamos a detallar el registro de cada una de estas modalidades 185

a. Registro directo de apreciaciones desde el sistema Consiste en el registro de las apreciaciones a través del ícono que aparece a la izquierda de la lista de estudiantes: Después de pulsar en este ícono de “Registrar apreciaciones” nos mostrará la siguiente ventana donde se podrá registrar las apreciaciones por cada periodo.

Pulse modificar para que pueda ingresar la información como se muestra en la siguiente ventana

Ingrese las apreciaciones del estudiante.

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, en el caso que quiera seguir ingresando información en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se habilitará el campo para que pueda ingresar la información.

186

Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se muestran en la siguiente ventana.

Apreciaciones del Docente.

b. Registro de apreciaciones desde una hoja de cálculo En la parte superior encontrará un botón “Generar plantilla Excel”, el cual le permitirá descargar un archivo Excel conteniendo el listado de estudiantes.

Aparecerá una ventana emergente como la siguiente:

187

Dependiendo del tipo de explorador que esté usando, la forma de esta ventana puede variar. Usted debe pulsar Guardar. No debe cambiar el nombre del archivo.

El nombre del archivo que se indica tiene esta estructura: RegApreciaciones_14236150_F02011T1123A_57520 Posiciones

Descripción

Ejemplo

Del 1 al 17

Identifica que se trata de un archivo de carga de apreciaciones

RegApreciaciones_

Del 18 al 27

Es el código modular, el anexo de la institución educativa y un separador.

03254640_

Del 28 al 39

Nivel educativo, año académico, periodo de evaluación, código de grado y código de sección.

F02011T1123A

Del 40 al 44

Numero generado

57520

Del 45 al 48

Es la archivo

aleatorio

extensión

del

.xls

Al abrir el archivo Excel se mostrará como sigue:

La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección. Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada. 188

La segunda hoja denominada Estudiantes, se muestra el listado de todos los estudiantes de la Institución Educativa. Por ejemplo:

Columna donde se deben registrar las apreciaciones del tutor.

En estas columnas se muestran los apellidos y nombres, código de estudiante.

Una vez guardado el registro, con las apreciaciones ingresadas, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de . Al pulsar este botón se va a mostrar la siguiente ventana: Ingrese el nombre del archivo Excel donde realizó la actualización.

Concluida la operación el sistema mostrará una lista de las apreciaciones previamente realizadas. La ventana es similar a la siguiente:

189

42. Procesar Notas La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluación -> Cierre reg. operac. -> Regular (procesar notas).

Esta opción permite realizar el cálculo de las notas de los estudiantes durante el año académico en curso, tanto para las fases regulares y de recuperación. Este proceso tiene las siguientes características:  Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estación del usuario, se emite la orden de ejecución del proceso y un servidor central realiza el cálculo y la actualización de los datos.  Es asíncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones mientras que el servidor va realizando el cálculo correspondiente. Por estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario puede actualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido una orden de procesamiento de notas. El usuario debe indicar el año académico, diseño curricular y la fase que desea realizar el cálculo de notas. Fase Regular Al ingresar a esta opción se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo muestra la siguiente pantalla:

190

Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del año académico a)

La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo del año académico.

La tercera columna se refiere al “estado del periodo”. En esta columna los estados posibles son:



Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo.



En evaluación: Cuando se está evaluando a los estudiantes durante el periodo. Solo se pueden procesar notas finales y generar libretas si el estado del periodo está En evaluación.



Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado.

La cuarta columna se refiere al “proceso notas finales” que consiste en obtener la nota final por área de cada estudiante en el periodo seleccionado. También este proceso calcula estadísticas de la sesión que posteriormente se reflejará en la boleta de notas. Al culminar un proceso el cálculo de notas el sistema emite un informe que es similar que se muestra en la ventana siguiente Datos de la fecha, hora y usuario que ejecuto el proceso.

Enlace Informe de Proceso Cálculo de Notas.

Datos de la secuencia de proceso seguida (grados, secciones, número de estudiantes).

La quinta columna es “Procesos previos” se refiere a los procesos que se deben realizar antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al último periodo y solo se activa para el último periodo del año académico en curso. Este proceso consiste en actualizar la situación del estudiante una vez terminada la

191

fase correspondiente aplicando las reglas de promoción y repitencia que han sido definidas previamente. El sistema aplica las reglas de promoción de repitencia estudiante por estudiante. Las reglas de promoción y repitencia se definen centralizadamente.

Procesos previos. Aplica las reglas de promoción y repitencia.

Al pulsar el botón de Procesos Previos se muestra la siguiente pantalla:

Con este botón es posible consultar el estado de cada proceso.

Después de pulsar Procesar se realizará el proceso en la secuencia indicada como se muestra en la siguiente ventana, el proceso habrá terminado cuando todos los procesos estén en el estado de Conforme.

Así mismo se puede consultar el informe del proceso:

192

La sexta columna se refiere a la generación de libretas de los estudiantes. Este proceso consiste en la generación interna de un archivo PDF conteniendo la información impresa en la libreta correspondiente al periodo en curso. Este archivo PDF, una vez generado, puede ser consultado en cualquier momento por el familiar del estudiante o el docente. Para manejar la concurrencia, se usa un mecanismo de encolamiento del proceso de generación de boletas. Este mecanismo consiste en que una vez que el usuario confirma el proceso, éste debe entrar a una cola que va manejando el inicio del procesamiento. Por ejemplo, este aviso se muestra cuando el usuario pulsa el botón de Generar boletas.

Si el usuario refresca el tablero podrá notar que se muestra una esfera verde o amarilla según sea el caso:

Verde: Indica que el proceso de generación de boletas ya se viene ejecutando Amarillo: Indica que el proceso de generación de boletas está esperando que culminen otros que ya están siendo procesados. Note que en la parte inferior aparece una leyenda También aparece una etiqueta que indica el Orden en cola. Este orden indica la posición en la que se encuentra el proceso. Un valor elevado indica que el proceso va a demorar en iniciar. Cuando ya un proceso es iniciado, entonces es posible ver el porcentaje de avance. Al finalizar este proceso el sistema también muestra un informe similar al siguiente:

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Pulse el icono de impresora y abrirá la siguiente ventana.

La séptima columna se refiere a la impresión del reporte consolidado de notas correspondiente a un periodo determinado. Cuando se pulsa el ícono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde puedes seleccionar el grado y sección para que genere el reporte del consolidado de evaluaciones, seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por Número de Orden o por mérito.

Seleccione el grado.

Seleccione la sección.

Pulse mostrar reporte y le mostrara la siguiente ventana.

Después de pulsar la opción “Mostrar Reporte” mostrara la siguiente ventana en donde muestra el consolidado de evaluaciones.

194

Áreas y criterios de evaluación.

Nota: El control a nivel de Fases está determinado por su estado.

Por ejemplo vemos en la figura arriba que el estado de la Fase Regular está CERRADO, de esta forma no se podrá realizar acción alguna sobre el Procesamiento de notas en esta fase.

Fase de Recuperación Este proceso permitirá obtener el resultado final de los estudiantes que han llevado el PRA (Proceso de Recuperación Académica) y de los cuales se haya registrado sus notas de áreas a cargo.

195

Al presionar el bot贸n nos muestra una ventana de confirmaci贸n de la ejecuci贸n del proceso.

196

43. Proceso Disgregado de Notas En opción permite procesar las notas de forma específica a un grado, una sección, o hasta a un estudiante en particular. Se debe tener presente que el sistema en esta opción estará validando que solo un proceso por IE se esté ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen información el sistema va a emitir el mensaje correspondiente, permitiendo solo un procesamiento. Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las estadísticas de la sección y generar las libretas de calificaciones. La pantalla de registro es como sigue:

Sector selección.

Sector de selección estudiantes para procesar.

Sector de procesamiento.

Lista de los procesos que fueron ejecutados anteriormente. Muestra el estado en que se encuentra el registro.

Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Diseño Curricular Fase

Escoger el diseño curricular

Periodo

Escoger un periodo

Criterio Selección

de Escoger una opción para procesar las notas

Primer Criterio de Selección: Grados El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opción “Por grados”, este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar Después de seleccionar la opción “Por grados” podemos observar todos los grados del año académico en el sector de selección. Posteriormente seleccione los grados de los cuales va generar las notas como se muestra en la siguiente ventana.

197

Después de seleccionar los grados pulse la opción “Procesar Notas”, esta opción se va encargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe pulsar la opción de “Refrescar tablero” para que actualice estado del proceso de las notas como se muestra en la siguiente ventana.

Pulse esta opción para actualizar el % de avance.

% de Avance.

Selección los grados.

Cuando el Estado llegue a %100 se habrá completado el proceso de las notas Segundo Criterio de Selección: Secciones. Selección la opción “Por secciones” y mostrará la lista de secciones como se puede observar en la siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar las notas.

198

Seleccione las secciones.

Después de seleccionar las secciones pulse la opción “Procesar notas” esta opción se encargara de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron seleccionadas. Tercer Criterio de Selección: Estudiantes. Permite el proceso de notas y generación de libretas por un grupo de estudiantes determinado.

Sector de búsqueda estudiantes.

Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:

Presione la tecla DEL para eliminar el estudiante de la lista.

Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar, sino se emitirá este mensaje

199

Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan ejecutado.

Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link â&#x20AC;&#x153;Ver Informeâ&#x20AC;?.

200

44. Impresión de Boletas de Información La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluación -> Reportes -> Impresión de boletas.

Esta opción permite imprimir las boletas de información de calificación de los estudiantes para lo cual tiene 3 opciones de búsqueda: por grados, por secciones, por estudiante. Inicialmente, se solicita determinar el periodo que corresponden las boletas:

Cuando el periodo se muestra en letra cursiva, no se puede tener accesos. Consulte con el administrador del sistema en la IE. Es probable que no se haya realizado el proceso de generación de boletas de información o que el período se encuentre EVALUADO.

En el proceso de cálculo de notas se deberá llegar hasta la Generación de boletas

Este proceso debe ser completado para que se pueda tener acceso a seleccionar el periodo.

Regresando a la impresión de boletas, se indica el criterio de selección. 201

Seleccione uno de los 3 criterios y pulse “Generar archivo de impresión”.

En el caso que haya elegido el criterio de selección la opción “Por Grados” le mostrara la siguiente ventana:

Puede seleccionar un grado o varios y luego pulse la opción “Generar archivo de impresión”.

También existe la opción de selección “Por secciones”

Puede seleccionar la sección de un grado o varias secciones de diferentes grados y luego pulse “Generar archivo de impresión”.

La última opción de selección es “Por estudiante”

202

Ingresar los datos del estudiante y pulse buscar.

Después de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrirá la siguiente ventana en la cual aparece el registro del estudiante que estamos buscando

Pulse sobre el registro y este se pasara a la parte izquierda como se muestra en la siguiente ventana.

Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.

Puede pasar uno o varios registros y finalmente pulse “Generar archivo de impresión”.

203

Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las boletas de calificaciones, presionando el bot贸n de Generar archivo de impresi贸n.

204

45. Acta consolidada de evaluación La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluación -> Acta consolid. eval. -> Generación y envío de acta.

Esta opción permite emitir las actas consolidadas de evaluación de las secciones pertenecientes a una institución educativa. También permite remitir estos formatos oficiales para su correspondiente aprobación en la UGEL/DRE o municipalidad a la que está adscrita la IE. Emisión del formato impreso del acta consolidada de evaluación. Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:

Primero tiene que seleccionar el grado y la sección cuyas actas desee generar.

Se debe marcar este check siempre que se esté seguro que el acta está bien hecha.

Selecciona el formato: Acta Final, Subsanación, Recuperación o Postergación.

205

Debe seleccionar el diseño curricular, la fase, el grado, la sección y la fecha de emisión del formato a generar y luego de presionar el botón Generar Acta, se muestra un acta que tiene un sello de agua, tal como se muestra a continuación. El formato de actas varía de un año a otro.

Note que existe un sello de agua que indica que el acta es un Borrador, por lo tanto no sirve para ser gestionado.

206

La imagen de la cara posterior del acta consolidada de evaluación es similar a la siguiente :

Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posición diagonal que indica que el formato no es definitivo. Para que sea definitivo, el usuario de la institución educativa debe remitirlo. NOTA: En caso exista alguna inconsistencia, en la información de las notas de los estudiantes, se le mostrará una ventana con el listado de inconsistencias, las cuales deberá resolver antes de generar el acta de evaluación.

El modelo de actas es diferente para los diferentes niveles educativos. 207

Remisión del formato de acta de evaluación. Luego de pulsar el botón de Generar Acta y de haber marcado el check de Generar Acta Oficial Final (lo cual significa que el usuario de la IE considera que está completa), el sistema mostrará el formato de acta en PDF pero esta vez sin el sello de agua.

Note que cuando el acta consolidada de evaluación es la oficial final, ya no se muestra el sello de agua.

Esta imagen del acta consolidada de evaluación es capturada y almacenada en la base de datos del sistema y también se impide posteriores remisiones del acta con la desactivación inmediata del botón Generar Acta. Note también que no es posible volver a generar el formato de acta consolidada de evaluación de la sección en curso ya que la caja de check Generar acta oficial final queda bloqueada. Al seleccionar una sección, es posible saber si es que se ha generado el PDF correspondiente, Por ejemplo:

En este sector aparecen los formatos oficiales correspondientes a la sección.

Es posible eliminar el registro siempre y cuando no se haya enviado a la DRE/UGEL.

Todos los formatos de actas consolidadas de evaluación generados pueden ser agrupados en una colección de envío para remitirlos a la UGEL u otro órgano de gestión que corresponda. Para agrupar formatos se debe pulsar el botón Envío de Actas a DRE/UGEL, con lo que aparece una ventana como la siguiente:

208

Es posible también ingresar un documento de referencia que puede ser el número de oficio de la IE con la que se envían los formatos.

Note que es posible armar un envío con formatos de actas de secciones de diferentes grados.

Al presionar el botón Confirmar se indica al sistema que las actas consolidadas de evaluación de las secciones seleccionadas serán incluidas en el envío que se está preparando. Note que si requiere incluir nuevas actas, es necesario volver a generar un nuevo envío. Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios envíos todos los formatos oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la UGEL y se ha generado un paquete de envío. Este es el número de envío.

Impresión del formato de envío. Finalmente, es posible también imprimir el formato de envío, con el fin de obtener un listado rápido de las actas que se vienen generando. Este formato puede ser usado como cargo en la entrega de los formatos oficiales a la DRE/UGEL. Para proceder a la impresión se debe pulsar el botón Listar paquetes, de esta manera:

Luego de seleccionar el envío y pulsar el ícono de la impresión, es posible obtener el listado mencionado:

En este momento, en la DRE/UGEL, se procederá a la aprobación (o rechazo) del acta consolidada de evaluación, luego de ello se podrá visualizar la situación en la que se encuentra dicho documento. Por ejemplo: 209

Esta es la situaci贸n del acta luego de la revisi贸n.

Al hacer clic en el bot贸n de observaciones, se muestra la siguiente ventana.

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211. Recuperación Subsanación La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluación -> Reportes -> Reporte recup. sub. anual.

Esta opción nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperación, examen y subsanación para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la sección

Después de seleccionar le mostrara el siguiente reporte, en este ejemplo lo estudiantes ya tienen su nota de subsanación

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47. Registro de Notas de recuperación y de áreas a cargo La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por áreas a cargo.

Esta opción permite el registro de notas de los estudiantes que han pasado a la fase de recuperación de un año académico así como también las notas de las áreas a cargo (subsanaciones). Recuerde que las notas de subsanación de los estudiantes fueron registradas en la matrícula (o posiblemente fueron generados a través del proceso de Promoción y Repitencia) y corresponden a aquellas áreas que no fueron aprobadas por algún estudiante durante un año académico anterior. En la siguiente ventana se muestra el registro del área a cargo en la matrícula del estudiante:

Note que la matrícula el registro de las áreas a cargo corresponde a un año académico previo.

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Es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos asociados al tipo de notas que se registran en esta sección: Recuperación: Las notas de recuperación se dan en la fase del mismo nombre y corresponden a los estudiantes que están incluidos en una sección de recuperación. Es por esta razón que solo se activa este valor cuando la sección seleccionada es de recuperación. Examen de recuperación: El examen de recuperación se refiere a la nota final de la fase de recuperación. Es posible que algunos estudiantes no asistan a la IE durante la fase continua de recuperación, solo se presentan al final para dar este examen. Subsanación: Las notas de subsanación corresponden a áreas que el estudiante no ha podido aprobar en años anteriores tanto en la fase regular como en la de recuperación. Un estudiante puede arrastrar solamente un área para recuperación. Regresando a esta opción, en primera instancia se muestra la siguiente ventana:

Se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo así como también elegir también el tipo de nota que se va a registrar.

a. Procedimiento de registro de notas de recuperación. La fase de recuperación tiene lugar después de la fase regular dentro del mismo año académico y generalmente se extiende a los primeros meses del año cronológico siguiente al año académico en curso.

Para el registro de las notas de recuperación se debe seleccionar un grado y sección de recuperación. Para ver cómo se crean las secciones de recuperación, puede revisar el instructivo de la opción Grados y Secciones. En la siguiente figura se presenta un ejemplo de una IE que ya ha configurado sus secciones de recuperación:

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Secciones recuperación.

Por lo tanto en la sesión se puede notar la presencia de estas secciones:

Secciones recuperación.

Note que al seleccionar una sección de recuperación el sistema solamente va a permitir que se registre solo notas de recuperación y de examen de recuperación.

Este es el periodo de tiempo que corresponde a la fase de recuperación. El registro de notas de recuperación y de examen de recuperación debe hacerse dentro de este plazo.

Para actualizar las notas de recuperación pulse el botón Modificar, con lo que se va a activar la lista de la siguiente manera:

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Registre aquí la fecha en la que el estudiante rindió el examen de recuperación.

Registre aquí la nota obtenida por el estudiante.

NOTA: Si la fase regular no ha sido cerrada, entonces se mostrará un mensaje similar al siguiente:

Una vez actualizadas las notas de recuperación se debe pulsar el botón Grabar. Con lo que la pantalla vuelve a un estado de deshabilitado y los datos son preservados. b. Procedimiento de registro de notas examen de recuperación. Este procedimiento es similar al precedente con la diferencia que solo son incluidos aquellos estudiantes que se han asociado al examen de recuperación, mediante la opción Grados y Secciones:

El registro de notas se realiza de forma similar.

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c. Procedimiento de registro de notas de subsanación Este registro de notas tiene lugar durante la fase regular del año académico y aplica para aquellos estudiantes que obtuvieron áreas de subsanación ya sea por el proceso de notas de la fase regular o recuperación en algún año precedente, en el mismo nivel educativo. También aplica para aquellos registros de áreas a cargo en la opción de matrícula de estudiantes. El registro de notas se realiza de forma similar a los anteriores procesos mencionados.

d. Listado de registro de notas de recuperación y subsanación. Mediante el botón Imprimir es posible obtener el reporte de las situación de los estudiantes de una IE con respecto a los diferentes tipos de nota abordados en este capítulo. Al pulsar este botón se muestra una ventana similar a la siguiente:

El usuario puede optar por imprimir la información de toda la IE o lo correspondiente a un grado y una sección.

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El reporte es similar al siguiente:

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48. Reporte Recuperación y Subsanación Este reporte nos muestra la lista de estudiantes que tienen recuperación/subsanación. Seleccione el año académico como se muestra en la siguiente ventana:

Seleccione año académico y haga clic en Mostrar reporte.

Después de seleccionar el año académico y hacer click en el botón “Mostrar Reporte” le mostrara la siguiente ventana:

En este ejemplo hay un estudiante que tiene nota de recuperación.

Nota y fecha de recuperación.

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49. Emisiรณn del ROD La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluaciรณn -> Reportes -> Emisiรณn de ROD.

Esta opciรณn permite emitir el Registro Oficial Docente el mismo que contiene las calificaciones de los estudiantes de cada secciรณn de la instituciรณn educativa. Solo estรก disponible para el nivel Secundaria. Al seleccionar la opciรณn de Emisiรณn de ROD, aparece la ventana siguiente:

Aquรญ debe seleccionar el grado, secciรณn y รกrea de la cual se desea emitir el reporte. Luego hacer clic en el botรณn Generar Reporte. El ROD se visualiza de la siguiente manera:

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50. Rectificación de formatos oficiales La rectificación de formatos oficiales puede realizarla tanto para Nóminas de Matrícula o para Actas de Evaluación. La secuencia de ingreso para rectificar cada formato es la siguiente: Matrícula -> Nómina -> Rectificación de nóminas.

Evaluación -> Acta consolid. eval. -> Rectificación de acta.

Esta opción permite gestionar las solicitudes de rectificación de formatos oficiales, es decir nóminas de matrícula y acta de notas, llevando un control de los cambios realizados y haciendo participar en el procedimiento a la Instancia de Gestión Educativa Local, quien visa y aprueba la rectificación. Este procedimiento se lleva en dos etapas: La primera etapa consiste en que la Institución Educativa declara (o avisa) que va a corregir uno o más formatos ya aprobados con la consiguiente aprobación de la Instancia de Gestión Educativa Local correspondiente, quien “libera” los formatos para que puedan ser modificados. 221

La segunda etapa consiste en que la Institución Educativa realiza la corrección sobre la información contenida en el formato, con lo que hace el envío del cambio realizado a la IGEL. Este procedimiento tiene lugar únicamente sobre formatos oficiales ya APROBADOS por la Instancia de Gestión Educativa local correspondiente. a. Primera Etapa: Solicitar la rectificación Inicialmente muestra el listado de todas las solicitudes de rectificación de formatos oficiales generados por la institución educativa en el año académico en curso.

Registrar la solicitud de rectificación de formato oficial Al presionar el botón Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva solicitud de rectificación de formato oficial, similar a la siguiente ventana:

Los datos que se solicitan son: N° de Solicitud de Rectificación Tipo de formato Asunto referencia Fecha aprobación Motivo

Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un año académico. Es el tipo de formato que se desea rectificar. Puede ser Nómina de matrícula o Acta de Notas Es un breve descriptivo o documento de referencia. Mediante este dato se ubicará fácilmente la solicitud. Es la fecha interna del sistema. Es un sustento a la rectificación.

Al pulsar el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado inicial de la misma es Registrada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de gestión de esta solicitud. Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Registrada, entonces puede eliminarse en cualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo: 222

Remitir la solicitud de rectificación de formato oficial El siguiente paso consiste en remitir la información de los formatos que se pretende corregir (y que previamente ya han sido aprobados o rechazados) hacia la Instancia de Gestión Educativa Local a la que pertenece jurisdiccionalmente la institución educativa. Para hacer ello, se debe hacer clic sobre el ícono tras lo cual aparece la venta que permite seleccionar el conjunto de los formatos oficiales (nóminas o actas) emitidos por la Institución Educativa que se desean declarar para modificación.

Al pulsar el botón Enviar, se deja notar el mensaje de confirmación, similar al siguiente:

Al pulsar el botón Aceptar se muestra el aviso que indica si la solicitud ha sido remitida.

Note que en este punto el estado de la solicitud está como Remitida y ya no es posible eliminar la solicitud (note también que ya no se muestra el ícono que permite la eliminación). Una solicitud de rectificación remitida debe procesarse a nivel de la IGEL 1 (Instancia de Gestión educativa Local) hasta que se sea aceptada por esta instancia . b. Segunda Etapa: Rectificar los formatos y enviar los cambios

La IGEL va a recibir esta solicitud y con la información proporcionada va a aprobar (o rechazar) la solicitud. Si la solicitud es aprobada, entonces se el formato (nómina o acta) será liberado.

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Una vez con la solicitud de rectificación aceptada es posible hacer el cambio de la información contenida en el formato. Si usted consulta cuál es la situación de un formato que se solicitó corregir aparecerá con el estado de Por Rectificar. Por ejemplo:

Note que el estado del formato tiene el valor de Por rectificar.

Regresando a la opción de Rectificación se puede notar que la solicitud ha sido aceptada por la IGEL correspondiente. Se nota que el ícono esta vez se muestra con un check , lo que indica que el usuario de la Institución Educativa puede realizar el cambio en la información contenida en el formato. La ventana se vería tal como sigue: En este punto la solicitud ha sido aceptada y el usuario puede realizar las correcciones.

Una vez modificada la información correspondiente (puede ser datos del estudiante, de la sección, delos familiares, etc.) el usuario debe ingresar a la opción y ubicar la solicitud de rectificación original. Al hacer clic sobre el ícono del estado se muestra un mensaje que 2 indica que se van a generar los formatos ya corregidos. El mensaje es similar al siguiente:

Generar puede ser tomado como sinónimo de “obtener la imagen del formato”.

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Si el usuario pulsa el botón Aceptar, entonces los formatos involucrados en la solicitud se van a generar (es decir, se van a imprimir y la imagen quedará registrada en el sistema). El usuario deberá refrescar la pantalla del Explorador para poder visualizar el cambio de estado (ícono correspondiente al estado Generado).

Si se consulta la situación del formato en la sección correspondiente ser verá de la siguiente manera:

Note que el sistema no sobrescribe el formato original.

Nota: En caso se desee volver a generar el formato, podrá hacerlo desde la opción de “Rectificación de formatos oficiales”. Enviar la solicitud de rectificación de formato oficial El siguiente paso es enviar los formatos rectificados a la IGEL para que sean aprobados. El usuario debe hacer clic en el ícono correspondiente al estado Generado tras lo cual se muestra una ventana modal que incluye la lista de las secciones involucradas. De esta manera:

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Use la opción de Generar si se desea volver a generar el formato seleccionado.

En esta ventana aparecen dos opciones Generar y Enviar. Por defecto, la ventana se muestra en la modalidad de envío. Se debe usar la opción Generar si desea volver a generar el formato. Finalmente al enviar la solicitud, aparecerá el mensaje siguiente:

Note que el nuevo estado de la solicitud es Enviado: En este punto, la solicitud regresa a la UGEL con la finalidad de aprobar los formatos oficiales modificados. NOTA: Luego que la UGEL haya aprobado el nuevo formato generado, el listado de nomina de matricula se visualizará de la siguiente forma.

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