CIRCULAR N°09 DEL 26 DE MARZO DE 2020 PARA:
TODO EL PERSONAL
DE:
Secretario General
ASUNTO:
Orientación sobre el trámite de documentos en la EDU, por el periodo de aislamiento preventivo obligatorio decretado por el Gobierno Nacional
FECHA:
26 de marzo de 2020
Cordial Saludo, Atendiendo la orden de aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la República de Colombia decretado por el Gobierno Nacional a través del Decreto N° 457 de 2020, la Entidad ha adoptado una de las medidas impartidas por el Ministerio del Trabajo en la Circular N° 0021 del 17 de marzo de 2020. “Medidas de protección al empleo con ocasión de la fase de contención de COVID-19 y de la declaración de emergencia sanitaria”, esto es, el Trabajo en Casa y con ella, no solo se ha pretendido proteger la salud y vida del personal EDU y sus familias, sino también el Derecho al trabajo y la continuidad de la atención y prestación de los servicios por parte de la Entidad. En esos términos y dado que la mayoría de actuaciones se están tramitando de manera electrónica, se considera necesario, que por el periodo de aislamiento preventivo obligatorio decretado, simplifiquemos los procesos de firmas de documentos, donde estos, solo tengan la firma de quien emite el documento, esto es: Gerente General, Subgerentes, Secretario General o Directores, según el caso. No obstante lo anterior, y dado que los documentos son elaborados por los diferentes, Auxiliares, Técnicos y Profesionales de la Entidad y aprobados por Directores, Subgerentes o Supervisores, la trazabilidad del documento de quien elabora y aprueba a través del Outlook, Wetransfer, Teams1, entre otros, será el sustento del mismo. En tal medida, los instamos para que continuemos realizando un ejercicio diligente y cuidadoso de los documentos que se nos encomienden, ya que con muchos de ellos se genera ordenación del gasto, emisión de conceptos o toma de decisiones que pueden comprometer el patrimonio de la Entidad; y por ende, es responsabilidad de cada uno
1 La utilización de medios electrónicos se regirá por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.” y en las normas que la complementen, adicionen o modifiquen
de nosotros lo proyectado, revisado y aprobado. Así las cosas, al final del documento se debe consignar quien proyectó, revisó o aprobó, pero no se requiere de su firma
Agradezco su colaboración. Cordialmente,
SERGIO ALEJANDRO MAZO BOHORQUEZ Secretario General Proyectó PAULA ESCOBAR ESCOBAR Profesional C - Abogada