Gestión de Documentos by Edward González

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

INGENIERÍA IRC DE GUATEMALA Informática, Industria y Construcción

CONTENIDO INTRODUCCIÓN: ...................................................................................................................... 2 OBJETIVOS: ............................................................................................................................... 3 GESTIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................................. 4 Facturas contables: ................................................................................................................... 4 1.

Encabezado................................................................................................................... 4

Información de la factura ............................................................................................ 4

Descripción de la Compra ............................................................................................ 5

Recibos de Caja: ........................................................................................................................ 6 1.

Encabezado................................................................................................................... 6

Información del Recibo................................................................................................ 6

Descripción del Pago o Abono ..................................................................................... 6

Recepción de Equipos a RMA .................................................................................................. 8 1.

Original (Boleta color Blanco) ..................................................................................... 8

Copia1 (Boleta color Amarillo) .................................................................................... 8

Copia2 (Boleta color Celeste) ....................................................................................... 8

Encabezado................................................................................................................... 8

Información del Documento ........................................................................................ 8

Descripción del Equipo recibido (Componentes) ........................................................ 9

Descripción del Servicio ............................................................................................... 9

CONCLUSIÓN: .......................................................................................................................... 11

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INTRODUCCIÓN: La gestión de los documentos en la sección 4.2.3 de la Norma ISO 9001:200 especifica los documentos que la organización utiliza para realizar y documentar algunos de sus principales actividades, por ello es otro punto de suma importancia por lo cual a continuación se presenta la descripción de cada uno de ellos. Cabe mencionar que estos documentos son exclusivamente para ciertos procesos por lo cual una buena utilización de los mismos ayudará a beneficiar a los empleados en la realización de sus actividades cotidianas

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OBJETIVOS:    

Identificar Documentos específicos de la Empresa. Documentar de manera correcta los documentos Realizar especificaciones de los Documentos Redactar las directrices para su utilización.

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GESTIÓN DE DOCUMENTOS En esta sección se presentaran los principales documentos con los que cuenta la empresa actualmente para poder realizar sus procesos de negocios. Dentro de esta sección especificaremos cada documento su estructura y las utilidades que se le da a cada uno de ellos. Básicamente Ingeniería IRC cuenta con 3 documentos específicos con los cuales se realizan los procesos de negocios que así lo requieran. Los tres documentos que presentamos en la gestión de documentos son: 1. Facturas Contables 2. Recibos de Caja 3. Recepción de Equipos a RMA Facturas contables: Es el principal documento que valida las operaciones financieras, de venta de productos y servicios. La facturas que extiende Ingeniería IRC se extienden una vez que se ha realizado un transacción con un cliente ya sea frecuente, intermedios u ocasionales. Una copia queda archivada en la Ingeniería IRC para poder ser trasladada a la empresa encargada de la contabilidad de la empresa para el cálculo de los impuestos correspondientes a pagar. Básicamente cuenta con la siguiente información: 1. Encabezado: Describe la información General de la Empresa a. Logotipo b. Nombre comercial c. Áreas de Atención d. Dirección de la empresa e. Teléfono de la empresa f. Nombre del Representante Legal g. Número de Identificación Tributaria (NIT) de la Empresa. h. Tipo de Serie de la Factura i. Número de Correlativo 2. Información de la factura: a. Lugar y Fecha de Emisión de la factura b. Teléfono del Cliente a quien se le extiende la factura

INGENIERÍA IRC DE GUATEMALA Informática, Industria y Construcción c. Nombre completo del Cliente d. Número de Identificación Tributaria (NIT) del Cliente e. Dirección de la Empresa 3. Descripción de la Compra: a. Cantidad de artículos adquiridos b. Descripción de los artículos adquiridos indicando los principales parámetros de identificación de los artículos. c. Precio unitario de los artículos d. Importe o monto total por cada artículo e. Descripción del total de la factura en letras f. Total en Moneda efectiva de la factura. g. Descripción de los términos de garantía existentes para la empresa.

INGENIERÍA IRC DE GUATEMALA Informática, Industria y Construcción Recibos de Caja: Este es otro documento fundamenta para la empresa, el cual tiene como función poder llevar el control de pagos y abonos realizados por los cliente cuando se les proporcionan productos y servicios a crédito. También se utiliza para poder especificar los términos de pedidos realizados cuando un cliente solicita un artículo que del cual no se cuenta existencia en la empresa y es necesario poder traer de las instalaciones de algún proveedor. También se utiliza para registras los pedidos de artículos poco frecuentes y de los cuales es necesario proporcionar un anticipo para asegurar que el cliente realmente solicita el artículo. Básicamente cuenta con la siguiente información: 1. Encabezado: Describe la información General de la Empresa a. Logotipo b. Nombre comercial c. Dirección de la empresa d. Teléfono de la empresa e. Correo Electrónico de la Empresa f. Número de Correlativo 2. Información del Recibo: a. Monto del recibo b. Fecha de Emisión del recibo c. Nombre completo del Cliente d. Teléfono del Cliente a quien se le extiende la factura e. Monto del Recibo en letras f. Concepto o descripción de los artículos o servicios del recibo g. Observaciones donde se describen las especificaciones con las que debe contar el producto para satisfacer con los requisitos del cliente.

3. Descripción del Pago o Abono: a. Forma de pago que puede ser, efectivo, cheque, tarjeta de crédito/debito o en su defecto al crédito. b. Valor:este dato se utiliza en el caso de que el pago sea con cheque para especificar el monto del mismo. c. Banco: indica el Banco al que pertenece el cheque emitido d. Documento: indica el número del cheque emitido.

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Fecha: fecha de emisiรณn del cheque. Recibido: Nombre y Firma del empleado que realiza el recibo. Total a Pagar: monto total de la transacciรณn Abono: cantidad acumulada que el cliente ha abonado Saldo: Saldo pendiente de pago por parte del cliente.

INGENIERÍA IRC DE GUATEMALA Informática, Industria y Construcción Recepción de Equipos a RMA Este es un documento especial que la empresa maneja con el fin de poder controlar el ingreso de equipos de cómputo y periféricos que ingresan al departamento Técnico o RMA (Reparación, Mantenimiento y Asistencia) de la empresa. La función del mismo es poder identificar de manera unívoca los equipos que haya que darle servicio técnico, gracias a que cuentan con un número de correlativo único que los identifica. Otra aplicación importante de este documento es servir de comprobante válido para que los clientes puedan acercarse q Ingeniería IRC para reclamar los equipos que le pertenezcan. Sin este documento el personal de Ingeniería IRC se reserva el derecho de no entregar los equipos, debido a que no habría manera de poder cerciorarse de que efectivamente el equipo pertenece a la persona que reclama el mismo. Este documento tiene la peculiaridad de contar con triplicado el cual se presenta de la siguiente manera: 1. Original (Boleta color Blanco): La cual es entregada al cliente al momento de la recepción del equipo, la cual debe presentar para poder reclamar posteriormente su equipo. 2. Copia1 (Boleta color Amarillo): La cual es adherida a cada equipo para que pueda ser identificado posteriormente y también indica el servicio requerido por el cliente. 3. Copia2 (Boleta color Celeste): La cual permanece en el talonario correspondiente como respaldo en el caso de que cualquiera de las anteriores sea extraviada, o en el peor escenario ambas se hayan extraviado. Básicamente este documento cuenta con la siguiente información: 1. Encabezado: Describe la información General de la Empresa a. Logotipo b. Nombre comercial c. Dirección de la empresa d. Teléfono de la empresa e. Correo Electrónico de la Empresa f. Número de Correlativo del documento 2. Información del Documento: a. Fecha de Ingreso del Equipo b. Fecha de Salida del Equipo (opcional) c. Nombre completo del Cliente o Encargado del Equipo

INGENIERÍA IRC DE GUATEMALA Informática, Industria y Construcción d. Dirección del Cliente o Encargado del Equipo e. Teléfono del Cliente o Encargado del Equipo 3. Descripción del Equipo recibido (Componentes): a. Tipo de Equipo: se debe de indicar si el equipo es computadora de escritorio, portátil u otro periférico así mismo la marca y modelo de la misma b. PT:Este parámetro debe de contener el Tipo de Procesador del Equipo, Velocidad y Familia del mismo. c. DD: Indica la capacidad del disco duro instalado en el Equipo d. MB: Indica la cantidad de Memoria RAM instalada en el Equipo. e. ULE: Indica el tipo de Unidad de Lectura y Escritura instalado en el Equipo f. Contraseña: Indica el password de acceso al Sistema operativo en el caso de que aplique. g. Otros: OtrosParámetros importantes a resaltar h. Servicio: Descripción general de los problemas que el cliente indica que el equipo le presenta y el tipo de servicio a realizar. i. Indicar si el equipo ingresa por garantica o reparación a la empresa y la ubicación Geografía del mismo (RMA, GUA, OTROS). 4. Descripción del Servicio: a. Descripción detallada del servicio realizado al Equipo, si fue necesario realizar algún cambio de hardware también se indica. b. Costo del servicio realizado o los cambios de hardware. c. Firma del empleado encargado de la recepción del Equipo. d. Firma del Cliente o Responsable del Equipo e. Políticas del Servicio de RMA.

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CONCLUSIÓN: Al realizar el presente documento pudimos darnos cuenta de la importancia de los documentos que Ingeniería IRC utiliza para sus funciones cotidianas. Una buena utilización de los mismos beneficia en actividades de control de productos vendidos al crédito y contado, cuentas por cobrar y desarrollo de las actividades del departamento técnico. Cabe mencionar que esta documentación no existía por lo cual fue redactada por los responsables de la realización del proyecto, y consideramos que beneficiara en gran medida a la empresa, porque establecimos las directrices para su correcta utilización.