DIRECTRICES DE PROCESOS DE NEGOCIOS
INGENIERÍA IRC DE GUATEMALA Informática, Industria y Construcción
CONTENIDO INTRODUCCIÓN: ............................................................................................................. 2 OBJETIVOS: ..................................................................................................................... 3 DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN: ...................... 4 PROCESO DE INVENTARIOS ......................................................................................... 4 PROCESO DE COMPRA DE MERCADERIA .................................................................... 5 PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍA: .............................................................. 5 PROCESO DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: .................................................................. 6 PROCESO DE VENTAS AL CONTADO............................................................................. 6 PROCESO DE REDACCION DE DOCUMENTO DE COBRO .............................................. 7 PROCESO DE RECEPCION DE EQUIPO DE CÓMPUTO .................................................. 7 PROCESO DE TRASLADO DE FACTURAS DE COMPRAS VENTAS PARA PAGOS DE IMPUESTOS: ................................................................................................................... 8 PROCESO DE REALIZACIÓN DE GAFETES DE IDENTIFICACIÓN: .............................. 8 CONCLUSIÓN: ................................................................................................................ 10
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INTRODUCCIÓN: El presente documento especifica los principales procesos de negocios para Ingeniería IRC, en el cual se indican el nombre de cada uno la descripción del mismo y los pasos secuenciales que los empleados deben realizar para poder llevar a su finalización.
Este documento es muy importante debido a que beneficiará a la empresa con la información que a continuación presentamos.
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OBJETIVOS:
Definir los procesos de negocios Conocer sus pasos para la ejecución de cada proceso de Negocios Estudiar analizar la forma en que los empleados debería de realizar los procesos de manera ideal. Documentar de forma clara cada proceso de negocio.
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DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN: En esta sección evaluaremos los principales requerimientos de información y procesos de negocios de la Empresa Ingeniería IRC y como a través de los procesos de captura de datos por parte de la empresa se pueden llevar a cabo las principales actividades de la empresa. Por consiguiente empezaremos retomando las principales actividades de la empresa para poder partir de ahí a desglosar cada una de ellas para realizar una determinación eficiente de información. Los principales requerimientos de información por parte de la empresa vienen tanto del interior como del exterior de la empresa. Debido a la forma de operación de la empresa se ha determinado la importancia de poder contar con información detallada de la siguiente manera: Es indispensable por parte de la gerencia poder contar con información histórica del funcionamiento de la empresa, así mismo para poder estimar si los objetivos de la empresa se están obteniendo y hacer una medición cuantitativa en base a la cantidad totalidad de ventas de la empresa. Esta información es la que ayudara a evaluar el verdadero desempeño de la empresa. Para este proceso de determina el inventario de la empresa una o varias veces por semana dependiendo de las necesidades de información, este proceso se realiza manualmente y se describe a continuación a través de mapas conceptuales: PROCESO DE INVENTARIOS A dos empleados del área de ventas se les solicita realizar el proceso de inventario. Los inventarios se encuentran almacenados en documentos de Excel y actualmente en el Sistema de Control de Inventarios denominado SmartnetAdmin. Se realiza el inventario en base a los datos desplegados por el Sistema SmartnetAdmin. El inventario se realiza mediante conteo físico de cada producto y de manera manual se van anotando los datos de las existencias actuales. Una vez finalizado el proceso de conteo físico de los artículos se procede a cuadrar el inventario de la manera siguiente: o Se tienen los nuevos valores de existencia. o Se realiza la diferencia entre la existencia que el inventario despliega y los valores del conteo actual. o Se verifica si las cantidades de productos concuerdan con los datos esperados.
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INGENIERÍA IRC DE GUATEMALA Informática, Industria y Construcción Se actualiza el inventario si fuera necesario indicando los nuevos valores de existencias en el sistema. Se informa a la gerencia acerca de los resultados obtenidos. Como podemos ver este proceso es tedioso y demasiado complicado para cada uno de los empleados, así mismo no se puede determinar de manera clara el estado de los inventarios si son coherentes o si existen ambigüedades entre ellos. También es importante mencionar el proceso de compra de mercadería ya que es otra actividad de vital importancia dentro de la empresa. A continuación se detalla esta actividad. PROCESO DE COMPRA DE MERCADERIA Los empleados determinan la necesidad de adquirir nuevos productos (esta función se despliega en resultado del inventario). Cuando se tiene un listado aceptable de productos a solicitar se realiza la respectiva cotización a los proveedores para evaluar los mejores precios y la conveniencia para la empresa. Se realiza la comunicación con el proveedor seleccionado para realizar el pedido correspondiente de los productos necesarios. El proveedor indica el monto del pedido seleccionado y si es un proveedor nuevo el número de cuenta para el depósito correspondiente. Uno de los encargados del pedido solicita a la gerencia de Ingeniería IRC el cheque correspondiente con el total del monto del pedido para realizar el depósito o Se realiza el depósito en el Banco especificado por el proveedor Se confirma el depósito del con el proveedor el cual procede a enviar los productos a embalaje y facturación y enviar el producto para la entrega dependiendo de la localización del proveedor. La empresa encargada del transporte realiza la entra del producto en Ingeniería IRC Se finaliza el proceso de solicitud de mercadería. PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍA: La empresa encargada del transporte de la mercadería hace presencia en las instalaciones de Ingeniería IRC Presenta la guía correspondiente del pedido al empleado que se encargue de recibir el producto y solicita los datos para confirmar la entrega (Nombre, No. De identificación, Fecha de entrega, Hora de Entrega, y Firma). El empleado de la empresa de transporte indica el monto de la factura (dependiendo si la encomienda es por cobrar o crédito).
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INGENIERÍA IRC DE GUATEMALA Informática, Industria y Construcción El empleado de Ingeniería IRC realiza el pago correspondiente por el servicio del transporte (Tomando dinero de la caja chica de la empresa) Se finaliza el proceso de recepción. PROCESO DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: En este proceso un empleado necesita adquirir algún recurso o pagar algún servicio que Ingeniería IRC solicitó. Solicita el valor del pago al encargado de caja chica de la Empresa. Este proporciona los recursos. El empleados solicitante realiza la transacción, la cual debe justificar con la factura correspondiente donde se describen los datos del pago realizado. Se entrega la factura de justificación de gastos al encargado de caja chica y este justifica el gasto anotándolo en el libro de cuentas que la empresa maneja. Fin del proceso de justificación de gastos. PROCESO DE VENTAS AL CONTADO El proceso inicia cuando un cliente se presenta en las oficina de Ingeniería IRC o se comunica por algún medio disponible (teléfono o correo electrónico) para solicitar el producto o productos que necesita. Personal del departamento de ventas se encarga de atender al cliente. Se determina si se cuenta con la existencia suficiente para satisfacer el pedido del cliente. o Si se cuenta con la existencia del producto y el cliente indica que se finaliza el proceso de compra se procede a realizar la factura de la venta realizada del producto de manera manual o Una vez terminado el proceso de compra se realiza el proceso de guardar el historia de la venta descontando la venta realizada en el Sistema de inventarios “SmarnetAdmin”. Para actualizar los valores de existencia del sistema que servirán en el proceso de realización de conteo de inventario. Si no existe suficiente existencia del producto se indica al cliente que se procederá a tomar sus datos personales y de los productos solicitados para poder realizar el pedido del producto faltante para satisfacer el pedido del cliente. Otro flujo de información importante tanto para la gerencia como para la parte operativa de la empresa específicamente para el departamento de ventas es poder contar con información clara y precisa de las cuentas de los clientes que pueden acceder a productos al crédito. Este es uno de los principales flujos de información que se realizan en la empresa debido a que la empresa cuenta con clientes que necesitan el producto y posteriormente realizar el pago correspondiente. Para
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INGENIERÍA IRC DE GUATEMALA Informática, Industria y Construcción realizar esta actividad la empresa cuenta con el sistema de inventario “SmarnetAdmin” el cual cuenta con un módulo que permite la gestión de las cuentas por cobrar por parte de los clientes. Despliega un documento de cobro para poder tener una constancia formal de la deuda del cliente. En dicho documento de cobro se describen los siguientes datos: PROCESO DE REDACCION DE DOCUMENTO DE COBRO El sistema permitirá indicar si el producto vendido a un cliente determinado esta pagado o se ha dado a crédito por lo cual generará un documento con los siguientes datos: Nombre del cliente Código del cliente Dirección del cliente Fecha del pedido Detalles generales del producto solicitado. Código del producto Cantidad en unidades Descripción del producto Precio unitario del producto Importe del producto Estos datos se repiten con cada uno de los productos que el cliente haya solicitado. Nombre y firma del empleado que procede a realizar la transacción. Nombre, No. De identificación del cliente o la persona que recibe el producto. Se indica el número de factura que corrobora los datos del pedido. Se indica en el sistema que el monto de la factura está pendiente de ser pagada. PROCESO DE RECEPCION DE EQUIPO DE CÓMPUTO Para realizar este proceso se cuenta con un documento de recepción de equipos el cual cuenta con la siguiente descripción. Fecha de recepción del equipo. Fecha de entrega del equipo. Dirección del encargado u oficina del equipo. Número de teléfono del encargado u oficina del equipo Detalles del equipo que se recibe. Tipo de equipo (indicando) computadora de escritorio Computadora portátil Impresora Escáner, etc.
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INGENIERÍA IRC DE GUATEMALA Informática, Industria y Construcción Descripción de la marca y modelo del equipo Si el equipo es computadora ya sea de escritorio o portátil se debe detallar los datos adicionales. o Tipo de microprocesador. o Cantidad de memoria RAM instalada. o Capacidad del Disco(s) duro(s) instalados o Unidad de lectura y escritura o Contraseña de acceso al sistema operativo (si fuera el caso) o Servicio solicitado por el cliente o que se vaya a realizar para solucionar el problema detectado Una vez finalizado el proceso de reparación del equipo se indica en el documento los servicios realizados, si fuera el caso los cambios de hardware realizado y los costos del mismo. Se entrega el original del documento al cliente el cual servirá como constancia para poder averiguar acerca del estado del equipo y retirar el mismo de la empresa. Se etiqueta el equipo con una copia fiel del original. Se almacena un triplicado del documento en el talonario por cualquier eventualidad. PROCESO DE TRASLADO DE FACTURAS DE COMPRAS VENTAS PARA PAGOS DE IMPUESTOS: Personal de Ingeniería IRC realiza el recuento de las facturas tanto de ventas como de compras del mes correspondiente y las traslada a contabilidad. o Cabe mencionar que la contabilidad de la empresa no se lleva a cabo internamente por algún departamento de la empresa, sino que se cuenta con la oficina externa de contabilidad R&R. Se procede a entregar las facturas mencionadas al persona de la empresa encargada de la contabilidad. La empresa procede a realizar el cálculo de monto del impuesto a pagar (IVA, ISR, ISO, IEETAP) La empresa encargada de la contabilidad informa a personal de Ingeniería IRC que el formulario de pago está listo para ser recogido. Se traslada el formulario de pago a las oficinas de Ingeniería IRC y se realiza la solicitud del cheque o efectivo para realizar el pago del monto del formulario en cualquiera de los bancos habilitados para dicho pago. Se realiza el pago del impuesto y se traslada de nuevo la constancia del pago a las oficinas de la empresa encargada de la contabilidad para que se realice su almacenamiento físico. Se finaliza el proceso de pago de impuestos. PROCESO DE REALIZACIÓN DE GAFETES DE IDENTIFICACIÓN: El cliente o empresa se comunica con el personal de Ingeniería IRC para solicitar el servicio.
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INGENIERÍA IRC DE GUATEMALA Informática, Industria y Construcción Se pacta una fecha y hora para realizar la actividad. Se procede a tomar las correspondientes fotografías de las personas, así mismo como sus datos de identificación. Personal encargado de Ingeniería IRC realiza el diseño o diseños del modelo del gafete y lo envía a los clientes para la selección y autorización del diseño. Una vez se tiene la respuesta del cliente se proceden a realizar los gafetes de identificación en base al diseño ganador Terminado el proceso anterior se envían los gafetes vía correo electrónico a la empresa encargada de la impresión de los mismos. Una vez terminado el proceso de impresión de los gafetes, la empresa indica al personal de Ingeniería IRC el valor de la factura a cancelar para poder realizar el proceso de envió de los gafetes. Se realiza el depósito del total de la factura siguiendo los pasos del proceso anterior. Se informa a la empresa del depósito y esta procede al envió de los gafetes a Ingeniería IRC. Se reciben los gafetes y se verifican que estén impresos según los datos enviados y que sean conformes con la factura de cobro.
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CONCLUSIÓN: La documentación de los procesos de negocios de ingeniería IRC es un paso de suma importancia para la organización de la empresa, debido a que clarifica los principales negocios de la empresa. Así mismo es una fuente de información importante para que los empleados puedan realizar una comparación sobre la forma en la que realizan sus actividades y la forma ideal en la que debería de realizarse. De nuevo la empresa no contaba con información documentada formalmente por lo cual fue parte de los encargados del proyecto llevar a cabo la respectiva documentación.
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