FACULTAD DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
TALLEA 1 GESTION DOCUMENTAL
EDWIN JESUS TOVAR DE LA HOZ
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Catedrática en Educación
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO Programa de Ciencia de la Información y documentación, Bibliotecología y Archivística - G2 Gestión Documental I ARMENIA – QUINDIO 2012
FACULTAD DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
INTRODUCCION
En este trabajo veremos la introducción al Programa de Gestión Documental, cuales son sus funciones y pasos dentro de la organización, para hacer aportes significativos a la administración de documentos en nuestras organizaciones, veremos también el estudio de implementación, divulgación y aprobación de las Tablas de Retención Documental como herramienta fundamental en la Gestión de Documentos, ya que nos permite tener una mejor visión en el ciclo vital del documento en cada una de sus etapas de Archivo y porque nos facilita el análisis, consulta, administración, custodia, preservación y conservación de las tipologías documentales en las institución de la actualidad.
FACULTAD DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
DESARROLLO
1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf La gestión documental se origina por la necesidad de generar y administrar el ciclo vital del documento teniendo en cuenta sus pasos desde cada parte del proceso de creación del documento hasta su disposición final, ya que los documentos tienen valor legal y documental y sirven como testimonio y soportan un trámite. Según la historia la Gestión Documental fue creada en los años 50 en Estados Unidos y fue reconocida solo hasta el siglo XX oficialmente, los aportes que le ha hecho a humanidad han sido muy importantes ya que los documentos son soporte fundamental difundir información. 2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. Pienso que la Gestión Documental abarca el concepto de archivo total, debido a que se muestra el ciclo vital del documento como herramienta archivística efectiva para la gestión de documentos en una entidad, además normaliza los procesos y la administración de los documentos desde su creación hasta su disposición final, también como proceso archivística se muestra la planeación como instrumento de mejora y facilita la preservación, conservación y recuperación de los documentos de manera fácil y sencilla. 3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. En mi concepto Documento es todo soporte legal que surge de un trámite Documento de Archivo es el registro de una gestión realizada por una entidad que tiene funciones y que generan documentos de carácter legal, administrativos, fiscal, jurídico etc. para evidenciar y dejar soporte de la administración de esos procesos. 4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?
FACULTAD DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
http://www.archivogeneral.gov.co/tools/microsThumb.php?src=recursos_user/imag enes///AGN_Ni__os/Fachada.jpg&w=1024
El Archivo General de la Nación es el archivo de la nación de Colombia, de acceso al público, esta adscrito al Ministerio de Cultura. Inaugurado el 1 de septiembre de 1992, su principal objetivo es la conservación y consulta del legado documental de la nación y ponerlo al servicio de la comunidad, se podría decir que es la memoria institucional de Colombia. El AGN fue creado mediante la Ley 80 de 1989, la cual decreta que crea el AGN como un establecimiento público del orden nacional, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá. 5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas que manifiesten internes en permanecer y mantener el sistema, las cuales tienen la función de promover el desarrollo de estos centros de información y salvaguardar el patrimonio documental de la nación. 6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? La ley 594 del 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. 7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?
FACULTAD DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
El Artículo 21. Programa de Gestión Documental, las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo conservar el uso de las nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. 8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.
Tener en cuenta la importancia que tienen los documentos de archivos en las instituciones públicas o privadas. Buscar la racionalización y el control de producción documental, basándose en los procesos archivísticos. Hacer normatividad archivística que reglamente el tipo de materiales y soportes que busquen la preservación. Permitir la recuperación de la información más rápida y oportuna. Realizar aportes para incentivar la cultura y el patrimonio
9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? Teniendo en cuenta el material consultado, se deben tener en cuenta unos aspectos básicos que nos ayudan a elaborar un PGD: Administrativos: Situaciones Administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la simplificación de trámites y eficiencia de administración. Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentación que no son dispensables ya que permite la racionalización de los recursos para la gestión documental. Archivísticos: Estas son la base del programa, que son consignados por la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos.
FACULTAD DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental? Los pasos son: La planeación: Contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, también la determinación de requerimientos de información y evaluación del programa, así como planes de mejoras y de contingencia, para hacer el diagnostico se tiene en cuenta las etapas de investigación de la información que se tuvieron en cuenta en la elaboración y presentación de las TRD. Requisitos Técnicos: Se deben contar con Manuales de Procesos y de Procedimientos, Manuales de funciones y Tablas de Retención Documental, adicional que existan Archivos en las áreas con sus procesos Archivísticos establecidos y una Unidad de Correspondencia que administre el recibo y despacho de documentos.
Centralización de la recepción y envío de los documentos. Definición de procedimientos para la distribución de los documentos Internos y externos. Aprobación por el Archivo General de la Nación o por la instancia Territorial correspondiente, de las Tablas de retención y/o las Tablas de Valoración documental, según sea el caso. Existencia del Comité de Archivos respectivo el cual deberá tener Definido su reglamento y sus funciones. Disponer de un Reglamento de Archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas Complementarias, que garanticen el cumplimiento de, al menos, los Fases de formación del archivo, Control sobre la entrada y salida de los documentos, Acceso a los documentos, Ordenación y descripción de los fondos de archivo. Conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas Que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, Coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa De la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000. Participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la Definición de proceso y procedimientos, gestión de calidad, y Comités de Información, entre otros.
FACULTAD DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
Requisitos Administrativos: Tiene que ver con la necesidad de integrar el programa de gestión documental. Es importante tener el apoyo de la alta dirección. Definir el sistema de administración de archivos (Centralizado o Descentralizado) Tener la disposición de las áreas que suministren los recursos El archivo debe contar con el talento humano para las funciones de archivo, además de contar con un programa de capacitación. Tener es espacio de distribución de áreas de trabajo y almacenamiento. Seguir las recomendaciones del Archivo General de la Nación
11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden. Las TRD es una herramienta fundamental en la implementación de un PGD, ya que nos permiten unificar criterios en la identificación de las series y subseries documentales, además de realizar la racionalización en la producción de documentos y en el tiempo de retención documental, ya que al tener implementado el ciclo vital del documento de los archivos de gestión, central e histórico, se establecen en las instituciones normatividad archivística en la aplicación de las etapas contempladas en el Acuerdo AGN 039 de 2000. Las etapas son: Primera etapa: en esta etapa se hace la investigación preliminar sobre organización y fuentes documentales.
Recopilación de información, creación de documentos, estudio de organigrama, resoluciones, creación de grupos de trabajos, funciones y manuales de procesos y procedimientos.
Después se hacen encuestas a los productores de documentos con el fin de identificar las series documentales.
Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recopilada.
FACULTAD DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
Análisis de la producción e interpretación de la información teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias.
Identificación de los valores primarios y secundarios de los documentos: administrativos, jurídicos, legales, contables y fiscales.
Conformación de las series y subseries con sus tipos documentales codificados.
Establecimientos de los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries en los diferentes estados del ciclo vital del documento: gestión, central o inactivo e histórico, desde el momento de creación del documentos hasta su disposición final, esto todo bajo el aval del comité de archivo de la institución.
Se hace la valoración documental teniendo en cuenta la frecuencia de consulta.
Determinación del destino final de conservación parcial o permanente de la documentación, la selección puede aplicar para documentación no vigente administrativamente, a las series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series que no tiene valor informativo y que no exigen su conservación total. Tercera etapa: Elaboración y presentación de las TRD para su aprobación.
El Jefe de Archivo preparará la propuesta de las TRD a la institución, con las series y las subseries documentales a cada dependencia, acompañada por la introducción y anexos que sustenten el proceso y la implementación de las TRD y su elaboración. El comité de archivo hará el estudio y levantará acta para aprobar la propuesta.
FACULTAD DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
Cuarta etapa: Aplicación
Una vez aprobadas el representante legal expedirá el acto administrativo que ordene su aplicación a los funcionarios de la entidad. La unidad de Archivo prestara el servicio de capación a los funcionarios para que conozcan y divulguen las TRD, así mismo elaborara instructivos que normalicen la organización de documentos y archivos de gestión, además la preparación de las transferencias documentales. La organización de documentos en las fases de Archivo: Gestión, central e histórico. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantaran teniendo en cuenta los plazos establecidos en las TRD, siguiendo los procedimientos de expurgo y limpieza, eliminación de elementos metálicos como clips o grapas. Los documentos destinados a eliminación se destruirán y se dejaran constancia en acta, suscrita por el Presidente del comité de archivo, el jefe de archivo y la dependencia respectiva.
Quinta etapa: Seguimiento y actualización de las TRD
La unidad de archivo establecerá un cronograma de seguimiento para ser aplicados en el mejoramiento continuo de las TRD. Las modificaciones de la TRD que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la unidad de archivo de la entidad y aprobadas por el comité de archivo de la misma.
12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.
Principalmente facilita la ubicación y el manejo de la información. Disminuye la conservación del acerbo documental. Reducción del tiempo de consulta de los documentos tanto en soporte papel como en soporte electrónico. Reducción de cortes de archivado de los documentos y en la recuperación de los documentos. Mejoras en la atención a los clientes internos y externos. Reducción de los costos administrativos y legales. Incremento de la satisfacción de los clientes internos. Posibilidad de integrarse a nuevos sistemas de administración de documentos.
FACULTAD DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas de proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”.
Este artículo reglamenta que el Estado tiene la responsabilidad de salvaguardar el patrimonio cultural del país.
Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta Resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”.
Este artículo significa que todos los ciudadanos pueden presentar derechos de peticiones ante las instituciones, que por lo general tiene un término de respuesta de 15 días hábiles.
Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son imprescriptibles e inembargables.
Este artículo nos dice el patrimonio arqueológico del país no tienen precio y son patrimonio intangible para la humanidad.
FACULTAD DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
Artículo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”.
El estado debe invertir recursos para fomentar la educación y la cultura, además impulsar los talentos que aporten a este propósito.
Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
Este artículo nos dice que todos los ciudadanos tienen derecho a acceder a copias de los documentos públicos.
14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. En la Constitución Colombiana Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. - En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la constitución. - La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás.
FACULTAD DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
Ley 1098 de 2006, por la cual se expide el C贸digo de la Infancia y la Adolescencia Art铆culo 33: Derecho a la intimidad.
BIBLIOGRAFIA
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf http://www.slideshare.net/scarchivistas/ley-80-de-1989-crea-el-archivo-general-dela-nacin http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180 http://www.manizales.unal.edu.co/archivo/descargas/ley_594.pdf http://vlex.com.co/tags/ley-intimidad-563209