Manual de Funciones Laborales by Edward González

Manual de Funciones

INGENIERÍA IRC DE GUATEMALA Informática, Industria y Construcción

CONTENIDO INTRODUCCIÓN: ....................................................................................................... 2 OBJETIVOS: ............................................................................................................... 3 EJECUTIVO DE VENTAS Y AREA FINANCIERA .............................................. 4 JEFE DEL DEPARTAMENTO TÉCNICO.............................................................. 8 EJECUTIVO DE VENTAS Y TÉCNICO EN INFORMATICA. ............................ 13 VENTAS (GARANTIAS) ....................................................................................... 17 CONCLUSIÓN: .......................................................................................................... 18

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INTRODUCCIÓN: El recurso humano perteneciente a la empresa debe estar consciente de sus funciones dentro de la misma, las cuales basadas en la Norma ISO 9001:2000 en la sección 6.2 hace referencia que el desempeño de los mismos y señalan que pueden afectar tanto a la calidad de los productos como de los servicios. En el presente documento se delimitan los puestos de trabajo que existen en la empresa y las funciones y responsabilidades de cada uno.

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OBJETIVOS:    

Reconocer los diferentes puestos de trabajo existentes en la empresa. Establecer las funciones y responsabilidades de los diferentes puestos de trabajo. Documentar las funciones, responsabilidades y perfiles de los puestos de trabajo de Ingeniería IRC. Crear conciencia en los empleados sobre la importancia de su desempeño con respecto al nivel de calidad que requieren los productos y servicios que este proporciona.

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EJECUTIVO DE VENTAS Y AREA FINANCIERA.

1.Descripción del Puesto: La función principal es atender el departamento de ventas, así mismo encargarse de atender el módulo de Real Chat, hacer limpieza de la oficina diariamente, llevar el control del producto con inventarios, hacer pedidos de accesorios y equipos de cómputo, cotizaciones para los clientes, pago de gastos administrativos (agua, luz, teléfono), cierre y apertura de caja chica, y llevar el control de los ingresos y egresos mensuales. 2. Funciones 1. Limpieza de Oficina. 2. Atención al Cliente 3. Venta de accesorios 4. Venta de Equipo de computo 5. Pago de impuesto 6. Pago de Gastos Administrativos (Luz, Teléfono, otros) 7. Cotizaciones. 8. Etiquetado de Producto. 9. Inventario del Departamento de Ventas 10. Atención de Real Chat 11. Apertura y Cierre de Caja Chica. 12. Reporte Financiero de Ingresos y Egresos Mensual 2.1 Actividades Ordinarias 1. Limpieza de Oficina. 2. Atención al Cliente 3. Venta de accesorios 4. Atención de Real Chat 5. Apertura y Cierre de Caja Chica. 2.1.1 Desarrollo 1. Limpieza de Oficina.  Barrer oficina (escobas)  Limpieza de ordenadores (Liquido especial y paños limpios)

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 Trapear oficina (Trapeador).  Limpieza de ventanas, mostradores y paneles de exhibición 2. Atención al Cliente.  Ser amables,  Respetuosos  Atentos con los clientes.  Ser sinceros (ofrecerles buen producto)  Satisfacer de la mejor forma sus necesidades. 3. Venta de Accesorios.  Variedad de Accesorios.  Tener precio en todo los accesorios  Accesorios de Calidad.  Accesorios de Marcas Reconocidas.  Tener Buenos Precios.  Tener Existencia de los Mismo  Hacer pedidos de accesorios.  Facturación 4. Atención a Real Chat.  Encender Computadoras.  Revisar que estén trabajando bien.  Que no estén infectadas con virus o programas espías.  Administrar el programa de Internet.  Cobro a clientes  Ayuda a clientes  Limpieza de hardware interno y software  Apagar Equipo de cómputo por las noches. 5. Apertura y Cierre de Caja Chica.  Contar el Efectivo en caja por la mañana.  Hacer conteos de caja en el transcurso del día.  contabilizar el ingreso de Internet, ventas, mantenimientos,

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impresiones, servicios, etc.  Cuadrar Cantidades de ingresos y egresos.  Revisar los sobrantes de caja chica  Establecer el Saldo de caja Chica para el siguiente día.  Hacer resumen diario de ventas 2.2 Actividades Periódicas 1. Cotizaciones. 2. Etiquetado de Producto. 3. Inventario del Departamento de Ventas 4. Venta de Equipo de computo 5. Técnico 2.2.1 Desarrollo 1. Cotizaciones.  Tener precios actualizados.  Cotizar con varios proveedores.  Manejar un margen de utilidad prudente.  Tener características técnicas del producto.  Cotizar lo que realmente el cliente necesita.  Imprimir Cotización y firmarla. 2. Etiquetado de Producto.  Tener factura de compra.  Tener calculadora, lapicero.  Tener Pega precios.  Hacer el cálculo de utilidad.  Ubicar Producto nuevo.  Cargar producto nuevo al inventario. 3. Inventario del Departamento de Ventas.  Tener impreso el último inventario realizado.  Conteo físico de producto (de uno a la vez).  Cuadrar inventario (descargando producto vendido)  Actualizar el nuevo inventario

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 Informar del resultado del inventario.  Hacer pedido de accesorios y suministros 4. Venta de Equipo de Cómputo.  Tener Precios Disponibles.  Tener Equipos de Buena Calidad  Tener Existencia de equipo  Cotizar con Proveedores  Pedido de Equipo  Recibos de caja listos  Facturación 5. Técnico:  Revisión de Equipo.  Diagnóstico del problema  Recepción de equipo, revisar componentes internos que trae el equipo y anotarlo en la orden de RMA.  Mantenimiento Correctivo o preventivo.  Entrega de equipo listo.  Cobro. 2.3 Actividades Eventuales 1. Reporte Financiero de Ingresos y Egresos Mensual 2. Pago de impuesto 3. Pago de Gastos Administrativos (Luz, Teléfono, otros) 2.3.1 Desarrollo 1. Reporte de Ingresos y Egresos Mensual.  Utilizar el formato de reporte mensual.  Utilizar los cierres de caja diarios.  Utilizar los Recibos de caja y Facturas.  Actualizar Constantemente el formato.  Informar a fin de mes del resultado de la operación mensual.

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2. Preparar facturas para pago de Impuesto.  Llevar Facturas de compras con el contador a tiempo (antes de 10 de cada mes)  Llevar Facturas de Ventas con el contador a tiempo (antes del 10 de cada mes)  Ir a traer el Formularios de impuesto  Solicitar el Cheque o efectivo para realizar el pago  Delegar la responsabilidad o hacer el pago personalmente en el banco estipulado.  Llevar el formulario con el sello de pago al contador para archivarlo.  Esta actividad es compartida con el encargado de ventas adjunto.     

3. Pago de Gastos Administrativos. Poseer el Recibo del pago a realizar. Solicitar el efectivo para realizar dicho pago. Ir personalmente o delegar la responsabilidad a alguien más. Archivar el Recibo de pago. *Esta actividad es compartida con el encargado de ventas adjunto.

3. Perfil del Puesto Responsable, respetuoso, honesto, serio en lo que hace, profesional, eficiente, eficaz, presentable, sonriente, agradable, amigable, exitoso, buen vendedor, saber persuadir a las personas, ser buen técnico, conocedor de lo que hace, sentirse agusto con lo que se hace, especializado, capacitado, etc. JEFE DEL DEPARTAMENTO TÉCNICO

1.Descripción del Puesto: Encargado del Departamento Técnico de la misma forma revisar y reparar todos los sistemas electrónicos que entran en el departamento técnico, es encargado de hacer los estudios y montajes de los sistemas de comunicación (redes) y vigilancia, además de la Creación de documentos de identificación.

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2. Funciones 1. Atención al Cliente. 2. Mantenimiento preventivo de equipo de cómputo. 3. Mantenimiento correctivo de equipo de cómputo. 4. Limpieza de Taller. 5. Entrega de accesorios y suministros. 6. Visitas técnicas 7. Ventas. 8. Creación y control de sistemas de comunicación y vigilancia. 9. Ayuda en tareas administrativas. 10. Documentos de identificación. 2.1 Actividades Ordinarias 1. 2. 3. 4.

Atención al Cliente. Mantenimiento preventivo de equipo de cómputo. Mantenimiento correctivo de equipo de cómputo. Limpieza de Taller.

2.1.1 Desarrollo 1. Atención al Cliente.  Ser amables,  Respetuosos  Atentos con los clientes.  Ser sinceros (ofrecerles buen producto)  Satisfacer de la mejor forma sus necesidades. 2. Mantenimiento preventivo del Equipo de Cómputo.  Comparación de los dispositivos que integran el equipo de cómputo con la hoja de recepción de RMA.  Revisión Previa a todo el equipo y comprobar el funcionamiento del mismo, si este presenta algún problema hacerlo saber de inmediatamente al cliente para que este consiente del mismo.  Proceder a desarmar todo el equipo con sumo cuidado y darle la limpieza correspondiente a cada una de las partes que lo conforman.  Armar el equipo con todos los dispositivos que han sido limpiados y

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proceder a una revisión para verificar que todo está conectado de una forma correcta, también para evitar que algún objeto quede dentro y pueda crear un problema a corto o largo plazo.  Encender el equipo para comprobar su funcionalidad y proceder a la limpieza de Software.  Hacer saber al cliente que su equipo se encuentra listo y el monto que tiene que cancelar por el servicio. 3. Mantenimiento Correctivo del Equipo de Cómputo.  Comparación de los dispositivos que integran el equipo de cómputo con la hoja de recepción de RMA  Revisión Previa a todo el equipo y verificar cual es el desperfecto que tiene el mismo, si este presenta algún problema y hay que cambiar algún dispositivo hacerlo saber de inmediatamente al cliente para que este consiente del mismo.  Crear un back up de los documentos del cliente.  Proceder a buscar una solución efectiva para que el equipo empiece a funcionar de una forma correcta.  Solicitar cualquier dispositivo que haya que cambiar para que el encargado del inventario proceda a darle de baja del mismo o si no se tuviera en existencia solicitar que este sea adquirido con cualquiera de nuestros proveedores.  Encender el equipo para comprobar su funcionalidad y tenerlo en un periodo de prueba para estar seguro del correcto funcionamiento del mismo.  Hacer saber al cliente que su equipo se encuentra listo y el monto que tiene que cancelar por el servicio. 4. Limpieza del Taller.  Barrer, trapear, ordenar y todo lo que este en el taller sacar la basura, embaces y vasos que estén ahí.  Verificar lo que ya no es funcional y desecharlo. (Escobas, trapeador, liquido).

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2.2 Actividades Periódicas 1. 2. 3. 4.

Entrega de accesorios y suministros. Visitas técnicas Ventas. Creación y control de sistemas de comunicación y vigilancia.

2.2.1 Desarrollo 1. Entrega de Suministros.  Llevar los equipos reparados a los clientes teniendo todo controlado por medio del encargado de ventas así como los accesorios y suministros que estos soliciten.  Verificando que todo lo que lleve un pedido este estrictamente controlado por el encargado y llevando la factura correspondiente y verificando la entrega del cheque o si se pagara en efectivo darlo a conocer en el instante. 2. Visitas Técnicas.  Visitar a los clientes que tengan la necesidad de un servicio técnico para poder brindarle la accesoria adecuada, revisar el equipo con extremo cuidado y así evitar cualquier accidente.  Si fuera necesario retirar el equipo asía el taller siempre con el consentimiento del cliente.  Proceder a buscar una solución efectiva para que el equipo empiece a funcionar de una forma correcta.  Solicitar cualquier dispositivo que haya que cambiar para que el encargado del inventario proceda a darle de baja del mismo o si no se tuviera en existencia solicitar que este sea adquirido con cualquiera de nuestros proveedores y darle al cliente una fecha para la próxima visita tomando en cuenta el día en que el repuesto estará ya disponible.  Encender el equipo para comprobar su funcionalidad y tenerlo en un periodo de prueba para estar seguro del correcto funcionamiento del mismo y pedirle al cliente que lo supervise para aclarar cualquier duda que este tenga.

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3. Ventas.  Poder ofrecer y lograr vender los productos y servicios que la empresa tiene a disposición para el público y usuario final  Tratando de ser lo más cordial posible para que el mismo se valla satisfecho de nuestros servicios y productos. 4. Creación y control de Sistemas de Comunicación y Vigilancia.  Hacer un estudio previo así como plantear las mejores alternativas para que el sistema sea funcional.  Proceder hacer un listado de todo lo necesario para el sistema ya sea de comunicación o de vigilancia y poder llegar al sitio donde este será montado  Elaborar y montar todo lo necesario para que este funcione en el menor tiempo y así ayudar a los clientes hacer más productivos. 2.3 Actividades Eventuales 1. Ayuda en tareas administrativas. 2. Documentos de identificación 2.3.1 Desarrollo 1. Ayuda en tareas administrativas.  Ayuda y Colaboración en todas las tareas administrativas: pago de servicios (teléfono, luz, agua, depósitos, cobros, entrega de cotizaciones, compras 2. Documentos de Identificación.  Presentar opciones atractivas de documentos de identificación (Carné) para que el cliente pueda decidir la que más le atraiga.  Crear una agenda de visita para poder reunir los datos necesarios para la creación del mismo: Toma de fotografías y datos  Presentar un diseño previo con los datos reales para que sean aprobados.  Ordenar todos los datos y enviarlos a la capital para la creación de los mismo

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 Monitorear que todo se realice bien y coordinar la recepción de los documentos ya terminados  Visitar a los clientes con el producto final llevando en mano la factura y acordando una fecha de pago. 3. Perfil del Puesto Responsable, respetuoso, honesto, serio en lo que hace, profesional, eficiente, eficaz, presentable, sonriente, agradable, amigable, exitoso, buen vendedor, saber persuadir a las personas, ser buen técnico, conocedor de lo que hace, sentirse agusto con lo que se hace, especializado, capacitado, etc.

EJECUTIVO DE VENTAS Y TÉCNICO EN INFORMATICA.

1.Descripción del Puesto: Encargado de venta de equipo de cómputo, accesorios y suministros, además de realizar servicios de mantenimiento a equipos de cómputo. 2. Funciones 1. Limpieza de Oficina. 2. Atención al Cliente 3. Venta de Computadoras 4. Cotizaciones 5. Salir a Vender accesorios 6. Mantenimiento de computadoras 7. Atender el Internet 8. Apertura y Cierre de Caja 2.1 Actividades Ordinarias 1. Limpieza de Oficina. 2. Atención al Cliente 3. Salir a vender accesorios 4. Atender el servicio de Real Chat

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2.1.1 Desarrollo 1. Limpieza de Oficina.  Barrer oficina (escobas)  Limpieza de ordenadores (Liquido especial y paños limpios)  Trapear oficina (Trapeador).  Limpieza de ventanas, mostradores y paneles de exhibición 2. Atención al Cliente.  Ser amables,  Respetuosos  Atentos con los clientes.  Ser sinceros (ofrecerles buen producto)  Satisfacer de la mejor forma sus necesidades. 3. Salir a vender accesorios.  Salir en la moto o a pie.  Ir a visitar a los clientes más frecuentes.  Ofrecerles productos nuevos  Poder venderlos 4. Atención a Real Chat.  Encender Computadoras.  Revisar que estén trabajando bien.  Que no estén infectadas con virus o programas espías.  Administrar el programa de Internet.  Cobro a clientes  Ayuda a clientes  Limpieza de hardware interno y software  Apagar Equipo de cómputo por las noches.

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2.2 Actividades Periódicas 1. 2. 3. 4.

Venta de Computadoras. Cotizaciones. Mantenimiento de Equipo de Cómputo. Apertura y cierre de caja

2.2.1 Desarrollo 1. Venta de Computadoras.  Tener Precios Disponibles.  Tener Equipos de Buena Calidad  Tener Existencia de equipo  Cotizar con Proveedores  Pedido de Equipo  Recibos de caja listos  Facturación 2. Cotizaciones.  Tener precios actualizados.  Cotizar con varios proveedores.  Manejar un margen de utilidad prudente.  Tener características técnicas del producto.  Cotizar lo que realmente el cliente necesita.  Imprimir Cotización y firmarla. 3. Mantenimiento de Equipo de Cómputo.  Recepción de equipos de computo  Revisión del equipo  Reparar el equipo  Entregar el equipo el día que se le prometió al cliente 4. Apertura y Cierre de Caja Chica.  Contar el Efectivo en caja por la mañana.  Hacer conteos de caja en el transcurso del día.

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 contabilizar el ingreso de Internet, ventas, mantenimientos, impresiones, servicios, etc.  Cuadrar Cantidades de ingresos y egresos.  Revisar los sobrantes de caja chica  Establecer el Saldo de caja Chica para el siguiente día.  Hacer resumen diario de ventas 2.3 Actividades Eventuales 1. Pago de Gastos Administrativos (Luz, Teléfono, otros) 2. Pago de IGSS 2.3.1 Desarrollo 1. Pago de Gastos Administrativos.  Poseer el Recibo del pago a realizar.  Solicitar el efectivo para realizar dicho pago.  Ir personalmente o delegar la responsabilidad a alguien más.  Archivar el Recibo de pago.  *Esta actividad es compartida con el encargado de ventas adjunto. 2. Pago de IGSS.

3. Perfil del Puesto Responsable, respetuoso, honesto, serio en lo que hace, profesional, eficiente, eficaz, presentable, sonriente, agradable, amigable, exitoso, buen vendedor, saber persuadir a las personas, ser buen técnico, conocedor de lo que hace, sentirse a gusto con lo que se hace, especializado, capacitado, etc.

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VENTAS (GARANTIAS)

1.Descripción del Puesto: Encargado de venta de equipo de cómputo, accesorios y suministros, además de realizar servicios de mantenimiento a equipos de cómputo. Como anexo esta persona se encarga de las garantías de los servicios prestados con respecto a venta de computadoras. 2. Funciones Control RMA Garantías:  Revisión de equipo y embalaje respectivo  Solicitud de comprobante de compra y hoja de garantía  Buscar factura de compra y adjuntarla para envío de producto  Entregar a ingeniero o enviar por transporte según corresponda  Dar seguimiento respectivo a garantías  Entrega el cliente (Aclarar solamente una vez se cubre la garantía)

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CONCLUSIÓN: El recurso humano es de vital importancia para la existencia del negocio, sin embargo Ingeniería IRC no cuenta con puestos de trabajo diferenciados. Por medio del método de observación, delimitamos los puestos requeridos, las funciones y responsabilidades de cada uno. Así mismo creamos posibles perfiles para cada puesto, y lo documentamos de tal manera que puedan tomar en cuenta este documento como una posible mejora a su estructura organizacional.