Manual Para La Organizaciรณn de Eventos
Realizado y Editado por: Edith Maryory Usuga Sepulveda John Jader ร lvarez Mena Gestiรณn de Mecados Ficha: 1194735 SENA CTTAOA Santa Fe de Antioquia 2017
CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1. PRE-EVENTO 1.1. Determinar los Objetivos 1.2. Establecer Metas 1.3. Definir el Comité Organizador 1.4. Preparar un Presupuesto 1.5. Lugar, Fecha y Horario del Evento 1.6. Logística 1.7. Promocionar el Evento 1.8. Cronograma de Actividades 2. EVENTO 2.1. Apertura del Evento 2.2. Ejecución del Cronograma de Actividades 2.3. Cierre del Evento 3. POST-EVENTO 3.1. Recopilación y Archivo de la Información Pertinente al evento 3.2. Evaluación 3.3. Otros CIBERGRAFÍA
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INTRODUCCIÓN Los eventos son de gran importancia para todas las personas, puesto que se presentan en la vida laboral, académica, social, familiar o personal, e independientemente de si somos anfitriones u organizadores debemos tener en cuenta muchos detalles que harán que el evento cumpla con las expectativas de todos los asistentes. Organizar un evento puede ser una tarea increíblemente abrumadora y puede serlo mucho más, si no se cuenta con una debida planificación y una preparación necesaria para el mismo, puesto que se necesitan conocimientos de protocolo, del mercado de proveedores, métodos organizativos, una mente organizada y una buena formación que nos de seguridad en lo que realizamos. 4
PRE-EVENTO Un pre-evento es una investigación planificación u organización del evento que se quiere llevar a cabo. Fases o Proceso: 1. Determinar los objetivos Es de gran importancia definir muy bien el tema principal del evento, más los propósitos que se pretenden alcanzar a través de las actividades que se llevarán a cabo.
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2. Establecer Metas Es necesario pensar en las tres cosas mĂĄs importantes que deberĂan ocurrir a partir del evento e intentar hacerlas realidad; Los objetivos pueden ser financieros, laborales, acadĂŠmicos, sociales, familiares o personales, por dicho motivo son relevantes las metas que se quieren lograr con el evento.
3. Definir el ComitĂŠ Organizador En el momento de organizar un evento, es muy conveniente contar con un buen equipo 6
de trabajo que posea distintas habilidades para llevar a cabo todo lo que queremos realizar en el mismo.
4. Preparar un Presupuesto El presupuesto es una herramienta de planificación, la cual ayudará a tener una visión más clara y realista de los recursos económicos y materiales que se requerirán para el desarrollo del evento.
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Organizar los gastos y equilibrar costos son prioridades para cualquier tipo de evento, ya sea de tipo personal, empresarial con fines comerciales, institucionales con fines benéficos, o simplemente de posicionamiento, es una tarea esencial para el éxito del mismo.
5. Lugar, Fecha y Horario del Evento Es necesario revisar el calendario del tipo de público que se requiere en el evento, y así escoger el momento indicado para la realización del mismo, como también, se debe adecuar y/o reservar con anterioridad el espacio donde se llevará a cabo. 8
6. Logística La producción y logística es imprescindible a la hora de planificar cualquier tipo de evento, todo esto se realiza en torno a la entera satisfacción de los asistentes, buscando así, controlar con eficiencia todos los componentes y elementos necesarios de manera que se cumplan los objetivos principales y se cubran las necesidades, por medio de la planificación y producción, el montaje, la ejecución del evento, finalización, desmontaje y resultados del mismo. 9
7. Promocionar el Evento A la hora de preparar un evento, se desea que asistan la mayor cantidad posible de invitados, por lo tanto es necesario plantear una estrategia para promocionarlo, ya sea en redes sociales, vallas publicitarias, medios de comunicaciรณn masivos, entre otros.
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8. Cronograma de Actividades El Cronograma de Actividades determina el tiempo de ejecución de cada una de las tareas a realizar asignando fechas de inicio y fin (duración), recursos (materiales, personas, servicios, productos) y la secuencia en que se llevarán a cabo estas tareas (orden). Así mismo permitirá detectar factores externos o internos que impactan en el desarrollo del evento, ajustando las variables necesarias para poder concluir la misión o trabajo en el tiempo establecido.
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EVENTO Un evento es un acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificación.
Fases o Proceso: 1. Apertura del evento La apertura del evento debe realizarse en la hora, fecha y lugar indicado, es muy importante estar seguros de esta información antes de divulgarla a los invitados para así evitar confusiones.
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2. Ejecución Actividades
del
Cronograma
de
De acuerdo al cronograma de actividades creado con anterioridad al evento que acontece, se continúa con todo el procedimiento planeado, esperando así, que todo salga igual o mejor de lo esperado.
3. Cierre del evento Una vez finalizado el evento, solo queda dar agradecimientos a los asistentes, y llevar a cabo lo que se organizó para la clausura de este acontecimiento. 13
POST-EVENTO El Post-Evento es el análisis de los resultados y logros obtenidos al finalizar el evento, lo cual ayuda a verificar que cambios deberán realizarse y que podrá seguir igual en los próximos eventos, dejando así expectativas para planes futuros.
Fases o Proceso: 1. Recopilación y Archivo de Información Pertinente al Evento
la
Es el momento de evaluar todas las áreas involucradas, y ver qué funcionó 14
y cuรกles fueron los puntos flojos, para tenerlos bien visualizados, y ser capaces de implementar los cambios necesarios en futuros desarrollos a organizar.
2. Evaluaciรณn Es la comparaciรณn cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado.
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3. Otros Dependiendo del tipo de evento realizado, se cumplen con las obligaciones u compromisos que se tenĂan planeados a partir de la finalizaciĂłn del mismo.
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CIBERGRAFÍA https://es.slideshare.net/laresal/los-eventos-ysus-etapas http://etapasdelevento.blogspot.mx/ http://es.wikihow.com/organizar-un-evento
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