Aprende a volar en la nube de Google by william vegazo

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Aprende a volar en la nube de Google GMail, Calendar, Docs y Google Sites

Rafael Núñez-Lagos Pérez

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Este libro estĂĄ dedicado a Yolanda, sin ti nunca habrĂa sido posible

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Introducción! Capítulo 1. GMail, el correo de Google.!

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1.1 Tu cuenta GMail!

1.2. Información de la cuenta. Configuración.!

1.3. Tus mensajes!

1.4. Lectura!

1.5. Organización de los correos!

1.6 Navegación!

1.7 Tus contactos!

Capítulo 2. Google Calendar!

2.1. Configuración!

2.2. Organización!

2.3. Compartir e invitar!

2.4. Notificaciones!

Capítulo 3. Google Docs!

3.1. ¿Qué es Google Docs?!

3.2. Entrando en Google Docs!

3.3 Gestionar Documentos!

Capítulo 4. Documentos de texto!

4.1. El editor de textos de Google!

4.2. Menú archivo!

4.3. Menú editar!

4.4. Menú ver!

4.5. Menú insertar!

4.6. Menú Formato!

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4.7. Menú Herramientas!

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4.8. Menú Tabla!

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Capítulo 5. Compartir y publicar!

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5.1. ¿Quién tiene acceso?!

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5.2. Añadir colaboradores y lectores!

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5.3. Colaborando en el documento!

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Capítulo 6. Google Sites!

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6.1. Creando un sitio web con Google Sites!

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6.2. Añadir contenidos!

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6.3. Añadir páginas!

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6.4. Menú insertar!

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6.5. La barra lateral!

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6.6. Compartir la página web !

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Capítulo 7. Google Reader.!

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7.1. ¿Que es Google Reader?!

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7.2. Añadir suscripciones!

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7.3. Organizar los canales!

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7.4. Configuración de Reader!

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Enlaces de interés!

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Introducción El objetivo de este libro es enseñar a utilizar las aplicaciones más importantes de la nube de Google: el correo electrónico GMail, el calendario-dietario Calendar, el editor de textos Google Docs y Google Sites. Son gratuitas, en la nube, colaborativas, fáciles de usar y aprovechan toda la potencia de la tecnología desarrollada por Google, incluido su motor de búsqueda, posiblemente el mejor que existe en Internet. He seleccionado las aplicaciones que son más utilizadas. GMail cambia el concepto de gestión del correo electrónico, con GMail ya no hace falta clasificar los correos, meterlos en carpetas, hacer copia de seguridad cada cierto tiempo… Con el correo de Google todo está en la nube, accesible desde cualquier lugar, con una gran capacidad de almacenamiento y en el que aprovechamos la potencia de búsqueda de Google para encontrar nuestros mensajes. Google Calendar es un potente calendario y dietario con el que tener organizada toda tu agenda, Google te avisará con mensajes SMS gratuitos de tus eventos, Google Docs, un potente y sencillo editor de textos y Google Sites para hacer contenidos para la web o en formato blog. La ventajas que ofrecen las aplicaciones de la nube de Google frente al software tradicional son varias, podemos destacar éstas: son servicios completamente gratuitos, colaborativos, pueden trabajar varias personas a la vez en un mismo documento, no hay que instalar ni mantener nada en el ordenador y corren en la nube, es decir que tenemos acceso desde cualquier dispositivo y una conexión a internet. Para utilizar estos servicios web solo hace falta el navegador, tener una cuenta de GMail y una conexión con Internet o 3G en el dispositivo que elijamos, ordenador, tableta o móvil. Para este manual he utilizado el navegador Google Chrome ya que se integra perfectamente con estas aplicaciones pero se puede usar cualquiera con tal de que esté debidamente actualizado. Google es una herramienta viva, algunos contenidos y menús pueden variar y no ajustarse completamente a este libro.

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Capítulo 1. GMail, el correo de Google.

Gmail, es un servicio de correo electrónico gratuito ofrecido por la compañía Google que puede correr en el navegador y en un cliente de correo como Apple Mail, Outlook Express o Thunderbird. También se puede acceder desde teléfonos móviles. GMail combina las mejores funciones del correo electrónico tradicional con la tecnología de búsqueda de Google. Esta aplicación facilita la búsqueda de mensajes, lo que te permitirá acabar con el desorden de Recibidos o tener que organizar los mensajes en carpetas. Las principales características de GMail son: ❖ Una gran capacidad de almacenamiento de más de 7 GB y Google afirma que esta cifra seguirá en aumento. ❖ Utiliza un sistema de búsqueda de mensajes simple y avanzado, como cambiar el idioma, poner aviso de vacaciones, similar al del buscador de webs de Google, al cual se debió su eslogan "Busca, no ordena". ❖ Sistema de etiquetado en sustitución de las carpetas tradicionales. ❖ Gran filtro anti-Spam. ❖ Disponible también para teléfonos móviles. ❖ Soportado por la mayoría de navegadores.

1.1 Tu cuenta GMail Para empezar a trabajar con GMail, lo primero que hay que hacer es crear una cuenta, para ello accedemos a la página http://mail.google.com y pulsamos el botón Crear una cuenta y rellenar el formulario que sale a continuación.

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❖ Nombre y Apellido: nuestro nombre y apellido ❖ Nombre de registro: nombre con el que queremos que nos habiliten la cuenta y nuestra dirección de correo. Si me llamo Antonio Pérez, podría querer que fuera antonio o antonio-perez o antonio.perez o algún nick con el que me siento identificado; antonino por ejemplo. Una vez hemos elegido un nombre de registro, debemos comprobar la disponibilidad. Si nos da que dicha dirección ya está ocupada, tenemos que ir eligiendo una hasta que esté libre. El siguiente paso es elegir una contraseña y repetirla mas abajo. En ambas casillas debemos meter la contraseña con la que accederemos al correo. Ambas casillas deben coincidir. Recomendamos que sea una contraseña que mezcle letras y números

❖ No cerrar sesión: DESMARCARLO. Consejo para todo tipo de servicio: no dejemos que el ordenador recuerde nuestra contraseña, es mejor que se la tengamos que introducir a mano. Es muy importante si usamos ordenadores compartidos. ❖ En caso de olvido de contraseña: Si alguna vez se nos olvida la contraseña que pusimos en el sistema, tenemos opción de recuperarla según los datos de alta que hayamos metido. Si hemos puesto una dirección de correo electrónica de recuperación , se nos enviará la contraseña a ese otro correo electrónico (esperamos que de este otro correo no se nos haya olvidado también la contraseña, porque sería una faena y seríamos incapaces de entrar en el sistema). O en caso de que hayamos introducido alguna Pregunta de Seguridad junto con la respuesta nos hará dicha pregunta el sistema, y si acertamos, nos permitirá cambiar la contraseña.

❖ Ubicación y Fecha de nacimiento. ❖ Verificación de la palabra: debemos acertar a poner lo que pone en la imagen. Si no lo hacemos, nos dará un error a la hora de intentar crear la cuenta. Con esto Google se asegura que detrás del intento de creación de la cuenta hay una persona (que tiene que leer lo que pone en la imagen y poder escribirlo igual) y no una máquina-robot creando cuentas a mansalva. Si no entendemos la palabra podemos hacer clic en la flecha de actualizar y que se nos ofrezca otra palabra mas legible. 13 de 138

Luego hay que hacer clic en aceptar

Una vez rellenado el formulario y aceptado ya tenemos creada la cuenta y ya solo queda acceder.

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Una vez que accedamos nos encontraremos una pantalla como esta

1.2. Información de la cuenta. Configuración. Una vez que hemos creado la cuenta podemos modificar la configuración de ésta como el idioma, la contraseña, respuesta automática y otras opciones que iremos viendo mas adelante. Para acceder a esta área hay que hacer clic en la rueda dentada de la parte superior derecha.La pantalla de configuración tiene una serie de pestañas para acceder a las diferentes secciones.

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1.2.1. Pestaña Configuración General.

En la pestaña General puedes cambiar: ❖ Las preferencias de idioma. ❖ Tamaño máximo de la página: Muestra el número de mensajes o contactos por página. Combinaciones de teclas: Las combinaciones de teclas te ayudan a ahorrar tiempo, dado que te permiten no tener que levantar las manos del teclado para utilizar el ratón.

❖ Contenido externo: Sirve para ver los contenidos dentro de los mensajes, como por ejemplo las imágenes. ❖

❖ Conexión del navegador: Sirve para forzar a GMail a usar siempre una conexión segura y cifrada.

❖ Vista de conversación: Google agrupa los correos con un mismo Asunto (título del correo)

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❖ Estrellas: Las estrellas sirven para destacar correos y organizarlos según su importancia.

❖ Notificaciones de escritorio: Si lo tenemos activo cada vez que recibamos un correo o nos inviten a un chat recibiremos un aviso en nuestro ordenador.

❖ Mi imagen: Selección de la imagen de Google, ¿Cuál es la imagen que deseas presentarle al mundo? Puedes elegir casi cualquier fotografía como tu imagen para Google, que se mostrará cuando otro usuario se desplace por encima de tu nombre en "Recibidos", "Contactos" o en la lista de "Contactos rápidos".

Para insertar o cambiar la imagen hay que seguir los siguientes pasos:

➀ En la sección Mi imagen, haz clic en Cambiar imagen. Aparecerá la ventana para seleccionar la imagen. La imagen se puede escoger de nuestro ordenador (PC), desde los álbumes de Picassa o desde una dirección web (URL). 17 de 138

➁ Haz clic en Seleccionar archivo y busca en tu PC el archivo que desees utilizar. Asegúrate de que sea un archivo .jpg, .gif o .png.

➂ Haz clic en Abrir en el cuadro de diálogo Carga de archivos. ➃ Utiliza el ratón para arrastrar el cuadro de selección y encuadrar la imagen; haz clic en una de las esquinas del mismo y arrastra para reducir o ampliar la imagen.

➄ Haz clic en Aplicar cambios. No debes preocuparte, los cambios realizados no afectarán al archivo original, sólo se verán en Gmail.

➅ Puedes elegir mostrar esta imagen a todos los usuarios de Gmail o sólo a los usuarios a los que hayas permitido chatear contigo. Para ello, usa los botones que hay junto a la fotografía cargada en la página Configuración. ❖ Visible para todos los usuarios de Gmail significa que todas las personas a las que envíes un mensaje de correo electrónico podrán ver tu imagen. ❖ Visible únicamente para las personas con las que puedo chatear incluye a los usuarios a quienes has autorizado para que vean cuándo estás conectado y puedan chatear contigo. Aparecerá una lista completa de estos usuarios en la pestaña Todos los contactos de tu página de Contactos. Junto a sus nombres, se mostrará un punto de color. ❖ Widget de contactos: Muestra información sobre los participantes en la parte derecha de cada conversación.

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❖ Crear contactos para el autocompletado: Si lo tenemos activado GMail recordará las direcciones de los correos nuevos. Cuando escribimos una dirección de correo Google va autocompletando el texto según vamos escribiendo.

❖ Firma: Adjuntar una firma al final de tus mensajes. Disponemos de un mini editor de textos para poner el estilo que queramos o una imagen a nuestra firma.

❝ Nota. Si dejamos el cursor quieto encima de los iconos del editor de firmas nos mostrará para que sirve en un menú contextual.❞ ❖ Indicadores de nivel personal: Sirve para diferenciar entre correos personales y los de listas de distribución, si estamos suscritos a alguna. Las opciones son:

❖ Mostrar fragmentos de texto: Si esta activado. Se muestran fragmentos del mensaje (como en la búsqueda web de Google). 19 de 138

❖ Respuesta automática: Envía una respuesta automática a los mensajes entrantes. Si un contacto te envía varios mensajes, esta respuesta se enviará una vez cada 4 días como máximo.

❖ Codificación de los mensajes salientes: Esto sólo hay que activarlo si tus destinatarios no ven correctamente tus mensajes. Cada vez que envía un mensaje, Gmail selecciona automáticamente una codificación adecuada según el idioma en el que lo ha redactado. Sin embargo, es posible que el destinatario no pueda visualizar correctamente el mensaje que le has enviado.

❝ Nota. Si tus contactos tienen problemas para ver los mensajes que les envías, te recomendamos que utilices 'UTF-8' (Unicode) para todos los mensajes salientes. Se trata de un sistema de codificación estándar aceptado por muchos clientes de correo electrónico.❞ ❖ Archivos adjuntos: Sirve para poder mandar varios archivos adjuntos a la vez.

Una vez terminada la configuración tenemos que guardar los cambios, si no lo hacemos Google nos lo recordará al tratar de salir de la página sin guardar.

➜ Muy importante. Si utilizas un equipo público para ver tu correo, no debes olvidar que es necesario finalizar las sesiones de Gmail mediante la opción Salir que se encuentra en la parte superior derecha de cualquier página de Gmail, así como cerrar todas las ventanas del navegador de Gmail. 20 de 138

1.2.2. Pestaña Configuración de Etiquetas. En esta pestaña podemos crear etiquetas para luego aplicarla a los mensajes o modificar las que tiene por defecto GMail. Las etiquetas sirven para organizar la bandeja de recibidos, su uso no afecta a estos, podemos eliminarlas y no se suprimirán los mensajes. Podemos crear tantas etiquetas como queramos.

1.2.3. Pestaña Cuentas e importación. En esta pestaña cambiamos nuestra información personal a la hora de enviar mensajes como el nombre que aparece, recibir mensajes de otras cuentas, información sobre el espacio, vincularla a un dominio (esto forma parte de las aplicaciones Google Apps) y configurar la cuenta incluidos tu contraseña de Gmail y la pregunta de seguridad 1.2.3.1. Cambiar la configuración de la cuenta: Desde esta pestaña puedes cambiar tu contraseña, cambiar opciones de recuperación de contraseña o ver toda tu información de esa cuenta en otra configuración de la cuenta de Google. Si cambias la contraseña, asegúrate de crear una exclusiva que te ayudará a evitar el acceso no autorizado a tu cuenta. A continuación, te ofrecemos algunos consejos para crear una contraseña y mantenerla segura: ❖ No la reveles a nadie. ❖ No la escribas. Aunque parezca fruto de un proceso aleatorio para los demás, piensa en un método para recordarla, lo que te evitará tener que anotarla. ❖ Cámbiala con frecuencia. ❖ No elijas una palabra común para tu contraseña. Da rienda suelta a tu imaginación. 21 de 138

❖ Incluye signos de puntuación. Utiliza una combinación de letras mayúsculas y minúsculas, e incluye números. Si se emplean distintos caracteres, será más difícil averiguar la contraseña. 1.2.3.2. Cambiar opciones de recuperación de contraseña Desde esta ventana podemos modificar las opciones de recuperación de contraseñas, entre estas podemos vincular nuestro nº de móvil para que GMail nos mande un SMS gratuito con un código de restablecimiento de contraseña en tu terminal.

❖ ¿Puedo cambiar mi nombre de usuario? No, no es posible cambiar el nombre de usuario una vez que se ha creado una cuenta, pero existen varias opciones para cambiar la forma en que se muestra el nombre de usuario. Si deseas utilizar una versión de tu nombre de usuario con menos o más puntos (.), no es necesario modificar nada. Si tu nombre de usuario es "mi.cuenta@gmail.com", los mensajes enviados a "micuenta@gmail.com" y a "m.i.c.u.e.n.t.a@gmail.com' también se recibirán en tu carpeta de "Recibidos".

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1.2.3.3. Importar correo y contactos: Podemos importar los correos y los contactos de otras cuentas de correo como Yahoo!, Hotmail, AOL u otras cuentas (POP3 o de correo web). Esto puede ser muy útil si cambiamos por ejemplo de hotmail.

Una vez que nos hallamos autentificado podremos seleccionar los datos que queremos importar, contactos, mensajes, añadirle una etiqueta y revisar esa cuenta durante los próximos 30 días. Podemos dejar todos los mensajes en la cuenta antigua, para hacer esto hay que dejar marcada la casilla correspondiente a Dejar una copia del mensaje recuperado en el servidor. 1.2.3.4. Enviar mensaje como: Si deseas cambiar el nombre utilizado en los mensajes salientes, sigue estos pasos:

➀ Haz clic en Configuración en la parte superior de cualquier página de Gmail. ➁ Abre la pestaña Cuentas. ➂ En la sección Enviar mensaje como:, busca la dirección de correo electrónico que deseas editar. ➃ Haz clic en la opción editar junto a la dirección en cuestión. Modifica el campo Nombre como desees y haz clic en "Guardar cambios". Para realizar cambios más drásticos en tu nombre de usuario, deberás registrarte de nuevo y obtener una cuenta nueva. 1.2.3.5. Comprobar correo mediante POP3: Sirve para vincular cuentas de correo que no son de Google y tenerlas centralizadas en la bandeja de entrada de GMail. Se pueden vincular un máximo de 5 cuentas externas. 1.2.3.6. Conceder acceso a tu cuenta: Sirve para permitir a otro usuario acceder a tu cuenta de GMail, leer y enviar mensajes, estas son las opciones:

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1.2.3.7. Añadir espacio de almacenamiento adicional: Google ofrece más de siete gigas de espacio, si se te queda corto siempre puedes contratar más, no es caro, 20 GB cuesta 5 $/año.

1.2.4. Pestaña Configuración de Filtros. Los filtros de Gmail te permiten administrar el flujo de mensajes entrantes. Mediante los filtros, puedes etiquetar, archivar, eliminar, destacar o reenviar automáticamente tu correo, incluso protegerlo del Spam, en función de cualquier combinación de palabras clave, remitentes, destinatarios y mucho más. ❖ Para crear un filtro:

➀ Haz clic en Crear un filtro nuevo en esta pestaña. (También se puede acceder a filtros desde cualquier página de GMail en la parte superior, junto al botón Buscar en la Web).

➁ Introduce los criterios de filtrado en los campos correspondientes. ➂ Haz clic en Búsqueda de prueba para ver qué mensajes de tu cuenta de Gmail coinciden con los términos del filtro. Puedes actualizar los criterios y ejecutar otra búsqueda de prueba, o hacer clic en Paso siguiente.

➃ Selecciona una o varias acciones de la lista. Estas acciones se aplicarán a los mensajes que coincidan con tus criterios de filtrado en el orden en el que se muestran las acciones.

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Por ejemplo, puedes reenviar los mensajes que coinciden a una dirección de correo electrónico concreta y, a continuación, suprimirlos.

➄ Si quieres aplicar este filtro a los mensajes que ya se encuentran en tu cuenta de Gmail, selecciona la casilla Aplicar también filtro a las X conversaciones siguientes.

➅ Haz clic en Crear un filtro. ❖ Para crear un filtro a partir de un mensaje:

➀ Haz clic en el menú desplegable junto a Responder. ➁ Selecciona Filtrar mensajes como éste. ➂ Introduce los criterios de filtrado en los campos correspondientes.

❖ Para editar o eliminar filtros existentes:

➀ Haz clic en el icono de configuración, en la parte superior derecha de cualquier página de Gmail.

➁ Haz clic en Filtros. ➂ Localiza el filtro que quieres modificar y haz clic en el enlace editar o haz clic en suprimir para eliminarlo.

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➃ Si estás editando el filtro, especifica los criterios actualizados para el filtro en los campos correspondientes y haz clic en Paso siguiente.

➄ Actualiza las acciones que desees y selecciona Actualizar filtro. ❝ Nota. Parece un poco complicado pero hacerlo es mas sencillo que explicarlo, solo hay que seguir los pasos. Una vez hechos, los filtros son muy útiles si se recibe mucho volumen de correo.❞ Puedes crear un sinfín de filtros, pero sólo 20 de ellos pueden reenviar a otras direcciones. Puedes maximizar tu reenvío filtrado combinando los filtros que envían a la misma dirección.

1.2.5. Pestaña Configuración de Reenvío y correo POP/IMAP. Esta opción sirve para poder recibir los correos de esta cuenta de GMail en nuestro cliente de correo habitual como Thuderbird, Microsoft Outlook o Apple Mail. Si lo habilitas puedes tener una copia de tus correos de GMail en tu propio ordenador y mantener una copia en los servidores de Google.

La diferencia entre POP e IMAP es que el correo POP se descarga en nuestro ordenador y no hay comunicación entre GMail y nuestro cliente de correo (Outlook, Mail...) en cambio el correo IMAP actúa como un espejo y está en contacto con los servidores de Google de modo que si leemos un mensaje éste se mostrara como leído en todos los dispositivos o si hacemos un borrador, en cuanto de damos a guardar en nuestro PC automáticamente se guarda una copia en GMail, de modo que 26 de 138

si luego accedemos desde otro ordenador o nuestro móvil a nuestra cuenta de GMail en la carpeta borradores tendremos nuestro mensaje para acabarlo y enviarlo.

❝Nota. El formato IMAP es mucho mas completo que el POP. Para visualizar una cuenta de GMail en varios ordenadores o dispositivos como tabletas o móviles es la mejor opción y se pone por defecto en los iPhone/iPad y teléfonos Android.❞

1.2.6. Pestaña Configuración de Chat Las funciones de chat de Gmail te permiten chatear, hablar y hacer video conferencias con personas desde tu cuenta. Una vez que esta configurado aparece un icono verde con una cámara al lado de nuestro nombre de usuario.

1.2.7. Pestaña Configuración de Clips de la Web Los Clips de la web muestran titulares de noticias,entradas de blogs, cualquier RSS, enlaces patrocinados relevantes y mucho más, se encuentra justo encima de Recibidos. Se pueden activar o desactivar, no tiene mas opciones.

1.2.8. Pestaña Configuración de Labs Gmail Labs te permite probar nuevas funciones experimentales de Gmail. Si vas a adentrarte en el mundo de Labs, es importante que tengas en cuenta los siguientes aspectos de estas funciones: ❖ Pueden presentar problemas en cualquier momento, aunque es raro. ❖ Del mismo modo, puede que desaparezcan de forma temporal o permanente. ❖ Puede que funcionen tan bien que se conviertan en funciones habituales.

❝ Nota. A mi algunas me resultan muy útiles, como “Marcar como leído”, “Deshacer el envío” y “Chat en lado derecho”. ❞ 1.2.10. Pestaña Configuración de recibidos. Tipo de bandeja de entrada: Marcadores de importancia: Si tenemos marcada esta opción Google va analizando nuestro comportamiento con los mensajes para predecir cuáles son importantes, si esta dirigido a ti y otros factores para marcarlos con la señal amarilla de abajo.

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Correo filtrado: Podemos anular todos los filtros desde esta opción.

1.2.12. Pestaña Configuración de Sin conexión Para poder utilizar GMail sin conexión a internet hay que bajarse e instalar el programa.

1.2.12. Pestaña Configuración de Temas Los temas te permiten personalizar el aspecto de tu cuenta de Gmail. Para elegir un tema, haz clic en una miniatura de la pestaña Temas. Los temas se llaman en inglés skins que significa pieles.

1.2.12. Pestaña Configuración de Buzz Buzz fue un intento fallido de Google de crear una red social, por lo que lo mejor es tenerlo oculto. Google ha estrenado su propia red social Google Plus y ya está integrada en todos los servicios.

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1.3. Tus mensajes 1.3.1. Redacción Desde la página principal de GMail solo hay que hacer clic en Redactar para acceder a la pantalla del editor de mensajes.

En esta pantalla podemos rellenar los campos típicos de cualquier programa de correo electrónico Para, Añadir CC, Añadir CCO y Asunto además de un enlace para Adjuntar un archivo. Más abajo tenemos los iconos de herramientas para cambiar el formato del mensaje.

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1.3.2. Enviar mensajes Lo que escribas se guardará como borrador. Cuando hayas terminado, haz clic en Enviar. Aunque GMail guarda como borrador según vas escribiendo puedes hacer clic también en Guardar ahora. Lo recuperas haciendo clic en Borradores, en el lateral izquierdo de cualquier página de Gmail. Si quieres borrar los borradores tienes que hacer clic en Descartar

1.3.3. Responder mensajes Para responder mensajes solo hay que hacer clic dentro de la conversación en el icono de la parte superior derecha del mensaje.

1.3.4. Reenviar mensajes Para reenviar un mensaje:

➀ Abre la conversación correspondiente y selecciona el mensaje que deseas reenviar. ➁ Haz clic en Reenviar en el submenú que aparece al hacer clic en la flecha al lado de responder.

➂ Introduce las direcciones de correo electrónico a las que deseas reenviar el mensaje y añade las notas que quieras en el campo del mensaje. Si el mensaje tiene archivos adjuntos y no deseas reenviarlos, desmarca la casilla de verificación que aparece junto al nombre del archivo, debajo del campo Asunto.

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➃ Haz clic en Enviar.

1.3.5. Límites de envíos Para evitar el uso inadecuado y luchar contra el Spam, Google inhabilitará tu cuenta temporalmente si envías un mensaje a más de 500 destinatarios o una gran cantidad de mensajes que no se pueden entregar. Si utilizas un cliente POP o IMAP (por ejemplo, Microsoft Outlook o Apple Mail), podrás enviar el mismo mensaje a 100 personas como máximo. Tu cuenta se habilitará de nuevo en 24 horas.

1.3.6. Mandar archivos adjuntos Para añadir un archivo adjunto al mensaje que estás redactando, sigue estos pasos:

➀ Haz clic en 'Adjuntar un archivo' situado debajo del campo de asunto. ➁ Examina tus archivos y haz clic en los archivos que quieras adjuntar. ➂ Haz clic en 'Abrir'. ❝ Nota. Puedes adjuntar varios archivos a la vez.❞ Si deseas eliminar un archivo que has adjuntado a un mensaje, tienes que quitar la marca al lado del archivo. Aparecerá una barra de estado junto a cada archivo que indicará si se acabaron de subir.

❝ Nota. Ten en cuenta que no es posible enviar archivos ejecutables (.exe) ni tampoco adjuntos superiores a 20 MB.❞

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1.4. Lectura GMail muestra el total de mensajes nuevos en tu cuenta junto al enlace 'Recibidos', así como en la barra de título de tu navegador. El servicio comprueba si hay mensajes nuevos cada dos minutos y actualiza el recuento en caso necesario. En el navegador de Google Chrome o Firefox también muestra el número de mensajes recibidos en la pestaña correspondiente.

❝ Nota. Podemos activar las Notificaciones de escritorio para que nos avise el PC cuando recibimos un mensaje o nos solicitan una conversación de Chat. ❞ 1.4.1. Conversaciones Gmail agrupa todas las respuestas con sus respectivos mensajes originales para formar una conversación. En otros sistemas de correo electrónico, las respuestas aparecen como un mensaje independiente en la bandeja de entrada, lo que te obligaría a leer todo el correo para seguir la conversación.

En Gmail, las respuestas a las respuestas (y las respuestas a aquellas respuestas) se muestran en un solo lugar, en orden, facilitando la comprensión del contexto de un mensaje o el seguimiento de la conversación. Al abrir un mensaje determinado de una conversación, los mensajes relacionados aparecerán estructurados uno encima del otro, como en una baraja de cartas. Este concepto se denomina Vista de conversación. En Vista de conversación, cada mensaje nuevo se coloca debajo del anterior, de modo que el más reciente es siempre el primero que ve el usuario.

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Para ver todos los mensajes en una conversaci贸n, simplemente haz clic en Mostrar todos.

1.4.2. Iconos de la pantalla lectura Estos son los iconos que usa GMail. Nos los encontramos en la pantalla al seleccionar o leer los mensajes

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❝ Nota. El icono Mover a y Etiquetas tienen una función parecida, sólo que el primero es mas completo al poder etiquetar o mandar a Spam o Papelera.❞ El botón Más ▾ Estas son las opciones que tenemos en el desplegable una vez que hacemos clic sobre el botón Más ▾: Este icono también esta presente en la Bandeja de entrada. Para marcar varios mensaje como 'leído' o 'no leído' solo hay que seleccionarlos y en el botón Más ▾ seleccionar la opción correspondiente. Es una forma rápida de organizar la Bandeja de entrada.

1.4.3. Imprimir mensajes Para imprimir un mensaje:

➀ Abre el mensaje que quieras imprimir. ➁ Haz clic en el icono de la impresora situado encima de la flecha de Responder, en la parte superior derecha del mensaje.

1.4.4. Bloquear mensajes que provengan de determinados usuarios Si bien de momento no es posible bloquear mensajes que provengan de direcciones o dominios específicos, se pueden configurar filtros para enviar Spam directamente a la Papelera. Para ello, procede como sigue:

➀ Selecciona el correo que quieres filtrar marcándolo en la bandeja de entrada.

➁ Haz clic en Más ▾ ➂ Rellena los campos pertinentes con los criterios de filtraje y haz clic en 'Paso siguiente.

➃ Elige la acción que deseas que realicen los mensajes en cuestión haciendo clic en la casilla 34 de 138

pertinente. (En este caso concreto, deberás marcar la casilla Eliminarlo).

➄ Haz clic en Crear un filtro. 1.4.5. Cabeceras de mensajes Las cabeceras de mensajes registran el progreso de un mensaje en su paso por diferentes servidores. Selecciona a continuación el servicio o la aplicación de correo para saber cómo buscar las cabeceras de un mensaje. Para ver las cabeceras,

➀ Abre el mensaje cuyas cabeceras deseas visualizar. ➁ Haz clic en la flecha ubicada al lado de “para usuario”. ➂ Selecciona Muestra detalles.

Esto es útil para saber si un correo es de la persona u organismo que dice ser y también para aplicar filtros o saber la ruta de servidores del mensaje.

❝ Nota. Para ver las cabeceras completas de los mensajes tienes una explicación detallada en la ayuda de Google en esta dirección: http://mail.google.com/support/bin/ answer.py?hl=es&answer=29436 ❞

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1.4.6. Eliminar el Spam. El Spam es el correo no deseado. Para eliminar los correos no deseados de tus Recibidos:

➀ Selecciona los mensajes no deseados en la Bandeja de entrada de GMail.

➁ Haz clic en el icono de Mover a y selecciona Spam Para eliminar Spam definitivamente:

➀ Haz clic en Spam en el lateral izquierdo de cualquier página de Gmail.

➁ Selecciona los mensajes que te gustaría eliminar y haz clic en Suprimir definitivamente.

➂ O elimina todo haciendo clic en Suprimir todos los mensajes Spam ahora.

Los mensajes Spam eliminados no se pueden recuperar.

❝ Nota. Los mensajes que se encuentran en Spam se eliminan automáticamente en 30 días.❞ Gmail mejorará tu sistema de detección de Spam en la medida en que los usuarios marquen este tipo de correo.

1.4.7. Correo legítimo marcado como Spam Si detectas que un mensaje está clasificado como Spam por equivocación, puedes eliminar la marca del mensaje. Simplemente selecciona el mensaje y haz clic en el botón No es Spam que aparece en la parte superior o inferior de tu vista actual. Al hacer esto el mensaje se moverá automáticamente a tus mensajes recibidos.

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Si compruebas que los mensajes de algunos remitentes se etiquetan constantemente como Spam por error, puedes evitarlo así: Añadiendo sus direcciones de correo electrónico a tu lista de contactos. Gmail enviará los mensajes de los miembros de tu lista de contactos a Recibidos, a menos que cumplan estos requisitos. ❖ El mensaje no está autenticado. ❖ Los campos "Para:" y "De:" contienen la misma dirección. Cómo comprobar si un mensaje está o no autenticado:

➀ Selecciona la conversación que contiene el mensaje afectado y ábrelo. ➁ En la esquina superior derecha de la ventana del mensaje, haz clic en Muestra detalles. ➂ Busca el campo "Enviado por". Si este campo está en blanco, el mensaje no está autenticado.

1.4.8. Archivos adjuntos En Gmail puede enviar y recibir mensajes de hasta 20 megabytes (MB) de tamaño. Los mensajes con archivos adjuntos están marcados en la bandeja de entrada con el icono de un clip a la izquierda de la fecha del mensaje. Los archivos adjuntos que van dentro de los mensajes los puedes ver de diferentes maneras: Ver un archivo adjunto en su formato original:

➀ Abre el mensaje que contiene el mensaje adjunto que deseas ver. ➁ Haz clic en Descargar, en la parte inferior del mensaje para bajártelo a tu ordenador.

➂ Elige Abrir o Guardar el archivo. Si optas por abrirlo, el archivo adjunto se mostrará en una ventana nueva. Cuando hayas terminado de leerlo, cierra la ventana del navegador que lo contiene para volver a Gmail.

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❝ Nota. Necesitas tener instalado el programa con el que está hecho el archivo para poder abrirlo.❞ Ver un adjunto en el navegador. Si deseas que el contenido de tu archivo adjunto se muestre en una ventana o pestaña nueva del navegador sin tener que descargarlo, puedes visualizarlo haciendo clic en Ver.

➀ Abre el mensaje que contiene el mensaje adjunto que deseas ver. ➁ Haz clic en Vista al final del mensaje. Se abrirá una nueva ventana o pestaña en el navegador con el documento.

➂ Cuando hayas terminado de leerlo, cierra la ventana del navegador que lo contiene para volver a Gmail.

❝ Nota. La visualización de los archivos adjuntos es una alternativa rápida y sencilla a la descarga de archivos o a la instalación de programas para poder verlos.❞ Con el visualizador de GMail puedes ver archivos hechos con Office (cualquier versión), Open Office, Adobe Acrobat, Photoshop, Autocad, Illustrator entre otros que equivalen a los siguientes tipos de archivos: pptx, .rtf, .sxw, .sxc, .sxi, .sdw, .sdc, .sdd, .wml, .dwf, .psd, .ai., .pdf, .doc, docx, .xls, xlsx, .ppt.

❝ Nota. Dependiendo del tipo de archivo Google Docs la abrirá con la aplicación correspondiente, Google Docs si es texto, Presentations si es de Powerpoint, etc. ❞ Si nos mandan varios archivos adjuntos podemos descargarlos todos de una sola vez. Google junta todos los archivos en uno solo comprimido en formato .zip que luego tendremos de descomprimir para verlo.

También puedes reproducir un archivo mp3 o de vídeo que te hayan mandado sin necesidad de descargarlo. Solamente hay que hacer clic en Reproducir para que se abra una nueva ventana con el reproductor. Desde esa ventana también podemos descargarla a nuestro ordenador. 38 de 138

Algunos archivos adjuntos son bloqueados por GMail para prevenir ataques de posibles virus. Gmail no permite que los usuarios envíen o reciban archivos ejecutables, incluso si se reciben en formato comprimido (.zip, .tar, .tgz, .taz, .z, .gz). Los devuelve automáticamente.

1.5. Organización de los correos Para ayudarte a ordenar tus mensajes de forma más eficaz, Gmail utiliza etiquetas. En la siguiente tabla se ven las ventajas de las etiquetas frente a las carpetas tradicionales.

Las etiquetas es una forma de organizar los mensajes o conversaciones poniéndoles un nombre (trabajo, familia, curso ...). Las etiquetas se pueden modificar o borrar sin que afecten a los mensajes y son muy útiles cuando se reciben muchos correos o de diferentes cuentas.

1.5.1. Crear etiquetas Añadir etiquetas a una conversación o mensaje es una tarea sencilla. Se puede hacer desde la Bandeja de entrada o mientras se lee el mensaje. Desde la Bandeja de entrada hay que seleccionar el mensaje y luego pulsar el icono de Etiquetas, si estamos dentro del mensaje solo tenemos que hacer clic en el icono de Etiquetas.

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En el desplegable que aparece podemos: ❖ Seleccionar la etiqueta que desees de la lista. ❖ Empezar a escribir el nombre de la etiqueta que buscas en el cuadro de búsqueda. Con la función de autocompletar, podrás encontrar la etiqueta rápidamente (resulta muy útil si tienes una lista de etiquetas larga). ❖ Crear una etiqueta nueva. Sólo tienes que escribir el nombre que le quieras asignar a la nueva etiqueta y seleccionar Crear. Cuando ponemos etiquetas desde la Bandeja de entrada podemos seleccionar varios mensajes y etiquetarlos todos a la vez.

1.5.2. Edición de etiquetas Para editar una etiqueta.

➀ Hacer clic en Administrar etiquetas en la parte inferior de la lista Etiquetas. Nos iremos a la página de configuración que vimos en el punto 1.2.3. de este curso.

➁ Hacer clic en cambiar nombre junto al nombre de etiqueta que deseas modificar.

➂ Escribe el nombre de la nueva etiqueta y, a continuación, haz clic en Aceptar. Todos los mensajes que estaban clasificados dentro de la etiqueta antigua, se clasificarán ahora en la nueva. Por otro lado, si la etiqueta que has modificado forma parte de un filtro, Gmail actualizará automáticamente la configuración de filtros para que los mensajes nuevos se clasifiquen en la nueva etiqueta.

1.5.3. Filtros Los filtros de Gmail te permiten administrar el flujo de mensajes entrantes. Mediante los filtros, puedes etiquetar, archivar, eliminar, destacar o reenviar automáticamente tu correo, incluso protegerlo del Spam, en función de cualquier combinación de palabras clave, remitentes, destinatarios y mucho más.

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Para crear un filtro:

➀ Haz clic en la flecha del cuadro de búsqueda a la derecha del icono de GMail.

➁ Rellena los criterios de búsqueda.

➂ Selecciona una o varias acciones de la lista. Estas acciones se aplicarán a los mensajes que coincidan con tus criterios de filtrado en el orden en el que se muestran las acciones. Haz clic en crear filtro..

❝ Nota. Puedes aplicar este filtro a los mensajes que ya se encuentran en tu cuenta de Gmail, selecciona la casilla Aplicar también filtro a las X conversaciones siguientes.❞

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Para crear un filtro a partir de un mensaje:

➀ Haz clic en el menú desplegable junto a Responder. ➁ Selecciona Filtrar mensajes como éste.

➂ Introduce los criterios de filtrado en los campos correspondientes. Para editar o eliminar filtros existentes:

➀ Haz clic en Configuración, en la parte superior derecha de cualquier página de Gmail.

➁ Haz clic en Filtros. ➂ Localiza el filtro que quieres modificar y haz clic en el enlace editar o haz clic en suprimir para eliminarlo.

➃ Si estás editando el filtro, especifica los criterios actualizados para el filtro en los campos correspondientes y haz clic en Paso siguiente.

➄ Actualiza las acciones que desees y selecciona Actualizar filtro. 1.5.4. Archivar correo

Cuando seleccionamos un correo y pulsamos el icono Archivar, el correo desaparece de la Bandeja de entrada y se almacena en la etiqueta Todos. Para acceder a esta ventana tenemos que pasar el ratón por encima de Destacados para que se muestre 42 de 138

el desplegable con las demás secciones, entre éstas tenemos que hacer clic en Más ▾ para ver Todos. Todos es tu archivo, un lugar de almacenamiento para todos los mensajes enviados y recibidos que no has suprimido.

Puedes ver una lista de los mensajes archivados si haces clic en Todos. Los mensajes archivados también están disponibles por búsqueda y bajo cualquier etiqueta asignada. Archivar mueve los mensajes de la carpeta de recibidos a Todos, permitiéndote ordenar la bandeja de recibidos sin suprimir nada. Los mensajes que archivas puedes encontrarlos en Todos, en cualquier etiqueta que apliques y buscando en tu cuenta. Si alguien responde a un mensaje que has archivado, la conversación que contiene dicho mensaje aparecerá de nuevo en la Bandeja de entrada. Para archivar mensajes solo tienes que seleccionar los mensajes y hacer clic en el icono Archivar.

Si tienes una conversación abierta, puedes archivarla haciéndolo de la misma manera Para volver a colocar el correo en la bandeja de recibidos:

➀ Haz clic en Todos. ➁ Selecciona la casilla junto al nombre del remitente. ➂ Haz clic en Mover a Recibidos. 43 de 138

Dado que dispones de más de 7 Gigabytes de espacio de almacenamiento, te recomendamos que, en lugar de eliminar tus mensajes, los archives. Cuando se suprime un mensaje, éste ya es irrecuperable, en cambio, si archivas tus mensajes y conversaciones enviados y recibidos, siempre puedes recuperarlos mediante la potente función de búsqueda que incorpora Gmail.

Las conversaciones que archives se almacenarán en Todos, junto con todos los mensajes recibidos y enviados que no ha eliminado.

❝ Nota. Es una buena práctica archivar cada x tiempo la bandeja de entrada, de ese modo la dejamos limpia a la espera de nuevos mensajes.❞ 1.5.5. Eliminar correo Gmail te permite suprimir una conversación entera o un mensaje concreto de una conversación. En cualquier caso, si suprimes un mensaje, éste será enviado a la Papelera. Una vez allí, podrás suprimirlo de forma permanente o esperar a que Gmail lo suprima en 30 días. Si deseas conservar una conversación pero fuera de "Recibidos", lo mejor es Archivarla Para suprimir una conversación completa:

➀ Selecciona o abre el mensaje.

➁ Haz clic en Suprimir para enviar el mensaje a Papelera. Para suprimir un mensaje concreto de una conversación:

➀ Abre la conversación y busca el mensaje. ➁ Haz clic en la flecha ubicada junto a Responder en la parte superior derecha del panel del mensaje.

➂ Haz clic en Eliminar este mensaje. 44 de 138

El mensaje se enviará a la Papelera y el resto de la conversación permanecerá en "Recibidos". Una vez en Papelera, puedes suprimir el mensaje permanentemente:

➀ Haz clic en Papelera, situada en el lado izquierdo de cualquier página de Gmail. ➁ Marca la casilla situada al lado del mensaje que deseas eliminar permanentemente.

➂ Haz clic en Suprimir definitivamente. Si eliminas un mensaje y acto seguido decides conservarlo, haz clic en Deshacer en la barra amarilla situada en la parte superior de la página. El mensaje se sacará de la Papelera y volverá a la ubicación original.

1.6 Navegación 1.6.1. Explorar. Recibidos Piense en Recibidos como en un panel de control para el correo electrónico. Los mensajes de Gmail se agrupan en 'conversaciones'. De este modo, todos los comentarios y respuestas aparecen en una única línea en Recibidos. A continuación te indicamos cómo debes interpretar las columnas de Recibidos: ❖ Utiliza las casillas de verificación para seleccionar conversaciones y, a continuación, llevar a cabo acciones sobre las conversaciones seleccionadas. ❖ Añade estrellas o el marcador de importante a los mensajes o conversaciones importantes. Puedes ver todos los mensajes destacados o importantes haciendo clic en la sección del menú correspondiente.

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❖ El nombre del remitente de cada mensaje aparece a la izquierda. ❖ Los mensajes no leídos se muestran en negrita. ❖ El total de mensajes de la conversación se especifica entre paréntesis. ❖ Todas las etiquetas se muestran en la esquina inferior izquierda. ❖ Gmail ofrece fragmentos de texto, o una línea de texto junto a cada mensaje con una pequeña parte del contenido del último mensaje recibido en la conversación. ❖ La fecha u hora del último mensaje recibido en la conversación aparece en el extremo derecho de la línea. Las fechas se muestran cuando los mensajes tienen más de 24 horas.

1.6.2. Búsquedas Puedes usar la búsqueda de Gmail de la misma manera que usarías la búsqueda de Google, introduciendo una palabra (o varias) que aparezcan en cualquier lugar dentro del mensaje que desees localizar.

Si buscas mensajes que contienen la palabra compras, tan sólo deberás escribir compras en el campo de búsqueda y pulsar Buscar. Los resultados se mostrarán con los términos de búsqueda resaltados en amarillo. Gmail no reconoce caracteres de búsqueda especiales como los corchetes, paréntesis, símbolos de moneda, el símbolo de unión, almohadillas y asteriscos. No reconoce tampoco coincidencias parciales o similares, por lo que una búsqueda de campo encontrará campo, pero no campos, camposanto o capom. Una vez que tenemos los resultados de la búsqueda podemos Archivar, Marcar como Spam, Suprimir, Mover a Recibidos, si no estaban ahí

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1.7 Tus contactos "Mis contactos" es un sitio para importar, guardar y ver toda la información de los contactos que sea relevante para ti. También puedes crear tus propios grupos de contactos para enviar correos electrónicos fácilmente a muchas personas de una sola vez. Accedemos a los contactos haciendo clic en Correo y seleccionándolo del menú desplegable.

1.7.1. Creación de contactos Una vez en la pantalla de Contactos, para crear un contacto nuevo solo hay que hacer clic en el botón Contacto nuevo y rellenar los campos correspondientes.

Puedes introducir información adicional del contacto haciendo clic en Detalles ... para añadir apellidos al nombre o en el botón Añadir ▾ de la parte inferior para añadir campos. Introduce los datos en los campos correspondientes y haz clic en Guardar.

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Las direcciones de correo electrónico se añaden automáticamente a tu lista de contactos cada vez que utilices las funciones Responder, Responder a todos o Reenviar para enviar mensajes a direcciones que no se encuentran en tu lista de contactos. Además, cada vez que eliminas una marca en un mensaje clasificado como Spam, tu lista de contactos se actualiza automáticamente para que los próximos mensajes de dicho remitente lleguen a Recibidos.

1.7.2. Edición de contactos Para modificar un contacto, solo tienes que hacer clic en el contacto que quieras editar para acceder a su ficha y poder hacer los cambios pertinentes. GMail va guardando los cambios según vamos escribiendo pero si lo hacemos muy deprisa podemos hacer clic en el botón Guardar ahora para acelerar el proceso Para añadir un contacto a un grupo: Lo primero que hay que hacer es crear un grupo nuevo.

➀ Selecciona el contacto en la lista de contactos. ➁ Abre el menú desplegable Grupos. ➂ Selecciona Nuevo grupo para crear uno nuevo.

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Para eliminar un contacto solo hay que seleccionarlo y hacer clic en Más ▾ para seleccionar Eliminar.

Cuando eliminamos un contacto tenemos la posibilidad de dehacer la acción. Una vez que salgamos de esta pantalla ya no podremos deshacerlo.

1.7.3. Importación de contactos La cuenta de Gmail te permite importar libretas de direcciones de Outlook, Hotmail, Apple Mail, Yahoo! y Orkut, así como de otros servicios. Importar contactos no es difícil, aunque conlleva realizar una serie de pasos. En primer lugar, deberás aplicar el formato de archivo CSV a los contactos. La mayoría de libretas de direcciones se pueden exportar en este formato. Con Microsoft Hotmail. Outlook o Yahoo! se puede exportar fácilmente en este formato. Para la Agenda de Apple hay que hacer un vCard con todos los contactos e importarlos así. En cuanto dispongas de un archivo CSV o vCard con toda la información sobre tus contactos, podrás importar el archivo y transferir dichos contactos a Gmail. Para acceder a la herramienta de Importación lo haces desde el botón Más ▾ y eliges Importar

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Ten en cuenta que sólo puedes importar un máximo de 3.000 contactos a la vez. Si dispones de más contactos, deberás crear varios archivos CSV para subirlos. Una vez que tengamos todos los contactos podemos buscar duplicados para combinarlos.

Para buscar y combinar duplicados accedemos desde el botón Más ▾ y luego seleccionamos la opción adecuada en el desplegable.

➜ Muy importante. Si tenemos nuestros contactos en la nube de Google nos servirá de copia de seguridad aunque perdamos el móvil o se nos averíe el ordenador.

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Capítulo 2. Google Calendar

Google Calendar es un espacio personal gratuito que ofrece Google a todos aquellos que disponen de una cuenta de GMail para que puedan crear, gestionar y compartir eventos dentro de sus agendas. Google Calendar permite una fácil introducción de datos. También se puede sincronizar con Microsoft Outlook y Apple iCal o incluso desde agendas de otros usuarios de Google Calendar. Los usuarios pueden además crear múltiples calendarios (cada uno de ellos sobre una temática diferente o creados para compartirlos con amigos) y enviar a sus contactos un determinado evento para que lo añadan a sus agendas. Además, dispone de una integración con Gmail. El servicio de correo de Google reconoce eventos mencionados dentro de los mensajes y te permite añadirlos a tu agenda, puedes recibir notificaciones vía SMS de forma completamente gratuita y también puedes imprimir los calendarios en formato PDF. Nada mas entrar desde la página de GMail en Calendar nos encontramos con una pantalla de bienvenida con Nuestro nombre, Ubicación y Zona horaria.

Una vez rellenado accedemos a la pantalla principal de Calendar.

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Las características mas importantes de Google Calendar son: ❖ Uso compartido del calendario: Puedes compartir tu agenda con los usuarios que quieras. ❖ Invitaciones: Crea invitaciones a eventos, envíaselas a tus amigos y lleva la cuenta de sus respuestas y comentarios. Todo ello en un único lugar. Tus amigos recibirán tu invitación e introducirán sus respuestas, aunque ellos no utilicen Google Calendar.

❝Nota. Para que el uso compartido y las invitaciones estén completamente integrados las personas con las que los compartas deberá tener cuenta de GMail o Google Apps.❞ ❖ Buscar: Busca la fecha de eventos o realiza búsquedas en calendarios públicos para descubrir eventos que puedan interesarte y añádelos a tu propio calendario.

❖ Acceso móvil: Recibe notificaciones y recordatorios por SMS de eventos en tu teléfono móvil de forma completamente gratuita. ❖ Publicación de eventos: Comparte los eventos de tu empresa, colegio o universidad con todo el que quieras.

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2.1. Configuración Antes de empezar a utilizar Calendar es conveniente configurar a nuestro gusto la aplicación, como siempre usamos el botón de opciones en la parte superior derecha de la página y hacemos clic en Configuración de Calendar.

2.1.1. Pestaña de configuración general

Desde esta pestaña podemos configurar las opciones generales del calendario. Estas son las opciones que tenemos en esta pantalla: ❖ Idioma

❖ País

❖ Tu zona horaria actual

❖ Formato de fecha

❖ Formato de hora

❖ Duración predeterminada de la reunión

❖ La semana empieza en

❖ Atenuación del evento

❖ Mostrar fines de semana

❖ Vista predeterminada

❖ Vista personalizada

❖ Ubicación

❖ Mostrar tiempo

❖ Mostrar eventos no aceptados

❖ Añadir invitaciones de forma automática a mi calendario

❖ Calendario alternativo

❖ Habilitar teclas métodos abreviados de teclado Todas estas opciones son muy intuitivas y sencillas.

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2.1.2. Pestaña de configuración de calendarios

Desde esta pantalla se pueden seleccionar los calendarios activos, añadir calendarios, importar y exportar. Estas opciones las veremos en detalle mas adelante.

2.1.3. Pestaña de configuración para móviles Desde esta pestaña configuramos Calendar para que nos envíe notificaciones por SMS a nuestro teléfono móvil. Este servicio es completamente gratuito. Nada más entrar en esta pestaña veremos un aviso de que están inhabilitadas las notificaciones por teléfono, se habilitan una vez que hayamos completado el proceso.

Una vez rellenado nuestro número de teléfono móvil tenemos que hacer clic en Enviar código de verificación, Google nos mandará un código por SMS que tenemos que introducir en el campo de verificación. 54 de 138

Este código lo tenemos que poner en la pantalla de configuración de Calendar.

Cuando guardamos los cambios la siguiente pantalla que nos muestra es la configuración de notificaciones ya que le hemos añadido los avisos por SMS. Si queremos podemos poner de forma predeterminada que todas las notificaciones sean por SMS.

❝Nota. No os olvidéis de guardar los cambios siempre que modifiquéis alguna configuración.❞

2.2. Organización 2.2.1. Crear Eventos Se pueden crear eventos de varias maneras: ❖ Hacer clic y escribir para crear un evento Haz clic en el día y la hora en que deseas crear un nuevo evento. En la ventana emergente, escribe el título del nuevo evento. Por último, haz clic en "Crear evento".

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El evento aparecerá inmediatamente en tu calendario. Puedes mover el evento por el calendario haciendo clic y arrastrándolo a la franja horaria o diaria que queramos. Si haces clic en "Editar detalles del evento" puedes añadir información adicional.Esta es la forma mas sencilla de crear eventos. ❖ Crear un evento mediante el vínculo "Crear evento" Simplemente haz clic en "Crear evento" en la columna izquierda de tu calendario. Esto te llevará a la página en la que puedes introducir toda la información que desees sobre el evento.

En esta página, también podrás añadir invitados, cambiar la configuración de un recordatorio y publicar el evento para otros usuarios. Una vez que hayas introducido la información adecuada y hayas seleccionado la configuración deseada, asegúrate de hacer clic en "Guardar"

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❖ Crear un evento desde ▾ Mis calendarios En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el botón ▾ Mis calendarios, se desplegarán tus calendarios hacia abajo y tendrás que volver a seleccionar el calendario en el que quieres crear el evento para seleccionar la opción Crear evento en este calendario.

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2.2.2. Editar detalles del evento En cualquier momento podemos modificar los detalles de un evento haciendo clic encima de él.

Si hacemos clic en el texto del evento iremos directamente a la pantalla de edición del evento Si hacemos clic encima del cuadrado del evento nos mostrará la ventana emergente con la información del evento y desde esa ventana podemos o suprimir o editar los detalles. Si elegimos suprimir, Calendar suprimirá el evento pero nos permite deshacer esta acción en la ventana principal.

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❖ Disponibilidad En cualquier momento puedes ver la disponibilidad de los asistentes a un evento, es la pestaña situada al lado de la Información del evento. Para modificarlo solo tienes que hacer clic y arrastrar.

❖ Eventos periódicos Cuando estamos editando o creando un evento podemos hacer que un éste se repita no hay mas que seleccionar Repetir... y aplicar los intervalos en la ventana emergente.

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2.2.3. Eliminar eventos Para eliminar un evento, accede a Google Calendar, haz clic en el título del evento y, a continuación, en el vínculo "Suprimir". De forma alternativa, puedes hacer clic en el botón "Suprimir" en la página de información detallada del evento. Ten en cuenta que sólo podrás eliminar los eventos de los calendarios que tengas permiso para modificar.

2.2.4. Añadir calendarios Puedes crear tantos calendarios como quieras, para crear un nuevo calendario, simplemente sigue los pasos a continuación:

➀ En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el botón ▾ Mis calendarios, y selecciona "Crear un calendario nuevo".

➁ Introduce la información solicitada. ➂ Haz clic en "Crear calendario". Todos los calendarios que crees se enumerarán en "Mis calendarios", en la parte izquierda de la página. Puedes añadir, eliminar y editar eventos en cada uno de estos cuando lo desees. Añadir Calendarios de otras personas La forma más rápida es escribir la dirección de correo electrónico de tu amigo en el campo "Añadir el calendario de un amigo" situado al final de la lista de calendarios de la izquierda, justo debajo de ▾ Otros calendarios. Una vez que hayas escrito la dirección, pulsa la tecla "Intro".

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La otra manera de añadir un calendario consiste en hacer clic en ▾ Otros calendarios y seleccionamos "Añadir el calendario de un amigo".

Luego tenemos que introducir la dirección de correo electrónico adecuada en el campo correspondiente y haz clic en "Añadir". Si tu amigo ha optado por compartir su calendario públicamente, éste aparecerá en ▾ Otros calendarios en tu lista de calendarios. Para compartir usuarios éstos tienen que tener una cuenta válida de GMail, si no es así, aparecerá un mensaje solicitando acceso al mismo. Puedes añadir una nota a la solicitud y hacer clic en "Enviar invitación".

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❖ Añadir Calendarios interesantes Puedes añadir calendarios interesantes a tus calendarios como por ejemplo las festividades de otros países. Estos calendarios se muestran en la parte superior de nuestro calendario principal y tienen que ser públicos. Para añadir un calendario público tienes que volver a hacer clic en el botón ▾ Mis calendarios, y selecciona Explorar calendarios interesantes

❖ Añadir calendarios públicos por URL Podemos añadir calendarios siempre que estén en formato iCal (este formato tiene la terminación .ics). Hay muchos calendarios públicos en la web que se pueden añadir de forma sencilla. Solamente hay que seleccionar Añadir por URL y rellenar la dirección al archivo iCal.

2.2.5. Importar y exportar Podemos importar los eventos de los calendarios que tenemos en nuestro ordenador, para poder hacerlo antes deberemos tenerlos en formato CSV (Outlook) o iCal (Agenda de Apple)

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Para importar eventos desde archivos iCal o CSV, vuelve a hacer clic en ▾ Otros calendarios, y selecciona Importar. Haz clic en "Examinar" y elige el archivo iCal o CSV que contenga tus eventos y selecciona el calendario de Google al que desees importar los eventos y haz clic en "Importar".

❖ Exportar eventos Para exportar el contenido de Google Calendar, simplemente sigue los pasos que se indican a continuación:

➀ Tienes que hacerlo otra vez desde ▾ Otros calendarios, y seleccionar Configuración.

➁ Una vez que hagas clic en exportar te descargarás a tu ordenador un archivo comprimido .zip con el archivo ical dentro

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2.3. Compartir e invitar Puedes compartir tus calendarios de varias maneras: compartir con el público, compartir con determinadas usuarios, compartir con usuarios que no utilizan Google Calendar, compartir la dirección URL del calendario para que otros usuarios puedan suscribirse a su feed e incrustar Google Calendar en tu sitio web. Vamos a ver cada uno de estos supuestos.

2.3.1. Compartir con el público Para compartir tu calendario con cualquier usuario, simplemente sigue los pasos a continuación:

➀ En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el botón de flecha hacia abajo junto al calendario adecuado y, a continuación, selecciona Compartir este calendario. Si lo prefieres, puedes hacer clic en "Configuración", en la parte inferior de la lista de calendarios, y seleccionar el vínculo pertinente.

➁ Selecciona "Hacer público este calendario". Por último, haz clic en "Guardar".

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2.3.2. Compartir mis calendarios con determinados usuarios Para compartir tu calendario con determinados usuarios, sigue los pasos del punto anterior pero en vez de seleccionar Público tenemos que introducir los correos electrónicos de las personas con las que queremos compartir el calendario Una vez que hagas clic en "Añadir persona" y guardes la nueva configuración, la persona que seleccionaste para compartir tu calendario recibirá una invitación por correo electrónico para acceder a él y se le añadirá.

Si experimentas algún problema al intentar compartir tu calendario, no olvides que desactivar y volver a activar la función para compartir el calendario a menudo resuelve el problema. Asimismo, ten en cuenta que actualmente puedes compartir los calendarios con hasta 75 usuarios al día. Si quieres compartir tus calendarios con más usuarios, espera 24 horas y vuélvelo a intentar.

2.3.3. Compartir con usuarios que no utilizan Google Calendar Aunque es algo más complicado también puedes compartir tu calendario con amigos que actualmente no utilicen el servicio Google Calendar mediante la dirección URL en formato HTML del calendario. Para hacerlo tienes que tener tu calendario compartido como Público, luego haces clic en ▾ Mis calendarios, selecciona el calendario que quieres compartir y haces clic en Configuración del calendario.

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Si no quieres que tu calendario esté disponible para todos, pero quieres compartirlo con amigos que no utilizan Google Calendar, puedes compartir la "Dirección privada" del mismo. Ten en cuenta que esta dirección es exclusivamente de uso privado, así que no debes compartirla con otros si no quieres que vean todos los eventos del calendario en cuestión.

2.3.4. Compartir la dirección URL del calendario para que otros usuarios puedan suscribirse a sus RSS Como hemos visto en el punto anterior, en esa pantalla están las direcciones de los calendarios en diferentes formatos. Para suscribirse al feed necesitaremos hacer clic en el icono XML

2.3.5. Integrar Google Calendar en mi sitio web Puedes añadir tu calendario a tu sitio web siguiendo estos pasos:

➀ Haz clic en ▾ Mis calendarios, selecciona el calendario que quieres compartir y escoge configuración.

➁ En la opción Integrar este calendario, copia el código iframe que aparece en el cuadro blanco. 66 de 138

➂ Pega este código en tu sitio web para integrar el calendario.

❝ Nota. Esto puede ser útil para cuando aprendas a utilizar Google Sites al final de este manual.❞

2.4. Notificaciones Las notificaciones son los recordatorios o avisos de los eventos. Google Calendar ofrece diferentes opciones para recibir recordatorios de eventos. Puedes recibirlos por mensajes SMS, correo electrónico o ventanas emergentes. Para ajustar la configuración de recordatorios, sigue los pasos siguientes:

➀ En la lista de ▾ Mis calendarios, selecciona el calendario y a continuación escoge Notificaciones.

➁ En la sección "Recordatorios de eventos", selecciona el método y las horas de recordatorios predeterminados para los eventos programados en ese calendario concreto. En esta página también puedes configurar el recordatorio adecuado en la sección "Selecciona cómo deseas recibir la notificación".

➂ Por último, haz clic en "Guardar". 67 de 138

❝ Nota. Ten en cuenta que, al modificar la configuración de recordatorios para los eventos de tu calendario, los cambios sólo te afectarán a ti. Los invitados o aquellas personas que tengan acceso a los eventos recibirán recordatorios según su configuración de recordatorios de eventos de Google Calendar.❞

2.4.1. Tipo de notificaciones que ofrece Google Calendar Google Calendar ofrece diversas opciones de notificación tanto a través del correo electrónico como a través de mensajes SMS. Podrás establecer notificaciones para cualquiera de los siguientes elementos: ❖ Nuevas invitaciones, ❖ Invitaciones con cambios, ❖ Invitaciones canceladas, ❖ Respuestas a invitaciones, ❖ Recordatorios de eventos, ❖ Agenda diaria (únicamente correo electrónico).

2.4.2. Cancelar notificaciones Para cancelar un recordatorio de un evento en particular, sigue los pasos siguientes:

➀ Haz clic en el evento en cuestión. ➁ Selecciona "más información" o "modificar detalles del evento". ➂ Haz clic en "Opciones". ➃ Haz clic en el vínculo "eliminar" junto a la notificación que desees cancelar. ➄ Haz clic en "Guardar".

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Capítulo 3. Google Docs

3.1. ¿Qué es Google Docs? Google Docs es una sencilla suite ofimática gratuita basada en web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo en un mismo documento. Dispone de muchas de las funcionalidades de los programas/software que se instalan en el PC como Microsoft Office, OpenOffice o Apple Pages. Google Docs nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red. Incluye un procesador de textos, una hoja de cálculo y un programa de presentaciones. Para poder utilizar Google Docs es imprescindible tener una cuenta de correo GMail, una conexión de banda ancha a internet y un navegador web actualizado. Google Docs funciona exactamente igual en los navegadores mas importantes como Internet Explorer, Safari, Chrome o Firefox aunque para estos dos últimos hay muchas extensiones que aumentan la productividad y el flujo de trabajo con Google Docs.

❝ Nota. Google no da soporte para versiones de Internet Explorer 6 e inferiores. Es muy importante tener el navegador de internet actualizado, con cada actualización mejoran la seguridad y la experiencia de usuario.❞ Google Docs también tiene una versión para móviles tanto para Android como para iPhone/iPad

3.1.1. Características de Google Docs Las principales características son: ❖ Se pueden crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones desde la misma aplicación o importarlos, utilizando su interfaz web, y enviarlos utilizando el correo electrónico. Los archivos se almacenan en los servidores de Google. ❖ Los archivos almacenados pueden ser exportados en diversos formatos estándar o ser enviados por correo electrónico. ❖ Durante la edición de los documentos, éstos se guardan automáticamente para evitar pérdida de información. ❖ Posibilidad de colaboración de grupos de trabajo, además de poder compartirlos con múltiples usuarios al mismo tiempo. 69 de 138

3.1.2. Tipos de archivos soportados: Con Google Docs no hace falta tener instalados programas de ofimática para abrir archivos de documentos hechos con Microsoft Office u OpenOffice ya que los podemos abrir subiéndolos a la plataforma de Google Docs. ❖ Documentos de texto(máximo 1 MB) Microsoft Word en todas sus versiones (.doc y .docx), texto enriquecido (.rtf), texto de OpenDocument (.odt), StarOffice (.sxw), archivos HTML y de texto sin formato (.txt) ❖ Presentaciones (hasta 10 MB desde el equipo, 2 MB desde Internet y 500 KB por correo electrónico) Microsoft PowerPoint en todas sus versiones (.ppt, .pptx .pps). ❖ Hojas de cálculo (máximo 1 MB) Valores separados por comas (.csv). Archivos de Microsoft Excel en todas sus versiones (.xls) y hojas de cálculo de OpenDocument (.ods) ❖ Archivos PDF (hasta 10 MB desde tu equipo y 2 MB desde la Web) ❖ Archivos de vídeo (hasta 1 GB)

3.2. Entrando en Google Docs Para acceder a Google Docs lo podemos hacer desde cualquier página de Google siempre que estemos autentificados con nuestro usuario de GMail desde el menú Mas ▾. Si no estamos autentificados nos pedirá nuestro usuario y contraseña para poder acceder. Si tenemos abierta una sesión de GMail accederemos de forma automática al hacer clic en el enlace a Docs en la parte superior de la página.

Una vez que estemos dentro de la página nos aparecerá una ventana como esta.

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Tenemos que rellenar nuestros datos, la dirección de GMail, y en la casilla inferior nuestra contraseña y después pulsar el botón Comenzar. Puedes pulsar la opción recordar contraseña. Se recomienda no hacerlo si usas un ordenador compartido. Al iniciar Google Docs nos aparece la pantalla de inicio. Aquí podremos ver todos nuestros documentos y podemos seleccionarlos y arrastrarlos para organizarlos en colecciones.

3.2.1. Configuración de Google Docs La primera vez que entramos en Google Docs nos puede interesar cambiar la configuración, a veces entra por defecto con el idioma inglés, para cambiarlo tendremos que hacer clic en Configuración en la esquina superior derecha de la página y seleccionar Configuración de documentos del menú desplegable.

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Pestaña General

❖ Elegir un idioma. ❖ Seleccionar la zona horaria que prefieras. ❖ Escoger donde se abren los documentos en el navegador ❖ Actualizar indicadores ❖ Almacenamiento ❖ Editar tu perfil de Google ❖ Configurar tu cuenta de Google Estas opciones se pueden ir cambiando según vamos utilizando la aplicación.

❝ Nota. Aunque tengamos GMail configurado en español, la primera vez que entramos en Google Docs lo tendremos por defecto en inglés, por lo que deberemos cambiarlo al español para poder trabajar en este idioma.❞ Pestaña edición En la pestaña de configuración de edición podemos modificar los controles de derecha e izquierda para las personas que quieran utilizar árabe o hebreo. La otra opción es para utilizar a la hora de hacer presentaciones la última versión de Google Presentations.

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3.3 Gestionar Documentos Siempre que accedamos a Google Docs, lo haremos desde la Página principal. Todos nuestros documentos estarán ahí según los vayamos creando o subiendo desde nuestro ordenador Desde la Página principal de Google Docs podemos gestionar los documentos.

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➊ Crear. Desde este menú creamos nuevos documentos. Éstos pueden ser formularios, documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo, colecciones o desde una plantilla. Al elegir nuevo documento éste se abrirá en ventana nueva o en el caso del Firefox o Chrome en una pestaña nueva. Si creamos un documento nuevo desde la plantilla se nos abre una nueva ventana con plantillas pre diseñadas de todo tipo para empezar a usar la que mas nos convenga.

➋ Subir. Se utiliza para cargar documentos en Google Docs desde nuestro ordenador o desde una dirección URL. Aunque no tengamos instalados los programas de Microsoft Office o Adobe Acrobat podemos ver y trabajar con estos formatos subiéndolos a Google Docs. También podemos subir carpetas o archivos de sonido o vídeo. Para subir cualquier tipo de documento, sigue estos pasos: Haz clic en el botón Subir situado en la parte superior de la barra lateral de la página y escoge entre las opciones, archivo o carpeta.

Una vez que hagamos clic en Archivo tendremos que seleccionarlo en nuestro ordenador y nos preguntará si queremos convertir los archivos al formato de Google Docs.

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Google Docs tiene la opción OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para los archivos PDF e imágenes en la opción Convertir el texto de archivos de imagen y PDF a documentos de Google. Funciona muy bien con documentos PDF. Una vez que hagamos clic en Iniciar subida comenzara el proceso.

❝ Nota. Con Google Chrome tenemos la opción de arrastrar el archivo desde nuestro ordenador directamente a el navegador.❞

➌ Enlaces a nuestros documentos Desde estos enlaces accedemos directamente a todos nuestros documentos. Podemos discriminar entre los que somos propietarios o los que han compartido con nosotros.

➍ ▾ Mis colecciones Las colecciones sirven para tener organizados los archivos en Google Docs. La primera vez que hacemos una colección tenemos que hacer clic en CREAR y seleccionar Colección. Si ya tenemos creadas colecciones podemos hacer nuevas 75 de 138

haciendo clic en ▾ Mis colecciones, en la pantalla que sale volver pulsar en el botón con el símbolo + y escribir el nombre para nuestra Colección.

Cuando hacemos clic en una colección ya creada accedemos directamente al listado de documentos que estén dentro de esa colección, si hacemos clic en la flechita accedemos al siguiente desplegable de opciones:

❖ Crear. Crea un documento dentro de la colección 76 de 138

❖ Compartir. Compartes los documentos de la colección con otros usuarios. Más adelante, en el punto ⑥ explico en detalle las opciones de Compartir. ❖ Añadir una estrella. Es la forma de destacar documentos, igual que en GMail. ❖ No mostrar en la página principal. Oculta la Colección del listado de la página principal. ❖ Organizar. Entras en las opciones de las Colecciones.

❖ Cambiar de nombre a la Colección. ❖ Marcar como no visualizado. ❖ Descargar y convertir. Sirve para bajarse los documentos que tengamos dentro de una Colección a nuestro ordenador y si queremos convertirlos a formato de Office, OpenOffice o PDF. En la pantalla previa a la descarga podemos elegir los documentos que queremos descargarnos y el formato de destino.

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❖ Mover a la papelera. Mueve la Colección a la Papelera. Los elementos que contenga esta Colección también se moverán a la papelera.

➎ Colecciones compartidas conmigo. Si alguien comparte una Colección con nosotros ésta aparecerá debajo de este enlace.

➏ Botón Compartir. Desde este botón accedemos a la configuración para compartir archivos o Colecciones que tengamos seleccionados. Si no tenemos seleccionado ningún documento no veremos este botón. Google Docs entiende los permisos de los documentos de tres formas diferentes, documentos propietarios, de colaboradores o lectores. Cuando haces clic en Compartir, lo hagas desde donde lo hagas accedes a la siguiente pantalla:

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¿Quién tiene acceso? Existen tres opciones de acceso: privado, para cualquier usuario que reciba el enlace y público en la Web. ❖ Privado. Cuando se crean, todos los documentos son privados, tu eres la única persona que puede acceder a él. Esto te permite otorgar acceso a otros usuarios. Cualquier persona que intente acceder al documento deberá iniciar sesión en su cuenta de Google para comprobar si tiene acceso a él. Es la forma de trabajar en colaboración dentro de un círculo cerrado de personas.

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❖ Cualquier usuario que reciba el enlace La opción Cualquier usuario que reciba el enlace es idónea para permitir que un grupo de personas acceda fácilmente a la información de un documento (siempre que no sea confidencial). Por ejemplo, si eres profesor de instituto y quieres compartir un plan de estudios y un listado de libros, puedes incluir esa información en un documento que tenga habilitada la opción Cualquier usuario que reciba el enlace y enviar el enlace a los alumnos. Los documentos de esta categoría no suelen indexarse en los motores de búsqueda, pero puede que se muestren en los resultados de búsqueda si la URL del documento aparece en otra página web que esté indexada. ❖ Público en la Web Si quieres que un documento esté disponible públicamente para todo el mundo, configúralo como Público en la Web. Es posible que los documentos públicos se indexen en motores de búsqueda y se muestren en páginas de resultados de Google, 80 de 138

Bing y otros buscadores. Además, cualquier usuario que encuentre la dirección web (URL del documento) puede acceder a él. Si también seleccionas la opción "Permitir que cualquier persona modifique los elementos", cualquier usuario que encuentre el documento podrá verlo y modificarlo. Añadir colaboradores y lectores Existen varias maneras de compartir en Google Docs: desde la lista de documentos directamente desde una colección o viendo cualquier documento de Google Docs. Compartir desde la lista de documentos: Sólo tienes que marcar el documento de la lista que quieras compartir y hacer clic en el botón Compartir Escribe la dirección de correo electrónico de los usuarios o las listas de correo que quieras añadir.

Selecciona de la lista desplegable los permisos de los colaboradores para que puedan editar o sólo ver el documento. Añade un mensaje (esto es opcional) y haz clic en Compartir y guardar. Permisos de los colaboradores. Permisos de propietarios ❖ Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones, así como invitar a otros colaboradores y lectores. ❖ Pueden suprimir documentos, hojas de cálculo y presentaciones y, por lo tanto, eliminar la autorización de acceso a colaboradores y lectores.

❝ Nota. Algo a tener en cuenta: para suprimir completamente un documento, una hoja de cálculo o una presentación y eliminar la autorización de acceso a este elemento, debes suprimirlo y, a continuación, Vaciar la papelera.❞ 81 de 138

Permisos de editores ❖ Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones. ❖ Pueden invitar a otros colaboradores y lectores o suprimirlos, si el propietario les ha dado permiso. ❖ Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de cálculo o la presentación. Permisos de lectores ❖ Pueden ver la versión más reciente de un documento, una hoja de cálculo o una presentación, pero no realizar cambios. ❖ Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de cálculo o la presentación. Esta opción la podemos desactivar usando el botón Mas ▾ pero solo para documentos PDF.

❝ Nota. Más adelante veremos la opción de compartir desde dentro de un documento, aunque se hace exactamente igual. ❞

➐ Botón organizar. Desde este botón accedemos a la sección de la organización de las colecciones. Las colecciones son parecidas a las carpetas en los entornos de escritorio. Para que se vea este botón hay que seleccionar un documento o colección.

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➒ Botón de Vista previa. Al hacer clic veremos una miniatura del documento que tengamos seleccionado, quién tiene acceso y los permisos del documento que tengamos seleccionado. Sólo podemos usar Vista previa con un documento, si seleccionamos dos o más se deactiva este botón.

➓ Botón desplegable Más ▾ Desde este botón accedemos a un desplegable con accesos directos a Abrir el documento seleccionado, Compartirlo, Añadir una estrella, No mostrarlo en la Página Principal, Organizar, Cambiar nombre, Marcar como no visualizado, Descargar y Mover a la papelera. Todas estas opciones las hemos visto en páginas anteriores. Estas son las opciones nuevas de el Botón Más ▾ ❖ Crear una copia en Google Docs. Crea una copia del documento seleccionado. Podemos hacer copias de documentos compartidos aunque sólo tengamos permisos para verlo. Al hacer una copia nos convertimos en Propietarios del documento y podemos modificarlo. ❖ Añadir o administrar versiones. Sirve para ver las diferentes versiones de un documento cuando han trabajado varias personas en él o para recuperar cambios. Las diferentes versiones aparecen fechadas.

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❖ Evitar que los lectores se descarguen el archivo. Esta opción solo se activa con el formato PDF Botón desplegable Ordenar ▾. Sirve para ordenar el listado de documentos por fechas, título, abiertos por mi, por tamaño o prioridad

Botón desplegable de Configuración. Establece el espacio de trabajo y también un acceso a la Configuración de Google Docs y a la ayuda de Google. Documentos de la Pantalla principal. Sirve para enviar un documento a la web de Plantillas de Google. Cuando hacemos esto automáticamente se convierten los permisos del documento a público. Información básica del documento que tengamos seleccionado, propiedad y última fecha de modificación.

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Capítulo 4. Documentos de texto 4.1. El editor de textos de Google Los documentos de texto, a los que Google Docs se refiere sólo como Documentos, es un sencillo pero potente editor de textos del estilo del Word de Microsoft o Pages de Apple. Al hacer clic en Crear en la Página principal de Google Docs nos encontramos con esta nueva ventana o pestaña:

Al crear un documento nuevo, Google Docs lo guardará como Sin título, o bien creará un título a partir de las primeras palabras introducidas en el documento. Para elegir un nombre distinto a Sin título, haz clic en el título que se muestra en la parte superior izquierda de la página Si hacemos clic en la flecha ↰ situada a la izquierda del título volveremos a la Página principal de Google Docs.

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4.2. Menú archivo Desde este menú podemos compartir el documento, crear nuevos, descargarlo al PC, ver el historial de revisiones e idiomas o configurar la impresora. Vamos a ver cada una de estas opciones.

4.2.1. Compartir Compartimos el documento en el que estamos trabajando.

4.2.2. Nuevo Creamos nuevos documentos, estos pueden ser documentos de texto, presentaciones, hoja de cálculo, formulario, dibujo o desde las plantillas prediseñadas de Google.

4.2.3. Abrir Nos lleva a la pantalla principal de Docs para poder elegir el documento que queremos abrir.

4.2.4. Cambiar de nombre Cambia de nombre el documento.

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4.2.5. Crear una copia Crea una copia del documento. Cuando hacemos una copia nos convertimos en propietarios del documento aunque en origen fuera solo con permisos para visualizarlo y podemos modificarlo.

4.2.6. Ver historial de revisión Según vamos redactando y modificando un documento Google Docs va guardando versiones del mismo. Las Revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento, pero antiguas. En ellas también aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento compartido. Desde aquí podremos seleccionar revisiones para compararlas o visualizarlas. Al pulsar en Historial de Revisiones se nos abre una sección a la derecha del navegador con las versiones del documento ordenado por fechas. Si están colaborando varias personas en el documento cada colaborador/editor tiene un color por lo que es muy sencillo ver lo que ha escrito cada uno haciendo clic en los nombres y fechas. Esta opción es muy útil para ver los cambios que se han producido en un documento y si han colaborado varias personas podremos ver que ha hecho cada uno. Cada colaborador tiene un color y haciendo clic encima de cada uno se colorea el texto que ha escrito o las notas. Normalmente, el color del propietario es el verde.

4.2.7. Idioma Podemos especificar un diccionario distinto para que se corrija el texto.

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4.2.8. Descargar como... Sirve para descargarnos una copia a nuestro ordenador o dispositivo. Los tipos de archivos que podemos bajarnos son:

FORMATO

SE ABRE CON...

¿SE PUEDE MODIFICAR?

ODT

· OpenOffice · Gratuito

✔

PDF

· Se abre con Adobe Acrobat Reader (Windows) o Vista Previa () · Programas Gratuitos

✘

RTF

· Formato de Texto Enriquecido. Se abren con el Bloc de notas o TextEdit () · Programas Gratuitos

✔

Word

· Formato de Microsoft Office. · Programa de pago

✔

HTML

· Formato de página web, se abre con el navegador

✔

El formato PDF es el mejor tipo de archivo para enviar documentos o trabajos ya que es una copia exacta de nuestro documento y no se puede modificar.

4.2.9. Publicar en la web Cuando publicas un documento, Google Docs crea una página web preliminar separada. Los usuarios que cuenten con el enlace podrán ver en ella el contenido de tu documento. Dado que la versión publicada de un documento es su propia página web con su URL correspondiente, dicha versión no se ve afectada por la opción de visibilidad que hayas elegido para tu documento.

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Esto significa que un documento puede ser Privado y a la vez estar publicado en la Web. En tal caso, solo los usuarios a quienes hayas concedido permisos podrán ver o modificar el documento completo original; sin embargo, cualquier usuario con el enlace a la versión publicada del documento podría ver su contenido publicado pero no podrá modificarlo.

Esta versión publicada la podemos tener actualizada de forma automática cada vez que realicemos cambios en el documento.

4.2.10. Enviar por correo electrónico a los colaboradores... Sirve para mandar un correo electrónico a los colaboradores con posibles cambios en el documento o lo que se quiera.

4.2.11. Enviar por correo electrónico como archivo adjunto Envía el correo y le añade el documento como archivo adjunto. Podemos elegir el formato del documento que queremos adjuntar.

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4.2.12. Configuración de página Aquí podemos especificar el tamaño y disposición del papel, los márgenes y el color de la página.

4.2.13. Configuración de impresión Desde esta opción podemos configurar las páginas que queremos imprimir.

4.2.14. Print settings En la versión antigua de Google Docs se podían numerar las páginas del documento desde este menú y ahora esto se hace desde el menú insertar. Desde esta opción avisan de este cambio.

4.2.15. Imprimir Una vez que tenemos el documento a nuestro gusto es la hora de imprimir.

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4.3. Menú editar En muchos menús aparece al lado de la acción que queremos hacer un símbolo con una letra, éstos son los atajos de teclado. Con los atajos de teclado es más rápido trabajar ya que con el ratón seleccionamos y con la otra mano aplicamos los atajos de teclado. Por ejemplo pegar es tecla Control + V en Windows y Linux o ⌘ + V en Mac. Desde este menú podemos deshacer y rehacer una acción, cortar, copiar, pegar, seleccionar todo o buscar y reemplazar.

4.3.1. Deshacer y rehacer. Va hacia atrás o hacia delante en la última acción que hayamos hecho.

4.3.2. Cortar. Corta el texto, foto o tabla seleccionado.

4.3.3. Copia. Copia el texto, foto o tabla seleccionado

4.3.4. Pegar. Pega el texto, foto o tabla seleccionado

4.3.4. Seleccionar todo. Selecciona todo el contenido del documento., texto, tablas e imágenes.

4.3.6. Buscar y sustituir. Puedes buscar y sustituir palabras o frases en los documentos. Los términos encontrados se resaltan en color amarillo. Si no rellenamos nada para sustituir se borrará la palabra seleccionada o todas si elegimos Sustituir todos

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❝ Nota. Buscar y sustituir es una herramienta muy útil pero hay que usarla con cuidado a la hora de Sustituir todos en documentos largos.❞

4.4. Menú ver En este menú están las vistas de trabajo, podemos mostrar u ocultar las Reglas, mostrar la barra de herramientas de ecuaciones, mostrar sugerencias ortográficas (está sin traducir) y contraer u ocultar los controles.

4.4.1. Vista de documento. El documento lo podemos ver paginado o con el texto corrido.

4.4.2. Mostrar reglas. Las reglas sirven para ver las medidas de las páginas.

4.4.3. Muestra la barra de herramientas de ecuaciones. Muestra la barra de herramientas para poder insertar ecuaciones o símbolos matemáticos en el documento. En esta página (http:// www.rnlagos.com/formulas92 de 138

matematicas-en-google-docs) tienen una explicación detallada del editor de ecuaciones.

4.4.4. Mostrar sugerencias ortográficas. Como su propio nombre indica, nos enseña sobre la marcha las faltas ortográficas y sugiere lo correcto.

4.4.4. Contraer y ocultar controles. Sirve para ocultar la botonera de herramientas y los menús cuando queremos trabajar con toda la pantalla y sin distracciones.

4.5. Menú insertar Este menú será uno de los que más utilicemos ya que se usa para insertar cualquier elemento. Vamos a ver una por una las diferentes opciones.

4.5.1. Insertar imagen. Desde esta opción del menú insertas una imagen en el documento. Solo tienes que arrastrarla desde una carpeta de tu ordenador o usar el botón para seleccionarla.

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Una vez que la hayas escogido se te insertará la imagen en el punto donde tengas situado el cursor en el documento. Una vez insertada puedes modificar como se ubica dentro del documento o su tamaño haciendo clic encima. Cambiar de tamaño: Selecciona la imagen con el ratón, aparecerán unos cuadraditos en las esquinas, haz clic y arrastra para aumentar o disminuir el tamaño. Posición de la imagen con el texto. Al hacer clic en la imagen también sale un submenú en la parte de abajo que sirve para situar la imagen en el texto. Solo hay dos opciones, Integrar con el texto o Posición fija.

En Integrar con el texto la imagen dejará espacios a derecha o izquierda, si hacemos clic en Posición fija, la imagen se quedará en la parte del texto donde pongamos el cursor. Para suprimirla solo hay que seleccionarla y pulsar la tecla Suprimir.

4.5.2. Insertar Enlazar.

Esta opción la utilizamos cuando queremos enlazar una selección de nuestro texto y que se dirija a una página web, a un correo electrónico o a una parte de nuestro documento, Marcador. ❖ Enlace a una dirección web. Es cuando queremos que al hacer clic en selección de nuestro texto saltemos a una página web. También se pueden enlazar las imágenes.

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❖ Enlace a una dirección de correo electrónico. Es cuando queremos que al hacer clic encima de una dirección de correo electrónico se envíe un mensaje a la dirección que escribamos. ❖ Enlace a Marcador. Los marcadores son accesos directos a lugares específicos de un documento. Pueden resultar muy útiles si necesitas crear un índice o si quieres saltar de una parte de un documento largo a otra sin tener que desplazarte por él.

Para crear un marcador en el documento, sigue estos pasos:

➀ Pon el cursor en la sección del documento en la que desees colocar el marcador.

➁ Haz clic el menú "Insertar marcador". Al poner un marcador lo identificas con una marca azul delante del texto. No hace falta poner ningún nombre, Google identifica la palabra que tiene al lado para ponerle nombre. Los marcadores solo resultan útiles si creas sus correspondientes enlaces. Para crear los enlaces a los marcadores y que hagan su función sigue los siguientes pasos:

➀ Selecciona el texto que quieras convertir en Enlace a Marcador.

➁ Haz clic en el menú Insertar ➝ Enlazar o usa el botón de la barra de herramientas. 95 de 138

➂. Selecciona Marcador en la ventana emergente. ➃ Selecciona el marcador que desees de la ventana. ➄ Haz clic en "Aceptar". ❝ Nota. Esta es una forma muy flexible de hacer un índice. Podemos probar los enlaces descargando una copia en PDF a nuestro ordenador.❞

4.5.3. Insertar Ecuación Nos añade la barra de herramientas de ecuaciones y en el punto donde tengamos situado el cursor nos insertará la ecuación.

4.5.4. Insertar dibujo. Cuando hacemos clic en esta opción se nos abre una pantalla con el editor de dibujos, donde podemos hacer el gráfico a partir de las plantillas que nos ofrecen o bien a mano alzada. El dibujo que creemos se inserta de forma automática en el documento. Estos gráficos son vectoriales, es decir que podemos ampliarlos o reducirlos, sin que pierdan calidad. Es una herramienta bastante completa y sencilla para crear gráficos.

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4.5.4. Insertar Comentario. Los comentarios constituyen una manera práctica de insertar notas en el contenido normal del documento y se encuentran visibles para los lectores y colaboradores.

Pueden tener un valor incalculable a la hora de comunicarte con tus colaboradores sobre partes específicas del documento, así como para incluir anotaciones sobre los cambios que has hecho o que te gustaría hacer. Cuando publiques el documento como página web, lo publiques en tu blog o lo imprimas, los comentarios no se verán. 97 de 138

Una vez que hemos hecho un comentario se queda una marca amarilla en el texto, para modificar o eliminar un comentario, haz clic en el comentario y selecciona editar o suprimir.

4.5.5. Insertar Nota a pie de página. Para insertar notas a pie de página en un documento, sigue estas instrucciones:

➀ Sitúa el cursor en el lugar donde quieras insertar la nota, haz clic en el menú Insertar y selecciona Nota a pie de página.

➁ Se te pondrá un 1 en el punto en que estaba el cursor y también se añadirá a pie de página para que podamos escribir la nota. Las notas a pie de página se muestran en la parte inferior de la página. Para modificarlas solo hay que hacer clic encima de ellas.

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4.5.6. Insertar caracteres especiales. Sirve para insertar en nuestro documento caracteres que no aparecen en nuestro teclado. Todas las flechas de este libro están hechas con los caracteres especiales.

Podemos elegir entre Símbolos o Flechas y al pasar el cursor vemos una imagen ampliada de las miniaturas.

4.5.7. Insertar línea horizontal. Inserta línea de separación. Si la seleccionamos podemos cambiar su tamaño y el color.

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4.5.8. Insertar Número de páginas. Inserta el número de página en la parte superior o inferior de las páginas.

4.5.9. Insertar número de páginas Inserta el número total de páginas en el documento.

4.5.10. Insertar Salto de página. Cuando estamos escribiendo un documento nos puede interesar para evitar trocear ciertos párrafos o para separar contenidos insertar un Salto de página. Se usa, por ejemplo, para separar el índice de los contenidos o cuando acaba un capítulo.

4.5.11. Insertar Cabecera. Lo que pongamos en la Cabecera se repite en la parte superior de todas las páginas.

4.5.12. Insertar Pie de página. El Pie de página también se repite pero en la parte inferior de la página. Es ideal para insertar dentro la paginación del documento.

4.5.13. Insertar Marcador. En el apartado Insertar Enlace un poco mas arriba de este capítulo se explica el funcionamiento de los marcadores.

4.5.14. Insertar índice. Google Docs nos permite crear de forma automática índices o tablas de contenido con enlaces a cada uno de los apartados de nuestros documentos. Para que al insertar el índice éste funcione como es debido tenemos que estructurar el texto haciendo uso de los estilos de texto. 100 de 138

Google Docs recorrerá el documento, tomando los estilos de título 1 como apartados, los los estilos de título 2 como subapartados y así sucesivamente hasta el los estilos de título 6. Si no utilizamos estos estilos Google Docs NO podrá hacer el indice. Para crear el índice, primero redactamos el documento utilizando los estilos de texto en los títulos de los capítulos. Cuando acabemos, situamos el cursos en la primera página al principio del documento y hacemos clic en Insertar índice. Éste aparecerá con los enlaces correspondientes. Una vez insertado lo único que hemos de elegir es un Estilo de numeración y un tamaño de letra mas grande si nos interesa. El índice está basado en una lista, así que podemos utilizar y combinar los elementos de viñeta de las listas no ordenadas, y numeración y letras de la lista ordenada. Ten en cuenta, que si por ejemplo ya has numerado los apartados, el número forma parte del título del apartado, por lo que deberás dejar el estilo como ninguno. Si tras crear el índice añadimos apartados con los mismos estilos de texto, no es necesario volver a generar el índice. Después de añadir o cambiar el nombre de los apartados, hacemos clic dentro del índice y podemos actualizarlo

❝Nota. Según mi experiencia es más sencillo crear los índices de forma manual utilizando marcadores y enlaces a estos marcadores. La contrapartida es que no se actualizan de forma automática si seguimos escribiendo pero con los marcadores se trabaja muy rápido. Para que la forma automática de creación de índices funcione bien tenemos que ser muy cuidadosos y ordenados a la hora de establecer los encabezados.❞

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4.6. Menú Formato A casi todos estos menús también se accede desde los botones de la barra de herramientas.

❖ Negrita. Pone el texto seleccionado en Negrita. ❖ Cursiva. Pone el texto seleccionado en Cursiva. ❖ Subrayado. Subraya el texto seleccionado. Por ejemplo... ❖ Tachado. Como su nombre indica tacha el texto. ❖ Superíndice. Para escribir medidas. x2 ❖ Subíndice. Para escribir medidas. x2

4.6.7. Estilos de párrafo. Los estilos de párrafo, como hemos visto más arriba afectan a la creación de los índices y también afectan al tamaño de los textos, el estilo 1 es el más grande y el 6 el más pequeño.

4.6.8. Alinear. Podemos alinear el texto a derecha, centro, izquierda o justificado a ambos lados.

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4.6.9. Interlineado. El Interlineado es el espacio entre las líneas en el texto.

4.6.10. Estilos de lista. Los estilos de lista son importantes para organizar las listas y su numeración, éstas pueden ser de tipo viñeta o numerada.

4.7. Menú Herramientas 4.7.1. Traducir documento. Google puede traducir documentos a 53 idiomas, lo único que tienes que hacer es seleccionar el idioma de la lista desplegable, elegir un título para tu nuevo documento y darle a Traducir. Google Docs te hará una copia con el nuevo nombre traducido al idioma que hayas elegido.

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4.7.2. Definir. Podemos seleccionar palabras y usar el diccionario para ver el significado.

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4.7.3. Recuento de palabras.

Cuenta las palabras del documento o de la selección de palabras que queramos.

4.8. Menú Tabla

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas y son imprescindibles para mostrar cierto tipo de contenidos. Podemos insertar una tabla desde el menú Tabla ➝ Insertar tabla y seleccionando con el ratón el número de celdas y columnas que necesitamos. Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos. 105 de 138

Cuando hemos seleccionado con el ratón el número de celdas se mostrará en la pantalla la tabla.

Una vez hecha la podemos modificar como queramos, añadir filas o columnas así como cambiar el color de las celdas para que se lean mejor los datos o las listas. Para modificar la tabla tenemos que hacer clic con el botón derecho del ratón encima de la tabla y seleccionar la opción que nos interese. También podemos modificar las propiedades de la tabla si hacemos clic en Propiedades.

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Es todo bastante intuitivo, podemos cambiar el grosor del Borde y su color, el Color de fondo, las alineaciones, sus dimensiones y el tamaño de relleno de las celdas. Lo que no podemos hacer todavía es combinar celdas.

Capítulo 5. Compartir y publicar Uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Docs es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios y que se pueda colaborar en el mismo documento y al mismo tiempo. Botón Compartir. Desde este botón accedemos a la configuración para compartir el documento en el que estamos trabajando. Google Docs entiende los permisos de los documentos de tres formas diferentes, documentos propietarios, de colaboradores o lectores. Cuando haces clic en Compartir, lo hagas desde donde lo hagas accedes a la siguiente pantalla:

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5.1. ¿Quién tiene acceso? Existen tres opciones de acceso: privado, para cualquier usuario que reciba el enlace y público en la Web. ❖ Privado. Cuando se crean, todos los documentos son privados, tu eres la única persona que puede acceder a él. Esto te permite otorgar acceso a otros usuarios. Cualquier persona que intente acceder al documento deberá iniciar sesión en su cuenta de Google para comprobar si tiene acceso a él. Es la forma de trabajar en colaboración dentro de un círculo cerrado de personas

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Por ejemplo, si eres profesor de instituto y quieres compartir un plan de estudios y un listado de libros, puedes incluir esa información en un documento que tenga habilitada la opción Cualquier usuario que reciba el enlace y enviar el enlace a los alumnos. Los documentos de esta categoría no suelen indexarse en los motores de búsqueda, pero puede que se muestren en los resultados de búsqueda si la URL del documento aparece en otra página web que esté indexada. ❖ Público en la Web Si quieres que un documento esté disponible públicamente para todo el mundo, configúralo como Público en la Web. Es posible que los documentos públicos se indexen en motores de búsqueda y se muestren en páginas de resultados de Google, Bing y otros buscadores. Además, cualquier usuario que encuentre la dirección web (URL del documento) puede acceder a él. Si también seleccionas la opción "Permitir que cualquier persona modifique los elementos", cualquier usuario que encuentre el documento podrá verlo y modificarlo.

5.2. Añadir colaboradores y lectores Existen varias maneras de compartir en Google Docs: desde la lista de documentos directamente desde una colección o viendo cualquier documento de Google Docs. Compartir desde la lista de documentos: Sólo tienes que marcar el documento de la lista que quieras compartir y hacer clic en el botón Compartir Escribe la dirección de correo electrónico de los usuarios o las listas de correo que quieras añadir.

Selecciona de la lista desplegable los permisos de los colaboradores para que puedan editar o sólo ver el documento. 109 de 138

Añade un mensaje (esto es opcional) y haz clic en Compartir y guardar. Permisos de propietarios ❖ Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones, así como invitar a otros colaboradores y lectores. ❖ Pueden suprimir documentos, hojas de cálculo y presentaciones y, por lo tanto, eliminar la autorización de acceso a colaboradores y lectores. Algo a tener en cuenta: para suprimir completamente un documento, una hoja de cálculo o una presentación y eliminar la autorización de acceso a este elemento, debes suprimirlo y, a continuación, Vaciar la papelera. Permisos de editores ❖ Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones. ❖ Pueden invitar a otros colaboradores y lectores o suprimirlos, si el propietario les ha dado permiso. ❖ Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de cálculo o la presentación. Permisos de lectores ❖ Pueden ver la versión más reciente de un documento, una hoja de cálculo o una presentación, pero no realizar cambios. ❖ Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de cálculo o la presentación. Esta opción la podemos desactivar usando el botón Mas ▾ en la página principal de Google Docs.

5.3. Colaborando en el documento Se trabaja en un documento compartido exactamente igual que que uno propio, la única diferencia es que en la parte superior de la página junto al nombre del archivo nos aparecerá quién lo ha modificado el último.

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Si en algún momento coinciden dos colaboradores nos aparecerá un cuadrado de color indicando que hay otro lector. Si hacemos clic encima del cuadradito accedemos a la herramienta de chat y podremos intercambiar mensajes de texto con el colaborador o lector. Cuando coinciden dos colaboradores y modifican el mismo dato prevalece la primera modificación. Los cambios de un colaborador se reflejan de forma casi instantánea en las pantallas de los demás. Cada colaborador tiene un color y se ven sus marcas en el documento. Es importante a la hora de hacer colaboraciones hacer uso de los comentarios.

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Capítulo 6. Google Sites

En este capítulo vamos a ver de forma básica el uso de la aplicación Google Sites. Google Sites sirve para poner contenidos en internet en formato de página web. La ventaja que tiene la página web sobre un documento de Google Docs es que en Google Sites podemos integrar capítulos en forma de enlaces dentro de la página web y añadir contenidos multimedia o formularios, además de poder insertar calendarios o documentos de Google Docs. Con Google Sites como con todos los productos de Google podemos colaborar en grupo, crear contenidos actualizados, compartir archivos de todo tipo. Para la creación y mantenimiento de páginas web normalmente se necesita de personal especializado pero Google lo ha hecho realmente sencillo, con Google Sites y un poco de dedicación cualquier persona puede hacer páginas web con contenidos atractivos e interesantes. Disponemos de una gran cantidad de Temas gráficos prediseñados para incluirlos al instante y los menús de navegación se hacen de forma muy intuitiva. También podemos hacer un blog donde participen los alumnos y vayan añadiendo sus entradas con artículos o recursos sobre los temas que se dan en clase o incluir en las páginas calendarios, texto imágenes, vídeo mapas o cualquier tipo de contenido. Lo que realmente importa a la hora de abordar una página web con Google Sites o con cualquier plataforma no es saber cómo funciona sino qué contenidos poner en este espacio web y como distribuirlos para que sean atractivos de leer. También podemos usarlo como herramienta colaborativa para que un grupo cree los contenidos. También podemos hacer un blog y que lo vayan llenando de contenidos los propios usuarios con sus aportaciones en la materia que sea.

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6.1. Creando un sitio web con Google Sites

Para acceder a Google Sites desde GMail, Calendar o Docs hay que hacer clic en Sites en la barra superior o buscar entre la aplicaciones haciendo clic en Más ▾ y luego en Mucho más. Esta es la URL directa para entrar: https://sites.google.com/ Una vez que accedemos a Sites sólo tenemos que pulsar en Crear. Una vez que accedemos a la siguiente página podemos elegir una plantilla gráfica que nos de estilo a los contenidos, poner nombre a nuestro sitio y en Más opciones añadir una descripción y establecer el grado de privacidad de la página web.

❝ Nota. Quizá lo más difícil sea a veces encontrar un nombre único que esté disponible, si usamos nuestro nombre de usuario de GMail (sin @gmail.com) estará siempre libre.❞ Una vez que hemos rellenado los campos necesarios ya accedemos a la plantilla gráfica que hayamos elegido y podremos empezar a Añadir contenidos. 113 de 138

6.2. Añadir contenidos Cuando accedemos por primera vez tenemos la plantilla vacía en la página de inicio de nuestro Site, es el momento de empezar a llenarla de contenidos. Una vez que accedemos a la página web en la parte superior derecha tenemos que hacer clic en el botón editar página para poder modificar los contenidos de la misma. El botón tiene el icono de un lápiz.

Una vez hecho clic podremos modificar la página en la que nos encontremos. Como estamos haciendo un Site nuevo la única página que podemos modificar es nuestra página principal. La página principal es la página de inicio con la que se encuentren los usuarios al entrar.

Así pues la podríamos llamar Inicio y dentro del contenido escribir una bienvenida o presentación de nuestros contenidos.

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Cuando accedemos a modificar la página principal podemos cambiar el título de la página (en el ejemplo está modificado por Inicio) y añadir la bienvenida o presentación. Podemos usar la barra de herramientas para formatear nuestro texto, es más básica que la de Docs.

Una vez que hayamos hecho los cambios pertinentes no nos tenemos que olvidar de guardar los cambios o cancelar para desecharlos.

6.3. Añadir páginas Para hacer una página nueva en tu sitio de Google Sites, solo tienes que hacer clic en el botón +. Cada página que añadas se ubicará en el menú de navegación de la barra lateral. Más adelante explico con detalle la Barra lateral. Al hacer clic en el botón pasamos a otra pantalla donde tenemos que rellenar el nombre de la página nueva, establecer el nivel dentro del menú de navegación y elegir el tipo de página.

6.3.1 Niveles de las páginas Cuando añadimos páginas éstas pueden ser páginas de primer nivel o páginas secundarias dentro de una misma página, pero ambas se ubicarán en la barra lateral. Las páginas secundarias aparecerán anidadas o clasificadas en las de primer nivel. Más adelante veremos como organizar la barra lateral.

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6.3.2. Tipos de páginas ❖ Página web. Es el tipo de página más simple y el más usado. Permite escribir o copiar/pegar texto, e insertar todo tipo de contenidos. Puedes adjuntar documentos del disco duro de tu equipo en la parte inferior de la página y permitir que otros colaboradores del sitio comenten tus páginas. Google Sites guarda periódicamente las versiones de tu página a medida que la modificas, por lo que es muy fácil volver a las versiones anteriores para comparar o deshacer cambios. ❖ Anuncios. La plantilla Anuncios muestran el contenido que vas creando en orden cronológico comenzando por el más reciente. Si queremos hacer un blog tenemos que elegir este tipo de página.

❖ Archivador. Este tipo de páginas están pensadas para que las uses como archivador para almacenar y organizar los archivos del disco duro de tu equipo. Es una forma de compartir fácilmente los archivos con otros usuarios del sitio. Cada vez que se añadan, se cambien o se eliminen archivos, se notificará por correo electrónico a los usuarios que estén suscritos a la página. Si están suscritos al canal RSS recibirán los cambios en su lector. ❖ Página de lista. Este tipo de plantilla permite crear y organizar listas de información. Es muy fácil añadir elementos a las listas, así como modificarlos y eliminarlos. Los lectores de la lista pueden ordenarlos por cualquiera de las columnas.

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❝ Nota. En mi blog tengo un tutorial sobre como hacer listas, puedes visitarlo en este enlace.❞ Como ocurre con las páginas de la plantilla Archivador, se notifica a los suscriptores cada vez que se añadan, se cambien o se eliminen elementos.

❝ Nota. No hay límites para el número de páginas que puedes poner en Google Sites. Puedes almacenar hasta 100 MB en el sitio. Para ver qué capacidad de almacenamiento te queda libre en el sitio, ve a "Configuración del sitio" -> "Otras cosas".❞

6.3.3. Eliminar páginas Se pueden eliminar todas las páginas excepto la Página principal. Para eliminar una página tienes que situarte en la página que quieres borrar en el botón Más ▾ elegir Suprimir página.

Si eliminas una página todas las páginas de segundo nivel, comentarios y archivos adjuntos también se eliminan.

Si eliminas una página accidentalmente, tienes 30 días para recuperar la página eliminada, en cuyo caso puedes recuperar páginas de segundo nivel, comentarios y archivos adjuntos.

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Para recuperar páginas borradas tienes que hacer clic en el botón Más ▾ y elegir Administrar sitio.

6.4. Menú insertar Éste es el menú que más vamos a utilizar a la hora de llenar de contenidos la página web. Sólo vamos a tratar lo más básico, imágenes, enlaces, calendar, documentos y vídeos.

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6.4.1. Insertar imagen. Podemos insertar imágenes desde nuestro disco duro o desde una dirección de internet (URL) exactamente igual que lo hacíamos en Google Docs.

Antes de insertar la imagen hay que situar el cursor en el punto de la página donde queremos ubicarla. Una vez que la hemos insertado, podemos modificar la alineación, el tamaño o su posición respecto al texto haciendo clic encima de ella y modificando los parámetros del submenú que aparece debajo de la imagen.

❖ Alinear. Alinéa la imagen a derecha, centro o izquierda. ❖ Tamaño. S (Small) pequeño, M (Media) media o L (Large) grande. ❖ Envolver. Sirve para que la imagen deje espacios blancos a los lados (No envolver) o que se integre con el el texto (Envolver). Haz clic fuera de la imagen para que se guarden los cambios.

❝ Nota. Para que funcione bien el efecto de Envolver es mejor poner el texto primero y luego insertar las imágenes, poniendo el cursor en el párrafo donde queremos que aparezca. Hay que tener en cuenta que la imagen se pondrá de arriba hacia abajo o sea que el cursor hay que situarlo donde queremos que empiece a pintarse la imagen.❞

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6.4.2. Insertar enlace. Podemos insertar un enlace de dos formas diferentes, un enlace a una Dirección web externa por medio de una URL o a una página existente dentro de la web que estamos haciendo. Para hacer un enlace a una página web externa tenemos que seleccionar primero el texto o imagen que queremos que sea el enlace y luego sólo hay que hacer clic en el menú Insertar ➝ Enlace o usar el botón de la barra de herramientas. Si no seleccionamos nada no se puede hacer el enlace.

Una vez en la ventana que nos aparece hay que seleccionar Dirección web y luego poner la URL en el campo correspondiente. Los enlaces creados podemos hacer que se abran en la misma página o que se abran en una ventana nueva. Si son enlaces a páginas externas se acostumbra que vayan a páginas nuevas, si es dentro de nuestra web se hacen en la misma ventana. Para crear enlaces a páginas dentro de nuestra web hay que seleccionar Página existente y luego seleccionar la correspondiente.

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Desde esta misma ventana también podemos crear una página nueva. Si lo hacemos así la página nueva estará vacía de contenidos.

6.4.3. Insertar calendario. Para insertar un calendario:

➀ Sitúa el cursor donde quieras insertar tu calendario.

➁ Desde el menú Insertar, selecciona Calendar. ➂ Haz clic en el nombre del calendario que quieras insertar y luego haz clic en "Seleccionar".

➃ Elige la apariencia y configuración de visualización de tus calendarios utilizando las opciones del gadget y luego haz clic en "Guardar".

➄ En ese momento debe aparecer un cuadro en tu página que ponga Google Calendar más el nombre de tu calendario. Sigue editando tu página o haz clic en "Guardar" y habrás terminado. Puedes poner tantos calendarios como quieras. Asegúrate de que el calendario se comparta con los miembros de tu sitio para evitar errores de privilegios insuficientes.

6.4.4. Inserción de documentos de Google Docs. Para insertar formularios, documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google Docs en tu sitio de Google, sólo tienes que seguir estos sencillos pasos:

➀ Sitúa el cursor donde quieras insertar el objeto. ➁ En el menú Insertar, selecciona el documento que quieres insertar. ❝ Nota. Los usuarios acceden a la versión de sólo lectura del objeto insertado. Sin embargo, cuando la fuente del contenido de los objetos se actualice y se publique, se actualizará automáticamente en tu sitio.❞ Cualquier usuario que acceda con permisos de colaborador puede ver un enlace bajo cada objeto insertado. Este enlace le permite acceder a una versión editable del objeto.

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❝ Nota. Puedes ver un tutorial sobre los formularios visitando este enlace a mi blog.❞ 6.4.5. Insertar vídeos Para insertar un vídeo de YouTube tenemos que hacer lo mismo que anteriormente, seleccionar primero la página donde queremos insertar el vídeo, situar el cursor y elegir insertar ➝ Vídeos ➝ Youtube, aparecerá una ventana de diálogo donde tenemos que poner la URL del vídeo y la posibilidad de poner borde al vídeo y título.

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6.5. La barra lateral La barra lateral es donde se ubica el menú de navegación de nuestra página web así como el mapa de nuestro sitio. Si hacemos clic en editar barra lateral accedemos a la pantalla de Administración del sitio configuración ➝ Presentación del sitio donde podemos configurar el aspecto y detalles de la cabecera, editar el menú de navegación de la barra lateral y los enlaces del pie de página.

 Cabecera. Aquí está el título que le pusimos a nuestro Site. Este título no lo podemos modificar y forma parte de la URL de nuestra página web.

 La barra lateral donde estará ubicado el menú de navegación parael resto de páginas, el mapa del sitio y algunos gadgets (mini aplicaciones) que queramos añadir.

 Contenido. Dentro de este espacio irán los títulos de las páginas y debajo tenemos la zona para poner los contenidos propiamente dichos, textos, imágenes, vídeos etc. Los contenidos de texto se pueden copiar/pegar sin problemas, para poner otro tipo de contenidos hay que usar el menú Insertar.

 Pie de página. Podemos personalizar los enlaces de esta zona. 123 de 138

 Cambiar diseño del sitio. Podemos cambiar el diseño del sitio (no confundir con los temas gráficos) si hacemos clic en este botón.

En esta pantalla puede ser muy interesante poner el menú de la barra de navegación en horizontal y así tener más espacio para los contenidos. Si lo hacemos hay que tener cuidado para que la barra de navegación solo ocupe una línea.

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6.5.1. Configuración de la barra lateral La mayoría de las plantillas de sitio incluyen una barra lateral que permite a los visitantes navegar por el sitio pero podemos elegir un tema que no la tenga activada. Para activar la barra lateral sigue estos pasos:

➀ En el menú "Más acciones", selecciona Administrar sitio. ➁ Selecciona la pestaña Presentación del sitio y haz clic en "Cambiar el diseño del sitio".

➂ Si la casilla que aparece junto a Barra lateral no está marcada, selecciónala. Si está marcada, significa que la barra lateral ya está activada.

➃ Haz clic en "Aceptar" para volver a la página Presentación del sitio. ➄ Si ya has añadido gadgets a tu barra lateral y quieres volver al sitio, haz clic en "Guardar los cambios" y luego en Volver al sitio.

6.5.2. Menú de navegación en la barra lateral. El menú de navegación se va creando según vamos añadiendo páginas. Cuando añadimos páginas éstas pueden ser páginas de primer nivel o páginas secundarias dentro de una misma página, pero ambas se ubicarán en la barra lateral. Las páginas secundarias aparecerán anidadas en las de primer nivel Para crear un menú en la barra lateral tenemos que pulsar en el botón Página nueva y luego seleccionar en la ventana emergente el nombre de la página, el tipo y el nivel, principal si queremos que sean páginas independientes o secundaria si queremos que estén anidadas dentro de otra y hacemos clic en Crear página.

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6.5.3. Organizar el menú de la barra lateral Puedes añadir páginas, eliminar páginas y organizar el menú de navegación de tu barra lateral de dos formas diferentes, manual o automática que es la que está por defecto. La organización automática es más rápida, pero la organización manual te ofrece mayor control sobre la estructura de la navegación. ❖ Organización automática Si quieres organizar rápidamente el menú de navegación, puedes hacer que estos muestren automáticamente páginas que se adapten a la estructura de tu sitio:

➀ En la pestaña Presentación del sitio, haz clic en editar barra lateral.

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➁ No olvides seleccionar la casilla que aparece junto a Organizar automáticamente mi navegación.

➂ Selecciona la cantidad de niveles de páginas que quieras incluir en la navegación desde el menú desplegable. Si seleccionas 2, sólo podrás ver y modificar 2 niveles, el menú de navegación mostrará cualquier página de nivel superior y las páginas que aparezcan debajo, pero no mostrará las subpáginas que aparezcan debajo de estas páginas de nivel secundario. Por tanto hay que seleccionar el mismo nivel que páginas de nivel secundario tengamos.

➃ También puedes optar por incluir un enlace al mapa de tu sitio (que muestra la jerarquía del sitio) y la actividad reciente del mismo si seleccionas las casillas correspondientes.

➅ Si quieres, puedes escribir un nombre para el menú de navegación en el cuadro situado junto a Título y seleccionar la casilla que aparece junto a Mostrar título para que ese nombre se muestre en la parte superior del gadget de navegación.

➆ Haz clic en "Aceptar". ❖ Organización manual Si quieres tener más control sobre el menú de navegación, no te aparecen páginas que has creado o quieres añadir un enlace a una página web o la dirección tu correo electrónico puedes organizar manualmente tus páginas:

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Sigue los mismos pasos de antes para acceder al editor del menú de navegación.

➀ Asegúrate de que la casilla que aparece junto a Organizar automáticamente mi navegación no esté marcada.

➁ Para añadir una página de tu sitio que no aparece en la navegación, haz clic en Añadir página. A continuación, busca tu página en la ventana emergente y haz clic en "Aceptar".

➂ Para añadir un enlace a la página de otro sitio o una dirección de correo electrónico a tu menú de navegación, haz clic en Añadir URL. En la ventana emergente, escribe la URL de la página y el nombre que quieras asignar al enlace y, a continuación, haz clic en "Aceptar".

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➃ Para eliminar una página de tu gadget de navegación, selecciona la página en cuestión en el cuadro Selecciona las páginas que deseas mostrar y haz clic en el icono suprimir.

➄ Para cambiar el orden en que aparecen las páginas, selecciona la página en el cuadro, Selecciona con el cursor las páginas que deseas mostrar y luego, haz clic en la flecha hacia arriba, en la flecha hacia abajo, en la flecha hacia la derecha o en la flecha hacia la izquierda. Las páginas aparecerán en tu gadget de navegación en el mismo orden en que se muestran en el cuadro.

➅ También puedes incluir un enlace al mapa de tu sitio (que muestra la jerarquía del sitio) y a la actividad reciente del mismo si marcas las casillas correspondientes.

➆ Si quieres, puedes escribir un nombre para el gadget de navegación en el cuadro situado junto a Título y seleccionar la casilla que aparece junto a Mostrar título para que ese nombre se muestre en la parte superior de tu gadget de navegación.

❝ Nota. No olvides hacer clic en "Guardar los cambios" cuando hayas terminado de modificar la barra lateral.❞

6.6. Compartir la página web Para administrar quién puede ver o editar tu sitio, es necesario cambiar la configuración del uso compartido en tu sitio.

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Compartir funciona exactamente igual que con Google Docs con la diferencia de que en Google Docs el documento está por defecto privado y en Google Sites cuando creamos una página web está por defecto en público. Accede a la configuración de compartir web desde el botón Compartir.

Todas las opciones para colaborar son las mismas que aprendimos con Google Docs.

❝ Nota. Ten en cuenta que todo aquel que configures como "lector", "colaborador" y "propietario" debe tener una cuenta de Google o una cuenta de Google Apps para compartir tu sitio.❞ Si te ha parecido interesante el libro, tómate un par de minutos en contestar un formulario. Con tus respuestas me ayudas a mejorar.

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Capítulo 7. Google Reader. 7.1. ¿Que es Google Reader? Google Reader es un lector de noticias por medio de canales RSS. RSS son las siglas de Really Simple Syndication, un sistema de suscripción que tienen todos los sites de noticias y blogs de contenidos. Los canales se llaman en inglés Feeds. Se utiliza para difundir información actualizada frecuentemente a usuarios que se han suscrito a la fuente de contenidos. Para los suscriptores es una forma muy cómoda y rápida de leer titulares y contenidos de muchos medios sin tener que acceder a las páginas web. Hasta hace poco hacía falta un software específico para leer RSS pero en la actualidad los navegadores soportan este formato. Google Reader sirve como lector de RSS y al mismo tiempo nos permite añadir suscripciones, organizar o importar las que ya tenemos y es compatible con la mayoría de lectores específicos de RSS. Para acceder a Google Reader tenemos que hacer clic en la pestaña Más ▾ de la parte superior de la página principal de Google y seleccionar Reader del menú.

7.2. Añadir suscripciones Lo primero que tenemos que hacer a la hora de añadir una suscripción a un canal RSS es buscar en la web a la que nos queremos suscribir las direcciones de los Feeds. Suelen estar identificadas por un icono con ondas inclinadas y en los sitios grandes como periódicos o canales de televisión nos podemos suscribir 131 de 138

por secciones. A veces es difícil encontrar el icono de los canales RSS, en la mayoría de los sitios suele estar en la parte de abajo de las páginas de inicio, cerca del copyright en pequeño. Una vez que hacemos clic en el icono el feed que nos interesa, en la mayoría de los casos nos dará a escoger entre varios servicios de lectura de Feeds, en nuestro caso deberemos de volver a hacer clic en el icono de Google para que nos dirija a Google Reader. En la mayoría de los medios de comunicación, una vez que se encuentra el icono o la página de RSS, la suscripción a los canales y añadirlos a Google Reader u otro lector de RSS está muy automatizado por medio de iconos y es muy sencillo seguir los pasos.

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Una vez en la pantalla de Reader podemos elegir entre añadirlo a iGoogle o a Google Reader. Esta es la pantalla que nos encontraremos al agregar canales de forma automática.

❖ Añadir RSS a Reader de forma manual Nos podemos encontrar con que no está automatizado el sistema con Google Reader y que tenemos que añadir un feed de forma manual. Si al hacer clic en el icono RSS de cualquier página web o blog nos remite a una página en código es el síntoma de que tenemos que hacerlo manualmente. Para suscribirse de forma manual hay que hacer clic en el botón suscribir, escribir la dirección de la página web y pulsar añadir.

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Una vez hecho aparecerán en Google Reader los titulares de las noticias o las actualizaciones de un blog o página web.

7.3. Organizar los canales

La pantalla de Google Reader nos muestra en la barra lateral las suscripciones. Éstas están organizadas en tres apartados:

➀ Todos los elementos. ➁ Explorar. Recomendaciones basadas en el historial de navegación de Google. Para que funcione adecuadamente tenemos que tener activado este servicio. Se activa o desactiva en esta dirección: www.google.es/history

➂ Suscripciones. Aquí se alojarán los canales que agreguemos. En la parte superior tenemos estos botones

Actualizar la página Discriminar entre los canales leídos o no Marcarlos como leídos Configuración del Feed

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Visualizar en modo lista o con resumen Subir o bajar por los feeds Configuración de Google Reader

Estas opciones son bastante obvias, excepto configuración del Feed y configuración de Reader, de los que nos ocupamos más adelante. ❖ El botón Ver configuración del Feed Las opciones de configuración del Feed son también bastantes sencillas, podemos: ordenarlas, anular la suscripción, cambiar de nombre, traducirla, ver detalles y mirar noticias parecidas. En la parte de abajo del menú desplegable está la parte mas importante en cuanto a organización, la gestión de carpetas Si tenemos muchos canales RSS podemos organizarlos en carpetas. Para hacerlo nos iremos a la suscripción correspondiente y haremos clic en éste desplegable. En la parte de abajo tenemos que hacer clic en “Carpeta nueva”. Una vez que le demos nombre a la carpeta, la suscripción se añadirá a ésta automáticamente. Si ya tenemos carpetas podemos añadir suscripciones, para hacerlo solo tenemos que hacer clic en el nombre de la carpeta correspondiente.

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Desde la barra de suscripciones también accedemos a este mismo menú, tenemos que hacer clic en la flecha negra que aparece al pasar el cursor por encima de las suscripciones.

Un canal lo podemos tener en varias carpetas. Al borrar las carpetas no se borra el contenido ni las suscripciones.

7.4. Configuración de Reader

Al hacer clic en esta rueda dentada accedemos a la vista de pantalla, a la configuración de Reader y al servicio de ayuda de Google, vamos a centrarnos en la configuración.

❖ Preferencias

➀ Idioma. ➁ Página de inicio. Podemos elegir entre las carpetas que hemos creado.

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➂ Marcar al pasar por encima. En el modo vista completa se marcan como leídos al pasar por encima e ir bajando por la página.

➃ Pantalla del panel de navegación. Si lo desactivamos desaparece la barra lateral y se muestra como un botón en la parte superior izquierda.

➄ Varios. Los faviconos son los iconos de las páginas web. ❖ Suscripciones Desde esta pestaña vemos todas nuestras suscripciones y podemos organizarlas. ❖ Carpetas y etiquetas Desde esta pestaña accedemos a todas nuestras carpetas, podemos eliminarlas o cambiarles el nombre. ❖ Extras Desde esta pestaña podemos hacer accesos directos en nuestra barra de favoritos del navegador. Estos marcadores se llaman Bookmarklet. Para crearlo solo hay que arrastrar el enlace a la barra de favoritos de nuestro navegador. Los Bookmarklet que podemos arrastrar son siguiente, siguiente teniendo seleccionada una carpeta, la dirección para acceder a Reader desde los teléfonos móviles y la opción para mi más interesante que es, Suscríbete mientras navegas. ❖ Importar y exportar Podemos importar y exportar nuestras suscripciones desde esta opción. Nos puede resultar muy útil si usamos un lector de RSS de escritorio, si ya tenemos una cuenta o si queremos abandonar el servicio de Reader pero mantener una copia de nuestros feeds. ❖ Enviar a Esta opción sirve para compartir nuestros canales con las redes sociales más comunes. ❖ Experimentos Solamente hay uno para el desplazamiento suave, yo no he notado la diferencia entre activarlo o no.

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Enlaces de interés Si te ha gustado este libro, tómate un minuto en contestar un formulario. Con tus respuestas me ayudas a mejorar y te enviaré actualizaciones gratuitas de este libro. Muchas gracias por la atención.

Accede al formulario

❖ Google: www.google.es ❖ GMail: www.gmail.com ❖ Google Apps edición para educación: http://www.google.com/a/help/intl/es/edu/ ❖ Google Chrome: http://www.google.es/chrome ❖ Extensiones de Google Chrome: https://chrome.google.com/webstore/category/ extensions. Añade funcionalidades al navegador.

❖ Blog oficial de Google Docs en inglés: http://googledocs.blogspot.com ❖ Blog oficial de Google en inglés: http://googleblog.blogspot.com ❖ Novedades de GMail: http://mail.google.com/mail/help/intl/es/about_whatsnew.html

En el blog del autor (www.rnlagos.com/blog) hay tutoriales y ejemplos para facilitar el aprendizaje y se van añadiendo las nuevas funcionalidades de estas herramientas. Este manual está realizado a partir de las páginas de ayuda de GMail, Google Calendar, Google Docs y Google Sites disponibles en su página web.

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