Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 1
23-Jun-16 13:49:46
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 2
23-Jun-16 13:49:46
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 3
23-Jun-16 13:49:46
Titlul original al acestei cărți este: The Power of Less: The Fine Art of Limiting Yourself to the Essential... in Business and in Life de Leo Babauta Copyright © 2009 by Leo Babauta. All rights reserved. © Publica, 2016, pentru ediţia în limba română Toate drepturile rezervate. Nicio parte din această carte nu poate fi reprodusă sau difuzată în orice formă sau prin orice mijloace, scris, foto sau video, exceptând cazul unor scurte citate sau recenzii, fără acordul scris din partea editorului.
Descrierea CIP a Bibliotecii Naţionale a României BABAUTA, LEO Mai mult cu mai puțin : arta limitării la esenţial în afaceri şi în viaţa de zi cu zi / Leo Babauta ; trad.: Irina Henegar. – Bucureşti : Publica, 2016 ISBN 978-606-722-203-6 I. Henegar, Irina (trad.) 159.923.2
Publica Pocket este o colecție a Editurii Publica.
EDITORI: Cătălin Muraru, Silviu Dragomir DIRECTOR EXECUTIV: Bogdan Ungureanu DESIGN: Alexe Popescu REDACTOR: Cristina Popescu CORECTURĂ: Gabriela Popescu Elena Bițu DTP: Răzvan Nasea
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 4
23-Jun-16 13:49:46
Cuprins
Introducere ����������������������������������������������������������������� 9 UNU | Principiile 1. De ce are esenţialul un impact atât de puternic ���������������������������������������������� 15 2. Arta impunerii limitelor ������������������������������������ 21 3. Identificarea esenţialului şi simplificarea ������� 27 4. Concentrarea simplă ���������������������������������������� 35 5. Crearea noilor obiceiuri şi provocarea limitării la esenţial ������������������������������������������������������ 43 6. Porniţi la drum cu paşi mici ����������������������������� 49 DOI | În practică 7. Obiective şi proiecte simple ����������������������������� 55 8. Sarcini simple ��������������������������������������������������� 65 9. Gestionarea simplă a timpului ������������������������ 69 10. E‑mail simplu ��������������������������������������������������� 77 11. Internet simplu ������������������������������������������������� 87 12. Îndosariere simplă �������������������������������������������� 93 13. Responsabilităţi simple ����������������������������������� 101 14. Programul zilnic simplu ���������������������������������� 113 15. Eliberaţi‑vă spaţiul de lucru ���������������������������� 119
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 5
23-Jun-16 13:49:46
16. Luaţi‑o mai încet ��������������������������������������������� 129 17. Simplificarea sănătăţii şi a sportului �������������� 139 18. Despre motivaţie ��������������������������������������������� 155 Mulţumiri ����������������������������������������������������������������� 165
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 6
23-Jun-16 13:49:46
Introducere
În nicio altă epocă nu am putut rezolva atât de multe într‑un timp atât de scurt. Totodată, în nicio altă epocă nu ne‑am găsit atât de apăsaţi de informaţii şi sarcini,atât de încărcaţi de e‑mailuri, materiale de citit şi vizionat şi atât de presaţi de incredibilele cerinţe ale vieţii noastre. Pentru mulţi oameni din ziua de azi, munca înseamnă o serie nesfârşită de e‑mailuri, ştiri şi solicitări, de telefoane şi mesaje instant, de documente, note şi dosare. Ziua începe cu o căsuţă poştală plină de e‑mailuri şi se încheie cu o căsuţă poştală la fel de plină şi fiecare dintre ele reprezintă o solicitare de informaţii sau acţiuni pe care nu avem timp să le îndeplinim. Informaţiile se revarsă asupra noastră şi habar nu avem cum să reducem debitul. Este stresant şi inutil. Iar dacă ne oprim puţin şi analizăm situaţia, ne dăm seama că nu aşa vrem să trăim.
Linişte în mijlocul haosului Care ar fi alternativa la excesul de informaţii şi sarcini? Ar fi oare cazul să urmăm exemplul lui Thoreau şi să ne construim o cabană în munţi, izolându‑ne de societate şi de tehnologia modernă? Eu vă propun o cale de mijloc: o cale prin care să ne bucurăm în continuare de accesul la o vastitate de Introducere 7
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 7
23-Jun-16 13:49:46
informaţii şi să putem comunica rapid, dacă este necesar, să rezolvăm lucrurile la fel de repede – dar una prin care să avem posibilitatea de a alege cât de mult consumăm şi facem. Propun o viaţă mai simplă, dar una în care să putem îndeplini sarcinile pe care ni le stabilim. Soluţia constă în a‑ţi impune nişte limite de consum şi muncă. Ea presupune să valorificăm la maximum timpul de care dispunem, aplecându‑ne asupra lucrurilor importante şi neîncercând să ne ocupăm de toate în acelaşi timp. Imaginaţi‑vă o viaţă în care ziua de lucru este relativ liniştită, cu un nivel scăzut de stres şi în care ne putem concentra asupra lucrurilor pe care le avem de făcut. Imaginaţi‑vă că aveţi doar câteva sarcini, însă sunt cele a căror rezolvare are cel mai mare impact. Rezolvaţi probleme importante şi scăpaţi de stresul de a face totul în acelaşi timp. Poate suna puţin idealist, însă vă asigur că este perfect realizabil. Eu am reuşit să fac asta cu ajutorul unui sistem foarte uşor de implementat. Totul se rezumă la alegerile pe care le facem.
Simplitate Sunt un susţinător înfocat al simplităţii. Viaţa mea se îmbunătăţeşte când devine mai simplă, când reuşesc să fac abstracţie de zgomotul din jurul meu şi să mă bucur de lucrurile care îmi fac plăcere. Munca mea este mai eficientă dacă mă eliberez de tot ce m‑ar putea distrage de la lucru şi reuşesc să mă concentrez. Scriitura mea este mai puternică dacă elimin excesul de cuvinte şi le reţin doar pe acelea care mă ajută să exprim ideile esenţiale. În funcţie de context, simplitatea poate însemna diverse lucruri. Pentru unii, înseamnă să folosească materiale naturale în locul celor fabricate sau să construiască şi să 8 Mai mult cu mai puțin
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 8
23-Jun-16 13:49:46
confecţioneze ei înşişi în loc să cumpere, să facă totul pe cont propriu, fără să se bazeze pe alţii. Deşi sunt perfect de acord cu această definiţie, eu caut simplitatea în ceea ce fac. Lucrați mai puţin, nu mai mult, dar obţineți mai mult în virtutea alegerilor pe care le faceți. Simplitatea se bazează pe doi paşi: 1. Identifică esenţialul; 2. Elimină restul. În această carte, vom analiza diverse utilizări ale acestor doi paşi, atât în viaţa profesională, cât şi în cea personală, întorcându‑ne de fiecare dată la aceste două idei: concentraţi‑vă pe esenţial şi debarasaţi‑vă de tot ceea ce este în plus. Veţi fi mai fericiţi, mai puţin stresaţi şi, surprinzător poate, mai productivi.
Cum a funcţionat în cazul meu Cu doar câţiva ani în urmă, eram înglodat în datorii, aveam un program de lucru care nu îmi permitea să îmi văd familia decât foarte rar şi eram peste măsură de stresat. Aveam o greutate peste medie, nu stăteam foarte bine cu sănătatea, mâncam în fiecare zi alimente pline de calorii, grase, sărate, nu făceam mişcare şi fumam. Nu eram deloc mulţumit de serviciu şi mă îndreptam cu paşi repezi către prăpastie. Aveam o viaţă complicată, care nu îmi lăsa niciun pic de timp pentru lucrurile la care ţineam. Aşadar, am luat o decizie: m‑am hotărât să caut simplitatea. Şi să fac schimbări în bine. M‑am lăsat de fumat – la început, m‑am concentrat doar pe asta. Pentru că mi‑am concentrat toată energia asupra acestui scop, s‑a petrecut un lucru extraordinar: toată această energie mi‑a permis Introducere 9
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 9
23-Jun-16 13:49:46
să depăşesc barierele de care mă lovisem atât de des în încercările mele de a renunţa la fumat. Depăşirea acelei bariere mi‑a dat încrederea de a‑mi găsi şi alte noi obiective şi obiceiuri sănătoase, pentru atingerea cărora am folosit aceeaşi metodă: îmi concentram toată energia şi atenţia asupra acelei provocări şi, la scurt timp, barierele se prăbuşeau. Îmi stabileam, pe rând, câte un obiectiv (îl numeam „obiectivul unic“) şi nu încercam să rezolv mai multe deodată. Pe parcursul ultimilor ani, această metodă m‑a ajutat să fac următoarele lucruri: 1. 2. 3. 4. 5.
Să încep să fac jogging; Să mănânc mai sănătos; Să devin mai organizat şi mai productiv; Să mă antrenez şi să particip la două maratonuri; Să am două locuri de muncă şi să îmi dublez veniturile; 6. Să mă trezesc devreme (mă trezesc la 4 dimineaţa); 7. Să devin vegetarian; 8. Să finalizez două triatlonuri; 9. Să lansez un blog de succes – Zen Habits; 10. Să îmi achit toate datoriile; 11. Să pun bani deoparte (ceea ce nu mi se mai întâmplase); 12. Să îmi simplific viaţa; 13. Să îmi eliberez casa de lucruri inutile; 14. Să slăbesc mai mult de 20 de kilograme; 15. Să scriu şi să vând două bestselleruri; 16. Să scriu prima variantă a unui roman; 17. Să renunţ la serviciu şi să lucrez de acasă; 18. Să lansez un al doilea blog de succes, Write To Done, destinat scriitorilor; 19. Să public această carte.
10 Mai mult cu mai puțin
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 10
23-Jun-16 13:49:46
Am făcut toate aceste lucruri păstrându‑mi timp pentru cei şase copii minunaţi pe care îi am. Ştiu că pare o realizare foarte mare, însă am făcut totul pe rând, cu paşi mici. Încă o dată, am utilizat conceptul de obiectiv unic – m‑am concentrat pe un singur obiectiv şi mi‑am direcţionat întreaga energie în direcţia lui. Blogul meu, Zen Habits, unde prezint modul în care am îndeplinit aceste obiective, se află în acest moment în topul celor mai populare cincizeci de bloguri din lume, având peste şaizeci de mii de abonaţi şi în jur de două milioane de vizitatori pe lună. Mulţi dintre ei mă întreabă cum reuşesc să fac toate aceste lucruri, în condiţiile în care ziua mea are acelaşi număr de ore ca şi a lor. Răspunsul meu este că totul se reduce la a‑ţi impune nişte limite şi la a te concentra asupra esenţialului.
Cele şase principii ale productivităţii simple Prima parte a cărţii analizează cele şase principii după care se ghidează arta limitării la esenţial – acele idei care vă vor ajuta să deveniţi mai productivi, simplificându‑vă totodată viaţa. Veţi întâlni principiile artei limitării la esenţial de mai multe ori pe parcursul acestei cărţi: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Impuneţi‑vă limite; Identificaţi esenţialul; Simplificaţi; Concentraţi‑vă; Creaţi‑vă obiceiuri; Începeţi cu paşi mici.
În a doua parte a cărţii, arta limitării la esenţial în practică, vă voi oferi sfaturi practice de implementare a
Introducere 11
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 11
23-Jun-16 13:49:46
acestor principii în domenii‑cheie, de la viaţa profesională la cea personală.
Cum vă poate ajuta această carte În primul rând, daţi‑mi voie să vă spun ce nu va face cartea de faţă: nu vă va spune exact cum să scrieţi un roman, să participaţi la un maraton sau să vă lăsaţi de fumat. Acesta nu este un manual de instrucţiuni. Este însă un manual care vă va învăţa să simplificaţi lucrurile şi să vă concentraţi pe ce este esenţial. Vă va explica în ce fel să obţineţi mai multe concentrându‑vă asupra unui număr mai mic de lucruri, cum să vă concentraţi şi să folosiţi acea concentrare pentru a vă atinge scopurile, oricare ar fi acestea. Cartea vorbeşte despre limite, mai degrabă decât despre volum. Fiecare capitol este menit să vă înveţe cum să vă concentraţi pe mai puţine lucruri, devenind astfel mai productivi în diversele domenii ale vieţii voastre. Veţi învăţa cum să vă simplificaţi munca, să reduceţi volumul de sarcini, proiecte, comunicare şi informaţie. Veţi dobândi capacitatea de a vă elibera de excese şi de a reduce nivelul de stres, iar astfel veţi deveni mai productivi. Veţi învăţa că simplitatea poate fi extrem de eficientă şi că vă poate ajuta să ajungeţi la fiecare scop în parte. Veţi învăţa cum să vă faceţi ziua şi mediul de lucru mai liniştite, indiferent de locul de muncă. Aceasta este o carte despre esenţial şi despre modul în care acest esenţial vă poate transforma viaţa. Să nu credeţi că este o carte abstractă: este, din contră, plină de sfaturi practice despre cum puteţi aplica în fiecare zi conceptul de esenţial.
12 Mai mult cu mai puțin
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 12
23-Jun-16 13:49:46
Unu Principiile
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 13
23-Jun-16 13:49:46
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 14
23-Jun-16 13:49:46
1
De ce are esenţialul un impact atât de puternic
Trăim într‑o lume în care, de cele mai multe ori, mai mult este echivalent cu mai bine. Ne dorim mai mulţi bani, case mai mari şi maşini mai puternice, mai multe haine şi electronice şi mai multă mobilă. Avem nevoie de malluri din ce în ce mai mari şi am renunţat la micile magazine de odinioară. Consumăm şi producem mai mult şi facem mai multe decât în oricare altă perioadă.
Cu toate acestea, la un anumit punct, ne lovim de limite. Putem face şi consuma doar până la o anumită limită. Ziua are un număr finit de ore şi nu mai putem face nimic dincolo de limita productivităţii. Mulţi oameni văd aceste limite ca fiind o problemă, pe când alţii le consideră provocări: cum pot face mai multe în timpul limitat de care dispun? Dacă îmi gestionez timpul mai bine şi învăţ să fiu mai productiv, pot face mai multe pe parcursul unei zile? Dezavantajul încercărilor repetate de a mări volumul este acela că nu produce întotdeauna rezultate optime. Faptul că faceți o mulţime de lucruri simultan nu înseamnă neapărat că faceți ceva important. De fapt, totul este atât de aleatoriu, încât e ca şi cum ați juca la ruletă: dacă faceți suficient de multe lucruri, măcar unul dintre ele va avea un impact major. Din păcate, nu funcţionează aşa. Să faceți multe lucruri în acelaşi timp înseamnă că vă veți ocupa,
De ce are esenţialul un impact atât de puternic 15
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 15
23-Jun-16 13:49:46
inevitabil, şi de chestiuni neimportante. Rezultatul este că veți fi supraaglomerat şi stresat. Imaginaţi‑vă doi reporteri care lucrează la un ziar: unul dintre ei decide să scrie un număr mare de articole în fiecare săptămână, pe când celălalt alege să se concentreze pe unul singur. Primul concepe treizeci de articole pe săptămână, făcând apel la o multitudine de surse din care adună orice informaţie, cât de puţin interesantă, din care construieşte câte un articol scurt, rapid şi destul de limitat, ce nu interesează cititorii decât în foarte mică măsură. Redactorul este foarte mulţumit de volumul de muncă prestată şi îl recompensează prin laude. Cel de‑al doilea reporter decide că, atât timp cât scrie un singur articol pe săptămână, trebuie să depună tot efortul de care este capabil. Jumătate din prima zi o petrece cercetând, analizând şi încercând să găsească acel subiect care va avea cu siguranţă un impact major asupra cititorilor. Intenţia lui este să scrie un articol demn de a fi premiat. Îşi alocă două zile pentru cercetare şi alte două pentru conceperea articolului şi verificarea informaţiilor. Ce credeţi că se va întâmpla? Nu numai că scrie cel mai bun articol al săptămânii, ci obţine şi premii, iar cititorii sunt entuziasmaţi, ceea ce duce la o promovare şi la recunoaşterea internaţională. Pe baza acestui articol şi a altora, îşi poate construi o carieră. Primul reporter este interesat de un volum mare într‑un timp scurt. Cel de‑al doilea alege să se concentreze pe un volum mic, însă cu rezultate pozitive pe termen lung. Iată ce impact are esenţialul.
Ce lecţii ne oferă poezia haiku Haiku, un tip de poezie japoneză care se bucură de o popularitate destul de mare, ne oferă câteva lecţii 16 Mai mult cu mai puțin
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 16
23-Jun-16 13:49:46
interesante cu privire la impactul esenţialului. Haiku, după cum probabil ştiţi, este de regulă o poezie a naturii, cu numai şaptesprezece silabe, alcătuită din trei versuri (cinci silabe, şapte şi cinci). Poetul trebuie să se încadreze în aceste limite şi să exprime o întreagă idee sau o imagine într‑un număr finit de silabe. Poate fi o sarcină descurajantă, dacă ai ceva important de transmis. Prin urmare, poetul care concepe un haiku are două opţiuni: poate pune laolaltă şaptesprezece silabe din care să alcătuiască rapid un haiku sau poate alege, cu grijă şi atenţie, doar acele cuvinte şi imagini care îl ajută să exprime o idee. Această a doua variantă duce la crearea unuia dintre cele mai puternice tipuri de poezie într‑o formă atât de scurtă – găsirea esenţialului. Aşadar, haiku ilustrează primele două principii ale productivităţii simple: Principiul 1: Prin impunerea limitelor, suntem obligaţi să identificăm esenţialul. Prin urmare, obişnuiţi‑vă să vă impuneţi limite în tot ceea ce faceţi. Principiul 2: Prin faptul că alegem esenţialul, generăm un impact major cu resurse minime. Concentraţi‑vă întot‑ deauna pe esenţial, pentru a valorifica la maximum timpul şi energia de care dispuneţi. Aceste două lecţii reprezintă cheia cărţii de faţă, arta limitării la esenţial transpusă în două fraze. Tot ceea ce urmează reprezintă o analiză a acestor concepte sau modalităţi practice de aplicare a lor în diverse domenii ale vieţii.
Alegerea activităţilor cu cel mai mare impact În viaţa profesională, putem fi asemenea primului reporter din exemplul de mai sus, rezolvând sarcină după De ce are esenţialul un impact atât de puternic 17
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 17
23-Jun-16 13:49:47
sarcină, într‑un ritm nebunesc, făcând foarte multe în acelaşi timp şi primind laude din partea şefilor. Oamenii care muncesc din greu şi rezolvă toate sarcinile ce le sunt atribuite sunt foarte apreciaţi. Cu toate acestea, avem la îndemână şi o a doua opţiune: putem alege să fim al doilea reporter, să ne concentrăm atenţia asupra unui set limitat de sarcini, care au însă un impact maxim. Ce vreau să spun prin „impact maxim“? O sarcină sau un proiect cu impact major poate însemna mai multe lucruri. De exemplu: • Vă poate aduce recunoaşterea pe termen lung; • Vă poate aduce mulţi bani pe termen lung; • Poate fi benefic pentru companie, din punctul de vedere al venitului, al brandingului, al extinderii în noi domenii etc; • Vă poate schimba cariera sau poate avea potenţial benefic pentru cariera actuală; • Vă poate schimba în bine viaţa personală; • Poate genera schimbări pozitive în societate sau pentru întreaga omenire. Acestea sunt doar câteva exemple – poate veţi găsi şi alte tipuri de sarcini sau proiecte cu impact major. Cum puteţi şti dacă o sarcină are impact major? Cele mai bune modalităţi de a afla sunt următoarele: 1. Analizaţi‑vă lista de sarcini. Luaţi fiecare sarcină în parte şi analizaţi‑o din următoarele puncte de vedere: impactul ei va dura mai mult de o săptămână sau o lună? În ce măsură îmi va schimba munca, cariera, viaţa? Cum mă va ajuta să îndeplinesc un obiectiv pe termen lung? Cât de important este acel obiectiv? Pe baza acestor răs‑ punsuri, veţi putea evalua care sarcină va avea cel mai mare impact pe termen lung. Deşi pare că necesită un 18 Mai mult cu mai puțin
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 18
23-Jun-16 13:49:47
efort mare, procedura va deveni din ce în ce mai uşoară, iar în scurt timp veţi descoperi că nu vă ia mai mult de câteva minute. 2. Începeţi cu obiectivele. Dacă începeţi prin a identifica acele lucruri pe care vreţi să le realizaţi în următorul an, vă veţi putea planifica eforturile, astfel încât să faceţi în fie‑ care zi câte puţin pentru a ajunge acolo. Să presupunem că vă stabiliţi trei obiective pe termen lung – în fiecare zi, alegeţi din listă o sarcină care vă va aduce mai aproape de aceste obiective. Astfel, sunteţi siguri că vă ocupaţi de rea‑ lizarea acelor sarcini care au cel mai mare impact, pentru că sunt direct legate de un plan pe termen lung. Care este varianta cea mai bună dintre acestea două? Cea care vi se potriveşte. Vom discuta mai pe larg despre obiective şi sarcini în capitolele următoare, însă, pentru moment, aş dori să subliniez faptul că metodele de mai sus nu se exclud reciproc. Puteţi încerca, şi aşa cred că este cel mai bine, să combinaţi cele două metode. Oricât de eficient v‑aţi planifica obiectivele, chiar şi cei mai buni dintre noi trebuie să îndeplinească sarcini care sunt în afara acestor obiective. Toate sarcinile vor alcătui o listă lungă (dacă le veţi pune pe hârtie) şi există posibilitatea ca sarcinile fără impact să se ridice deasupra celor productive. Ceea ce vă sugerez să faceţi este să analizaţi fiecare sarcină (metoda numărul unu) şi să le alegeţi pe cele cu impact major, în loc să încercaţi să vă ocupaţi de toate, indiferent cât de utile sunt în realizarea obiectivelor voastre.
Trasarea limitelor în toate aspectele vieţii Învăţămintele pe care ni le oferă haiku – de a stabili limite pentru a ne forţa să alegem, de a depista esenţialul De ce are esenţialul un impact atât de puternic 19
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 19
23-Jun-16 13:49:47
şi de a descoperi impactul acestuia – reprezintă lecţii pe care le putem aplica în toate domeniile vieţii, nu doar asupra listei cu sarcini. Dacă vreţi să vă simplificaţi oricare aspect stresant al vieţii voastre, impuneţi‑vă limite. Primiţi prea multe e‑mailuri? Impuneţi‑vă o limită: verificaţi poşta electronică numai de două ori pe zi şi răspundeţi la maximum cinci mesaje de fiecare dată. Veţi fi forţaţi să deveniţi mai eficienţi şi să trimiteţi doar e‑mailuri importante. Sunteţi implicaţi în prea multe proiecte? Reduceţi‑le numărul la trei. Aveţi prea multe obiecte în casă? Scăpaţi de tot ce este peste două sute. Aţi prins ideea. Vom discuta mai în detaliu despre aceste aspecte şi vom vedea cum putem aplica lecţiile haiku pentru a ne transforma fiecare domeniu al vieţii în ceva puternic şi semnificativ, dar, pentru moment, ar fi util să vă puneţi următoarele întrebări: • Care aspecte ale vieţii mele mă copleşesc? • Ce mi‑aş dori să simplific? • Cu excepţia sarcinilor pe care trebuie să le îndeplinesc în diverse domenii ale vieţii mele, îmi doresc să reduc numărul obiectelor pe care le deţin, al informaţiilor pe care le primesc sau al responsabilităţilor pe care le am? Acestea sunt doar câteva întrebări preliminarii; le vom discuta mai în detaliu, iar pe măsură ce înaintăm, vom descoperi ce este esenţial şi ce nu.
20 Mai mult cu mai puțin
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 20
23-Jun-16 13:49:47
2
Arta impunerii limitelor
Viaţa celor mai mulţi oameni este sufocată de lucruri, informaţii, documente şi sarcini. Din nefericire, timpul şi spaţiul disponibile sunt limitate, iar a face cât mai mult din toate este ca şi cum ați încerca să adunați toate cărţile din bibliotecă într‑o cutie: este imposibil, nu vă puteţi bucura cu adevărat de cărţi, iar mai devreme sau mai târziu, cutia se va rupe.
Problema noastră este că trăim fără limite. E ca şi cum ați merge la cumpărături fără a vă impune o limită de cheltuieli – aveți tendinţa de a cumpăra orice şi vă treziți cu tot felul de obiecte de care nici nu aveți nevoie şi pe care nici nu vi le doriți atât de mult. Însă, dacă vă stabiliți un buget (să spunem, o sută de dolari), le veți cumpăra doar pe cele importante şi nu vă veți mai alege cu o grămadă de lucruri inutile. Aşa arată viaţa noastră: trăim fără limite. Chiar dacă o astfel de libertate poate părea fascinantă la început, după un timp, ea devine apăsătoare. Nu mai avem suficient spaţiu de depozitare. Nu mai putem face faţă stresului de a ne ocupa de toate. Nu le putem face loc în viaţa noastră, oricât de mult ne‑am dori. Ne stoarce de energie, în multe privinţe. Ne slăbeşte puterea şi eficienţa. Ne solicită peste măsură. Ne epuizează într‑atât, încât nu ne mai rămâne timp să ne ocupăm de lucrurile cu adevărat importante. Să trăim fără limite e ca Arta impunerii limitelor 21
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 21
23-Jun-16 13:49:47
şi cum am lua o cană de vopsea roşie, am arunca‑o în ocean şi am privi cum culoarea dispare încet. Atenţia concentrată înseamnă să aruncăm aceeaşi cantitate de vopsea într‑o găleată cu apă. Lipsit de limite este jucătorul de baseball care aruncă mingea timp de nouă reprize o dată la trei zile, efectuând aruncări cât mai multe şi cât mai puternice. În curând, acesta ajunge să fie prea obosit ca să mai arunce tare sau s‑ar putea să nu mai fie în stare să arunce deloc. Adevărata forţă se manifestă atunci când acelaşi aruncător joacă o repriză la trei zile şi reuşeşte de fiecare dată să‑i elimine pe cei care trebuie să lovească mingea. Lipsa limitelor înseamnă să încercați să săpați o jumătate de hectar de pământ cu o lopată. Atenţia concentrată înseamnă să săpați cu aceeaşi lopată până dați de apă, concentrându‑vă pe o bucată de pământ. Lipsa limitelor înseamnă lipsa energiei. Încercaţi să vă impuneţi limite pentru a vă spori forţa. În acest capitol vom analiza primul principiu, „impunerea limitelor“.
Utilitatea limitelor Trecerea de la o viaţă fără limite, copleşitoare şi neeficientă, la una cu limite bine definite, care susţine atenţia şi puterea, reprezintă o transformare inimaginabilă. Iată doar câteva exemple de beneficii ale impunerii limitelor: • Simplifică lucrurile. Viaţa devine mai uşor de gestionat şi mai puţin stresantă. • Vă direcţionează atenţia. Nu vă mai irosiţi energia ocupându‑vă de mai multe sarcini simultan. • Vă concentraţi asupra lucrurilor importante. În loc să faceţi de toate şi să fiţi supraaglomeraţi, vă 22 Mai mult cu mai puțin
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 22
23-Jun-16 13:49:47
ocupaţi doar de ceea ce este important pentru voi. Acest lucru determină o schimbare extraordinară în viaţa voastră. • Vă ajută să realizaţi ceea ce vă doriţi. De cele mai multe ori, când suntem solicitaţi din toate părţile, avansăm foarte încet în direcţia scopurilor şi proiectelor pe care ni le‑am propus. Însă, dacă ne concentrăm doar asupra câtorva lucruri importante, chiar putem să le îndeplinim. Veţi obţine mult mai mult concentrându‑vă pe esenţial. • Le demonstrează celorlalţi că timpul vostru este important. Când încercăm să rezolvăm toate sarcinile care ni se atribuie, cei din jurul nostru au impresia că timpul lor este mai important, că nu vom refuza nicio solicitare. Dacă, dimpotrivă, trasăm nişte limite clare în ceea ce ne priveşte munca, le transmitem faptul că timpul şi priorităţile noastre sunt importante. În consecinţă, şi ceilalţi vor începe să ne preţuiască timpul. • Deveniţi mai eficienţi. Rezolvând mai puţine lucruri mărunte şi mai multe din cele care contează, depuneţi mai puţin efort şi vă investiţi timpul şi energia, care sunt limitate, în ceva cu impact de durată. Astfel, valorificaţi la maximum timpul de care dispuneţi şi vă eliberaţi de balastul lucrurilor mărunte.
Unde sunt necesare limitele Ce aspecte ale vieţii voastre credeţi că necesită impunerea unor limite? Orice aspect care vă copleşeşte. Orice zonă pe care vreţi s‑o îmbunătăţiţi. Nu trebuie să vă reconfiguraţi viaţa. De fapt, rezultatul nu ar fi nici pe departe benefic. Stabilirea prea multor Arta impunerii limitelor 23
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 23
23-Jun-16 13:49:47
obiective este exact antiteza acestei cărţi – succesul trasării limitelor depinde de „atacarea“ pe rând a aspectelor vieţii, începând, de preferat, cu cele în care şansele de reuşită sunt maxime. De unde ar trebui să începeţi? Nu există o reţetă universală, căci oamenii sunt diferiţi şi trebuie să vedeţi ce ar funcţiona în cazul vostru. Gândiţi‑vă la viaţa voastră – ce aspecte vă ocupă cel mai mult timp sau vă solicită excesiv? Ce aţi vrea să simplificaţi? Mai jos sunt câteva sugestii: • E‑mailul • Sarcinile zilnice • Timpul petrecut la telefon • Numărul proiectelor de finalizat • Numărul blogurilor sau al altor proiecte la care sunteţi abonaţi • Timpul dedicat citirii de articole online • Numărul obiectelor de pe birou Acestea sunt doar câteva idei, bineînţeles. Veţi pătrunde treptat şi în alte zone. Concentraţi‑vă pe o singură schimbare, până când aceasta devine obişnuinţă şi puteţi respecta cu uşurinţă limitele impuse.
Cum să vă impuneţi limite Prima limită va fi un număr aleatoriu, căci va dura o perioadă până când vă veţi da seama care este soluţia potrivită în cazul dumneavoastră. Cu toate acestea, impunerea limitelor nu înseamnă doar alegerea unui număr la întâmplare, ci se bazează pe experienţa voastră în acea activitate şi pe ceea ce voi consideraţi a fi ideal. De exemplu, prima oară când limitaţi verificarea e‑mailului, dacă nu faceţi decât să alegeţi un număr la 24 Mai mult cu mai puțin
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 24
23-Jun-16 13:49:47
întâmplare, acesta poate fi chiar peste o mie. Însă, din experienţă, ştiţi că este un prag mult prea înalt, aşadar, veţi alege mai mult ca sigur o limită realistă, bazându‑vă pe experienţa îndelungată în verificarea e‑mailului. Să presupunem că vă verificaţi e‑mailul de zece‑cincisprezece ori pe zi, ceea ce vi se pare prea des. Vă petreceţi majoritatea timpului pe e‑mail, în loc să vă ocupaţi de celelalte sarcini. Prin urmare, stabiliţi o limită optimă de maximum cinci verificări. Poate vă hotărâţi la două verificări, o dată dimineaţa şi o dată seara, înainte să plecaţi de la serviciu. Următorul pas este să testaţi această variantă. Este o limită în care vă puteţi încadra? Vă afectează simţitor comunicarea cu ceilalţi? Vă permite să faceţi mult mai multe lucruri? Faceţi acest experiment timp de o săptămână. Dacă nu funcţionează (sigur că nu există o limită potrivită pentru toată lumea), ajustaţi‑o un pic. Dacă de două ori pe zi este prea puţin, încercaţi o frecvenţă mai mare, să spunem, de trei ori. Dacă credeţi că vă descurcaţi cu mai puţin, încercaţi chiar o dată pe zi. Testaţi fiecare limită până când o găsiţi pe cea ideală şi până când devine parte din programul zilnic. Odată ce vă intră în obişnuinţă, treceţi la un alt domeniu al vieţii voastre. Trasarea limitelor, în orice domeniu, urmează aceeaşi procedură: 1. Analizaţi frecvenţa cu care desfăşuraţi o anumită activitate (cât de des faceţi activitatea X pe zi?) şi apoi stabiliţi o limită mai joasă, bazându‑vă pe ceea ce consideraţi a fi ideal. 2. Testaţi limita respectivă timp de o săptămână şi analizaţi rezultatul, pentru a afla dacă este viabilă. 3. Dacă nu vă mulţumeşte, ajustaţi frecvenţa şi faceţi o nouă testare timp de o săptămână. Arta impunerii limitelor 25
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 25
23-Jun-16 13:49:47
4. Continuaţi să faceţi modificări până când atingeţi nivelul optim şi acesta devine o obişnuinţă. 5. Odată ce aţi învăţat să stabiliţi limite, veţi ajunge să le valorificaţi la maximum – prin identificarea esenţialului şi simplificare. Aici devine cu adevărat evidentă puterea limitelor: când vă obligă să vă limitaţi la esenţial. Vom discuta despre acest aspect în capitolul următor.
26 Mai mult cu mai puțin
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 26
23-Jun-16 13:49:47
3
Identificarea esenţialului şi simplificarea
În acest capitol, vom discuta despre principiile numărul 2, alegerea esenţialului, respectiv 3, simplificarea. Alegerea esenţialului este cheia simplificării – trebuie să alegem esenţialul înainte de a simplifica, deoarece altfel vom ajunge să înlăturăm şi lucrurile importante.
Cum putem recunoaşte esenţialul? Aceasta este întrebarea crucială. Odată ce am găsit răspunsul, totul devine foarte uşor. Odată ce am identificat esenţialul, putem reduce numărul proiectelor, sarcinilor, angajamentelor şi fluxul de informaţii pe care le primim. Trebuie doar să eliminăm aspectele neesenţiale. După cum spune şi bancul: cum sculptăm statuia unui elefant? Pur şi simplu, îndepărtăm tot ceea ce nu arată ca un elefant. Aşadar, în primul rând trebuie să ştii cum arată un elefant.
Luaţi lucrurile în ordinea logică Multe sisteme de productivitate vă arată cum să faceţi lucrurile invers: repede şi fără să vă gândiţi pe ce ar trebui să vă concentraţi. Vă arată cum să rezolvaţi sarcinile urgente şi cum să gestionaţi un cumul de sarcini şi informaţii. Din păcate, aceste sisteme nu spun nimic despre Identificarea esenţialului şi simplificarea 27
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 27
23-Jun-16 13:49:47
cum să deosebim între ce e important şi ce nu, astfel că ajungem să ne ocupăm de absolut tot ceea ce ni se cere. Suntem, astfel, la mâna unui torent de sarcini şi informaţii – cu alte cuvinte, la cheremul solicitărilor şi toanelor celorlalţi. Sfatul meu este să vă întrebaţi de fiecare dată ce este cu adevărat esenţial, fie că e vorba de ziua de azi, de săptămâna asta, de anul ăsta sau de viaţa voastră, în general. Fie că este vorba despre e‑mailurile la care trebuie să răspundeţi, de încadrarea într‑un anumit buget de cumpărături sau de organizarea biroului de acasă, încercaţi să identificaţi mereu esenţialul. Asta înseamnă să luaţi lucrurile în ordinea logică.
Identificarea esenţialului: o serie de întrebări În orice aţi face, folosiţi aceste întrebări pentru a vă ghida înspre esenţial, mai ales dacă aveţi dificultăţi în a lua o decizie. Odată ce aţi deprins tehnica, nu veţi mai avea nevoie de întrebări, căci ele vor deveni automate. 1. Care sunt valorile voastre? Valorile înseamnă acele lucruri cărora le acordaţi cea mai mare importanţă. Gândiţi‑vă la ce contează pentru voi, la calităţile pe care aţi vrea să le deţineţi, la principiile după care aţi vrea să vă conduceţi viaţa. Odată ce le‑aţi identificat, toate acţiu nile şi alegerile voastre vor fi o reflectare a acestor valori. 2. Care sunt obiectivele voastre? Ce vă doriţi de la viaţă? Dar de la următorii trei ani? Dar de la luna următoare? Dar de la ziua de azi? Dacă ştiţi ce vreţi să realizaţi, va fi uşor să aflaţi dacă o acţiune sau un factor vă va ajuta să ajun‑ geţi unde vă doriţi. 28 Mai mult cu mai puțin
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 28
23-Jun-16 13:49:47
3. Ce vă face plăcere? Gândiţi‑vă la ce vă place, la per‑ soanele cu care vă place să vă petreceţi timpul şi la ce vă place să faceţi. 4. Ce este important pentru voi? După acelaşi model, faceţi o listă cu cele mai importante lucruri din viaţa voas‑ tră personală, de la serviciu sau din orice alt domeniu care vă preocupă. 5. Care sunt acţiunile cu cel mai mare impact? Dintr‑o listă de sarcini şi proiecte, alegeţi‑le pe cele care vă pot aduce cel mai mare beneficiu în viaţa personală sau în carieră. De exemplu, dacă trebuie să alegeţi între a da nişte telefoane, a participa la o şedinţă sau a scrie un raport, analizaţi impactul fiecărei activităţi: telefoanele sunt către nişte clienţi care aduc companiei câte o sută de dolari fiecare, şedinţa este programată pentru un client care poate aduce zece mii de dolari, iar raportul poate că nici nu va fi citit. Prin urmare, în acest exemplu, şedinţa are cel mai mare impact şi devine, astfel, esenţială. 6. Care sunt acţiunile cu cel mai mare impact pe termen lung? Este o diferenţă între dimensiunea impactului şi durata sa. De exemplu, o întâlnire cu un client poate genera încasări de zece mii de dolari săptămâna viitoare, pe de altă parte, o campanie de marketing de durată poate aduce încasări de sute de mii de dolari în anul următor. Impactul nu se cuantifică doar în bani – poate fi înlocuit cu orice alt lucru pe care îl consideraţi de valoare. 7. Nevoi sau dorinţe. Acesta este un criteriu pe care ar trebui să îl luaţi în calcul în momentul în care intenţionaţi să faceţi o investiţie: lucrul respectiv este necesar sau doar vi‑l doriţi? Odată ce aţi identificat nevoile, puteţi elimina majoritatea dorinţelor, care sunt neesenţiale. Identificarea esenţialului şi simplificarea 29
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 29
23-Jun-16 13:49:47
8. Eliminaţi neesenţialul. Câteodată, este util să gestio‑ naţi situaţia invers, dacă aveţi dificultăţi în a alege esen‑ ţialul: dintr‑o listă de sarcini, de exemplu, îndepărtaţi neesenţialul. Este evident că să spălaţi maşina este mai puţin important decât să achitaţi facturile sau să reparaţi ţeava care generează un consum excesiv de apă. Din momentul în care aţi scăpat de neesenţial, veţi rămâne doar cu cele mai importante sarcini din listă. 9. Un proces permanent de selecţie. De cele mai multe ori, nu reuşim să ajungem la esenţial de prima dată. Eliminăm mare parte din ce este neesenţial şi încercăm să lucrăm cu ceea ce rămâne. Apoi, după o săptămână sau două, analizăm din nou sarcinile şi mai îndepărtăm câte‑ va. Continuaţi acest proces până când consideraţi că nu mai puteţi elimina nimic.
Cum să folosiţi întrebările în practică Lista de întrebări de mai sus este utilă pentru a afla care sunt lucrurile importante, dacă aveţi dificultăţi, indiferent de zona pe care vreţi să o examinaţi. De la proiecte şi sarcini la e‑mailuri, finanţe, obiective, angajamente sau dezordinea de pe birou, identificarea esenţialului este primul şi cel mai important pas în direcţia simplificării şi, implicit, a creşterii eficienţei. Vă propun să vă opriţi câteva momente (ore sau zile, dacă este necesar) din ceea ce faceţi şi să analizaţi situaţia dintr‑o perspectivă mai largă. Vă concentraţi asupra esenţialului? Ce este esenţial? Puteţi elimina neesenţialul? Dacă vă veţi pune aceste întrebări, veţi fi mult mai capabili să identificaţi ce trebuie să faceţi şi ce vă doriţi să faceţi – mai capabili să vă concentraţi pe sarcinile importante şi să le şi îndepliniţi. Acest proces va reduce semnificativ 30 Mai mult cu mai puțin
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 30
23-Jun-16 13:49:47
timpul pe care‑l irosiţi ocupându‑vă de lucrurile neimportante, care nu vă fac plăcere şi care nu vă conduc spre atingerea obiectivelor. Mai jos veţi găsi câteva modalităţi de folosire în practică a întrebărilor esenţiale (mai multe detalii, în capitolele următoare): • Obiective pe viaţă: Care sunt principalele voastre obiective? Aplicaţi întrebările de mai sus, mai ales pe cele referitoare la valori, obiective şi lucruri care vă fac plăcere, şi veţi reduce astfel numărul obiectivelor neesenţiale. • Obiective anuale: La fiecare început de an, suntem cuprinşi de dorinţa de a îndeplini o serie de obiective. Unul dintre motivele pentru care nu reuşim întotdeauna să facem ce ne‑am propus la început este că ne propunem prea multe. Alegeţi‑vă unul sau două obiective şi concentraţi‑vă asupra lor. Utilizaţi întrebările esenţiale pentru a determina obiectivele esenţiale. Pe cele mai puţin importante le puteţi lăsa pentru mai târziu. • Proiecte şi sarcini de serviciu: Dacă lista lor este prea lungă, trebuie să simplificaţi – pe baza întrebărilor esenţiale, stabiliţi‑vă priorităţile. Asupra căror proiecte vă veţi concentra săptămâna aceasta? Asupra căror sarcini vă veţi concentra azi? Eliminaţi cât mai multe proiecte şi sarcini fundamentale. Întrebările esenţiale referitoare la obiective şi impactul fiecărui proiect sau sarcini sunt cele mai importante. • E‑mailuri: Dacă trebuie să răspundeţi la douăzeci de e‑mailuri, folosiţi întrebările esenţiale pentru a alege acele trei până la cinci e‑mailuri la care veţi răspunde azi. Ocupaţi‑vă mâine de cele neesenţiale sau, dacă puteţi, eliminaţi‑le. Identificarea esenţialului şi simplificarea 31
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 31
23-Jun-16 13:49:47
• Finanţe: Ideea de nevoi faţă de dorinţe este relevantă în acest caz, însă la fel sunt şi întrebările referitoare la scopuri şi valori. Dacă vă adaptaţi tiparul de cheltuieli la scopuri şi valori, veţi elimina multe cheltuieli inutile, ceea ce va duce la îmbunătăţirea situaţiei voastre financiare. • Dezordinea: Eliminaţi dezordinea bazându‑vă pe ideea de nevoi faţă de dorinţe, eliminând neesenţialul printr‑un proces continuu de selecţie. În final, veţi scăpa de lucrurile inutile şi veţi rămâne doar cu ce vă este necesar, cu lucrurile care vă plac şi pe care chiar le folosiţi. • Evaluări periodice: Alegerea esenţialului nu este aproape niciodată o decizie definitivă, ci necesită o verificare regulată, pe măsură ce lucrurile se acumulează, valorile şi obiectivele voastre se schimbă, şi nevoile voastre se reduc. Odată ce aţi analizat un aspect al vieţii voastre şi aţi eliminat ceea ce nu este esenţial, stabiliţi o dată la care să reveniţi asupra lui şi continuaţi procesul de evaluare. Bucuraţi‑vă de proces şi nu vă grăbiţi să ajungeţi la o destinaţie anume. Scopul simplificării nu este acela de a vă goli viaţa, ci de a vă ajuta să faceţi loc pentru lucrurile care vă fac plăcere. Identificaţi‑le înainte să începeţi simplificarea. Principiul 3: Simplificaţi – eliminaţi neesenţialul. Odată ce aţi identificat esenţialul, procesul de simplificare ar trebui să fie uşor – trebuie doar să înlăturaţi neesenţialul. Cu toate acestea, în practică, nu este chiar atât de simplu, deşi devine mai uşor prin exerciţiu. Să presupunem că aveţi o listă de sarcini şi aţi ales trei care sunt cele mai importante. Pentru a simplifica lista, va 32 Mai mult cu mai puțin
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 32
23-Jun-16 13:49:47
trebui să eliminaţi cât mai multe sarcini neesenţiale – tot ce iese din sfera esenţialului. În primul rând, înlăturaţi sarcinile neimportante, pe altele delegaţi‑le colegilor, iar la final amânaţi‑le pe cele care nu trebuie rezolvate neapărat azi. Dificultăţile intervin când ceilalţi vă deleagă sarcini pe care nu le consideraţi esenţiale. În astfel de cazuri, trebuie să vă obişnuiţi să refuzaţi. Vom da mai multe amănunte în capitolul despre responsabilităţi simple, dar, pentru moment, este util să înţelegeţi că refuzul este pur şi simplu un angajament de a urmări esenţialul, chiar dacă înseamnă să le spuneţi că nu aveţi timp să faceţi mai mult. Refuzul anumitor sarcini devine mai uşor cu timpul, mai ales dacă sunteţi convinşi de beneficiile pe termen lung ale urmăririi esenţialului. În plus, ceilalţi vor începe să vă respecte pentru faptul că sunteţi sinceri în privinţa volumului de muncă pe care o puteţi depune fără să vă aglomeraţi şi vă vor respecta timpul atâta vreme cât vi‑l respectaţi voi înşivă.
Identificarea esenţialului şi simplificarea 33
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 33
23-Jun-16 13:49:47
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 34
23-Jun-16 13:49:47
4
Concentrarea simplă
„Trecutul nu îmi este de niciun folos; nici viitorul. Eu trăiesc acum.“ RALPH WALDO EMERSON
Conform principiului 4 al artei limitării la esenţial, concentrarea este cel mai puternic instrument de care dispuneţi. Concentraţi‑vă asupra unui număr mai mic de lucruri şi veţi deveni mai eficienţi. Concentraţi‑vă pe „obiectivul unic“ şi îndepliniţi‑l (vom intra în detalii mai târziu). Concentraţi‑vă pe o singură sarcină, şi nu pe mai multe şi veţi deveni mai eficienţi. Concentraţi‑vă pe prezent, pentru a reduce nivelul de anxietate şi stres.
Principiul 4: Concentrarea este cel mai puternic instru‑ ment în creşterea eficienţei.
Cum să folosiţi concentrarea pentru a vă îmbunătăţi viaţa Mai întâi, haideţi să vedem câteva moduri de a folosi puterea concentrării: • Concentraţi‑vă asupra unui obiectiv. Concen trarea este factorul de care depinde îndeplinirea Concentrarea simplă 35
Mai mult cu mai putin - 2016 - BT.indd 35
23-Jun-16 13:49:47