Manual de eventos by Edmilson Freitas

FUNDAÇÃO PRESIDENTE ANTÔNIO CARLOS Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares

Manual de Eventos

Rua Manoel Byrro, 241 – Vila Bretas – Governador Valadares – MG - Tel: (33) 3212-6700 - - CEP - 35.032-620

APRESENTAÇÃO

O Manual de Eventos, ora apresentado, se constitui num instrumento que favorece a eficiência do processo de organizar e realizar os eventos acadêmicos, pois padroniza as informações necessárias e socializa-as, por meio eletrônico, uma das formas mais rápidas de disseminar e estabelecer um padrão de qualidade para a atividade.

FUNDAÇÃO PRESIDENTE ANTÔNIO CARLOS Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares

SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................................... 5 2 NICE - NÚCLEO DE INVESTIGAÇÃO CIENTIFICA E EXTENSÃO ............................ 7 2.1 Estrutura .................................................................................................................................. 7 2.2 Atribuições ............................................................................................................................... 7 3 EVENTOS ................................................................................................................................... 9 3.1 Quanto a sua duração, dimensão e estrutura ....................................................................... 9 3.1.1 De baixa complexidade .......................................................................................................... 9 3.1.2 De alta complexidade ............................................................................................................. 9 3.2 Quanto a sua modalidade ....................................................................................................... 9 3.2.1 Aula inaugural ........................................................................................................................ 9 3.2.2 Aula magna ........................................................................................................................... 10 3.2.3 Brunch .................................................................................................................................. 10 3.2.4 Café da manhã ...................................................................................................................... 10 3.2.5 Ciclo de palestras .................................................................................................................. 10 3.2.6 Coffee break ......................................................................................................................... 10 3.2.7 Colóquio ............................................................................................................................... 11 3.2.8 Concurso ............................................................................................................................... 11 3.2.9 Conferência........................................................................................................................... 11 3.2.10 Congresso ........................................................................................................................... 11 3.2.11 Convenção .......................................................................................................................... 11 3.2.12 Coquetel .............................................................................................................................. 12 3.2.13 Curso................................................................................................................................... 12 3.2.14 Debate ................................................................................................................................. 12 3.2.15 Descerramento de placa ...................................................................................................... 12 3.2.16 Encontro ............................................................................................................................. 12 3.2.17 Entrevista coletiva .............................................................................................................. 13 3.2.18 Exposição ........................................................................................................................... 13 3.2.19 Feira .................................................................................................................................... 13 3.2.20 Formatura ........................................................................................................................... 13 3.2.21 Fórum ................................................................................................................................. 13 3.2.22 Inauguração ........................................................................................................................ 13 3.2.23 Jornada ................................................................................................................................ 14 3.2.24 Lançamento de Selo ........................................................................................................... 14 3.2.25 Mesa redonda...................................................................................................................... 14 3.2.26 Mostra ................................................................................................................................. 14 3.2.27 Oficina ................................................................................................................................ 14 3.2.28 Painel .................................................................................................................................. 14 3.2.29 Palestra ............................................................................................................................... 15 3.2.30 Reunião ............................................................................................................................... 15 3.2.31 Salão ................................................................................................................................... 15 3.2.32 Semanas Acadêmicas ......................................................................................................... 15 3.2.33 Seminário ............................................................................................................................ 16 3.2.34 Simpósio ............................................................................................................................. 16 3.2.35 Torneio esportivo ................................................................................................................ 16 3.2.36 Videoconferência ou Teleconferência ................................................................................ 16 Rua Manoel Byrro, 241 – Vila Bretas – Governador Valadares – MG - Tel: (33) 3212-6700 - - CEP - 35.032-620

3.2.37 Workshop ........................................................................................................................... 16 4 ORGANIZAÇÃO E APRESENTAÇÃO DE PROPOSTAS DE EVENTOS ..................... 20 5 REALIZAÇÃO DO EVENTO ................................................................................................ 21 6 PÓS EVENTO .......................................................................................................................... 22 7 APOIO OPERACIONAL E DIVULGAÇÃO ........................................................................ 23 8 ORIENTAÇÕES GERAIS PARA OS ORGANIZADORES ............................................... 24 8.1 Apresentação e tramitação da proposta de evento ............................................................. 24 8.2 Local do evento ...................................................................................................................... 24 8.3 Inscrições ................................................................................................................................ 24 8.4 Solicitações de equipamentos, materiais e serviços ............................................................ 24 8.4.1 Equipamentos ....................................................................................................................... 24 8.4.2 Mesas e cadeiras ................................................................................................................... 25 8.4.3 Registros de imagens ............................................................................................................ 25 8.4.4 Coffee break e serviço de mesa ............................................................................................ 25 8.4.5 Materiais e serviços de divulgação ....................................................................................... 25 8.4.6 Crachás, Pastas, Brindes e Outros Materiais Gráficos ......................................................... 25 8.4.7 Passagens aéreas e traslados ................................................................................................. 26 8.4.8 Hospedagem e alimentação .................................................................................................. 26 8.5 Vagas e participantes............................................................................................................. 26 8.6 Promotores associados, patrocínios e apoio cultural .......................................................... 26 8.6.1 Patrocínios e apoio cultural .................................................................................................. 27 8.7 Presença e participação de autoridades............................................................................... 28 8.8 Programação do evento ......................................................................................................... 28 8.9 Certificados ............................................................................................................................ 29 8.10 Avaliação do evento ............................................................................................................. 29 9 FORMULÁRIOS ...................................................................................................................... 30

1 INTRODUÇÃO

Este Manual foi elaborado para servir como um instrumento de orientação para os interessados em organizar e realizar eventos de natureza e interesse acadêmicos e institucionais, sejam eles internos ou externos, de pequeno ou de grande porte. O Manual compreende além da transcrição de atos oficiais que disciplinam a matéria, informações sobre a finalidade e as atribuições do Núcleo de Investigação Científica e Extensão NICE, e a relação detalhada dos procedimentos a serem adotados e das normas a serem observadas pelos idealizadores dos eventos, que contam com a aprovação e o apoio da Instituição. São apresentados, ainda, modelos dos formulários utilizados e um fluxograma (ANEXO I) para uma visão adequada do processo de tramitação das propostas de eventos e a compreensão da necessidade de rigorosa observância dos prazos e condições estabelecidos. No final do documento, para conhecimento e orientação, são apresentadas informações a respeito do protocolo e do cerimonial a serem observados nos eventos acadêmicos e nas reuniões solenes realizadas na Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares. Para maior facilidade de todos os usuários, o conjunto das informações contidas neste Manual está disponível em: /www.unipacgv.com.br

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2 NICE - NÚCLEO DE INVESTIGAÇÃO CIENTIFICA E EXTENSÃO

O NICE é o órgão responsável por orientar, coordenar e avaliar eventos promovidos e realizados pelos cursos e setores da faculdade, e administrar solicitações de cessão e locação de espaços institucionais.

2.1 Estrutura O NICE, para o desenvolvimento de eventos estabelece relações intra e inter-setoriais por meio de uma estrutura composta por: 01 Coordenador 01Assistente 01 Auxiliar

2.2 Atribuições  Receber, avaliar e encaminhar propostas de eventos acadêmicos de extensão universitária, para aprovação da Diretoria;  Orientar, organizar e supervisionar os eventos;  Emitir pareceres de avaliação sobre a realização de eventos;  Administrar solicitações de cessão e locação de espaços, autorizadas de acordo com os critérios estabelecidos;  Elaborar os relatórios de atividades;  Preparar relatório anual de cessão/locação de espaços;  Participar de fóruns, seminários e encontros locais e regionais ligados às atividades de eventos;  Executar outras atividades correlatas, juntamente com as Células (Acadêmica, Administrativa e Financeira).

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3 EVENTOS

A realização de eventos é um importante instrumento de comunicação institucional e, quando bem planejado e organizado por profissionais competentes, contribui para intensificar o relacionamento da Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares com os diferentes públicos da comunidade acadêmica. Além disso, cria novos conceitos e consolida a imagem da Instituição, de seus produtos, serviços e idéias. Para os fins deste Manual, os eventos acadêmicos, organizados e realizados por iniciativa exclusiva de integrantes da faculdade, ou em parceria com outras instituições e entidades, classificam-se conforme descrito a seguir:

3.1 Quanto a sua duração, dimensão e estrutura

3.1.1 De baixa complexidade Aqueles que reúnem até um máximo de 100 participantes, com divulgação interna restrita, que não utilizam serviços de transporte coletivo, hotelaria, e cuja realização se restringe a, no máximo, 6 horas.

3.1.2 De alta complexidade Aqueles que reúnem acima de 100 pessoas, e que necessitam de ampla gama de equipamentos e recursos de infraestrutura, divulgação ampla, serviços de terceiros, transporte, hospedagem e alimentação, dentre outros.

3.2 Quanto a sua modalidade

3.2.1 Aula inaugural É um momento importante na vida acadêmica de uma instituição de ensino superior e deve receber a devida divulgação. A aula inaugural deve ser proferida por professor de público e notório conhecimento do assunto do curso; deverão estar presentes os primeiros alunos e professores do curso, além de seus convidados e demais membros da Faculdade.

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3.2.2 Aula magna É a solenidade que, nas universidades do mundo todo, marcam o início das atividades escolares acadêmicas a cada ano. Prioritariamente deve ser pronunciada pelo Magnífico Reitor e/ou Diretor da Instituição. É uma aula privativa do Reitor, por isso chama-se Magna, de Magnífico. Claro que o Reitor poderá convidar Professor, Intelectual ou Autoridade para pronunciá-la; deve ser uma pessoa de público e notório conhecimento, de grande cultura e largo saber, com responsabilidade nos meios culturais e acadêmicos.

3.2.3 Brunch É uma refeição de múltipla escolha que une o café da manhã e o almoço, no meio do dia. Utilizado para lançamento de tecnologias, serviços e produtos, uma coletiva de imprensa ou apresentação de uma novidade ao mercado. Evento inadequado para confraternização e entretenimento.

3.2.4 Café da manhã Evento com alto retorno empresarial, em função do horário, no qual os presentes têm maior capacidade de captação e assimilação dos assuntos a serem abordados. Tem por objetivo reunir os presentes para apresentar uma nova filosofia da empresa, mudanças gerenciais, novos produtos, comunicados de fusão, entre outros temas de interesse da empresa.

3.2.5 Ciclo de palestras É derivado da conferência, sendo que se diferencia por estar vinculado a uma série de palestras pronunciadas por professores e especialistas na matéria a ser abordada.

3.2.6 Coffee break Não se trata de um evento, mas sim de um lanche oferecido no intervalo de eventos, para participantes e/ou autoridades presentes.

3.2.7 Colóquio Reunião, com profissionais de uma determinada área de conhecimento, restrita para discussão de um tema específico, e destinada a esclarecer dúvidas e levar à tomada de decisão.

3.2.8 Concurso Competição que ocorre nas áreas cultural, científica, tecnológica, ou outras. É coordenado por uma comissão, devendo ter regulamento próprio.

3.2.9 Conferência Exposição pública sobre determinado assunto técnico, artístico, científico ou literário. O conferencista expõe um tema específico, próprio de sua especialidade acadêmica ou profissional, previamente divulgado, com tempo de duração determinado. Ao final responde a perguntas, de preferência formuladas por escrito pelos assistentes e dirigidas à mesa. Usualmente a conferência conta com um moderador.

3.2.10 Congresso É uma reunião formal e periódica de pessoas pertencentes a grupos profissionais com o mesmo interesse, geralmente promovido por entidades associativas, objetivando estudar, debater e chegar a conclusões sobre um tema geral, que é exposto em sub-temas. Os congressos apresentam, ainda, as comissões técnicas, formadas por grupo de estudiosos de um tema, com a finalidade de analisar os trabalhos ou debaterem sobre os temas, que serão apresentados no plenário, de acordo com o regimento. As apresentações, trabalhos e propostas são reunidos em um só documento, entregue aos congressistas, juntamente com as conclusões do evento. A sua duração é de cinco dias e sua realização, anual ou bienal.

3.2.11 Convenção Promovida isoladamente por grupos empresariais que geralmente, reúnem indivíduos de uma determinada empresa, podendo ser realizada por setores distintos ou congregar todos os seus integrantes.

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3.2.12 Coquetel Encontro de confraternização, no qual as pessoas ficam em pé e se servem de bebidas diversas e petiscos finos, e que tem como objetivo reunir pessoas para um momento de descontração, realizado antes ou após um evento formal como, por exemplo, uma inauguração ou uma sessão solene.

3.2.13 Curso Evento educativo, caracterizado pela apresentação de um tema específico, e que tem como objetivo o conhecimento, treinamento ou reciclagem dos participantes, capacitando-os para o exercício das atividades relacionadas ao assunto proposto. Por serem permitidas perguntas e debates, o número de participantes não deve ultrapassar de 50 pessoas. A duração de um curso depende de vários fatores, variando entre mínimo de oito horas e o máximo de 12 meses.

3.2.14 Debate É uma reunião entre duas pessoas, cada uma defendendo o seu ponto de vista, geralmente antagônico e polêmico. Exige a presença de um moderador ou mediador, que coordena os trabalhos, estabelecendo as regras do evento. Pode ser aberto ao público que, no entanto, não participa; as perguntas só podem ser feitas pelo mediador, por um debatedor ou por pessoas especialmente convidadas para este fim, que tenham interesse no tema debatido.

3.2.15 Descerramento de placa Caracterizado pelo ato de descerramento de uma placa para homenagear pessoas que se destacaram pelo seu trabalho na Instituição, para marcar solenidades de inauguração ou acontecimento histórico.

3.2.16 Encontro Caracteriza-se pela reunião de pessoas de uma categoria profissional para debater temas polêmicos, apresentados por representantes dos grupos participantes. Precisa de um coordenador para apresentar os representantes dos grupos e a coordenação dos trabalhos, que podem ser expostos em forma de palestras, conferências, mesas redondas, painéis.

3.2.17 Entrevista coletiva Evento em que uma autoridade da empresa comunica aos profissionais da imprensa um fato novo, de alta relevância, abrindo, em seguida, espaço para questionamentos.

3.2.18 Exposição Exibição pública de produções artísticas, industriais, técnicas e científicas. Atende aos mais diversos questionamentos do público visitante.

3.2.19 Feira Evento que compreende a montagem de estandes para fins de exposição, demonstração e comercialização de produtos e serviços. Nesse tipo de evento, além da comercialização, a Instituição mostra à comunidade em geral o seu trabalho e a sua importância para a sociedade. Pode ser de pequeno, médio ou grande porte e, geralmente, acontece paralelamente a seminários e congressos.

3.2.20 Formatura

Caracterizada por uma solenidade formal de encerramento de curso, marcada pela entrega de certificados de conclusão.

3.2.21 Fórum Este evento caracteriza-se pela troca de informações e debate de idéias, com a presença de grandes audiências. Seu objetivo é o de conseguir a efetiva participação da platéia, sempre numerosa, que deve ser sensibilizada e motivada. Os temas são expostos por orador indicado pelos grupos participantes e apresentados à mesa de trabalhos, constituída de autoridades ou especialistas. O evento também deve ser coordenado por um moderador, que definirá as regras de apresentação de cada grupo.

3.2.22 Inauguração Caracterizada pela apresentação de novas instalações ou unidades da empresa, com o objetivo de divulgá-la institucionalmente. Rua Manoel Byrro, 241 – Vila Bretas – Governador Valadares – MG - Tel: (33) 3212-6700 - - CEP - 35.032-620

3.2.23 Jornada Reunião de grupos de profissionais, realizada periodicamente, com o objetivo de discussão em congressos. São pequenos congressos, diferindo destes por se tratar de reuniões de grupos de determinada região em épocas propositadamente não coincidentes.

3.2.24 Lançamento de Selo Caracterizado por um ato que faz parte da programação de uma data comemorativa importante, como o aniversário da empresa.

3.2.25 Mesa redonda Evento que reúne de quatro a oito pessoas que, sentadas em semicírculo, debatem sobre um tema polêmico, controvertido e de interesse, tendo cada debatedor cerca de dez minutos para sua apresentação inicial. Após cada exposição, o tema é discutido entre eles, com cerca de dois minutos para cada questão, sendo admitidas perguntas, respostas e réplica, nunca tréplica. A mesa-redonda pode ser aberta ou fechada. A primeira modalidade permite a intervenção da platéia e a segunda restringe a participação aos apresentadores. É necessária a presença de um moderador que coordena os trabalhos e estabelece as regras.

3.2.26 Mostra É o mesmo que exposição, mas sem o objetivo de venda. É pequena, circulante e visa somente divulgar; pode ser itinerante ou não. É a única forma de expor que circula, isto é, pode ser vista em vários locais, com a mesma forma e conteúdo. Exemplo: mostra de fotos.

3.2.27 Oficina É semelhante ao workshop, sendo que a Oficina é mais utilizada na área educacional, enquanto o workshop nas áreas comercial e empresarial.

3.2.28 Painel Caracteriza-se por um quadro de apresentações, no qual um orador principal e até quatro painelistas explanam sua visão sobre um tema predeterminado. É necessária a presença de um

moderador que coordena os trabalhos e fixa as regras do evento. O painel é dividido em duas partes: • Primeira Parte: os painelistas apresentam o tema individualmente, de acordo com as regras do evento, tendo o orador principal maior tempo de explanação. Os painelistas abordam sub-temas ou posições próprias do assunto abordado. • Segunda Parte: são seguidas as mesmas regras da mesa redonda, nas quais os painelistas debatem entre si e respondem às perguntas da platéia, que devem ser feitas por escrito e identificáveis.

3.2.29 Palestra Encontro para exposição de assunto específico a uma platéia pequena, com mínimo de familiaridade com a matéria em questão. Finda a apresentação, é usual uma sessão reservada a perguntas e questionamentos do público.

3.2.30 Reunião Evento que reúne grupos de pessoas da Faculdade ou de outras instituições a fim de discutir, debater e solucionar temas relacionados com políticas, ações e resultados de trabalho, com o objetivo de decidir, em conjunto, quais as melhores ações a serem desenvolvidas.

3.2.31 Salão Destinado a promover e divulgar produtos, visando criar entre os consumidores uma imagem positiva das empresas participantes. Seu objetivo é a promoção da imagem da instituição e não a comercialização imediata.

3.2.32 Semanas Acadêmicas Caracterizada pela reunião de estudantes, coordenada por professores, com apoio de profissionais da área, com o objetivo de discutir temas relacionados com a classe a qual pertencem. O encontro acadêmico de um mesmo setor deve ser produtivo, objetivando informar aos estudantes de hoje – profissionais do futuro – algo de suas áreas de atuação. É realizada, como a nomenclatura diz, em sete dias.

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3.2.33 Seminário Caracteriza-se pela discussão de um tema proposto, do qual se estuda todos os seus aspectos, pesquisados por grupos e apresentados por representantes, não havendo tomada de decisão. É apresentado sob a forma dialogal, como palestra, painel, debate ou mesa redonda, em período pré-determinado, com a presença de um coordenador que domine o assunto e de um ou mais apresentadores, escolhidos pelo grupo. São permitidas perguntas, de preferência escritas e identificadas. A duração do seminário é de no máximo um dia; se realizado em mais de um dia é jornada.

3.2.34 Simpósio É a apresentação de um tema geral de grande interesse, que é dividido em sub-temas, por especialistas de renome, sendo seu objetivo final o intercâmbio de informações, com a tomada de decisão. Mais eclético que o congresso, permite também a apresentação de temas de interesses geral, e não só de classes específicas, no qual pessoas de todos os segmentos e setores sócioeconômicos podem ter interesse. A duração de um simpósio é, em média, de um a três dias.

3.2.35 Torneio esportivo Competição de caráter esportivo que promove a integração e a competição saudável entre pessoas, que podem ser funcionários, atletas, alunos, entre outras categorias.

3.2.36 Videoconferência ou Teleconferência Evento que permite a interação, por meio de tecnologias de comunicação, entre um grupo de pessoas que se encontram em espaços diferentes e distantes. A apresentação é feita por meio de recursos audiovisuais e eletrônicos que possibilitam a interlocução entre os participantes, com as interrupções necessárias a qualquer instante, visando encurtar distâncias, racionalizar diálogos, reduzir investimentos e acelerar a troca de informações entre pessoas e empresas.

3.2.37 Workshop O termo em inglês define uma oficina de trabalho. São encontros em que há uma parte expositiva seguida de demonstrações do objeto (produto) que gerou o evento. O evento pode ser

dividido em duas partes: teórica e prática, e os participantes são de uma mesma área ou segmento de trabalho.

A seguir, veja como confeccionar uma Lista de Conferência Completa (Checklist):

CHECKLIST

A confecção de um checklist irá ajudar com mais precisão nas providências do evento. Dessa forma, segue abaixo os ítens mais importantes para a realização de um evento. 1) Definição do Público de Interesse 2) Objetivo do Evento Data / Hora: ( a data e o horário do evento sempre são definidos segundo a agenda de quem for o responsável direto pelo evento). Local: (deve ser definido de acordo com o tipo de evento). 3) Providências:  Solicitação do Espaço por ofício ou contrato;  Autorização para utilização do espaço: nome, cargo, telefone.  Confirmação da reserva: data, por documento, por telefone. 4) Detalhamento do local  Localização exata: endereço e acesso (mapa se for o caso)  Aspectos externos: limpeza, obras, entulhos, iluminação.  Aspectos internos: capacidade do auditório, estado de conservação, segurança contra incêndio, saída de emergência, iluminação, acústica, tipo de assento no auditório, cor.  Distribuição dos assentos: modelo, fileiras, quantidade.  Esboçar o local destinado: Palco (degraus de acesso, tamanho do palco, púlpito fixo ou móvel, suporte para bandeiras, bandeiras (quais e estado de conservação), tipo da mesa principal, tamanho, altura, fachada aberta ou fechada. 5) Materiais possíveis de serem utilizados: Datashow, microfone, mesa de som, sistema de gravação, tela para projeção, televisão, aparelho de DVD, notebook, impressora, painel decorativo, corda divisória de ambiente, fita de inauguração, livro de presença, decoração com flores, material de secretaria. Rua Manoel Byrro, 241 – Vila Bretas – Governador Valadares – MG - Tel: (33) 3212-6700 - - CEP - 35.032-620

6) Dimensionamento Participantes internos e externos (convidados); responsável (nome, endereço, telefones). 7) Abertura Oficial Presidente da mesa, convidados, pronuncia-mentos. 8) Cronograma de atividades: ordem dos trabalhos. 9) Criação: Confecção de materiais impressos – folder, flyer, cartazes, banners, faixa, crachás, livro de assinatura, certificados de participação, sinalização. 10) Convites Escolha do modelo e elaboração do texto, confecção, impressão gráfica, responsável (nome, endereço, telefone e data da entrega); relação de convidados (autoridades obrigatórias, convidados especiais, servidores e familiares), listagem de encaminhamento (correio, pessoal), confirmação de presenças (listagem de confirmação, participantes ativos – palestrantes, homenageados – confirmação pessoal), Responsável (nome e telefone). 11) Comunicação do Evento: Fotógrafo, cobertura de imagens, divulgação por matérias jornalísticas, distribuição de cartazes, entrevistas e coletiva com a imprensa. 12) Comunicação aos órgãos internos envolvidos: autoridades internas, convocação ou convite. 13) Serviço Café, coffee break, pessoal de serviço (garçom, copeiras, etc), material de serviço (copos, bandejas, etc), pessoal do serviço de som (microfones, gravação), Comissão de Recepções para Autoridades, Receptivo de Apoio, Convocação de equipe envolvida, marcação de reunião das equipes, fechamento do checklist. 14) Assessoria de Comunicação Social: Preparação de press-release e briefing sobre o evento, divulgação do programa e material ilustrativo/promocional, divulgação para a comunidade interna.6 15) Decoração: Local do evento (auditório, plenário, sala, etc), mesa diretora dos trabalhos, dispositivo das bandeiras, flores, painéis, faixas internas, prismas em acrílico, banners. 16) Cerimonial Comissão de recepções, reunião para definição de funções, fornecimento de materiais, crachás, mesa de receptivo, material de apoio, relação completa dos convidados, relação de autoridades

confirmadas, cartões de marcação de assentos, mapa de assentos no Plenário, coordenação (roteiros de desenvolvimentos, pauta do evento – roteiro da solenidade, mestre-de-cerimônias, composição da mesa de honra, cartões de mesa, ata da sessão, livro de assinaturas e nominatas). 17) Relação de pessoal que pode ser necessário: Recepcionista, secretária, digitador, office boy, mestre-decerimônias, jornalista, fotógrafo, tradutor/intérprete, motorista, manobrista, digitador, operador de áudio visual, operador de filmagem, operador de som/luz, eletricista, encanador, maître/garçom, médico, enfermeiro, segurança e serviços gerais.

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4 ORGANIZAÇÃO E APRESENTAÇÃO DE PROPOSTAS DE EVENTOS

A iniciativa de proposição de eventos é facultada aos integrantes do corpo docente, ao Diretor, Coordenadores de cursos e Coordenadores de Núcleo, aos membros do corpo funcional e discente da Faculdade. No caso da iniciativa partir de integrante do alunado a proposta deverá, necessariamente, conter a indicação de um docente que dela será co-responsável e aprovada pelo coordenador do curso. A proposta de evento deverá ser apresentada mediante o preenchimento completo dos formulários específicos e a juntada dos documentos e informações requeridos; sua tramitação e apreciação têm como requisito o atendimento dos seguintes prazos: a)

Eventos de baixa complexidade: 21 dias de antecedência;

Eventos de alta complexidade aberto semestralmente.

Atendidos os requisitos formais acima estabelecidos, a proposta de evento deverá ser encaminhada ao Núcleo de Extensão, que submeterá as propostas recebidas à avaliação acadêmica e financeira, responsável por proceder a análise das propostas. A análise das propostas de realização de eventos levará em conta: a) Atendimento dos prazos de envio do formulário; b) Preenchimento completo do formulário; c) Aprovação da proposta pela Direção; d) Objetivo do evento; e) Relevância do evento em nível institucional e para o segmento a que se destina; f) Exeqüibilidade da proposta: existência de infraestrutura (espaço físico, número de participantes, etc.). Na hipótese da apresentação de propostas com datas de realização coincidentes, terá sempre precedência aquela referente aos eventos previstos no calendário oficial da faculdade e a relevância do evento para a comunidade acadêmica No caso de aprovação da proposta, sua execução fica condicionada à análise da viabilidade financeira. Cabe ao NICE, supervisionar, apoiar e avaliar a execução dos eventos da instituição. O acompanhamento dos eventos dar-se-á por intermédio da análise do relatório final de atividades, com a descrição das principais ações desenvolvidas no período.

5 REALIZAÇÃO DO EVENTO

A execução do evento proposto e aprovado é responsabilidade de seu coordenador, no caso de eventos de baixa complexidade, ou de sua Comissão Organizadora, no caso de eventos de média e de alta complexidade, aos quais incumbem as seguintes atribuições: a) Fornecer, com a devida antecedência, todas as informações necessárias aos setores de apoio envolvidos, para a adequada organização e divulgação do evento; b) Zelar pelo nome da Instituição; c) Garantir a adequada execução do evento proposto; d) Observar e fazer observar, na realização das sessões previstas, as normas protocolares e de cerimonial vigentes na Faculdade; e) Responsabilizar-se pela guarda e conservação dos bens e equipamentos institucionais fornecidos durante o período de sua utilização; f) Executar e responsabilizar-se por todos os atos de natureza acadêmica relacionados com o desenvolvimento do evento.

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6 PÓS EVENTO

Encerrado o evento, o seu proponente deve encaminhar, ao NICE, um relatório circunstanciado a respeito das atividades desenvolvidas. O prazo para o encaminhamento desse relatório é de 30 (trinta) dias, a contar da data de encerramento do evento, e sua não apresentação inabilita o Coordenador e os demais membros de sua equipe de coordenação, caso haja, para fins de apresentação de propostas de novos eventos.

7 APOIO OPERACIONAL E DIVULGAÇÃO

Por meio do NICE, a Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares proporciona apoio técnico e operacional aos eventos aprovados na forma estabelecida neste Manual. Esse apoio consiste em: a) Garantir a disponibilidade dos espaços institucionais requeridos para a execução do evento, em condições adequadas de uso; b) Garantir o fornecimento, em condições de pleno uso e em tempo hábil, dos materiais e equipamentos requeridos; c) Providenciar o oferecimento das demais facilidades e serviços previstos e aprovados; d) Assegurar a divulgação do evento, conjuntamente com a Assessoria de Comunicação, superintendendo a confecção das peças publicitárias e sua distribuição; e) Providenciar, junto aos setores competentes, a emissão de passagens, reserva de hotéis, transporte, etc., quando necessário; f) Fornecer orientação a respeito das normas protocolares e de cerimonial, sempre que necessário ou requerido; g) Registrar a presença de autoridades e elaborar as respectivas nominatas para uso do mestre de cerimônia, quando for o caso.

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8 ORIENTAÇÕES GERAIS PARA OS ORGANIZADORES

8.1 Apresentação e tramitação da proposta de evento Elaborada a proposta de realização de evento acadêmico, de acordo com as normas e orientações contidas neste Manual, ela deve ser encaminhada ao NICE, para início do processo. Aprovação acadêmica e viabilidade financeira e administrativa. Deferida, o NICE tomará as medidas necessárias para garantir a disponibilidade dos recursos de infraestrutura, de equipamentos e demais meios de apoio necessários para a realização do evento, e acionará a Assessoria de Comunicação para a adoção do plano de divulgação previsto na proposta.

8.2 Local do evento Com o intuito de minimizar custos e evitar problemas de deslocamento e montagem de infraestrutura os eventos, como regra geral, devem utilizar as instalações e facilidades da Instituição. Para os eventos de baixa complexidade, e para todos aqueles que não prevêem diferentes tipos de encontros em sua programação, só será aceita a reserva de um único local, com capacidade adequada ao volume do público previsto.

8.3 Inscrições Os organizadores devem fornecer todas as informações necessárias para a formalização das inscrições dos interessados no evento: data(s), horário(s), local (is), programação, condições para inscrição, prazos. Sempre que houver concurso externo para a realização do evento, devem ser informadas a identidade e a natureza das entidades patrocinadoras. É altamente recomendável que, sempre que possível, as inscrições sejam realizadas via Internet.

8.4 Solicitações de equipamentos, materiais e serviços 8.4.1 Equipamentos Discriminar adequadamente o número e as especificações dos equipamentos solicitados informando, inclusive, o período de utilização, se este for inferior ao da duração do evento.

8.4.2 Mesas e cadeiras Quando necessárias, informar quantidade e especificação de tamanho das mesas.

8.4.3 Registros de imagens Informar necessidade, tipo de cobertura e fases a serem registradas. O fornecimento desse serviço é restrito à existência dos recursos necessários na Instituição e à disponibilidade de agenda do setor responsável.

8.4.4 Coffee break e serviço de mesa Para o coffee break, informar datas e número estimado de pessoas a serem atendidas, e observar as seguintes orientações: I.

O serviço de coffee break não é oferecido no caso de eventos com uma única sessão e com duração estimada inferior a duas horas;

II.

Nos eventos com duração igual ou superior a duas horas, realizados em um único período (ou manhã ou tarde ou noite), o coffee-break será oferecido no início da sessão ou no intervalo, se houver;

III.

Nos eventos realizados em período integral (manhã e tarde), o coffee-break será oferecido no início ou no intervalo da sessão matinal e no intervalo da sessão da tarde.

O serviço de mesa prevê exclusivamente o fornecimento de água ao(s) palestrante(s) e demais integrantes da mesa de trabalho do evento.

8.4.5 Materiais e serviços de divulgação Devem ser minuciosamente descritos e indicadas as quantidades requeridas. Lembrar que, uma vez aprovada a realização do evento, o (s) responsável (is) devem entrar em contato com o NICE, para viabilizar junto à Assessoria de Comunicação, como será a execução da campanha de divulgação do evento, de acordo com a verba disponível para este fim.

8.4.6 Crachás, Pastas, Brindes e Outros Materiais Gráficos Se necessários, devem ser requeridos com adequada descrição e indicação de quantidade e destinação. Devem ser discriminados como material de consumo. Rua Manoel Byrro, 241 – Vila Bretas – Governador Valadares – MG - Tel: (33) 3212-6700 - - CEP - 35.032-620

Observe-se que, neste caso e no de materiais e serviços de divulgação, a confecção das peças deverá obrigatoriamente observar e respeitar as normas de utilização do nome, logotipo e símbolos da Faculdade

8.4.7 Passagens aéreas e traslados Devem ser preenchidos os formulários próprios para requisição desses serviços.

8.4.8 Hospedagem e alimentação Deve ser preenchido o formulário de reserva de hotel. A hospedagem, quando aprovada, terá como destino um dos hotéis com os quais a faculdade mantém convênio no município de Governador Valadares. As despesas de hospedagem, quando aprovadas, referem-se às diárias cobradas pelo estabelecimento hoteleiro e ao café da manhã. Cabe exclusivamente ao hóspede o pagamento de despesas extras ou imprevisíveis (lavanderia, telefone, frigobar, bebidas, restaurante, ressarcimento de danos ou prejuízos, etc.). No caso de despesas de alimentação, quando aprovadas, elas deverão ser pagas na forma de ressarcimento. Para tanto, deve ser solicitada Nota Fiscal discriminada, em nome da Fundação Presidente Antônio Carlos, CNPJ 17.080.078/0117-96. Não serão ressarcidas, em nenhum caso, despesas com bebidas alcoólicas ou de terceiros não incluídos na autorização prévia.

8.5 Vagas e participantes Nos eventos com número de vagas fixado, a quantidade de participantes está previamente definida e limitada. Nos eventos sem estipulação de vagas, o(s) organizador (es) deve(m) fornecer uma estimativa, a mais objetiva possível, do número esperado de participantes.

8.6 Promotores associados, patrocínios e apoio cultural No caso de eventos cuja organização e a realização contam com o concurso de outras instituições, recomenda-se o estabelecimento de um acordo formal que discrimine e fixe, da forma mais clara possível, os encargos e responsabilidades que cabem a cada uma das partes. Essa medida é fundamental para evitar problemas ou ônus nas fases de preparação e de execução do evento, bem como a duplicação de esforços e iniciativas.

Para os eventos que contam com patrocínio ou apoio cultural de empresas, ou com financiamento de agências oficiais de fomento, é indispensável que seu(s) organizador (es) informe(m) claramente as condições estabelecidas no acordo ou contrato formal de patrocínio, apoio ou financiamento, para as providências devidas, sobretudo aquelas relativas à confecção do material promocional e de divulgação.

8.6.1 Patrocínios e apoio cultural O patrocínio é um investimento que uma empresa faz com o intuito de receber em troca um retorno institucional ou de marketing, de acordo com o valor aplicado. A captação de recursos exige conhecimento da linguagem de marketing, familiaridade com a quantificação do valor do benefício que o projeto proporcionará ao patrocinador e do valor da logomarca que está sendo apresentada. A primeira apresentação de um projeto deve ser feita por meio de uma proposta. O projeto deve ser claro, com solicitações objetivas e informações detalhadas sobre os benefícios da ação para o patrocinador. As propostas de patrocínio devem ser apresentadas com muita antecedência uma vez que, como regra, as empresas definem seus investimentos em marketing cultural anualmente. Mais simples e mais focado que o patrocínio, o apoio cultural é feito por meio da permuta de bens e serviços. Por exemplo, resolve-se o problema de hospedagem conseguindo apoio de um hotel, integral ou com desconto.

AVISO IMPORTANTE Qualquer acordo de patrocínio, de apoio cultural ou de financiamento que, direta ou indiretamente, implique em geração de ônus ou de compromisso de qualquer natureza para a Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares, só pode ser autorizado, formalizado e assinado pelo Diretor Geral da instituição. Quaisquer entendimentos ou acordos, por escrito ou não, estabelecidos sem a interveniência daquelas autoridades, são nulos de pleno direito, podendo dar lugar a medidas reparadoras de natureza cível.

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8.7 Presença e participação de autoridades Na organização da proposta de evento deve-se prever e identificar claramente as autoridades, universitárias e extra universitárias, que serão convidadas para o evento. Constitui norma protocolar e regra de boa convivência acadêmica o encaminhamento de convite formal aos integrantes da gestão acadêmica ( Diretor, Vice diretor, Coordenadores), para os eventos que têm lugar na Instituição. Usualmente, e sempre na dependência da natureza do evento, a presença desses convidados limita-se à sessão de abertura do evento, e sua participação a alocuções de cumprimento e boas vindas. Para fins de organização do cerimonial recomenda-se que a proposta de evento contenha a discriminação das autoridades a convidar. Para autoridades, os convites devem ser encaminhados na forma de correspondência escrita. Para fins de organização do cerimonial é requerido que o(s) organizador(es) comunique(m) ao NICE das autoridades que confirmaram presença até, no máximo, um dia antes da realização do evento.

8.8 Programação do evento A programação do evento encaminhada deverá ser a mais completa possível, de acordo com as informações solicitadas nos formulários próprios. Nesse sentido é imprescindível que, ao encaminhar sua proposta para análise e aprovação, o(s) organizador (es) do evento já tenha(m) a programação definitiva estabelecida, bem como conte(m) com compromisso dos especialistas e profissionais convidados para participar das mesas e demais atividades previstas. Nesse quesito, de fundamental importância, são as informações a respeito da qualificação e das credenciais desses especialistas e profissionais. Devem ser anexados os currículos resumidos de todos esses convidados, discriminando, pelo menos: I. II. III.

Nome Naturalidade Formação universitária: graduado em ____ pela ____ , Mestre em ____ pela ____ , Doutor em ____ pela ____ ...

IV.

Maior cargo acadêmico ou profissional, atual ou já ocupado. Ex.: professor titular da Universidade X, ou ex reitor da Universidade Y, ou presidente do Conselho de Administração do Grupo H, etc. No caso de profissionais universitários, indicar duas ou três publicações principais, entre as

mais recentes, se for o caso.

8.9 Certificados Para os profissionais convidados como palestrantes, conferencistas, ou integrantes de demais tipos de eventos será fornecido, certificado com discriminação de tipo e título de trabalho realizado, evento no qual foi apresentado e data. Os dados constantes do certificado expedido reproduzem as informações prestadas pelo(s) organizador (es) do evento, e só delas depende a sua fidedignidade. Esse tipo de certificado será encaminhado ao(s) organizador (es) até, no máximo, o final da participação do convidado. Para os inscritos em eventos, e que tenham cumprido as exigências de participação, será expedido Certificado de Participação, assinado pelo Diretor da Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares. Em nenhum caso será admitida a expedição de certificados para eventos que não prevejam, pelo menos, a apuração de presença. Como norma institucional, só terão direito a certificados os inscritos que comparecerem a, no mínimo, 75% (setenta e cinco por cento) das atividades previstas e realizadas.

8.10 Avaliação do evento Embora não se trate de um item obrigatório sugere-se que, especialmente no caso de eventos de alta complexidade, seus organizadores, ao final, submetam ao público presente um questionário de avaliação do encontro, de resposta facultativa. A sistematização e a análise dos resultados dessa consulta são importantes para o contínuo aperfeiçoamento da organização das iniciativas institucionais na área de realização de eventos. O questionário de avaliação (ANEXO II), quando utilizado, deverá ser encaminhado ao NICE.

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9 FORMULÁRIOS

Nesta parte são apresentados os modelos de formulários utilizados para a proposição de eventos e solicitação de diferentes tipos de serviços de apoio. Para uso dos interessados os formulários, em formato de texto (extensão.doc), encontramse disponíveis no endereço: http://www.unipacgv.com.br

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ANEXO II – QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO

É muito importante conhecer sua opinião sobre a organização e o desenvolvimento das atividades que contaram com sua participação. Sua manifestação em muito contribuirá para que seja possível o aperfeiçoamento dessa ação universitária de socialização do saber acadêmico Professor [

]

Aluno [ ]

Curso:_____________________________________________________ Data:

Logística e Infraestrutura Indicador

Grau de Satisfação Bom

Regular

Ruim

Comente e/ou enumere aspectos positivos e/ou negativos que mereçam destaque

Divulgação Recepção Acesso ao Local Instalações Equipamentos Organização Geral Da Programação Indicador Palestrante Conteúdo dos temas Carga horária

Dê sua opinião:

Grau de satisfação Bom

Regular

Ruim

Comente e/ou enumere aspectos positivos e/ou negativos que mereçam destaque

ANEXO III - NOTAS SOBRE O CERIMONIAL E O PROTOCOLO

Cerimonial nada mais é que um conjunto de normas estabelecidas com a finalidade de ordenar corretamente o desenvolvimento de qualquer ato solene ou comemoração pública que necessite de formalização, ou seja, procedimentos como disciplina, hierarquia, ordem, elegância, respeito, bom senso, bom gosto e simplicidade que os profissionais de cerimonial seguem durante a organização e realização de atos, públicos ou não. Esses procedimentos, quando corretamente utilizados, possibilitam o alcance do sucesso nos eventos promovidos pelas instituições. A precedência, conceito com o qual se estabelece e se expressa à estrutura de um Estado, de uma instituição, ou de um grupo social, constitui a base de um cerimonial. Em todos os atos e eventos oficiais da Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares o Diretor Geral tem precedência sobre todas as demais autoridades, exceto na presença do Reitor e Vice-reitor. Por essa razão, cabe ao Diretor a presidência de todas as reuniões a que, por arbítrio ou convide, comparecer.

1 Composição de mesas diretivas

Em cerimônias, sessões solenes e demais eventos universitários, a composição da mesa diretiva dos trabalhos deve respeitar e refletir a ordem hierárquica. Sendo assim, em mesas lineares a mais alta autoridade presente senta-se ao centro da mesa e a preside. A segunda maior autoridade ocupa o lugar imediatamente à direita da presidência, a terceira maior autoridade ocupa o lugar imediatamente à esquerda da presidência da mesa. O mesmo esquema deve ser observado até a acomodação da última autoridade na ordem de precedência. Na hipótese da solenidade ou evento incluir homenagem a pessoa agraciada ocupa o lugar reservado para a segunda maior autoridade presente, esta o da terceira, e assim sucessivamente. Na hipótese de à solenidade ou evento comparecerem autoridades não universitárias, a segunda maior autoridade universitária presente cede seu lugar apenas no caso da presença de: I. II.

Autoridades municipais – Prefeito; Autoridades de âmbito estadual ou regional: Governador, Vice Governador, Presidente da Assembléia Legislativa, Presidentes de Tribunais, Comandantes de Regiões Militares; Rua Manoel Byrro, 241 – Vila Bretas – Governador Valadares – MG - Tel: (33) 3212-6700 - - CEP - 35.032-620

III.

Autoridades federais: Ministros de Estado, Presidente da Câmara de Deputados, Presidente do Senado, Presidentes de Tribunais, Comandantes Militares.

Em mesas não lineares – usualmente em forma de quadrilátero – a primeira maior autoridade presente ocupa a cabeceira da mesa diretora. A segunda maior autoridade presente senta-se no primeiro lugar à direita; a terceira no primeiro lugar à esquerda e assim sucessivamente, obedecida a regra geral de precedência. Na hipótese da presença de homenageados, aplica-se igualmente a regra estabelecida para a composição das mesas lineares. Além dessa norma cerimonial básica na composição de mesas diretoras de solenidades e eventos, devem ser observados alguns preceitos de bom senso. É altamente recomendável, na organização de mesas diretoras, evitar o excesso de componentes, cujo número sempre deve ser adequado à importância do evento e, sobretudo, ao espaço disponível. Em princípio, admitidas exceções em casos muito especiais, não é recomendável compor mesas com mais de dez integrantes. Integram a mesa, necessariamente, apenas as principais autoridades universitárias, as principais autoridades externas, os homenageados e, se for o caso, o responsável principal - ou responsáveis principais, no caso de parcerias - pela organização do evento acadêmico. Na hipótese da presença de um número significativo de autoridades e/ou homenageados, recomenda-se que, em sua maior parte, eles sejam acomodados na(s) cadeiras da(s) primeira(s) fileira(s) da platéia, as quais deverão ser antecipadamente reservadas.

2 Discursos e saudações

A abertura da solenidade ou evento cabe à maior autoridade presente, e as demais intervenções são usualmente feitas na ordem inversa de precedência, de modo que o último discurso cabe à maior autoridade presente ou, se for o caso, à pessoa homenageada. Como regra de cautela, todo discurso deve ser escrito previamente para evitar excessos de inspiração e de retórica diante do público O bom discurso deve ser curto, sucinto, sereno e objetivo. Sua duração deve se orientar pela expectativa que se cria. Um discurso de formatura ou de paraninfo, por exemplo, pode durar até cerca de cinco minutos, tempo suficiente para que o orador esgote os assuntos já tradicionais desse tipo de intervenção oral.

3 Uso da Bandeira Nacional

A Bandeira Nacional, em todas as apresentações no território nacional, ocupa lugar de honra, e deverá obedecer às seguintes disposições: a) Em recinto privativo de autoridade, ficará ao lado direito de sua mesa de trabalho ou em outro local realçada; b) Em sala ou salão, por motivo de reuniões, conferências ou solenidades, ficará erguida por detrás da cadeira da presidência ou do local da tribuna, sempre acima da cabeça do respectivo ocupante; c) Içada em mastro ficará no topo. Se figurar juntamente com a bandeira de outra nação será colocada na mesma altura. Se figurar com bandeiras representativas de instituições civis, será colocada acima; d) Utilizada com outras bandeiras de Estados, Municípios, outros países ou empresas, seguem-se:

Bandeira Nacional e do Estado: Nacional à esquerda e Estado à direita. O lado direito e esquerdo de um dispositivo é definido sob o ponto de vista de uma pessoa de frente para o público: no caso de um palco, de frente para a platéia; e no caso de uma instituição/prédio/praça, de frente para a rua.

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Bandeira Nacional, Estado e Município: Nacional no centro, Estado à direita e Município à esquerda.

Bandeira Nacional, Estado e Faculdade: Nacional no centro, Estado à direita e Fupac à esquerda.

Bandeira Nacional, Estado, Município e Fupac: Nacional no centro direita, Estado à direita da nacional, dividindo as duas o centro, Município à esquerda e Fupac à esquerda, ao lado da bandeira do Estado.

4 Hino O Hino Nacional é composto da música de Francisco Manoel da Silva e do poema de Joaquim Osório Duque Estrada. Abaixo, daremos as principais normas:  Ao ser executado numa solenidade, o público deve estar de pé, em silêncio, mantendo uma postura formal em sinal de respeito. Pelo Parágrafo Único do artigo 30, da Lei nº 5.700, de 01/09/1971, é vedada qualquer outra forma de saudação ao Hino Nacional que não seja: atitude de respeito, de pé, e em silêncio, sendo

os civis, com a cabeça descoberta e os militares em continência, segundo os regulamentos das respectivas corporações.  Antigamente, os aplausos eram reservados apenas para quando o hino fosse tocado por orquestra sinfônica em concerto; hoje, com as gravações, há quem justifique esse hábito como sinal de amor a Pátria. Pelo Parágrafo Único acima, conclui-se que não se aplaude o Hino Nacional. O hábito de colocar a mão direita sobre o peito (coração) durante a execução do Hino Nacional segue o modelo dos Estados Unidos e da França.  A execução do Hino Nacional só terá início depois que o Presidente do evento

Necessariamente nas solenidades universitárias de outorga de grau, de concessão de títulos honoríficos e de homenagens, e facultativamente na realização de outros eventos, o Hino Nacional – e somente ele - deve ser executado logo após a composição da mesa diretora dos trabalhos. Em nenhum evento ou situação será admitida a apresentação de versões resumidas do Hino Nacional Brasileiro.

5 Trajes Nos eventos universitários os representantes da Instituição devem utilizar o traje passeio completo, compreendendo: Para mulheres: vestido ou tailleurs de calça ou saia, sandália ou sapato de salto alto em cores escuras; Para homens: terno em cores escuras, gravata clara e discreta, e sapato preto.

Nas cerimônias universitárias de outorga de grau e de concessão de títulos honoríficos, a Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares adota como regra geral o uso da pelerine, restringindo o uso das vestes talares apenas para as solenidades de outorga de grau aos formandos dos cursos de graduação. Também revestidas de significados simbólicos e indicativas de precedência, as pelerines utilizadas pelo Reitor ou a sua indicação são de cor branca, e as de uso das demais autoridades são de cor azul.

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6 Pronomes de tratamento e forma de nominação São as seguintes as principais formas de tratamento quando da nominação de autoridades e da referência a elas: Magnífico Reitor e Vossa Magnificência para: Reitores de Universidades Excelentíssimo Senhor (Exmo. Sr.) e Vossa Excelência (V. Exa.) para: Pró-Reitores Presidente da República Vice Presidente da República Ministros de Estado Chefe do Estado Maior das Forças Armadas Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República Chefe do Gabinete Civil da Presidência da República Consultor Geral da República Presidentes e Membros das Assembléias Legislativas dos Estados Governadores de Estado e Vice-Governadores Prefeitos Municipais Secretários de Estado Senadores Deputados Procurador Geral da República Embaixadores e Cônsules Meritíssimo (MM) e Vossa Excelência (V. Exa.) para: Juízes do Trabalho, Juízes de Direito e Juízes Eleitorais Ilustríssimo Senhor (Ilmo. Sr.) e Vossa Senhoria (V.S.ª) para: Funcionários graduados Organizações comerciais e industriais Particulares em geral Quando do convite para a composição de mesas de direção de trabalhos a forma de nominação deve ser a seguinte: Começar pelo [pronome de tratamento] ao que se segue [identificação do cargo] ao que se segue [maior título acadêmico ou profissional da pessoa em questão, se for o caso] e concluir pelo [nome da pessoa detentora do cargo]. Exemplos: Excelentíssimo Senhor Ministro da Justiça da República Federativa do Brasil, Advogado Fulano de Souza. Magnífico Reitor da Universidade Universal, Professor Doutor Sicrano da Silva.

Quando convidados para integrar a mesa diretora pessoas que representam autoridades que não puderam comparecer, a nominação deve revestir a seguinte forma: Começar por Em representação, ou Representando [pronome de tratamento] ao que se segue [identificação do cargo] ao que se segue [maior título profissional ou acadêmico e nome da autoridade ausente] ao que se segue [cargo e nome do representante, acompanhado ou não da indicação do status acadêmico ou profissional).

Exemplos:

Representando o, (ou Em representação ao) Excelentíssimo Senhor Reitor da Universidade ........, Professor Fulano de Tal, o senhor Pro-Reitor da instituição; Professor Sicrano da Silva.

Representando o, (ou Em representação ao) ilustríssimo senhor Presidente da Federação das Indústrias do Estado de Minas Gerais, Engenheiro Fulano de Souza, o Senhor Vice-Presidente do Centro das Indústrias do Estado de Minas Gerais, Beltrano de Jesus.

A nominação de demais autoridades, para simples registro oral de presença, dispensa a utilização de pronomes de tratamento, adotando-se a seguinte forma: Começar com: Gostaríamos também de assinalar e agradecer a presença das seguintes autoridades, ao que se segue [nome da pessoa] e concluir com [indicação do cargo ou função e da organização a qual pertence]. Exemplos:

Beltrana de Araújo, diretora do xxxxxx. Beltrano de Oliveira, diretor do yyyyyyyy.

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Mestre de cerimônias

Ao Mestre de Cerimônias compete conduzir o evento com segurança, do início ao fim, anunciar o roteiro que foi traçado pelo Cerimonial, em boa postura e com voz firme. É importante que tenha noções de cerimonial, não seja apenas um locutor. A função desse profissional é ordenar e orientar a cerimônia. Em determinados tipos de solenidades é comum usar um casal para conduzir o evento visto que, assim, a dupla poderá dividir listas de nomes a serem chamados (conferencistas, agraciados, formandos), tornando a cerimônia mais atraente. Pode também o mestre de cerimônias elaborar a relação com os nomes das autoridades presentes, identificar e confeccionar as nominatas com os nomes das autoridades que deverão ser citadas pelo presidente da solenidade, conferir o som, orientar as recepcionistas quanto à formação da Mesa, coordenar o serviço de água para Mesa e conduzir a cerimônia com bom desempenho. Requisitos necessários ao mestre de cerimônias: memória, habilidade, inspiração, criatividade, entusiasmo, determinação, observação, teatralização, síntese, ritmo, voz, vocabulário, expressão corporal, postura, apresentação pessoal, naturalidade e conhecimento.