ETAPAS EN LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
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ETAPAS EN LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA Obtención del briefing inicial.
Repercusión de nuevas tecnologías.
Contraste de opiniones.
Investigación y análisis de las diferentes áreas de actuación.
Tratamiento de la información.
Conclusiones e informe final.
Obtención de datos en cada una de estas áreas.
Reuniones de trabajo con los equipos implicados.
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FASES O ETAPAS DE AUDITORÌA
SEGUIMIE NTO PRESENTACION DE INFORME EJECUCIÓN
PLANEACIÓN
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PLANEACIÓN
El Planeamiento de la Auditoria garantiza el diseño de una estrategia adaptada las condiciones de cada entidad tomando como base la información recopilada en la etapa de Exploración Previa. En este proceso se organiza todo el trabajo de Auditoria, las personas implicadas, las tareas a realizar por cada uno, los recursos necesarios, los objetivos, programas a aplicar entre otros.
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PLANEACIÓN Programa de Auditoría
• Herramienta del auditor para cumplir con las normas de auditoría • Provee una guía para distribuir las tareas • Determinar el cumplimiento de la unidad auditada con la reglamentación aplicable • Permite al auditor detectar faltas o deficiencias de controles internos
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PLANEACIÓN Lista de Verificación o Lista de Chequeo •
Apoya al Auditor en reducción de Tiempo
•
Es una guía para cumplir con la verificación total del proceso a Auditar.
•
Es una lista de chequeo y observación
•
Ayuda a centrar la auditoria en aspectos relevantes
•
Permite recopilar las evidencias de la auditoria de acuerdo al desarrollo.
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PLANEACIÓN Verificación de Procesos
Actuar Planear Verificar hacer
La utilización de este ciclo en la evaluación y verificación de los Procesos permitirá resultados satisfactorios mejorando la integración de la competitividad de los servicios ofrecidos como firma Auditoría Técnica Externa.
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PLANEACIÓN Verificación del proceso Planear Entrevistar Sobre: • • • • •
Planear Actuar Verificar hacer
Los propósitos del proceso El alcance y las responsabilidades Recursos Despliegue de objetivos. La identificación y comunicación de los requisitos del cliente
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PLANEACIÓN Verificación del proceso Hacer • • • • •
La disponibilidad de documentos y registros incluyendo su control La aplicación de las técnicas y métodos de operación La definición y aplicación de las disposiciones establecidas en los documentos Evaluar el contenido de los registros de calidad La formación del personal Actuar Planear Verificar hacer
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PLANEACIÓN Verificación del proceso Verificar • • • • •
Método de seguimiento de desempeño de procesos Seguimiento a los productos. Indicadores de gestión Análisis de datos generados Resultados de auditorias de calidad al proceso
Planear Actuar hacer Verificar
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PLANEACIÓN Verificación del proceso Actuar Preguntar por: • • • •
La aplicación de correcciones El desarrollo de acciones correctivas La implementación de acciones preventivas Las acciones de mejora continua
Planear Actuar Verificar hacer
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EJECUCIÓN
El auditor debe asegurarse del cumplimiento de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, y del conocimiento y dominio del Manuales de procedimientos del área a auditar.
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EJECUCIÓN Esquema de fases en la Ejecución Fase de Reunión de Inicio •Presentación del Equipo Auditor •Comunicación de la Auditoría •Confirmar los canales de Comunicación •Presentación de Cronograma tentativo
Recopilación de datos e información •Obtención de información para la auditoría •Obtención de documentos Claves •Aplicación de procedimientos de Auditoría de acuerdo al programa
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EJECUCIÓN Esquema de fases en la Ejecución
Análisis y evaluación de datos e información • Análisis de Resultado Hallazgos de Auditoría • Análisis de las recomendaciones basadas en los resultados • Determinar recomendaciones Finales Reunión de Cierre •Comunicar los principales resultados •Formalizar acuerdos, si corresponde •Relevar importancia de toma de medidas
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EJECUCIÓN Fuente de Información Equipo en Funcionamiento
Registros Observaciones
Condiciones de Almacenamiento Condiciones De Operación
Datos ( Estadísticas)
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EJECUCIÓN Las Entrevistas
Las entrevistas constituyen un elemento clave de las auditorías y se necesitan ciertas habilidades para que agreguen valor. Las entrevistas son el corazón de toda auditoría. Pueden proporcionar información clave para comprender los éxitos y desafíos de los sistemas.
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EJECUCIÓN Las Entrevistas Errores que no se deben cometer al realizar las entrevistas: •
Auditar solamente documentos
•
Tomar las cosas de forma personal
•
Expresar antipatía por el auditado
•
Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos
•
Expresar juicios propios
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EJECUCIÓN En las Entrevistas ser •
Detallista
•
Diplomático
•
Respetuoso
•
Seguro
•
Decidido
•
Persistente
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EJECUCIÓN Análisis y evaluación de datos e información
Hallazgo Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Es registrado en la lista de verificación como respuesta a los cuestionamientos que han sido preparados Resultados de la auditoria Técnicas de auditorias
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EJECUCIÓN Marcas de Auditoria Las marcas de auditoría son signos que utiliza el auditor para señalar el tipo de procedimiento que está aplicando, simplificando con ello su papel de trabajo. √
suma correcta Calculo Verificado Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en tabulaciones, sumatorias, inventarios, etcétera Documento o asunto pendiente por aclarar, revisar o localizar
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Documento o asunto pendiente aclarado, revisado o localizado.
Verificado contra registros
Verificado contra documento original o expediente
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EJECUCIÓN Conectores y Notas Los conectores son números arábigos encerrados en círculo con una flecha que indica la dirección donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para identificar dos datos o cifras que dependen uno de otro, haciendo referencia en todos los casos al mismo dato, pero con diferentes niveles de desagregación.
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PRESENTACIÓN DE INFORME •
Traduce fielmente las conclusiones de la reunión de cierre
•
Recuerda el objetivo y alcance de la auditoria
•
Indica la fecha de la auditoria
•
Referencia los documentos examinados
•
Define no conformidades puntuales
•
Puntos fuertes de la actividad auditada
•
Presenta las Recomendaciones
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PRESENTACIÓN DE INFORME Contenido del Informe Final Primera Parte: Carta de Gerencia o Nota expositiva. Segunda Parte: • • • • • •
Base Legal Datos sobre la Unidad Auditada Alcance y metodología Comentarios Generales Recomendaciones Anexos
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PRESENTACIÓN DE INFORME Contenido del Informe Final Base Legal • Indica que se realizo ( evaluación, Auditoria) • Base legal para ejecutar la auditoria Datos sobre la Unidad Auditada Breve descripción de la unidad (creación, funciones, organización) Alcance y metodología • Declaración de Cumplimiento con Normas • Período auditado
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PRESENTACIÓN DE INFORME Contenido del Informe Final Comentarios Generales • No necesariamente implican violaciones a leyes • Situaciones significativas para las operaciones de la • unidad Se incluye sólo si lo amerita
Recomendaciones • Remedio para corregir las situaciones señaladas • Dirigidas al funcionario responsable de la acción • Dirigidas a la causa del hallazgo Anexos • Gráficas, análisis, listas tablas, entre otras
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PRESENTACIÓN DE INFORME Atributos de los Hallazgos Título del hallazgo
1.Condición
Lo que es
Situación Actual
2.Criterio
Lo que debe ser
Las normas
3. Causa
Por que Sucedió
Razones de las Desviaciones
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PRESENTACIÓN DE INFORME Atributos de los Hallazgos Título del hallazgo
4. Efecto
5. Recomendación
Diferencia entre lo Medición de que es y debe ser
Acciones Correctivas
Costos
Mejoras de las Operaciones
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EJECUCIÓN Modelo General de Auditoría
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SEGUIMIENTO Auditoria de Seguimiento Responsabilidades del auditado. • Proponer y desarrollar actividades para implementar las acciones provenientes del informe de auditoria . • Definir fechas limite para la implantación de estas acciones . • Verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas antes de la auditoria de seguimiento .
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SEGUIMIENTO Auditoria de Seguimiento Responsabilidades del auditor. •
Realizar la Auditoria de Seguimiento.
•
Presentar e informar los resultados de la auditoria de seguimiento.
•
Evaluar la eficacia de las acciones implantadas.
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